Een aanbesteding volgens een voorbeeld...• Vragen stellen (alle onduidelijkheden in bestek...

Masterclass

Groningen, 31 maart 2011

Communicatie & acquisitie

voor, tijdens en na een aanbesteding

Berenschot

Johan Stuiver

Martijn Röfekamp

Hanzehogeschool Groningen

Geke Werkman-Bouwkamp

Marius van der Woude

Gert Walhof

Planning

Inhoud

Introductie

Basiskennis aanbesteden

Effectief inschrijven

Uitwisseling ervaringen

Uitleg workshopmodel en groepsindeling

Pauze

World café

Pauze + resultaten

Terugkoppeling en afsluiting

Tijdsbesteding

10 min

20 min

20 min

10 min

5 min

15 min

60 min

15 min

20 min

2Berenschot en Lectoraat Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen

Introductie

• Even voorstellen

• Samenwerking Berenschot – Hanzehogeschool

Lectoraat Inkoopmanagement

• Doelen & verwachtingen

• Peilstok ervaring/kennisniveau



Onderwerpen:

1. Aanbestedingsrecht – basisbeginselen

2. Nieuwe aanbestedingswet

3. Periode voorafgaand aan de aanbesteding– marktconsultatie

4. Periode tijdens de aanbesteding– grossmanndoctrine

5. Periode na (voorlopige) gunning– Afwijzing

– Motivering gunningsbeslissing

31 maart 2011 4

Berenschot en Lectoraat

Inkoopmanagement Hanzehogeschool

Groningen


Inkoop bij de overheid

• € 60 miljard per jaar

• Anders dan binnen de private sector:

• Wettelijke regels en procedures

• Budget gedreven

• Open informatie (WOB)

• Transparantie, integriteit, accountability

• Veel (en conflicterende doelstellingen)

• Politieke doelen

• Beweging rechtmatig naar doelmatig

5


Inkoopmanagement

Hanzehogeschool

Groningen


• Wie? Aanbestedende diensten

– Overheidsorganen, publiekrechtelijke instellingen

• Wat? Levering, diensten of werken

• Wanneer? Drempelwaarden

• EG-Verdrag: eisen van gelijkheid, transparantie en non-discriminatie

31 maart 2011 6



Groningen


Drempelwaarden

• WERKEN drempel• Centrale overheid € 4.845.000• Andere overheden € 4.845.000• Sectoren water- en energievoorziening, vervoer en postdiensten (Nuts) € 4.845.000

LEVERINGEN (VAN PRODUCTEN) drempel• Centrale overheid € 125.000• Andere overheden € 193.000• Sectoren water- en energievoorziening, vervoer en postdiensten (Nuts) € 387.000

DIENSTEN drempel• Centrale overheid € 125.000• Andere overheden € 193.000• Gesubsidieerde opdrachten, onderzoeks- en ontwikkelingsopdrachten en

telecommunicatiediensten, diensten vallend onder bijlage IIB € 193.000,-Sectoren water-en energievoorziening, vervoer en postdiensten (Nuts) € 387.000

• bron: Europese Commissie

31 maart 2011 7



Groningen


Niet / licht

gereguleerd

• Onderhandse aanbestedingsprocedure• Enkelvoudig of meervoudig

• Kleine opdrachtwaarde

• “Geen” regelgeving, interne inkoopbeleid

Enigszins

gereguleerd

• Nationale aanbestedingsprocedure• 2A – 2B diensten

• Onder de drempel

• “geen” regelgeving, interne inkoopbeleid

Zeer

gereguleerd

• Europese aanbestedingsprocedure• Vanaf 125.000 Euro (Het Rijk) of 193.000 Euro (Lagere overheid)

• “Duidelijke” regelgeving: BAO en BASS

Verschillende typen aanbestedingen

31 maart 2011 8



Groningen

Aanbestedende dienst:

• Aanbestedingsbeleid

• Gunnen op: Laagste prijs of EMVI

• Welke aanbestedingsprocedure is geschikt


31 maart 2011 9



Groningen

• Nieuwe aanbestedingswet vanaf zomer 2011?


31 maart 2011 10



Groningen

• Communicatie AD en potentiële inschrijver

– Marktverkenning en -consultatie

Voorafgaand

31 maart 2011 11



Groningen

Tijdens

Belangrijk arrest: • Grossmann arrest (bezwaren niet opsparen):

– Stel een inschrijver X ziet af van deelname aan aanbestedingsprocedure, omdat hij deze op voorhand discriminatoir acht. Bij bekendmaken gunning maakt hij bezwaar. Is zijn bezwaar op tijd?

– Uitgangspunt: Van een (potentiële) inschrijver mag verwacht worden dat hij een pro-actieve houding inneemt en dat hij tegen eventuele onduidelijkheden /onvolkomenheden in het aanbestedingsdocument opkomt in een stadium waarin die onduidelijkheden/onvolkomenheden nog ongedaan kunnen worden gemaakt. Bij gebreke daarvan loopt zij het risico dat zij haar recht verwerkt om in een later stadium alsnog bezwaar te maken.

