de raad had vele drukke dagen€¦ · Het vetrekkende VVD-raadslid mevr. J.Mulder-Reinders werd...
28
de raad had vele drukke dagen overdrachtsdossier gemeenteraad 2006-2010 “de raad had vele drukke dagen met ook veel plichten als een recht besturen riep ook vele vragen ook grenzen werden er verlegd” vrij naar dichter Mart Brok Voorzitter en griffier gemeenteraad Coevorden, Februari 2010
Transcript of de raad had vele drukke dagen€¦ · Het vetrekkende VVD-raadslid mevr. J.Mulder-Reinders werd...
de raad had vele drukke dagen
overdrachtsdossier gemeenteraad
2006-2010
“de raad had vele drukke dagen
met ook veel plichten als een recht
besturen riep ook vele vragen
ook grenzen werden er verlegd”
vrij naar dichter Mart Brok
Voorzitter en griffier gemeenteraad Coevorden,
Februari 2010
2
3
De raad had vele drukke dagen
Overdrachtsdossier gemeenteraad Coevorden 2006-2010
Inhoudsopgave
1.Inleiding 4
2. raadsactiviteiten 5
2.1 algemeen 5
2.2 besluiten 5
2.3 instrumenten 9
2.4 organen 11
3.vasthouden en voortbouwen 13
4.adviezen ter verbetering 16
4.1. taakopvatting en rolvervulling gemeenteraad 16
4.2. samenspel raad, college en ambtelijke organisatie 18
4.3. organisatie van het raadswerk 20
Bijlagen 23
1. samenstelling gemeenteraad
2. overzicht uitgevoerde acties Griffieplannen
4
1.Inleiding
De gemeenteraad van Coevorden staat weer voor een belangrijke gebeurtenis: het aantreden van een
nieuwe raad. Met het vertrek van raadsleden met de nodige ervaring ebt ook veel (historische) kennis
weg uit de raad. Dit kan voor een deel worden gecompenseerd als fracties zorgen voor een goede
dossieroverdracht. Ook de raad als bestuursorgaan kan bijdragen aan het zo beperkt mogelijk houden
van kennisuitval. Vandaar dat het Seniorenconvent in de aanloop naar de verkiezingen besloot om de
griffier op te dragen een overdrachtsdossier op te maken voor de nieuwe raadsleden.
Naast kennisoverdracht en historisch besef is het dossier nadrukkelijk ook bedoeld als advies. Met
name als het gaat om de werkwijze van de raad en de wijze waarop de raad zijn rol uitoefent bieden de
de door ons genoten ervaringen kansen voor verbeteringen. Het is dus vooral ook een advies, waar de
nieuwe raad zijn winst mee kan doen.
Het dossier is geschreven vanuit een drietal invalshoeken:
1.wat is er de afgelopen periode bereikt, wat is waardevol om te behouden dan wel verder uit te
bouwen;
2.langs welke weg zijn verdere verbeteringen mogelijk en welke concrete suggesties zijn hiervoor.
In dit onderdeel komen de volgende onderdelen aan de orde:
- taakopvatting en rolvervulling raad;
- samenspel raad, college en ambtelijke organisatie;
- organisatie van het raadswerk;
- informatievoorziening aan de raad;
- training en opleiding raadsleden;
3.de raad: activiteiten en organen, bijzonderheden omtrent door de raad genomen besluiten,
ondernomen activiteiten en resultaten van de diverse organen die de raad ten dienste staan.
In de bijlagen tenslotte staat de samenstelling van de gemeenteraad, de uitgevoerde acties van raad en
griffie uit de griffieplannen.
Wij wensen de nieuwe raad veel succes bij de uitvoering van zijn boeiende taken!
B.J.Bouwmeester, voorzitter
B.Kunnen, griffier
Februari 2010
5
2.raadsactiviteiten
2.1.algemeen
De gemeenteraad had in de afgelopen periode
te maken met een druk programma aan
vergaderingen, werkbezoeken en andere
politieke activiteiten. In onderstaand overzicht
zijn diverse feiten op een rijtje gezet.
2006 2007 2008 2009
Aantal vergaderingen gemeenteraad 12 11 11 13
Aantal genomen besluiten 74 76 91 80
Aantal ingediende amendementen 19 27 46 27
Aantal aan/overgenomen amendementen 1 6 18 8
Aantal ingediende moties 9 11 8 16
Aantal aangenomen moties 0 7 2 4
Totaal ingediende moties en amendementen 28 38 54 43
Informatiebijeenkomsten 1 1 9 3
Werkbezoeken - 5 2 2
Themabijeenkomsten - 1 3 2
De raad van Coevorden bestaat uit 25
raadsleden. Tijdens de raadsperiode 2006-2010
wisselde de samenstelling naar verhouding
beperkt. Gemiddeld traden in Nederlandse
gemeenten 25 % van de raadsleden af. In
Coevorden beperkte zich dit tot een drietal
wisselingen, ongeveer 12 %.
Het vetrekkende VVD-raadslid mevr.
J.Mulder-Reinders werd opgevolgd door de
heer G.Serlie. Als gevolg van het vertrek van
wethouder P.Snijders (VVD), die burgemeester
werd van de gemeente De Wolden, trad de
heer G.Roeles (VVD) aan als wethouder en
werd zijn opengevallen plek ingenomen door
mevr. M.De Vries. In de PvdA verhuisde
raadslid J.Westerhof naar elders en zijn plek
werd ingenomen door de heer K.Kuipers.
De heer H.Schut werd, door langdurige ziekte,
gedurende acht maanden tijdelijk vervangen
door mevr. T.Venema
2.2.besluiten Het college had voor deze periode het
Bestuursprogramma Coevorden werkt als
leidraad voor zijn handelen. Dit programma
leverde veel collegevoorstellen op, die voor
6
een deel door de raad, als besluitvormend
orgaan, moesten worden vastgesteld. Zoals uit
bovenstaand lijstje blijkt nam de raad in deze
periode in totaal 321 besluiten van
uiteenlopende aard. Ruim de helft waren
besluiten van ondergeschikte aard of betroffen
besluiten waar raadsbreed overeenstemming
over was. Hierover vond geen discussie plaats
dan wel volstond men met een korte
stemverklaring. Iets minder dan de helft van de
besluiten betroffen zogeheten Bespreekpunten,
waar de raad uitvoeriger bij stil stond.
Uit het brede scala van besluiten kunnen de
volgende meer belangrijke dossiers worden
genoemd.
Bestuur
a.verordeningen
De gemeenteraad is het orgaan dat de meeste
verordeningen vaststelt. Uit deze periode
kunnen worden genoemd:
-de Verordening leningen Stedelijke
Vernieuwing Coevorden 2006;
-Verordening inzake de wijze waarop
ingezetenen en belanghebbenden bij de
voorbereiding van gemeentelijk beleid worden
betrokken (Inspraakverordening);
-Verordening delegatiebesluit 2006;
-Verordening Wet Inburgering Coevorden met
bijbehorende notitie;
-Verordening Clientenraad Wsw;
-Verordening Persoons Gebonden Budget
(PGB);
-Verordening Voorziening Huisvesting
Onderwijs Coevorden 2007;
-Verordening Voorzieningen Maatschappelijke
Ondersteuning )WMO;
-Verordening Wet Werk en Bijstand (WWB);
-Bouwverordening Coevorden 2007.
b.samenwerking
De internationale samenwerkingsrelaties met
Aumühle, Wettringen, Palmanova en
Czarnkow werden beëindigd. De contacten met
Brest en Minsk (Wit-Rusland) en Kutno en
Czarnkow (Polen) kregen in deze periode op
collegeniveau vorm, waarna de raad in de
komende periode zal worden gevraagd zijn
betrokkenheid vorm te geven.
Raad en college van Borger-Odoorn brachten
in november 2009 een werkbezoek aan
Coevorden.
Hoewel er met de Duitse Samtgemeinde
Emlichheim geen samenwerkingvorm bestaat,
zette de raad in 2008 eerste stappen ter
kennismaking met de raad van de Duitse
buurgemeente. De nieuwe raad zal worden
gevraagd enkele grensoverschrijdende
aspecten te verkennen en de kennismaking
verder vorm te geven.
Op gemeentelijk niveau werd de samenwerking
met de buurgemeenten Emmen en Borger-
Odoorn intensiever. Het BOCE-
samenwerkingsverband werd door de raad
bekrachtigd met de vaststelling van het
Visiedocument en de gekozen
samenwerkingvorm door middel van het
zogeheten Finse Gastheermodel. Het betreft
uitvoeringsaspecten inzake ICT en het
bedrijfsverzamelgebouw.
c.nieuwbouw gemeentehuis
De besluitvorming over het nieuwe
gemeentehuis en de opneming van CQ, het
Centrum voor de kunsten, daarin kreeg zijn
finale besluitvorming. De raad besloot tot het
beschikbaar stellen van kredieten, de opneming
van CQ en de huisvesting van een bankkantoor
in het gemeentehuis. In 2009 is begonnen met
de bouw ervan, waarna er in 2010 een
multifunctioneel gemeentehuis zal staan..
d.Startnotities
Een belangrijke mogelijkheid voor een
gemeenteraad om zijn kaderstellende taak waar
te maken is die bij de vaststelling van
zogeheten Startnotities. Dit zijn documenten,
die het college de raad bij de start van een
belangwekkend project of beleidsonderdeel ter
vaststelling voorlegt. De raad is hierdoor in de
gelegenheid aan het college kaders mee te
geven, waarmee hij rekening dient te houden
bij het vervolgtraject.
