©  Officebooking  2015   1  

De  mobiele  werknemer    

Mobiel  werken  in  2015-­‐2020      

Januari  2015,  Rotterdam  

   

©  Officebooking  2015   2  

De  mobiele  werknemer  

   In   2020   werkt   60%   van   de  Nederlandse   werknemers   niet   meer  op   een   vaste   plek:   een   eigen  werkplek,   een   vast   kantoor   of   als  eigen  medewerker   in   loondienst.  De  sterke  toename  van  tijd-­‐,   plaats   én   baas-­‐onafhankelijk  werken  zorgt  voor  een  veranderende  behoefte   in   het   zakelijke   vastgoed  beheer.   Eigen   vierkante  kantoormeters   krimpen   en   worden  meer   ondersteunend   aan   de  activiteiten   van   werknemers:  activiteiten   gebaseerd   werken   doet  definitief  haar  intrede.    

 De  mobiele  werknemer  kiest  zijn  eigen  werkplek.  Passend  bij  de  werkzaamheden  die  hij  gepland  heeft   om   uit   te   voeren.   Bijvoorbeeld   een   overleg   met   collega’s,   een   training   volgen   of  geconcentreerd   doorwerken   aan   een   rapport   dat   morgen   af   moet.   Waarbij   de   werkplek   bij  voorkeur   gemakkelijk   te  bereiken   is  of   goed  past  bij   de  afspraken  die   ze   toch  al   hadden  op  een  andere  locatie.  Activiteiten  gebaseerd  werken  wordt  het  ook  wel  genoemd.  Je  kiest  een  werkplek  die  je  voorgenomen  werk  ondersteunt  in  bereikbaarheid,  rust  om  je  te  kunnen  concentreren  of  de  gelegenheid  om  collega’s  te  spreken.    Om   die   toegenomen   keuzevrijheid   van   medewerkers,   vaak   kenniswerkers,   te   ondersteunen,  worden  organisaties  met  vele  uitdagingen  geconfronteerd,  zoals:    

§ Waar  zijn  mijn  werknemers?  § Welke  locaties  of  werkplekken  zijn  nodig?  § Hoe  ga  ik  om  met  de  kosten  van  flexibel  werkplekgebruik?    § Hoe  kan  ik  mijn  werkplekbeheer  flexibiliseren?    § Welke  werkplekmix  moet  ik  aanbieden?  § Wat  vinden  mijn  medewerkers  van  het  aanbod  aan  diverse  werkplekken?  § Hoe  ga  ik  om  met  mobiliteit  en  de  kosten  daarvan?    § Hoe  meet  ik  de  bijdrage  van  mijn  werplekmix  aan  efficiency,  flexibiliteit,  duurzaamheid  of  

werknemertevredenheid?    Die  toegenomen  eigen  keuze  van  kenniswerker  vraagt  van  organisaties  om  een  andere  benadering  van  mobiliteit,  vastgoedbeheer,  IT  services  en  personeelsbeleid.      

   

©  Officebooking  2015   3  

Opkomst  van  de  werkplek  consument    Onderzoek1    voorspelt  dat  het  aantal  mobiel  werkende  werknemers  in  2015  omstreeks  1,5  miljard  zal   bedragen.   Herkomst   van   deze   sterk   groeiende   groep   mobiele   werknemers   bestaat  

hoofdzakelijk   uit  medewerkers   die   op   een   vaste  kantoorlocatie   werkten   maar   op   meerdere  locaties   is   gaan  werken.  Bijvoorbeeld  omdat  het  beschikbaar   komen   van   een   digitale  werkomgeving   dat  mogelijk  maakt.   Daarnaast   is  er   een   aanzienlijke   groep   buitendienst  medewerkers   die   tijdelijke   kantoorruimte  gebruikt.        Als   medewerkers   de   ruimte   krijgen   zelf   een  werkplek  te  zoeken  dan  zijn  er  hoofdzakelijk  vier  types  locaties  waaruit  ze  kunnen  kiezen:      § Hoofdkantoor  of  eigen  locaties;  § Thuiskantoor;  § Flexkantoor  of  satelliet  locatie  § Openbare   werkplek   (derde   werkplek   of    deelplek).    Elk   type   locatie   heeft   haar   eigen   kenmerken.  Deze  werknemers   hebben   in   de   regel   nog   geen  

