Een goed rapport

Omslag TM • Een goed rapport • Arienne de Boer | studio Pietje Precies bno, Hilversum

Rugdikte: 5 mm • formaat 170 * 243 mm • fc

Een goed rapport

Reinout Hogeweg

Een goed rapport

Reinout H

ogeweg

Een goed rapport

Van een projectverslag in het eerste jaar en een stagerapport in het tweede of derde

jaar tot en met de afstudeerscriptie in het laatste jaar is het voor studenten in het

hoger onderwijs noodzakelijk om te weten aan welke criteria zo’n type tekst moet

voldoen.

Wat moet er in een inleiding staan? Hoe schrijf je een samenvatting? Hoe moet je

de geraadpleegde bronnen correct verantwoorden? En – steeds belangrijker – hoe

verantwoord je al die informatie die je op internet hebt gevonden?

Een goed rapport geeft bondig antwoord op deze en vele andere vragen. Het is in de

dagelijkse praktijk van het onderwijs op een hogeschool ontstaan waardoor het

precies die informatie biedt die studenten nodig hebben wanneer zij de resultaten

van hun onderzoek op schrift moeten zetten.

Deze vierde, geheel herziene druk sluit goed aan op de actuele ontwikkelingen in

het hoger onderwijs waarbij studenten moeten voldoen aan steeds hogere eisen

van rapportagevaardigheden en correct taalgebruik.

Over de auteur

Reinout Hogeweg is neerlandicus en gaf vele jaren colleges communicatie,

taalbeheersing en vooral rapportagevaardigheden op een hogeschool in Haarlem.

De vele vragen van studenten inspireerden hem tot het schrijven van deze

bondige handleiding bij het schrijven van schriftelijke werkstukken. Een goed

rapport is in de loop der jaren voor duizenden studenten hun steun en toeverlaat

geweest. Voor deze vierde editie is de tekst geheel aangepast aan de meest actuele

ontwikkelingen en inzichten.

In 2010 verscheen er een vertaling in het Engels van

Karl Philips, met de titel A Good Report.

OMS_Eengoedrapport_03.indd 1 04-12-13 10:31

Een goed rapport

Reinout Hogeweg

Boek_15177_Een goed rapport.indb 1 07-01-14 10:23

Redactie ZenderTekst, Utrecht

Opmaak binnenwerk Imago Mediabuilders, Amersfoort

Ontwerp omslag Studio Pietje Precies, Hilversum

Over ThiemeMeulenhoff

ThiemeMeulenhoff is dé educatieve mediaspecialist en levert educatieve oplossingen voor

het Primair Onderwijs, Voortgezet Onderwijs, Middelbaar Beroepsonderwijs en Hoger

Onderwijs. Deze oplossingen worden ontwikkeld in nauwe samenwerking met de onder-

wijsmarkt en dragen bij aan verbeterde leeropbrengsten en individuele talentontwikkeling.

ThiemeMeulenhoff haalt het beste uit élke leerling.

Meer informatie over ThiemeMeulenhoff en een overzicht van onze educatieve oplossingen:

www.thiememeulenhoff.nl of via de Klantenservice 088 800 20 16

ISBN 978 90 06 97817 9

Vierde, geheel herziene druk, eerste oplage 2014

© ThiemeMeulenhoff, Amersfoort, 2014

Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen

in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige

wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of enig andere manier,

zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever.

Voor zover het maken van kopieën uit deze uitgave is toegestaan op grond van artikel 16B

Auteurswet 1912 j° het Besluit van 23 augustus 1985, Stbl. 471 en artikel 17 Auteurswet 1912,

dient men de daarvoor wettelijk verschuldigde vergoedingen te voldoen aan Stichting

Publicatie- en Reproductierechten Organisatie (PRO), Postbus 3060, 2130 KB Hoofddorp

(www.stichting-pro.nl). Voor het overnemen van gedeelte(n) uit deze uitgave in bloem-

lezingen, readers en andere compilatiewerken (artikel 16 Auteurswet) dient men zich tot

de uitgever te wenden. Voor meer informatie over het gebruik van muziek, film en het

maken van kopieën in het onderwijs zie www.auteursrechtenonderwijs.nl.

De uitgever heeft ernaar gestreefd de auteursrechten te regelen volgens de wettelijke

bepalingen. Degenen die desondanks menen zekere rechten te kunnen doen gelden,

kunnen zich alsnog tot de uitgever wenden.

Deze uitgave is voorzien van het FSC®-keurmerk. Dit betekent dat de bosbouw

voor het gebruikte papier op een verantwoorde wijze heeft plaatsgevonden.


1 Een goed rapport, lees dit eerst 71.1 Uitgangspunten 71.2 Aanwijzingen voor het gebruik 81.3 Voorkom fouten en bespaar tijd 9

1.3.1 Schrijf direct een concept inhoudsopgave 91.3.2 Noteer direct alle geraadpleegde bronnen 91.3.3 Een controlemiddel 10

2 Vormgeving van het rapport 112.1 Lay-out 112.2 Lettertype, lettergrootte en kleurgebruik 12

2.2.1 Lettergrootte 122.2.2 Cursief, vet en onderstreept 132.2.3 Kleurgebruik 13

3 Taalgebruik in het rapport 143.1 Stijl en lengte 143.2 Voornaamwoorden 16

3.2.1 De eerste persoon 163.2.2 De tweede persoon 173.2.3 Twee uitzonderingen 173.2.4 De derde persoon 18

3.3 Spelling 203.3.1 Algemene woorden en de spellingcorrector 203.3.2 Werkwoordsvormen 22

4 Verantwoording van de geraadpleegde bronnen 254.1 Noodzaak en functie 254.2 Plaats en vorm van de bronverwijzingen in de tekst 274.3 Plaats en vorm van de bronvermelding 304.4 Regels voor de titelbeschrijving 30

4.4.1 Boeken 314.4.2 Informatie verkregen via internet 324.4.3 Artikelen 344.4.4 Mondeling verkregen informatie 34

4.5 Checklist 35

Inhoud


5 De omslag (cover) en de titelpagina 365.1 Titel 365.2 Omslag (cover) 375.3 Titelpagina 375.4 Gegevens bij een artikel of verslag 385.5 Checklist 39

