De jeugdsportcoördinator, visie en praktijkisb.colo.ba.be/doc/Boek/Publicatie... · hun project...

De jeugdsportcoördinator, visie en praktijk8 lokale projecten rond de kwaliteitsverhoging van de jeugdsportbegeleider

De jeugdsportcoördinator, visie en praktijk

8 lokale projecten rond de kwaliteitsverhoging 8 lokale projecten rond de kwaliteitsverhoging van de jeugdsportbegeleidervan de jeugdsportbegeleider

jeugdsportcoord_cover.indd 1jeugdsportcoord_cover.indd 1 26/08/10 12:4826/08/10 12:48

1

In 2009 nam ISB het initiatief een begeleidingstraject op te zetten in het kader van de impulssubsidies.

Het doel hiervan was de deelnemers op een professionele manier te ondersteunen en te coachen

in het optimaliseren van de kwaliteit van de jeugdwerking in sportverenigingen. Dit op het vlak

van jeugdsportcoördinatoren en de ondersteuning van jeugdsportbegeleiders. Een creatieve en

innovatieve invulling van het thema ‘impulssubsidies’ van het decreet ‘Sport voor Allen’ was onze inzet.

Dit traject kwam tot stand met 8 geëngageerde gemeenten die elk lokaal een project realiseerden

rond de kwaliteit in de sportclubs met jeugdwerking. Een mix van kleine, middelgrote en grote

gemeenten en steden namen deel. Aan het hele traject participeerden de sportfunctionarissen

van Ham, Stekene, De Panne, Ranst, Beveren en Antwerpen en de jeugdsportcoördinatoren van

Hasselt en de clustergemeenten Dessel-Retie en Kasterlee.

De inzichten en praktijkervaringen die deze deelnemers verzamelden willen we delen met iedereen

die actief is in de sporten recreatiesector. Daarom zul je in deze publicatie zowel concrete tips als

praktijkgerichte informatie terugvinden. Hun ervaring is een rijke bron van inspiratie die je op ideeën

kan brengen om de jeugdsportwerking in jouw gemeente of stad verder uit te bouwen.

We willen Wim Beeldens, Gerry Bussé, Katleen Claes, Jan Cuypers, Marleen Decordier, Sonja Domen,

Walter Dingemans en Helena Van Remoortel bedanken voor hun unieke bijdrage en inzet. Ook

dank aan Koen Sips van Point Consulting voor de begeleiding van het traject en aan Tine Sleurs van

de Vlaamse Trainersschool voor de inbreng tijdens het traject. Dit traject en deze publicatie werd

gerealiseerd met de steun van de Vlaamse overheid.

Wij nodigen je via deze publicatie uit kennis te maken met de praktijkvoorbeelden van je collega’s.

Hun tips en werklnstrumenten kunnen een interessant vertrekpunt worden voor de lokale initiatieven

van je gemeente. Wij wensen je in ieder geval veel leesplezier en inspiratie.

ISBvzw

Sint-Niklaas, augustus 2010

Woord vooraf

jeugdsportcoord.indd 1jeugdsportcoord.indd 1 26/08/10 12:5126/08/10 12:51

2


3

Inleiding 5

De 8 praktijkvoorbeelden in vogelvlucht 6

Hoofdstuk 1: Een jeugdsportcoördinator in dienst nemen 7

Kiezen voor jeugdsportcoördinatoren (Antwerpen) 7Ervaring spreekt: Kerntaken van een jeugdsportcoördinator 9

De jeugdsportcoördinator: link tussen de clubs en sportdienst (Beveren) 11Ervaring spreekt: Studieopdracht in het kader van de impulssubsidies 13

Verzamelde inzichten tijdens het traject 15

Aanstellen van een jeugdsportcoördinator 15Begeleiden van een jeugdsportcoördinator 15Valkuilen 15

Hoofdstuk 2: Een overlegplatform organiseren 16

Stekene dynamiseert jeugdsport. 16

Een jeugdsportcoördinator loont! (Ham) 18Ervaring spreekt: Faciliteer kennismaking tijdens een overlegplatform. 19

Er beweegt iets in Ranst. 20Ervaring spreekt: Faciliteer uitwisseling van ideeën tijdens een overlegplatform. 21

Samen spreken. Samen werken. (De Panne) 22Ervaring spreekt: Het potentieel van een overlegplatform 22

Verzamelde inzichten tijdens het traject 23

Opstarten van een overlegplatform 23Begeleiden van een overlegplatform 23Valkuilen 23

Hoofdstuk 3. Opleidingen en Bijscholingen 24

Jouw lokale bijscholing 24Ervaring spreekt: Bijscholingen voor sportclubs 24

Jouw lokale VTS-opleiding 25

Jouw lokale opleiding Aspirant-Initiator 26

Hoofdstuk 4. De jeugdsportcoördinator aan het woord 28

Jeugdsportcoördinator met passie, liefde en plezier in Kasterlee, Dessel en Retie 28Ervaring spreekt: 10 ideeën voor de jeugdsportcoördinator 29

Jeugdsportcoördinator als brug tussen sportdienst en sportclub (Hasselt) 30Ervaring spreekt: De ervaring van een jeugdsportcoördinator vanuit een club 31

Hoofdstuk 5. Projectmanagement 32

Projectkaart 33Projectfi che 34Communicatieplanning 34

Verzamelde inzichten tijdens het traject: 38

Werken met een projectfi che en communicatieplanning 38

Tijd voor actie! 40

Inhoud


4


5

Inleiding

Het impulsbeleid in het decreet ‘Sport voor Al-

len’ is erop gericht om van 2009 tot en met

2013 de kwaliteit van de jeugdsportbegeleider

te verhogen in de sportverenigingen die aan-

gesloten zijn bij een erkende Vlaamse sportfe-

deratie. De concrete beleidsdoelstelling van de

Vlaamse Regering is het verkrijgen van meer en

hoger gekwalifi ceerde jeugdsportbegeleiders

en jeugdsportcoördinatoren die actief zijn in

meer erkende sportverenigingen.

Het decreet voorziet vanaf 2009 een subsidie

van 0,8 euro per inwoner (jaarlijks aangepast

aan de gezondheidsindex). Hiermee kunnen

de gemeenten in functie van het thema en de

doelgroep eigen initiatieven nemen of subsidies

geven aan de erkende sportverenigingen op

basis van een subsidiereglement. Op het einde

van de legislatuur dient de meerderheid van

de subsidies verantwoord te worden door de

rechtstreekse subsidie aan sportverenigingen.