7
Het college maakte hiervan vier maal gebruik,
zie hieronder.
e.anders vergaderen
Een belangrijk bestuurlijk keerpunt was de
overstap naar een heel ander vergadermodel
voor de gemeenteraad. Zie ook par. 3 punt 5.
De nieuwe raad zal op basis van een evaluatie
besluiten over continuering van dit model,
waarmee dan gedurende vijf maanden is
proefgedraaid.
f. aandelen Essent
De bevoegdheid om over te gaan tot de
verkoop van de aandelen Essent is een
bevoegdheid van het college, maar hij wenste
ook de zienswijzen van de raad te vernemen.
De raad was in meerderheid tegen de verkoop,
maar het college besloot hieraan wel
medewerking te verlenen.
Ruimtelijke ordening
a.bestemmingsplannen
Een belangrijke bevoegdheid is voor de raad
weggelegd ten aanzien van de vaststelling van
bestemmingsplannen. De raad stelde maar
liefst 19 plannen vast die betrekking hadden op
de volgende gebieden:
-Centrum Bogasterrein, waarmee ruimtelijk de
weg werd vrijgemaakt voor de
herontwikkeling van deze bastion;
-Coevorden woongebieden;
-Woningbouwlocatie Dalerveensestraat te
Dalen;
-Bedrijventerreinen De Holwert Noordoost,
Schoonoord, EuroparkHeege west;
-kernen Schoonoord, Noord/Sleen, Dalerpeel,
Dalen, Dalerveen, Wachtum, Meppen,
Zwinderen, Gees;
-Diverse Recreatieterreinen en Golf- en
recreatieterrein De Gelpenberg;
-Gasterij Geeserveld Geesbrug;
-Namleidingen.
b.structuurvisies
Het collegevoorstel om de ontwikkeling van
een Toekomstvisie voor de gemeente op te
stellen werd door een meerderheid van de raad
afgewezen. Het plan zou meer moeten
omvatten dan alleen Ruimtelijke ordening.
Wel werden de ruimtelijke uitgangspunten
vastgelegd voor de structuurvisies Dalen en
Oosterhesselen.
b.wijkaanpak
De raad stelde het Beeldkwaliteitsplan en de
stedenbouwkundige visie vast voor de wijk
Binnenvree/Zuid. Tevens werd het
Beeldkwaliteitsplan voor de nieuwe wijk
Ossehaar (fase B en C) vastgesteld.
c.volkshuisvesting
De Beleidsnotitie Starters op de woningmarkt
werd vastgesteld, de nieuwe raad kan een
uitwerking er van tegemoet zien.
De raad gaf tevens groen licht voor een
uitbreiding van het Asielzoekerscentrum
(AZC) te Zweeloo.
Milieu
Op het gebied van milieu nam de raad het
besluit tot het mogelijk maken van vier
windturbines ten zuiden van Coevorden.
Tevens werd de MER voor het
bestemmingsplan Europark Heege West in
procedure gebracht en stelde de raad het
Waterplan vast. Hierdoor is het mogelijk
geworden dat de gemeente integraal
waterbeheer en -beleid aan kan gaan.
Tenslotte kunnen worden genoemd de
vaststelling van de Bodemkwaliteitskaart en
het Bodembeheersplan.
De raad stelde ook het Klimaatbeleidsplan
2009 en verder vast, evenals het verbreed
Gemeentelijk Rioleringsplan 2010 /2014 en de
hierop gebaseerde rioolheffing.
Onderwijs
Opvallende besluiten inzake het onderwijs
betroffen de verzelfstandiging van het
Openbaar Primair Onderwijs te Coevorden en
die van de scholengemeenschappen De
Nieuwe Veste en het Esdal College.
8
De raad stemde tevens in met de locatiekeuze
voor vervangende nieuwbouw van de
Parkschool
Welzijn
Op het gebied van welzijn zijn eveneens
diverse besluiten genomen. De belangrijkste
betreffen de kadernota WMO, Het Beleidsplan
Werk en Inkomen, Startnotitie Openbare
Gezondheridszorg, vaststelling van de
Beleidsnotitie Jeugd, met als titel `…. Omdat
de jeugd het waard is.`, en het vaststellen van
de uitgangspunten inzake WSW en WWB in
de hoofdlijnennotitie uitvoering Integraal
Sociaal Beleid. Tenslotte kunnen worden
genoemd de actualisatie van de notitie inzake
vermaatschappelijking van de WSW en de
vaststelling van de nota Openbare
Gezondheidszorg ´t Kan beter 2008/2011.
Sport
Op sportgebied zijn de volgende wapenfeiten
van de raad te noemen.Er is besloten tot het
ingaan van een nieuwe koers voor
sportcomplex de Swaneburg. Tevens stelde de
raad de Startnotitie vast inzake de interactieve
beleidsontwikkeling sport, waarna ook de
hierop volgende beleidsnota Sport en bewegen
“een nieuwe visie op sport en bewegen in de
gemeente Coevorden 2009/2013”, werd
vastgesteld.
Economie
a.bedrijventerreinen
Naast de bij ruimtelijke ordening al genoemde
bestemmingsplannen voor diverse
bedrijfsterreinen, stelde de raad een
beleidsnota vast inzake de herontwikkeling van
het olieveld bij Schoonebeek.
Het college actualiseerde de diverse
grondexploitaties door middel van de
rapportage Stevig in de grond, die de raad
accepteerde. Daarmee werden tevens nieuwe
uitgangspunten vastgelegd voor de wijze
waarop grondexploitaties dienen te worden
opgezet.
Ten aanzien van de ontwikkeling van het
bedrijventerrein de Watering stelde de raad een
koerswijziging vast. Er wordt afgezien van de
ontwikkeling van een traditioneel
bedrijventerrein en de alternatieve
bestemmingen worden de komende tijd
onderzocht.
b.toerisme
Door middel van de vaststelling van de
Startnotitie Recreatie en Toerisme stelde de
raad de kaders voor de opstelling van beleid op
dit terrein. Tevens is het hieruit voortvloeiende
recreatief Beleidsplan “All inclusive”aan de
raad aangeboden.
De raad maakte de ontwikkeling mogelijk van
de komst van het dagattractiepark Plopsa
Indoor Coevorden, dat naast de Huttenheugte
wordt gerealiseerd ( in aanbouw).
Ook werd de nota Kampeerbeleid vastgesteld.
In deze raadsperiode maakte de raad de
ontwikkeling mogelijk van de nieuwe
bestemming voor het Kasteel te Coevorden en
het in de nabijheid gelegen
Landschrijvershuis en pakhuis de Vlijt. Met de
komst van een chateauhotel en restaurant krijgt
Coevorden een bijzondere voorziening.
Cultuur
De beleidsnota Cultuur “Alles van waarde…”
is door de raad vastgesteld.
Financiën
a.planning en control
De raad heeft een controlerende en
kaderstellende rol inzake de financiële cyclus
van planning en control. De raad stelde vier
maal een Begroting met Meerjarenraming vast.
Acht maal (twee maal per jaar) werd de raad
geconfronteerd met de resultaten van het beleid
met de Bestuursrapportages (Berap), vier maal
met de Jaarrekening. Het accent in de aandacht
van de raad in deze cyclus is in de loop van de
tijd verschoven van de Begroting naar de
zogeheten Perspectiefnota. In deze vier maal
verschenen nota’s blikt het college in
9
financiële en beleidsmatige zin enkele jaren
vooruit.
b.financiële nota’s
Het college heeft door middel van het project
Heroverweging aan de basis uitvoering
gegeven aan verbeteringen in de financiële
boekhouding van de gemeente. Het project
leidde tot de vaststelling van diverse financiële
nota’s, waarin de uitgangspunten voor het
financieel beleid zijn vastgelegd. Te noemen
zijn: Financieel Beleid, Activabeleid, Reserve-
en Voorzieningenbeleid, Weerstandsvermogen,
Grondbeleid, lokale Heffingen en Verbonden
Partijen.
c.gemeentelijke accountant
De raad gaat eenmaal per vier jaar een contract
aan met een accountant die ondermeer de
controle van jaarrekening verzorgt en de
financiën van de fracties controleert. Het
contract met accountantskantoor Ernst&Young
(kantoor Emmen) liep in augustus 2009 af. Op
basis van vier uitnodigingen voor offertes werd
Ernst&Young (kantoor Groningen) door de
raad opnieuw voor vier jaar benoemd tot
gemeentelijke accountant.
d.Ruimte om te kiezen (ROTK)
In 2008 werd geconstateerd dat bij de
uitvoering van de ambities uit het
Bestuursprogramma 2006-2010 stevige keuzes
noodzakelijk waren. De financiële
mogelijkheden waren te beperkt om alle
ambities te kunnen uitvoeren. Het college heeft
als reactie hierop het proces Ruimte Om Te
Kiezen (ROTK) in gang gezet. Doel van dit
project was om voor Coevorden te komen tot
een betaalbaar beleidskader, met taken en
ambities die financieel en organisatorisch
kunnen worden gerealiseerd.