6 De inhoudsopgave 406.1 Vaste onderdelen 406.2 Voorbeeld met toelichting 416.3 Paginering 436.4 Vermelding bij artikel of verslag 446.5 Checklist 45

7 De samenvatting 467.1 Functie en benaming 467.2 Inhoud 467.3 Plaats 477.4 Checklist 48

8 De inleiding 498.1 De inhoud van de inleiding 49

8.1.1 Kader, probleemstelling en overzicht 508.1.2 Verantwoording van de werkwijze 508.1.3 Beperkingen 518.1.4 Inleiding bij artikel of verslag 52

8.2 Een voorwoord 528.3 Verklaring van vaktermen, afkortingen en symbolen 538.4 Checklist 54

9 De kernhoofdstukken 559.1 Structuur 55

9.1.1 Algemene vragen 559.1.2 Structuurvragen 56

9.2 Indeling en lay-out 589.3 Het vermijden van lege hoofdjes 609.4 Verwijzingen naar bronnen en bijlagen 619.5 Illustraties, figuren en tabellen 61

9.5.1 Nummer en titel 629.5.2 De afbeelding 629.5.3 De bronverwijzing bij illustraties 64

9.6 Checklist 65


10 De conclusie(s) en/of aanbevelingen 6610.1 Functie en inhoud 6610.2 Formulering en lay-out 6710.3 Checklist 67

11 De bijlagen 6811.1 Functie en inhoud 6811.2 Plaats en paginering 6811.3 Lay-out 6911.4 Checklist 70

Aanbevolen literatuur, websites en hulpmiddelen 71


7

1 Een goed rapport, lees dit eerst

Te midden van een onbeschrijflijke chaos zit student O.J. aan zijn bureau. Hij is

eindelijk begonnen aan zijn afstudeerscriptie. Op het wankele bureau en op de

grond liggen stapels papier met tekst, ruim voorzien van doorhalingen en on-

leesbare toevoegingen. Geopende studieboeken, woordenboeken en syllabi

slingeren overal rond; prints van ‘gedownloade’ artikelen, tijdschriften, pizza-

dozen en kranten liggen op, onder en zelfs in zijn bed. Student O.J. zelf staart,

onderuitgezakt achter zijn computer, wezenloos in een beduimeld boekje met

de titel: ‘Hoe schrijf ik een scriptie?’

Herken je deze situatie? Of het nu een rapport van een onderzoek betreft, een

stageverslag, een artikel (essay, paper) of een afstudeerscriptie, bijna iedere

student bevindt zich op een bepaald moment in een situatie zoals hiervoor be-

schreven. Het verrichten van het onderzoek zelf of het verzamelen en uitwer-

ken van gegevens is al moeilijk genoeg, maar dé oorzaak van wanhoop en ern-

stige studievertraging is de opgave het resultaat van weken of maanden werk

weer te geven in een correct verslag of rapport. Hoe maak je van die chaos aan

informatie een goed opgebouwd, helder en correct geschreven rapport dat vol-

doet aan alle eisen die aan zo’n werkstuk gesteld worden? De doelstelling van

Een goed rapport is antwoord te geven op de vele praktische vragen waarmee

bijna elke student worstelt als hij of zij in dit stadium is beland. In dit inleiden-

de hoofdstuk staat belangrijke informatie over de uitgangspunten van dit boek

en is beschreven hoe je het zo effectief mogelijk kunt gebruiken.

1.1 Uitgangspunten

De aanwijzingen in dit boek zijn in principe beperkt tot de vorm, de uiterlijke

aspecten: een serie vaste onderdelen die bij een professioneel rapport in een

bepaalde volgorde en op een bepaalde manier aan de orde moeten komen.

Aspecten die betrekking hebben op de inhoud – zoals de oriëntatie op het on-

derwerp, de probleemstelling, het plan van aanpak en het verzamelen van in-

formatie – worden niet expliciet behandeld. Volgens de bekende uitspraak zijn

vorm en inhoud één en daarom wordt er soms wel naar de inhoud verwezen,

maar deze aspecten zijn niet het onderwerp van deze publicatie. Gezien de

grote diversiteit aan opleidingen op het niveau van een hogeschool en de talrij-

ke verschillende types rapporten die er bestaan, zou een volledige behandeling

hiervan dit boek met tientallen pagina’s uitbreiden.

Volg ten aanzien van deze inhoudelijke aspecten de richtlijnen van jouw spe-

cifieke opleiding. Deze staan vaak expliciet vermeld in een studiehandleiding


8

of -gids en in de afstudeerfase worden er ook vaak aparte trainingen voor

gegeven.

Publicaties over het schrijven van rapporten bevatten soms andere voorschrif-

ten dan die in Een goed rapport worden geadviseerd. Er is nu eenmaal geen

sprake van door de regering bepaalde wetten, maar van een serie gewoontes en

adviezen die in de loop der jaren zo gegroeid zijn en bovendien – mede door

internet – veranderd zijn of nog kunnen veranderen. Uit de vele voorschriften is

echter een weloverwogen keuze gemaakt. Het uitgangspunt daarbij is dat de

hier geadviseerde regels door de meest betrouwbare en actuele publicaties als

correct worden beschouwd én dat zij logisch en praktisch zijn.

Een goed rapport is geen collegeboek, maar geschreven als handzaam naslag-

werk voor studenten. Om omslachtige formuleringen te vermijden, zoals: ‘De

student wordt aangeraden zijn of haar rapport logisch in te delen’ zijn de advie-

zen direct en vaak in de – overigens vriendelijk bedoelde – gebiedende wijs ge-

formuleerd. Hopelijk heeft de lezer geen bezwaar tegen het gebruik van het in-

formele je in plaats van het afstandelijke u.

Het effect van Een goed rapport moet uiteindelijk zijn dat je zelfstandig in staat

bent van die, aan het begin van deze inleiding beschreven, papieren chaos een

correct en goed leesbaar rapport te maken, dat door de lezer positief beoor-

deeld kan worden.

