Een goed georganiseerde werkomgeving_Ondernemers_Oktober 2014_ifma
8
28 | Ondernemers – Oktober 2014 Van Mensen en Zaken Een goed georganiseerde werkomgeving Voka - Kamer van Koophandel Mechelen organiseert elke maand een ontbijtgesprek rond een actueel thema. Het is een gedachtewisseling tussen specialisten en ondernemers. Vorige maand zaten we rond de tafel over Facility Management en Servi- ces. Mieke Loncke, directeur van de Belgische afdeling van International Facility Management Association, leidde dit gesprek in goede banen. Op 24 oktober staat het volgende ontbijt- gesprek op de agenda. Dan focussen we ons op Banken en Verzekeringen, het centrale thema van het december- nummer. Ook u kunt hieraan deelne- men. Neem daarvoor contact op met [email protected]. GESPREKSLEIDING: Mieke Loncke VERSLAGGEVING: Bart De bruyn FOTO’S: Jonas Maris Heeft het professioneel bezig zijn met kantoren en space- management te maken met de nieuwe manier van werken? Of is de ‘new way of working’ reeds achterhaald? Paul De Decker: “We spreken al twin- tig jaar over het nieuwe werken, met ge- durende die periode ook verschillende interpretaties en invullingen. Elke hype rond een bepaalde term leeft vier à vijf jaar. Het idee van het delen van ruimte zal dus ook blijven bestaan, alleen niet altijd op de voorgrond van de discussie.” Kenny Vonck: “Het klopt dat de hype van de term ‘new way of working’ voor- bij is. De technologie verandert ook continu, met een digitale weg die wordt ingeslagen. Dat leidt tot nieuwe moge- lijkheden, waaraan je je voortdurend moet aanpassen. We merken dat de klanten daar ook naar kijken. We probe- ren dan samen met de klanten naar een gepaste oplossing te zoeken.” Chris Jamart: “Het moet in België ei- genlijk allemaal nog echt van start gaan. Zeker als je dat bijvoorbeeld vergelijkt met Nederland.” Wim De Beer: “Het is inderdaad zo dat facility management in Nederland veel verder staat dan in België.” Chris Jamart: “Het mooiste voorbeeld hiervan is het fileprobleem in Nederland. Ze hebben dat aangepakt en opgelost. In België is dat absoluut het geval nog niet. Mensen worden geconfronteerd met het zoeken naar een goede balans tussen werken en privé. Met de nieuwe tech- nologieën zijn mensen op zoek naar een evenwicht, wat de nood aan de ‘new way of working’ wel verhoogt.” Van Mensen en Zaken Themadossier
-
Upload
secretaryifma -
Category
Leadership & Management
-
view
49 -
download
0
description
Heeft het professioneel bezig zijn met kantoren en spacemanagement te maken met de nieuwe manier van werken? Of is de ‘new way of working’ reeds achterhaald? Heeft communicatie een groot deel te maken met het draagvlak binnen een bedrijf om de manier van werken te vernieuwen? Kan je die zaken ook veralgemenen door het doorvoeren van good practices en algemene acties? In welke mate komt ook het energiezuinige en duurzame verhaal kijken bij facility management? Is een bedrijf bereid om deze stappen en investeringen te combineren? Steeds meer bedrijven zoeken naar samenwerking op een bedrijventerrein. Past zo’n duurzaam bedrijventerreinmanagement ook binnen property en facility management?
Transcript of Een goed georganiseerde werkomgeving_Ondernemers_Oktober 2014_ifma
28 | Ondernemers – Oktober 2014
Van
Men
sen
en Z
aken
Een goed georganiseerde werkomgevingVoka - Kamer van Koophandel
Mechelen organiseert elke maand een ontbijtgesprek rond een actueel
thema. Het is een gedachtewisseling tussen specialisten en ondernemers. Vorige maand zaten we rond de tafel over Facility Management en Servi-
ces. Mieke Loncke, directeur van de Belgische afdeling van International
Facility Management Association, leidde dit gesprek in goede banen. Op 24 oktober staat het volgende ontbijt-gesprek op de agenda. Dan focussen we ons op Banken en Verzekeringen,
het centrale thema van het december-nummer. Ook u kunt hieraan deelne-men. Neem daarvoor contact op met
gespreksleiding: Mieke Lonckeverslaggeving: Bart De bruyn
foto’s: Jonas Maris
Heeft het professioneel bezig zijn met kantoren en space-management te maken met de nieuwe manier van werken? Of is de ‘new way of working’ reeds achterhaald?
