Stan van den Thillart

21 april 2011

De kunst van het contracteren

de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 2

• Inleiding

• NS en NedTrain

• Inkoop

• Contracteren

• Contractmanagement

Opmerkingen/vragen: direct inbrengen

Agenda

de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 3

de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 4

• 62% van de Nederlanders afgelopen jaar met de trein heeft gereisd• Die hebben bij elkaar 332 miljoen reizen gemaakt, 54% is vrouw en 46% is man• We 56 miljoen hits per jaar op www.ns.nl hebben• De NS 277 stations heeft• 75% van de Nederlanders binnen een straal van 5 km van het station woont• We elke dag 2,2 mio in- en uitstappers hebben• Het drukste station A’dam centraal is met 166.000 in- en uitstappers per dag• Het kleinste station Voorst-Empe is met 200 in- en uitstappers per dag• Het meest verkochte kaartje A’dam – Schiphol is, 1,5 mio per jaar• Onze klantenservice jaarlijks 1,6 mio klantcontacten heeft• Wij 2876 rijtuigen op de baan hebben• Wij 15,5 miljard reizigerskilometers per jaar hebben• De AH to go op Utrecht Centraal de hoogste omzet heeft per vierkante meter

winkelruimte• Wij bijna net zoveel kilometers in het buitenland rijden als in Nederland

Wist je dat

de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 5

0

50

100

150

200

250

300

350

400

450

500

jan-0

6

apr-06

jul-0

6

okt-0

6

jan-0

7

apr-07

jul-0

7

okt-0

7

jan-0

8

apr-08

jul-0

8

okt-0

8

jan-0

9

apr-09

jul-0

9

okt-0

9

maand-jaar

on

ttro

kken

aan

tal

bak

ken

Doelstelling

Beschikbaarheid rijtuigen

de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 6

Investeren Garanderen Uitfaseren

SLT

VIRM

DDZ

SGM

ICM

ICR

DM’90

Mat’64

DDM-1

NSR park:

Iedere levensfase eigen aanpak

de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 7

Leasebedrijven

ConsumentenOverheid

Onderhoudsbedrijf

Vervoerder

Materieelbouwers&

Leveranciers

de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 8

Inkoop

de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 9

Director Procurement

Dutch Railways

Commodity Team

customer

Assignment report

Segment Team

ST ST

Strategicpurchasing

Tacticalpurchasing

Product specialist

Segment-buyer

Supplier management

e.g. : EnergyICT

Maintenance

e.g. Interiorbrake systems

Purchasing Governance

de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 10

NedTrain Inkoop organisatie

Purchasing

Director

Purchasing

Professional

Services

(Utrecht)

Project

Purchasing

(Haarlem)

Spares

purchasing

(Tilburg)

ControlProgram

management

Supplier

Quality

Assurance

1510 420

de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 11

11%

39%

17%

19%

7%7%

Workshop Investments

Rolling stock Spares & Projects

Cleaning

HR

ICT

Other

Spend NedTrain 2010: € 258 million

NedTrain Spend

de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 12

1. Pakketbasis op orde

· Leveranciersreductie – 20%

· Contractdekking + 20%

· CT/ST

2. Processen op orde

· VIP18! (uniformiteit / factuurvermindering / inkopen met order)

· Servicedesk Facilitaire Inkoop

3. Prijsreductie

· Concurrentiestelling / Lage loon landen /

· EU Aanbesteden

4. Leveranciersmanagement

· Strategische Samenwerking

· SQA

Speerpunten NedTrain inkoop

de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 13

de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 14

• Aantal treinonderdelen leveranciers : 650

• EU aanbestedingsplichtig

• Technical Lock-in situation (OEM’s)

• Obsolecence

• Kleine batches, unieke producten

Onze uitdagingen

de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 15

• Hoeveel leveranciers hebben jullie?

• Hoeveel factureren zij jaarlijks?

