Workshop RIE GemeentenMariska Droog

Martine van Dijk

Namens A+O fonds Gemeenten

Pagina 2

Inhoud

1. Welkom2. Workshop + RIE Gemeenten3. Rollen en Rechten4. Modules5. Werkwijze6. Uitleg over het systeem inclusief oefeningen7. Uitvoering RIE Gemeenten8. Vervolg9. Vragen

Pagina 3

2 Workshop RIE Gemeenten

Doelstelling

Deelnemers begrijpen na het volgen van de workshop de systematiek van de RIE Gemeenten

Deelnemers kunnen starten met het voorbereiden van de eigen RIE

Pagina 4

2 RIE Gemeenten

Doel

Het RIE-instrument met sectorspecifieke kennis voor de sector gemeenten

Bevorderen van kennis van preventiemedewerker binnen sector gemeenten.

Doelstelling

Inventariseren en evalueren van arbeidsrisico’s

Invullen van de maatregelen (Plan van Aanpak)

Implementatie van de maatregelen

Pagina 5

2 RIE Gemeenten

RIE: een middel om te komen tot betere arbeidsomstandigheden

RIE Gemeenten: een middel om RIE uit te voeren

Pagina 6

2 RIE Gemeenten: documenten

Op www.aeno.nl (en op welkomstpagina RIE Gemeenten)

Tips en trucs

Handleiding

Suggesties voor verbetering: gezondwerk@aeno.nl

Pagina 7

2 RIE Gemeenten: systeem I

Digitaal instrument voor de Sector Gemeenten

Gebouwd door Humatix

Doe-het-zelf instrument; kan ook worden uitbesteed

RIE zonder nadere inventarisaties

RIE Gemeenten staat op de server van Humatix

Veiligheid gegarandeerd door een https-verbinding

Pagina 8

2 RIE Gemeenten: systeem II

Geen enquête-systeem Voor beleving medewerkers:

Enquetemanager A+O fonds GemeentenArbomonitorInternetspiegel (www.internetspiegel.nl)Zie Tips en trucs

Antwoordmogelijkheden: Ja, nee soms n.v.t.

In de stap Inventariseren worden knelpunten automatisch herkendWel knelpunt Evalueren, Maatregelen etc.

Pagina 9

Structuur

Rollen

Plan van aanpak

Uitvoering (modules)

Rapportage

Maatregelen

Structuur

Pagina 10

2 Uitvoering RIE Gemeenten

Alles zelf uitvoeren: inventariseren tot Plan van Aanpak

tussenvorm

Gezamenlijk binnen korte tijd RIE uitvoeren

Zie ook 7 Uitvoering RIE Gemeenten

Pagina 11

3 Rollen en rechten I

Rollen worden toegekend binnen één inlogcode

Intern (binnen de eigen organisatie) overleggen over het toekennen van rollen

Landelijke rol: Sectorbeheerder A+O fonds Gemeenten:

Toekennen van inlogcodes

Up to date houden van informatie

Opmerkingen doorgeven aan gezondwerk@aeno.nl

Zie bijlage 3 Tips en trucs

Pagina 12

Gemeente

Dienst 3

RIE-coördinator

Dienst 1

RIE-coördinator

Afdeling A

RIE-uitvoerder Taakuitvoerder (1 of meer)Maatregelverantwoordelijke (1 of meer)Afdeling B

RIE-uitvoerder Idem

Afdeling CRIE-uitvoerder Idem

Dienst 2

RIE-coördinator

Applicatiebeheerder (Rapporteur)

3 Rollen en rechten II

Pagina 13

4 Modules I

RIE Gemeenten gebaseerd op:

Risico’s

Functies/afdelingen

Zie bijlage 8 Tips en trucs

Pagina 14

4 Modules II

Risico’s en Functies/afdelingen:Beleid: arbo- en verzuim-beleidAlgemene modules: zoals BHV, keuring en onderhoud

Risico’s:Modules zijn onderverdeeld naar risico’s. Splitsing binnen- en buitendienst.Gebouw

