20/09/2012 1

ICT - INSPIRATIEDAG

The AXAPTA code

The true story of

Roel Axapta

uit

Drongen

20/09/2012 3

Once upon a time…

Roel, een sociaal voelend mens met een gezonde geest in

een gezond lichaam was een fervent fietser, geen

sprinter maar iemand …..

Een gelukkig man met een passende job als aankoper

20/09/2012 4

Totdat….

20/09/2012 5

20/09/2012

ERP

=

Deus

Ex

Machina ?

6

Ryhove

Jaar 0

220 werknemers

1 locatie

8 profitcentra

Personeel

Aankoop

Facturatie

Calculatie Tecnische dienst

Planning

&

Productie

Boekhouding

Managementtool

Jaar 0

ERP

Calculatie

Grafische afwerking

Calculatie

montage

Facturatie

Calculatie

drukkerij

Werkbon

Grafische afwerking

Werkbon

drukkerij

Boekhouding

Managementtools

ERP, een weg geplavijd met goede voornemens

maar ook

met veel hindernissen

Once upon a time…

Laat mij maar rustig met mijn oud karetje langs Zomergem,

Ursel, Maldegem, Damme naar Blankenberge rijden

Al die snelwegen zijn veel te druk voor mij

20/09/2012 10

Jaar 1 Onderzoeksjaar

Bestaande behoeften?

Toekomstige noden?

Zowel grafisch als niet grafisch?

Bezoeken (drukkerijen, collega’s)

Demo’s

Keuze van systeem

Keuze van leverancier

Beslissingmoment

RvB & management

Personeelsbetrokkenheid

ERP project – Ryhove

E.P.R.

Project Groep

Stuurgroep

Werkgroep

Ad hoc groepen

Project Groep

E.P.R. Jaar 2

PROJECT GROEP

3 personen 2 leden RvB

Algemeen Directeur

Project Owner

Budget opmaak

Informeren RvB

en

Algemene Vergadering

Stuurgroep

E.P.R. Jaar 2

STUURGROEP

4 personen

Project Owner

Plantmanager

Fin & Admin manager

Project leider EDAN

1ste noden

Tijdsplanning

Budgetbewaking

Werkgroep

E.P.R. Jaar 2

WERKGROEP

9 personen

Project Owner

Leden Managementteam

Project leider EDAN

Key account EDAN

Uitwerken doelstellingen

AD HOC groep

E.P.R. Jaar 2

AD HOC GROEPEN

Boekhouding

Aankoop*

Verkoop

Kostprijs berekening Beschrijving verschillende taken…..

Aankoop

Roel ondanks zijn goede wil en uitnodiging tot

betrokkenheid bleef zich argwanend opstellen.

Had het blijkbaar moeilijk om zijn werking en taken te

omschrijven en gleed hierdoor verder weg van zijn inzet

voor Ryhove

20/09/2012 18

E.P.R.

Eerste fase

Jaar 3

Verkoop vanaf 1 januari

Boekhouding vanaf 1 januari

Managementcijfers na 2 maanden

(verdeling naar profitcenters)

The ending story of

Roel Axapta

uit

Drongen

20/09/2012 20

Aankoop

Ondanks alle ondersteuning en gesprekken hebben wij

toch de beslissing genomen om….

Gelukkig voor Roel kon hij op brugpensioen gaan.

Ook anderen hebben moeilijkheden gehad bij de opstart

maar hebben kunnen doorbijten.

20/09/2012 21

-Roel begreep de verkeersregels niet meer, het waren allemaal bits & bytes

-De snelheidsduivels (collega’s) vlogen hem links & rechts voorbij

-Hij vond zelfs de afrit niet meer naar Blankenberge

-Er werden rotondes aangelegd die er vroeger niet waren

- Muziek in de auto, kon hierdoor niet meer helder denken

-Doelstellingen vooropstellen (behoeftendefinitie) medewerkers aanleren!

-Uw beperkingen leren aanvaarden > niks is ideaal

-Budget:209.000 euro

-Realiteit: 360.000 euro acceptatie!

Evaluatie Waarom heeft Roel ons moeten verlaten ?

De Autostrade naar Blankenberge

We zullen doorgaan…

Jaar 3 CONSOLIDATIE

Rust brengen

Verbreding van de gebruikersgroep

Jaar 4

•Uitbouw gebruik van het systeem

•AhA erlebnis

Jaar 5

•Vraag naar nieuwe modules?

•Noodzaak CRM en HRM module?

•Demo’s

•Is Edan de enige leverancier

•Randleveranciers

•Investeringen opnemen in Budget

Wat leerden we? - Voldoende tijd voorzien en mensen blijven informeren

- Voldoende budget voorzien (verdoken loonkosten!!!!)

- Het ZAL meer zijn dan gebudgetteerd

- Interne IT’er

- Planmatig werken + niet alles ineens willen

- Vooraf zo goed mogelijk noden identifiëren

- Opleiding!!!

- Cultuurverandering

- JE KAN NIET MEER ZONDER!!!

Leuk en informatief: 24 manieren om uw IT-project te torpederen -

smartbiz - ZDNet.be

ERP & Ryhove

Een geslaagd huwelijk?

Softwareontwikkelingsprojecten lopen vaak mis.

Tijdsoverschrijdingen en zelfs budgetoverschrijdingen van

honderd procent zijn geen uitzondering.

Ook wordt de beoogde kostenvermindering of verhoging

van de efficiëntie vaak slechts ten dele gerealiseerd.

ZDNet.Be

24 manieren om uw IT-project te torpederen

20/09/2012

ERP

=

Deus

Ex

Machina !

26

HQ

Gent

Koningsdal 24

Gent

Weefselstraat 42

Gent

Nekkersputstraat 42

Merelbeke

Ambachtsweg 24 Merelbeke

Ambachtsweg 11

Internet

Belgacom

Explore VPN

20/09/2012 27

PC’s

Gent

• Koningsdal : 43 PC’s

• Nekkersputstraat: 4 PC’s

• Weefselstraat: 2 PC’s

Merelbeke:

• Ambachtsweg 11: 20 PC’s

• Ambachtsweg 24: 1 PC

Totaal: 70 PC’s

Gelukkig…

20/09/2012 28

Servers:

Gent : 2 fysieke servers -> 10 virtuele servers

Merelbeke: 1 server

Backups:

•Wekelijks volledige backup + incrementele backup dagelijks

•Continue replicatie van data tussen Gent en Merelbeke

20/09/2012 29

Eindbalans

ondanks al het voorgaande

Niet alleen een noodzakelijk kwaad

Maar wel een noodzaak die vruchten afwerpt

2013

Implementatie van nieuwe versie

MS Dynamics AX 2012