• Welke aandeel is dat van de totale kosten?

• Met hoeveel heb je een contract?

• Is dat een contract van jullie of van de leverancier?

• Wat maakt jullie inkoop uniek?

Vragen

de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 16

http://www.youtube.com/watch?v=Nw_PyrsGHuY

Filmpje

de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 17

Cumulatieve besparingen

Transactional

orientation

Commerc.

orientation

Purchasing

coordination

Value

chain

integration

External

integration

Internal

integration

Decentraal

Functioneel

Centraal

Cross Functioneel

Savings

through

synergy

Contracting

TCO

Supplier

development

Serve the

factory

Lowest price

Supplier

base

management

Supply Chain

Optimization

Outsourcing

Total

Customer

Satisfaction

Inkoopvolwassenheid

de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 18

ContracterenWanneer sluit je wat voor contract af?

de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 19

Hefboom

Routine Knelpunt

Strategisch€

Risico

Kraljic Portfolio

de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 20

Performanceleveranciers

Overigeleveranciers

Ontwikkelleveranciers

Strategischeleveranciers

Doel:Groei

Middel:Leveranciersmanagement

Doel:Grip

Middel:Contractmanagement

Grote financiëleen/of business impact

Beperkte financiëleen/of business impact

Wel beïnvloedbaar Niet beïnvloedbaar

de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 21

• Inkooporder

voor de eenmalige inkoop van diverse goederen of diensten.

• Raamovereenkomst

standaardgoederen of -diensten die regelmatig worden ingekocht en waarvan de details (prijs, kortingen) in een periode bekend zijn maar nog niet de details (afleverdata en te bestellen hoeveelheden bijvoorbeeld) van de uiteindelijke leveringen bekend zijn.

• Inkoopovereenkomst

om afspraken te maken over specifieke voorwaarden (lever & betalingscondities, geschat afnamebedrag en looptijd van het contract) zonder de goederen en diensten te noemen die zullen worden afgenomen.

Soorten contracten

de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 22

• betrokken partijen • kernprestatie • tarieven inclusief wijze van indexering • servicelevels en kwaliteitsaspecten• duur van de overeenkomst • wijze van levering• prestatiemeting (kwaliteit, servicelevels en kosten), met

eventuele bonus/malus regelingen• totstandkoming contractwijzigingen, inclusief bevoegdheden

en verantwoordelijkheden• van toepassing zijnde recht (bij voorkeur Nederlands Recht)• contracteigenaar• handtekeningen

Contractinhoud

de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 23

Contractmanagement

de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 24

Weet u op dit moment hoeveel privé-contracten u heeft?

• 10 ?

• 100 ?

• Meer ?

Privé-contracten

de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 25

verzekeringen

StichtingenInstellingen

Servicebedrijven

Verzekeringmaatschappijen

dienstenonderhoud

PensioenfondsenOverheidBanken

Geldzakenlidmaatschapabonnement

dienstenverplichtingen

Werkgevers,Onderneming

Overheid

PersoonlijkCollectief

Persoon Partner

Banken

Pensioen lijfrentes

Privé-contracten

de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 26

Weet u op dit moment hoeveel contracten uw gemeente heeft ?

• 100 ?

• 1000 ?

• Meer ?

Contracten

de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 27

Heeft u overzicht over uw contractenen deze gestructureerd in beeld ?

Contracten

de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 28

Klanten

Customer Relation Management

OndernemingInkoop

Leveranciersvan ICT-

middelen

LeveranciersHR: Personeel,

Leaseauto’s, ..etc,

LeveranciersFacilitaire zaken

Leveranciersvan huisvesting,

inrichting

Businesspartners

Overeenkomsten met klanten

Overeenkomsten met leveranciers

Overeenkomsten businesspartners

Inzicht contractmanagement

de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 29

het beheren van de verplichtingadministratie van alle termijnafspraken

welk middels contract zijn vastgelegd met als doel risico’s te vermijden,

kosten te bewaken en te reduceren, en een bijdrage te leveren aan het strategische beleid betreffende leveranciersmanagement.

