EPD Masterclass HIMSS 2015 Presentatie Thilo Mohns, MMC

“MijnMMC” –

echt wat de patiënt wenst?! T. Mohns, MD

kinderarts-neonatoloog en CMIO Maxima Medisch Centrum

Chicago, 13.04.2015

Presenter

Thilo Mohns MD, Hoofd Zorggroep Zorg- en Informatietechnologie (CMIO) • Opleiding tot kinderarts met als subspecialisatie Neonatologie

en Pediatric intensive care in Duitsland • 2007 als kinderarts-neonatoloog in MMC begonnen • Medisch hoofd van de Neonatale intensiver Care Unit,

daarvoor een aantal jaren ook hoofd van RVE kindergeneeskunde geweest

Inleiding

• Achtergrond

• Implementatie

• “MMC 2015”

• Toekomst?

Inleiding

• Maxima Medisch Centrum is een Topklinisch Ziekenhuis • Fusie in 2002 - twee locaties: • “Locatieprofilering” 2008/2009

• electieve en planbare zorg in Eindhoven • hoog complexe en intensieve zorg in Veldhoven.

• EPD (CS EZIS) uitrol tussen 2009 en 2012 (alle specialismen live)

Een organisatie in verandering

• start implementatieproject Zorgportaal gebaseerd op SharePoint van ChipSoft in 2013

Strategisch Koers MMC: Innovatief, Patiënt centraal, gericht op ketenzorg.

• Verbeteren van informatievoorziening tussen MMC en patiënt /

ketenpartners • Efficiënte samenwerking door snellere en eenvoudigere

beschikbaarheid van informatie • versterken regie van patiënt over eigen behandeling In termen van digitalisering gewenste en onontkoombare ontwikkeling

Waarom Portaal?

Zorgportaal

In het begin: • Een idee/naam • Product / technologie (CS-portaal EZIS/Sharepoint)

Wat was het niet:

• Goed gedefinieerd, standaard technologie • Bekende omschreven functionaliteit

Wat is het geworden:

• Een verandertraject voor een groot deel van de organisatie. • Complexer en duurder dan verwacht.

Portaal

Portaal

Zelfmanagement

Vragenlijst invullen

Afspraak maken

Herhaalrecept aanvragen

Digitaal consult met specialist

Inzage in uitslagen

Inzage in dossier

Voorlichting

Regionale uitwisseling

van gegevens Patiënt

samenwerken

inzicht

verwijzing

uitwisseling

Ketenpartner

Scope vooraf niet helemaal duidelijk en nog geen prioriteiten gesteld! Zorgportaal: bestaat uit Patiëntportaal en Zorgverlenersportaal Keuze: Primair voor product (Chipsoft, Sharpoint) • Op basis van strategische koers en raadpleging van de cliëntenraad

is besluit genomen voor fasering: Fase 1: Patiëntportaal -> patiënten met DigiD Fase 2: Zorgverlenersportaal -> toegangsbeveiliging?

Zorgportaal MMC

Project

Projectteam Zorgportaal Projectleider, Projectbeheerder, Hoofd zorggroep ZIT, Manager ZIT Informatiebeveiliging (security officer) Communicatie adviseur Manager primair proces Afdelingshoofd primair proces (polikliniek)

Opdrachtgever RvB

Klankbordgroep polikliniek

E-health Klankbordgroep medisch specialist

Klantenpanel patiënten

Deelproject Techniek

Deelproject Communicatie

Uitvoering: Centrale Rol voor

ZIT

Deelproject Inhoud

Domeinen

Patiëntportaal (“mijnMMC”) - Afspraken plannen - Inzicht dossier - vragenlijsten invullen

Zorgverlenersportaal Inzage externe professionals bijv. VV&T, huisarts, …

Integratie Zorgdomein Verwijzing en afspraakbericht rechtstreeks in EZIS

Mobile devices Inrichting tablet en smart phone

Uitdagingen

• Technische inrichting in begin uitermate complex door

– Gebruik van (voor MMC) nieuwe technologie (Sharepoint)

– Duidelijk aangescherpte Veiligheidseisen (nieuwe DMZ nodig)

• Koploper voor implementatie van het product.

– Hoe breed inzetten? -> opties pas na start implementatie helder

– Welke prioriteiten? -> procesoptimalisatie, ketenpartner of regiefunctie patiënt

– Hoe risico’s beheersen?

Keuze voor meest brede implementatie.