Dat is de beknopte samenvatting van wat we

in het decreet kunnen lezen. De vraag is echter

hoe we dit in de praktijk kunnen omzetten. Ons

antwoord hierop is het begeleidingstraject. Met

dit traject wilden we vooral inspirerende en in-

novatieve initiatieven stimuleren. Door enkele

gemeenten samen te brengen konden we heel

wat nuttige informatie, tips en weetjes rond

hun initiatieven verzamelen.

Deze publicatie illustreert aan de hand van

praktijk-voorbeelden van 8 gemeenten hoe

het impulsbeleid en –subsidies concreet vorm

krijgen. We geven echter meer weer dan enkel

de feiten. We wilden vooral de verhalen weer-

geven die achter deze initiatieven schuilen. Je

zult zowel bruikbare ervaringen, tips maar ook

valkuilen terugvinden.

Deze cases kwamen tot stand en werden verder ontwikkeld tijdens het

ISB-Begeleidingstraject. Via een ‘Tour de Flandre’ vonden 7 bijeenkomsten

plaats in de verschillende deelnemende gemeenten. De deelnemers wer-

den gecoacht en aan de hand van richtinggevende vragen gestimuleerd om

hun project verder uit te werken, vorm te geven en te verbeteren. Tijdens

de intervisies kregen ze praktijkgericht advies en inspiratie van collega’s.

Er werd regelmatig voor expertise van buitenaf gezorgd. Dit kon via een

buitenstaander (een jeugdsportcoördinator), een extern project (case uit

Nederland) of beschikbare literatuur zijn. Deze kennis werd dan door de

deelnemers vertaald en via opdrachten of huiswerk toegepast op hun pro-

ject. In deze procesmatige aanpak werd ISB bijgestaan door Koen Sips van

Point Consulting. De aangename sfeer en gastvrije ontvangst waren een

prima kader voor het ontstaan van een boeiend colleganetwerk waarbin-

nen heel wat tips uitgewisseld werden.

Het eerste hoofdstuk staat in het licht van de aanstelling van een jeugd-

sportcoördinator vanuit een gemeente. Wim Beeldens van de gemeente

Beveren en Walter Dingemans van de stad Antwerpen vertellen je wat

werkte en met welke valkuilen je best rekening houdt bij het aanwerven

van een cluboverschrijdende jeugdsportcoördinator.

Het tweede hoofdstuk behandelt het onderwerp ‘een overlegplatform

voor jeugdsportcoördinatoren’. Katleen Claes van de gemeente Ham, Son-

ja Domen van de gemeente Ranst, Helena Van Remoortel van de gemeen-

te Stekene en Marleen Decordier van de gemeente De Panne hebben

een overlegplatform opgestart en vertellen elk -vanuit hun eigen specifi eke

invalshoek- hun verhaal.

In het derde hoofdstuk vind je informatie rond het lokaal organiseren van

opleidingen en bijscholingen.

In het vierde hoofdstuk bekijken we de ervaringen vanuit het standpunt van

de jeugdsportcoördinator. Gerry Bussé, jeugdsportcoördinator in Hasselt,

en Jan Cuypers, jeugdsportcoördinator voor de gemeenten Retie, Dessel

en Kasterlee, dragen elk op hun manier bij aan de kwaliteitsverhoging van

de jeugdwerking in sportverenigingen.

In een laatste hoofdstuk geven we enkele algemene methodieken en in-

strumenten mee die helpen bij het managen van een project rond jeugd-

sportcoördinatie of –begeleiding.

Aarzel vooral niet om deze informatie te gebruiken voor jouw lokaal pro-

ject.

Roel Van Caenegem

stafmedewerker ISB

David Nassen

directeur ISB


6

De 8 praktijk-voorbeelden in vogelvlucht

Antwerpen

De Antwerpse sportclubs worden vanaf 2009 vanuit de

sportdienst individueel ondersteund bij het structureel

uitwerken van hun jeugdsportbeleid. Voor deze opdracht

nam de stad Antwerpen 5 jeugdsportcoördinatoren in

dienst die actief zijn in de sportclubs. Het gaat om 2 deel-

tijdse jeugdsportcoördinatoren zwemmen, 1 voltijds jeugd-

sportcoördinator gymnastiek en 2 deeltijdse jeugdsportco-

ordinatoren voetbal.

Beveren

De gemeente Beveren heeft in het kader van de impulssub-

sidies een audit aangevraagd bij de Universiteit Gent. De

doelstelling van deze audit was een nulmeting uit te voeren

over de kwaliteit van de begeleiders bij de lokale sportver-

enigingen met jeugdwerking en de verbeterpunten te iden-

tifi ceren. Op basis van de resultaten van het onderzoek

stelde de gemeente Beveren een deeltijdse jeugdsportco-

ordinator aan. Zijn taak is om de kwaliteit van de jeugdwer-

king van de sportclubs te versterken. Zijn opdracht bestaat

er vooral in jeugdsportbegeleiders en jeugdsportcoördina-

toren aan te sturen en verder op weg te helpen.

Stekene

In eerste instantie wil de sportdienst van Stekene de jeugd-

verenigingen activeren met een subsidiereglement voor de

aanstelling van een actieve jeugdsportcoördinator. Daar-

naast nodigen ze gekwalifi ceerde en niet-gekwalifi ceerde

jeugdsportcoördinatoren om de 3 maanden uit voor een

overlegmoment. Via het overlegplatform wil de sportdienst

de sportverenigingen stimuleren een jeugdsportcoördina-

tor aan te stellen en bestaande jeugdsportcoördinatoren

‘op maat’ ondersteunen. Er werd ook een sportbibliotheek

ingericht. Hiervoor werden –in overleg met de jeugdsport-

coördinator- verschillende publicaties aangekocht. Met

de rest van het budget van de impulssubsidies zal men in

samenwerking met de regio Waasland lokale vormingen

organiseren.

Ham

De sportdienst van Ham organiseert tweemaandelijks een

overlegmoment met de jeugdsportverenigingen. Tijdens deze

vergaderingen wil de sportdienst vooral het nut van een jeugd-

sportcoördinator aantonen om zo de clubs te stimuleren zo’n

coördinator aan te stellen.