volledig  vrije  keuze  uit  de  vier  type  locaties  waar  zij  kunnen  werken,  maar  onder  invloed  van  een  aantal  belangrijke  maatschappelijke  trends  verwachten  wij  dat  dit  gaat  veranderen.2        Wij  zien  een  aantal  belangrijke  mogelijkheden  om  op  de  gesignaleerde  ontwikkelingen  in  te  spelen  bij  het  ontwikkelen  van  een  oplossing  om  aan  de  veranderende  eisen  te  voldoen:    1. Slimmer  omgaan  met  flexibel  werkplekgebruik  voor  de  medewerker    2. Slimmer  omgaan  met  het  eigen  aanbod  van  (werkplek-­‐)locaties    3. Slimme   informatiediensten  die,  door  gebruikers  gedreven,  dynamische  werkplek  gebruik  

ondersteunen                        

                                                                                                                         1  Worldwide  Mobile  Worker  Population  2011-­‐2015  Forecast  by  IDC,  dec.  2011,  2  ICT,  Kennis  en  economie,  CBS,  2013  

60 minuten

15 minuten

0 minuten

5 minuten

   

©  Officebooking  2015   4  

1.  Slim  omgaan  met  flexibele  werkplekken    Veel  werkgevers  bieden  al  de  ruimte  aan  hun  medewerkers  om  op  andere  tijden  of  andere  locaties  te  werken.      

Uit   recent   onderzoek3  blijkt   dat   de   adoptie   van  tijd  onafhankelijk  werken  elk  jaar  toe  neemt.  68%  van  de  werknemers  beschikt  over  de  mogelijkheid  om  zelf  de  werktijden  te  bepalen.      Ook   de   mogelijkheid   om   zelf   de   werkplek   te  kiezen  neemt  toe,  61%  van  de  werknemers  werkt  in  beperkte  mate  of  volledig  plaats  onafhankelijk.    De   meest   gebruikte   vormen   van   plaats  onafhankelijk  werken  zijn  incidenteel  thuiswerken  of  op  een  andere  locatie  van  de  werkgever.      

Naast  de  al  brede  adoptie   is  de   intentie  bij  werkgevers   aanwezig   om   op   beide  gebieden   in   de   toekomst   meer   ruimte   te  gaan  bieden.  Er   is  nog  veel  weerstand  in  te  overwinnen   zoals   de   angst   om   de   eigen  werkplek,   zichtbaarheid   richting   de  leidinggevende   en   het   contact   met   de  collega’s  te  verliezen4.      Het   bevorderen   van   transparantie   in  beschikbare  en  gebruikte   ruimte  en  het  op  nieuwe   manieren   faciliteren   van   de  samenwerking   en   communicatie   tussen  werknemers,   zijn   belangrijke   instrumenten  om  deze  weerstanden  te  overwinnen.    

 2.  Slim  omgaan  met  eigen  locatie  aanbod    Werkgevers   kunnen   nog   flink   besparen  op   ruimtegebruik   binnen   de   eigen  locaties   door   de   benutting   van  werkplekken   verder   te   verbeteren.     Op  basis   van   verschillen   in   kosten   tussen  verschillende   typen   werkpleklocaties   is  het   samenstellen   van   een   mix   aan  verschillende   soorten   interne   en   externe  werklocaties   voor   de   werknemers   een  uitstekend  idee!      

                                                                                                                         3  Spitsmijden  in  de  trein:  Werkgeversonderzoek,  TNO  september  2013  4  De  staat  van  het  nieuwe  werken:  Resultaten  van  de  nationale  HNW  barometer  013,  Rotterdam  School  of  Management,  januari  2014  

   

©  Officebooking  2015   5  

Daarnaast   kan  door   invoering  van   ‘Het  nieuwe  werken’   in   combinatie  met   innovatieve  werkplek  beheerssystemen  een  betere   afstemming  worden  gerealiseerd   tussen  werkplek  benutting  en  de  aard  van  het  werk.      Ook  andere  doelen  staan  voor  corporate  real  estate  inmiddels  hoog  op  de  agenda  zoals  verhoging  van  de  productiviteit  van  het  bedrijf  door  aandacht  voor  mensen,  werkstijlen  en  transformatie  van  werkplekken5.      Dit  vraagt  wel  om  een  radicaal  ander  beleid   inzake  bedrijfshuisvesting  en  werkplekgebruik  en  de  inzet   van   efficiënte   instrumenten   om   transformatie   naar   een   gebruikersgedreven   werkervaring  mogelijk    te  maken.    3.  Gebruik  slimme  ondersteunende  informatiediensten  