Risico’s en Functies/afdelingen:Modules voor specifieke afdelingen/functies/lokaties

Pagina 15

5 Werkwijze I

Stappenplan voor uitvoeren RIE (bijlage 6 Tips en trucs):

Opdrachtverstrekking

Opdrachtacceptatie

Voorbereiding

Informatieverzameling

Toetsing

Implementatie

Pagina 16

5 Werkwijze II

Richtlijn voor toetsing (bijlage 7 Tips en trucs):

Gevalideerd instrument

Toetsing door kerndeskundige

Vooraf al afspraken gemaakt

Opname prioritaire risico’s

Toetsing op risicoklasse, tijdpad en plan van aanpak

Bedrijfsbezoek indien dit is overeengekomen

Arbodeskundigen geïnformeerd bij start RIE Gemeenten

Pagina 17

Uitleg

Gebaseerd op indeling risico’s

Werkwijze is bij beide gelijk

Pagina 18

Uitleg | Tabbladen in het Hoofdmenu

1. Welkom

2. Beheer

3. RIE’s

4. Knelpunten

5. Maatregelen

6. Rapporten

Afhankelijk van de rol is een aantal tabbladen (on)zichtbaar

Pagina 19

Uitleg | Tabblad Welkom (Hoofdmenu)

Welkom

Gegevens wijzigen:

Gegevens gebruiker wijzigen

Wachtwoord wijzigen

Uitleg

Documenten:

Handleiding

Tips en Trucs

Pagina 20

Oefening 1: Inloggen in het systeem

Log in met behulp van de ontvangen inlogcode

Het e-mailadres is niet juist. Verander het

e-mailadres in je eigen werk e-mailadres.

Verander het wachtwoord. Vergeet dit wachtwoord niet!

Let op: de oefeningen sluiten op elkaar aan.

Pagina 21

Uitleg | Tabblad Beheer (Hoofdmenu) IBeheren van gegevens; 4 subtabbladen

1. Structuur Weergeven van de structuur waarop de RIE wordt gebaseerd

Let op: Hier geen modules kiezen

2. Gebruikers Gebruikers beheren (aanmaken en rollen toekennen)

Pagina 22

3. Instellingen Aanpassen maatregelherinnering

Importeren logo organisatie

Aanpassen kleuren

4. E-mailsjablonen Mogelijkheid om teksten van standaard-

e-mails aan te passen

Uitleg | Tabblad Beheer (Hoofdmenu) IIBeheren van gegevens; 4 subtabbladen:

Pagina 23

Oefening 2: Structuur van de RIE weergeven

Zet de structuur van onderstaande gemeente in de RIE Gemeenten

GemeenteWerf

Afdeling GroenAfdeling Grijs

GemeentehuisAfdeling Burgerzaken

Pagina 24Let op: hier geen modules vermelden!

Resultaat oefening 2

Pagina 25

Oefening 3: Gebruikers aanmaken / rollen toekennen

Maak 2 nieuwe gebruikers aan: Mies en Daan

Geef aan Mies rol van RIE-uitvoerder

Geef aan Daan de rol van RIE-coördinator

Geef beiden je eigen e-mailadres

Pagina 26

Resultaat oefening 3 I

Pagina 27

Resultaat oefening 3 II

Pagina 28

Uitleg | Tabblad Overzicht RIE’s (Hoofdmenu) I

Filter

RIE’s

Pagina 29

Oefening 4: Nieuwe RIE openen

Open een nieuwe RIE. Noem deze RIE: RIE jaartal.

