Entree leerlingvolgsysteem MBO niveau 1 opleidingen, http://www.senet.nl | pagina 1

Entree Leerlingvolgsysteem voor MBO niveau 1

Software voor intake, leerlingbegeleiding en bindend studieadvies

ROC’s zijn verplicht per 1 augustus 2014 Entreeopleidingen aan te

bieden, waarbij zij moeilijk lerende studenten intensief begeleiden.

Loopbaanbegeleiders van MBO Entree trajecten staan voor een grote

uitdaging om dit proces in goede banen te leiden voor

leerlingbegeleiding, bindend studieadvies en wettelijke verantwoording.

Snelheid en overzicht is belangrijk om elke Entree student een juist

traject te bieden om de student adequaat te begeleiden of te verwijzen.

De Entreeopleiding vervangt de huidige MBO niveau 1 opleidingen. De

kwalificatie geeft mogelijkheid tot verder leren (op niveau 2) of geeft

toegang tot een beroep. Het MBO niveau 1 onderwijs krijgt een eigen

positie binnen het BVE bestel. Dit komt voort uit het Actieplan MBO

focus op vakmanschap 2011-2015 (PDF).

Waarom software ontwikkelen voor Entree Leerlingbegeleiding?

Automatiseren van de begeleiding van Entree studenten biedt voordelen

op een viertal terreinen (zie uitwerking verder):

Intake en dossieropbouw

Voorbereiden bindend studieadvies

Diplomering, verwijzing en nazorg

Financiële verantwoording

Entree leerlingvolgsysteem MBO niveau 1 opleidingen, http://www.senet.nl | pagina 2

Succesvolle Entree leerlingbegeleiding

Entree opleidingen vereisen een goed ingeregeld proces waarbij

voortgang en verantwoording efficiënt kan plaatsvinden.

Slechts in 4 maanden tijd moet elke niveau 1 leerling een passend

studieadvies krijgen voor verdere scholing, zonder daarbij aan

zorgvuldigheid en kwaliteit te willen inboeten. Student en docent moeten

een bezwaarprocedure snel kunnen doorlopen; correspondentie,

afspraken en acties moeten online beschikbaar zijn, net zoals de

studieresultaten en het geregistreerde verzuim.

Reguliere leerlingvolgsystemen, zoals EduArte, Som en Magister,

brengen deze informatie ten dele bij elkaar. Toch hebben zij geen

module die afstemd is op het begeleiden van Entree studenten. MBO

Loopbaancentra zijn daarom geholpen met een leerlingvolgsysteem dat

de Entree documentenstroom ondersteunt en waarin advies en

verantwoording eenduidig en juist wordt vastgelegd.

Senet | De applicatiebouwers

Senet vult graag uw kennis aan over automatisering bij de opzet van

Entree trajecten en de leerlingbegeleiding die daarin zal plaatsvinden.

Heeft u nu al vragen of wilt u kennismaken? Neem dan contact op met

Marcel Maes. Dit kan telefonisch: 040 293 0395 of per mail:

mmaes@senet.nl. We delen graag onze kennis en horen graag van u.

Lees de eisen die Entree leerlingbegeleiding stelt aan uw ICT:

Entree leerlingvolgsysteem MBO niveau 1 opleidingen, http://www.senet.nl | pagina 3

Globale eisen aan een Entree Leerlingvolgsysteem:

Intake en dossieropbouw

Intake, onderwijsovereenkomst en bindend studieadvies zijn gekoppelde

processen die goed te automatiseren zijn. Goede dossiervorming is

daarbij belangrijk. Mogelijk bereiken studenten de Entreeopleiding

zonder diploma van het voortgezet onderwijs, speciaal onderwijs of het

praktijkonderwijs. Het helpt de MBO student dat het dossier informatie

bevat over de extra ondersteuning die hij of zij kreeg in het voorliggende

onderwijs. Dossiers aanvullen kan gaandeweg, zonder dat docenten

pieken krijgen in administratieve druk. Juist binnen de dynamiek van het

Entreeonderwijs moet dossieropbouw zo praktisch mogelijk zijn.

Voorbereiden bindend studieadvies

Automatisering is nodig om de Entree leerlingbegeleiding te borgen als

het gaat om de wettelijke eisen, zoals die gelden voor een bindend

studieadvies. Eisen aan het bindend studieadvies (Bron: MBO-Raad):

Entree onderwijsovereenkomst waarin de gemaakte

afspraken met de student staan

Aantoonbare voortgangsgesprekken met de student

Onderbouwd studieadvies, gekoppeld aan afspraken in de

Entree leerovereenkomst

Ingebouwde beroepsmogelijkheid tegen het bindende

studieadvies

Aanwezigheid van nazorg

Al deze stappen komen via automatisering aan de orde. Dit werkt

volledige documentatie in de hand, zeker wanneer de

gebruikersvriendelijkheid hoog is en het team de voordelen ervaart.