Ranst

De sportdienst in Ranst gaat de grote uitdaging aan actief te net-

werken bij hun sportclubs. Hiervoor richten ze een overlegplat-

form op. Dit heeft als doel bij de jeugdsportverenigingen meer

gekwalifi ceerde jeugdsportbegeleiders en jeugdsportcoördinato-

ren te vormen.

De Panne

Hun project heeft als doel de professionalisering in de sport-

verenigingen van de gemeente te bevorderen. “Een professi-

onele structuur en gekwalifi ceerde trainers zijn hierbij de uit-

gangspunten”, aldus Marleen Decordier van De Panne. “Door

mensen samen te brengen in een overlegplatform willen we

informatie verzamelen van de sportverenigingen maar hen

vooral ook informatie meegeven.”

Dessel-Retie-Kasterlee

De gemeenten Kasterlee, Dessel en Retie sloegen de handen

in elkaar en stelden met 49% van hun gezamenlijke impuls-

subsidies Jan Cuypers aan. Hij voerde in 2009 een intensieve

onderzoeksopdracht uit naar de kwaliteit van de jeugdsport-

begeleiders in de lokale sportclubs. Op basis van dit onderzoek

werden aanbevelingen voor de sportdiensten geformuleerd.

Op die manier kunnen de sportdiensten ‘op maat’ inspelen op

de behoeften van hun sportclubs.

Hasselt

Uit een nulmeting van de kwaliteit van jeugdsportbegeleiders

in Hasselt bleek dat vooral de jeugdsportcoördinatoren van de

Hasseltse voetbalclubs weinig of niet gekwalifi ceerd waren. Op

basis van deze bevindingen werd Gerry als cluboverschrijdende

jeugdsportcoördinator voor de 11 Hasseltse voetbalclubs aan-

gesteld. Hij informeert de voetbalclubs over de impulssubsidies

en coördineert lokale bijscholingen en opleidingen.

P

B

A

V

V

V

V

A

A


7

Hoofdstuk 1: Een jeugdsportcoördinator in dienst nemen

Kiezen voor jeugdsportcoördinatoren (Antwerpen)

De Antwerpse sportclubs worden vanuit de sportdienst sinds 2009 individueel onder-

steund bij het structureel uitwerken van hun jeugdsportwerking. Voor deze opdracht

nam de stad Antwerpen vijf jeugdsportcoördinatoren in dienst die actief zijn in de

sportclubs. Het gaat om twee deeltijdse jeugdsportcoördinatoren zwemmen, één vol-

tijds jeugdsportcoördinator gymnastiek en twee deeltijdse jeugdsportcoördinatoren

voetbal.

Waarom kozen jullie voor dit project?

Walter: “Er is vooral een eenrichtingsverkeer tussen de stad en de sportclubs. De sportclubs vragen iets en

de stad probeert dit naar best vermogen in te vullen. Hierdoor weten we zeer weinig over wat er binnen

de clubs leeft. We stellen vast dat er clubs verdwijnen, failliet gaan of het moeilijk hebben. Hun problemen

zijn vaak een rechtstreeks gevolg van de kwaliteit en structuur van de jeugdwerking in deze clubs. Door

de aanwerving van een jeugdsportcoördinator kunnen we echter per sporttak gaan analyseren welke de

precieze noden zijn en op basis hiervan een gestructureerde jeugdwerking uitbouwen. Daarnaast heeft

het project als doel om de sportclubs samen te brengen en overleg tussen de verschillende jeugdsport-

coördinatoren te faciliteren. Door dit netwerk tussen sportclubs en jeugdsportcoördinatoren willen we

de kwaliteit van de jeugdwerking uniformiseren. Tegelijkertijd kunnen we die kwaliteit doortrekken naar

sportkampen, lessenreeksen enzovoort.”

Wat hopen jullie te bereiken met de aanstelling van de jeugdsportcoördinatoren?

Walter: “Met de jeugdsportcoördinatoren geven we de clubs de mogelijkheid om zich professioneel

te omkaderen. Hierbij doelen we op een meer gestructureerde jeugdwerking en een kwaliteitsvollere

begeleiding van de jeugdtrainingen. Daarnaast zien we voor de jeugdsportcoördinatoren een rol weg-

gelegd om de clubs te begeleiden in het opnemen van meer maatschappelijke taken. We streven naar

clubs die openstaan voor alle doelgroepen. Dit betekent clubs die zowel een recreatief als een com-

petitief aanbod hebben. We geloven ook in een ondersteuningsvorm waarbij mensen ingezet worden.

Dit project is een uitgelezen kans om hiermee aan de slag te gaan.”

Wat verwacht je van je omgeving?

Walter: “De verantwoordelijkheid van de trainers, de jeugdsportcoördinatoren en het sportclubbe-

stuur bestaat er vooral in zich te engageren om mee te werken en te willen groeien. De Vlaamse Trai-

nersschool (VTS) zet zich in om mee na te denken hoe de nood aan lokale bijscholing het best ingevuld

kan worden. Het gemeentebestuur kan hierbinnen zijn rol opnemen door voldoende infrastructuur

voor groeiende clubs ter beschikking te stellen. De overheid moet ook es nadenken hoe het project

verder kan evolueren over de komende beleidsperiodes heen.”

Projectleider: Walter Dingemans

Budget impulssubsidies/jaar: 377700 euro

Aantal inwoners: 472.071

Voorzien budget project 2009: 45.000 euro

Voorzien budget project 2010:125.000 euro

Voorzien budget project 2011:140.000 euro

Voorzien budget project 2012-2013:150.000 euro

Aantal sportclubs:655

Aantal clubs met jeugdwerking:208


8

Wat zijn de taken van de kersverse jeugd-

sportcoördinator?

Walter: “We zijn vertrokken vanuit het functieprofi el van

een jeugdsportcoördinator zoals die door VTS werd om-

schreven. In overleg met de sportclubs hebben we dan

bepaald hoe de functie van de jeugdsportcoördinator in

de praktijk inhoudelijk vorm zou krijgen. De

jeugdsportcoördinatoren zullen als regisseur

van het jeugdsportbeleid de komende jaren

verder vormgeven aan het project. Hun op-

dracht bestaat erin om de vrijwillige jeugd-

sportbegeleiders in de clubs te ondersteunen

bij het ontwikkelen van een kindvriendelijke

en pedagogisch onderbouwde jeugdwerking.

