Patiëntenportaal Mijn UMC Utrecht: impact op de zorg

4 oktober 2016Rosalinde Liebelt, Projectleider Patiëntenportaal, UMC Utrecht

Het patiëntenportaal werd (beperkt) in gebruik genomen op diverse afdelingen (o.a. HIV, dermatologie en kinderimmunologie)

Gevolgen: • variatie verwarring bij patiënt • opschaling nauwelijks mogelijk• focus op eigen baten

2008: start patiëntenportaal

Belangrijke mijlpaal:• Alle patiënten > 16 jaar automatisch online toegang tot hun

*volledige dossier• Real time inzage in dossier, uitslagen en metingen

Juni 2014: RvB besluit: brede implementatie van basis patiëntenportaal

“Nothing about me, without me”

“…Binnen 5 jaar heeft 80% van de chronisch zieken direct toegang tot bepaalde medische gegevens...” (Kamerbrief van minister Schippers en staatssecretaris van Rijn, oktober 2015)

“Verbeteringen in zelfmanagement en kwaliteit van zorg”(Kruse et al)

Real time tonen = geen vertraging gegevens

Redenen voor deze keuze:– Alleen dan relevant – Optimale transparantie– Positief advies NPCF– Gelijkwaardige gesprekspartners– 60% “expert”

Waarom real time?

Keuze is aan de patiënt

Online inzage in dossier

• VerslagenConsultverslagen (medisch en verpleegkundig)Opname en OK-verslagen

• Uitslagen Laboratorium, Virologie, Medicijnspiegel, Bacteriologie, Endoscopie, Pathologie, Radiologie

• MetingenHartslag, bloeddruk, ademfrequentie, zuurstof, temperatuur, lengte, gewicht, BMI, pijnscore (in rust), longfunctie, glucose

Communicatiefuncties

• MedicatieOverzicht actuele en historische medicatie

• PatiëntbrievenO.a. poliklinische brieven, ontslagbrieven

• Berichten E-consultenHerhaalrecepten

• VragenlijstenInzien en invullen van vragenlijsten voor zorg en onderzoek

Patiëntgegevens en overige informatie

• PatiëntgegevensInzien en updaten van persoonlijke informatieNotitiepagina “Eigen aantekeningen”

• AfsprakenOverzicht van historische en toekomstige afspraken Afspraken maken*

• InformatiefoldersPatiëntspecifieke informatie Verwijzing naar corporate website

Febr. 2015: UMCU brede implementatie

• Veranderkundig project StakeholderanalyseInzet arts ambassadeurs (“uniekheid”)Meer dan 75 procesworkshopsMeer dan 150 individuele gesprekkenDivisieleiding in stuurgroepRvB besluit

• Centraal projectteam, leiding vanuit divisie • Patiëntenpanel betrokken bij ontwerp en implementatie• Ervaringen vanaf 2008 zeer belangrijk

Aug. 2015: toegang portaal kinderen en gemachtigden

• Grote behoefte ouders• Complex poliproces• Doelgroep: juridisch toetsbaar gemachtigden• < 12 jaar• 12-16 jaar• Automatisch dichtzetten 12 en 16 jaar

Patiënt

• Patiëntenhelpdesk nodig(vorige week: 1 klacht

(verzoek), 38 x info, 15 x hulp, 23 x uitleg)

• MIP-meldingen minimaal• Patiënt refereert tijdens

consult vaker aan dossier

Zorgverlener

• Actieve gebruikers (zorgverleners) op de werkvloer: positief

• Informeren over portaal onvoldoende

• Weinig impact op zorgproces

Wat zijn onze ervaringen?

Cijfers: gebruik t/m september 2016

Aantal unieke inlogs per maand: + / - 8000

Aantal e-consulten per maand: +/- 800

Aantal herhaalreceptenper maand: +/- 300

E-consult = vrouw van 36

• Vrouwen e-consulten meer dan mannen• Ouderen (≥ 71) en jongvolwassenen (18 - 30) gebruiken portaal

het minst • Patiënten tussen 32 en 70 gebruiken portaal het meest

‘Super veilig en simpel, zou ieder ziekenhuis moeten hebben’

‘Ik vind dat de juistheid van het dossier beter wordt als ik zelf mee kan lezen’

‘Niet iedereen kan met de computer overweg, veel te ingewikkeld’

‘Ik doe dat soort dingen niet, de arts is voldoende’