Beschikbaar • Inzage alle afspraken in EZIS historie en geplande

afspraken Afspraken overzicht • Inzage alle huisartsenbrieven • Afspraakberichten Documenten

• Inzage opnamehistorie en actuele opname Opnamehistorie • Inzage alle basisgegevens • Mogelijkheid wijzigen telefoonnummer en e-mail Patiënt basisgegevens

• Inzage actueel medicatie overzicht Medicatieoverzicht

• Inzage in behandelbeperkingen Behandelbeperkingen

• Invullen en inzien alle patiëntvragenlijsten Patiëntvragenlijsten

• Inzage in geaccordeerde allergieën Allergieën • Inzage in CS metingen: lengte, gewicht, etc. • Geen uitkomsten diagnostische apparatuur Metingen • Lab, Rad, medische microbiologie, PA • Delay beschikbaarstelling 4 weken Uitslagen

Niet beschikbaar

Impact Patiënt

Meer regie eigen behandeling • zelf digitaal afspraak maken (ZD verwijzing), ook wijzigen en annuleren

toegestaan (tot 7 dagen tevoren) • Uitslagen / gegevens inzien:

– laboratorium, radiologie, medicatie; • Documenten inzien: brieven (huisarts) • Taken uitvoeren: vragenlijsten invullen • Persoonlijke gegevens wijzigen: email, telefoon • Informatieverstrekking: Patiëntenfolders inzien Niet: inzicht “echte” dossiervoering (decursus)

Impact Organisatie

Proces: • Afsprakenplanning veranderd -> patiënt doet mee • aanpassing spreekuren -> blokken/indicaties vastleggen en vrij

geven • Triage niet meer (of beperkt) mogelijk • MRSA beleid -> screening vooraf niet te automatiseren • Efficiencywinst mogelijk door automatisering (ZD en vragenlijsten) • Eerst validatie nodig (BSN) • vragen patiënten kunnen toe nemen

Veel processen moeten aangepast worden om functionaliteiten optimaal te kunnen gebruiken.

Impact organisatie Specialisten (Medische Staf)

− Toename vragen over documenten, medicatie en uitslagen mogelijk − Verandering patiënt in spreekkamer (beter/anders voorbereid) − Door specialisten gemaakte documenten zijn zichtbaar (taalgebruik!) − Mogelijk risico voor pat. bij uitslagen zonder uitleg /detailkennis − Organisatie word transparant(er) voor patiënten. − Onrust bij huisartsen door voorsprong patiënt mogelijk. − Geen informatie-uitwisseling/e-consult/ketendossier − Routine processen moeten veranderen, Autonomie daalt − … Gemiddeld Specialist ervaart weinig tot geen directe voordelen … maar Wel voelbare “lasten” in dagelijkse praktijk!

Draagvlak

Positief: • Patiënt: Cliëntenraad, Patiënten-panel Twijfels: • Bedrijf Management Zorggroepen (duaal) • Specialisten: VMS, MSB • Ketenpartners: Huisartsen, Apothekers, … … Cliëntenraad spreekt zich duidelijk uit voor vasthouden aan besluiten ondanks bestaande risico’s.

Knelpunten

• Medicatie -> nog geen betrouwbare informatie (geen LSP, veiligheid).

• Historie van voor de implementatie tonen -> brieven, lab, radiologie en andere verslagen?

• Inhoud en doorlooptijd documenten? • Procesoptimalisatie: voorrang bedrijf, specialist of patiënt? • Ziekenhuis word transparant… • Organisatiebelang vs. Patiëntbelang? Of allebei?

vraagt gedragsverandering van Organisatie!

Vragen

− Wie is eigenaar van informatie/dossier? − Verdeling van verantwoordelijkheden? − Wat mag en wat niet? − Wie is aansprakelijk? − Moet je het wel willen? − Welke prioriteiten worden gesteld? − …

Twee opties: • Risico beheersen door besluit bij te stellen. • Vast houden aan besluit en focus op communicatie en verandering.

Risico’s

1. Krijgt een patiënt de uitslag te zien zonder begeleidende informatie en uitleg ?

• Door bestaande poliklinische processen relevant risico

Beheersing: • Er is een delay van 4 weken op de beschikbaarstelling van uitslagen

ingesteld • Evaluatie en mogelijk bijstelling binnen een jaar.

2. Verslagen die gemaakt zijn in de verwachting dat deze vertrouwelijk zouden zijn worden openbaar.

• Relevant risico voor “niet objectieve” verslagen -> soms word verslag

anders gebruikt dan bedoeld.

