Stan van den Thillart
21 april 2011
De kunst van het contracteren
de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 2
• Inleiding
• NS en NedTrain
• Inkoop
• Contracteren
• Contractmanagement
Opmerkingen/vragen: direct inbrengen
Agenda
de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 3
de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 4
• 62% van de Nederlanders afgelopen jaar met de trein heeft gereisd• Die hebben bij elkaar 332 miljoen reizen gemaakt, 54% is vrouw en 46% is man• We 56 miljoen hits per jaar op www.ns.nl hebben• De NS 277 stations heeft• 75% van de Nederlanders binnen een straal van 5 km van het station woont• We elke dag 2,2 mio in- en uitstappers hebben• Het drukste station A’dam centraal is met 166.000 in- en uitstappers per dag• Het kleinste station Voorst-Empe is met 200 in- en uitstappers per dag• Het meest verkochte kaartje A’dam – Schiphol is, 1,5 mio per jaar• Onze klantenservice jaarlijks 1,6 mio klantcontacten heeft• Wij 2876 rijtuigen op de baan hebben• Wij 15,5 miljard reizigerskilometers per jaar hebben• De AH to go op Utrecht Centraal de hoogste omzet heeft per vierkante meter
winkelruimte• Wij bijna net zoveel kilometers in het buitenland rijden als in Nederland
Wist je dat
de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 5
0
50
100
150
200
250
300
350
400
450
500
jan-0
6
apr-06
jul-0
6
okt-0
6
jan-0
7
apr-07
jul-0
7
okt-0
7
jan-0
8
apr-08
jul-0
8
okt-0
8
jan-0
9
apr-09
jul-0
9
okt-0
9
maand-jaar
on
ttro
kken
aan
tal
bak
ken
Doelstelling
Beschikbaarheid rijtuigen
de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 6
Investeren Garanderen Uitfaseren
SLT
VIRM
DDZ
SGM
ICM
ICR
DM’90
Mat’64
DDM-1
NSR park:
Iedere levensfase eigen aanpak
de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 7
Leasebedrijven
ConsumentenOverheid
Onderhoudsbedrijf
Vervoerder
Materieelbouwers&
Leveranciers
de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 8
Inkoop
de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 9
Director Procurement
Dutch Railways
Commodity Team
customer
Assignment report
Segment Team
ST ST
Strategicpurchasing
Tacticalpurchasing
Product specialist
Segment-buyer
Supplier management
e.g. : EnergyICT
Maintenance
e.g. Interiorbrake systems
Purchasing Governance
de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 10
NedTrain Inkoop organisatie
Purchasing
Director
Purchasing
Professional
Services
(Utrecht)
Project
Purchasing
(Haarlem)
Spares
purchasing
(Tilburg)
ControlProgram
management
Supplier
Quality
Assurance
1510 420
de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 11
11%
39%
17%
19%
7%7%
Workshop Investments
Rolling stock Spares & Projects
Cleaning
HR
ICT
Other
Spend NedTrain 2010: € 258 million
NedTrain Spend
de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 12
1. Pakketbasis op orde
· Leveranciersreductie – 20%
· Contractdekking + 20%
· CT/ST
2. Processen op orde
· VIP18! (uniformiteit / factuurvermindering / inkopen met order)
· Servicedesk Facilitaire Inkoop
3. Prijsreductie
· Concurrentiestelling / Lage loon landen /
· EU Aanbesteden
4. Leveranciersmanagement
· Strategische Samenwerking
· SQA
Speerpunten NedTrain inkoop
de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 13
de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 14
• Aantal treinonderdelen leveranciers : 650
• EU aanbestedingsplichtig
• Technical Lock-in situation (OEM’s)
• Obsolecence
• Kleine batches, unieke producten
Onze uitdagingen
de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 15
• Hoeveel leveranciers hebben jullie?
• Hoeveel factureren zij jaarlijks?
• Welke aandeel is dat van de totale kosten?
