exec

utiv

e in

teri

m m

anag

emen

t

Duurzaam Heroverwegen

Hoe kunnen de gemeenten sterker uit de bezuinigingen komen?

exec

utiv

e in

teri

m m

anag

emen

t

Heroverwegingen onontkoombaar

De komende jaren worden zwaar voor het lokaal bestuur: de

gevolgen van de korting op de Algemene Uitkering van het Rijk

en van de afname in de overige inkomsten kunnen oplopen tot

20% van het budget.

Personeelsstop, minder externe inhuur, efficiency-maatregelen

en lastenverzwaringen zullen niet genoeg opleveren. Zonder

het eigen ambitieniveau onder de loep te nemen zal geen

enkele gemeente een sluitende meerjarenbegroting kunnen

maken.

De heroverwegingsoperatie biedt ook een kans. Door

fundamenteel te kijken waar de gemeente wel en waar

de gemeente niet voor is komen je tot een strategische

heroriëntatie.

exec

utiv

e in

teri

m m

anag

emen

t

Van Coalitieakkoord naar Uitvoering

De gemeenteraadsverkiezingen zijn achter de rug.

De nieuwe colleges zijn aangetreden.

Het echte werk kan nu beginnen.

De financiële kaders moeten worden bepaald, de

voorjaarsnota opgesteld, de begroting 2011 voorbereid.

De geïnventariseerde besparingen moeten omgezet in een

uitvoeringsprogramma.

exec

utiv

e in

teri

m m

anag

emen

t

Wat is duurzaam heroverwegen ?

Werkhypothese

• Dat blijvend de ruimte wordt gecreëerd om de belangrijkste

doelstellingen in de programma’s te verwezenlijken.

• Dat de organisatie evenwichtig in zichzelf investeert om

verantwoord kleiner te worden.

• Dat de financiële basis in de gemeente gezond blijft en geen

problemen vooruit worden geschoven.

• Dat de aanpak van de heroverweging zo wordt vormgegeven

dat door het proces de competenties van sleutelspelers om

veranderingen te managen groeit.

• Dat de rol van de gemeente uiteindelijk sterker en steviger wordt.

Drie vormen van heroverwegen

Programma’sprojecten

Wettelijketaken

Investeringen

Deelnemingen

Huisvesting

Inkoop

ICTInrichtingProcessen

Personeel

(Europese)subsidies

Financierigs-bronnen

Analyse

A

Heroverwegingen binnen bestaande

context

B

Strategische Heroverweging

C

Systeemwijziging/

systeeminnovatie

exec

utiv

e in

teri

m m

anag

emen

t

Aspecten bij de uitvoering

Complexiteit van de maatregel

AmbitieniveauContext

Tijdsaspect(termijn realiseringType maatregel

Opbrengst Randvoorwaarden

exec

utiv

e in

teri

m m

anag

emen

t

Drie vormen van heroverwegen

Heroverwegingen binnen bestaande context

StrategischeHeroverweging

Systeemwijziging/systeem-innovatie

Termijn realisering 1 –2 jaar 2-3 jaar 4 –8 jaar

Type Maatregel • Effciency• In/uitstroom personeel• Subsidies• Resereves• Schrappen voornemens• Belastingsamenwerking• OZB• enz

• Keuze kwaliteitsniveau• Uitbesteding• Ketensamenwerking• Intergemeentelijke

samenwerking• Keuze voor regie-

gemeente

• Herindeling binnenlands bestuur• werk en inkomen• jeugd en onderwijs• toezicht openbare ruimte• zorg, AWBZ en welzijn• openbaar vervoer, verkeer en

vervoer• wonen, stedelijke ontwikkeling

en corporatiesOpbrengst 4–7 procent totale

begroting40–50 procent taakstelling

4-5 procent totale begroting30-40 procent taakstelling

3-5 procent totale begroting20-30 procent taakstelling

Voorwaarden • Stringente planning• Stevige lijnsturing• Stevige control• Stevige samenwerking

met Gemeenteraad

• Duidelijke visie op taken en functie

• Eensgezindheid• Doorzettingsvermogen

• Besluitvorming op nationaal niveau

• Lange adem

exec

utiv

e in

teri

m m

anag

emen

t

Maatregelen verschillen in complexiteit

Uitvoerbaarheid

Uitvoeringskosten

Draagvlak

Snelheid van invoering

Afhankelijkheid van derden

Negatieve nevengevolgen

Opbrengst

exec

utiv

e in

teri

m m

anag

emen

t

Maatregelen verschillen in complexiteit

Niet alle bezuinigingsmaatregelen zijn van dezelfde orde

Lage complexiteit Gemiddelde complexiteit Hoge complexiteit

• Direct uit te voeren• Lage uitvoeringskosten• Weinig weerstand• Snel resultaat• Binnen eigen organisa-