Koppel deze RIE aan Afdeling Groen

Pagina 30

Resultaat oefening 4

Pagina 31

Uitleg | Tabbladen van het RIE-proces

1. Status

2. Voorbereiden

3. Inventariseren

4. Evalueren

5. Maatregelen

6. Rapporten

Afhankelijk van de rol is een aantal tabbladen (on)zichtbaar

Pagina 32

Uitleg | Tabblad Status I

Hoe ver is deze RIE gevorderd

Onderverdeling naar submodules (subitems), indien aanwezig

Welke modules zijn gedelegeerd aan taakuitvoerders

Let op: ‘Afgerond’ betekent alle stappen van het RIE- proces afgerond, niet maatregelen uitgevoerd

Pagina 33

Uitleg | Tabblad Voorbereiden I

Belangrijkste tabblad; 4 subtabbladen:

Algemeen Algemene gegevens (komen op het voorblad van elk rapport)

Kengetallen Eén keer invullen (in overleg)

Samenstellen Modules kiezen

Taken Taken toewijzen

Pagina 34

Oefening 5: Samenstellen RIE

Stel de volgende RIE samen:Afdeling groen, met daarin de modules:

Buitendienst - Algemene voorzieningenBuitendienst - VeiligheidBuitendienst - Fysieke belastingBuitendienst - Fysische factorenBuitendienst - Gevaarlijke stoffenBuitendienst - Biologische agentia

Pagina 35

Resultaat oefening 5

Pagina 36

Oefening 6: Taken toewijzen

Wijs aan Mies de volgende modules toe:

Buitendienst - Gevaarlijke stoffen

Buitendienst - Biologische agentia

Wijs aan Daan de volgende module toe:

Buitendienst - Algemene voorzieningen

Verstuur beiden een mail

Pagina 37

Resultaat oefening 6 I

Pagina 38

Resultaat oefening 6 II

Pagina 39

Uitleg | Tabblad Inventariseren

Per vraag:

met toelichting

met mogelijkheid tot plaatsen van opmerkingen

onbepaald betekent: nog niet ingevuld

Als lijst

zonder toelichting

Insteek

goed werkgeverschap, dus geen verwijzing naar wetteksten

Pagina 40

Oefening 7: Inventariseren functie/afdeling

aWaar gaat submodule 5 van module 17 over?Hoeveel vragen heeft deze submodule?

bBeantwoord van deze module

vragen 1 en 3 met neevraag 2 met ja

Wat gebeurt er in het overzicht als je op verder klikt?

Pagina 41

Resultaat oefening 7a en 7b

Pagina 42

Standaard-risicoklasse is bepaald door deskundigen

Risicoklasse kan aangepast worden, hoeft niet

Bij aanpassing risicoklasse: reden vermelden verplicht

Uitleg | Tabblad Evalueren I

Pagina 43

Risicoklasse

Zie Tips en trucs

Fine en Kinney: Risicoklasse= B*E*W

Gebaseerd op

Blootstelling (B)

Effect (E)

Waarschijnlijkheid (W)

Pagina 44

Oefening 8: Evalueren

a. Ga naar tabblad Evalueren en evalueer de vraag/vragen die een knelpunt hebben opgeleverd. Welke vragen zijn dit?

b. Verander bij een vraag de risicoklasse

Pagina 45

Resultaat oefening 8a

Pagina 46

Resultaat oefening 8b

Pagina 47

Uitleg | Tabblad Maatregelen I

Suggesties voor maatregelen gemaakt door deskundigen

Maatregel vermelden of suggestie (deels) overnemen

(Maatregel)Verantwoordelijke

Budget

Startdatum

Streefdatum: verwachte einddatum

Einddatum: pas invullen als maatregel is uitgevoerd

Status

Opmerking

Pagina 48

Uitleg | Tabblad Maatregelen II

Maatregelverantwoordelijke wordt niet geïnformeerd door het systeem

Meerdere maatregelen per knelpunt mogelijk

Overleggen met OR over het Plan van Aanpak

Pagina 49

Oefening 9: Maatregelen

a. Ga naar tabblad Maatregelen. Voor welke knelpunt(en) moet je maatregelen bedenken?

b. Kies voor de maatregelsuggestie dit knelpunt.

c. Vul bij dit zelfde knelpunt een eigen maatregel helemaal in, compleet met een journaal-item.