31 maart 2011 12



Groningen

Na afloop

• Afwijzing – communicatie inschrijver richting aanbestedende dienst

• Motiveringsplicht AD en transparantie

• WIRA

• Alcatel termijn

31 maart 2011 13



Groningen

Na afloop

Alcatel

• Bezwaar maken – NB. Let op bestek: “u moet binnen 15 dagen na voorlopige gunning een kort

geding aanhangig maken, daarna bent u niet ontvankelijk”

• Wanneer begint termijn te lopen?

• Mag er gedurende de termijn worden gegund?

• Wat als de laatste dag van de termijn valt op een zaterdag?

• Ook alcateltermijn bij 2 inschrijvers waarvan er 1 ongeldig is?

31 maart 2011 14



Groningen

• Inrichten tenderdesk

• Onderdeel van bedrijfsstrategie

• Vaste werkwijze en processen

• Duidelijke planning en interne communicatie tijdens proces

• Go no/go momenten

• Controle en tijdige indiening

• Interne evaluatie (kosten-baten, lering trekken voor volgende

aanbesteding)

15

Basiskennis aanbestedenInterne organisatie

Berenschot en Lectoraat Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen

Basiskennis aanbestedenCommunicatie & acquisitiemomenten

16

Fasen Aanbestedingstraject

Signaleren

Bestek bestuderen

Analyse score kansen

Opstellen checklist

Stellen van vragen

Opstellen concept offerte

Bestuderen nota van inlichtingen

Opstellen definitieve offerte

Finale controle

Uitslag

Strategische vragen

voorsorteren

Strategische vragen

Exit gesprek

Go / no go

beslismoment

Go / no go

beslismoment

Berenschot en Lectoraat Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen

Basiskennis aanbesteden Communicatie & acquisitiemomenten

Vooraf:• Signaleren en voorsorteren (waar kan ik de opdrachten vinden, wie zijn je

contacten KGB, bestuderen agenda’s en besluiten provincies en gemeenten, je bedrijf,

producten en diensten actief presenteren aan KGB’ers, shortlist)

Tijdens:• Vragen stellen (alle onduidelijkheden in bestek opgehelderd krijgen, duidelijk inzicht

krijgen in de gunningcriteria, als nota van inlichtingen nog onduidelijk is dan door vragen,

met vragen proberen je eigen usp’s in de beoordeling te krijgen en concurrenten op

achterstand te zetten)

Na:• Exit gesprek (altijd aanvragen, tijdig doen, jezelf profileren voor een volgende keer,

bezwaar of geen bezwaar?)



Gouden regels aanbestedende diensten:

• Criteria zijn duidelijk

• Zijn niet toegeschreven aan bepaalde onderneming/merk (objectief)

• Houden voldoende verband met voorwerp opdracht

• Zijn proprotioneel

• Ken onderscheid tussen geschiktheids- en gunningscriteria

• Eisen consequent toepassen

• Eisen niet tussentijds wijzigen of schrappen

• Niet tussentijds uitbreiden en aanvullen

• Geen willekeur of favoritisme

• Vooraf bekend gemaakt

• Achteraf controleerbaar



Gouden regels inschrijvers:

• Passende offerte: geen enkel bestek is hetzelfde

• Volg aanwijzingen en structuur van het bestek

• Beantwoord iedere vraag afzonderlijk, zonder verwijzingen

• Wees volledig, vergeet geen documenten

• Zorg voor geldige en recente documenten

• Aanbesteder is soms leek: wees (over)duidelijk

• Niet inschrijven onder voorbehoud/voorwaarden (ongeldig)

• Gebruik maken van scoringsmethodiek heeft grenzen!

• Stel vragen bij onduidelijkheden/onvolkomenheden in bestek


Uitwisselingen ervaringen

Welke ervaringen heeft u in de communicatie met de

aanbestedende dienst c.q. inschrijver?

Welke acquisitie ervaringen heeft u op het gebied van

aanbesteden?


The World Café


Uitleg werkvorm The World Café


The World Café

Tafel 1: vooraf

• Hoe kan in het inkoopproces voorafgaand aan een

aanbesteding de communicatie en informatie-uitwisseling

tussen opdrachtgever en de marktpartijen worden verbeterd,

met als doel een aanbesteding voor de bedrijven én

opdrachtgevers met meer succes te laten verlopen?


The World Café

Tafel 2: tijdens

• Op welke punten en momenten zou er tijdens een

aanbesteding ruimte gecreëerd moeten worden voor het

voeren van onderhandelingen tussen opdrachtgever en

marktpartijen?


The World Café

Tafel 3: Vooraf, tijdens en na

• Het inschrijven op aanbestedingen is niet slechts een bijzaak

in de bedrijfsvoering maar een integraal onderdeel van de

bedrijfsstrategie. Hoe geef je het inschrijven op

aanbestedingen een plaats in je bedrijfsstrategie en wat zijn

elementen die aanbestedende diensten hierbij van belang

vinden?


Vragen?


Een aanbesteding volgens een voorbeeld...• Vragen stellen (alle onduidelijkheden in bestek...

Documents

Transcript of Een aanbesteding volgens een voorbeeld...• Vragen stellen (alle onduidelijkheden in bestek...