Hun kerntaken zijn, afhankelijk van de no-

den van de sportclubs, het schrijven van een

jeugdbeleidsplan of het begeleiden van jeugd-

trainingen. Daarnaast kunnen zij de jeugd-

trainer ondersteunen bij het organiseren van trainingen of

wedstrijden, bij het verbeteren van de communicatie met

de ouders of bij het uitwerken van maatregelen rond fair-

play. Om de continuïteit van het project te verzekeren zor-

gen de jeugdsportcoördinatoren ook voor de opleiding van

een jeugdsportcoördinator in de clubs zodat die na verloop

van tijd de taken zelf kan overnemen.”

Hoe zijn jullie te werk gegaan?

Walter: “We gingen ervan uit dat de kans op slagen groter was

als we zouden werken met clubs waar er al een gestructu-

reerde werking bestond. Op basis van objectieve criteria zo-

als het aantal clubs, jeugdleden, jeugdtrainers, gediplomeerde

jeugdtrainers en bestaande samenwerkingsverbanden wer-

den eerst de sporttakken geselecteerd waarbinnen we het

project zouden opstarten. Vervolgens wer-

den de clubs binnen de sporttak voetbal en

gymnastiek aangeschreven die over minimaal

200 leden beschikten. Via een gemotiveerde

aanvraag konden deze clubs zich kandidaat

stellen. Een infovergadering werd gehouden

om het project toe te lichten. Alle clubs, die

zich kandidaat stelden, konden uiteindelijk

ook deelnemen. Bij zwemmen bestond al een

uitgebreide samenwerking tussen de zwem-

clubs. Met als gevolg dat alle zwemclubs mee

opgenomen werden. We hebben ook een vacature uitgeschre-

ven voor een jeugdsportcoördinator. Belangrijke criteria voor

het profi el zijn dat de kandidaat in staat moet zijn om een ver-

anderingsproces bij een sportclub op gang te brengen, dat hij

ervaring moet hebben in de sporttak, sportgekwalifi ceerd en

minstens trainer B moet zijn en ook sociaal en communicatief

vaardig ingesteld moet zijn. We waren er ons van bewust dat

Ervaring spreekt: Kerntaken van een jeugdsportcoördinator

Deze profi elomschrijving is gebaseerd op input van de Vlaamse Trainersschool en inzichten die onze deelnemers verzamel-

den rond de meest prioritaire en overbodige kerntaken van de jeugdsportcoördinator.

Kerntaken van de jeugdsportcoördinator:

1. Aanwerven/opvolgen/coachen van de jeugdsportbegeleiders;

2. Formuleren van een visie over de jeugdsportwerking;

3. Coördineren van de organisatorische begeleiding van de jeugdtrainingen en wedstrijden;

4. Bewaken en evalueren van de kwaliteit van de jeugdsportwerking in de sportclub;

5. Communiceren met sportbegeleiders (trainers en begeleiders), sporters, ouders, clubbestuur;

6. Implementeren en bewaken van de opleidingsvisie en –methode;

7. Opstellen van een jeugdsportbeleidsplan;

8. Opzetten van een communicatiesysteem tussen sportbegeleiders, sporters, ouders, clubbestuur.

Behoren niet tot het takenpakket van de jeugdsportcoördinator:

1. Treffen van praktische regelingen (vervoer, wassen, tappen, niet sportieve activiteiten);

2. Opvolgen van algemene administratie (organigram op ploegenniveau, zaalreservatie, fi nanciële administratie);

3. Aankopen van materiaal;

4. Werven van sponsors;

5. Zelf training geven.

Opmerking:

Het takenpakket is sterk afhankelijk van de sporttak, het soort vereniging en de individuele vaardigheden van de jeugdsport-

coördinator. Afhankelijk hiervan ligt de focus op het administratieve, het sporttechnische of het beleidsmatige.

“Wederzijds

vertrouwen is

een essentiële

voorwaarde.”


9

we personen moesten aanwerven die een dui-

delijke meerwaarde zouden betekenen voor de

clubs. Dit was niet eenvoudig.”

Kwam er veel respons op de vacature?

Walter: “Het was oorspronkelijk de bedoe-

ling om de functies open aan te bieden in de

3 sporttakken. Enkel binnen zwemmen vonden

we de geschikte kandidaten. Voor voetbal en

gymnastiek gingen we zelf op zoek en werden

de clubs gevraagd of ze iemand konden voor-

dragen. Het feit dat de clubs zelf iemand moes-

ten voorstellen, was voor de sportdienst een

oefening in het bewaken van het juiste even-

wicht. Enerzijds was het positief dat de clubs

betrokken waren bij het kiezen van de jeugd-

sportcoördinatoren. Anderzijds bestond het

gevaar dat de voorgedragen jeugdsportcoördi-

nator meer voeling voor één bepaalde club zou

hebben. Hierbij was de belangrijkste uitdaging

voor de sportdienst het waken over de neutra-

liteit van de jeugdsportcoördinatoren. De jury

bestond uit de coördinator breedtesport Ant-

werpen sportstad, een vertegenwoordiger van

de pedagogische cel van de Vlaamse Trainers-

school en een expert in de betrokken sporttak.

Het resultaat van de aanwerving waren 2 half-

tijdse jeugdsportcoördinatoren voor 5 zwem-

clubs met een contract van onbepaalde duur

en 2 halftijdse jeugdsportcoördinatoren voor 3

voetbalclubs en 1 voltijdse jeugdsportcoördina-

tor voor 5 gymnastiekclubs met een contract

van bepaalde duur (1 jaar).”

Hoe werden jullie als sportdienst

betrokken bij de taken van de jeugd-

sportcoördinator?

Walter: “Vanaf het begin werden vanuit de

sportdienst duidelijke doelstellingen en ver-

wachtingen in overleg met de jeugdsportcoör-

dinatoren bepaald. Deze konden op een rela-

tief autonome manier invulling geven aan hun

job binnen de respectieve clubs. Omdat het

voor de verantwoordelijken van de sportdienst

en de sportclubs niet eenvoudig was inzicht te

krijgen in de dagdagelijkse activiteiten van de

jeugdsportcoördinatoren, hebben we hen ge-

vraagd een dagboek bij te houden. We zitten

op regelmatige basis per sporttak samen om

het project te bespreken. Ook het dagdage-

lijkse e-mailverkeer tussen de clubs en coör-

dinatoren wordt opgevolgd. Met de afdeling

sportclubondersteuning wordt driewekelijks een stand van zaken doorge-

nomen. Daarnaast wordt halfjaarlijks met de projectgroep (3 betrokkenen

van de sportdienst) en met de 5 jeugdsportcoördinatoren tijd uitgetrokken

om opgedane kennis en ervaringen uit te wisselen en verder af te stem-

men. Op die manier kunnen problemen gemeld worden, kan er bijgestuurd

worden en over gemeenschappelijke zaken overlegd worden.”