Patiënten ontdekken het portaal

• Gebruikers: – zijn blij met verandering en vinden het portaal belangrijk– behandelverslagen, uitslagen en agenda meest bekeken– ervaren inloggen niet als probleem– ervaren portaal eenvoudig en kunnen vinden wat ze zoeken

• Niet gebruikers:– hoeft niet, arts voldoende – vaak niet geïnformeerd– zijn nieuwsgierig, 65% zou na uitleg wel portaal gebruiken

Vragenlijst onder 600 patiënten

Impact op organisatie: polimedewerkers- 73% nog geen ervaring met e-consulten en herhaalrecepten- Gemiddeld 6 e-consulten per week

“ik heb het idee dat niemand zijn patiënten actief aan het portaal helpt”

“mijn leidinggevende stimuleert het gebruik van het portaal niet”

Impact op organisatie: behandelaar - patiëntrelatie

Arts: ‘Je geeft patiënten die dat willen meer regie. Zo spreek ik bijvoorbeeld met sommige patiënten af dat ze op controle komen wanneer dat voor hem of haar nodig is. Tussendoor overleggen we via e-consults in het patiëntenportaal. Dat vinden patiënten heel prettig, en ik ook!’

Verpleegkundig specialist: ‘Nu gaat het makkelijker om tijd tussen consulten te verlengen, omdat er een korte lijn via het patiëntenportaal is. Hierdoor laat je de ook patiënt sneller los’

Impact op organisatie: behandelaar - houding

Arts: ‘Ik zet het momenteel nog niet in in mijn eigen zorg. Terwijl ik misschien bij sommige mensen, nu ik er iets meer mee leer te werken, dat ik wel denk, van ‘oh ja, dat zou misschien wel handig zijn’.’

AIOS: ‘Ik raad het patiënten af om te gebruiken.’

Arts: ‘Je geeft denk ook een beetje de regie bij de patiënt zelf.’

Impact op organisatie: behandelaar - werkdruk

Arts: ‘het schrijven van e-consulten nam in het begin meer tijd in beslag dan gewenst. Dit ben ik een beetje los gaan laten om het allemaal heel zakelijk en formeel te houden. In het begin was ik erg aan het letten op korte zinnen, dan blijft het goed te lezen. Ik ben toch meer mijn eigen toon eraan aan het geven. Door het te doen/ervaring is het opstellen van een antwoord makkelijker geworden voor mij.’

AIOS: ‘Het opstellen van een e-consult dat neemt best wat tijd in beslag, want je wil duidelijk zijn naar de patiënt en de tekst moet kloppend zijn anders wordt je op de vingers getikt.’

Impact op organisatie: fasen van verandering

Ontkenning

Erkenning

Verkenning

Actie

Volhouden

Stages of change, Prochaska

5% 5% 25% 55% 10%

2008 2015 2018

Verhogen gebruik• Interne campagne • Bekendheid portaal (voorlichting)• Interventies in divisies (aandacht, kennis, ervaringen, kill the

alternative)

Delen kennis• Delen ervaringen met andere ziekenhuizen.• Geven van interviews

Verdere ontwikkeling (obv verzoeken patiënten, zorgverleners en IT)• Mobiele versie• Afspraken maken• Thesaurus

Toekomst plannen

• Positieve bijdrage aan zorgproces voor patiënt • Meer voorlichting over bestaan van portaal• Impact op zorgproces valt mee• Ervaren werkdruk polimedewerkers grotendeels gelijk gebleven• Ervaren werkdruk behandelaars in begin licht toegenomen, nu

gelijk • Verhoging gebruik is focus komende maanden• Verbetering attitude onder behandelaars met interventies

realiseerbaar• Begeleiding AIOS verbeteren

Samenvattend

10 tips implementatie

1. Formeel besluit raad van bestuur: niet ‘waarom’ maar ‘hoe’2. Techniek op orde en getest in pilots3. Draagvlak creëren, zorgen wegnemen4. Patiënt ontwikkelt mee5. Positioneer als zorgvernieuwing ipv ICT 6. Het begint pas bij Go Live7. Demo van portaal8. Juridische zaken en ethiek betrekken9. Ruimte voor vertrouwelijkheid dossier10.Balans communicatiestrategie: intern versus media

Dank voor uw aandacht

Rosalinde LiebeltE: rliebelt@umcutrecht.nl