Download hier het nieuwsmagazine Improve, 1e uitgave 2013.

“ IT-servIcemodel heefT behoorlIjke ImpacT”

improveFagro magazine, nummer 1, april 2013www.fagro.nl

“ Het introduceren van een IT-servicemodel is geen sinecure”

Projecten: BraBant Finance event: ‘Hot issues in Finance’ • volkerWessels vastgoed: BruggenBouWer tussen administratie en ict • ondersteuning inricHting carectrl Bij viecuri mediscH centrum • interactieve rondetaFel ‘lean in Finance’ • rWe supply & trading: energieHandel is core Business • edea, partner in energie: een Win-Win-Win-Winsituatie • medtronic: it-servicemodel HeeFt BeHoorlijke impact • Fagro.nl nieuWe stijl

brabant finance event: ‘hot issues in fi-

nance’ 3. volkerWessels vastgoed: Brug-

genbouwer tussen administratie en ict 4.

ondersteuning inrichting carectrl bij

viecuri medisch centrum 6. Interactieve

rondetafel ‘lean in finance’ 8. rWe sup-

ply & trading: energiehandel is core busi-

ness 10. edea, partner in energie: een

win-win-win-winsituatie 12. medtronic:

it-servicemodel heeft behoorlijke impact

14. Fagro.nl nieuwe stijl 16.

colofon in deze uitgave:

2 Fagro Improve

Na een lange en koude winter (met een record lange griepepidemie), lijkt dan nu eindelijke de lente aan te breken in Nederland. Dit geldt voor zowel de natuur als, hoe het er nu naar uit ziet, de sociale partners.

Aan de meteorologische ontwikkelingen kun-nen wij als mensen niet veel veranderen. Aan de ‘winterslaap’ van de sociale partners en de politiek des te meer.

Was een groot deel van de Nederlanders na de verkiezingen nog opgetogen over het feit dat de regering uit ‘slechts’ twee partijen kon worden gevormd (in plaats van de gevreesde noodzakelijke vijf partijen coalitie), bleek men na enkele weken al van een koude kermis thuis te komen. De niet-coalitie partijen bleken de

eerste kamer als politiek ‘blokkade’-wapen in te zetten (en wij maar lachen om landen als de VS en Italië: die waren tenslotte onregeer-baar, omdat hun senatoren de regering of de regeringsvorming blokkeren).

Nu lijkt het erop dat er een sociaal akkoord komt (wanneer u dit leest is het misschien al een feit) en laten we hopen dat dit een ‘boost’ geeft aan Nederland en dat de economie eindelijk uit het dal klimt. Wij hoeven geen spectaculaire groeicijfers te verwachten, maar een verbetering van consumenten- en productenvertrouwen zou toch wel al een stuk beter ‘aanvoelen’.

Laten we er dan ook een positieve draai aan geven en hopen dat met de ingang van het

zojuist gestarte tweede kwartaal de weg naar boven weer wordt ingeslagen en wij kunnen gaan genieten van een mooie lange zomer.

Tot slot wil ik u alleen weer veel leesplezier toewensen bij het lezen van deze uitgave van de ‘Improve’ waarin weer interessante artikelen over onze relaties en van onze organisatie en haar activiteiten staan.

Jos Paffen,Managing Director Fagro,Professionals in Finance & Control

Redactieadres: E: [email protected]: www.fagro.nlP: Amerikalaan 14, 6199 AE Maastricht – AirportT: 043 - 358 5480

Hoofdredactie: Margit JacobsRedactie: Margit Jacobs, Jos Paffen, Karin Geraedts, Margó LussenburgConcept en realisatie: Arc NederlandFotografie: Peter Wijnands Photography, NFP Photography Vormgeving: MarksMarks Reklamemakers Druk: Sync. Grafimedia

Improve is een periodiek magazine van Fagro Consultancy B.V.© Copyright 2013, Fagro Consultancy B.V.Foto’s en (delen van) teksten mogen uitsluitend worden overgenomen na schriftelijke toestemming van de redactie.

voorwoord Jos Paffen

‘hot issues in finance’

Fagro Improve 3

Inhoud & SprekersOok dit jaar heeft het event, georganiseerd door Avans Hogeschool, Fagro Professionals in Finance & Control, Fontys Hogeschool, Rabobank, TiasNimbas en Universiteit Maastricht, aansprekende namen aan zich weten te binden. In het plenaire deel treden de heren Rob van Gijzel, Burgemeester van de gemeente Eindhoven & Voorzitter van de Stichting Brainport, Ronald Slaats, CEO De Lage Landen International B.V. en drs. Ton van Veen, CFO Jumbo Supermarkten op als plenaire sprekers. Zij spreken over de thema’s die momenteel leven binnen de Brainport regio, De Lage Landen en Jumbo. Hoe leiden

zij in deze roerige tijden alles in goede banen? Hoe maakt Jumbo de autonome groei en de groei door overnames, enerzijds mogelijk en anderzijds beheersbaar? Welke koers rendeert volgens De Lage Landen nu echt?

MasterclassesNa het plenaire deel volgen de deelnemers twee masterclasses naar keuze. Acht master-classes staan hierbij garant voor het delen van actuele en state-of-the art kennis & kunde op het vakgebied Finance. Verspreid over twee ronden worden de masterclasses gepre-senteerd door Achmea, Avans Hogeschool, BDO, Capgemini, Desso, Fontys Hogeschool,

Rembrandt F&O en TiasNiambas Business School. Thema’s die daarbij aan bod komen zijn oa: Lean in Finance, fraude risicoma-nagement, de controller en social media, verduurzaming & finance en de controller & IT Innovatie. Kijk voor de inhoud van alle sessies op www.brabantfinanceevent.nl

Meer informatie & inschrijvenDeelnemers ontvangen 4PE punten. De deelnamekosten bedragen € 225,- excl. BTW. Ga voor meer informatie & inschrijven naar www.brabantfinanceevent.nl Let op: het aantal plaatsen is beperkt.

