Een goed verhaal - Gerritsen

7/23/2019 Een goed verhaal - Gerritsen

1/20

Een goed verhaalpresenteren, praten, pleiten

Susanne Gerritsen


2/20

Eerste oplage december

Tweede oplage september

Uitgegeven door: Uitgeverij Nieuwezijds, Amsterdam

Zetwerk: CeevanWee, Amsterdam

Omslagontwerp: Marjo Starink, Amsterdam

Illustratie omslag en figuren binnenwerk: Mariet Numan

Copyright , , Susanne Gerritsen

Bij de productie van dit boek is gebruikgemaakt van papier dat het keur-

merk van de Forest Stewardship Counsil (FSC) mag dragen. Bij dit papier

is het zeker dat de productie niet tot bosvernietiging heeft geleid.

Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar ge-

maakt door middel van druk, fotokopie, microfilm, geluidsband, elektro-

nisch of op welke andere wijze ook en evenmin in een retrieval system

worden opgeslagen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de

uitgever.

Hoewel dit boek met veel zorg is samengesteld, aanvaarden schrijver(s)

noch uitgever enige aansprakelijkheid voor schade ontstaan door eventue-

le fouten en/of onvolkomenheden in dit boek.


3/20

Voorwoord

Dit boek is de opvolger vanEen goed gesprek

(

), dat zoals de titelal aangeeft over gespreksvaardigheden ging. Dit boek gaat daar ook

over, maar het gaat daarnaast over presenteren en pleiten (anderen

overtuigen). Al twintig jaar geef ik colleges en trainingen op het ge-

bied van mondelinge vaardigheden aan studenten en professionals.

Van de ervaringen die ik daarbij heb opgedaan, heb ik vooral zelf

veel bijgeleerd. Die ervaringen uit de praktijk zorgen voor een her-

kenbaar geheel, de theorie kreeg meer kleur en is meer dan ooit di-rect toepasbaar.

Mijn collegas Yolanda Mante, Elisabeth Martens en Anne Marie

Smit wil ik graag bedanken voor de vele gesprekken over mondelin-

ge vaardigheden. Heel veel dank ook aan Erik, Christa en Sophia

voor alle gesprekken waar het echt om gaat in het leven.

Op de eerste druk zijn veel reacties gekomen. Sommige onder-

werpen riepen kritische vragen op: Is het wel altijd zo dat een langepauze in een gesprek op een probleem duidt?. Andere onderwerpen

inspireerden lezers om zelf dingen uit te proberen. Een mevrouw

vertelde dat zij als attentumbij haar presentatie een groot gordijn

voor zich omhoog had gehouden waarachter zij vandaan kwam om

te spreken. Ze wilde daarmee onderstrepen dat de organisatie waar-

voor zij de presentatie hield voor de buitenwereld zichtbaarder

moest worden. Een prima attentum! Hopelijk zal ook deze tweededruk weer veel lezers prikkelen en uitnodigen tot experimenteren.