Paul De Decker: “We spreken al twin-tig jaar over het nieuwe werken, met ge-durende die periode ook verschillende interpretaties en invullingen. Elke hype rond een bepaalde term leeft vier à vijf jaar. Het idee van het delen van ruimte zal dus ook blijven bestaan, alleen niet altijd op de voorgrond van de discussie.”
Kenny Vonck: “Het klopt dat de hype van de term ‘new way of working’ voor-bij is. De technologie verandert ook continu, met een digitale weg die wordt ingeslagen. Dat leidt tot nieuwe moge-lijkheden, waaraan je je voortdurend moet aanpassen. We merken dat de
klanten daar ook naar kijken. We probe-ren dan samen met de klanten naar een gepaste oplossing te zoeken.”
Chris Jamart: “Het moet in België ei-genlijk allemaal nog echt van start gaan. Zeker als je dat bijvoorbeeld vergelijkt met Nederland.”
Wim De Beer: “Het is inderdaad zo dat facility management in Nederland veel verder staat dan in België.”
Chris Jamart: “Het mooiste voorbeeld hiervan is het fileprobleem in Nederland. Ze hebben dat aangepakt en opgelost. In België is dat absoluut het geval nog niet. Mensen worden geconfronteerd met het zoeken naar een goede balans tussen werken en privé. Met de nieuwe tech-nologieën zijn mensen op zoek naar een evenwicht, wat de nood aan de ‘new way of working’ wel verhoogt.”
Van Mensen en ZakenThemadossier
Ondernemers – Oktober 2014 | 29
Van
Men
sen
en Z
aken
Stéphane Wauters: “De logistieke sec-tor is op dat vlak anders dan de kantoor-sector. Bij ons wordt er wel aan gedacht, vooral op korte termijn met de verhuis van een plant. Wordt er bijvoorbeeld ge-kozen voor kleine kantoren? Waar gaan we naartoe? Het gebruik en de indeling van kantoorruimte blijft in de logistieke sector eerder klassiek.”
Guy Claes: “De ‘new way of working’ is een containerbegrip geworden. En het grote probleem van het concept van het nieuwe werken is het gebrek aan een vlotte doorstroom van communicatie.”
Heeft communicatie dan ook een groot deel te maken met het draagvlak binnen een bedrijf om de manier van werken te ver-nieuwen?
Guy Claes: “Het grootste falen in het nieuwe werken, is het gebrek aan com-municatie. Je hebt niet alleen het enga-gement van je directie nodig, maar ook van de medewerkers. Als ze niet weten waar ze naartoe gaan, dan botst dat al op een heel deel weerstanden en zijn de slaagkansen al direct een stuk kleiner. Je moet leren luisteren naar de klant. Daar heb ik in mijn eigen organisatie bij de medewerkers echt op aangedrongen.”
Elke Longin: “De verandering moet echt door het management gedragen worden. Wanneer een manager voor zichzelf een bureau met eigen vergader-faciliteiten reserveert en zijn medewer-kers uitsluitend een landschapsbureau geeft, kan je moeilijk spreken van het nieuwe werken.”
Chris Jamart: “Ik herken dat dagda-gelijks. Vaak zeggen beslissers bij onze klanten, dat ze het nieuwe werken gaan toepassen, maar zichzelf nog wel een
Mieke LONCKEInternational Facility Management AssociationDirecteur België
Paul DE DECKERLogistic Organisation GroupConsultant
Stefaan MARTEL BOPRODirecteur
Guy CLAESFacilicomOperations Manager
Stéphane WAUTERSIntervest Offices & WarehousesProject Manager
Kenny VONCKQUARESHead of Facility Management
Wim DE BEERUltimoManager Sales
Chris JAMARTDrisagMarketing en Sales Manager
Elke LONGINGDF Suez ElectrabelHead of Logistics & Facility Management
30 | Ondernemers – Oktober 2014
Van
Men
sen
en Z
aken
eigen kantoor toe-eigenen. Dat is ge-doemd om te mislukken. Het moet om-gekeerd zijn. Als je dat als zaakvoerder van een bedrijf wil invoeren, dan moet je eerst kijken of het kan en voor wie dan. Vervolgens moet je zelf het voorbeeld geven, door het voor jezelf te gaan toe-passen. Het gaat vooral om een gewoon-teverandering, die gepaard gaat met een andere bedrijfscultuur en management-stijl. Men moet een klik maken. Het vergt ook vertrouwen, want de manager heeft minder controle over zijn mensen. Vroeger zag die zijn medewerkers zitten, nu niet meer en dat creëert een vreemd gevoel.”