Beheersing: • Radiologie verslagen worden getoond vanaf datum live-gang, geen

historie. • Andere uitslagen: klinisch laboratorium, medische microbiologie,

pathologie -> hiervan wordt wel de historie getoond

Risico’s

3. “Vertrouwelijke” documenten worden openbaar (brief). • Doorlooptijd, inhoud en kwaliteit van brieven is variabel. Relevant risico

door transparant maken van bestaande situatie.

Beheersing: • Brieven worden getoond vanaf datum live-gang, geen historie. • Medische staf is op de hoogde van nieuwe situatie.

Risico’s

Medicatie

4. Onveilig door niet compleet zijn van in Portaal getoond overzicht.

Toetsing door Ziekenhuisapotheek, Patiëntenpanel en cliëntenraad: • Portaal maakt alleen een bekend (regionaal) probleem zichtbaar. • Situatie hierdoor veiliger dan onveiliger. • Door participatie patiënt die kan meekijken en reageren op mogelijke

incompleetheid / onjuistheid word kwaliteit verhoogd. Beheersing: • het laatst in EZIS bekende overzicht van medicatie (= laatste bezoek aan

MMC) wordt getoond • Tekst wijst de patiënt erop dat het overzicht mogelijk niet volledig is en

medicatie voorgeschreven door zorgverleners buiten MMC mogelijk niet in het overzicht staat.

Verbeterproject Medicatie

• Optimalisatie medicatieproces : • Behandelaar moet de actuele medicatie continu bijhouden in EZIS • Op de polikliniek door medisch specialist zelf • Op de afdeling: bij opname en ontslag • Apotheek bied maximale ondersteuning door: - controleren medicatie bij opname - houden ontslaggesprek

• Wanneer de patiënt daarvoor toestemming geeft aan zijn stadsapotheker het medicatieoverzicht in het Zorgportaal kan worden bijgewerkt (Opt-in, koppeling LSP)

Verbeteringen vanuit Medische staf

• Poliklinische (medische) processen moeten getoetst en geoptimaliseerd worden om te borgen dat behandelaar de uitslag met de patiënt heeft besproken alvorens deze zichtbaar wordt op het portaal (4 weken).

• Verslaglegging word vanaf live-gang verbeterd (radiologie) • Project opgestart ter verbetering kwaliteit en doorlooptijd brieven (alle

groepen). • Focus op standaardisatie binnen EZIS (naamgeving, functies, design, …) • Verbreding werkgroep E-Health voor doorontwikkeling (e-consult,

besluitvorming n.a.v. evaluatie voorbereiden, …)

MMC nu 9 maanden live

Medische Staf: • In de breedte gewend aan bestaande situatie • Bewustzijn van organisatieprobleem • Grote Motivatie door te ontwikkelen met focus op twee

elementen: – Ondersteuning ketenzorg (Huisarts) – Verhoging kwaliteit, documentatie en communicatie

Maar: • Nog niet iedereen rijp voor veranderingen • Nog veel werk voor de komende jaren

MMC nu 9 maanden live

Patiënten: • Erg positief -> voelen zich betrokken en zien mogelijkheid voor

eigen regie • Regelmatig gebruik door vooral chronisch zieke patiënten • Waardering voor keuzes die gemaakt zijn samen met cliëntenraad • Uitgesproken vraag om doorontwikkeling (delay verkorten,

kwaliteit verbeteren) • Zien het als verbetering die voor hen is gedaan. • Werken naar “inzicht in volledig dossier” Wens

“van Ziekenhuisdossier naar Patiëntendossier”

Visie

• Meest wenselijk route is informatie beschikbaar te stellen via Integrale rol van de patiënt -> PGD

• CS EZIS blijft systeem voor Procesondersteuning van de

Zorgverlener. • PatiëntenPortaal is onderdeel van het ZIS -> Patiënten kan deel

nemen aan zijn Zorgproces binnen het Ziekenhuis. • Zorgverlenersportaal -> Zorgverleners kunnen deel nemen aan

intramuraal Zorgproces. • Geen transmuraal dossier -> Voor “echte ketenzorg” zijn andere

systemen noodzakelijk

Conclusie

• Portaalontwikkeling is geen technische implementatie maar organisatieverandering.

• Functionaliteit moet aansluiten bij de business strategie.

• Is ons geval “echt wat de patiënt wenst”. • Het is het begin van een Mindshift.