4/20


5/20

Inhoud

Inleiding

Een presentatie houden

De toegevoegde waarde van mondeling presenteren

De voorbereiding

Een eerste plan

De uitwerking van het plan

De invulling PowerPoint-dias maken

De presentatie oefenen

De presentatie

Zenuwen beheersen

Een goede uitvoering

Lichaamstaal en stemgebruik

Vragen na afloop Andere literatuur over de besproken onderwerpen

Een gesprek voeren

Algemene gespreksprincipes

Het samenwerkingsbeginsel en de conversationale stelregels

Indirectheid, implicietheid en face

Beurtwisseling en scripts Nuttige gespreksvaardigheden

Het interpreteren van lichaamstaal

Actief luisteren

Omgaan met weerstand


6/20

Slecht nieuws brengen

Andere literatuur over de besproken onderwerpen

Pleiten: overtuigen in presentaties en gesprekken

Argumentatie

Onderscheidende kenmerken van argumentatie

Opvattingen over argumentatie

De begrijpelijkheid van argumentatie

Begrijpelijkheid

Soorten standpunten en bijbehorende argumenten

De herkomst van de argumenten

Begrijpelijk argumenteren met de argumentatiestructuur

De aanvaardbaarheid van argumentatie

Het argumentatieschema

Drogredenen

Adviezen voor de argumentatie in presentaties en

gesprekken Argumenteren in presentaties

Argumenteren in gesprekken

Andere literatuur over de besproken onderwerpen

Index


7/20

1

Inleiding

Dit boek gaat over mondelinge vaardigheden, een veelomvattendbegrip. Drie vaardigheden staan centraal: een presentatie geven, een

gesprek voeren en pleiten in de zin van anderen overtuigen. Deze

vaardigheden spelen tegenwoordig een belangrijke rol. Het leren

beheersen van minstens een ervan komt in vrijwel elke hbo-, univer-

sitaire of postdoctorale opleiding aan bod en ook op de werkplek

zijn mondelinge vaardigheden belangrijk. Veel mensen moeten op

hun werk presentaties geven en ergens voor pleiten, en gesprekkenvoeren is onderdeel van vrijwel elke baan.

Iedereen die beter wil presenteren, goed gesprekken wil kunnen

voeren of anderen mondeling wil kunnen overtuigen, heeft iets aan

dit boek. Het is echter specifiek bedoeld voor studenten en profes-

sionals mensen die beroepsmatig met mondelinge vaardigheden

bezig zijn. Het boek is bruikbaar voor elke professional, maar demeeste voorbeelden die aan bod komen, zijn in ruime zin ontleend

aan economische en juridische werksituaties van managers, be-

drijfskundigen, ambtenaren, consultants, controllers, auditors, fi-

nancieel planners, juridisch medewerkers, advocaten, officieren van

justitie en rechters. Daarnaast worden er voorbeelden aangehaald

waarin artsen, verpleegkundigen, technici en psychologen optre-

den.

De inhoud van dit boek is een combinatie van theoretische inzich-

ten en ervaring uit de praktijk; de theoretische inzichten vormen

daarbij de basis. Er zijn veel boeken, opvattingen, trainingen en cur-


8/20

sussen over mondelinge vaardigheden, maar die zijn lang niet altijd

gebaseerd op gedegen theorie. Dit boek is dat wel. De theorie komt

op systematische wijze aan bod en wordt afgewisseld met concrete

voorbeelden en adviezen en met anekdotes en ervaringen uit mijn

werkpraktijk. Uiteraard wijs ik ook op valkuilen en fouten, en geef

ik aan hoe je die kunt voorkomen. Omdat de nadruk allereerst ligt

op de praktische toepassing en bruikbaarheid van de theorie en niet

op de theoretische onderbouwing, noem ik in de lopende tekst geen

bronnen voor de theorie die aan bod komt. Verwijzingen naar lite-

ratuur over de behandelde theorie zijn te vinden aan het eind vanelk hoofdstuk.

De opzet van het boek is als volgt: hoofdstuk gaat over het houden

van een presentatie. Aan bod komen de planning, de voorbereidin-

gen, de invulling van het betoog, het gebruik van PowerPoint, de

zenuwen vooraf en tijdens het presenteren, het belang van lichaams-

taal en je stem, het houden van de presentatie zelf en het beantwoor-den van vragen na afloop.