• Met hoeveel heb je een contract?
• Is dat een contract van jullie of van de leverancier?
• Wat maakt jullie inkoop uniek?
Vragen
de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 16
http://www.youtube.com/watch?v=Nw_PyrsGHuY
Filmpje
de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 17
Cumulatieve besparingen
Transactional
orientation
Commerc.
orientation
Purchasing
coordination
Value
chain
integration
External
integration
Internal
integration
Decentraal
Functioneel
Centraal
Cross Functioneel
Savings
through
synergy
Contracting
TCO
Supplier
development
Serve the
factory
Lowest price
Supplier
base
management
Supply Chain
Optimization
Outsourcing
Total
Customer
Satisfaction
Inkoopvolwassenheid
de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 18
ContracterenWanneer sluit je wat voor contract af?
de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 19
Hefboom
Routine Knelpunt
Strategisch€
Risico
Kraljic Portfolio
de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 20
Performanceleveranciers
Overigeleveranciers
Ontwikkelleveranciers
Strategischeleveranciers
Doel:Groei
Middel:Leveranciersmanagement
Doel:Grip
Middel:Contractmanagement
Grote financiëleen/of business impact
Beperkte financiëleen/of business impact
Wel beïnvloedbaar Niet beïnvloedbaar
de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 21
• Inkooporder
voor de eenmalige inkoop van diverse goederen of diensten.
• Raamovereenkomst
standaardgoederen of -diensten die regelmatig worden ingekocht en waarvan de details (prijs, kortingen) in een periode bekend zijn maar nog niet de details (afleverdata en te bestellen hoeveelheden bijvoorbeeld) van de uiteindelijke leveringen bekend zijn.
• Inkoopovereenkomst
om afspraken te maken over specifieke voorwaarden (lever & betalingscondities, geschat afnamebedrag en looptijd van het contract) zonder de goederen en diensten te noemen die zullen worden afgenomen.
Soorten contracten
de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 22
• betrokken partijen • kernprestatie • tarieven inclusief wijze van indexering • servicelevels en kwaliteitsaspecten• duur van de overeenkomst • wijze van levering• prestatiemeting (kwaliteit, servicelevels en kosten), met
eventuele bonus/malus regelingen• totstandkoming contractwijzigingen, inclusief bevoegdheden
en verantwoordelijkheden• van toepassing zijnde recht (bij voorkeur Nederlands Recht)• contracteigenaar• handtekeningen
Contractinhoud
de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 23
Contractmanagement
de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 24
Weet u op dit moment hoeveel privé-contracten u heeft?
• 10 ?
• 100 ?
• Meer ?
Privé-contracten
de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 25
verzekeringen
StichtingenInstellingen
Servicebedrijven
Verzekeringmaatschappijen
dienstenonderhoud
PensioenfondsenOverheidBanken
Geldzakenlidmaatschapabonnement
dienstenverplichtingen
Werkgevers,Onderneming
Overheid
PersoonlijkCollectief
Persoon Partner
Banken
Pensioen lijfrentes
Privé-contracten
de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 26
Weet u op dit moment hoeveel contracten uw gemeente heeft ?
• 100 ?
• 1000 ?
• Meer ?
Contracten
de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 27
Heeft u overzicht over uw contractenen deze gestructureerd in beeld ?
Contracten
de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 28
Klanten
Customer Relation Management
OndernemingInkoop
Leveranciersvan ICT-
middelen
LeveranciersHR: Personeel,
Leaseauto’s, ..etc,
LeveranciersFacilitaire zaken
Leveranciersvan huisvesting,
inrichting
Businesspartners
Overeenkomsten met klanten
Overeenkomsten met leveranciers
Overeenkomsten businesspartners
Inzicht contractmanagement
de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 29
het beheren van de verplichtingadministratie van alle termijnafspraken
welk middels contract zijn vastgelegd met als doel risico’s te vermijden,
kosten te bewaken en te reduceren, en een bijdrage te leveren aan het strategische beleid betreffende leveranciersmanagement.
