Dé technologie om de wachtrijen aan uw e-loket verminderen en uw efficiëntie te

verhogen

www.intellistampcenter.be

Een initiatief van en

Agenda• Welkom en positionering, Bart Van Hove

– Wat is IntelliStamp ?– Wie is het IntelliStampCenter ?– Wie is het IntelliStampCenter ?– Hoe werkt het ?

• Vermindering van de wachtrijen in Kapellen, Ivan Kockx, beleidscoördinator Interne Zaken

• Vragen & antwoorden

Wat is IntelliStamp

• Een unieke technologie die het mogelijk maakt dat attesten op 24/7 basis aangevraagd èn afgeleverd worden, en dit in een automatisch proces dat – tijdsonafhankelijk is– juridisch volledig sluitend is.

• Doelstelling :– Comfortverhoging voor de burger– Efficiëntiewinst voor het bestuur

Wie is het IntelliStampCenter

Wat is het IntelliStampCenter

• Het cloudplatform dat openstaat voor elke dienstverlener die actief is in de overheidssector en documenten ter ondertekening wil aanbieden.

• We onderscheiden hierin 2 processen :– Documenten die “manueel” digitaal getekend worden– Documenten die digitaal ondertekend worden als

onderdeel van een volledig geautomatiseerd proces.

• Het IntelliStampCenter is 24/7 beschikbaar voor – plaatsen van de IntelliStamp– documentcontrole

Dossierflow /

Zaaksystemen IN

UIT

LAB

VB

SERVICE

BUS

BURGERZAKEN

FMS/BBC ROL OCMW

LONEN / HRM

VERGADER -

BEHEER

SECTOR-GENOTEN

BI PLATFORM

Website / frontoffice met • E-loket / Intellistamp • Klant Contact Center

gemeente• Aflevering Intellistamp• Verificatie van het

document

• Documenten die “manueel” digitaal getekend worden– Lage efficiëntiewinst voor de administratie

• Documenten die digitaal ondertekend worden als onderdeel van een volledig geautomatiseerd proces. – Efficiëntiewinst voor de administratie (5 – 7

minuten / attest)

We onderscheiden hierin 2 processen

Burgers

Bewijs van woonst

PapierenDocument

Opsturen via

De Post

Afhalen aan het fysieke loket

aanvragenloket

Bevolkings-toepassing

AmbtenaarDigitaal

document ondertekend met eID

Aflevering via mail

onlineaanvragen

E-loket

Document-verificatie

Integratie met uw e-loket en

bevolkingsoftware

Dankzij de stamp juridisch sluitend digitaal èn print

Cloud Model24/7 beschikbar

door servercertificaat

Open voor elke dienstverlener

Efficiëntie voor ambtenaar en

burger

• Bespaar op manueel werk, print-, papier- en postkosten

• Documentfraude voorkomen en detecteren• Innovatief en groen imago• Eenvoudig te integreren. Werk vanuit de

bestaande applicaties• Geen onderhoud van eigen servers en software

door cloud oplossing (Software as a Service)• Juridisch sluitend, zowel digitaal als op papier

Kostenbesparing voor gemeente

• Besparing op verplaatsing en tijd

• Snellere en verbeterde (digitale) dienstverlening

• 100 % digitaal werken tot bij de burger

• IntelliStamp biedt als enige – 24/7 beschikbaarheid, zowel voor aanvraag als voor

afgifte van het document. – Bestaande integratie met front – en backoffice

Kostenbesparing voor burger

Hoe werkt het ?

www.intellistampcenter.be

Een initiatief van en

IntelliStamp

• Werkt met referentiecode + gematerialiseerde handtekening

• Online én offline verificatie mogelijk • Geen specifieke hardware of software nodig voor

online verificatie

Data document, certificaat, auteur, time Andere data

WebsiteUnieke code

Wettelijk kader

“De handtekening van de certificaathouder kan worden gematerialiseerd in een equivalent dat voldoet aan de eisen van artikel 2, tweede lid, 2°”

(Wet van 15 februari 2012 tot wijziging van de wet van 9 juli 2001 houdende vaststelling van bepaalde regels in verband met het juridisch kader voor elektronische handtekeningen en certificatiediensten, BS 7 maart 2012)

IntelliStamp is digitaal én op papier 100% rechtsgeldig en wettelijk

Zonder handtekening slechts een kopie en geen afschrift

Ondertekenen met IntelliStamp

• Via certificaat:– eID– Server certificaat– Token– HMS

• Geïntegreerd in de applicatie van het bestuur

• Interactief tekenen via signing site

Afleveren document

• Kan elektronisch– Via email– Via download

• Kan ook op papier

Verificatie scenario 1

Online via een website met een referentienr.

Verificatie scenario 2

Online via inscannen document

IntelliStamp zal automatischverschillen aangeven enfraude opsporen

Verificatie scenario 3

Offline door het scannen van de barcode

Prijs

Nieuwe prijzen aangepast aan de markt van lokale besturen

Contacteer ons voor meer informatie

Verminder de wachtrijen:

Digitaal documentenloket in Kapellen doet het!