Hoofdstuk gaat over het voeren van gesprekken. Eerst bespreek

ik verschillende theoretische concepten die de basis vormen van

kennis over gespreksvoering: het zogenaamde samenwerkingsbe-

ginsel (dat betrekking heeft op doelen in een gesprek), het concept

face(dat betrekking heeft op het aanzien en de status van de ge-

spreksdeelnemers), implicietheid en indirectheid (prominent in ie-der gesprek), het wisselen van de gespreksbeurten (wat het gesprek

systematiek geeft) en het idee van scripts (vaste situaties die de ge-

spreksinhoud bepalen en die we moeten kennen). Na de theoreti-

sche concepten komt een aantal concrete gespreksvaardigheden aan

bod. We bespreken hoe je lichaamstaal als signaal kunt interprete-

ren, hoe je beter namelijk actief kunt luisteren en hoe je kunt

omgaan met weerstand wat te doen als mensen niet willen wat jijwilt? Daarnaast bespreek ik tips voor en valkuilen bij het brengen

van slecht nieuws in een gesprek.

Het laatste hoofdstuk, hoofdstuk , bespreekt een mondelinge

vaardigheid die de voorgaande twee overkoepelt: pleiten, ofwel an-


9/20

deren ergens van overtuigen. Pleiten is overkoepelend omdat je het

zowel in een presentatie als in een gesprek kunt doen. Argumentatie

staat centraal in dit hoofdstuk, omdat dit de essentie is van anderen

overtuigen. We bekijken hoe je argumentatie kunt herkennen en

welke opvattingen er zijn over argumentatie: is argumentatie bij-

voorbeeld retorica of niet? Ook komt aan bod hoe je voor anderen

begrijpelijk kunt argumenteren. In dat licht bespreken we wat voor

soort standpunten er zijn en hoe die verschillen, waar je je argumen-

ten vandaan kunt halen en hoe je voorkomt dat je argumenten een

brij worden. Daarnaast bespreken we wat goede argumenten zijnen hoe je dat kunt beoordelen. Hoofdstuk eindigt met een over-

zicht van adviezen voor het argumenteren in presentaties en ge-

sprekken.


10/20

2

Een presentatie houden

Er zijn veel situaties waarin presentaties worden gehouden, bij veelstudies en opleidingen bijvoorbeeld, en op de werkvloer. Bij oplei-

dingen is presenteren soms een doel op zich, omdat studenten moe-

ten leren hoe het moet. Bij bijna alle hbo- en academische opleidin-

gen maakt presenteren dan ook onderdeel uit van de leerdoelen.

Vaak krijg je vooraf wat instructies en achteraf feedback. Soms moe-

ten studenten presenteren als werkvorm tijdens colleges; ze moeten

dan de lesstof verwerken en toelichten in de vorm van een presenta-tie.

Op de werkvloer zijn presentaties, vooral sinds de komst van

PowerPoint, de manier om informatie snel over te brengen. In het

bedrijfsleven blijven toelichtingen op papier soms zelfs helemaal

achterwege. Juristen moeten presenteren voor de rechtbank, op

kantoor, op vakbijeenkomsten of op congressen. Economen en ma-

nagers moeten presenteren tijdens werkbesprekingen en vergade-ringen, tijdens sessies met klanten of overleg met het management.

Over het houden van presentaties in dergelijke situaties gaat dit

hoofdstuk. We bespreken daarbij vooral informerende presentaties,

waarbij het doel is het publiek over een bepaald onderwerp te infor-

meren, niet om ze ergens van te overtuigen. Er zijn ook presentaties

die erop gericht zijn het publiek te overtuigen: zogenaamde beto-

gende presentaties die argumentatie bevatten. Betogende presenta-ties komen apart aan bod in hoofdstuk Pleiten: overtuigen in pre-

sentaties en gesprekken.


11/20

De toegevoegde waarde van mondeling presenteren

Veel sprekers vinden het geen lolletje om een verhaal te houden voor

een groep mensen die je aan zit te staren. Waarom al die moeite?

Wat is het doel van presenteren? Kan het management niet net zo

goed een A-tje krijgen en dat in eigen tempo lezen? Blijkbaar heeft

het mondeling presenteren een toegevoegde waarde, anders gebeur-

de het niet zo veel. Het is een interessante vraag wat die toegevoegde

waarde is, want dat bepaalt mede het succes van een presentatie. In

tabel.

vind je de belangrijkste vijf verschillen tussen mondelingeen schriftelijke presentaties.