Op maandag 27 mei wordt op de Hightech Campus te

Eindhoven de tweede editie van het Brabant Finance Event

gepresenteerd. Het Brabant Finance Event is een uniek en in

Brabant ongekend finance congres dat zich specifiek richt op

hoger opgeleide financials in Brabant. In 2012 namen maar

liefst 160 financials uit Brabant deel aan het congres en gaven

zij het als rapportcijfer een 7,8! Ook in 2013 wordt een hoge

opkomst verwacht. Het thema van de bijeenkomst op 27 mei

is ‘Hot issues in Finance’.

Schrijf nu in voor tweede editie succesvol Brabant Finance Event.

Programma12.00u Ontvangst & registratie. Quick lunch12.45u Woord van welkom door dagvoorzitter, Mathijs Bouman13.10u drs. A.L. van Veen, CFO Jumbo Supermarkten14.00u dhr. R. van Gijzel, Burgemeester Gemeente Eindhoven14.50u Pauze, netwerkgelegenheid met een hapje en drankje15.30u dhr. R. Slaats, CEO De Lage Landen International B.V.16.20u Masterclass, eerste ronde17:10u Masterclass, tweede ronde18.00u Verrassende dagsluiting18.30u Dinerbuffet & borrel

Partners: Organisatie:

Op een prominente locatie aan de A28 in Amersfoort springt het bijzondere hoofdkantoor

van bouwconcern VolkerWessels direct in het oog. Het in gele baksteen en glas opgetrokken

gebouw uit 2012 is de thuishaven van zowel de holding als de werkmaatschappij

VolkerWessels Vastgoed. Bovendien fungeert het gebouw als ontmoetingsplaats voor alle

bedrijfsonderdelen van de groep. Ook Fagro-consultant Manuel Bilic is een verbindende

schakel in het bedrijf.

“ Bruggenbouwer tussen administratie en ict”

4 5Fagro Improve Fagro Improve

Het bijzondere gebouw, en met name de mas-sief houten trap in de vide, prijkte al in menig architectenblad. Het gebouw is dan ook met recht een lust voor het oog te noemen. De buitenzijde bestaat uit verticale stroken van gele baksteen, afgewisseld met stroken glas. De verticale belijning is ook aan de binnen-kant van het gebouw doorgetrokken met een grote vide tot aan de bovenste verdieping. Een doorlopende massief houten trap zigzagt omhoog door de open ruimte en verbindt de kantoorverdiepingen op een natuurlijke wijze met elkaar. “De trap staat symbool voor de verbinding tussen het grote aantal werkmaat-schappijen dat deel uitmaakt van onze groep”, vertelt adjunct directeur Hans Spanjers van VolkerWessels Vastgoed bv. “Tevens is het een plek waar medewerkers elkaar gemakkelijk kunnen ontmoeten.” Nieuwe administratie Via Frank Campman, vestigingsdirecteur van Fagro in Arnhem, kwam Hans in 2010 in con-tact met Fagro tijdens een rondetafelbijeen-komst. “Op deze themabijeenkomst werd voor mij duidelijk dat Fagro over veel vakkennis beschikt en ook verder kijkt naar wat er speelt bij een klant”, vervolgt Hans. “Toen wij in 2012 tijdelijke financiële ondersteuning zochten, kwam de samenwerking met Fagro concreet van de grond. In Manuel Bilic vonden wij een geschikte consultant om ons te helpen bij een fusie tussen drie complementaire zuster-bedrijven van VolkerWessels: VolkerWessels Vastgoed, vastgoedontwikkelaar Planoform – onder meer specialist in binnenstedelijke herontwikkeling en ouderenhuisvesting – en De Koning Wessels Vastgoed. Dit laatste bedrijf ontwikkelt woningen, commercieel vastgoed en recreatievastgoed. Om hun marktpositie te verstevigen en in te kunnen springen op

nieuwe ontwikkelingen, zoals het combineren van woon- en zorgvoorzieningen, lag samenwerking voor de hand. Voor de fusie moest de boekhou-ding van de fuserende bedrijven worden samengevoegd naar één nieuw ERP- en boek-houdpakket; Navision. Het opzetten van zo’n nieuwe administratie doe je niet zomaar even. Daarvoor moesten de gegevens van meer dan veertig administraties uit twee verschillende boekhoudsystemen worden samengevoegd. We hebben bewust voor deze vorm van con-versie gekozen, om zoveel mogelijk gegevens te behouden, waaronder projecthistorie. Deze gegevens blijven te allen tijde opvraagbaar.”

Tijdrovende klusNiet alleen vakinhoudelijk, maar ook op soci-aal vlak heeft Manuel bewezen de geschikte kandidaat te zijn voor de job. “Het implemen-teren van een nieuw boekhoudpakket roept weerstand op in een organisatie”, vertelt Manuel. “Een goed inzicht in administraties en ICT alléén is dan niet voldoende. Je moet ook kunnen omgaan met mensen; niet je IQ maar je emotionele intelligentie geeft daarbij vaak de doorslag. Je moet je kennis immers ook weten om te zetten naar klantgerichte oplossingen.“ Het samenvoegen van alle admi-nistraties was een tijdrovende klus, vanwege verschillen in werkwijzen zoals de opbouw van projectadministraties, relatiebestanden en grootboekschema’s. “Bijna 98 procent van

alle data is goed overgezet; een hoge score!”, vertelt Hans. “Door zijn open karakter en het gemak waarmee Manuel contacten legde binnen de organisatie, is hij erin geslaagd een brug te vormen tussen de administratie en de ICT-afdeling. Hij heeft al die tijd het gezamenlijke doel van de beide partijen voor ogen gehouden en ervoor gezorgd dat zij niet tegenover elkaar kwamen te staan. Dankzij zijn goede sturing konden we de ingezette koers vasthouden en uiteindelijk ook het beste van twee werelden samenvoegen. Daarop mag Fagro best trots zijn.”