Op basis van een raadsbesluit heeft het college
de organisatie de opdracht gegeven om een
achttal onderzoeken uit te voeren:
-aanpassen beeldkwaliteit openbare ruimte;
-heroverweging in het centrumplan Coevorden;
-hoger rendement uit versterken van integraal
sociaal beleid;
-heroverweging uitvoeringsniveau
maatschappelijke zorg;
-heroverweging subsidiebeleid;
-heroverweging accommodatiebeleid;
-heroverweging vastgoedbeleid en
eigendomsposities;
-interne efficiencymaatregelen bedrijfsvoering.
Het college heeft aangegeven in februari 2010
met de uitwerking ervan te komen, zodat de
nieuwe raad de noodzakelijke keuzes
gefundeerd kan maken.
2.3
instrumenten.
1.moties en amendementen De raad heeft in de afgelopen jaren goed
gebruik gemaakt van de instrumenten
amendement en motie, om met name zijn
kaderstellende rol inhoud te geven. In aantallen
was er de afgelopen jaren een stijgende lijn te
bespeuren. De raad is dus actiever geworden in
het gebruik van deze instrumenten. Anderzijds
moet worden geconstateerd dat het overgrote
deel van deze initiatieven niet op een
meerderheid in de raad kon rekenen: van in
totaal 163 moties/amendementen werd er bijna
een kwart aangenomen.
2.initiatiefvoorstellen
De raad heeft deze periode slechts zelden
gebruik gemaakt van het instrument om zelf te
komen met initiatiefvoorstellen. Het PAC nam
het initiatief om te komen met een eigen
invulling van het speeltuinenbeleid. Daarnaast
nam de raadsbreed samengestelde werkgroep
over uitgaan enkele initiatieven om het
uitgaansbeleid aan te scherpen.
10
3.schriftelijke vragen ex art. 39 Naast het gebruik maken van de rondvraag op
de agenda van de kamers 1 en 2 van de PMC,
kunnen raadsleden/fracties het college op
grond van artikel 39 van het Reglement van
Orde van de raad schriftelijke vragen om
informatie stellen. In de afgelopen
raadsperiode is hiervan ruim vijftig maal
(peildatum 1 januari 2010) door de
verschillende fracties gebruik van gemaakt. De
verdeling van de aantallen over de fracties is
als volgt:
PAC 33 schriftelijke vragen,
Gemeentebelangen 7
PvdA 6
CDA 5
VVD 1
4.interpellaties De raad maakte in deze periode drie maal
gebruik van zijn recht tot het houden van een
interpellatie te weten:
11 december 2007 over EVI- biomonitoring
vuilverbrander (CDA)
9 februari 2008 over proces en ontwikkeling
bestemmingsplan Europark Heege-West
(PAC)
8 april 2008 over OZB affaire (PAC).
5.Informatiebijeenkomsten
Het college is over het algemeen de
initiatiefnemer voor het houden van
informatiebijeenkomsten. Daarnaast houden
organisaties die in de provincie of Coevorden
actief zijn bijeenkomsten. De raad wordt dan
uitgebreid geïnformeerd over actuele
ontwikkelingen m.b.t. een onderwerp, waar de
raad uiteindelijk over zal besluiten. Ze zijn in
de voorbereiding een nuttig instrument om een
gedegen besluit te kunnen nemen.
Het ging in de afgelopen periode om de
volgende onderwerpen:
-Drents Plateau
-GmbH
-WWB/WMO
-BOCE
-Beheer Swaneburg
-Omgevingsvergunning
-WSW
-Grondexploitaties
-Nieuwbouw gemeentehuis
-Waterplan
-Bestuurlijke dekkingskaart brandweer
-Regiospecifiek Pakket ZZL (RSP)
-Heroverweging in de basis
-Ruimte om te kiezen
-Veiligheidsregio Drenthe
6.werkbezoeken
Werkbezoeken zijn nuttig voor de raad om in
het veld geïnformeerd te worden over
bijzondere activiteiten en ontwikkelingen. Van
deze mogelijkheid is in de afgelopen periode
beperkt gebruik gemaakt. Vermeld kunnen
worden:
-Maastricht en Plopsa Indoor Hasselt (Be)
(tweedaags)
-Berlijn (tweedaags)
-gemeentehuizen Drenthe
-gemeentehuizen met theaterzaal
-AZC Dalen
-Europark
-landgoed de Klencke
-bedrijventerreinen
-buitengewoon platteland
7.bijzondere bijeenkomsten De raad hield in de afgelopen periode zes maal
een zogeheten Themabijeenkomst. De raad
wordt op deze wijze breed geïnformeerd over
de kijk van verschillende sprekers en
organisaties over een belangwekkend
onderwerp. Het ging over de volgende
thema’s:
-Water, 25 jan. 2007
-Jeugdbeleid, 21 juni 2008
-Mantelzorg, 27 november 2008
-Wijkaanpak Binnenvree Coevorden, 17
december 2008
-Buitengewoon platteland, 5 februari 2009
-Uitgaan in de gemeente Coevorden, 29 mei
2009
11
Daarnaast zijn er voor de raad enkele andere
bijzondere bijeenkomsten georganiseerd,
namelijk:
Resultaat en rol (over de rolopvatting van raad,
college en ambtelijke organisatie) op 19
oktober 2006,
Anders vergaderen, over een andere
vergaderstructuur op 19 januari 2009,
Planning en control, met deskundige prof.
H.Aardema, bijzonder hoogleraar Publiek
Management
Tenslotte kan worden genoemd de
gezamenlijke bijeenkomst van de raad met de
raad van de Samtgemeinde Emlichheim (D)
over de bedrijfsvorm GmbH op 19 juni 2008.
Sprekers waren de beide burgemeesters,
bestuurskundige de heer H. Engels en
Rechtsanwalt F.Heinzel (D)
8.klankbordgroepen
In de afgelopen raadsperiode nam de raad
enkele malen het initiatief tot het instellen van
een raadsbreed samengestelde klankbord- of
werkgroep. Deze groepen begeleiden een
bepaald proces om tot uiteindelijke
besluitvorming in de raad te komen. De
volgende groepen kunnen worden genoemd:
-Klankbordgroep armoede (naar aanleiding
van een raadsbreed aangenomen motie inzake
armoedebeleid), die onder andere een
Themabijeenkomst over dit onderwerp
organiseerde);
-Klankbordgroep jeugd, met als resultaat een
Themabijeenkomst over jeugdbeleid;
-Klankbordgroep Nieuwe gemeentehuis, die de
wensen van de raad voor het nieuwe
gemeentehuis voorbereidde. Er werden diverse
gemeentehuizen bezocht;
-projectgroep Raads Informatie Systeem, die
zich bezighield met een evaluatie van het
huidige RIS en de mogelijkheden voor
verbeteringen;
-werkgroep Anders vergaderen, die de raad
voorzag van ideeën over een ander
vergadermodel, resulterend in de PMC.
2.4 organen
1.Seniorenconvent Het Seniorenconvent (SC) bestaat uit de
fractievoorzitters en de burgemeester met de
griffier als adviseur en ondersteuner. Zij komt
maandelijks bijeen en heeft als taak het
stroomlijnen van de werkwijze van de raad en
de afstemming met de collegeactiviteiten.
Tevens behartigt zij zaken rond het
werkgeverschap van de raad ten aanzien van
de griffiemedewerkers.
De afgelopen jaren is er een groot aantal
voorstellen vanuit het SC naar de raad gegaan
om diverse zaken aangaande de werkwijze van
de raad te regelen. De uitvoering van het
Griffieplan kreeg eveneens voortdurend
aandacht. Hierdoor is er zo langzamerhand een
goede set instrumenten voorhanden om de raad
goed te laten functioneren.
Er is een bewuste keuze gemaakt in een orgaan
dat gaat over de werkwijze van de raad en een
orgaan dat zich bezig houdt met de agenda’s
van raads- en commissievergaderingen/PMC.
Uit een evaluatie is gebleken dat de keuze, om
zo met twee organen te opereren, voldoet.
2.Agendacommissie De Agendacommissie bestaat uit de voorzitters
van de beide Kamers uit het PMC, de
voorzitter van de raad en zijn plaatsvervanger.
De raadsadviseur is adviseur en ondersteuner.
Zij heeft als taak het coördineren van de
mogelijk te agenderen onderwerpen en het
vaststellen van de agenda van de voorheen
fungerende raadscommissievergaderingen en
recent voor de kamers van de Politieke Markt
Coevorden.
12
De Agendacommissie voorzag de raad de
afgelopen vier jaar van vele agenda’s.
3.Rekenkamercommissie De Rekenkamercommissie (Rkc) is in 2006
ingesteld. Het is een onafhankelijk orgaan, dat
voor de raad onderzoek doet naar de
doelmatigheid en rechtmatigheid van het
gemeentelijk beleid. De RKC bestaat uit drie
externe leden en twee raadsleden, die door de
raad benoemd worden. Zij wordt ondersteund
door een secretaris-onderzoeker en een
medewerker van de griffie.
Zij bestaat sinds 1 januari 2010 uit de volgende
leden.