Stefaan Martel: “Het is belangrijk om weten dat de ideeën over het nieuwe werken geëvolueerd zijn tegenover twin-tig jaar geleden. Maar we hebben geen keuze. De invulling zal, afhankelijk van de sociale context en technologie, ook iedere tien jaar veranderen. Wij zien vandaag mensen van Gent die zeggen dat Brussel ver is. En dat zijn jonge mensen.”
Chris Jamart: “Meer en meer leeft het idee dat het geen zin heeft om een half uur in de file te gaan staan voor iets dat je ook aan de keukentafel kan doen.”
Kan je die zaken ook veralge-menen door het doorvoeren van good practices en algemene ac-ties?
Elke Longin: “Je moet inspelen op de behoeften van een departement. De noden tussen departementen en jobs verschillen op dit gebied vaak. Het is niet voor iedere functie mogelijk, om-dat sommigen gewoon op de werkvloer moeten zijn. Je moet kunnen differentië-ren en voor elke behoefte een oplossing aanreiken. Zo zal het nieuwe werken voor bepaalde functies gemakkelijker te realiseren zijn dan voor andere afdelin-gen.”
Paul De Decker: “Belangrijk voor de klant is het idee van ‘your way of wor-king’, specifiek voor een bepaalde klant. Je moet heel voorzichtig zijn met een to-taalverhaal.”
Chris Jamart: “Je kan niet veralgeme-nen. Het moet passen bij het bedrijf en de job of functie. Een bedrijf bestaat uit mensen die samen de organisatie van dat bedrijf vormen. Het is die organisa-tie die het bedrijf uniek maakt tegenover zijn concurrenten. Wanneer iedereen continu buiten het bedrijf op z’n eigen
plekje zit te werken, is het gevaar groot dat de samenhorigheid verloren gaat en daardoor het bedrijf een stuk van zijn ei-genheid verliest. Onrechtstreeks verliest het daardoor ook zijn concurrentiële positie.”
Het gaat vaak ook gepaard met een hele waslijst aan maatre-gelen en investeringen, die niet steeds tot de kerntaken van de facility manager behoort?
Uw eigen professioneel team binnen handbereik
www.quares.be/beheren
Property Management • Facility Management Build Management • Park Management
Gebruiksvriendelijke & flexibele software voor facility management
www.ultimo.com
+ Optimale procesondersteuning+ Efficiënter werken+ Meer tevreden klanten+ Betere kostenbeheersing
Ondernemers – Oktober 2014 | 31
Van
Men
sen
en Z
aken
Elke Longin: “Je hebt naast een men-taliteitswijziging ook beleid rond archi-vering en wifi nodig en een policy voor homeworking. Vaak wordt dat georgani-seerd vanuit het departement logistiek, ter ondersteuning van de operationele activiteiten.”
Kenny Vonck: “Als je je bedrijf intern wil vernieuwen, ga je vaak meteen ver-schillende zaken aanpassen. Je moet het
dan veel breder bekijken. Dat gaat ver-der dan enkel bureaus en wanden weg-halen.”
Paul De Decker: “Het moet altijd ver-trekken vanuit de strategische keuze van een bedrijf, waar iedereen zijn steentje toe bijdraagt. Dat is de rol van de faci-lity manager, om het vanuit het bedrijf te laten vertrekken. Maar je kan dat niet zelf. Je hebt iemand nodig die daar-naast staat, de methode aanreikt en de stappen bekijkt. Dat is een neutrale rol, omdat je anders in een moeilijke positie gewrongen zit.”
Bepalen de vele en hoge kosten nog steeds de drang om te ko-men tot facility management? Of heeft het toch ook een stuk met innovatie te maken, zoals al naar Nederland werd verwezen.