tie

• Vergt voorbereiding voor uitvoering

• Uitvoeringskosten relatief hoog

• Weerstand op onderdelen

• Resultaat pas na langere tijd

• Complex beleidsterrein• Meerdere partijen bij

betrokken• Maatschappelijke

weerstand

exec

utiv

e in

teri

m m

anag

emen

t

Het gaat om ambitie en complexiteit

Hoog ambitieniveau

Hoge realisatiekosten; indien van strategisch groot belang onder scherpe condities uitvoeren

Relatief hoge realisatiekosten; indien van strategisch groot belang onder scherpe condities uitvoeren

Opbrengst eenvoudig te realiseren

Gemiddeld ambitieniveau Levert weinig of niets op/ te hoge kosten

Onder voorwaarden te overwegen

Opbrengst eenvoudig te realiseren

Laag ambitieniveauLevert niets op/ kosten kunnen hoger zijn dan besparing

Mogelijk te realise-ren, afwegen tegen andere prioriteiten

Opbrengst eenvoudig te realise-ren/afwegen of voldoende capaciteit in organisatie is

Hoog complex Gemiddeld complex

Laag complex

exec

utiv

e in

teri

m m

anag

emen

t

A: Heroverweging binnen de bestaande context

Contra expertise op de eigen analyse

gemeente

OndersteuningBesluitvorming

Implementatie van de maatregelen

• Is aan alles gedacht?• Is de analyse compleet?• Is alles hard?• Is alles uitvoerbaar?

• Dialoog met de raad• Dialoog met de

samenleving• Dialoog met de

organisatie

• Maken implementatie-plan

• Inrichten uitvoering• Uitvoering en control

exec

utiv

e in

teri

m m

anag

emen

t

Contra-expertise

Programma’sprojecten

Wettelijketaken

Investeringen

Deelnemingen

Huisvesting

Inkoop

ICTInrichtingProcessen

Personeel

(Europese)subsidies

Financierigs-bronnen

Analyse

Processen

• Procesbeschrijving• Front-office• Back-Office• Samenhang

processen•••

(Boven)wettelijke taken

• Eigen beleid• Bijzondere omstandig-

heden• Doorlichting subsidies• Verborgen kosten•••

Deelnemingen

• Bijzondere risico’s• Kosten verbonden

partijen• Alternatieven•••

Inkoop

• Organisatie• Procedures• Contract-beheer• Leveranciers-beheer•••

exec

utiv

e in

teri

m m

anag

emen

t

Inventariseren aandachtspunten per deelaspect

exec

utiv

e in

teri

m m

anag

emen

t

Personeel

• Omvang• Verdeling• Kosten • Externe inhuur• Vacatures• Normering overhead• MD• Kwaliteit•••

Investeringen

• Kosten baten analyse• Noodzakelijk• Uitstelbaar• Heroverweegbaar•••

ICT

• Architectuur• Beheer• Kosten• Applicaties•••

Huisvesting

• Portfolio-analyse• Inventarisatie gebouwen• Kosten onderhoud• Kosten vervangingen• Opbrengsten verhuur•••

Inventariseren aandachtspunten per deelaspect

exec

utiv

e in

teri

m m

anag

emen

t

Programma’s/Projecten:

• Programma’s terug-brengen tot essentie en versoberen

• Projecten scannen naar risico’s en bewe-ging in de markt

• Efficient projectma-nagement.

• Projectcontrol•••

Financierings-bronnen

• Ruimte zoeken soorten retributies en leges

• leges• Ozb• Sponsors • Coproductie•••

(Europese) subsidies

• duurzame ontwikkeling• herstructurering

bedrijventerreinen• Doelgroepen-beleid•••

En wat valt verder nog op

•••

Inventariseren aandachtspunten per deelaspect

exec

utiv

e in

teri

m m

anag

emen

t

Analyse deelaspecten op basis checklist

Aspect Aard van het onderzoek

Aard en omvang van besparingen/ombuigingen in relatie totale taak-stelling

Politiek bestuurlijke aspecten

Financiële gevolgen

Uitvoerbaar-heid

Wettelijke taken/ Niet wettelijke taken

Subsidies (niet-wettelijk)

Investeringen en kapitaalslasten

Deelnemingen

Huisvesting

Inkoop

ICT

Inrichting processen

Personeelsformatie en personeelskosten

(Europese) subsidies

Financieringsbronnen

Programma’s Projecten

Budgettaire discipline

Cultuur

Diversen

exec

utiv

e in

teri

m m

anag

emen

t

Per deelaspect: een uitgebreide checklist

• Per deelaspect zal er aan de hand van een uitgebreide checklist

een inventarisatie moeten plaatsvinden.