Externe leden zijn de heren W.A.M. ten Hove,
J.Smale en mevr. E.M.Perk. Verder hebben de
raadsleden H.Nijmeijer (GB) en B.Zoons
(PvdA) zitting in de Rkc.
De heren F. Gross en Th.N.J. van Reijmenam
vertrokken in 2009 als lid.
De Rkc heeft in de afgelopen raadsperiode de
volgende rapportages aan de raad aangeboden:
-Quick Scan Bestuursprogramma 2006-2010;
-Inkoop- en aanbestedingsbeleid;
-Verloren ambitie, geprivatiseerde
sportaccommodaties in de praktijk; -Bouwen met vertrouwen, klantgerichtheid en
doeltreffendheid van de bouwplanprocedure;
-Een goede raad, de kaderstellende rol van de
gemeenteraad;
-En nu de tonnage nog, de haven: het
Regionaal Overslagcemtrum Coevorden
(ROC);
De onderzoeken die in 2009 op de rol stonden,
te weten ICT-beleid, vervolgonderzoek
Bouwvergunningen en nazorgonderzoeken
eerdere Rkc-rapporten, zijn nog niet van
rapportages aan de raad voorzien.
4.Auditcommittee
Het Auditcommittee is het overlegplatform
van de raad met de gemeentelijke accountant.
Er zijn vier raadsleden lid van dit committee,
waaronder de plaatsvervangende voorzitter van
de raad. Tevens nemen de portefeuillehouder
financiën en enkele ambtenaren deel, alsmede
een lid van de Rekenkamercommissie als
waarnemer.
De afgelopen jaren is volgens een vaste
vergadercyclus gewerkt. In januari werd de
zogeheten Boardletter van de accountant
besproken. Hierin geeft de accountant zijn
bevindingen over de interim-controle van de
Jaarrekening weer. De Boardletter wordt
voorzien van een Rapport van bevindingen van
de raadsleden uit het committee en besproken
in de raad.
In mei werd jaarlijks gesproken over de
uitkomsten van de controle van de jaarrekening
In oktober zijn de raadsleden in de gelegenheid
vragen uit de fracties aan de accountant mee te
geven, die in de controle van de Jaarrekening
aan de orde moeten komen..
In de afgelopen raadsperiode is het
Auditcommittee steeds meer in haar rol
gegroeid, met tastbare resultaten als het
rapporteren door de raadsleden aan de
gemeenteraad.
13
3. vasthouden en voortbouwen
De raad van Coevorden heeft in de afgelopen
periode vooruitgang geboekt in zijn
functioneren. De zoektocht naar een meer
duale houding en het steviger vervullen van de
hem toebedeelde taken was voorzichtig maar
niet zonder resultaten. Diverse aspecten van
het raadswerk zijn verbeterd en zouden ook in
de komende raadsperiode kunnen worden
vastgehouden.
De volgende positieve ontwikkelingen m.b.t.
het raadswerk markeren de afgelopen
raadsperiode.
1.De raad beschikt over een rijk en
volwaardig instrumentarium om zijn
taken waar te kunnen maken De raad wordt ondersteund door enkele
adviserende organen, zoals het
Seniorenconvent, het Auditcommittee, de
Rekenkamercommissie en de
Agendacommissie. Daarnaast beschikt hij over
een scala van instrumenten om zijn
kaderstellende en controlerende rol waar te
kunnen maken, bijvoorbeeld moties en
amendementen, interpellaties etc.. In de
afgelopen periode zijn deze instrumenten
vervolmaakt en hebben de organen aan hun
taakopvatting voldaan.
Daarmee staat het instrumentele huis van de
raad en is hij optimaal in staat de instrumenten
in te kunnen zetten.
2.De raad maakt in toenemende mate
gebruik van het aangereikte
instrumentarium
Zo heeft de Rekenkamercommissie diverse
rapporten aan de raad beschikbaar gesteld.
Deze geven inzicht in de wijze waarop het
besturen in Coevorden vorm krijgt. Het
Auditcommittee, als het gespreksplatform van
de raad met de accountant, opereert steeds
meer volwassen, als adviesorgaan van de raad.
Met de strikte scheiding van Agendacommissie
(agendavaststelling van de PMC-kamers) en
Seniorenconvent (fractievoorzittersoverleg met
burgemeester en griffier) heeft de raad twee
organen tot zijn beschikking die voortdurend
alert zijn op het stroomlijnen van de werkwijze
van de raad en zijn agenda.
Naast een betere benutting van zijn organen
heeft de raad in de afgelopen periode in
toenemende mate gebruik gemaakt van de
instrumenten zoals amendementen en moties.
Daarmee is het aantal kaderstellende
opdrachten aan het college fors toegenomen.
3.De raad bepaalt zijn eigen
raadsagenda In de afgelopen jaren fungeerde de
Agendacommissie als belangrijk orgaan voor
de raad om zijn eigen agenda vast te stellen. In
overleg met het college bepaalde de raad
hiermee in de afgelopen jaren zelf zijn
vergaderagenda. Hierdoor is ook de
betrokkenheid van de raad bij zijn eigen
agenda vergroot en kreeg dualisme meer
kansen.
4.De raad neemt vaker zelf initiatieven
om onderwerpen op de agenda te
plaatsen Dit kreeg vorm door middel van het aannemen
van moties, het instellen van klankbordgroepen
en het houden van Themabijeenkomsten. Zo
zijn te noemen: de raadsbreed aangenomen
moties over Armoedebestrijding (met
bijbehorende klankbordgroep),
treinverbindingen, Millenniumgemeente, de
themabijeenkomst en hieruit voortvloeiende
moties over uitgaan in Coevorden, de avond
over jeugdbeleid, de klankbordgroep
Nieuwbouw Gemeentehuis met bijbehorende
excursies en de grensoverschrijdende contacten
met de Duitse gemeente Emlichheim.
De eigenwaarde en het zelfbewustzijn van de
raad is hierdoor vergroot.
14
5.De raad durft het aan in de eigen
spiegel te kijken van vergaderstructuur-
en cultuur en een heel ander
vergadermodel te omarmen De toenemende ontevredenheid over de
vergaderstructuur en de ergernissen over de
grillige, wat slordige vergadercultuur leidden
tot het besluit om het eens helemaal anders te
gaan doen. De klassieke indeling van
raadsvergaderingen en commissiestructuur
ging overboord en er voor in de plaats kwam
de Politieke Markt Coevorden met
bijeenkomsten in twee parallelle kamers. Het
geheel is stevig ingeklemd in een set van
spelregels, waarbij het toch steeds weer een
worsteling blijft om je hier als raad consequent
aan te houden. De valkuil van de “oude
cultuur” ligt voortdurend om de hoek.
De eerste ervaringen zijn positief, de nieuwe
raad beslist over voortzetting.
6.Het samenspel tussen raad, college en
ambtelijke organisatie is verbeterd Met name het afgelopen jaar is de
informatiestroom vanuit het college richting
raad sterk verbeterd. Met de informatieve
brieven aan de raad en de
informatiebijeenkomsten geeft het college
volwaardig inhoud aan zijn actieve
informatieplicht.
Tevens is de wijze van de beantwoording van
schriftelijke vragen volgens artikel 39 RvO
gestroomlijnd. Tenslotte kan worden vermeld
dat de beantwoording van meer technische
vragen door de ambtelijke organisatie
grotendeels aan de verwachtingen voldoet.
7.De raad is meer zichtbaar geworden in
de samenleving Raadsleden en hun fracties geven actief
invulling aan hun volksvertegenwoordigende
taak. Er zijn goede contacten met organisaties,
inwoners en het bedrijfsleven. De raad als
bestuurorgaan, als hoogste en besluitvormend
orgaan, is in de afgelopen periode ook beter
zichtbaar geworden in de samenleving. De
raad is prominenter zichtbaar op de website, er
werden meer Themabijeenkomsten gehouden
en er lag meer nadruk op de communicatie met
de inwoners. Burgers benaderen de gemeente
meer dan voorheen met vragen over door de
raad genomen besluiten en activiteiten. De
folder over de gemeenteraad is hierbij een
nuttig hulpmiddel gebleken.
8.De griffie brengt een sterkere sturing
aan in de werkprocessen van de raad De diverse wisselingen in de beginjaren van de
griffie waren er mede debet aan dat de raad
nog niet op volwaardige wijze zijn werk kon
ordenen en de processen nog onvoldoende
waren gestroomlijnd. Daarin is de afgelopen
raadsperiode een forse verbeterslag gemaakt,
mede dankzij een belangrijkere rol die de
griffieplannen in het werk van raad en griffie
hebben gekregen. Ook de versterking van de
status van het driehoeksoverleg tussen
burgemeester, directeur en griffier heeft
hieraan bijgedragen (zie 9).
Al met al is de werkwijze van de raad hierdoor
meer gestroomlijnd en verfijnd.
9.Grifieplannen zijn nuttige
instrumenten Voor de hele raadsperiode gold het
overkoepelende Griffieplan 2006 – 2010,
onraad in de Veste. Dit plan omvatte diverse
ideeën en voornemens om het functioneren van
de raad te verbeteren en te stroomlijnen. Het
kreeg zijn vertaling in vier jaarschijven, waarin
concrete acties zijn aangegeven, om op een
planmatige wijze de werkwijze van de raad te
stroomlijnen en processen te verbeteren.