Paul De Decker: “Je ziet de rol van een facility manager toch veranderen. Vroeger was dat vooral ingegeven door kostenbesparing. Nu wordt ook meer en meer naar mensen gekeken.”
Stefaan Martel: “Ieder bedrijf heeft oren naar het verhaal van kosten en pro-ductiviteit.”
Guy Claes: “Nederland staat qua men-taliteit echt voor op ons. Maar voorna-melijk de Angelsaksische wereld loopt twintig jaar voorop. Hun beweegrede-nen zijn de work-life balance en de be-perking van vierkante meters. Vooral dat laatste is van belang en dan gaat het dus om een economische reden.”
Elke Longin: “Het heeft ook met flexi-biliteit te maken. Als je bepaalde veran-deringen wil doorvoeren, is het voor een bedrijf ook belangrijk om snel aan de slag te kunnen gaan. Facility manage-ment heeft hier een ondersteunende rol.”
Guy Claes: “Ik heb één jaar in Austra-lië geleefd en gewerkt. Daar waren geen vergaderzalen. Bij ons wordt er gedacht aan hoeveel vergaderzalen we moeten hebben. Er wordt steeds stereotiep ge-dacht. Ik heb in Australië mijn eerste walking meeting gedaan. Dan kom je in Europa in een vergaderzaal waar de helft van de aanwezigen met iets anders bezig is of in slaap aan het dommelen is. Dat is een immens contrast. In Europa zijn we nog niet toe aan zo’n out of the box denken.”
Als belangrijke voortrekker van energietransitie levert Cofely Services technische oplossingen aan voor de sector van openbare en private gebouwen, de industrie, de luchthavens en de datacenters. Onze 2.000 medewerkers dragen elke dag bij tot de verbetering van energieprestaties, duurzaamheid en levenskwaliteit.
www.cofelyservices-gdfsuez.be
Integrated Facilities Solutions
Cof_AnnA5Horiz_IntegratedServ_NL.indd 1 08/09/2014 12:29
32 | Ondernemers – Oktober 2014
Van
Men
sen
en Z
aken Stefaan Martel: “Het is een keuze. Wij
kunnen overal werken, omdat onze ge-gevens in de cloud staan. Wij vergaderen bijvoorbeeld ook af en toe in een bras-serie naast het station.”
Kenny Vonck: “Je moet luisteren naar het bedrijf waarmee je werkt. Tevens heeft ook België een bepaalde cultuur op vlak van personeel en organisatie. Bij Quares hebben we bijvoorbeeld de gewoonte om op vrijdagnamiddag nog even op kantoor te komen voor het per-soonlijk contact. Je kan veel veranderen, maar in stapjes.”
Wim De Beer: “We zijn ook een iets te bescheiden volk. In Nederland zijn er goede contacten tussen consultants en de overheid om te komen tot standaard-normen. In België heb ik dat nog niet gezien. Iemand die opstaat, een proble-matiek aankaart en een visie uitwerkt.”
Stéphane Wauters: “De druk van de kostprijs blijft enorm en is zelfs nog gro-ter geworden. Mensen kijken meer en
meer naar de kosten. De concurrentie in de logistieke sector is groot en de mar-ges verkleinen, zodat huur en gemeen-schappelijke lasten meer en meer onder het loepje genomen worden. Wij moeten samen met de huurders nadenken waar
er nog bespaard kan worden. Ik ver-wacht zelfs niet dat die druk gaat dalen. De mensen zijn zich ook beter bewust over technische ingrepen die verbruiken kunnen drukken.”
In welke mate komt ook het energiezuinige en duurzame verhaal kijken bij facility ma-nagement? Is een bedrijf bereid om deze stappen en investerin-gen te combineren?
Elke Longin: “Wij zijn daar in ons nieuw gebouw zeer ver in gegaan. De knowhow zit natuurlijk ook in huis. Van-af de conceptfase van het gebouw is er rekening gehouden met energierecupe-ratie, zoals grondopslag, liften, afvalin-zameling, copycorners, enzovoort.”
Wim De Beer: “Men doet wel inves-teringen op het vlak van duurzaamheid en energiezuinig beleid, maar steeds met het oog op kostenbesparing. Dus op korte, middellange of lange termijn moeten de investeringen leiden tot een kostenreductie.”