1.2 Aanwijzingen voor het gebruik

Het uitgangspunt in deze publicatie is het meest omvangrijke werkstuk: het

rapport of de (afstudeer)scriptie. Waar dat nodig is, staan echter ook aanwijzin-

gen voor beknoptere werkstukken als een verslag, ‘paper’, artikel of essay.

In de hoofdstukken 5 tot en met 11, komen achtereenvolgens de onderdelen

aan de orde die elk rapport behoort te bevatten: van de omslag (cover) tot en

met de bijlagen. Het is het handigst om elk van deze hoofdstukken als naslag-

werk te gebruiken op het moment dat je bij het desbetreffende onderdeel bent

aanbeland. Lees het hoofdstuk eerst in zijn geheel door en pas vervolgens de

behandelde voorschriften toe. Controleer elk onderdeel daarna aan de hand

van de checklist die aan het eind van elk hoofdstuk is opgenomen.

Vóór deze zeven hoofdstukken staan drie hoofdstukken waarvan het absoluut

noodzakelijk is deze eerst te lezen. Het is zonde van je tijd om pas na het schrij-

ven van vele pagina’s te ontdekken dat je het heel anders had moeten aanpak-

ken of formuleren. Hoofdstuk 2 gaat over de vormgeving: van lettertype tot

kleurgebruik, in hoofdstuk 3 worden belangrijke adviezen over en waarschu-

wingen tegen valkuilen gegeven op het gebied van taalgebruik en spelling en

hoofdstuk 4 behandelt de essentiële eis van het verantwoorden van geraad-

pleegde bronnen en hoe deze te presenteren. Lees deze hoofdstukken voordat


Een goed rapport, lees dit eerst 9

je begint met het werkelijke schrijven, zodat je de richtlijnen direct kunt toe-

passen.

Op de laatste bladzijden is een beperkte lijst opgenomen van boeken die nader

ingaan op het gehele proces van onderzoek en rapporteren dan in het kader

van deze publicatie de doelstelling is. Ook staan er verwijzingen naar websites

waar je antwoord kunt vinden op nog resterende vragen en over alle mogelijke

aspecten van taalgebruik.

1.3 Voorkom fouten en bespaar tijd

Het is begrijpelijk dat je bij een rapport eerst en vooral bezig bent met de in-

houd. Veel studenten hebben dan ook de gewoonte eerst ‘het hele rapport’ te

schrijven en op het eind – meestal onder forse tijdsdruk! – nog even snel te pro-

beren te voldoen aan alle in dit boek beschreven criteria voor een correct, pro-

fessioneel rapport. Dit is inefficiënt en de praktijk leert dat het dan meestal niet

meer lukt en er veel te veel fouten in blijven staan.

Bespaar dus tijd en voorkom fouten door vanaf het eerste stadium het rapport

direct volgens de richtlijnen aan te pakken. Een eindronde waarbij je het hele

rapport nog eens goed controleert op inhoud en verzorging aan de hand van de

checklists, kost al tijd en moeite genoeg. Naast het al gegeven advies eerst de al-

gemene hoofdstukken 2, 3 en 4 goed door te nemen, nog drie adviezen.

1.3.1 Schrijf direct een concept inhoudsopgave

Zeker als je de mogelijkheid krijgt om met je docent of begeleider gedeeltes van

je rapport in wording te bespreken, is het handig om zo snel mogelijk een con-

ceptinhoudsopgave te maken. Het opstellen hiervan dwingt je al na te denken

over de structuur van het hele rapport, de logische volgorde, de verdeling en

opbouw van de hoofdstukken en (sub)paragrafen. Bij besprekingen kun je

daarover vervolgens advies vragen en bij gedeeltes van een te bespreken tekst is

het snel duidelijk bij welk onderdeel het hoort. Natuurlijk zul je deze inhouds-

opgave nog vaak aanpassen voordat je de definitieve versie hebt, maar tijdens

het schrijven biedt dit concept je voortdurend houvast. Een geprinte versie kun

je goed gebruiken om voor jezelf bij te houden in welk stadium een bepaald

hoofdstuk of paragraaf is, zoals: ontbreekt nog, eerste versie, gecorrigeerd of defi-

nitief.

1.3.2 Noteer direct alle geraadpleegde bronnen

In de tekst én op de laatste bladzijde(n) van je rapport staat de zo belangrijke

verantwoording van de door jou gebruikte bronnen. De richtlijnen daarvoor

staan in hoofdstuk 4. Veel studenten ervaren in de laatste dagen voor het in-

leveren dat ze de correcte en volledige gegevens van gebruikte bronnen niet


10

hebben en ze ook niet snel kunnen vinden: het boek is uitgeleend, het artikel is

onvindbaar of ze weten helemaal niet meer waar ze iets gelezen hebben.

Gevolg: paniek en een onvolledige, dus waarschijnlijk afgekeurde bronvermel-

ding. Voorkom dit door vanaf de allereerste bron die je gebruikt, alle gegevens

correct én volledig te noteren.

Het is handig daarvoor een apart bestand te reserveren waarin je van elke bron

de gegevens correct opslaat. Denk eraan dat je bij bronnen via internet ook de

datum noteert waarop je deze gelezen hebt. Het kan zijn dat je in een later sta-

dium een bron toch niet gebruikt in je rapport; dan laat je hem in de definitieve

opgave achterwege. Maar wees hier voorzichtig mee: wissen is eenvoudiger

dan later overal naar de gegevens te moeten zoeken.

Noteer de geraadpleegde bron direct in de tekst volgens de regels van de bron-

verwijzing en sla de volledige gegevens voor de bronvermelding op. Als je deze

direct volgens de richtlijnen en alfabetisch geordend opslaat, kost het samen-

stellen van de definitieve versie dan bijna geen tijd meer. Bovendien kun je zo

de opgave met verantwoording van de geraadpleegde bronnen ook in een eer-

der stadium met je docent of begeleider bespreken.