Daarnaast bood het ondersteunende acties om
de rollen van de raad beter uit de verf te laten
komen. Tenslotte gaf het handvaten voor een
goede werking van de verschillende organen
die de raad ten dienste staan.
Hierdoor is er een stevige stap gezet in de
richting van een goed doordachte en
georganiseerde werkwijze van de raad. Tevens
zijn de raadsleden beter in staat het raadswerk
vorm te geven. De nieuwe raad heeft hierdoor
een uitstekend instrumentarium tot zijn
beschikking, om als bestuursorgaan goed te
kunnen functioneren.
15
In bijlage 3 zijn alle uitgevoerde acties uit de
diverse jaarschijven van het Griffieplan
weergegeven.
10.De driehoek vervult een nuttige
procesfunctie In deze raadsperiode is de positie van de
driehoek burgemeester-directeur-griffier
versterkt. Veelal wordt reeds in de beginstadia
van belangrijke onderwerpen en projecten in
procedurele zin gezamenlijk nagedacht over
procedures en de betrokkenheid van de raad
hierbij. Hierdoor is er meer grip gekomen op
de politiek-bestuurlijke processen en is de
positionering van de raad versterkt. De raad is
in diverse belangwekkende procedures eerder
dan voorheen betrokken.
16
4. Adviezen ter verbetering Naast zaken waarin goede resultaten zijn geboekt, zijn er ook aspecten die beperkt zijn uitgevoerd of
in beperkte mate zijn verbeterd. Er worden de volgende adviezen aan de nieuwe raad meegegeven.
4.1. taakopvatting en rolvervulling raad
1.de wijze waarop de raad zijn rol
vervult Al in 2005 is, naar aanleiding van een
onderzoek naar de bestuurscultuur in
Coevorden (Heijting, Resultaat en Rol),
aangegeven dat de rolopvatting en –
uitoefening door raad, college en ambtelijke
organisatie versterkt zouden moeten worden.
In een tweetal conferenties is stilgestaan bij de
mogelijkheden om, met behoud van eigen
verantwoordelijkheid, ieders rol te versterken.
Op deze wijze zou het politiek-bestuurlijke
bedrijf kunnen worden versterkt.
Enerzijds kan worden geconstateerd dat de
duale houding van de raad wel is versterkt,
anderzijds bleken de politieke verhoudingen
van tijd tot tijd remmend te werken op de
versterking van het dualisme. Ook bleek dit
een barrière om als raad gezamenlijk zijn
rollen te versterken.
Tussen raad en college is nog te weinig sprake
van zogeheten samenwerkingsdualisme, in de
zin van een algemeen constructief samenspel,
waarbij over partijpolitieke verschillen wordt
heengekeken.
Geadviseerd wordt om in de nieuwe
raadsperiode te zoeken naar meer
samenwerkingsdualisme. Een kritische
wisselwerking tussen raad en college, die de
kwaliteit van het gemeentebestuur centraal
stelt. Dualisme kan zodoende meer kansen
krijgen om tot bloei te komen. Binnen de raad
kan sprake zijn van het zoeken naar een
raadsbreed gedragen saamhorigheid om de
kaderstellende en controlerende rollen waar te
kunnen maken. Dit ondanks partijpolitieke
verschillen.
2.besturen op hoofdlijnen Een belangrijk aspect inzake de rolopvatting
betreft het besturen op hoofdlijnen en het door
de raad meer loslaten van uitvoerende
aspecten.
Het uiteenhalen van hoofdlijnen en bijzaken is
voor veel raadsleden een moeilijke opgave.
Zeker als het gaat om het zoeken naar een
politiek-bestuurlijk evenwicht in het besturen
op hoofdlijnen en het bij het college laten van
de uitvoering van beleid. Raadsleden hebben
nog teveel de neiging zich met teveel details te
willen bemoeien en het college voor de voeten
te lopen inzake zijn uitvoeringstaken.
Dat heeft ook alles te maken met het moment
waarop de raad in een besluitvormingsproces
wordt betrokken. Teveel besluiten die aan de
raad worden voorgelegd zijn definitief en
leiden tot een “ja” of “nee” van fracties.
In de komende periode zou enerzijds meer
aandacht kunnen worden besteed aan de
invulling van het besturen op hoofdlijnen.
Tevens zou het college in raadsvoorstellen
meer nadruk kunnen leggen op de door hem
aan te merken hoofdlijnen. Tenslotte zou ook
de driehoek pogingen moeten doen dit aspect
van de rolopvatting van de raad te bewaken.
Het college kan de raad in een eerder stadium
in het besluitvormingsproces betrekken en hem
meer alternatieve mogelijkheden bieden. Mede
hierdoor is er een meer proactieve houding
van de raad te bewerkstelligen en zal de
neiging tot het detail- en uitvoeringsniveau
minder snel aanwezig zijn.
17
3.De kaderstellende rol van de raad Veel voorstellen die het college aan de raad
aanbiedt, hebben de mogelijkheid in zich om
als raad piketpaaltjes te plaatsen,
wijzigingsvoorstellen te doen of
randvoorwaarden te formuleren voor de
uitvoering door het college. Zo zijn de
zogeheten Startnotities (notities die aan de raad
worden voorgelegd bij de start van een groter
project) bij uitstek de mogelijkheid voor een
raad om zijn kaders te stellen en het college
aspecten mee te geven voor het vervolg. Deze
notities dwingen de raad meer proactief met
het college mee te denken over politiek-
bestuurlijke vraagstukken. Enerzijds moet
geconstateerd worden dat de raad bij dergelijke
notities te weinig mogelijkheden benut om
kaders te stellen. Anderzijds is het college in
de afgelopen periode ook niet echt scheutig
geweest met het aanbieden van Startnotities
aan de raad. Ook is aan de wens van de raad
om in voorstellen meer en in een eerder
stadium van de besluitvorming alternatieven
aangeboden te krijgen nog geen gehoor
gegeven.
De kaderstellende rol van de raad zal in het
Introductieprogramma voor nieuwe
raadsleden aandacht krijgen. Tevens ligt er
nog het voornemen om in een afzonderlijke
conferentie de raad te bekwamen in zijn
kaderstellende rol. Hierbij zal de nadruk
liggen op het kweken van een meer proactieve
instelling van de raad.
Het college kan de raad intensiever bedienen
met Startnotities. Zodoende kan de
kaderstellende rol van de raad bij de start van
belangwekkende onderwerpen beter tot zijn
recht komen.
Tevens wordt aan het nieuwe college gevraagd
vaker en eerder te komen met politieke keuzes:
politieke alternatieven met een evenwichtige
weergave van de consequenties en de voor- en
nadelen. Dit versterkt het politieke debat en
biedt de raad kansen zijn rollen beter te
vervullen.
4.Zichtbaarheid van de raad als hoogste
en besluitvormend orgaan van de
gemeente
Raadsleden en fracties maken hun taak als
volksvertegenwoordiger in grote mate waar. Er
zijn veelvuldig contacten met burgers en
organisaties. Echter, de raad als orgaan is nog
beperkt zichtbaar. Zowel publicitair als in het
als raad opzoeken van bevolking en
instellingen was de raad te weinig zichtbaar.
Ook in de media lijkt het er op alsof het
college het belangrijkste orgaan van de
gemeente is, terwijl na dergelijke publicaties
de raad nog moet besluiten over de
gepresenteerde onderwerpen.
Geadviseerd wordt aan het begin van de
raadsperiode een kennismakingstoernee door
de gemeente te houden. Tevens zou door
middel van het opgestelde communicatieplan
voor de raad meer aandacht kunnen worden
besteed aan het optreden van de raad naar
buiten.
Het aantal werkbezoeken in “het veld” zou
geïntensiveerd kunnen worden.
18
4.2. Samenspel raad, college en ambtelijke organisatie
1.de positie van de raad in de planning-
en controlcyclus In de jaarlijkse cyclus krijgt de raad te maken
met belangrijkste documenten waarbij hij zijn
kaderstellende en controlerende taak ten volle
waar kan maken: de Jaarrekening/Jaarverslag,
Bestuursrapportages en Programmabegroting.
Allereerst moet geconstateerd worden dat de
kwaliteit van de aangeleverde cyclusstukken
de laatste jaren is verbeterd: de raad wordt
steeds beter bediend met meer beleidsmatig
ingerichte cyclusstukken. Daarmee zijn de
kaderstellende en controlerende rollen van de
raad versterkt. Anderzijds moet worden
geconstateerd dat de raad soms te weinig tijd
wordt geboden om de stukken tot zich te
nemen en hierover vragen te stellen.
Belangrijk aspect van de cyclus is de wijze
waarop de inhoud ervan wordt gepresenteerd.
Weliswaar hebben veranderingen van de
inhoud geleid tot verbeteringen, anderzijds
kreeg de raad bijna jaarlijks andersoortige
stukken voor zich, waardoor de
vergelijkbaarheid werd verminderd. De
producten hebben nog steeds geen voor de
raadsleden herkenbaar stramien en het wordt
tijd dat er inhoudelijke rust in de cyclusstukken
komt.
De controlerende en kaderstellende taak van
de raad zou kunnen worden verbeterd, indien
de cyclusstukken meer tijdig aan de raad
worden aangeboden. Hierdoor ontstaat
een betere interactie inzake het vergaren van
meer financieel-technische informatie.