Tabel.: Verschillen tussen schriftelijk en mondeling presenteren

De toegevoegde waarde van een presentatie is gelegen in een combi-

natie van de vijf aspecten uit tabel .. Een presentatie is om te be-ginnen korter, en dus kost een presentatie het publiek minder tijd

dan een uiteenzetting op papier. Daarnaast is een presentatie min-

der gedetailleerd en dus minder complex om te volgen. Verder is de

verwerkingstijd bij een presentatie korter, het publiek begrijpt rela-

tief snel waar het om gaat. Ook is de amusementswaarde van een

presentatie hoger, de meeste mensen vinden het leuk om iemand te

zien spreken en om naar een PowerPoint-presentatie te kijken vaak leuker dan een rapport lezen. Ten slotte is de mate van interac-

tie, het contact tussen de betrokkenen, een belangrijk verschil. Bij

een presentatie is er direct contact met degene die het verhaal ver-

telt: men kan de spreker zien en aankijken, en na afloop vragen stel-

Lengte

GedetailleerdheidVerwerkingstijd

Amusementswaarde

Interactie

Schriftelijke presentatie

Lang

GrootLang

Lang

Nee

Mondelinge presentatie

Kort

GeringKort

Redelijk hoog

Ja


12/20

len. Dat geeft een extra dimensie aan de inhoud van een verhaal. Bij

een schriftelijke tekst is er afstand in tijd en plaats tussen de schrijver

en de lezers. Deze vijf verschillen verklaren waarom presentaties in

sommige situaties zinvol zijn.

Een presentatie heeft echter ook bepaalde beperkingen. Die komen

vooral aan het licht als we een presentatie vergelijken met een ge-

sprek tussen twee mensen. Het gaat om het verschil tussen een mo-

noloog (presentatie) en een dialoog (gesprek). In een monoloog is

alleen de spreker aan het woord en hij praat als enige, het publiekluistert en kijkt alleen. In een gesprek zijn twee of meer mensen aan

het woord, zij wisselen elkaar af en leveren beiden input. De betrok-

kenen kunnen direct merken hoe hun opmerkingen worden gen-

terpreteerd en gewaardeerd, want ze krijgen direct een reactie. Het

succes van een gesprek is meestal afhankelijk van alle betrokkenen

en niet van n bepaalde gespreksdeelnemer. Bij een presentatie is

dat anders, daar moet alles worden gedaan door de spreker. Er is welinteractie, zoals zojuist besproken, maar die is niet zo intensief als in

een gesprek. De interactie bij een presentatie is implicieter en een-

zijdiger; de spreker moet contact leggen met het publiek om het te

bereiken, maar hij kan niet zo ver gaan dat er echt een gesprek ont-

staat. Dat past niet bij een presentatie.

Sommige sprekers vinden dit vervelend. Ze voelen zich niet pret-

tig bij een monoloog en delen liever de verantwoordelijkheid; zeproberen het publiek aan de praat te krijgen en de rollen om te

draaien. Ze stellen bijvoorbeeld vragen en hopen dat er een ant-

woord komt of gaan op een andere manier met het publiek in ge-

sprek: Nou, dit was mijn verhaal en nu wil ik graag jullie mening

horen meestal gevolgd door een stilte. Het publiek reageert vaak

ongemakkelijk als een spreker uit zijn monoloog stapt en expliciet

om een bijdrage van het publiek vraagt, omdat dan het verwach-tingspatroon van het publiek verstoord wordt. Toehoorders ver-

wachten dat de spreker het werk gaat doen en dat zij slechts hoeven

te luisteren.

Een belangrijke beperking van een mondelinge presentatie is dus


13/20

dat de interactie maar n richting kan en mag uitgaan. Daar is niets

aan te doen en je moet het vooral niet veranderen als spreker je

zult je in de presentatie alleen moeten redden. Voor sommige men-

sen is dat wennen, vooral als je je prettiger voelt bij een dialoog. Het

is een kwestie van leren met welke middelen je contact met mensen

maakt zonder dat zij iets terug hoeven te zeggen.