1.3.3 Een controlemiddel

Het samenstellen van een rapport of scriptie is meestal een proces dat zich over

een relatief lange tijd uitstrekt. Dat heeft onder andere tot gevolg dat je tijdens

het schrijven vaak bepaalde gegevens nog niet definitief kunt noteren, iets nog

moet controleren en in ieder geval verwijzingen naar andere paginanummers

of bijlagen nog niet kunt invullen. Te vaak gebeurt het dat in de definitieve ver-

sie deze plekken nog leeg zijn gebleven (‘zie pagina xxx /…’) of notities niet zijn

weggehaald (‘dit moet ik nog uitrekenen!!’). Een handige manier om je hele

tekst te controleren op dit soort laatste aanvullingen is door alle plaatsen waar

dit voorkomt, tijdelijk te markeren met een bijzonder teken als ## of @@.

Gebruik je daarna de functie ‘zoek-en-vervang’, dan leidt je tekstverwerkings-

programma je feilloos naar al deze plaatsen en kun je de definitieve gegevens

aanbrengen.


11

2 Vormgeving van het rapport

Natuurlijk is de inhoud van je rapport essentieel. Onderschat echter niet de in-

druk die de vormgeving bewust of onbewust bij de lezer maakt. Zorgvuldigheid

op het gebied van de vormgeving, van omslag en pagina-indeling tot kleurge-

bruik, van lettertype tot de kwaliteit van een tabel, bevordert de toegankelijk-

heid, het professionele imago én de motivatie van de lezer.

2.1 Lay-out

Computerprogramma’s bieden eindeloos mogelijkheden voor de vormgeving.

De uiterlijke kwaliteit van rapporten is dan ook in de loop der jaren met spron-

gen vooruitgegaan. Het nadeel van de vele keuzemogelijkheden is echter dat

een te artistieke of overdadige vormgeving of bijvoorbeeld een overmatig ge-

bruik van verschillende kleuren en lettertypes een averechts effect kan hebben.

Maak er dus weloverwogen en vooral functioneel gebruik van.

Een goede lay-out ondersteunt de structuur, de opbouw van het rapport. Laat

de verdeling in hoofdstukken en paragrafen dus zien door een consequent

doorgevoerde verdeling van ‘wit’ op de pagina, de marges, de consequent toe-

gepaste grootte van hoofdtitels respectievelijk subtitels, de eenduidige plaat-

sing van figuren en tabellen. Zo ontstaat er een rustige bladspiegel die niet af-

leidt van de inhoud maar deze juist ondersteunt.

De tekst staat meestal alleen op de rechterpagina; neem daarom de linkermar-

ge van deze pagina vrij ruim (zo’n 4 cm) zodat de tekst bij inbinden goed zicht-

baar blijft. Zorg ook voor ruime marges aan de bovenkant, waar het pagi-

nanummer staat en een eventuele herhaling van de hoofdstuktitel, en aan de

onderkant, waar een vaste voettekst kan staan. Houd ook de rechtermarge vrij

ruim, zodat er relatief korte regels ontstaan wat prettig is voor de leesbaarheid

en de lezer de mogelijkheid biedt ook in deze marge opmerkingen te plaatsen.

Het is beter geen gebruik te maken van de mogelijkheid de tekst ook rechts ‘uit

te lijnen’. Er ontstaan dan blokken tekst, veel afbrekingen en vaak ongewenst

grote spaties tussen de woorden. Alleen bij korte tekstblokjes, bijvoorbeeld in

een folder, is dit functioneel.

Besteed extra aandacht aan de verzorging van:

– de cover of omslag: de eerste indruk die de lezer krijgt. Zet de titel centraal in

een stevige, grote letter, een eventuele ondertitel iets kleiner en vermeld on-

deraan de auteur(s). Een inhoudelijk bij het rapport passende illustratie en

een goede kleurondersteuning verhogen de aantrekkelijkheid natuurlijk ook.


12

– de inhoudsopgave: de onmisbare wegwijzer voor de lezers. Zorg voor maxi-

male duidelijkheid door een ruime verdeling over de pagina(’s), gebruik veel

‘wit’, maak een goede en consequent toegepaste keuze ten aanzien van de di-

verse lettergroottes en controleer of de paginaverwijzingen duidelijk en cor-

rect zijn.

– de afbeeldingen: een verhoging van de toegankelijkheid. Vervang waar mo-

gelijk en gewenst stukken tekst door een figuur, een grafische weergave (bij

trends, ontwikkelingen, groeicijfers over een aantal jaren) of een tabel (alleen

bij het weergeven van cijfers). Zorg dat de belangrijkste informatie voor de

lezer goed zichtbaar is door het gekozen formaat en de invulling: de grootte

van de cijfers, de lijnen en goed van elkaar te onderscheiden kleuren. Zorg

dat de legenda duidelijk is: zijn het jaren, kilo’s, absolute getallen of percenta-

ges?

– de bijlagen: functioneel. Ontlast de hoofdtekst van je rapport door zaken die

voor het begrip niet direct van belang zijn maar wel ter inzage beschikbaar

moeten zijn, in de bijlagen te zetten. Selecteer ook de bijlagen kritisch: geen

prullenbak van overig of toevallig gevonden materiaal, maar functioneel

aansluitend op het rapport. Voorzie elke bijlage van een letter of cijfer, een

inhoudelijke titel, vermeld de bron en nummer de pagina’s aansluitend op

de hoofdtekst door. Zorg ervoor dat alle bijlagen goed leesbaar zijn.

2.2 Lettertype, lettergrootte en kleurgebruik

Het lettertype van de titel op de cover mag eventueel afwijken, maar kies verder

voor het hele rapport één lettertype. Welk type je kiest – bijvoorbeeld de klassie-

ke Times New Roman of de schreefloze Arial – is een kwestie van smaak, maar

neem niet een afwijkende en zeker geen lastig leesbare letter. Varieer in dit ene

lettertype verder alleen in lettergrootte, cursief, vet of onderstreept. Houd je –

tenzij jouw opleiding andere voorschriften hanteert – daarbij aan de richtlijnen

die hierna besproken worden.

2.2.1 Lettergrootte

De richtlijnen voor het gebruik van verschillende lettergroottes zijn als volgt:

– Zet de titels van hoofdstukken in een grote letter, bijvoorbeeld in lettergroot-

te 16.