 Meer   keuzevrijheid   van   de   kenniswerker,   meer  verschillende   typen   locaties   en   een   grotere  diversiteit   aan   soorten   werkplekken.   Dit   goed  ondersteunen   vraagt   om   bijpassende   slimme  informatiediensten.   Zoals   toegankelijke  reserveringssystemen  met  een  relevant  en  locatie  afhankelijk   werkplek   aanbod.   Zelf   service  registratie.   De   mogelijkheid   ondersteunende  diensten   te   selecteren   zoals   parkeerplaatsen   of  catering.      De   additionele   administratieve   lasten   van   zo’n  door   de   eindgebruiker   gedreven   keten   weegt  vaak   zwaar   op   de   bestaande   organisatie   en  

systemen.   Het   realiseren   van   te   behalen   voordelen   uit   het   flexibel   gebruiken   van   werkplekken  wordt   daardoor   bemoeilijkt.     Vervanging   van  alle  bestaande  systemen   is  vaak  een  te  grote  horde  om  te  nemen.  Door  integratie  met  ons  open   informatiediensten   platform   is   deze  stap   veel   makkelijker   en   in   een   kort  tijdsbestek,  te  maken.    

Officebooking  werkt  overal    Slimmer   plannen   en   gebruiken   van   de  werkplek   kan  met   Officebooking.  Wij   bieden  gebruikers   direct   inzage   in   het   aanbod  beschikbare  (vrije)  werklocaties,  zowel  op  uw  eigen   locaties   als   bij   de   ons   aangesloten  flexkantoren.   We   geven   ook   praktische  informatie  over  de  op  de   locatie  beschikbare  faciliteiten.   Door   real-­‐time   informatie   te  verstrekken   over   de   beschikbaarheid   van  werkplekken   kan   een   werknemer  gemakkelijker   een   besluit   nemen   over   de  

                                                                                                                         5  http://gcre.joneslanglasallesites.com/en  

favorieten

actuele beschikbaar-

heid

menu

inchecken

   

©  Officebooking  2015   6  

locatie  waar  hij  gedurende  de  dag  of  tijdelijk  gaat  werken.  Hiermee  wordt  besluitvorming  om  later  of  niet  naar  het  eigen  kantoor  te  reizen  ondersteund.  Via  onze  apps  ondersteunen  we   ‘one-­‐click  booking’  en  check-­‐in.      Werkgevers   hebben   inzicht   in   het   werkplekgebruik,   de   kosten   en   boekingen   van   zowel   eigen  werkplekken  als  bij  externe  locaties  geplaatste  reserveringen.  U  beschikt  over  de  mogelijkheid  om  op   locatieniveau   uw   werknemers   toestemming   te   geven   voor   het   gebruik   van   werkplekken.   U  ontvangt   van   ons  maandelijks   één   factuur  met   een   overzicht   van   de   per   werknemer   gemaakte  kosten.  Dat  werkt  gemakkelijk!  

Verduurzaming  en  mobiliteit    Door  het   terugbrengen  van  het  aantal   door   werknemers  afgelegde   woon-­‐werk  kilometers   kan   een   werkgever  in  potentie  20-­‐40%  besparen  op  de   gemiddelde   reiskosten   per  werknemer.   Gecombineerd  met   de   mogelijkheid   om   het  aantal   werkplekken   terug   te  brengen   met   eveneens   zo’n  20%   levert   dat   een   besparing  op   van   12%   op   de   totale   extra  kosten   per   werknemer  waaronder   huisvesting,  mobiliteit   en   ict.   Naast  kostenbesparing   draagt   u   in  concrete   mate   bij   aan   de  realisatie   van   duurzaamheids-­‐

doelstellingen  en  beperking  van  fileleed:  door  slim  te  plannen  staan  uw  medewerkers  minder  in  de  file!  Officebooking  verricht   sinds  2012  onderzoek  naar  de  effecten  van   flexibilisering  van  vastgoed   in  het   kader   van   duurzaamheid.   Als   partner   binnen   verschillende   regionale   en   landelijke  mobiliteitsprogramma’s  hebben  we  veel  resultaten  geboekt   in  de  bestrijding  van  filedruk  met  de  inzet  van  flexibele  werkplekken.  Ons  platform  biedt  de  mogelijkheid  om  reisgedrag  nauwkeurig  in  kaart  te  brengen  en  gedragswijziging  te  belonen.    

Nieuwsgierig  geworden?  Neem  contact  met  ons  op  en  maak  vrijblijvend  een  afspraak  voor  een  demonstratie  of  toelichting  op  onze  diensten.      Bezoekadres  Officebooking  b.v.  Schiekade  189  unit  410  3013  BR  Rotterdam    Telefoon:  085-­‐4014970  www.officebooking.net  info@officebooking.net    

Postadres  Officebooking  b.v.  Postbus  19103  3001  BC  Rotterdam