Definitie contractmanagement
de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 30
Het waarborgen van naleving van gecontracteerde condities (wederzijds!)
en het voorkomen van inkopen buiten contract om (lekkage).
De inkoopstromen dienen zoveel mogelijk ondergebracht te zijn in contracten.
Doelstelling contractmanagement
de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 31
• Risico management• Kostenbeheersing• Wet- en regelgeving• Toenemende mate complexiteit• Meer uitbestedingen
Gemiddeld 65% van de spend onder contract
Gemiddeld 22% besparing op kosten
Gemiddeld binnen 3 jaar weer op oude niveau bij uitblijven contractmanagement
Waarom contractmanagement?
de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 32
• Beheer (vastleggen, bewaken, muteren, betalen)• Bewaken en meten en vastleggen van leveranciersprestaties
m.b.t. het contract (cyclisch).• Communicatie en informatievoorziening (bijv. van
contractmanager naar leveranciersmanager)• Implementeren (operationaliseren) contract in organisatie• Beëindigen/verlengen contracten• Specificaties/SLA’s• Contractvorm, contractduur• Ontvangstproces (goederen maar ook mijlpalen bij project
bijvoorbeeld)
Aspecten contractmanagement
de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 33
• Contracteigenaar • Inkoop• Juridische zaken• Crediteurenadministratie• Leveranciersmanager• Directie• Gebruikers• Procurementboard• Budgethouders
Rollen en betrokken afdelingen
de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 34
contracteigenaarRollen en betrokken afdelingen
• Het Initiëren van het aangaan van een nieuw contract. Nb: initiatie kan ook door de directie of uit leveranciersrelatie- of ontwikkelplan voortkomen.
• Het initiëren van het beëindigen dan wel verlengen van het contract• Het met de leveranciersmanager afstemmen van plannen m.b.t. het contract.• Het i.o.m. de gebruikersorganisatie opstellen van SLA’s.• Het (cyclisch) monitoren van de kosten en kwaliteit van het gecontracteerde• Het evalueren of het gecontracteerde nog actueel is.• De communicatie (taktisch-uitvoerend, operationeel-organisatorisch) met leverancier
m.b.t. het contract• Het voorzien van de benodigde informatie aan de leveranciersmanager
(leveranciersbeoordeling m.b.t. het gecontracteerde)• De communicatie richting gebruikers (promotie en implementatie van het contract)• Het afstemmen met de afdeling Procurement Services van wijzigingen in het contract. • Het signaleren van mogelijkheden tot verbeteringen (segment, dienstverlening, SLA’s)• De contracteigenaar handelt binnen de kaders van het contract.
de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 35
• bewaken van de continuïteit en kwaliteit t.a.v. de uitvoering van het inkoopproces, waar contractmanagement onderdeel van uitmaakt.
• Meet de resultaten (aantal contracten, percentage gecontracteerde inkoopstromen)• Is bevoegd om contracten tot af te sluiten• Registreert en beheert (muteren, verlengen, beëindigen) het contract in Oracle PO (op basis
van informatie van contracteigenaar).• Levert informatie m.b.t. het contract (vervaldatum & verbruik etc) aan contracteigenaar• Begeleidt de contracteigenaar bij het tot stand komen van het contract (inkoopproces) • Adviseert (i.s.m. JZ ) ten aanzien van het aangaan, wijzigen en beëindigen van contracten en
de contractvorm• Draagt zorg voor ondertekening conform tekenbevoegdhedenregeling, verzending en
archivering van een kopie van het ondertekende exemplaar en distributie van het originele ondertekende exemplaar naar Juridische Zaken.