Adjunct directeur Hans Spanjers

Over VolkerWessels Vastgoed bv

VolkerWessels Vastgoed bv richt zich op het creëren van meerwaarde voor toekomstige bewoners en huidige omwonenden. Een goed voorbeeld hiervan is de recente ontwikkeling van energienotaloos wonen. Een belangrijke activiteit is het verkrijgen van bouwvergunnin-gen en bestemmingsplannen voor bouwpro-jecten in binnenstedelijke locaties en uitleg-gebieden aan de rand van de stad. Uniek is dat het bedrijf daarnaast ook zeer nauw betrokken blijft tijdens de bouwfase van een project. Onder de naam ZorgID ontwikkelt het bedrijf bovendien concepten voor de zorgmarkt.

Over VolkerWessels

VolkerWessels Vastgoed bv is onderdeel van het Nederlandse bouwconcern VolkerWessels. Het concern telt in totaal ongeveer 15.000 me-dewerkers, verspreid over meer dan honderd zelfstandige werkmaatschappijen. Behalve in Nederland heeft VolkerWessels vestigingen in België, het Verenigd Koninkrijk, Canada en de Verenigde Staten. De bedrijven zijn onder meer actief in de woningbouw, utiliteitsbouw, industriebouw, vastgoedontwikkeling, beton- en waterbouw, wegenbouw, infrastructuur en installatietechniek.

Frank Campman, Hans Spanjers en Manuel Bilic

“De houten trap symboliseert de verbinding tussen alle

werkmaatschappijen”

“EQ is minstens zo belangrijk als IQ”

VolkerWessels Vastgoed bv


De zorg is een dynamische bedrijfstak. Als ziekenhuis moet je telkens anticiperen op bijvoor-

beeld nieuwe weten regelgeving of bezuinigingen door de overheid. VieCuri Medisch centrum

in Venlo en Venray weet door zijn vooruitstrevende karakter goed in te spelen op de vele ont-

wikkelingen. Als je echter ook nog een volledig nieuw ERP-systeem gaat implementeren, blijkt

de capaciteit van het huidige team al gauw te klein. Een beroep doen op Fagro biedt uitkomst.

Ondersteuning inrichting CareCTRL bij VieCuri

“ de snelheid van werken is gewoon kicken”

De sector Stafdiensten van VieCuri telt drie financiële disciplines: financiële & salarisadmi-nistratie (30 medewerkers), planning & control (10 medewerkers) en treasury (1 medewer-ker). Consultants Sandra Wubben, Martijn Verlegh en Albert Cornelis zorgen dat de vaste medewerkers van de afdeling worden ontlast. Ze zijn respectievelijk anderhalf jaar, een half jaar en drie maanden gedetacheerd. Met als einddatum 30 april 2013. Alleen Martijn blijft wellicht langer. Dat heeft overigens niets te maken met hun inzet. “Integendeel”, zegt een zeer tevreden manager Financiële & Salari-sadministratie Rob van Holstein. “Maar het project waarvoor deze extra capaciteit nodig was, bevindt zich in de eindfase. Onze eigen mensen nemen het weer over.”

CareCTRLHet project dat zo’n grote impact had op de capaciteit van de financiële afdeling, was de implementatie van een nieuw ERP-systeem: PRHC CareCTRL. Een SAP-gerelateerd systeem voor de ondersteunende diensten zoals inkoop, logistiek, financiën, HRM; specifiek toegespitst op ziekenhuizen. In een tijdsbestek van acht maanden ging het systeem live. Een megaproject, waarvoor de reguliere capaciteit niet volstond. Daarom werden de dagelijkse werkzaamheden grotendeels opgevangen door Sandra Wubben. “Mijn takenpakket werd steeds verder uitgebreid”, vertelt Sandra. “Inmiddels heb ik op bijna alle activiteiten ondersteund: grootboek- en projectadminis-tratie, ondersteuning bij het opstellen van de (geconsolideerde) jaarrekening, balansbeheer en crediteurenadministratie. Wat ik prettig vind is de ruimte om te leren; het hoeft niet meteen perfect en eigen inbreng wordt aangemoe-digd.” Toen Sandra het team kwam versterken, kwam ze vers van de opleiding. “Desondanks had ze maar een korte uitleg nodig en ging meteen voortvarend aan de slag”, zegt Rob van Holstein. “Zonder dat we ernaast moesten gaan zitten. Alsof ze al jaren meedraait.”

Btw-inrichtingDoor zijn expertise en ervaring met SAP-systemen bij diverse andere opdrachtgevers

werd in oktober Martijn Verlegh ingeschoven. “Eerst met het doel de pro rata berekening voor de btw van 2007-2011 op te stellen”, vertelt hij. “Al snel kwam daar de btw-inrichting voor CareCTRL bij.” Nu houdt Martijn zich vooral nog bezig met de fiscaliteit, oftewel het opzetten van een Tax Control Framework. “Het uiteindelijke doel dat hierbij speelt is het invoeren van horizontaal toezicht, waarbij de samenwerking met de belastingdienst centraal staat”, vult Rob aan. “Horizontaal toezicht vraagt meer afstemming vooraf in plaats van controles achteraf. Om dit te kunnen toepassen, moet de basis gewoon goed staan.”