Hoe gingen de jeugdsportcoördinatoren te werk?

Walter: “Hun eerste taak bestond erin alle gegevens over hun respectieve

clubs te verzamelen. Op basis hiervan werd voor elke individuele club een

SWOT-analyse gemaakt. De resultaten hiervan en bijhorende acties werden

besproken in de projectgroep. De SWOT-analyse maakte ons oa. duidelijk

welke de noden waren op het vlak van bijscholingen en opleidingen. Aan de

hand van de resultaten maakten we samen met de jeugdsportcoördinato-

ren een actieplan met clubgebonden en cluboverschrijdende doelstellingen.

Een voor-

beeld van

zo’n club-

overschr ij-

d e n d e

doelstelling

was bij-

voorbeeld

het ver-

sterken van de samenwerking tussen de clubs. Bij gymnastiek werden de

eerste stappen gezet op het gebied van leerlijnen en het gebruik van de

beschikbare infrastructuur. Bij zwemmen is de samenwerking al sterk uit-

gebouwd en bij voetbal zullen de eerste initiatieven tijdens het tweede jaar

genomen worden.”

Hoe gingen de sportclubs om met de ‘inmenging’ van een

externe persoon?

Walter: “De ‘inmenging’ van een externe jeugdsportcoördinator bij de

clubs werd samen met de betrokken clubs geëvalueerd. De samenwer-

king bleek over het algemeen zeer positief en werd ervaren als een meer-

waarde. Alle coördinatoren gingen op een diplomatische manier om met

de clubs. Deze houding werd erg gewaardeerd. Bepaalde trainers stonden

meer open voor adviezen dan anderen. Maar dat is ook logisch. Bij de gym-

nastiekclubs speelde het aantal clubs en de grootte van de clubs ons wel

wat parten. Vele verschillende disciplines en een grote groep van trainers

maakten dat de jeugdsportcoördinator niet iedereen voldoende kon berei-

ken. De oplossing bestond erin meer met de plaatselijke clubcoördinator

af te spreken. Deze kan dan op zijn beurt de kennis verder doorgeven.”

Welke ervaringen hadden de jeugdsportcoördinatoren

zelf?

Walter: “Uit hun reacties tijdens de projectgroepontmoetingen bleek dat

de 2 halftijdse jeugdsportcoördinatoren binnen hun sporttak samen over-

leg gepleegd hadden over hun problemen en elkaar als een klankbord za-

gen. De voltijdse jeugdsportcoördinator ervaarde dit als een gemis. Omdat

de trainingsmomenten binnen de clubs op dezelfde tijdstippen (’s avonds, ‘s

“De jeugdsportcoördinatoren spelen

een belangrijke rol om de clubs meer

maatschappelijke taken te laten opnemen.”


10

Contactinfo:

Stad Antwerpen | vzw Antwerpen Sportstad

Atletenstraat 80 | 2020 Antwerpen

32 3 294 14 56

[email protected]

www.antwerpen.be/sport

woensdagnamiddags en in het weekend) vallen,

is dit in een voltijdse functie minder werkzaam.

Daarom zouden we voor de toekomst eerder

opteren voor 2 halftijdse dan voor 1 voltijdse

jeugdsportcoördinator. Verder bereikten de

jeugdsportcoördinatoren het sterkste resultaat

in die clubs waar het vertrouwen in de jeugd-

sportcoördinator het grootst was. Wederzijds

vertrouwen is een essentiële voorwaarde.”

Hoe kijk je zelf terug op het project?

Walter: “Over het algemeen zijn we heel te-

vreden en zouden we iedereen die over de fi -

nanciële mogelijkheden beschikt, aanraden om

jeugdsportcoördinatoren aan te werven. Ook

voor de sportclubs is het project een succes.

Na verloop van tijd beginnen de positieve erva-

ringen van deelnemende clubs bij andere clubs

bekend te geraken. Met als gevolg dat aanvra-

gen komen om een dergelijk project ook voor

hen te organiseren. Ook bij andere sporttak-

ken blijkt er interesse te zijn.”

“Verschillende clubs lieten nu al

weten dat de jeugdsportcoördinator

vooral een grotere steun voor hun

club betekende, veel meer dan

een fi nanciële ondersteuning.”

Wat gaan jullie nog doen?

Walter: “Op korte termijn gaan we kijken of we het project

kunnen uitbreiden (meer clubs, meer jeugdsportcoördinato-

ren, bijkomende sporttak,…). Op langere termijn hangt het

vervolg van het project af van de eindevaluatie van het traject.

Verschillende clubs lieten nu al weten dat de jeugdsportcoör-

dinator vooral een grotere steun voor hun club betekende,

veel meer dan een fi nanciële ondersteuning. Voor de volgende

beleidsperiode moet overwogen worden of dergelijke onder-

steuningsvormen structureel in het sportbeleid moeten inge-

bed worden. We kijken in ieder geval uit naar het vervolg.“


11

De jeugdsportcoördinator: link tussen de clubs en sportdienst (Beveren)

De gemeente Beveren heeft in het kader van de impulssubsidies een audit aangevraagd bij de Universiteit

Gent. De doelstelling hiervan was om een nulmeting uit te voeren over de kwaliteit van de begeleiders bij de

lokale sportverenigingen met jeugdwerking. Daarnaast werd er ook gezocht naar verbeterpunten. Op basis

van de resultaten stelde de gemeente Beveren een deeltijdse jeugdsportcoördinator aan. Zijn taak is om de

kwaliteit van de jeugdwerking van de sportclubs te verbeteren. Hij doet dit door jeugdsportbegeleiders en

jeugdsportcoördinatoren aan te sturen en verder op weg te helpen.