Definitie contractmanagement

de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 30

Het waarborgen van naleving van gecontracteerde condities (wederzijds!)

en het voorkomen van inkopen buiten contract om (lekkage).

De inkoopstromen dienen zoveel mogelijk ondergebracht te zijn in contracten.

Doelstelling contractmanagement

de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 31

• Risico management• Kostenbeheersing• Wet- en regelgeving• Toenemende mate complexiteit• Meer uitbestedingen

Gemiddeld 65% van de spend onder contract

Gemiddeld 22% besparing op kosten

Gemiddeld binnen 3 jaar weer op oude niveau bij uitblijven contractmanagement

Waarom contractmanagement?

de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 32

• Beheer (vastleggen, bewaken, muteren, betalen)• Bewaken en meten en vastleggen van leveranciersprestaties

m.b.t. het contract (cyclisch).• Communicatie en informatievoorziening (bijv. van

contractmanager naar leveranciersmanager)• Implementeren (operationaliseren) contract in organisatie• Beëindigen/verlengen contracten• Specificaties/SLA’s• Contractvorm, contractduur• Ontvangstproces (goederen maar ook mijlpalen bij project

bijvoorbeeld)

Aspecten contractmanagement

de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 33

• Contracteigenaar • Inkoop• Juridische zaken• Crediteurenadministratie• Leveranciersmanager• Directie• Gebruikers• Procurementboard• Budgethouders

Rollen en betrokken afdelingen

de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 34

contracteigenaarRollen en betrokken afdelingen

• Het Initiëren van het aangaan van een nieuw contract. Nb: initiatie kan ook door de directie of uit leveranciersrelatie- of ontwikkelplan voortkomen.

• Het initiëren van het beëindigen dan wel verlengen van het contract• Het met de leveranciersmanager afstemmen van plannen m.b.t. het contract.• Het i.o.m. de gebruikersorganisatie opstellen van SLA’s.• Het (cyclisch) monitoren van de kosten en kwaliteit van het gecontracteerde• Het evalueren of het gecontracteerde nog actueel is.• De communicatie (taktisch-uitvoerend, operationeel-organisatorisch) met leverancier

m.b.t. het contract• Het voorzien van de benodigde informatie aan de leveranciersmanager

(leveranciersbeoordeling m.b.t. het gecontracteerde)• De communicatie richting gebruikers (promotie en implementatie van het contract)• Het afstemmen met de afdeling Procurement Services van wijzigingen in het contract. • Het signaleren van mogelijkheden tot verbeteringen (segment, dienstverlening, SLA’s)• De contracteigenaar handelt binnen de kaders van het contract.

de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 35

• bewaken van de continuïteit en kwaliteit t.a.v. de uitvoering van het inkoopproces, waar contractmanagement onderdeel van uitmaakt.

• Meet de resultaten (aantal contracten, percentage gecontracteerde inkoopstromen)• Is bevoegd om contracten tot af te sluiten• Registreert en beheert (muteren, verlengen, beëindigen) het contract in Oracle PO (op basis

van informatie van contracteigenaar).• Levert informatie m.b.t. het contract (vervaldatum & verbruik etc) aan contracteigenaar• Begeleidt de contracteigenaar bij het tot stand komen van het contract (inkoopproces) • Adviseert (i.s.m. JZ ) ten aanzien van het aangaan, wijzigen en beëindigen van contracten en

de contractvorm• Draagt zorg voor ondertekening conform tekenbevoegdhedenregeling, verzending en

archivering van een kopie van het ondertekende exemplaar en distributie van het originele ondertekende exemplaar naar Juridische Zaken.