– Zet de titels van paragrafen twee punten kleiner, bijvoorbeeld op 14 punten.

– Zet de titels van subparagrafen in dezelfde lettergrootte als de gewone tekst,

op 12 of minimaal 11 punten, maar cursief of vet.

– Kies voor de doorlopende tekst minimaal een lettergrootte van 11 maar bij

voorkeur 12 punten. Als de hoeveelheid pagina’s een opgegeven maximum


Vormgeving van het rapport 13

overschrijdt, heeft het geen zin om de tekst in de voor een lezer vermoeiende

lettergrootte 10 te zetten of om tabellen tot onleesbaar te verkleinen.

Bondiger formuleren, uitweidingen schrappen of gedeeltes naar de bijlagen

verplaatsen zijn betere oplossingen.

2.2.2 Cursief, vet en onderstreept

Wees terughoudend in het onderstrepen, cursief of vet zetten van woorden of

zinnen. Deze functies zijn geschikt om een bepaald signaal te geven of ergens

nadruk op te leggen,maar bij overmatig gebruik is het effect tegenovergesteld.

Gebruik vet in principe alleen in koppen.

Ten aanzien van cursiveren geldt:

– Cursiveer titels van boeken, tijdschriften, artikelen.

– Cursiveer woorden in een citaat die in de bron ook cursief staan.

– Cursiveer specifieke namen, vaktermen of woorden en uitdrukkingen in een

andere taal.

– Cursiveer – maar met mate – een woord waar je voor het begrip extra nadruk

op wilt leggen.

Voorbeeld

In Schrijfwijzer (Renkema, 2012) staat als voorbeeld van een buitenlandse

uitdrukking: en masse.

Letterlijke citaten moeten tussen (bij voorkeur) enkele aanhalingstekens staan

en worden niet gecursiveerd. Erachter komt natuurlijk de bronverwijzing, ook

als het een uitspraak betreft.

Voorbeeld

De bedrijfsleider was het daarmee eens: ‘Jouw onderzoek bewijst dat een

andere schapindeling meer omzet genereert.’(De Vries, 2014).

2.2.3 Kleurgebruik

Als je de mogelijkheid hebt, is het functioneel (!) gebruiken van kleuronder-

steuning zeer aan te raden. Let wel op de meerkosten bij het printen of druk-

ken, zeker bij grotere oplagen. Je kunt bijvoorbeeld de hoofdtitels in kleur zet-

ten om duidelijk aan te geven dat er een nieuw hoofdstuk begint. Vooral bij

figuren, bijvoorbeeld een grafische weergave van verschillende feiten, werkt

kleur als onderscheidend middel goed en is het vaak zelfs onmisbaar om de

verschillen aan te geven. Natuurlijk gebruik je geen plaatjes om je tekst ‘leuker’

te maken; houd het functioneel.


14

3 Taalgebruik in het rapport

Als schrijver ben je meestal zo gericht op de inhoud van het rapport, dat je snel

vergeet dat de lezer in eerste instantie wordt geconfronteerd met jouw taalge-

bruik: de stijl, formulering, woordkeus en vooral (en helaas vaak negatief) met

de spelling. Weken of maanden heb je zitten tikken en bij de bespreking of be-

oordeling zit een docent of opdrachtgever dan te ‘zeuren’ over al die taal- en

spelfouten. Dat is vervelend, maar realiseer je dat je rapport aan geloofwaardig-

heid en professionaliteit verliest als de lezer zich te vaak ergert aan onbeholpen

formuleringen of grote spelfouten. De spelling is maar één aspect van de ver-

eiste taalvaardigheid, maar deze moet wel 100% in orde zijn.

Beschouw taalgebruik en spelling daarom als een onderdeel van de presentatie

van je rapport. Studenten besteden vaak veel tijd en technisch vernuft aan een

vlekkeloze vormgeving en perfecte afbeeldingen; besteed echter consequent

even veel aandacht aan dit aspect.

Dit hoofdstuk is natuurlijk geen cursus ‘foutloos Nederlands schrijven’. Ten eer-

ste heeft iedereen daar al jarenlang les in gehad en ten tweede is alles altijd na

te lezen in de vele studieboeken op het gebied van communicatie en taalbe-

heersing. In Aanbevolen literatuur, websites en hulpmiddelen worden titels van

boeken en websites genoemd die je op dit terrein kunnen helpen.

Daarom zijn hier alleen die aspecten opgenomen waarvan de ervaring leert

dat studenten er vaak moeite mee hebben, fouten in maken of vragen over stel-

len. Eerst iets over stijl en lengte, dan adviezen om het rapport neutraal en za-

kelijk te formuleren, ten slotte enige adviezen over én waarschuwingen met be-

trekking tot de spelling.

3.1 Stijl en lengte

Stijl is een ruim begrip: het slaat zowel op iemands persoonlijke manier van

formuleren als op het soort taalgebruik dat past bij een bepaalde tekst voor een

bepaalde doelgroep.

Rapporten mogen tegenwoordig in een wat levendiger, minder formele stijl ge-

schreven worden dan vroeger. Het merkwaardige is echter dat juist minder er-

varen schrijvers vaak terugvallen op een plechtig en verouderd Nederlands,

wanneer zij zoiets gewichtigs als een zakelijke brief of een rapport moeten

schrijven. Dan staat er bijvoorbeeld: ‘In het onderhavige geval bieden de data

welke door de respondenten zijn verschaft, onvoldoende basis voor gefundeer-

de conclusies.’ Zo’n stijl bevordert de leesbaarheid zeker niet.