KickenVoor Fagro-business manager Bart Breur, sinds oktober in dienst, voelde de samenwerking meteen vertrouwd. “Het is altijd even aftasten; zowel de opdrachtgever als de consultants ken je nog niet. Het gaat om het opbouwen van een relatie. Hier ging dat heel vanzelfspre-kend.” Toen VieCuri in januari ondersteuning vroeg op de crediteurenadministratie, wist Bart meteen te schakelen. “Albert had een vergelijkbare klus gedaan; hij leek me de juiste match voor deze plek.” Dat ging razendsnel. Albert: “Ik kwam ’s ochtends op gesprek en ben meteen gebleven en aan het werk gegaan om de extra workload op te vangen op de crediteurenadministratie, die is ontstaan vanuit de implementatie van CareCTRL.” Rob vervolgt: “Juist die daadkracht van Fagro wérkt voor ons. Het contact is heel open en eerlijk. Daardoor kunnen we snel op elkaar antici-peren en prettig samenwerken. De snelheid

waarmee de jonge mensen zaken oppakken, dat is gewoon kicken!” De samenwerking van VieCuri met Fagro voert overigens al terug tot 2006. “Dat had destijds te maken met de opzet van de financiële administratie voor een nieuwe commerciële activiteit: VieCuri Vitaal; ook toen zaten we klem qua capaciteit”, legt manager van het cluster Financiën, ICT en Facilitair Bedrijf Gerrit Zomerdijk uit, die inclusief de financiële afdelingen in totaal een kleine zevenhonderd mensen aanstuurt. “Fagro zet mensen in die beschikken over een brede kennis op financieel gebied. Dat is een absolute meerwaarde.”

AdviseurDe drie consultants zijn op hun beurt erg te spreken over het werken bij VieCuri. Martijn vindt het nauwelijks vergelijkbaar met een commercieel bedrijf. “Je komt hier alles tegen; met name op het gebied van btw. Met elke uitzondering die je maar kunt vinden in de wet, heb ik wel te maken.” Ook voor Albert, die hiervóór een Amerikaans bedrijf ondersteun-de, is het cultuurverschil groot. “Bij mijn vorige opdrachtgever lag de nadruk op winst maken en werkte ik samen met veel tijdelijke krach-ten. Bij VieCuri zijn de meesten al jarenlang in dienst. Ze zijn gewend met het oude systeem te werken; een volledig nieuw systeem leren

kennen vraagt nogal wat. Toch zie je dat wij hen hierin kunnen meetrekken, waardoor er een lach verschijnt op hun gezicht.” Rob vindt het mooi hoe Albert dit verwoordt: “Het is niet vanzelfsprekend dat de consultants de lead nemen; toch zie je inderdaad dat ze de ‘oude garde’ motiveren en inspireren. Waar we als afdeling naartoe willen, is het doorvoeren van verbeteringen voor het end-to-end proces, zodat we als adviseur optreden voor interne afdelingen en maatschappen. Nu blussen wij vaak brandjes van zaken die aan de ‘voorkant’, dus door bijvoorbeeld de afdelingen, al onder-vangen kunnen worden. Denk aan het duiden van belaste of onbelaste posten, binnenlandse of buitenlandse inkoop; als dat duidelijk is, kunnen wij goed factureren. Daarvoor moeten mensen bekend raken met de financiële af-handeling en moeten wij op onze beurt weten wat er speelt bij de diverse afdelingen.”

“Je ziet dat de consultants de ‘oude garde’

motiveren en inspireren”

“Fagro zet mensen in die beschikken over een brede kennis op financieel gebied”

Albert Cornelis, Martijn Verlegh, Sandra Wubben, Bart Breuer, Rob van Holstein en Gerrit Zomerdijk

Interactieve rondetafel ‘lean in finance’


Verhoging van de output, lagere kosten, hogere kwaliteit en snelheid; wie wil dit nou niet?

Veelal wordt ‘lean’ in verband gebracht met deze termen. Maar wat houdt ‘lean’ nu precies

in en hoe pas je dit toe in een finance & control omgeving? Om antwoord te geven op deze

vragen organiseerde Fagro op maandagavond 11 maart een rondetafel-bijeenkomst met

het thema ‘lean in finance’.

Wat is ’lean’?Prof. dr. Harold Hassink RA en business manager drs. Jeroen van den Oever RC openden de sessie. Zij lichtten tijdens de introductie het uitgangspunt voor de discussie van deze avond kort toe: ‘lean in finance’ staat voor een verzameling van methoden gericht op het elimineren van verspillingen in processen. ‘Lean’ kent haar oorsprong in de productieomgeving, maar het principe is ook toepasbaar op andere processen, waaronder het financiële proces. Een voorbeeld van verspilling binnen finance & control is het produ-ceren van (vele) rapportages die de (interne) klant helemaal niet gebruikt.

Waarom lean?Nadat het discussiekader was gesteld, zette gastspreker Joost Klerks RC transitiemanager bij Essent, helder uiteen hoe bij Essent binnen finance ‘lean’ is geïmplementeerd. Enkele redenen die door Joost en de deelne-mers werden genoemd om met ‘lean in finance’ aan de slag te gaan, zijn:• Kostenbesparingen• Managen van organisatieveranderingen• Toenemende kwaliteitseisen• Standaardisatie van processen• Verhogen van de medewerkertevredenheid

Hoe ziet een lean-traject eruit?Meten is weten. De eerste fase van een lean-traject bestaat dan ook uit analyseren: zoveel mogelijk data verzamelen over het proces. Een goede tip van Joost is om de resultaten visueel te maken. Het kan een echte eye-opener zijn om te zien hoeveel (of vaak: hoe weinig) tijd financials besteden aan hun kerntaken.

Vanuit finance gezien is de business de klant. Betrek deze dan ook nadrukkelijk bij het traject. Welk cijfer geeft de business aan finance? Wat wil de business? Het stellen van vragen heeft als doel vast te stellen wat de klant daadwerkelijk wil en nodig heeft. Doorvragen is essentieel om een duidelijk beeld van de situatie te schetsen. Ga vervolgens samen aan de slag met procesmapping en verbeteringen.