Daarnaast is er sterk behoefte aan een
herkenbare lijn in de inhoud. Kies een opzet
die voor jaren geldt en de herkenbaarheid voor
de raad vergroot.
2.de Bestuursproductieagenda (BPA) als
sturingsinstrument De Bestuursproductieagenda biedt de te
verwachten bestuurlijke productie voor de
komende periode, gebaseerd op het
Bestuursprogramma. Het instrument is de
laatste jaren verbeterd en hierdoor een
volwaardig sturingsinstrument voor de raad
geworden. De raad neemt tot op heden alleen
kennis van dit instrument, zonder het te
beïnvloeden of er een politiek oordeel over te
geven. Daarmee laat de raad de kans lopen om
zijn eigen prioriteiten te stellen en zaken
nadrukkelijker en meer tijdig te agenderen.
De raad besloot om de BPA door middel van
een afzonderlijk raadsvoorstel bij de Beraps
aan te bieden. Door afzonderlijke agendering
op de raadsagenda zal de politieke aandacht
worden vergroot en wordt de raad zich meer
bewust van de medeverantwoordelijkheid voor
de uitvoering van het Bestuursprogramma.
Geadviseerd wordt de BPA een meer
pregnante positie in de fracties en de
raadsbeoordeling te geven. Een meer
nauwgezet volgen van de wijze waarop het
college uitvoering geeft aan deze agenda leidt
tot een betere invulling aan de controlerende
rol van de raad. De BPA krijgt hierdoor als
sturingsinstrument een meer volwaardige
positie: de raad kan immers zijn eigen
prioriteiten aan het college meegeven.
Uiteindelijk ontstaat een verhouding tussen
raad en college waarin beiden in
gezamenlijkheid uitvoering geven aan de
plannen voor de voorliggende periode.
3.informatievoorziening Naast dat wat aan informatie op de raad
afkomt, vergaren raadsleden/fracties zelf ook
actief de nodige informatie. Die informatie is
nodig om besluiten gedegen te kunnen nemen.
19
Echter, vragen van raadsleden en –fracties
worden, in schriftelijke en mondelinge vorm,
via de griffie als doorgeefluik, rijp en groen de
ambtelijke organisatie ingesluisd. Dit scala aan
informatievoorziening heeft nog onvoldoende
samenhang, kwaliteit en mate van
georganiseerdheid. Ook de raadsvoorstellen,
als onderdeel van de informatievoorziening
aan de raad, kunnen kwalitatief worden
verbeterd. Deze zijn nog onvoldoende
toegespitst op de doelgroep.
Geadviseerd wordt genoemde processen eens
grondig onder de loep te nemen. De wijze
waarop raadsleden mondeling/telefonisch
vragen stellen richting organisatie en de wijze
waarop deze van een antwoord worden
voorzien kan een verbetering krijgen. Daar
kan een begin mee worden gemaakt in het
introductieprogramma voor de nieuwe raad
De interactie tussen informatievraag (raad)-
en aanbod (ambtelijke organisatie/college)
verdient de nodige aandacht.
De inhoud van raadsvoorstellen zal kritisch
moeten worden bezien en kunnen worden
voorzien van kwaliteitscriteria.
4.interactief beleid In de Evaluatie van het Bestuursprogramma
2006-2010 geeft het college aan dat de wijze
van invulling van het zogeheten interactief
beleid herbezinning verdient. “Inwoners en
belangengroepen kunnen meer betrokken
worden bij het meedenken, meebeslissen en
uitvoeren van het beleid”, aldus het college.
“Op onderdelen zal dit ook heroriëntatie
vragen van de rol(len) en
verantwoordelijkheden van de gemeente; ons
handelen zal zich meer moeten gaan richten op
het verbinden van partijen en het faciliteren en
regisseren van ontwikkelingen.” Binnenkort
verschijnt er een evaluatie van het interactief
beleid.
Geconstateerd kan worden dat de raad slechts
beperkt betrokken is in dat interactieve proces.
De komende evaluatie zou ook tot een
herbezinning op de rol van de raad in het
interactief beleid kunnen leiden. De
mogelijkheden voor de raad om ook zelf met
partijen om de tafel te gaan zitten om
meningen te horen kunnen worden verkend. Op
deze wijze geeft de raad nog actiever blijk van
een actievere invulling van zijn
volksvertegenwoordigende taak.
5.versterking rol driehoek De rol van de driehoek is in deze raadsperiode
verbeterd, zie eveneens par. 2 punt 10.
Onder punt 4 (zie boven) is reeds aangegeven
dat de totale informatiestroom richting raad
nog eens onder de loep zou kunnen worden
genomen. Mogelijk vraagt dit ook om een nog
actievere rol van de driehoek.
De driehoek zou het platform kunnen zijn
waarin wordt gewerkt aan een gezamenlijke
bewustwording omtrent de
informatievoorziening en het bewaken daarvan
.De totale informatiestroom, inclusief de
kwaliteit van raadsvoorstellen, zou een
permanent aandachtspunt kunnen zijn van de
driehoek.
20
4.3.organisatie van het raadswerk
1.rol en positie van het Seniorenconvent Hiervoor is reeds geconstateerd dat de
politieke verhoudingen hun stempel hebben
gedrukt op het functioneren van het
Seniorenconvent. Daarnaast kan worden
geconstateerd dat het Seniorenconvent niet in
de volle breedte een leidinggevende positie bij
raad en college heeft afgedwongen. Hierdoor
ontstonden te weinig mogelijkheden om
invulling te geven aan een vorm van
samenwerkingsdualisme tussen raad en
college.
Geadviseerd wordt om in het nieuwe
Seniorenconvent, aan het begin van de nieuwe
raadsperiode, van gedachten te wisselen over
de wijze waarop zij leiding wenst te geven aan
de raadsprocessen en de werkwijze van de
raad. Met meer eensgezindheid en een meer
trekkende rol van het Seniorenconvent zou de
positie van de raad kunnen worden versterkt.
Samen met het college zou gewerkt kunnen
worden aan een meer op samenwerking
gebaseerde vorm van dualisme.
2.versterking rol Agendacommissie
Geconstateerd kan worden dat de
taakverdeling tussen Agendacommissie (AC)
en Seniorenconvent (SC) nogal onevenwichtig
is. Het SC heeft te maken met volle agenda’s,
terwijl de AC “slechts” de agenda van de
PMC’s bepaalt, met name op basis van
voorstellen vanuit het college.
De agenda van het SC zou kunnen worden
ontlast, en daarmee de positie van de AC
worden versterkt, indien enkele agendagerichte
taken van het SC worden overgebracht naar de
AC. Het SC zou zich daarmee beter kunnen
concentreren op het strategische nivo van het
raadswerk: het sturing geven aan het
ontwikkelingsproces van de raad, zijn
werkwijze, de verhouding met het college en
nadere invulling van het
(samenwerkings)dualisme. De AC richt zich
daarnaast op de uitvoerende aspecten van de
agendasetting van de raad.
Geadviseerd wordt om SC en AC in
gezamenlijkheid een nadere oriëntatie te laten
plegen op de taakverdeling. De volgende
denkrichting kan hierin meegenomen worden:
-De AC volgt de Bestuursproductieagenda en
bewaakt deze lange termijnagenda namens de
raad. Zonodig kunnen initiatieven worden
ondernomen om deze BPA samen met het
college te realiseren.
-De AC bewaakt de lijst van toezeggingen,
zoals die van tijd tot tijd in de Kamers 1 en 2
van de PMC aan de orde komen. Hierdoor kan
de aandacht van de raad voor de
collegetoezeggingen worden versterkt.
-De AC stelt het jaarlijkse vergaderrooster van
de raad vast. Hierdoor komen
vergadervoorbereiding en –planning bij één
orgaan te liggen.
-De AC wordt verantwoordelijk voor de totale
organisatie van de PMC. Zij agendeert niet
alleen, maar bewaakt tevens de kwaliteit van
de bijeenkomsten, het verloop van de PMC-
onderdelen en de verdere implementatie van de
nieuwe vergadervorm en de evaluatie.
3.Rekenkamercommissie De Rekenkamercommissie (Rkc) is in 2006
geïnstalleerd. Zij bestaat uit twee raadsleden en
drie externe leden, waaronder de voorzitter. In
de afgelopen jaren heeft de Rkc zijn nut
bewezen en de door haar verrichte
onderzoeken boden goed zicht op enkele
aspecten van het besturen in Coevorden (zie
par.2.4). De raad heeft meermalen zijn
waardering uitgesproken over het werk van de
Rkc.
Behalve een intern gericht eigen evaluatie
heeft er geen algemene evaluatie van de Rkc
21
door de raad plaatsgevonden. Geconstateerd
moet worden dat het produceren van drie
onderzoeken per jaar een zeker beslag legt op
de ambtelijke organisatie, het college, de
griffie en niet in het minst de raad. De Rkc
doet veel aanbevelingen en, willen
aanbevelingen hun nut hebben, dan dienen
deze steeds van een follow up te worden
voorzien.
Geadviseerd wordt het werk en de producten
van de Rkc in 2010 te evalueren en na te gaan
of de raad met de Rkc op de goede weg is.