• Behandelt niet-matchende (prijs) facturen waaraan een raamcontract ten grondslag ligt. Geeft akkoord dan wel draagt zorg voor creditering of andere benodigde activiteiten (aanpassen prijzen in contract)

• Analyseert de spendgegevens op niet gecontracteerde uitgaven.• Geeft advies aangaande potentiële synergievoordelen en andere optimalisatieslagen.• Eigenaar van het inkoopproces, waar contractmanagement onderdeel van uitmaakt

inkoopRollen en betrokken afdelingen

de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 36

• Bewaakt het gevaar van juridische afbreukrisico’s

• Adviseert (i.s.m. inkoop) ten aanzien van het aangaan, wijzigen en beëindigen van contracten en de contractvorm

• Stelt juridische overeenkomst op, dan wel toetst juridische overeenkomst van de leverancier

• Archiveert het originele, ondertekende contract

inkoopRollen en betrokken afdelingen

de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 37

• Draagt zorg voor het centraal ontvangen, controleren en invoeren van facturen die betrekking hebben op het contract.

• Zorgt dat niet matchende facturen ter behandeling aan de gebruiker of de afdeling inkoop worden aangeleverd.

• Draagt zorg voor de betaling.

crediteurenadministratieRollen en betrokken afdelingen

de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 38

• Coördineert de contacten met de leverancier

• Ontwikkelt en implementeert leveranciersrelatie- en leveranciersontwikkelingsplannen waarbinnen de contractmanagers opereren

leveranciersmanagerRollen en betrokken afdelingen

de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 39

• Stelt de beleidskaders met betrekking tot contractmanagement vast

• Is bevoegd om contracten boven een vastgesteld bedrag af te sluiten

directieRollen en betrokken afdelingen

de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 40

• Maakt gebruik van beschikbare contracten• Maakt hierbij gebruik van hiervoor beschikbare (IT)

middelen (I-procurement)• Levert informatie m.b.t. (verbetering van) de

kwaliteit van de dienstverlening/levering aan de contracteigenaar aan.

• Behandelt niet-matchende (aantal) facturen waaraan een raamcontract ten grondslag ligt. Geeft akkoord dan wel draagt zorg voor creditering of andere benodigde activiteiten

gebruikerRollen en betrokken afdelingen

de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 41

• Toetst het proces om tot contracteren of verlenging te komen aan het inkoopbeleid

procurementboardRollen en betrokken afdelingen

de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 42

• Conform de regeling tekenbevoegdheden heeft de budgethouder alleen interne bevoegdheden en is daarmee niet bevoegd inkoopcontracten af te sluiten en te ondertekenen.

• De budgethouder is wel verantwoordelijk voor het accorderen van de kosten die hiermee direct ten laste van zijn of haar budget gaan.

budgethoudersRollen en betrokken afdelingen

de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 43

• Wie controleert of de schoonmaker zijn werk goed heeft gedaan?

• Wie controleert of de planten op tijd water hebben gekregen

• Wie controleert of het onderhoud aan de printer is uitgevoerd?

Contractmanagement

de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 44

Einde

Stan van den Thillart

21 april 2011

De kunst van het contracteren

de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 45

1. Vul

inkoopaan-

vraag in

2.

Accordeer

inkoopaan-

vraag

4. Voer in in

Triton

Distribution

5. Stuur

inkoopop-

dracht naar

leverancier

6. Lever

opdracht

7. Stuur

factuur

9. Bevestig

prestatie

10.

Accordeer

factuur

11. Koppel

factuur met

inkoopop-

dracht

3. Check

inkoopaan-

vraag en

codeer

8.

Distribueer

factuur

Aanvrager Manager Controller Inkoop Leverancier Administratie

Van inkoop tot betaling

Inkoopproces

de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 46

Inkoop is eigenaar van de contracten

Stelling

de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 47

Een wijziging in de inkoopvoorwaarden moet altijd goedgekeurd worden door Legal

Stelling

de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 48

Alleen Inkoop heeft een externe tekenbevoegdheid

Stelling