Aandacht moet er ook zijn voor sturing van het traject en borging. Richt overlegstructuren in en volg de realisatie van de gedefinieerde bespa-ringen. Doe dit uiteraard wel op een efficiënte en effectieve manier, het moet immers lean blijven! Om lean succesvol te implementeren is de ‘tone-at-the-top’ van cruciaal belang. Het management krijgt binnen de organisatie een coachende rol en gebruikt lean als sturingsinstrument.

PraktijkervaringenHet tweede deel van de avond stond in het teken van een rondetafel-discussie met als doel praktijkervaringen uit te wisselen aan de hand van

stellingen. Er werd onder andere gediscussieerd over de toegevoegde waarde van lean in financiële processen, wanneer een organisatie klaar is voor het starten van een lean-traject en wat de doelstelling achter een lean-traject kan of zou moeten zijn. Onderstaand zijn de belangrijkste conclusies samengevat.

Het proces in de praktijk: best practices & valkuilen• Door te kijken waar de verspilling in de organisatie zit, faciliteer

je kostenreductie. Ook een betere bediening van de interne klant brengt vaak een verlaging van de kosten met zich mee.

• Er dient een juiste balans gevonden te worden tussen control en risico. Toets risico vs. impact en stem hierop je controls af. Bekijk daarbij kritisch welke controls echt nodig zijn. Definieer ze waar nodig anders of voer ze anders uit. Het volgen van het lean-proces kan helpen betere keuzes te maken.

• Tijdens een lean-traject is visualisatie van essentieel belang. Door visualisatie wordt de organisatie zich bewust van timema-nagement. Het is een set-of-mind/ cultuur/ een andere manier van kijken/ flow.

• Begin met processen waar je het succes kan delen. • Sturen (interne) klanten wel op de informatie die ze krijgen? Ga

daarbij de diepte in. In de praktijk blijkt dat er veelal niet op alle geleverde informatie wordt gestuurd.

In welk processen heeft lean een toegevoerde waarde?• Bij OTC en P2P gaat het om hoge volumes; elke verandering

in deze processen heeft daardoor een groot effect. De overige processen zitten ingewikkelder in elkaar en vergen meer inzet om eenzelfde resultaat te bewerkstelligen.

• Closing proces. Stel jezelf de vraag: is wat eruit komt ook datgene wat ik nodig heb? Het hangt van de maturiteit van de organisatie af waar in het closing proces je met lean begint.

• Bekijk het dashboard van het closing proces gezamenlijk. Monitor hoe ver iedereen in het proces is en wat daarvan de redenen zijn.

• Maak gebruik van shared service centers. Bekijk wat de werkelijke behoeftes zijn qua rapportages en maak het geheel efficiënter.

Bent u enthousiast geraakt over het onderwerp ‘lean in finance’ en wilt u er meer over weten? Neem dan vrijblijvend contact met ons op. Naast de rondetafel ‘lean in finance’ organiseert Fagro in 2013 nog een aantal andere rondetafels rondom wisselende thema’s. Bekijk hiervoor regelmatig onze website www.fagro.nl.

RWE Supply & Trading GmbH

“ energiehandel is core business”


Bij binnenkomst in de hal van RWE Supply & Trading GmbH in het Duitse Essen is een grote

beursvloer het eerste dat opvalt. Het internationale energieconcern, dat in Nederland

vooral bekend is van dochterbedrijf Essent, is één van de vijf toonaangevende stroom-

en gasleveranciers in Europa. Om deze positie te verstevigen, houden de RWE Supply &

Trading-specialisten de wereldmarkt voor energiehandel nauwlettend in de gaten. Fagro-

consultant Rianne Kierschner versterkt sinds een jaar deze dynamische onderneming.

“RWE Supply & Trading GmbH, kortweg RWEST, is de schakel tussen de RWE Groep en de wereldwijde groothandelsmarkten voor energie en energiegerelateerde grondstoffen”, vertelt Ronald van Eldik, Head of BackOffice bij RWEST. Op het hoofdkantoor in Essen vindt de handel plaats in grondstoffen, zowel in fysieke als derivate vorm, zoals gas, olie, kolen en stroom. De prijssignalen van de groothan-delsmarkten die RWEST opvangt, worden niet alleen gebruikt voor de eigen handelsactivitei-ten. Zij dienen ook als basis voor belangrijke beslissingen van de RWE Groep over eigen fabrieken en elektriciteitscentrales, gaswin-ning, transport en opslag.

Central Matching Team“Vanwege de enorme handelsvolumes en grote geldstromen die daarmee zijn ge-moeid – vaak gaat het om miljoenen euro’s per transactie – zijn hooggekwalificeerde medewerkers een absolute must”, vervolgt Ronald van Eldik. Toen RWEST in het voorjaar van 2012 een nieuw Central Matching Team wilde opzetten, was in de zoektocht naar een geschikte finance professional de stap naar Fagro snel gemaakt. “Ik had ervaring met Fagro in Nederland en zij stelden mij voor aan Robert Sauer, managing director van Fagro GmbH in Düsseldorf. Robert heeft het sollicitatieproces snel en doelgericht georganiseerd. In Rianne Kierschner vonden wij de juiste combinatie van factoren. Niet alleen vakinhoudelijk, maar ook sociaal is zij sterk. Daarnaast spreekt ze de Duitse taal en heeft zij werkervaring in de energiebranche. Dankzij Fagro vonden wij de

energieke consultant die wij zochten. Dat heeft Rianne in het afgelopen jaar meer dan bewezen.”