Aandachtspunt zou met name kunnen zijn in
hoeverre de resultaten van de onderzoeken en
de implementatie van de aanbevelingen zich op
de juiste wijze verhouden tot de er op volgende
activiteiten.
Het verdient aanbeveling om de optie van een
intergemeentelijke Rekenkamercommissie,
bijvoorbeeld met Borger-Odoorn, nader te
verkennen.
4.raadsprogramma en Griffieplan In de afgelopen periode vigeerde het
Griffieplan 2006-2010, getiteld onRaad in de
Veste. Het beschreef de taken van de raad en
de mogelijkheden om zijn uitgebreide
instrumentarium op een zorgvuldige wijze te
benutten. Het plan kreeg concreet inhoud met
de jaarschijven, gericht op te ondernemen
acties betreffende de werkwijze van de raad.
De benaming Griffieplan dekt de lading niet
echt. Weliswaar omvat het plan diverse acties
voor de griffie, het is vooral ook een door de
raad zelf uit te voeren plan, waarbij de griffie
ondersteuning biedt.
In veel gemeenten fungeert, naast een
Bestuursprogramma, zoals in Coevorden
vigeert, of Collegeprogramma een zogeheten
Raadsprogramma. Het is een document waarin
de raad enkele accenten vastlegt, die van
belang zijn voor de komende periode. Die
kunnen zaken aangaande de werkwijze van de
raad betreffen, maar ook voornemens om
dualisme meer inhoud te geven of
cultuuraspecten te verbeteren. Daarnaast
bevatten meerdere Raadsprogramma’s ook
inhoudelijke voornemens, ter versterking of ter
concretisering van een Bestuursprogramma.
Een dergelijk plan legt de politieke thema’s
vast, waarmee de positie van de raad wordt
versterkt.
Het verdient aanbeveling een nadere
verkenning te plegen van de mogelijkheden om
een Raadsprogramma voor de nieuwe periode
op te stellen, waarin het vroegere Griffieplan
wordt opgenomen. Dit overdrachtsdossier
omvat in feite al een behoorlijke aanzet voor
een dergelijk programma. Het vroegere
Griffieplan wordt zodoende meer het plan van
de raad en genereert meer betrokkenheid bij
het nadenken over de wijze waarop de raad
zijn taken verricht.
5.professionalisering. Voor het raadswerk krijg je geen gedegen
vooropleiding, je moet het in de praktijk maar
zien te maken als raadslid. Dit neemt niet weg
dat de raad pogingen zal kunnen ondernemen
zijn professionaliteit te verbeteren om de
democratie verder te versterken. De zwaarte
van het raadswerk en de verstrekkendheid en
het strategisch nivo van beslissingen op lokaal
niveau, alsmede het gemeentelijke
takenpakket, zijn de laatste jaren toegenomen.
Dat vraagt ook om meer professionaliteit van
het raadswerk. In de afgelopen periode is
hieraan beperkt gewerkt en het zou in de
komende raadsperiode meer stelselmatige
aandacht kunnen krijgen.
Geadviseerd wordt om, in samenspraak met
fracties en politieke verenigingen, de nieuwe
raad een totaal-pakket aan
professionaliseringsmogelijkheden aan te
bieden. Vanuit ieders invalshoek en
verantwoordelijkheid kan er een
samenhangend pakket aangeboden worden.Te
denken valt aan trainingen op het gebied van
politiek debatteren, politiek overtuigen en
andere vaardigheidstrainingen, kaderstelling
en controle, selectief lezen, het hanteren van
22
begroting en jaarrekening etcetera. Zonodig
kunnen beschikbare budgetten worden herzien.
Daarnaast zal de raad zich meer bewust
kunnen worden van de kwaliteiten en
mogelijkheden die de griffie biedt om
professionaliteit van de raad en het individuele
raadslid te ondersteunen en te versterken.
6.vergaderfaciliteiten
Het nieuwe gemeentehuis geeft de raad na
lange tijd van improviseren een eigen en goed
geoutilleerde vergaderplek. Met diverse
wensen van de raad wordt bij de bouw
rekening gehouden. Op het gebied van e-
communicatie zouden eveneens verbeteringen
en vernieuwingen moeten worden
doorgevoerd.
Momenteel is het Raads Informatie Systeem in
revisie. De nieuw aangetreden raad zal kunnen
beschikken over een goed werkend RIS,
waarbij veel thuis via internet kan worden
geraadpleegd.
Geadviseerd wordt de volgende facilitaire
ontwikkelingen aan het begin van de nieuwe
raadsperiode van raadsstandpunten te
voorzien:
-een volwaardige werking van het RIS;
-de mogelijkheid voor inwoners tot het
raadplegen van het openbare deel van het RIS;
-uitzending van raadsvergaderingen via
internet;
-verkenning van de mogelijkheden van een
video-volgsysteem bij raadsvergaderingen of
andere activiteiten in de raadzaal;
-verkenning van de mogelijkheden op het
gebied van audio en video (verslaglegging
vergaderingen).
23
Bijlage 1 samenstelling gemeenteraad
1.fracties Bij de start van deze raadsperiode bestond de raad uit 25 raadsleden, als volgt verdeeld over de
fracties:
PvdA 9 leden
VVD 5 leden
CDA 5 leden
PAC 4 leden
Gemeentebelangen 2 leden
In november 2009 stapte het raadslid H. Bouwers over van het CDA naar Gemeentebelangen,
waarmee de laatste fractie drie leden telde
2.raadsleden
Op 1 april 2006 Op 1 januari 2010
Voorzitter: Bert Bouwmeester Voorzitter:Bert Bouwmeester
Wnd. griffier: Clemie Heesbeen Griffier: Bert Kunnen
PvdA PvdA Ria Besselink, fractievz, plv. voorzitter raad Ria Besselink, fractievz, plv. voorzitter raad
Herman Schut Herman Schut/Trijntje Venema (verv. sept.
2008 tot april 2009)
Joop Brink Joop Brink
Joop Slomp Joop Slomp
Bert Zoons Bert Zoons
Fokko Ronda Fokko Ronda
Jan Vinckers Jan Vinckers
Jantinus Westerhof Karst Kuipers
Henk Buitenhuis Henk Buitenhuis
VVD VVD Geert Roeles, fractievoorzitter Ton Serlie, fractievoorzitter
Lucas Zwaan Lucas Zwaan
Ineke Lugies Ineke Lugies
Jantje Mulder-Reinders Margriet de Vries
Irma IJdens-Talens Irma IJdens-Talens
CDA CDA Henk Bouwers, fractievoorzitter Ruud Wilting, fractievoorzitter
Jeroen Huizing Jeroen Huizing
Jaap Jan Geertsema Jaap Jan Geertsema
Anneke Kramer-van Os Anneke Kramer-van Os
24
Ruud Wilting
PAC PAC Bernhard Ensink, fractievoorzitter Bernhard Ensink, fractievoorzitter
Carla Geurts Carla Geurts
Jaap van der Ploeg Jaap van der Ploeg
Ciska Stoffels-Boersma Ciska Stoffels-Boersma
Gemeentebelangen Gemeentebelangen Frits Klasen, fractievoorzitter Frits Klasen, fractievoorzitter
Harm Nijmeijer Harm Nijmeijer
Henk Bouwers
25
Bijlage 2 uitgevoerde acties uit jaarschijven griffieplan 2006-2010
2006 1.wijziging verordening op de raadscommissies
2 wijziging reglement van orde voor de raad
3.regeling vervanging raadsleden bij ziekte etc.
4 voorstel inzet steunfractieleden
5 herziening verordening vergoedingen en secundaire voorzieningen
6.evaluatie commissiebestel
7.uitvoering traject Resultaat en Rol
8.instelling en taken Presidium/agendacommissie/seniorenconvent
9.profielschets plaatsvervangend voorzitter raad
10.opstart Auditcommittee
11.raadsagenda lange termijn
12.verbetering website gemeenteraad
13.afronding laptop-faciliteiten raadsleden
14.introductie nieuwe raadsleden
15.kennismaken fracties
16.kennismaken individuele raadsleden
17.opdrachtverlening Notuleerservice
18.betrokkenheid griffier bij Raadsprogramma, Perspectiefnota, Begrotingscyclus
19.ambtelijke ondersteuning Rekenkamercommissie
20.organisatie griffie: functiebeschrijvingen en -waardering en functioneringsgesprekken
2007 1.evaluatie werkwijze inzake Seniorenconvent en Agendacommissie
2.structureel een bedrag van € 58.000 per jaar ten behoeve van de Rekenkamercommissie in begroting
3.werkwijze en structuur Auditcommittee 5. intensievere benutting van de de raad ten dienste staande instrumenten m.b.t. zijn controlerende taak
6.een programmabegroting die volledig als zodanig is ingericht
7.collegenotitie verschenen over de wijze waarop het college zijn actieve informatieplicht vorm geeft
8.de mogelijkheden om kaders te stellen zijn intensiever benut
9.themabijeenkomst belegd om de kaderstellende taak nader te verkennen
10.de raad verzocht het college meer gebruik te maken van Startnotities ter versterking van zijn
kaderstellende taak (beperkt uitgevoerd)
11.er is een vragen(half)uurtje voor burgers op de agenda van de raadsvergaderingen opgenomen
12.de mogelijkheden voor rechtstreekse internetuitzending van raadsvergaderingen worden betrokken
bij nieuwbouw gemeentehuis
13.de mogelijkheden om de raad meer op locatie te laten vergaderen zijn onderzocht maar niet
haalbaar gebleken
14.de raad gaat een keer per twee jaar op dorpenronde (niet uitgevoerd)
15.de raad heeft diverse werkbezoeken afgelegd in de gemeente.
