Elektronisch Patiënten Dossier (EPD)

Het EPD zoals dat gebruikt wordt binnen GGZ Noord-Holland-Noord.

‌Wat‌is‌het‌EPD?

EPD staat voor Elektronisch Patiënten Dossier. Dit is een elektronisch systeem, waarin hulpverleners zoals verpleegkun-digen en psychiaters, medische gegevens van patiënten opslaan en verwerken.

Wellicht heeft u gehoord van het Landelijk EPD. Het Landelijk EPD vergemakkelijkt gegevens uitwisselingen tussen zorgaanbieders. Het EPD van GGZ NHN is voor intern gebruik en is beperkt gekoppeld met externe systemen. Er zijn wel ontwikkelingen waardoor in de toekomst meer uitwisseling mogelijk wordt. Er zullen alleen gegevens worden uitgewisseld die noodzakelijk zijn voor een optimale hulpverlening en alleen met uw instemming.

Per patiënt wordt één EPD bijgehouden. Dit dossier bevat informatie over de ziektegeschiedenis, behandeling en medicatie van deze patiënt. Hulpverleners zijn wettelijk verplicht deze gegevens te registreren. Voorheen werd hiervoor een papieren dossier bijgehouden. Mocht u bij de start van uw behandeling specifieke vragen of wensen hebben ten aanzien van uw dossier dan is het verstandig dit te bespreken met uw behandelverantwoordelijke zodat daar indien mogelijk rekening mee gehouden kan worden.

Door middel van het EPD is medische informatie binnen GGZ NHN altijd beschikbaar waar en wanneer die noodzake-lijk is. Zo hebben hulpverleners in de crisisdienst via een ‘noodknop’ snel toegang tot het dossier. Fouten in behande-ling of overdracht kunnen zo worden voorkomen.

Welke‌hulpverleners‌hebben‌toegang‌tot‌mijn‌EPD?

De toegang tot de gegevens is gekoppeld aan de hulpverleners waarmee u een behandelrelatie heeft. Zij worden geautoriseerd om in uw dossier te kijken en te werken. Iedere hulpverlener heeft een geheimhoudingsplicht.

Het EPD is beveiligd met wachtwoorden. Op die manier krijgen hulpverleners alleen toegang tot de informatie waartoe zij bevoegd zijn. Bij GGZ NHN wordt gewerkt in multidisciplinaire teams. Dat betekent dat de hulpverleners, die deel uitmaken van het team waar u in zorg bent, toegang hebben tot uw EPD. De bij uw behandeling betrokken hulpverleners zijn zo direct op de hoogte van belangrijke informatie en eventuele wijzigingen in uw behandeling.

Kunt‌u‌uw‌dossier‌inzien‌en‌een‌printje‌mee‌naar‌huis‌nemen?

U kunt uw hoofdbehandelaar schriftelijk of mondeling vragen om inzage. Er wordt vervolgens zo spoedig mogelijk een afspraak gemaakt voor inzage van uw dossier via de computer en de beveiligde toegang van uw hulpverlener. Desge-wenst kunt u een uitdraai (print) vragen van (delen van) uw dossier. Bij deze afspraak dient u zich te legitimeren, indien u na ontslag uit behandeling inzage vraagt. Er wordt gewerkt aan het mogelijk maken van toegang via internet zodat u op uw eigen computer uw dossier kunt inzien.

www.ggz-nhn.nl

Er‌staat‌volgens‌u‌een‌fout‌in‌uw‌dossier

Als er volgens u een fout in uw dossier staat dan kunt u schriftelijk, onder vermelding van de redenen daartoe, een verzoek tot correctie richten aan uw behandelverantwoordelijke. Wanneer u het niet eens bent met wat er in het dossier staat kunt u een verklaring laten opnemen in uw dossier. U kunt uw eigen mening op papier zetten en uw behandel-verantwoordelijke verzoeken dit op te nemen in het dossier.

Einde‌van‌de‌behandeling

Als de behandeling wordt afgesloten, dan wordt de autorisatie gewijzigd. Vanaf dat moment zijn hulpverleners niet meer geautoriseerd om in uw dossier te kijken. Mocht u weer opnieuw in zorg komen, dan kan uw dossier weer worden geactiveerd en kan een (nieuwe) hulpverlener worden geautoriseerd om in uw EPD te werken.

Kan‌uw‌dossier‌vernietigd‌worden?

De dossiers worden door GGZ NHN conform wettelijke termijn bewaard. U kunt per brief, onder vermelding van de redenen daartoe, tot vernietiging van (een deel van) uw dossier verzoeken. Bij toekenning van uw verzoek wordt uw dossier digitaal vernietigd. BOPZ (Wet Bijzondere Opneming Psychiatrisch Ziekenhuis) dossiers mogen de eerste vijf jaar na afronding behandeling niet worden vernietigd.

U‌wilt‌graag‌een‌papieren‌dossier,‌kan‌dat?

Papieren dossiers worden niet meer aangemaakt, er is alleen een EPD beschikbaar. De bestaande papieren dossiers (van behandelingen voorafgaand aan de invoering van het EPD) worden in een archief bewaard. Zo nodig worden papieren documenten in het EPD gescand.

Inzage‌door‌derden

Indien inzage in EPD gegevens door derden gewenst is, dan is daarvoor uw toestemming nodig. Vervolgens wordt alleen inzage verleend wanneer er sprake is van een zogenaamde doelbinding (de noodzaak om voor het uitvoeren van een bepaalde taak gegevens in te zien).

Wij adviseren u om vooraf gericht toestemming aan vrager en verstrekker te geven, voor het verstrekken van informa-tie over u uit uw dossier, en de te verstrekken informatie in te zien voor verzending. Uw huisarts krijgt in principe een ontslagbrief van uw behandeling.

Door toezichthouders en partijen die betrokken zijn bij het ontwikkelen en in stand houden van het EPD als systeem kan inzage in het EPD onder autorisatie van GGZ NHN plaatsvinden. Het gaat dan om algemene gegevens en niet om uw individuele gegevens.

Vragen?

Heeft u vragen dan kunt deze u mailen naar: epdinfo-client@ggz-nhn.nl

© 2013, GGZ Noord-Holland-Noord, Heerhugowaard

www.ggz-nhn.nl