Workshop Digitaal Archiveren

5

• Acties

2. Geef informatie soort aan d.m.v. kleuren

1. Input - Benodigde informatie

2. Output – Geproduceerde informatie

3. Opslag – Belangrijk voor anderen

3. Geef aan hoelang informatie bewaard

moet blijven en waarom. 1. Opmerking in kleur op zo hoog mogelijk niveau

Wat moet er gearchiveerd

worden?

• Stel de volgende vragen:

1. Hoe zoek je de informatie?

2. Wanneer heb je de informatie nodig?

3. In welke vorm heb je de informatie

nodig?

Hoe moet het gearchiveerd

worden?

Workshop Digitaal Archiveren

17

Outlook: opslaan als MSG

• E-mail opslaan als … – Ga op mailbericht staan,

• kies bestand, opslaan als …

• Kies bij opslaan als: voor de optie

• Outlookbericht indeling (*.MSG)

– Bericht mét de bijlagen, headers etc. als één bestand

• in je eigen mappenstructuur

• Je kunt de mail ook oppakken / slepen vanuit je postvak in en slepen naar de map in verkenner, dan maakt windows er automatisch een MSG bestand van.

Onderwerp wijzigen

• Zonder directe celbewerking – aanpassen onderwerpsregel van een mailbericht

wanneer deze is geopend

• Directe celbewerking: – Kies in postvak in: ‘beeld’

– Dan ‘Rangschikken op’

– ‘Aangepast

– ‘Overige instellingen’

– Schakel in ‘overige instellingen’ het selectievak ‘directe celbewerking toegestaan’ in

Workshop Digitaal Archiveren

21

Werken met PST bestanden

• Een PST archiefbestand is een los

bestand om e-mails in te archiveren

buiten je Outlook-server ruimte.

• Sla het PST bestand op in een netwerk

directory waar alleen jij in kan en of

de collega die ook jou mail kan en mag

lezen.

Werken met PST bestanden

• Om een nieuw PST bestand aan te maken en

items er naar te archiveren kies in het menu

bestand voor: • Bestand | Nieuw | Outlookgegevensbestand

• Kies de juiste indeling (hoe hogere versie je gebruikt,

hoe meer “nieuwe” technieken zoals vlagkleuren je

kunt gebruiken

• Kies de map waar je het archief bestand wilt opslaan

• En geef het bestand een logische naam

• Werk de eigenschappen van het bestand bij en stel

eventueel een wachtwoord in.