Entree leerlingvolgsysteem MBO niveau 1 opleidingen, http://www.senet.nl | pagina 4

Diplomering, verwijzing en nazorg

De studievoortgang kan gemeten worden naar de 11 competenties die

gelden voor het Entree onderwijs. Het leerlingvolgsysteem kan

competenties per leerling vastleggen of koppelingen maken met andere

MBO softwarepakketten of cijferregistraties. Studievoortgang kan

bewaakt worden totdat de diplomering een feit is. Wanneer

studievoortgang tegenvalt, kan een decaan erop inspelen, bijvoorbeeld

via een MBO studiekeuzetest. Voor nazorg en verwijzing geldt dat de

dossieropbouw ook hierop ingericht moet zijn, zodat contacten,

documenten en afspraken goed gedocumenteerd blijven.

Financiële verantwoording

Bruikbare en volledige rapportages zijn het gevolg van een eenduidige

digitale werkwijze. Studievoortgang en gepleegde acties worden

nauwkeurig geadministreerd en zijn op elk moment opvraagbaar.

Automatisering zorgt voor flowmanagement van alle documenten en

gepleegde acties die samenhangen met Entree leerlingbegeleiding voor

MBO niveau 1 opleidingen. Nauw afgestemd op wettelijke eisen en

procedures. De werkwijze van decanen en docenten leidt zo tot een juist

bindend studieadvies, actuele dossiers, afspraken en gepleegde acties

die goed te rapporteren zijn. Mogelijk via een ‘rapportage tool’, die

gemakkelijk aan te passen is aan de (toekomstige) wettelijke eisen.

Entree leerlingvolgsysteem MBO niveau 1 opleidingen, http://www.senet.nl | pagina 5

Welke eisen stelt u aan Entree leerlingbegeleiding?

Softwarebedrijf Senet ontwikkelt applicaties en leerlingvolgsystemen en

is betrokken bij het Summa college, ROC Mondriaan, Hooghuis college,

Hogescholen en diverse, andere onderwijsinstellingen. Senet bouwt

modules die in relatie met grotere systemen benut kunnen worden. Zo

kan bijvoorbeeld een verzuimregistratie gekoppeld worden aan een

systeem voor leerlingbegeleiding. Het Entree leerlingvolgsysteem vult

het gat in bestaande automatisering, zodat de flexibiliteit toeneemt.

Gebruikersgemak

Een integrale oplossing voor de begeleiding van Entreestudenten levert

zowel flexibiliteit als zorgvuldigheid op. Docenten zijn niet afhankelijk van

eigen systemen (zoals in Excel) of eigen notities. Een hoog

gebruikersgemak maakt dat docenten als team echt online willen

samenwerken. Ze hoeven niet terug te vallen op papieren administratie.

De digitale leerlinginformatie is vanaf elke locatie toegankelijk. Ook bij

thuiswerken is geen VPN verbinding nodig. Bijkomend voordeel is dat

minder technisch onderlegde docenten hun weg zullen vinden vanwege

eenvoudige dashboards en gemakkelijke toegang, ook via tablet en

mobiel. Deze flexibiliteit, actualiteit en toegankelijkheid komt ten goede

aan samenwerken.

Entree dashboard

Een Entree leerlingvolgsysteem is te koppelen aan bestaande

leerlingvolgsystemen, zoals die van EduArte, Som en Magister. De

beschikbaarheid van gegevens moet optimaal zijn, vandaar dat een

dashboard een overzicht geeft van beschikbare informatie. In het geval

van MBO Entree trajecten, gaat het om de volgende informatie die

samen moet komen:

Entree leerlingvolgsysteem MBO niveau 1 opleidingen, http://www.senet.nl | pagina 6

Intake en dossiervorming

onderwijsovereenkomst

studievoortgang

competenties en scores

Begeleidingsbehoefte en

afspraken

Documenten stroom en

gepleegde acties

Verzuim en gepleegde acties

Studieadvies (negatief of

positief), niveau 1 of 2

Bezwaar procedure en

gepleegde acties

Verantwoording financiering

Automatische rapportages

Nazorg en overdracht

Entree software of een bestaand leerlingvolgsysteem?

Keuzes die binnen software te maken zijn, hangen vaak samen met

organisatorische keuzes. Ongewild kan veel tijd verloren gaan aan

administratie. Dit leidt tot loonkosten bij uitvoerend personeel en geeft

werkdruk bij docenten en decanen. Op maat automatiseren, kan op

lange termijn grote voordelen bieden. Denk aan de concurrentiekracht

van de eigen MBO niveau 1 opleidingen, betere studentenbegeleiding,

tijdig doorverwijzen en snelle duidelijkheid naar niveau 1 leerlingen.

Decanen en docenten kunnen de Entree leerlingbegeleiding samen

oppakken, waarbij rapporteren minder tijd kost en meer oplevert.

Overtuig uzelf, vraag een demo aan

Senet | De applicatiebouwers biedt u aan om met ons van gedachten te

wisselen. Wij tonen u graag een demo rondom de automatisering van

documenten en rapportages. U ziet hoe een Entree leerlingvolgsysteem

kan bijdragen aan uw onderwijsvisie en uw werkwijze. Neem contact op

met Marcel Maes voor informatie of een afspraak voor kennismaking:

Tel.: 040 293 0395 of stuur direct een mail: mmaes@senet.nl