Hoe organiseer je een goede bijeenkomst?

Goede bijeenkomst in 7 stappen

1. beantwoord het waarom2. maak een ontwerp3. uitnodigingen4. locatie, locatie, locatie5. bouw op en volg op6. tijdens de bijeenkomst7. aankleding

2

1. het waarom

Beantwoord de volgende vragen:

• wat is het doel of nut van het de bijeenkomst?

• wat heb je als het voorbij is?

• wat levert het deelnemers op?

Een bijeenkomst is een stap in een proces, ofwel

start proces: punt markeren, enthousiasme creerenproces afronden: succes claimen, eindproducten opleverenprocesstap nemen: verkennen, verdiepen, testen, implementeren

3

2. het ontwerp

Een paar aandachtspunten:

• In beginsel: co-creatie gaat voor zenden

• Externe spreker: wat voegt deze toe, aan de reeds aanwezige kennis?

• Dagvoorzitter: bij voorkeur iemand uit de eigen groep, en anders gaat kennis en inhoud voor de grote naam zonder kennis.

• Omvang: kies bewust voor groot of klein, groot is niet altijd wenselijk en een co-creatie sessie hoeft niet perse klein te zijn.

• Tijd: plan je programma ruim

4

creatieve werkvormen

5

DSA  werkconferen-e,  16  juni  2011,  Theater/Brede  School

Informele setting

• 6176077624photolist-apL1GY-e1uzZK-e1uzPR-e1Agxf-e1Agf5-e1Agsy-e1uA8F-e1uzE6-e1Agd5-e1uzUe-e1AgKj-9Ujj2R-9UnNHm-9Un5co-9UjjXt-9Ukbw4-9Uo1eE-9UkeEZ-9Unwz9-9UjSqH-9Un1kd-9UnG7q-9UnT8o-9UjoDV-9UjVZt-9UjEmp-9UjygV-9UjYPz-9UnQJC-9UnAZ1-9Ujw98-9UnRnf-9Ungms-9UjQ9c-9Uo1No-9Uk2BZ-9UnXLS-9UofmY-9Un4p9-9UjMmK-9Un2eb-9UnMTw-9Unk9o-9UjzQZ-9UjmsK-9UkhLZ-9Uk7UZ-9Ukjzr-9Ukukv-9Un69j-9Ujsur

6

DSA  Conferen-e,  22  september  2011,  Theater  de  Regentes

3. uitnodigen

• verleid met de tekst, vermijd zakelijk en ambtelijk taalgebruik• persoonlijk uitnodigen: individueel mailen, uitleggen waarom je

hem of haar erbij wilt hebben• ga op zoek naar de juiste mensen: de inhoudelijk betrokkenen

boven de coördinatoren. Veel werk, levert later op• nodig 3 x uit (mail niet op vrijdagen, liefst vroeg in ochtend):

– 6 wk ervoor: save the date, – 1 wk: het programma– 3 dagen: reminder met deelnemerslijst

• verspreid uitnodiging via je netwerk, ambtenaar 2.0, twitter, relevante linkedin groepen

7

samen eten na afloop: open uitnodiging

8

DSA  Slimme  Steden  event,  6  februari  2013,  Pakhuis  de  Zwijger

4. locatie, locatie, locatie

• de plek zet de toon• ga voor lichte, informele plekken• kies een plek die past onderwerp:

– een brede school, – bibliotheek, – zorginstelling, – buurttheater, – bedrijf, – co-werkplek

• denk aan goede bereikbaarheid met OV en auto

9

in een voormalig zwembad

10

DSA  Conferen-e,  22  september  2011,  Theater  de  Regentes

klein zaaltje

11

DSA  Conferen-e,  22  september  2011,  Theater  de  Regentes

Aankleding

12

DSA  werkconferen-e,  16  juni  2011,  Theater/Brede  School

5. bouw op

• betrek mensen bij de voorbereiding

• start een discussie online om de onderwerpen voor te bereiden

• stuur thema gerichte berichten en filmpjes als opwarmers

• stuur met regelmaat updates uit, via site en sociale media

13

6. volg op

• bedank de deelnemers binnen 5 dagen• link met ze op linkedin via persoonlijke boodschap• stuur ze uitnodiging voor dsa.pleio.nl en volg ze op twitter• maak verslag op hoofdpunten, met flink wat foto’s erbij en de

actiepunten voor iedereen • vertel wat de volgende stap is en nodig ze daar meteen voor

uit• voor je zelf: verwerk de deelnemerslijst goed (gegevens

iedereen compleet maken)

14

7.tijdens de bijeenkomst

• meld # hashtag en wifi paswoord• heet welkom: fijn, dat je tijd genomen hebt....., hoop dat je..• checkin: verzin een goede manier voor de voorstelronde

– kort naam en organisatie, en vertel een anekdote in relatie tot thema van vandaag

– bij grote groep, stel vragen (wie is van, heeft weleens..) en laat mensen hand opsteken

• houd de tijd strak in de gaten• ben een host, ofwel de gastheer/dame (voldoende drinken,

komt iedereen aan bod, sfeer ect.)

15

interactie & luchtigheid

16

DSA  Conferen-e,  22  september  2011,  Theater  de  Regentes

8. aankleding

• informele zaalindeling: geen theater of grote U, beter is meerdere kleinere tafels of losse stoelen zonder tafel

• zet grote pot snoep neer bij aankomstafel (vb Hema pot)• zorg voor vers brainfood aan tafel: muffins, koeken, fruit,

nootjes (geen fabriekscake)• naast koffie en thee, ook sapjes en fris• bloemen voor sfeer: geen dure ingewikkelde boeketten maar

gewoon een paar bossen tulpen of zonnebloemen• DSA materiaal: banieren, flyers, kaartjes, flesjes

17

Beelden via Idea VJ-s

18

DSA  Conferen-e,  22  september  2011,  Theater  de  Regentes

DSA stadsgidsen = hostess

19

DSA  Conferen-e,  22  september  2011,  Theater  de  Regentes

verhalende beelden

20

DSA  Slimme  Steden  event,  6  februari,  Pakhuis  de  Zwijger

Picknick Lunch

21

DSA  werkconferen-e,  16  juni  2011,  Theater/Brede  School

subtiele, aanwezige huisstijl

22

DSA  Slimme  Steden  event,  6  februari,  Pakhuis  de  Zwijger

23