Eén goede stijl bestaat niet! De stijl waarvoor je kiest, moet je afstemmen op de


Taalgebruik in het rapport 15

lezers voor wie je schrijft, het onderwerp en het doel dat je hebt. Bij elke tekst

moet je een passend stijlregister kiezen: zakelijk en formeel óf juist levendig en

informeel, globaal óf exact, eenvoudig óf complex. Is het onderwerp al vrij

moeilijk, compenseer dit dan door een iets eenvoudiger taalgebruik te hante-

ren of een toelichting met een concreet voorbeeld te geven. Is het onderwerp

eenvoudig of voor lezers geschreven die al behoorlijk op de hoogte zijn van een

bepaald vakgebied, dan kun je veel bondiger formuleren. Beschrijf je een alge-

meen idee, dan houd je het globaal, bevat je rapport echter een concreet on-

derzoek, dan zul je exact moeten zijn. Kortom, schrijf niet alleen vanuit je eigen

smaak of opvattingen, maar richt je op de lezers.

Aandachtspunten bij de te hanteren stijl zijn de volgende:

– Houd aldoor de mogelijke lezers in gedachten. Zij bepalen welke stijl je moet

hanteren en hoe ver je kunt gaan met bepaalde (vaktechnische) begrippen

en minder bekende woorden.

– Schrijf bij voorkeur in de neutrale derde persoon en doe dit consequent.

– Vermijd vage aanduidingen zoals meer (dan wat?), duur (vergeleken waar-

mee?) en fors (wat vind jij een forse groei?). Wees exact en concreet waar dat

mogelijk en gewenst is.

– Houd de tekst voor de lezer aantrekkelijk door korte en (niet té) lange zinnen

af te wisselen en varieer in woordgebruik. Bespreek je bijvoorbeeld een be-

paald product of begrip, herhaal dan niet voortdurend de benaming maar

gebruik – als het duidelijk genoeg is – een verwijzend woord als dit of deze of

een synoniem.

– Schrijf zo veel mogelijk in de bedrijvende (actieve) vorm. Dat wil zeggen dat

je waar mogelijk de lijdende (passieve) vorm, met de werkwoordsvormen

worden of zijn, vermijdt. Bijvoorbeeld: De zin ‘Deze opvatting wordt helaas

niet door de directeur gedeeld en het voorstel is door haar afgewezen.’ kun je

vervangen door: ‘De directeur deelt deze opvatting helaas niet en zij heeft

het voorstel afgewezen.’ De tweede zin is korter en beter leesbaar.

– Formuleer, waar dat kan, positief door zo weinig mogelijk ontkenningen te ge-

bruiken. Vervang bijvoorbeeld ‘Het is niet ondenkbaar’ door: ‘Het is mogelijk’.

– Geef waar mogelijk een concreet voorbeeld, als illustratie van een theore-

tisch gedeelte.

– Controleer en blijf je tekst controleren op type- en spelfouten. Een paar klei-

ne fouten in een fors rapport zal niemand je kwalijk nemen (ze staan onge-

twijfeld ook in dit boekje …) maar als lezers voortdurend struikelen over

spelfouten (en zeker de eeuwige fouten in de d’s en t’s bij de werkwoorden),

gaan zij zich ergeren en dit ondergraaft het professionele imago dat je met je

rapport wilt tonen.


16

Naast structuur, stijl, spelling en lay-out is de lengte van de tekst van groot be-

lang voor de leesbaarheid. Over het algemeen zijn rapporten veel te omvang-

rijk. Het lijkt heel ijverig om het opgegeven maximum van bijvoorbeeld dertig

pagina’s flink te overschrijden maar noch je docenten/beoordelaars, noch je

opdrachtgevers in het bedrijfsleven stellen dit op prijs. Dit betekent natuurlijk

niet dat je in je rapport allerlei relevante informatie moet weglaten (‘Het moest

toch kort zijn?’) maar wel dat je voortdurend een goede afweging moet maken

of een bepaald onderdeel, een uitweiding of een voorbeeld écht noodzakelijk is

voor de lezer in relatie tot het doel van je tekst, of dat je het beter in een bijlage

kunt zetten of zelfs beter kunt weglaten.

3.2 Voornaamwoorden

Het zijn maar kleine woordjes, maar ze hebben grote gevolgen voor de al dan

niet professionele ‘toon’ van het rapport: de persoonlijke voornaamwoorden

(zoals ik, hij, u) en de bezittelijke voornaamwoorden (zoals mijn, zijn, uw).

In het algemeen wordt geadviseerd een zakelijk rapport geheel in de neutrale,

zakelijke, derde persoon te schrijven. Jouw naam staat op de cover en titelpagi-

na van het rapport en dit betekent al dat alles vanuit jouw standpunt verteld

wordt, dat het jouw analyse, jouw onderzoek is en dat jij er verantwoordelijk

voor bent. Formuleringen als ‘naar mijn mening’ of ‘uit ons onderzoek blijkt’

en ‘volgens ons’ zijn dan ook overbodig. De derde persoon is stelliger en zake-

lijker; als de beoordelaar het ergens niet mee eens is, hoor je het wel, maar jij

ziet het zó! Voordeel is ook dat het leidt tot bondiger formuleringen.

Naast dit eerste principe zijn er enige andere aspecten bij deze woordjes van

belang; deze volgen hierna per persoon. Bij elk onderdeel volgen voorbeelden

van hoe je met een iets andere formulering de valkuil van onzakelijk taalge-

bruik kunt vermijden.

3.2.1 De eerste persoon

De eerste persoon enkelvoud of meervoud kan alleen met de voornaamwoor-

den ik, mij, me, mijn en wij, ons, onze worden gevormd. Logisch gevolg van het

hiervoor genoemde advies in de derde persoon te schrijven is dat in een zakelijk

rapport deze voornaamwoorden niet voorkomen.



fout goed

Uit de door mij gehouden interviews

bleek dat (...)

Uit de interviews (bijlage 4, p. 34) bleek

dat (...)

Wij moesten een onderzoek doen naar

(...)

Dit rapport bevat het verslag van een on-

derzoek naar (...)

Naar mijn mening levert dit geen nieuwe

klanten op.

Deze strategie levert geen nieuwe klanten

op

Vermijd ook de volgende, helaas veel gebruikte, formulering: ‘Als we kijken

naar de inkomsten in figuur 3.4, blijken zij in 2013 gedaald te zijn.’ Onlogisch

want als we niet kijken, zijn ze ook gedaald. Schrijf daarom: ‘Zoals blijkt uit fi-

guur 3.4 zijn de inkomsten in 2013 gedaald.’