Projectleider: Wim Beeldens

Budget impulssubsidies/

jaar: 36700 euro


Totale budget project/jaar: €16000

Aantal sportclubs: 176

Aantal clubs met jeugdwerking: 44

10 stellingen rond de jeugdsportcoördinator1. De kwaliteit van jeugdsportbegeleiders in onze sportclubs is meer dan voldoende. Ik zie hier niet

echt een probleem.

2. De beste trainers moeten in de eerste plaats bij de competitiegroepen staan. De jeugd daarentegen heeft vooral nood aan trainers die vriendelijk zijn.

3. Goede kwaliteitstrainers hebben in de eerste plaats veel ervaring. Diploma’s zijn meegenomen maar bieden absoluut geen garanties.

4. De belangrijkste drempel om goede jeugdsportbegeleiders aan te trekken is- OF er zijn geen jeugdsportbegeleiders te vinden, laat staan goede.- OF goede jeugdsportbegeleiders zijn niet geïnteresseerd in clubwerking.- OF goede jeugdsportbegeleiders zijn onbetaalbaar.

5. De belangrijkste drempel om de kwaliteit van de huidige jeugdsportbegeleiders te verbeteren is:- OF ervaren trainers vinden dat zij geen bijscholingen meer nodig hebben- OF bijscholingen zijn een probleem: te duur, te ver en op slechte momenten georganiseerd- OF wie zich laat bijscholen, wil ook meer betaald worden en dat kunnen/willen wij niet betalen.

6. Het belangrijkste middel om de kwaliteit van de jeugdbegeleiders te verbeteren is:- OF enkel clubs met gediplomeerde trainers krijgen nog subsidies- OF de gemeente stelt een professionele coördinator aan voor verschillende clubs

7. Onze club is bereid te investeren in meer kwaliteitsvolle begeleiders door én hen meer te betalen, én hen tijdelijk vrij te stellen van trainingen om bijscholingen te volgen, én de bijscholingen te betalen.

8. Onze 17-jarigen zijn de toekomst van ons trainerscorps. We willen hen alle mogelijke opleidingen gratis laten volgen.

9. Een jeugdsportcoördinator moet in de eerste plaats:- OF talenten detecteren- OF jeugdsportbegeleiders bijstaan in de opmaak van hun trainingsplannen- OF organisatietaken op zich nemen, zoas groepen indelen, busvervoer regelen, roosters opmaken,…

10. Sportclubs zouden het lidgeld moeten durven verhogen om meer kwaliteit te kunnen bieden

Wat waren de voornaamste uitdagingen van dit project?

Wim: “Toen de resultaten van het onderzoek bekend waren, onderzochten we in een tweede fase de

lokale situatie. We deden dit zelf via interviews met de sportclubs. Tijdens de gesprekken verzamel-

den we gegevens rond 10 stellingen over jeugdsport. Na de analyse van de onderzoeksresultaten van

UGent en de interviews kregen we een duidelijk beeld over de knelpunten bij onze sportclubs. Op

basis daarvan konden we concrete uitdagingen defi niëren. Ondertussen heeft de ervaring ons geleerd

dat je sportclubs moeilijk meekrijgt binnen het kwaliteitsverhaal. Met dit project kon eindelijk formeel

actie genomen worden. Met het project ‘ jeugdsportcoördinator’ wilden we dan ook vooral een con-

structieve samenwerking tussen de clubs tot stand brengen om zo de kwaliteit over de clubs heen te

uniformiseren. Verder merkten we grote hiaten in het opleidingsniveau van de jeugdsportbegeleiders

en -coördinatoren. De uitdaging bestond erin bijscholingen en opleidingen zo laagdrempelig mogelijk

te maken.”


12

Wat was jullie plan om deze uitdagingen aan

te gaan?

Wim: “Met de aanwerving van een deeltijds jeugdsportco-

ordinator en de oprichting van een overlegplatform voor

de sportclubs wilden we de clubs meekrijgen in het kwali-

teitsverhaal. Door het grote aantal clubs met jeugdwerking

was het moeilijk voor de sportdienst om ondersteuning te

bieden aan al onze sportclubs. Daarom was in onze situatie

een externe jeugdsportcoördinator het meest aangewe-

zen. Bovendien wilden we via het overlegplatform recht-

streeks informatie verzamelen en delen.”

Hoe hebben jullie de clubs hierbij betrokken?

Wim: “We hebben alle sportclubs met jeugdwerking aan-

geschreven en hen informatie over het project en de mo-

gelijkheid om zich kandidaat te stellen bezorgd. 39 sport-

clubs hebben zich aangemeld. We vonden het belangrijk

dat alle clubs de kans kregen om in het project te stappen.

De gemeente clusterde de 39 sportclubs naargelang de lo-

kale noden. Omdat voetbalclubs sowieso al heel wat

ondersteuning krijgen van de voetbalbond, zagen we

het niet meteen als een prioriteit om daar een jeugd-

sportcoördinator in te zetten.”

Hoe vonden jullie de geschikte kandidaat

voor de job als jeugdsportcoördinator?

Wim: “Er werd een open vacature voor jeugdsportco-

ordinator (15 uur per week) uitgeschreven en dit voor

een contract van bepaalde duur (5 jaar). We zochten iemand

die zowel over een diploma ‘master in de lichamelijke opvoe-

ding en de bewegingswetenschappen’ als over ervaring in een

sportclub beschikte. In totaal reageerden 4 kandidaten; 3 van

hen kwamen in aanmerking. De jury bestond uit de personeel-

chef, het afdelingshoofd welzijn en mezelf.”

Had de sportdienst een begeleidende of sturen-

de rol?

Wim: “In een eerste fase hebben we samen met de jeugdsport-

coördinator duidelijke doelstellingen en principes bepaald. Op

geregelde tijdstippen was er een terugkoppeling naar de sport-

dienst en de verschillende clubbesturen. Van deze overlegmo-

menten werd er telkens een verslag gemaakt. We gaven de

jeugdsportcoördinator de nodige vrijheid over hoe hij concreet

te werk zou gaan. We stuurden enkel bij daar waar nodig. Zo

kon hij vanuit zijn eigen algemene fi losofi e beginnen werken

en z’n methodiek vervolgens meer aanpassen ‘op maat’ van de

individuele club.”

Hoe ging de jeugd-

sportcoördinator te

werk?

