SharePoint en Storage

'Onbeperkt archiveren en opslaan van documenten en informatie' Microsoft Nederland Schiphol,

Juni 2010

Ard van Someren – Business Development Manager Ricoh Nederland

ard.van.someren@ricoh.nl

@avsomeren

Agenda

• DM en de uitdaging van samenwerken

• Document management in SharePoint

• Aandachtspunten en Best Practices

• Ricoh Document Store als framework

Opbouw functies DMS

Operating System

Database Services Storage Device Services

Basic Application Services

DocumentImaging

Doc / LibServices

Routing / Workflow

Formsprocessing

Rec MgmtApplication(s)

BRON AIIM ARP1 2009

Ontwikkelingen Document Management

• Toename informatie in ongestructureerde vorm

• Beheer van het document naar beheersing van het proces

• De medewerker bepaalt zelf hoe hij (samen) werkt

• Van silo naar netwerk

Karakteristieken Collaborative Spaces

• Ontwikkeld om de productiviteit van de medewerker te ondersteunen

• De medewerker bepaalt zelf hoe hij (samen) werkt

• De meeste informatie maakt geen onderdeel uit van een record

5 aandachtspunten

• Integratie van fysieke documenten

• Ondersteuning van bedrijfsproces en medewerker

• Samenwerken met documenten en informatie

• Flexibiliteit en functionele mogelijkheden

• Schaalbaarheid, wet –en regelgeving

Document Management in SharePoint

• Basis voorziet in volledige set DMS tooling

• Basis instap met lage kosten

• Document management governance goed in te richten

• Sterke set document centrische collaboration tools

• Volledige integratie met desktop tooling

• Hoge gebruikers acceptatiegraad

• Doorgroeien van groep, naar afdeling of oplossing voor het volledige bedrijf als intra- extra- internet

• Combineren of integreren met bestaande informatiebronnen

Cases

• Arcelor Mittal – Repository logistieke documenten en certificaten vereenvoudigen vinden en verstrekken van informatie

• Loonservice – Klantdossiers ondersteunen kwalitatief HR advies en verhogen productiviteit

• ADRZ – snel en volledig overzicht met patientdossier

• Durabrik – Collaboration met een bouwdossier

• Sophia – Verbeteren proces verwerking van inkomende facturen op bovenschools bestuur en aanzienlijke tijdsbesparing

Lessons learned

• Gebruiken en hergebruiken

• Houd het eenvoudig

• Start klein

• Beperk de impact van veranderingen

• Breng informatie naar de juiste plek

5 aandachtspunten

• Integratie van fysieke documenten

• Ondersteuning van bedrijfsproces en medewerker

• Samenwerken met documenten en informatie

• Flexibiliteit en functionele mogelijkheden

• Schaalbaarheid, wet –en regelgeving

Ricoh Document Store

• Basis platform

• Vaste set aan minimaal benodigde DM functionaliteiten

• Geïntegreerd met Ricoh MFP, Scan en Routering software

• Voldoet aan de regels van een DMS

Ontwikkelmodel 2010-2011: Roadmap globaal

Ricoh Document Store

Leer

lingd

ossi

er

Solu

tion

FBI

tbd

Solu

tion

Zorg

tbd

PostkamerPostkamer

Cont

ract

afh

ande

ling

TBD

(201

0)Co

ntra

ct a

fhan

delin

g TB

D (2

010)

Dec

lara

ties

TBD

(201

0) D

ecla

ratie

sTB

D (2

010)

FactuurdistributieFactuurdistributieHR Dossier (juli)HR Dossier (juli)

TBD

(201

1)TB

D (2

011)

TBD

(201

1)TB

D (2

011)

Dossier Management FWDossier Management FW Doc distributie FWDoc distributie FW

Project Dossier (juli)Project Dossier (juli)Klant Dossier (juli)Klant Dossier (juli)

Ontwikkelmodel 2010 – 2011: Roadmap globaal

• SharePoint 2010 Information Architecture Tools

• Enterprise Content Types*

• Document Sets*

• Information Management Policy’s*

• Metadata*

• Termsets*

• Content Organizer*

*SharePoint 2010 SERVER edition

Waarom Ricoh Document Store?

• Eenvoud- In implementatie (ook op bestaande infra)- In beheer

• Goedkoper dan zelf bouwen- Fixed Price Fixed Functionality dus voorspelbare

kosten

• Snelle doorontwikkeling- Met de templates zet Ricoh een basis neer waar

je (samen met ons en andere klanten) op door kunt bouwen

5 aandachtspunten

• Integratie van fysieke documenten

• Ondersteuning van bedrijfsproces en medewerker

• Samenwerken met documenten en informatie

• Flexibiliteit en functionele mogelijkheden

• Schaalbaarheid, wet –en regelgeving

• De kracht van eenvoud

Ricoh Document Store Appliance

Wat is een appliance?

• Hardware +

• Software +

• Eenvoudige installatie +

• Eenvoudig herstel +

• Eenvoudig beheer =

APPLIANCE

• Snelle Installatie- Hardware en software onderdelen zijn

voorgeconfigureerd;- Wizard voor eerste installatie.

• Hoge Performance- Bewezen hardware platform, aditioneel

getest voor specifieke functies;

• Lage TCO kosten- Minimum in beheervereisten;- Lage energiekosten.

• Eenvoudig beheer- Self-managing features;- 24x7 Pro Active Monitoring;- Remote Management voor System Fixes,

Patch Management en Software Updates;

• Gewaarborgde Continuïteit - Recovery & restore via Remote

Configuration Services (RCS);

Tot slot

• SharePoint biedt een uitstekend platform voor DM +

• Begin eenvoudig en iteratief

• Bekijk het vanuit het perspectief van de medewerker

Ard van Someren – Business Development Manager Ricoh Nederland

ard.van.someren@ricoh.nl

@avsomeren

http://www.YouTube.com/RicohNL

http://www.slideshare.net/RicohNL