16.het onderdeel Gemeenteraad van de website gemeente Coevorden is verbeterd
17.in de Coevorden Huis-aan-huis zijn de activiteiten van de raad meer zichtbaar gemaakt
18.de mogelijkheden voor een intensievere invulling van interactief beleid zijn beperkt benut
19.het traject Resultaat en Rol kreeg een vervolg
20.er zijn themabijeenkomsten gehouden over o.a. Water en Armoedebeleid
21.het commissiebestel is geëvalueerd en verbeteringen doorgevoerd 22.de wettelijke regeling ziekte en zwangerschap is op de raadsleden van Coevorden van toepassing. 23.de mogelijke inzet van steunfractieleden in commissies is verkend, maar heeft niet geleid
tot een besluit.
24.de Verordening vergoedingen en secundaire voorzieningen raadsleden is herzien 25. er is een profielschets opgesteld voor de plaatsvervangend voorzitter van de gemeenteraad
26.de raadsagenda voor de lange termijn heeft steeds beter vorm gekregen
26
27.nieuwe raadsleden kregen een vast introductieprogramma
28.er vond een evaluatie van het Raads Informatie Systeem (RIS) plaats
29.de instructie voor de griffier is geactualiseerd
30.de werkprocessen van de griffie zijn beschreven
31.de ambtelijke ondersteuning van raadsleden is verbeterd
32.de raad beproefde nieuwe werkvormen te starten met een Begrotingsmarkt
33.de scholingsbehoefte van raadsleden is nagegaan en vorm gegeven
34.de jaarlijks begrootte € 25.000 ter versterking van de taken van de raad is grotendeels benut
35.de Programmabegroting 2008 is volledig duaal ingericht. Het raadsbudget is in een afzonderlijk
aangegeven overzicht in het Griffieplan opgenomen
36.de Regeling inzake budgethouderschap is niet duaal aangepast
2008 1.er is een beperkt uitvoeringsprogramma professionalisering van de raad(sleden) opgesteld
2.de raad is medio 2009 geconfronteerd met de resultaten en aanbevelingen van de evaluatie van het
RIS en eind 2009 zijn de plannen voor het Nieuwe RIS ontwikkeld.
3.de voortgang van toezeggingen van portefeuillehouders worden per kwartaal in de raadscommissie
geagendeerd.
4.de resultaten van het traject Resultaat en Rol zijn besproken,
5.diverse reeds beproefde wijzen van vergaderen worden onderzocht en op hun bruikbaarheid getoetst.
6.de griffie doet nadere voorstellen om te komen tot een eventuele andere wijze van vergaderen.
7. de raad stelt de Bestuursproductieagenda vast. Door middel van de Bestuursrapportages is de raad
in staat sturing te geven aan dit proces.
8.de griffie heeft de raad bediend met een notitie over de wijze waarop de raad invloed kan uitoefenen
op het besluitvormings- en realiseringsproces van belangwekkende onderwerpen. Het gaat hierbij om:
• de wijze waarop de raad de Bestuursproductieagenda hanteert en beïnvloedt
• de vooraf te stellen kaders
• betrokkenheid van de raad in het proces en het besluitvormingstraject
8.de raad heeft in 2008 een vijftal Startnotities vastgesteld
9. de raad vraagt nadrukkelijk aandacht voor de in de driehoek gemaakte afspraken inzake de kwaliteit
van raadsstukken, te weten: -een samenvatting van het raadsvoorstel bij meer ingewikkelde of omvangrijke stukken
-kortere voorstellen met verwijzingen voor wie dieper wil
-minder wollig taalgebruik
-verduidelijking van de context en de voorgeschiedenis, eerdere besluiten en door wie
-compleetheid
10. er worden nadere afspraken gemaakt over vaststellingsprocedure bestemmingsplannen.
27
11.in 2008 wordt de wijze van informatieverstrekking door het college en de ambtelijke organisatie
geëvalueerd.
12. de betrokkenheid van de raad bij gemeenschappelijke regelingen wordt van een eenduidige
werkwijze voorzien.
13. de mogelijkheid en wenselijkheid van een grensoverschrijdende raadscommissie wordt nader
verkend. 14. de griffie werkt nadere voorstellen uit ten aanzien van een dorpenronde voor de raad inclusief een
mogelijk thema
15. er komt een nadere afstemming van de rol van raadsleden op informatieavonden voor burgers.
16. er wordt een nieuwe folder gemaakt om het werk van de raad beter voor het voetlicht te brengen.
17. het huidige format van de begroting wordt met de fractiespecialisten nagelopen op de aspecten van
een volwaardige programmabegroting 18. de aan de raad ter beschikking staande middelen worden in een herkenbare vorm in de begroting
opgenomen 2009/2010
1.intensivering van de wijze waarop het college de raad bedient met informatie over onder handen
zijnde projecten en zich voordoende ontwikkelingen
2.afspraken tussen college en raad gemaakt over de wijze waarop de raad wordt bediend met
voorstellen en stukken inzake de planning&controlcyclus
3.de communicatie tussen raadsleden en de ambtelijke organisatie krijgt meer vorm (beperkt
uitgevoerd)
4.het beschikbare draaiboek t.b.v. de verkiezingen 2006 is geëvalueerd en geactualiseerd.
5.het Griffieplan 2006 – 2010 is geëvalueerd, waaruit bouwstenen voor de nieuwe periode (dit dossier)
zijn gedestilleerd
6.enquête gehouden onder de zittende raadsleden, waarin wordt gevraagd naar hun beleving van het
raadswerk en wat hierin te verbeteren valt. De uitkomsten worden betrokken bij het griffieplan voor de
nieuwe raadsperiode.
7.fracties en politieke partijen zijn bediend met een profielschets voor nieuwe raadsleden.
8.de raadsleden is mogelijkheden geboden zich door middel van trainingen te professionaliseren.
9.de raad is de mogelijkheid geboden zich inzake de kaderstellende rol verder te verbeteren. Dit
gebeurt aan de hand van de aanbevelingen uit het onderzoek van de Rekenkamercommissie inzake de
kaderstellende rol van de raad.
10.in 2009 is een raadsdiscussie gehouden over een andere wijze van vergaderen. Dit heeft een nieuwe
vergadervorm opgeleverd.
11.het Raads Informatie Systeem ondergaat in 2010 een grote verbeterslag, zodat er tijdig kan worden
ingespeeld op de totstandkoming van het nieuwe gemeentehuis.
12.de raad wenste een grotere betrokkenheid bij de start van belangwekkende processen. De raad
wordt vanuit het college vaker bediend met startnotities, teneinde ook op deze wijze zijn
kaderstellende rol verder vorm te kunnen geven.(beperkt uitgevoerd)
13.Door middel van informatieverstrekking is de raad geïnformeerd over de nieuwe Wet op de
Ruimtelijke Ordening. Er is geen aanleiding de vigerende afspraken over de rol van de raad te
actualiseren.
14.Er is een verordening opgesteld inzake de toepassing van een raadsonderzoek volgens artikel 155
Gemeentewet.
15.Begin 2009 is de procedure herbenoeming burgemeester worden gestart. Hiertoe is een
Vertrouwenscommissie te worden ingesteld, de burgemeester is herbenoemd.
16.De procedure om te komen tot herbenoeming van de externe leden van de Rekenkamercommissie
is in 2009 uitgevoerd.
Actiepunt 17
De eventuele verlenging van het contract met de gemeentelijke accountant wordt tijdig aan de raad
aangeboden.
18.Het tweedaags werkbezoek aan Berlijn is uitgevoerd
19.Er wordt in 2010 een communicatieplan voor de raad opgesteld, waarin wordt vastgelegd op welke
wijze de raad voor de bevolking van Coevorden beter zichtbaar kan worden.
28
20.Bezien is op welke wijze de raad van Coevorden betrokken wil zijn bij de activiteiten van de VDG.
De rol zal beperkt worden ingevuld.
21.Er is nog geen vervolg gegeven aan de in de nota Verbonden Partijen toegezegde verbeteringen
inzake de betrokkenheid van de gemeenteraad.
22.Er worden nadere voorstellen ontwikkeld om te komen tot een betere structuur inzake de
grensoverschrijdende contacten met de gemeente Emlichheim.
23.Nut en noodzaak van de betrokkenheid van de raad bij de samenwerking tussen Borger-Odoorn,
Emmen en Coevorden zijn nader verkend en hebben geleid tot instemming van de raad met de BOCE-
overeenkomst.
24.De klankbordgroep Jeugd is niet gekomen met nadere voorstellen voor het arrangeren van
betrokkenheid van de jeugd bij de lokale politiek in Coevorden.
25.De vigerende afspraken inzake de werkgeversrol van de raad, in relatie tot de griffie, zijn onder de
loep genomen, waarna afspraken kunnen worden gemaakt voor de nieuwe raadsperiode.