Wat is een goede presentatie? Aan de ene kant is heel duidelijk wat

een spreker moet doen om succesvol te zijn; de technieken en vereis-

ten die daarvoor nodig zijn, worden in dit boek besproken. Aan deandere kant leert de praktijk dat goed presenteren op veel verschil-

lende manieren kan. Dit komt omdat een presentatie altijd een

combinatie is van enerzijds het gebruik van presentatietechnieken

(een leuk begin, een heldere opbouw, adequate dias, enzovoort) en

anderzijds de persoonlijkheid en het gedrag van de spreker. De mix

die hieruit ontstaat, is per definitie uniek en dat maakt presentaties

nou juist zo boeiend. In die zin is het lastig te zeggen wat een goedepresentatie is en hoe je het moet doen: vele wegen leiden naar Ro-

me.

Toch is in algemene termen wel te zeggen wanneer een presenta-

tie succesvol is: een succesvolle presentatie heeft veel impact op het

publiek. De presentatie bereikt de luisteraars en doet hen iets. Veel

impact hebben betekent dat luisteraars het verhaal goed onthou-

den. Als ze het na afloop adequaat kunnen navertellen, heeft despreker een grote impact gehad op het geheugen van de luisteraars.

Er is ook sprake van veel impact als het publiek na afloop reageert

met vragen. Het is meestal geen goed teken als er helemaal geen vra-

gen zijn. Als er geen vragen worden gesteld, betekent dat niet dat

het allemaal volkomen duidelijk was, dat zegt men alleen maar om

aardig te zijn. Geen vragen betekent geen impact: de spreker heeft

zijn doel niet bereikt en de luisteraars hebben weinig aan de presen-tatie gehad.

Als een presentatie impact heeft, kunnen informatieve of kriti-

sche reacties het gevolg zijn. Een luisteraar kan een informatieve

vraag stellen omdat hij het verhaal beter wil begrijpen, of hij kan het


14/20

oneens zijn met de spreker en diens argumenten aanvallen (meer

over argumentatie in hoofdstuk ). Beginnende sprekers raken soms

uit balans bij kritische vragen, ze voelen zich dan aangevallen en

worden onzeker. Die houding is echter verkeerd, want bij kritiek

heeft de presentatie in elk geval een duidelijk effect je hebt de

mensen aan het denken gezet en op meer mag je niet hopen. Van

een publiek dat het vooraf niet met je eens was, zul je na afloop

nooit volledige instemming krijgen, zo werken overtuigingsproces-

sen niet. Mensen willen eerst zelf kritisch nadenken en weten hoe

het zit voor ze een definitieve mening vormen. Natuurlijk probeer jeals spreker wel de luisteraars zo veel mogelijk in jouw kamp te krij-

gen, en je moet in ieder geval geen weerstand oproepen, maar kriti-

sche vragen hoeven op zich geen slecht teken te zijn.

De spreker moet dus zorgen dat hij zo veel mogelijk impact heeft

op het publiek, zodat het publiek het verhaal kan begrijpen, verwer-

ken in het geheugen en gebruiken om over na te denken. Die im-

pact kan op allerlei manieren tot stand komen: de een praat lekkervlot door en de ander praat juist heerlijk rustig, de een friemelt aan

zijn haar en de ander wipt van het ene op het andere been. Hoe je

het doet, maakt niet uit zodra er impact is, heb je het als spreker

goed gedaan.

In het vervolg van dit hoofdstuk bespreken we wat er komt kij-

ken bij het houden van een presentatie. We beginnen bij de voorbe-

reiding.

De voorbereiding

De eerste fase in het proces van het houden van een presentatie is de

voorbereiding: vanaf het eerste moment dat je weet dat je moet gaan

presenteren tot het moment dat de presentatie gaat beginnen.