Kenny Vonck: “Onrechtstreeks wil een bedrijf ook altijd meten wat het effect is van de aanpassingen aan de workflow. Hoeveel heeft het ons opgebracht of wat kan het verschil zijn? Het gaat vaak om aanpassingen en toepassingen, die mak-kelijker te integreren zijn in een nieuw-bouw. Maar we hebben ook nog een groot patrimonium oude gebouwen.”
Stefaan Martel: “Ik wil dat toch even nuanceren. Wij werken heel hard aan be-staande gebouwen. Want enkel op nieu-we gebouwen werken, is onvoldoende om het verschil te maken wat betreft de vermindering van onze CO
2-uitstoot. In oude gebouwen kan je soms snelle quick wins realiseren. Dat kost niet overdreven veel geld, maar het gaat wel om een an-dere manier van managen.”
We guide for a better worldin the real estate and construction sector
❑ Real Estate Advisor
❑ Sustainability Consultancy
❑ Environmental Assessments
❑ Project Management
❑ Quantity Survey
❑ Technical Due Diligence
Ondernemers – Oktober 2014 | 33
Van
Men
sen
en Z
aken
Guy Claes: “Als we geen regelgeving hebben, gaat ieder bedrijf in oude ge-bouwen blijven doen wat ze willen. En dan blijft dit verhaal moeilijk.”
Stéphane Wauters: “Het verbruik van de gebruikers wordt per gebouw in kaart
gebracht en rationeel geanalyseerd. Daarop wordt dan met kleine ingrepen getracht om de verbruiken te verminde-ren. Binnen onze volledige portefeuille, zowel kantoren als logistiek, voelen wij steeds meer druk van de huurders om hierover na te denken.”
Guy Claes: “Steeds vaker is er ook een probleem met de terugverdientijd. Vroe-ger kende je de aankoper van een be-drijf, nu zit die veelal in het buitenland.”
Paul De Decker: “Het is soms heel moeilijk om energiezuinige en duur-zame investeringen terug te verdienen, omdat de periode waarop geëvalueerd wordt alsmaar korter wordt.”
Hoe groot is de bereidheid om te gaan naar integrated facility management?
Paul De Decker: “Je moet altijd reke-ning houden met de cultuur en landen. De excel-sheets om als basis beslissin-
gen te nemen, falen, omdat het nog al-tijd om mensen gaat. Het lukt wel daar waar mensen lokaal op de site zitten en ze de vertaalslag lokaal kunnen maken.”
Wij begeleiden U naar «Uw manier van werken»
BEHEER STUDIESINRICHTINGENVERHUIZINGEN
www.log.be I [email protected] +32(0)2 512 21 10
34 | Ondernemers – Oktober 2014
Van
Men
sen
en Z
aken
Wim De Beer: “Wij merken dat sterk bij klanten met meerdere sites. Zij willen hun processen uniform maken.”
Paul De Decker: “Daarbij is rapporte-ring heel belangrijk en dan kan je naar uniformiteit gaan.”
Guy Claes: “Wij beschikken over tools die een directe aanleiding zijn voor aan-sturingen. Je moet als aanbieder meer-dere diensten hebben om het tot een succes te maken. Vanaf het begin maak je met je klant goede afspraken over de wins en de mogelijke valkuilen. Als de klant niet achter het volledige idee staat, lukt het niet. Je moet vertrouwen aan de partner geven. Wij specialiseren bijvoor-beeld met eigen businessunits. De in-centive voor integrated facility manage-ment mag niet alleen kostenbesparing zijn. Het gaat vaak ook over de kwaliteit en de verbetering van werkingsproces-sen in plaats van de middelen.”
Elke Longin: “Wij staan op dit ogen-blik nog zelf in voor de coördinatie in
plaats van alles uit te besteden in één al-lesomvattend contract.”
Guy Claes: “Het delen van kennis met de klant is belangrijk. Transparantie is onze grootste troef. Het decentrale purchaseverhaal op basis van een ge-woon Excelbestand is hier niet altijd de beste beslissingsfactor.”
Paul De Decker: “Er zijn ook bedrij-ven die liever anders werken. Je kan niet tegelijk generalist en specialist zijn. Zo-lang je zelf weet wie je bent, is het goed. Er is plaats voor zowel specialisten als generalisten.”
