42 Accountant Adviseur Juni 2008

Documentformaat voor elektronisch dossier

ICT Arjan Gelderblom

Er is in de Accountant Adviseur een aantal arti-kelen gepubliceerd over digitale of elektronische dossiervorming. Elektronische dossiervorming mag zich mede als reactie op veranderende wet- en regelgeving in een toenemende belangstelling verheugen. In dit artikel staat de vraag centraal: in welk formaat moeten de documenten opgeslagen worden in het elektronisch dossier?

Documentformaat

Documenten worden veelal opgeslagen in het elektronisch dossier óf in het formaat van het programma waarmee het document is gemaakt óf als PDF-bestand. Een gebruiker maakt bijvoor-beeld een document aan in MS-Word of MS-Excel en slaat deze vervolgens op als Word-document (bestandsextensie .doc of .docx) respectievelijk Excel-document (.xls en .xlsx).

Aanpasbaarheid documenten

Een nadeel van Word- en Excel-documenten is dat ze standaard te wijzigen (of reviseerbaar) zijn. Dus ook na archivering in het elektronisch dossier kan iemand deze documenten veran-deren. Dit is in veel gevallen echter niet de bedoe-ling. Een brief die verstuurd is naar een cliënt, mag na verzending niet meer worden aangepast. De brief moet in z’n definitieve vorm als het ware gefixeerd worden. Daarom heeft het de voorkeur zo’n document op te slaan als PDF-bestand. Een PDF-bestand is wel te wijzigen, alleen ligt de drempel om dat te doen voor de eindgebruiker

hoger. Daarnaast heeft software voor elektronische dossiervorming soms nog een andere functio-naliteit, om een document, ongeacht het formaat, te fixeren. Voor de Microsoft Office 2007-programma’s biedt Microsoft een gratis invoegtoepassing aan met behulp waarvan documenten opgeslagen kunnen worden als PDF-bestand. Daarnaast zijn er hulp-programma’s om vanuit elke willekeurige appli-catie een PDF-bestand aan te maken. Steeds meer softwareleveranciers bieden standaard de moge-lijkheid om vanuit hun applicatie een PDF-docu-ment aan te maken.

Portable Document Format (PDF)

PDF is een de facto standaard geworden voor het uitwisselen van documenten. De reden hiervoor is onder andere dat de lezer een PDF-bestand kan inzien met het gratis programma Adobe Reader. Een ander voordeel van een PDF-document is dat deze wordt weergegeven of wordt afgedrukt in exact de bedoelde opmaak, terwijl de gegevens in het bestand slechts moeilijk wijzigbaar zijn. Er zijn ook afgeleide versies van het PDF-formaat beschikbaar, zoals PDF/A en PDF/X. PDF/A is in het kader van dit artikel een interessant formaat. De A staat voor ‘Archiving’ en is bedoeld om PDF-documenten te archiveren in bijvoorbeeld een elektronisch dossier. PDF/A is een open standaard die vrijgegeven is door de ISO. Bij een open stan-daard zijn de specificaties van dit formaat vrij beschikbaar, zodat andere leveranciers dit kunnen toepassen in hun producten.

Ontwikkelingen bij de overheid

Het is in dit verband belangrijk om stil te staan bij de ontwikkelingen zoals die zich voordoen bij de overheid. In september 2007 is er een actieplan Nederland Open in Verbinding (NOiV) naar de Tweede Kamer gestuurd. Een van de doelstel-lingen van dit plan is het verminderen van de afhankelijkheid van leveranciers bij het gebruik van ICT door versnelde inzet van open stan-daarden en open source-software. Dit is software waarvan de broncode (zeg maar programmacode) beschikbaar is voor de koper. Daarmee is hij minder of niet meer afhankelijk van de leveran-

cier. De Rijksoverheid moet vanaf april 2008 bij de aanschaf of modernisering van

software uitgaan van open standaarden. Alleen in uitzonderings gevallen mag

daarvan worden afgeweken. Deze regel gaat voor de resterende (semi-

)overheden eind 2008 in. Het Forum Standaardisatie publi-

ceerde vervolgens op 1 maart 2008 een lijst met open standaarden.

Voor de uitwisseling van revi-seerbare of wijzigbare docu-

menten is de keuze gevallen op ODF (Open Document

Format). Voor langeter-mijnarchivering van documenten mag ODF worden toegepast; als reviseerbaarheid niet gewenst is, heeft PDF/A (om precies te zijn: PDF/A-1a) de voorkeur. De overheid gaat dus inzetten op het formaat PDF/A voor het archiveren van documenten die niet gewijzigd mogen worden.

Voor de reviseerbare documenten is er nu gekozen voor het ODF-formaat. Dit formaat garandeert de toegang tot data zonder techni-sche of wettelijke beperkingen voor de lange

termijn. Microsoft ondersteunt ODF niet stan-daard. In Microsoft Office 2007 is het bestandsfor-maat Office Open XML (OOXML) toegepast. OOXML is wel, evenals ODF, in april verheven tot ISO-standaard. ODF sluit ten opzichte van OOXML ook aan bij een ander vereiste uit het genoemde actieplan: vooral open source soft-warepakketten omarmen ODF. Daarmee ontstaat er een combinatie van open source-software en een open standaard-bestandsformaat. Er is inmiddels wel (een prototype van) een vertaal-programma beschikbaar, waarmee een Microsoft Office 2007-bestand geconverteerd kan worden naar een ODF-bestand.

Conclusie

Documenten in het elektronisch dossier zullen in de meeste gevallen in hun definitieve vorm niet meer aangepast mogen worden. Ook gezien de ontwikkelingen bij de overheid is voor het archi-veren van documenten in het elektronisch dossier daarom PDF(/A) het aangewezen formaat.

Arjan Gelderblom (a.gelderblom@fullfinance.nl), consultant bij Full•Finance Consultants te Apeldoorn (www.fullfinance.nl).