• Behandelt niet-matchende (prijs) facturen waaraan een raamcontract ten grondslag ligt. Geeft akkoord dan wel draagt zorg voor creditering of andere benodigde activiteiten (aanpassen prijzen in contract)
• Analyseert de spendgegevens op niet gecontracteerde uitgaven.• Geeft advies aangaande potentiële synergievoordelen en andere optimalisatieslagen.• Eigenaar van het inkoopproces, waar contractmanagement onderdeel van uitmaakt
inkoopRollen en betrokken afdelingen
de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 36
• Bewaakt het gevaar van juridische afbreukrisico’s
• Adviseert (i.s.m. inkoop) ten aanzien van het aangaan, wijzigen en beëindigen van contracten en de contractvorm
• Stelt juridische overeenkomst op, dan wel toetst juridische overeenkomst van de leverancier
• Archiveert het originele, ondertekende contract
inkoopRollen en betrokken afdelingen
de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 37
• Draagt zorg voor het centraal ontvangen, controleren en invoeren van facturen die betrekking hebben op het contract.
• Zorgt dat niet matchende facturen ter behandeling aan de gebruiker of de afdeling inkoop worden aangeleverd.
• Draagt zorg voor de betaling.
crediteurenadministratieRollen en betrokken afdelingen
de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 38
• Coördineert de contacten met de leverancier
• Ontwikkelt en implementeert leveranciersrelatie- en leveranciersontwikkelingsplannen waarbinnen de contractmanagers opereren
leveranciersmanagerRollen en betrokken afdelingen
de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 39
• Stelt de beleidskaders met betrekking tot contractmanagement vast
• Is bevoegd om contracten boven een vastgesteld bedrag af te sluiten
directieRollen en betrokken afdelingen
de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 40
• Maakt gebruik van beschikbare contracten• Maakt hierbij gebruik van hiervoor beschikbare (IT)
middelen (I-procurement)• Levert informatie m.b.t. (verbetering van) de
kwaliteit van de dienstverlening/levering aan de contracteigenaar aan.
• Behandelt niet-matchende (aantal) facturen waaraan een raamcontract ten grondslag ligt. Geeft akkoord dan wel draagt zorg voor creditering of andere benodigde activiteiten
gebruikerRollen en betrokken afdelingen
de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 41
• Toetst het proces om tot contracteren of verlenging te komen aan het inkoopbeleid
procurementboardRollen en betrokken afdelingen
de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 42
• Conform de regeling tekenbevoegdheden heeft de budgethouder alleen interne bevoegdheden en is daarmee niet bevoegd inkoopcontracten af te sluiten en te ondertekenen.
• De budgethouder is wel verantwoordelijk voor het accorderen van de kosten die hiermee direct ten laste van zijn of haar budget gaan.
budgethoudersRollen en betrokken afdelingen
de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 43
• Wie controleert of de schoonmaker zijn werk goed heeft gedaan?
• Wie controleert of de planten op tijd water hebben gekregen
• Wie controleert of het onderhoud aan de printer is uitgevoerd?
Contractmanagement
de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 44
Einde
Stan van den Thillart
21 april 2011
De kunst van het contracteren
de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 45
1. Vul
inkoopaan-
vraag in
2.
Accordeer
inkoopaan-
vraag
4. Voer in in
Triton
Distribution
5. Stuur
inkoopop-
dracht naar
leverancier
6. Lever
opdracht
7. Stuur
factuur
9. Bevestig
prestatie
10.
Accordeer
factuur
11. Koppel
factuur met
inkoopop-
dracht
3. Check
inkoopaan-
vraag en
codeer
8.
Distribueer
factuur
Aanvrager Manager Controller Inkoop Leverancier Administratie
Van inkoop tot betaling
Inkoopproces
de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 46
Inkoop is eigenaar van de contracten
Stelling
de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 47
Een wijziging in de inkoopvoorwaarden moet altijd goedgekeurd worden door Legal
Stelling
de kunst van het contracteren Stan van den Thillart 21 april 2011 48
Alleen Inkoop heeft een externe tekenbevoegdheid
Stelling
Top Related