Steeds meer bedrijven zoeken naar samenwerking op een be-drijventerrein. Past zo’n duur-zaam bedrijventerreinmanage-ment ook binnen property en facility management?
Kenny Vonck: “Parkmanagement is ook gebaseerd op basis van service en dienstverlening en niet zozeer enkel het commerciële aspect. Je moet een relatie opbouwen en synergie kweken tussen bedrijven. Je spreekt over wat de noden zijn en je kan de noden van verschil-lende bedrijven en organisaties direct naast elkaar leggen. Maar je moet wel luisteren en het niet zomaar doordruk-ken. Bedrijventerreinmanagement is de tendens naar de toekomst omwille van kostenbesparing en samenwerking aan duurzaamheid.”
Stefaan Martel: “Ik heb er toch mijn bedenkingen bij of parkmanagement en Integrated Facility Management combi-neerbaar is.”
Kenny Vonck: “Wij zien inderdaad een bots. Parkmanagement is eerder het denkwerk erachter, dan puur verkopen.
Zo merk je dat twee over elkaar liggende bedrijven elkaars services en dienstver-lening gaan gebruiken, door kennisde-ling en networking. Dat is het leuke aan parkmanagement. Het gaat niet enkel over het facility management van één bedrijf.”
Moderator Mieke Loncke, directeur IFMA, besluit dat er nood is aan een verdere professionalisering van de sec-tor. Bij duurzaamheid speelt dan weer de kost en het menselijk aspect. Op communicatievlak is er nog heel wat werk voor het facility management.
Rechtzetting
In het themadossier over milieu in het septembernummer van Onder-nemers sloeg jammer genoeg de zet-duivel toe. Associate director Lars Van Passel vertegenwoordigde in het panelgesprek RSK Benelux uit Wil-lebroek.
Verg
unni
ng F
OD
BiZ
a nr.
16.1
055.
04
Elk uur meer dan 50 diefstallen in België*
Securitas biedt meer dan 50 oplossingen:
* Bro
n: F
eder
ale
Polit
ie, N
atio
naal
rapp
ort c
rimin
ele
stat
istie
ken
2013
, die
fsta
l en
afpe
rsin
g
Info? Tel.: 02 263 55 55 • e-mail: [email protected] • www.securitas.be
Alarmpakketten Alarmopvolging Mobiele bewaking On-site bewaking
Ondernemers – Oktober 2014 | 35
Van
Men
sen
en Z
aken
De juiste mensen op de juiste plek
Ook op zoek naar facilitaire expertise?
Facilicom kan u op vrijwel elk terrein de juiste mensen op de juiste plek leveren. We houden uw pand proper, zorgen voor de bewaking, maken elke dag een smakelijke lunch voor alle medewerkers, ontvangen uw bezoekers aan de receptie, verzorgen het technisch onderhoud van uw pand, onderhouden uw fleet of nemen activiteiten geheel over. Ook verhuisprojecten of management opdrachten kunt u aan ons toevertrouwen. We kunnen alle diensten perfect combineren, daarbij profiteert u niet alleen van onze jarenlange kennis en ervaring, maar ook van mogelijke synergieën.
Bij Facilicom denken we graag met u mee. Oók in het beheersen van de kosten.
Wilt u weten wat Facilicom voor uw organisatie kan betekenen? Kijk voor meer informatie op www.facilicom.be of bel met 03 - 224 38 00. Wij zijn u graag van dienst.
Voka A5 NL.indd 1 06/08/14 13:36
Gent
Brugge
Mechelen
LeuvenHasselt
OOST VLAANDEREN
OOST-VLAANDEREN
BRUSSEL
ANTWERPEN
VLAAMS BRABANT
WAALS BRABANT
LIMBURG
ANTWERPEN
Namen
LuikHENEGOUWEN
LUIK
Mechelen
Leuven Hasselt
ANTWERPEN
BRUSSEL
ANTWERPEN
VLAAMS BRABANT
WAALS BRABANT
Herentals3
2
4
8
6
9
16
10
17
12
5
1AB
13
18
14
7
More than400.000 m2
logistic properties
in Belgium
Happy to serve you on the best locations
T +32 3 287 67 47www.intervest.be