15/20

Een eerste plan

Stel, je bent student, begint aan een nieuw vak en bij het eerste col-

lege hoor je dat je over drie weken een presentatie moet geven. Of je

bent auditor en hebt net een audit afgerond en nu vraagt het ma-

nagement of je je bevindingen volgende week wilt presenteren. Of

je bent consultant en jij en een concurrent moeten voor een potenti-

le nieuwe opdrachtgever ideen voor een nieuwe opdracht presen-

teren; degene die het best voor de dag komt, krijgt de opdracht.

Als je hoort dat je moet gaan presenteren, hoef je niet direct aande voorbereidingen te beginnen als je ruim de tijd hebt. Toch is dit

moment wel erg belangrijk, want je moet proberen nu al zo veel mo-

gelijk informatie te krijgen over de situatie waarin je gaat presente-

ren. Als je die informatie niet direct achterhaalt, moet je later weer

terug om dingen na te vragen en dat komt onprofessioneel over.

Wellicht ben je dan geneigd dingen op de gok te doen, en dat is erg

onverstandig. Zorg dus dat je de benodigde informatie zo snel mo-gelijk achterhaalt.

Sommige informatie krijg je niet rechtstreeks, maar moet je via

een omweg achterhalen: bekijk studiewijzers, congresfolders, jaar-

verslagen, de uitnodiging aan het publiek, de opdrachtbeschrijving,

het offerteverzoek. Dit kan je helpen om een beeld te vormen van de

omstandigheden waarin je je presentatie gaat geven. Stel jezelf in ie-

der geval de volgende vragen als je gaat presenteren.

Vragen over het publiek

Hoeveel mensen zijn er aanwezig en wat is de voertaal?

Hoe is het publiek samengesteld?

Welke kenmerken hebben de mensen in het publiek?

Vragen over de situatie Waarom wordt de presentatie gehouden?

In welke concrete situatie vindt de presentatie plaats?

Hoe lang mag de presentatie zijn?

Hoe ziet de zaal eruit, welke apparatuur is er beschikbaar?


16/20

Vragen over het doel

Welk doel heeft de organisatie met de presentatie?

Welk doel heeft het publiek?

De antwoorden op deze vragen bepalen hoe je de presentatie moet

aanpakken om succesvol te zijn om impact te hebben dus. Hoe ditin de praktijk uitpakt wordt hier uitgewerkt aan de hand van de

voorbeelden in kader . en ..

Kader2.1: Presentatie Internationaal Gerechtshof,

Themadag Genocide

Het publiek

driehonderd personen, voertaal Engels

juristen uit allerlei landen, deskundigen op het gebied van

internationaal volkerenrecht

hoogopgeleid, juridisch onderlegd, experts, serieus, cultureel

gemixt

De situatie

naar aanleiding van onderzoek over de definitie van genocide en

het rapporteren van cases

tweedaags internationaal congres in Straatsburg

maximaal twintig minuten spreken en tien minuten voor vragen

zeer grote zaal (auditorium), beamer/computer en microfoon

aanwezig

Het doel

bevorderen van wetenschappelijke uitwisseling van juridische

kennis over genocide

interessante en relevante nieuwe kennis over genocide opdoen


17/20

Voorlopig hoef je nog niet veel meer te doen aan voorbereiding dan

de antwoorden op deze vragen verzamelen. Laat de informatie daar-

na even rusten en denk af en toe terloops aan je presentatie. Je zultmerken dat het beantwoorden van de vragen er al voor zorgt dat je

gaat bedenken wat aardig zou zijn om te doen bij je presentatie.

Wellicht schiet je opeens een goed begin te binnen of lees je iets in

de krant wat je op ideen brengt.