Wim: “Tijdens het eerste

werkingsjaar bezocht de

jeugdsportcoördinator een

eerste cluster van clubs. Hij

observeerde hun werking

en trainingen. Op het einde

van het sportseizoen maakte

hij een verslag van deze be-

zoeken. Deze bevindingen

bespraken we tijdens een overlegmoment met de betrokken

sportclubs. Zo konden we samen de concrete actiepunten

bepalen. We maakten 3 groepen van telkens 13 sportclubs.

Per groep waren verschillende sporttakken vertegenwoordigd.

We legden verschillende stellingen voor en lieten de verschil-

lende groepen hierover discussiëren. De belangrijkste be-

vindingen werden naar de hele groep teruggekoppeld. Deze

overlegmomenten waren voor ons belangrijke momenten om

informatie te verzamelen. Hierbij was het essentieel dat ieder-

een vrijuit kon spreken. Kritiek was welkom. Daarom was er

niemand van het gemeentebestuur of de sportdienst op deze

momenten aanwezig. Naast de inleiding en de afsluiting leidde

de jeugdsportcoördinator als enige de overlegmomenten. Het

was niet evident om ‘concurrerende’ clubs met elkaar in over-

leg te laten gaan. Aanvankelijk was er enige terughoudendheid

om informatie uit te wisselen. Maar al snel kwamen ze tot de

vaststelling dat samen spreken in het voordeel van iedere club

was. Uit het gezamenlijk overleg kwamen dan ook gezamenlijke

acties voort.”

VACATURE

JEUGDSPORTCOÖRDINATOR (B1-B3)

15 uur per week

contract bepaalde duur

De gemeente Beveren werft een dynamische jeugdsportcoördinator(B1-B3) aan voor de verbetering van de kwaliteit van de jeugdsportcoördinatoren en jeugdsportbegeleiders in de Beverse sportverenigingen.

FUNCTIEOMSCHRIJVINGDe functie wordt uitgeoefend in de sportclubs:

● begeleiding en opvolging van jeugdbegeleiders en – coördinatoren ● aansturen en motiveren van mensen

gegevens van audits interpreteren en omzetten in praktijkvoorbeelden ● opmaken van rapporten over de behaalde resultaten

PROFIELhouder van het diploma van bachelor Lichamelijke Opvoeding of daarmee gelijkgesteld kennis van de werking van een sportclub (meer bepaald jeugdbegeleiders en – coördinatoren) bereid tot avond- en weekendwerk flexibel naar uurregeling en opdrachten bij voorkeur in bezit van een rijbewijs B

Aanbod Wij bieden een boeiende en afwisselende opdracht van 15 uur per week aan in samenwerking met onze gemeentelijke sportdienst. U wordt tewerkgesteld met een contract van bepaalde duur van 1 jaar.

U ontvangt een verloning overeenkomstig de weddeschalen B1-B2-B3. Bovendien maakt u aanspraak op maaltijdcheques en in het kader van woon-werkverkeer op een fietsvergoeding.

Datum van indiensttreding: 1 september 2009

De kandidatenlijst wordt afgesloten op 5 juni 2009. Uw kandidatuur en curriculum vitae kan u ofwel per post versturen aan het college van burgemeester en schepenen, Stationsstraat 2, 9120 Beveren ofwel per e-mail verzenden naar [email protected].

Bijkomende inlichtingen:

Dienst Personeel tel. 03 750 16 52

“De uitdaging bestond

erin bijscholingen

en opleidingen

zo laagdrempelig

mogelijk te maken.”


13

Wat is de grootste troef van de jeugd-

sportcoördinator voor de sportdienst?

Wim: “De sportdienst krijgt dankzij het direct

contact van de jeugdsportcoördinator met de

sportclubs informatie uit eerste hand. Het is

wel essentieel dat er voldoende transparantie

is bij alle betrokken partijen. Hiermee bedoel

ik dat zowel de sportclubs als de sportdienst

goed op de hoogte moeten zijn van het doen

en laten van de jeugdsportcoördinator.”

Welke zijn de valkuilen voor de

jeugdsportcoördinator?

Wim: “Aanvankelijk werd gevreesd dat de in-

menging van een externe persoon bij bepaalde

sportclubs niet zo evident zou zijn. Het bleek

echter snel dat de sportclubs positief reageer-

den op de ondersteuning van de jeugdsportco-

ordinator. Daarom is het belangrijk dat er vanaf

het begin duidelijke afspraken tussen de sport-

dienst en de jeugdsportcoördinator gemaakt

worden. Er is echter één factor die je als sport-

Ervaring spreekt: Studieopdracht in het kader van de impulssubsidies

Als je als sportdienst beslist om een voor een nulmeting of onderzoek beroep te doen op een universiteit of een onder-

zoeksbureau, dan is de cruciale vraag hoe eventuele initiatieven –in het kader van het impulsbeleid- voor het nodige positieve

effect kunnen zorgen.

Dit zijn enkele onderzoeksvragen die je kunnen helpen om inzicht te krijgen in de huidige situatie:

• Hoe is de kwaliteit van de jeugdsportbegeleiders?

• Welk belang hechten de verschillende actoren aan gekwalifi ceerde jeugdsport-begeleiders?

• Wat zijn de drempels/stimuli om de situatie te verbeteren?

• Wat kan de gemeente hierin betekenen?

Positieve en negatieve punten van een onderzoek:

( + )

- Wanneer verschillende sportdiensten beroep doen op eenzelfde onderzoeksbureau of universiteit, kun je de verschil-

lende resultaten vergelijken.

- Bij het uitvoeren van een onderzoek kun je beroep doen op de logistieke steun.

- Je komt ook achter de dingen die de verantwoordelijken van de clubs niet willen vertellen aan de medewerkers van het

gemeentebestuur maar wel aan een neutraal persoon.

- Er zijn veel dingen die je al weet als sportfunctionaris. Toch zorgt een onderzoek voor neutrale, objectieve gegevens die

gemakkelijker te verdedigen zijn bij het bestuur.

( - )

- Je hebt te maken met een kwaliteit van aanbevelingen die sterk afhankelijk is van de uitvoerder.

- Je kunt moeilijker gericht actie ondernemen omdat de gegevens waarschijnlijk niet per club, maar globaal vrijgegeven

worden. Dit doet men om de anonimiteit van de bevraagden te waarborgen.