RisicomanagementRianne had een wervelende start bij RWEST. Omdat een soortgelijk Central Matching Team binnen RWEST al bestond in Genève, volgde zij daar drie weken lang een ‘training on the job’. Daardoor kwam zij goed beslagen ten ijs voor de opstart van het team in Essen. “In verband met de grote geld- en goederenstromen is het risicomanagement van alle activiteiten van RWEST uitgebreid”, vertelt Rianne. “Dat is nodig om ons in te dekken tegen ’prijs- en kredietrisico’s op de wereldwijde energie-handelsmarkt. Onze handelsactiviteiten worden namelijk niet op de transactiedatum zelf verrekend, maar aan het einde van de maand. Dat is vaak een heel gepuzzel. Het verwerken en controleren van inkomende facturen is daarom één van de hoofdtaken van het Central Matching Team. Ook via ‘netten’, waarbij je alle inkoop- en verkooptransac-ties per leverancier in één netto eindbedrag verrekent, optimaliseren we onze financiën. Reporting is onze belangrijke derde activiteit waarmee we alle Back Office teams in RWEST ondersteunen.” Inmiddels staat er een team van vijf fulltime medewerkers dat een enorm leerproces heeft doorgemaakt. Wat Rianne zelf van die periode het meest is bijgebleven, is de cultuuromslag tussen Nederland en Duitsland. “Nederlanders zijn doorgaans veel directer dan Duitsers”, zegt ze. “Ook kunnen hiërarchische lagen in Duitsland niet zomaar worden om-zeild. Wil je iets doen of gedaan hebben, dan moet je eerst bij de leidinggevende aanklop-pen en eventuele weerstand zoveel mogelijk wegnemen.”

Interimwerk onbekendDe ervaringen van RWEST met Fagro zijn positief. Toch is er volgens Ronald nog een wereld te winnen voor Fagro in de Duitse uitzendmarkt. “Het concept van interimwerk is hier nog relatief onbekend en dat maakt onbemind”, legt hij uit. “Uitzendwerk heeft vanuit het verleden te kampen met een negatief imago en is nog niet populair voor hoogopgeleiden. Het wordt meer gezien als iets voor lager geschoolden. Maar Fagro is geen uitzendbureau, het is een nieuw en uniek concept in Duitsland. Er is voor Fagro dus nog veel pionierswerk te doen.” Rianne beaamt dit vanuit de dagelijkse praktijk. “In het begin vroegen collega’s mij regelmatig wanneer ik een vast dienstverband kreeg. Als ik vertelde dat dat niet de intentie was, keken ze raar op! Inmiddels zijn ze eraan gewend dat ik tijdelijk blijf. Dat tijdelijke gevoel heb ik zelf echter helemaal niet; ik voel mij volledig opgenomen in het team.”

“Interimwerk is in Duitsland nog relatief onbekend”

“Nederlanders zijn doorgaans directer dan Duitsers”

Over RWE Supply & Trading GmbHRWE Supply & Trading is een toonaangevend Europees handelsbedrijf in energie en één van de sterkste spelers in de Europese gasindustrie. Het hoofdkantoor in Essen (Duitsland) herbergt de grootste en meest geavanceerde energie-beursvloer van Europa, en beschikt daarnaast over aanvullende beursvloeren in Londen en Swindon (Engeland), alsmede dochteronderne-mingen en aangesloten kantoren in Den Bosch, Genève, Singapore en New York, vertegenwoor-digingen in Praag, Dubai en Ashgabat en een joint venture in Houston.

Handelsvolumes in 2012• 1,177 terawatt-uur elektriciteit• 376 miljard kubieke meter (bcm) gas• 263 miljoen vaten olie• 1.064 miljard CO2-certificaten

Robert Sauer, Rianne Kierschner en Ronald van Eldik

Head of BackOffice Ronald van Eldik

EdeA, partner in energie

“ een win-win-win-winsituatie!”


EdeA is een joint venture van Essent (met als moederbedrijf het Duitse RWE) en DSM. Dat betekent echter niet dat EdeA exclusief aan deze bedrijven levert. In de loop der jaren hebben steeds meer par-tijen zich gevestigd op de Chemelot Campus. “Zo’n tien jaar geleden zag je dat DSM zich steeds meer ging terugtrekken van de Cheme-lot Site, terwijl andere spelers een steeds gro-tere rol kregen”, vertelt Henk Götschenberg, hoofd van de financiële afdeling van EdeA. “Zo zie je een ontwikkeling van een sec DSM site naar een multidisciplinaire site. De utilities op de site worden door EdeA geleverd.”

Kritische nootEen belangrijk statement is dat EdeA zijn activiteiten uitvoert tegen niet te verbeteren kosten. “Dat betekent niet per definitie de laagste kosten”, verduidelijkt Henk. “Wel de laagst mogelijke kosten gegeven de vereiste betrouwbaarheid en binnen de gegeven rand-voorwaarden. Daar staan wij als EdeA voor.” Een strakke sturing en monitoring van de financiële processen maakt daarvan onderdeel uit. De financiële afdeling is verantwoordelijk voor een aantal disciplines, waaronder de re-gistratie, boekhouding, maandrapportages en het begeleiden van het budgetproces. “We zijn hierbij de linking pin tussen de organisatie en het management. Het geven van een kritische noot is daarbij belangrijk. Wij challengen de organisatie en worden tegelijkertijd ook zelf

gechallenged. Daardoor houden we elkaar scherp.”