3.2.2 De tweede persoon

Met de tweede persoon enkelvoud of meervoud spreek je feitelijk de lezer aan

en ook dat is in een zakelijk rapport ongewenst of op z’n minst ongebruikelijk.

Ook de tweede persoon kan alleen gevormd worden met gebruik van voor-

naamwoorden, namelijk jij, je en jouw, u en uw (geen hoofdletter) en jullie.

Deze voornaamwoorden horen in een zakelijk rapport dus evenmin voor te ko-

men. Vermijd ook het woordje je in de algemene betekenis van men.

fout goed

In de bijlagen kunt u lezen waar deze cij-

fers op gebaseerd zijn.

In Bijlage 3 (p. 45) staat de verantwoor-

ding van deze cijfers.

Je moet dan eerst weten of (...) Eerst moet bekend zijn of (...)

Je moet hierin dan wel eerst investeren. Het bedrijf moet hierin dan wel eerst in-

vesteren.

3.2.3 Twee uitzonderingen

In een eventueel voorwoord én in het deel van een stageverslag waarin jij je ei-

gen werkzaamheden en functioneren evalueert, is het gebruik van de tweede,

respectievelijk eerste persoon toegestaan.

Een voorwoord kun je meestal beter weglaten, maar als je toch er een wilt toevoe-

gen, is het gebruik van ik en u wel correct omdat het een persoonlijk gedeelte is.

Een voorbeeld is dat je iemand wilt bedanken: ‘Ik heb hierbij veel steun ontvangen


18

van (…)’ of met enige zinnen het rapport aan de lezer aanbiedt: ‘Ik hoop dat u

met dit rapport voldoende informatie hebt om de organisatie te verbeteren.’

Het stagerapport (over een voor je stagebedrijf uitgevoerd onderzoek) schrijf je

in de neutrale derde persoon, maar in het stageverslag (voor de beoordeling

door je begeleider van je opleiding) is er een evaluatief gedeelte waarin je moet

aangeven hoe jijzelf gefunctioneerd hebt en dan ontkom je niet aan de ik-vorm.

De lijdende vorm als: ‘De stage werd als zeer leerzaam ervaren’ terwijl je het

over jezelf hebt, is dan nogal merkwaardig. ‘Ik vond de stage zeer leerzaam’ is

correct. Anderzijds is het voortdurend gebruik van ik in een stageverslag ook af

te raden, maar dat is met een iets andere formulering te voorkomen.

minder gewenst beter

Eerst zal ik iets vertellen over de jaarre-

keningen, dan beschrijf ik wat ik gedaan

heb en ten slotte zal ik de (…)

Eerst komen de jaarrekeningen aan de

orde, daarna de door mij verrichte werk-

zaamheden en ten slotte de (...)

Ik merkte dat mijn kennis van dit pro-

gramma onvoldoende was en ik heb toen

meneer van der Valk gevraagd hoe ik het

doen moest en hij (...)

Mijn kennis van dit programma schoot te-

kort maar de heer Van der Valk bleek be-

reid het mij te leren.

3.2.4 De derde persoon

Met de derde persoon spreken en schrijven wij over personen, zaken, voorwer-

pen, gebeurtenissen en ideeën.

Dat kan met de persoonlijke en bezittelijke voornaamwoorden hij, zij, het, hem,

haar, zijn, hun en hen maar ook én vooral met alle woorden die onderwerp van

een zin kunnen zijn, zoals: het bedrijf, de directeur, dit, de consumenten, ie-

mand, wie, de economische situatie, de concurrent, enzovoort.

Het is logisch dat in zakelijke teksten de derde persoon het meest of uitsluitend

gebruikt wordt. In een persoonlijk essay met een duidelijk eigen standpunt zal

de ik-vorm nog wel voorkomen, maar in een zakelijk rapport of scriptie verdient

deze derde persoon absoluut de voorkeur.

Schrijf vanaf het allereerste begin in de derde persoon en controleer of je niet la-

ter weer bent teruggevallen in de eerste of tweede. Je zult zien dat je tekst er

overtuigender en bondiger door wordt.

Probeer wel te variëren door bijvoorbeeld een bepaalde bedrijfsnaam niet aldoor

te gebruiken maar deze, waar er geen misverstand kan optreden, te vervangen

door een verwijzend woord als dit, deze, het, zij. Het is irritant om de naam van

een product of een organisatie op elke bladzijde tien keer te moeten lezen.



Gebruik nooit de betrekkelijke voornaamwoorden welke en welk; zij zijn té for-

meel en ouderwets; die en dat of deze en dit (bij terugverwijzingen) zijn correct.

Vermijd ook de veel gemaakte fout zij en haar (vrouwelijk enkelvoud) te ge-

bruiken als je verwijst naar een bedrijf of een algemeen zelfstandig naam-

woord, zoals de consument. Als het niet overduidelijk is dat er een vrouw wordt

bedoeld, kies dan voor het neutrale het of hij met het bezittelijk voornaam-

woord zijn. Over het algemeen weten we niet meer of een woord grammaticaal

vrouwelijk of mannelijk is en hoewel dat in een woordenboek is op te zoeken,

mag je tegenwoordig de neutraal bedoelde aanduiding hij of het (bij onzijdige

woorden) en zijn gebruiken.

Bedrijven zijn grammaticaal noch mannelijk, noch vrouwelijk. Correct is dan

ook van onzijdig uit te gaan waar de woorden het en (bezittelijk) zijn bij horen.

Let dus op de correcte verwijzing. Als je schrijft over ‘een bedrijf’ moet je daar-

naar verwijzen als ‘het’ met het bezittelijk voornaamwoord ‘zijn’ en het betrek-

kelijk voornaamwoord ‘dat’ (want het is: het bedrijf ).

Voorbeelden

– De moderne consument heeft zijn koopgedrag aangepast.

– Het sterk groeiende Unilever wil een voorloper zijn op het gebied van

verantwoord ondernemen.

– Shell heeft voor zijn werknemers een goede regeling getroffen

– Dit is een bedrijf dat er goed in slaagt zijn werknemers te motiveren.