Pagina 50

Resultaat oefening 9a

Pagina 51

Resultaat oefening 9b I

Pagina 52

Resultaat oefening 9b II

Pagina 53

Resultaat oefening 9c

Pagina 54

Oefening 10: Status

a. Kijk naar het statusoverzicht. Is submodule 5 van module 17 klaar?

b. Nu blijkt dat het antwoord op vraag 2 van module 17, submodule 5 verkeerd is beantwoord. Het moet toch nee zijn. Verander dit.

Kijk naar het statusoverzicht. Is submodule 5 klaar? Zo nee, wat moet er nog gebeuren?

Pagina 55

Resultaat oefening 10a

Pagina 56

Resultaat oefening 10b

Pagina 57

Uitleg | Tabblad Rapporten I

Word Categorieën

Selectie mogelijk bij elk rapport

Overzicht van alle knelpunten van één categorie

Categorieën zijn bepaald door deskundigen

Excel Kolommen

Allerlei selecties mogelijk bij elk rapport

Pagina 58

Oefening 11 : Rapporten

Genereer een vragenlijst

Pagina 59

Resultaat oefening 11

Pagina 60

Uitleg | Tabblad Knelpunten I

Overzicht van alle knelpunten van alle RIE’s

Filteren en zoeken mogelijk

Pagina 61

Oefening 12: Knelpunten

a. Kijk bij de Knelpuntenmanager of de ingevoerde knelpunten er bij staan.

b. Maak een selectie met de Knelpuntenmanager (filteren)

Pagina 62

Resultaat oefening 12a+b

Pagina 63

Uitleg | Tabblad Maatregelen

Overzicht van alle maatregelen van alle RIE’s

Filteren en zoeken mogelijk

Pagina 64

Oefening 13: Maatregelen

a. Kijk bij de Maatregelenmanager of de ingevoerde maatregel er bij staat.

b. Maak een selectie met de Maatregelenmanager (filteren)

Pagina 65

Resultaat oefening 13a+b

Pagina 66

Uitleg | Tabblad Rapporten I

Filter en zoeken

Meerdere rapporten mogelijk:

Overzichtrapport per geselecteerde, geaggregeerde risicoscores:

Hoogste risicoklasse per module

Risicopercentage over alle stellingen

Risicopercentage over de beantwoorde stellingen

Excell bestand met alle vragen en antwoorden

Pagina 67

Uitleg | Tabblad Rapporten II

Managementtool

Voor de rol Rapporteur

Overzichtsrapportage: stoplichtmodel

Selectie mogelijk: één of meer RIE’s

Pagina 68

Oefening 14: Rapporten

Genereer een Excelbestand met daarin alle vragen en antwoorden.

Pagina 69

Resultaat oefening 14

Pagina 70

7 Uitvoering RIE Gemeenten

Alles zelf uitvoeren: inventariseren tot Plan van Aanpak

tussenvorm

Gezamenlijk binnen korte tijd RIE uitvoeren

Zelf inventariseren, evalueren, PvA invullen

Pagina 71

7 Uitvoering RIE Gemeenten: alles zelf doen

Samenstellen werkgroep voor opstellen van RIE.

Vertegenwoordiging van ieder te onderscheiden groep: zoals afdelingen

Vertegenwoordigers kennen het werkveld goed.

Aantal deelnemers: 5 tot 10 personen.

Pagina 72

7 Uitvoering RIE Gemeenten: gezamenlijk I

Werkgroep ontvangt vragenlijst.

In één bijeenkomst wordt RIE en PvA opgesteld.

De RIE en PvA worden als concept gemaild.

Bij goedkeuring gepresenteerd in het verantwoordelijk MT.

Pagina 73

7 Uitvoering RIE Gemeenten: gezamenlijk II

Pagina 74

8 Vervolg

Evaluatie workshop: graag invullenWorkshop Plan van Aanpak in combinatie met Workshop Enquetemanager

Nieuwe versiesTechnisch aanpassingen in alle RIE’sInhoudelijk alleen voor nieuwe RIE’s

Pagina 75

Tips

Zorg voor logische naamgeving

Vragen/opmerkingen/nieuwe ideeën

Martine van Dijk 070 - 763 00 22, gezondwerk@aeno.nl

Pagina 76

9 Vragen