Hoger planToen een aantal jaar geleden iemand wegging op de financiële afdeling, rees de vraag hoe de ontstane vacature moest worden ingevuld. “Mede in de aanloop naar de crisis voerden we de discussie of we deze functie het beste vast of tijdelijk konden invullen”, zegt Henk Götschenberg. “We kozen voor die laatste optie, ook vanuit het oogpunt van een snelle en adequate invulling. Als afdeling staan we voor een bepaalde kwaliteit. Het is belangrijk dat de consultant deze kwaliteit ook kan waar-borgen, zodat we de afdeling naar een hoger plan kunnen tillen.” In goede samenwerking met business manager Antoine op den Drink werd Fagro-consultant Niek Arts geplaatst, die inmiddels is opgevolgd door Antonio Ybema. Beide heren bleken een goede match. Ook Antonio ervaart dit zo. “Ik werd meteen

opgenomen bij EdeA. Ik had de luxe dat Niek me nog riant heeft kunnen inwerken en me kon voorstellen aan alle mensen. Een mooie start dus.” De werkzaamheden waren in het begin erg ad hoc. “Ik ondersteunde op allerlei operationele processen, zoals de facturenflow, SAP-beheer en maandrapportages. Vorig jaar is er een blueprint van de afdeling gemaakt om alle taken en verantwoordelijkheden van de financiële afdeling in kaart te brengen, zoals wie doet wat, hoeveel tijd kost dat? Op basis daarvan zijn pakketten samengesteld van werkzaamheden die logisch met elkaar samenhangen. Een heel fijn traject, waardoor iedereen zijn eigen takenpakket en verant-woordelijkheden heeft gekregen. Sinds die tijd ben ik de helft van mijn tijd financieel onder-steunend actief; de andere helft ben ik bezig

met projectcontrol. Dat zorgt weer voor ander inzicht en verbreding van mijn werk.”

HonkvastVolgens Henk is er sprake van een win-win-win-winsituatie. “De samenwerking tussen Fagro en EdeA, maar ook tussen Antonio en ons. Wij worden op een goede manier ondersteund bij de invulling van de functie en tevens bieden wij Antonio de mogelijkheid ervaring op te doen; daarvoor krijgen wij frisse nieuwe ideeën terug. Kenmerkend voor EdeA is dat de medewerkers erg honkvast zijn: de meesten zijn jarenlang in trouwe dienst. Dan is het goed er een jonge hond bij te zetten. Hij heeft andere inzichten in bijvoorbeeld het ondersteunen bij het efficiënter organiseren van zaken.” Het werken met vaste medewer-kers is voor Antonio juist prettig. Een enorme tegenstelling tot zijn vorige project, waarbij Antonio de realisatie van twee winkelcentra en een appartementencomplex in Luxem-burg ondersteunde. “De mensen die hier al jarenlang werken, kunnen een goed beeld schetsen van de historie van EdeA. Dat levert vaak mooie verhalen op! Bovendien word ik echt als medewerker beschouwd; ik word betrokken bij trainingen, mag meedenken en ga mee als er bijvoorbeeld een afdelingseten-tje is. Daardoor raak je echt betrokken.” Henk vindt dit vanzelfsprekend. “Het zijn misschien maar kleine dingen, maar ze maken wel net het verschil. Het zorgt voor commitment van beide kanten!”

SynergieënEdeA heeft het volste vertrouwen in de toe-komst. “Zo lang er fabrieken zijn op de site, zijn er ook utilities nodig. Daarbij is EdeA een echte kennispartner: in de hoofden van de ervaren medewerkers zitten bergen technische ken-nis van processen”, besluit Henk. “We komen steeds meer in directe dialoog met klanten, waar we eerst vooral op de achtergrond opereerden. Dat kan een grote plus zijn voor bedrijven om zich hier te vestigen. Bovendien biedt deze kennis mogelijkheden om nieuwe synergieën te ontdekken.”

Henk Götschenberg en Antonio Ybema

Hoofd financiën Henk Götschenberg

Aan de rand van de chemie- en materialencommunity Chemelot Site in het Limburgse

Geleen vinden we EdeA. Een bedrijf dat de complete utilityvoorzieningen verzorgt voor

alle bedrijven op de Chemelot Site. Met het leveren van elektriciteit, stoom, water, stikstof

en het verbranden van rest- en afvalgassen houden zij de ruim vijftig fabrieken op de site

aan de gang. ‘Tegen niet te verbeteren kosten’, zo staat in hun missie. Een uitdaging voor

Fagro-consultant Antonio Ybema om daaraan zijn bijdrage te leveren.

“Wij challengen de organisatie en worden tegelijkertijd ook

gechallenged”

“Kleine dingen zorgen voor commitment van beide kanten”

Naast de ingang van het Bakken Research Center van Medtronic in Maastricht verbeeldt

een kunstwerk de missie van deze onderneming. Het van oorsprong Amerikaanse bedrijf is

marktleider op het gebied van de medische technologie en levert al sinds de jaren vijftig van

de vorige eeuw een bijdrage aan het welzijn van mensen met een chronische aandoening.

Tot op de dag van vandaag is het verbeteren van mensenlevens de belangrijkste drijfveer

van de onderneming. In het standbeeld is dat terug te zien in de vorm van een vrouw die

weer op de been wordt geholpen.

Medtronic

“ it-servicemodel heeft behoorlijke impact”


Bij het formuleren van de missie van Medtro-nic raakte oprichter Earl Bakken geïnspireerd door patiënten. De hervonden mobiliteit en verhoogde levenskwaliteit waren aanleiding om het verbeteren van mensenlevens het hoofddoel van het bedrijf te maken. Medtronic is met name wereldmarktleider op het gebied van cardiovasculaire producten zoals pacema-kers en implanteerbare defibrillatoren (ICD’s). “De eerste draagbare pacemaker op batterijen is eind jaren vijftig uitgevonden door onze oprichter Earl Bakken”, vertelt Edmond Jonges, Senior Finance Manager Accounting & Control bij Medtronic. “Dit vormde de basis voor de huidige implanteerbare pacemaker. Dit is een implanteerbaar apparaatje dat het hart continu bewaakt en stimuleert om in het juiste ritme te blijven werken. Een ander belangrijk product is de ICD. Deze implanteerbare defi-brillator kan levensreddend zijn voor patiënten met hartritmestoornissen doordat hij het normale hartritme herstelt. Samen zijn deze twee producten goed voor zo’n dertig procent van onze omzet. Een tweede belangrijke pro-ductgroep vormen de zogenaamde ‘stents’. Dit zijn metalen gaasbuisjes die in een bloedvat in het lichaam van de patiënt worden geplaatst met als doel deze open te houden. Naast de twee hiervoor genoemde cardiovasculaire pro-ductgroepen heeft Medtronic onder andere ook producten en therapieën op het gebied van diabetesmanagement, neuromodulatie en spinale (wervelkolom) en KNO-chirurgie.”

