Eenvoudig Document Management voor Iedereen.

sales@smartdoc.eu

eBook

2

3

Smartdoc’s user interface. Het verhaal.

Februari 2009, Marrakesh

Koen en Tom, later de oprichters van Smartdoc, zijn aanwezig op een door Fujitsu georganiseerde klantenbeurs die volledig draait rond scanning en capturing. In drie dagen doorworstelen ze tientallen document management oplossingen. Alle oplossingen bieden full screen applicaties aan met uitgebreide keuzemenu’s en klikmogelijkeden die telkens weer andere keuzemenu’s en honderden functionaliteiten verbergen.De hoofden waren ondertussen gevuld geraakt met honder en één ideeën, en de magen lonkten naar het afsluitdiner. Aan onze tafel werden we vergezeld door een Zwitserse professor gespecialiseerd in het automatiseren van processen. Samen met het

Eenvoudig Document Management voor Iedereen.eBook Door Tom Pintens

4

aperitief deelden ze hun ervaringen over de sessies en de oplossingen die ze bekeken. En nog enkele glazen later kwamen ze allen tot de conclusie dat de documentenwereld veel te complex was geworden voor mensen zoals hen. De gemiddelde applicatie gedroeg zich als een veelkoppige draak, en je wist niet naar welk hoofd eerst te kijken.

De professor maakte het volgende statement:

“Een gebruiker wil eigenlijk gewoon zijn informatie snel kwijt kunnen, zonder veel moeite. Hij wil informatie kunnen ter-ugvinden wanneer hij het wil, en op zijn eigen manier. En hij moet met de docu-menten kunnen doen wat hij wil.”

Eigenlijk begrepen we dat een document management oplossing dus slechts drie functies nodig had. Een toevoeg knop, een gemakkelijke zoekfunctie en een actie knop.Die dag zag de Smartdoc interface het levenslicht, een interface die al vele eveoluties kende in het verleden, maar die steeds trouw bleef aan het principe van de drie functies.

Evolutie, geen revolutie. De Smartdoc interface onderging reeds een aantal transformaties.

Het belang van een makkelijke user interface is reeds uitgebreid bewezen in de laatste decennia.Autorijden werd pas populair toen men rem, ontkoppeling en gas consequent in dezelfde

5

volgorde (en op dezelfde plaats) in de wagen ging installeren. Computers vonden hun weg pas naar het thuispubliek nadat Microsoft hun Windows 3.1 lanceerden. Voorheen was de command prompt de enige interface die de pc gebruiker kende. Een smartphone die zowel telefoon, kalender, fototoestel en spelletjes combineerde bestond al lang voor de Galaxy of iPhone, maar toch duurde het tot Apple zijn interface met de veel apps voorstelde dat het publiek massaal overstag ging. De interface maakte op dusdanige manier het verschil dat de oude smartphone fabrikanten zelfs van de markt zijn verdwenen. Nog geen tien jaar geleden wou iedereen een Nokia Communicator. Vandaag weten enkel diegenen die voor de eeuwwisseling werden geboren nog wie deze Finse reus ooit was. En op deze manier wordt vandaag ook Smartdoc in de markt gezet. Startend vanuit het perspectief van de gebruiker. Negen op de tien gebruikers wil negen keer op de tien gewoon snel een document kwijt raken in het centraal archief. En het internet doorzoek je met google, maar in je eigen archief dien je zeven keer te dubbelklikken door een statische folderstructuur vooraleer je het gezochte (hopelijk) terugvindt.

Smartdoc vertrekt van de gebruikerservaring: de gebruiker kiest hoe hij documenten wil archiveren.

6

Drie functies onder de loep

1. Toevoegen van documenten Vraag aan de vertegenwoordigster van je copier leverancier over documentbeheer en ze praat over scanning, doe hetzelfde met de integrator van je boekhoudpakket en hij vertelt je over het beheer van je facturen. Maar documenten zijn uiteraard veel breder dan enkel scans en facturen. De werfleider komt met een smartphone vol foto’s terug op de werkvloer. De makelaar heeft zijn dossiers rond klantenadvies en contracten. Ondertussen passeert er een email boordevol informatie en wordt in Excel snel een calculatie gemaakt om een interne meeting te documenteren, of een offerte voor een nieuwe klant. Informatie wordt gecreëerd, geïmporteerd en doorgestuurd. En ze zit dan ook letterlijk overal. Informatie ligt op onze bureau, zit in onze inbox (Durf je jouw Verzonden items box nog te bekijken?), staat op de fileserver, op onze desktop en vermoedelijk moet een deel nog uit de kast komen.

De Smartdoc interface speelt hier op in door gebruikers te laten kiezen hoe men documenten wil toevoegen aan het systeem. Via éénvoudige scanbuttons op de Brother of Xerox

(SMARTdoc is compatibel met alle leveranciers van scanners of mfp’s) die toelaten om documenten direct naar de juiste afdeling, persoon of applicatie te sturen. Maar ook via éénvoudige plugins vanuit Word, Excel, Outlook of uw ERP of andere applicaties. Voor de vele documenten die druppelsgewijs in de organisatie binnenkomen zorgen we voor een laagdrempelig en éénvoudig drag & drop systeem.