Veel studenten kiezen – onder invloed van de richtlijn de eerste en tweede per-

soon niet te gebruiken – voor de uitweg van de lijdende vorm (door toevoeging

van een vorm van de werkwoorden worden of zijn). Dit is correct als je iets in

het algemeen wilt beweren, zoals: ‘In Nederland wordt dit nog niet geaccep-

teerd.’ Gebruik deze vorm echter niet te vaak; het leest minder plezierig en het

leidt tot langere zinnen. Meestal kun je de lijdende vorm omzeilen door een

iets andere formulering te kiezen.

minder gewenst beter

Vervolgens werd door de heren Jansen

en Pietersen een onderzoek verricht en

daaruit werden door hen de volgende

conclusies getrokken: (...)

Eerst wordt besproken wat de directe

gevolgen zijn.

De heren Jansen en Pietersen verrichtten

vervolgens een onderzoek en zij conclu-

deerden dat (...)

Eerst komen de directe gevolgen aan bod.


20

3.3 Spelling

Dé bron van problemen voor de schrijver en ergernis en kritiek bij de lezer: de

spelling! Spelfouten springen bij de lezer helaas het eerst in het oog. Het is be-

wezen dat ze de leessnelheid vertragen én ze doen afbreuk aan de geloofwaar-

digheid, de professionaliteit van het rapport. Genoeg reden om hieraan tot in

de laatste fase van het schrijven aandacht te besteden.

Spelfouten ontstaan niet zozeer door kleine vergissingen (een enkele fout zal

overigens niemand je kwalijk nemen), maar helaas vooral door gebrek aan ken-

nis van de regels. Ook al heeft iedereen er vanaf de basisschool les in gehad,

voor veel Nederlanders (jong en oud) blijft de spelling een struikelblok, vooral

de spelling van de werkwoordsvormen.

Deze regels worden hier natuurlijk niet behandeld. Ze zijn allemaal op te

zoeken in school- en studieboeken, in woordenboeken en in aparte publicaties

over spelling. Op internet staan ook vele sites met uitleg en oefeningen.

Raadpleeg hiervoor achter in dit boekje de titels in Aanbevolen literatuur,

websites en hulpmiddelen. In dit boek wordt alleen ingegaan op enige valkuilen

waarvan de ervaring leert dat veel schrijvers erin vallen: eerst iets over de

spelling van ‘gewone’ woorden – ook in relatie tot de spellingcorrector – en dan

enige waarschuwingen tegen de meest gemaakte fouten in de werkwoords-

vormen.

3.3.1 Algemene woorden en de spellingcorrector

Met enige inspanning zijn spelfouten in woorden met een vaste spelling te

voorkomen. Maak er een vaste gewoonte van elk woord waarbij je maar even

twijfelt aan de juiste spelling, op te zoeken. Een actueel en betrouwbaar woor-

denboek, een spellinggids en de spellingcorrector staan alle tot je beschikking.

Twijfel dus vaak en controleer.

Meestal spel je uitgaande van een bepaald ‘woordbeeld’ in je hoofd en daar is

niets mis mee. Bij zogenaamde moeilijke woorden zul je het voornemen de

spelling even te controleren ook eerder in daden omzetten. Het probleem ont-

staat echter wanneer je niet aarzelt en je door een verkeerd woordbeeld een

spelfout maakt. Veel schrijvers negeren dan zelfs het waarschuwende rode

streepje van de spellingcorrector. Als demonstratie en waarschuwing volgt hier-

na een kleine selectie van woorden die ook door meestal correct spellende

Nederlanders toch vaak fout geschreven worden.



fout correct fout correct

barbeque barbecue copie kopie

burgelijk burgerlijk geïntresseerd geïnteresseerd

bureau’s bureaus intervieuw interview

café’s cafés onmiddelijk onmiddellijk

carriëre carrière orgineel origineel

commerciëel commercieel uitwijding uitweiding

Nu zet de spellingcorrector onder de meeste fout gespelde woorden een rood

streepje en dit hulpmiddel is zeker een prima voorziening die het aantal type-

en spelfouten in rapporten absoluut verminderd heeft. Maar bijvoorbeeld uit-

wijding (met een ij) vindt de corrector ook goed, terwijl het in de betekenis van

‘ breedvoerige bespreking’ echt met ei is. Er blijkt namelijk nog een verouderd

werkwoord uitwijden te bestaan in de betekenis wijder maken ... en dus krijgt

deze fout geen streepje.

Het gevaar van dit hulpmiddel is dat er te vaak blindelings op vertrouwd wordt.

Bedenk aldoor dat de corrector niet kan spellen maar alleen kan vaststellen of

een door jou getypt woord ook voorkomt in zijn bestand. Als dit het geval is,

komt er geen waarschuwing maar kan het woord toch fout gespeld zijn. Het

correctieprogramma weet nu eenmaal niet of je moet of moed bedoelt, zo’n of

zoon, ligt of licht, lijden of leiden of Leiden, spellen of spelen. Een uiterst pijnlijke

fout in een bedrijfsbrochure was eens dat de directeur niet werd vermeld als de

heer Pietersen, maar als de hoer Pietersen. Het scheelt maar één letter. De cor-

rector vond het goed Nederlands, de directeur was minder blij en de tekst-

schrijver kon naar zijn geld fluiten. Houd moed! (die scriptie komt ooit af) óf

Hout moet! (zou een slogan kunnen zijn in de houtverwerkende industrie) kun-

nen beide voorkomen.

Zorg ervoor dat je een actuele en betrouwbare spellingcorrector hebt geïnstal-

leerd en activeer deze op de gewenste taal. Houd je verstand erbij, blijf contro-

leren en bij de geringste twijfel: zoek het op en in een al dan niet digitaal, maar

vooral betrouwbaar woordenboek. Bedenk dat de spellingcorrector absoluut

ongeschikt is om de werkwoordsvormen te controleren: houdt, houd of hout?

Bestede of besteedde? Beleefd of beleeft? Daarover iets meer in de volgende sub-

paragraaf.


Een goed rapport

Documents

Transcript of Een goed rapport