• De bijdrage van alle activiteiten aan de belangrijkste

doelstellingen binnen het collegeprogramma moet worden

getoetst.

• De capaciteit van de organisatie om een inkrimping en

verandering te kunnen opbrengen en hanteren dient te worden

nagegaan.

• De effectiviteit en efficiency in de ketens waarin de gemeente

participeert (en de wijze waarop) moet worden nagegaan.

exec

utiv

e in

teri

m m

anag

emen

t

B: Strategische heroverweging

Bij strategische heroverweging wordt kritisch gekeken naar:

• Wat voor een gemeente willen we zijn?

• Welke zijn onze kernkwaliteiten?

• Wat zijn onze zwakten/sterkten?

• Welke kansen zijn er?

• Wat bedreigt ons?

• Welke strategische keuzen passen daarbij?

exec

utiv

e in

teri

m m

anag

emen

t

C: Systeemwijziging/systeeminnovatie

• De verwachting is dat zowel stringente uitvoering van

bezuinigingsmaatregelen, als strategische heroverweging niet

voldoende zullen opleveren.

• De 100.000 plus gemeentesecretarissen bepleiten een

fundamenteel nieuwe aanpak, nieuwe rolverdelingen, nieuwe

verdelingen van verantwoordelijkheden en bekostiging in ketens.

• De aanpak van de problematiek waar gemeenten voor staan

en de taken die op de gemeenten afkomen vergen daarom

systeeminnovaties.

• Gelijktijdig zal aan een schaalvergroting van de gemeenten en

mogelijk een wijziging van het bestuurlijk systeem noodzakelijk

zijn.

exec

utiv

e in

teri

m m

anag

emen

t

Stapsgewijze aanpak implementatie

Implementatie kent te onderscheiden fasen die echter deels parallel kunnen lopen.

Snel te realiseren maatregelen

Complexere maatregelen / strategische heroverweging

Systeeminnovatie

exec

utiv

e in

teri

m m

anag

emen

t

Verband tussen de analyses

• Zonder gedegen

financiële onderlegger

en een inzicht in de

kwantiteit en kwaliteit

van de organisatie is

een takenanalyse niet

mogelijk.

• Zonder scherp inzicht

in de taken kan geen

strategische analyse

plaatsvinden.

• Strategische analyse

is voorwaarde voor

duurzaam heroverwegen

Financiële analyse analyse organisatie

Taken analyse

Strategische analyse

exec

utiv

e in

teri

m m

anag

emen

t

Systeemwijziging/systeeminnovatie

Bestuurlijke systeemwijziging Systeemwijziging op thema’s

1. Werk en inkomen

2. Jeugd en onderwijs

3. Toezicht openbare ruimte

4. Zorg, AWBZ en welzijn

5. Openbaar vervoer, verkeer en

vervoer

6. Wonen, stedelijke ontwikkeling

en corporaties

7. Stedelijke belastingheffing

8. ICT

9. Veiligheid

exec

utiv

e in

teri

m m

anag

emen

t

Afwachten of kansen pakken?

Reactief Proactief

Interne oriëntatie Alleen noodzakelijke bezuinigingen

Strategische heroriëntatie binnen eigen grenzen

Externe orientatieSamenwerking als anderen initiatief nemen

Strategische heroriëntatie met andere partners

exec

utiv

e in

teri

m m

anag

emen

t

Tot slot

• Het aanzien van de gemeenten zal de komende jaren drastisch

veranderen.

• De vraag waar de gemeentebesturen voor komen te staan is:

laten we het over ons heen komen of nemen wij het initiatief.

• InterExcellent wil gemeenten die de handschoen opnemen graag

ondersteunen.

• InterExcellent beschikt zowel over de aanpak als over de

mensen.

• Interim- en procesmanagers van InterExcellent zijn mensen

uit de praktijk. Met ervaring als gemeentesecretaris, sector

directeur of directeur middelen. Met bestuurlijke sensitiviteit en

doorzettingsvermogen.