Ivan KockxBeleidscoördinator Interne Zaken

Gemeente Kapellen

Inhoud van presentatie

• Situatieschets

• Probleemstelling

• Oplossingen

• Manier van aanpak

• Communicatie

Situatieschets

• Gemeente Kapellen telt 26.000 inwoners

• Doorlopende openingsuren van de administratieve diensten

• Beperkt personeelsbestand

Probleemstelling – vraag van de burger

• Een burger die full-time werkt kan enkel op maandagavond aan het loket terecht

• Bijgevolg op maandagavond lange rijen bij burgerzaken en ruimtelijke ordening

=> Op zoek naar oplossingen voor een bredere dienstverlening

Probleemstelling – vraag van het personeel

• Doorlopende openingsuren en een beperkte

personeelsbezetting geven minder kans om

inhoudelijk te werken

• Extra personeel is geen optie

=> Op zoek naar oplossingen om de druk op balie te verlichten

Oplossingen

• Op eerste zicht twee tegenstrijdige uitgangspunten:

meer dienstverlening >< minder druk op de balie

• Dit hoeft niet het geval te zijn:

• groter digitaal aanbod

• uitwerken van gescheiden front- en backoffice

Oplossingen - digitaliseren

In eerste instantie inzetten op volwaardig e-loket:

• Gedigitaliseerde dienstverlening raakt meer en meer ingeburgerd vb thuisbankieren, digitale aangifte belastingen, …

• Burger vraagt producten aan wanneer hem dat het beste uitkomt

• Personeel is minder afhankelijk van klanten aan balie en kunnen aanvragen gegroepeerd behandelen

• Minder papier-, afdruk- en verzendingskosten, …

Oplossingen - digitaliseren

• E-loketten waren beperkt tot het aanvragen van documenten

• Voor het digitaal afleveren van documenten was er een probleem van rechtsgeldigheid

=> Na het wijzigen van de wetgeving is ook dit probleem opgelost

=> Zo in contact gekomen met IntelliStamp en het

IntelliStampCenter

Manier van aanpak – bepalen van de producten

• Voorkeur : geen fysische hosting van servers bij de gemeente maar alles in cloud

• Stap 1: bepalen welke producten in het e-loket worden aangeboden:– O.a. door turving van alle producten op burgerzaken

• Stap 2: voor de meest bevraagde documenten bepalen welke digitaal afgeleverd kunnen worden.

Manier van aanpak – weerhouden producten

• Burgerzaken• attest van woonst• attest van nationaliteit• attest van gezinssamenstelling• uittreksel van de geboorteakte• uittreksel uit het strafregister

• Ruimtelijke Ordening• Inlichtingen vastgoedinformatie

(= notarisbrieven)

Manier van aanpak

• Stap 3: oprichten interne werkgroep met betrokken diensten (BZ, ICT, INFO, RO en FD)

• Stap 4: gefaseerde aanpak voor verwerking aanvragen:

1ste Manueel :

2de Automatisch : • proces zonder

tussenkomst ambtenaar: 24/7

• hulp nodig van de leverancier van beide softwarepakketten (Remmicom)

• Stap 5: IntelliStamp Center en Remmicom in contact brengen met elkaar

Manier van aanpak

• Stap 6: keuzes tijdens het ontwerpproces om Intellistamp op documenten te plaatsen

• geldigheidsduur van de documenten

• termijn van raadpleegbaarheid

• essentiële informatie die in de zegel moet

• positie van zegel op het document

• gescande handtekening van burgemeester al dan niet op documenten plaatsen

Manier van aanpak

RESULTAAT: vb attest gezinssamenstelling

Manier van aanpak

• Stap 7: keuzes bij het opmaken van e-loket op gemeentelijke website

• info die uit e-id komt

• per product bepalen welke info daarnaast nog nodig is

• type van invoerveld (keuzelijst, aanvinklijst, enz)

• opmaken meldingen ter bevestiging van de aanvraag

• pagina ‘s opmaken voor de drie delen:

burger, professionele gebruiker en verificatie

Manier van aanpak

• nieuw product waarbij vertrouwen van gebruikers belangrijk is maakt dat communicatie essentieel is.

• IntellistampCenter adviseert en ondersteunt de communicatie-strategie van de gemeente

• Stap 1 : opleiding alle medewerkers van betrokken diensten

• Stap 2 : informeren van andere diensten, politie, brandweer, …

• Stap 3 : informeren van drie gebruikersgroepen: • burger • professionele gebruiker • persoon die documenten wil verifiëren

Communicatie

Communicatie

Communicatie

• Uniform campagnebeeldwebsite, affiche, folder, vloersticker, …

• Eind juni gestart met IntelliStamp • In Oktober al gemiddeld 6 aanvragen

per dag !– 6 x 5 minuten = 30 minuten minder baliewerk/dag

• Andere diensten worden ‘jaloers’ op burgerzaken. Telling van producten in de hele

organisatie Nu documenten kiezen om ook uit te

rusten met zegel.

Samenvatting

Vragen