7

2. Opzoeken van documenten

Waarom verbeteren wat reeds perfect is? De eerste search engines (Gopher, Altavista, Infoseek, Yahoo...) werden eind jaren ’90 van het web geveegd door de enige search engine die er nog toe doet.

De typisch hiërarchische zoekwijze, letterlijk gecopieerd vanuit de fileserver boomstructuur was eerder een bron van frustratie dan gebruikerscomfort.

De Smartdoc search engine biedt dezelfde methodiek aan. Als één zoekveld volstaat om het hele internet te doorzoeken (de meeste gebruikers kennen zelfs de advanced seach mogelijkheden niet), dan moet dat ene zoekveld ook volstaan om het eigen archief te doorzoeken.

Een gebruiker weet meestal perfect waar hij of zij naar op zoek is. Een ordernummer, de factuur die een bepaald bedrag bevat, de email van de leverancier ivm een productcode of alle informatie betreffende een afgewerkt project. Uit onze ervaring blijkt dat wanneer een gebruiker in staat is om een foto toe te voegen tot facebook en iets kan opzoeken in google, dan is die ook in staat om met Smartdoc te werken.

Hoe eenvoudig ook, Smartdoc biedt meer zoekmogelijkheden aan dan je voor mo-gelijk acht!

8

Er bestaan uiteraard uitgebreide filtermogelijkheden die toelaten om op een combinatie van categorieën, inhoud, periodes en documenttypes te gaan zoeken. De uitgebreide indexstructuur in Smartdoc creëert meer opzoekmethodieken dan u voor mogelijk had gehouden.

3. Documentacties

Niet alle gebruikers krijgen taken in de organisatie. We willen die gebruikers dan ook niet vervelen met die mogelijkheden. Bij gebruikers zonder taken staan de actie icoontjes dan ook uitgeschakeld. We onderscheiden drie soorten taken in Smartdoc:

Het foldericoontje wijst erop dat er documenten klaarstaan die nog moeten geïnterpreteerd of toegewezen worden. De documenten staan klaar, maar zijn nog niet gearchiveerd. Het kan gaan over inkomende post, levernota’s die nog moeten gecontroleerd worden op handtekening of opmerkingen, documenten die nog een beveiliging of categorie dienen mee te krijgen.

De rode driehoek verwijst naar valdiatiefouten in het systeem. Documenten die verkeerde info bevatten, of die niet op de juiste manier gecategoriseerd werden.

Het derde icoon is de takenlijst. Hier werken we met kleurcodes groen, oranje en rood om de dringendhed aan te tonen. Een taak kan zowel een notificatie betekenen als een validatie of goedkeuring. Door te klikken krijg je een overzicht van alle taken, per type.

9

En wat doen we verder nog?

1. De resultaten van een zoekopdrachtZoekresultaten of taken worden getoond in een makkelijke lijst. Door met de muiscursor over de resultaten te bewegen zie je reeds een eerste samenvatting van de gevonden documenten. Vanuit de resultatenlijst kan je informatie openen, printen, delen of mailen. Je kan zelfs rechstreeks rapporteringen creëren.

2. De extended interface, de flexibele helikopterviewSmartdoc biedt een handige en flexibele overview van alle documenten in de database. Je kan deze sorteren en onderverdelen op eender welke manier. Resultaten categoriseren per jaartal en dan per klant? Dat Kan, of eerst per klant, dan per jaartal en dan per type? Ook geen probleem.

3. Het update venster. Zoveel mogelijk automatisch.Smartdoc tracht processen te automatiseren. Als het kan categoriseren, indexeren en beveiligen we je documenten automatisch na archivering. En we sturen ze door naar de correcte persoon of applicatie.

4. Smartdoc Layer, informatie interpreteren wordt kinderspel.Nota’s maken op documenten, dat kan! En zelfs zonder het origineel te wijzigen. We maken gebruik van een layer functie.

5. Smartdoc Plugins, waarom 2 keer klikken als het in één keer ook kan?

Ontdek hoe document automatiseringook jouw bedrijf kan helpen.

Heb je vragen of wens je meer te weten te komenover Smartdoc? Contacteer ons dan vrijblijvend.Onze medewerkers helpen je graag verder.sales@smartdoc.eu

Tom Pintens, CEO Smartdoc

Documenten eerst bewaren en dan archiveren? Veel te veel werk. Met de Smartdoc Office Connector kan je rechstreeks archiveren vanuit Outlook of MS Office. Zelfs verzonden mails worden automatisch in het archief bewaard.

Conclusie

Een gebruiksvriendelijke en laagdrempelige user interface is de succesfactor in elke implementatie.Deze maakt dat gebruikers het nuttiger, aangenamer en efficiënter gaan vinden om hun taken tot een goed eind te brengen. Niemand scant graag, niemand vult graag lege prinetrladen aan of vervangt graag toners. Zeven keer dubbelklikken om een document te bewaren of 20 folders moeten penen om een dossier samen te stellen. Met Smartdoc lanceren we een intuïtieve user interface gebaseerd om de ervaringen van duizenden gebruikers.

Smartdoc is een applicatie de je geld opbrengt in plaats van kost.

Copyright © 2019 Smartdoc.euAll rights reserved.