Je zou kunnen zeggen dat je in deze fase passief aan het brain-

stormen bent, het concept van je presentatie is aan het rijpen. Deze

fase van rijping is heel waardevol en draagt voor een groot deel bijaan een succesvolle presentatie. Natuurlijk kun je je ook anders

voorbereiden op je presentatie dan door middel van deze vragen,

het gaat erom dat je tijdig relevante informatie verzamelt en de tijd

neemt om over de presentatie na te denken.

Kader2.2: Presentatie college Financile Planning, oudedagsreserve

Het publiek

zestien personen, voertaal Nederlands

medestudenten (volwassenen), 70% man, 30% vrouw

praktijkmensen met diverse financile achtergrond die hogerop

willen

De situatie

college: toets van presentatievaardigheden, verplicht onderdeel

college week 4, s middags om 16.30 uur

15 minuten, echt niet langer

collegezaal, beamer aanwezig, geen internet

Het doel

studenten laten oefenen met presenteren

geen specifiek doel: vermaakt en genformeerd worden, zelf ietsleren?


18/20

De uitwerking van het plan

Na de zojuist beschreven fase van informatie inwinnen, is twee tot

anderhalve week voordat je je presentatie moet houden, het mo-

ment aangebroken om echt tijd te reserveren voor het uitwerken er-

van. In dit stadium kan die tijd nog kort zijn: n of twee uur.

Er zijn twee groepen sprekers die vaak denken dat het niet of nau-

welijks nodig is om een presentatie voor te bereiden: beginners op

het gebied van presenteren (bijvoorbeeld eerstejaarsstudenten) en

degenen die juist erg ervaren zijn in het presenteren (professionals).Dit is echter een enorme misvatting; zonder voorbereiding zul je

geen impact hebben op je publiek.

Onervaren sprekers zijn soms geneigd zich slecht voor te berei-

den omdat zij nog niet hebben ervaren hoe extreem vervelend het is

om voor een groep mensen te staan en niet uit je woorden te komen.

Vaak denken beginners dat het allemaal niet zo veel uitmaakt: ge-

woon een leuk verhaal houden, dat kan toch iedereen? Maar het isveel moeilijker dan je zou denken. Als je onvoorbereid gaat presen-

teren, levert dat een ernstige beschadiging op van je sociale aanzien

(verder aangeduid alsface) omdat je publiek merkt dat je niet voor-

bereid bent. Jij kunt wel denken dat het allemaal niet veel uitmaakt,

maar het is als publiek heel pijnlijk om te moeten aanzien hoe een

onvoorbereide spreker zich door een presentatie heen worstelt. Be-

spaar jezelf en je publiek een onprofessionele en gnante vertoningen begin dus zeker een week of twee voor de presentatie aan de voor-

bereiding.

Anderen die geneigd zijn zich slecht voor te bereiden, zijn juist de

ervaren sprekers. Zij kunnen vanwege tijdgebrek en vertrouwend

op hun routine, denken dat voorbereiden overbodig is. Tijdgebrek

is een rele factor; wie een drukke baan heeft, kan zich niet permit-

teren twee weken aan een presentatie te werken. Dat is ook niet no-dig, maar de voorbereiding overslaan is onverstandig. Niet voorbe-

reiden kan leiden tot pijnlijke (face-beschadigende) presentaties.


19/20

Matthijs is en werkt als controller bij een grote bierbrouwerij.

Hij geeft wekelijks presentaties waarin hij resultatenoverzichten

presenteert en toelicht voor het management. Dat gaat hem al-

tijd gemakkelijk af, hij heeft een basis-PowerPoint-presentatie

die hij wekelijks actualiseert en hij is een gemakkelijke prater.