IT-servicemodelBuiten het Bakken Research Center heeft Medtronic in Nederland nog twee grote vestigingen: het European Operations Center

in Heerlen en CardioVascular Operations in Kerkrade. In het EOC bevindt zich onder andere de internationale IT-organisatie. Tot voor kort werden de IT-kosten via een vaste verdeelsleutel doorberekend aan de interne divisies. Omdat deze methode geen rekening houdt met de mate waarin daadwerkelijk gebruik wordt gemaakt van de IT-diensten, besloot Medtronic onlangs om het ‘funding’-model te wijzigen in een IT-servicemodel. Deze overgang is bepaald geen sinecure. Fagro-con-sultant Sjoerd Heidenrath is tijdelijk aangeno-men om dit proces in goede banen te leiden. “Omdat de rol van IT-organisaties steeds meer verschuift van het bouwen van systemen naar het verlenen van service, vraagt dit een andere benadering voor de interne financiering, bepa-ling van de kosten en doorbelasting hiervan. Het is een andere manier van financieel IT-management, kostenallocatie en -dekking. Het doel is meer transparantie te creëren en om binnen het beschikbare IT-budget beter prio-riteiten te kunnen stellen.”, vertelt Sjoerd. “Het servicemodel geeft meer inzicht in de mate waarin landen en divisies een beroep doen op de beschikbare IT-capaciteit, zodat kan wor-den gezocht naar manieren om deze kosten te verminderen of door te berekenen aan de interne klanten, daar waar uiteindelijk ook de voordelen worden gerealiseerd. IT-collega’s zullen vanaf eind april hun tijdsbesteding gaan verantwoorden in een tijdschrijfsysteem, wat het nodige verandermanagement met zich meebrengt. Naast het kiezen en inrichten van het tijdschrijfsysteem en het inrichten van een projectstructuur in SAP, is het creëren van draagvlak binnen de organisatie voor deze methode ook één van mijn taken. We

streven ernaar de IT-resources in te zetten op projecten die de meeste waarde toevoegen aan Medtronic, en dat is weer goed voor de concurrentiepositie ten opzichte van externe partijen.”

Structuur aangebrachtOver de bijdrage van Sjoerd is Edmond Jonges zeer te spreken. “Via business manager Antoine op den Drink hebben we de juiste kandidaat gevonden voor dit project. Sjoerd is in staat om complexe modellen snel te doorgronden en hierin structuur aan te brengen.” Eind mei draagt Sjoerd zijn project over aan zijn collega-controller bij Medtronic. “Het is een langetermijnproces; het eindresul-taat maak ik dus niet zelf mee; jammer, maar onvermijdelijk. Als interim-medewerker ben je er om een team tijdelijk te versterken, met de bedoeling dat er structureel iets verandert. Dat geeft mij de voldoening”, aldus Sjoerd.

Over Medtronic

Medtronic is in 1949 opgericht in Minneapolis, in de Amerikaanse staat Minnesota. Meer dan zestig jaar later is Medtronic een wereld-wijde onderneming die zich exclusief heeft toegelegd op de medische technologie. De door Medtronic ontwikkelde producten en therapieën worden voornamelijk toegepast bij de behandeling van chronische aandoenin-gen. De in 1960 door Earl Bakken geformu-leerde missie van Medtronic vormt nog steeds onverminderd de leidraad voor het beleid van de onderneming: een bijdrage leveren aan het verminderen van pijn, het herstellen van de gezondheid en het verlengen van het leven van de patiënt.

Wereldwijd heeft Medtronic 270 vestigingen, verdeeld over 120 landen, en ongeveer 45.000 werknemers, waarvan meer dan 6.000 in Europa. Het Europese hoofdkantoor bevindt zich in Zwitserland. Bij Medtronic in Nederland werken zo’n 1.200 medewerkers in vier ves-tigingen in Heerlen, Maastricht, Kerkrade en Tilburg. Meer informatie op www.medtronic.nl.

“Als interim-medewerker maak je het eindresultaat

niet altijd zelf mee”

Antoine op den Drink, Sjoerd Heidenrath en Edmond Jonges

Senior Finance Manager Edmond Jonges

ArnhemIJsselburcht 36825 BS Arnhem

T +31 (0)26 365 3332F +31 (0)40 368 3960

E [email protected] www.fagro.nl

DüsseldorfBusiness Center SeesternFritz-Vomfelde-Strasse 34D-40547 DüsseldorfDuitslandT +49 (0)211 417 437

EindhovenF. van Riemsdijkweg 285657 EE Eindhoven

T +31 (0)40 368 2430F +31 (0)40 368 3960

Maastricht-AirportAmerikalaan 146199 AE Maastricht –AirportT +31 (0)43 358 5480F +31 (0)43 358 5485

Fagro.nl

Onze website heeft een make-over ondergaan. Vanaf nu kunt u op de homepage

van www.fagro.nl terecht voor alle informatie over onze activiteiten. Zo vindt u

overzichtelijk al onze kennisevents voor relaties en onze medewerkers. Een handige

jaarkalender maakt de website nieuwe stijl compleet.

Kijk dus voor alle actuele activiteiten en events op www.fagro.nl!

Fagro.nl nieuwe stijl

www.fagro.nl

Download hier het nieuwsmagazine Improve, 1e uitgave 2013.

Documents

Transcript of Download hier het nieuwsmagazine Improve, 1e uitgave 2013.