Matthijs volgt naast zijn werk een masteropleiding in controlling

en moet op een bepaald moment voor zijn opleiding een korte

presentatie verzorgen over zijn eigen werk. Maar Matthijs heeft

het razend druk: hij heeft net een nieuw huis gekocht en zijn

vrouw staat op het punt van bevallen. Bovendien moet hij voorzijn werk nog een week naar Sevilla. Daarom besluit Matthijs te-

rug te vallen op de presentatie die hij kortgeleden heeft gegeven

aan het management. Die duurt misschien wat te lang, maar hij

kan tijdens de presentatie in het college wel wat PowerPoint-dias

overslaan. Matthijs neemt de presentatie mee op een USB-stick.

Als Matthijs zijn presentatie gaat geven, blijkt al bij de eerste

dia dat hij een presentatie heeft meegenomen van zijn werk: de ti-tel sluit niet aan bij het publiek, de situatie en het doel. Een aan-

tal mensen in het publiek zucht hardop, zij zien de bui al hangen.

Dat maakt Matthijs opeens erg nerveus, iets wat hem een beetje

verbaast. De vlammen slaan hem uit. Na de eerste vier dias krijgt

Matthijs het gevoel dat hij zijn publiek helemaal kwijt is, nie-

mand lijkt hem te begrijpen en men staart hem wazig aan. Mat-

thijs komt nu ernstig in tijdnood en besluit enkele dias over teslaan, met als gevolg dat de lijn van zijn verhaal niet meer klopt.

Matthijs raakt in lichte paniek en gaat zweten en hakkelen men

kijkt nauwelijks meer in zijn richting. Iedereen is opgelucht als

Matthijs klaar is met zijn verhaal en de docent geeft hem een on-

voldoende. Matthijs is verontwaardigd: hoe kan een ervaren

spreker als hij een onvoldoende krijgen? Maar ergens weet hij dat

hij heeft gefaald.

Matthijs heeft een fout gemaakt die je je niet kunt permitteren als je

moet presenteren; zonder voorbereiding kun je geen goede presen-

tatie geven. In het geval van Matthijs had een minimale voorberei-


20/20

ding volstaan. Hij had zijn verhaal moeten aanpassen aan de nieuwe

situatie en het andere publiek, hij had zijn dias moeten langslopen,

een aantal moeten verwijderen, een paar moeten toevoegen en een

paar moeten aanpassen. Daarnaast had hij het verhaal moeten in-

korten zonder de logische lijn te verliezen en had hij het nieuwe ver-

haal even voor zichzelf moeten oefenen een onmisbaar uurtje

werk voor een ervaren spreker die niet wil afgaan. Ook al heb je

maar een kwartiertje in de trein voordat je moet presenteren, alles is

beter dan niets.

Ook als een gebrek aan voorbereiding niet tot een zichtbaar ver-velende ervaring leidt, dan nog is het onbeleefd en onprofessioneel

(face-beschadigend: zie verder hoofdstuk ) om je niet voor te berei-

den. Er zijn wel sprekers die bij allerlei gelegenheden dezelfde pre-

sentatie houden, zoals sommige docenten en verkopers. Andere

sprekers, bijvoorbeeld advocaten, lezen tijdens een zitting gewoon

hun uitgeschreven pleitnota voor. Het publiek (studenten, klanten,

de rechtbank) zal niet altijd laten merken dat het zon presentatieniet waardeert, maar je kunt ervan uitgaan dat dat wel zo is. Wie

gaat spreken, vraagt tijd en energie van de mensen die komen luiste-

ren, en wie gaat spreken, hoopt op een bepaald effect. Het minste

wat je dan kunt doen, is een verhaal houden dat voor jouw specifie-

ke publiek interessant en boeiend is. Dit is een heel belangrijk uit-

gangspunt bij presenteren.

We gaan nu in op de vraag wat je moet voorbereiden en hoe je dat

precies doet. Om te beginnen, is het goed om na te gaan wat de con-

sequenties zijn van de antwoorden op de vragen die je vooraf hebt

gesteld. Daarvoor kijken we naar een uitwerking van het voorbeeld

van de Themadag Genocide.

Een goed verhaal - Gerritsen

Documents

Transcript of Een goed verhaal - Gerritsen