De belangrijkste resultaten van een onderzoek naar de kwaliteit van de jeugdsportbegeleider in 24 Oost-Vlaamse gemeenten

(UGent) zijn beschikbaar in het Vlaams tijdschrift voor Sportbeheer, nr. 212 en in de ISB Kennisbank.

dienst niet in de hand hebt: de persoonlijkheid van de jeugdsportcoördina-

tor. Wij konden wel vaststellen dat de jeugdcoördinator de weerstand die

hij in het begin bij sommige clubs ervaarde goed heeft kunnen opvangen.”

Bekijk je het project als een succes?

Wim: “Zowel voor de sportdienst als voor de sportclubs was het project

tot nu toe een groot succes. Het project kreeg ook aandacht in de lokale

media. De journalisten namen hiervoor zelf contact op met de sportclubs.

Omwille van het succes wordt gekeken naar eventuele uitbreidingsmoge-

lijkheden. De gemeente is zeker bereid te investeren in een zekere toe-

komst voor de jeugdsportcoördinator. Voor het geval dat de impulssub-

sidies zouden wegvallen, zijn we nu reeds aan het kijken om met eigen

middelen een overkoepelende jeugdsportcoördinator gymnastiek aan te

werven. Hiervoor zal een aparte vzw opgericht worden. Het loon zou

betaald worden door de gemeente en de werkingskosten door de vzw.”

Contactinfo:

Gemeente Beveren | sportdienst

Klapperstraat 103 | 9120 Beveren

03 755 17 19

[email protected] | www.beveren.be


14

Verzamelde inzichten tijdens het traject

Dit is een samenvatting van de voornaamste ervaringen die de sportdiensten opdeden tijdens het aanwer-

ven en begeleiden van een jeugdsportcoördinator.

Aanstellen van een jeugdsportcoördinator

1. Het succes van een jeugdsportcoördinator hangt sterk van de persoon zelf af. De aanwervingfase is dus zeer belangrijk.

2. Bij de aanwerving is neutraliteit van de kandidaat belangrijk. De persoon mag niet betrokken zijn bij bepaalde clubs in de

gemeente waar hij/zij zal werken.

3. Een jeugdsportcoördinator die voor een bepaalde sporttak sporttechnisch bekwaam is, zal geloofwaardiger overkomen.

Anderzijds kan iemand afhankelijk van zijn sporttechnische kennis zich meer of minder concentreren op het administra-

tieve aspect. Een basiskennis over hoe een training van een bepaalde sporttak is opgebouwd, is een minimum vereiste

voor dit profi el. Daarom is een jeugdsportcoördinator per sporttak beter dan een jeugdsportcoördinator voor verschil-

lende sporttakken. Dit biedt een opportuniteit voor kleinere gemeenten die willen samenwerken.

4. Kennis over de clubwerking is belangrijk. Iemand met ervaring in het verenigingsleven of iemand die lid is van een club-

bestuur, heeft een stapje voor.

5. Om de betrokkenheid van de sportclubs bij de aanwerving te verhogen kan je de clubs bij deze cruciale fase betrekken.

Het is belangrijk om hierin alle clubs kennen. Zij kunnen niet beslissen, maar wel meedenken en advies geven.

Begeleiden van een jeugdsportcoördinator

• Als de sportclubs de toegevoegde waarde van de jeugdsportcoör-

dinator zelf ervaren, zullen ze positief ten opzichte van deze func-

tie/persoon staan. Anderzijds mag een club nooit te afhankelijk

worden van een jeugdsportcoördinator. In principe moet een club

zonder problemen verder kunnen wanneer de jeugdsportcoördi-

nator wegvalt.

• Om de valkuilen (zie hieronder) te vermijden is het essentieel

dat je als sportdienst voldoende en strategisch communiceert

naar de sportclubs. Zo vermijd je veel misverstanden over de de

doelstelling(en) van de jeugdsportcoördinator.

• Een jeugdsportcoördinator is best iemand die wil luisteren naar

de behoeften van de club. Zeker niet iemand die denkt dat er

maar één waarheid is en die deze overal –ongeacht de werkelijke

behoeften– toepast. Hij moet het vertrouwen en respect van de

sportclub verdienen. Dit is essentieel voor een vlotte samenwer-

king.

• De jeugdsportcoördinator kan best niet te veel interveniëren of

inhoudelijk wijzigingen aanbrengen bij de sportclubs. Hij/zij moet

vooral advies geven en groeien in zijn/haar rol als coördinator.

• Omdat een jeugdsportcoördinator over de sportclubs heen wordt

ingezet, kun je in theorie eenzelfde kwaliteit binnen de verschil-

lende sportclubs verwachten. Dit is echter in de praktijk moeilijk

te realiseren omdat er veel afhangt van de eigenheid van elke club.

• Als de jeugdsportcoördinator bij een club of sporttak een succes

is, zal dit succesverhaal de ronde doen bij andere clubs. Maar in

het tegenovergestelde geval -wanneer de jeugdsportcoördinator

geen meerwaarde is-, zal dit bericht nog sneller de ronde doen.

• De combinatie van 2 halftijdse jeugdsportcoördinatoren werkt


15

beter dan 1 voltijdse. Het biedt het voordeel dat

ze bij moeilijkheden kunnen overleggen en als

klankbord voor elkaar kunnen dienen.

• In het begin kan de jeugdsportcoördinator best zo

veel mogelijk kwantitatieve en kwalitatieve gege-

vens verzamelen bij de clubs. Met deze gegevens

kan hij/zij een SWOT-analyse maken en op basis

hiervan een actieplan opstellen. Door de clubs te

bezoeken, leren ze hem/haar ook persoonlijk ken-

nen.

• Goede afspraken vanaf het begin geven de jeugd-

sportcoördinator voldoende ruimte om zijn/haar

taak zelf in te vullen. Belangrijk is dat hij/zij vol-

doende terugkoppelt naar de sportdienst of het

bestuur. Eventueel kan hij/zij een dagboek bijhou-

den van zijn/haar acties en bezoeken. Hierdoor

wordt zijn/haar werk voor de clubs en de sport-

dienst transparant en kunnen heel wat misver-

standen vermeden worden. Zowel informele als

formele evaluatiemomenten zijn belangrijk.

• Omdat elke club anders werkt, is het aan te raden

dat elke club ’op maat‘ behandeld wordt. Bepaal-

de clubs hebben meer nood aan administratieve

ondersteuning; anderen hebben dan weer meer

behoefte aan sporttechnische ondersteuning.

• Je kunt als sportdienst de jeugdsportcoördinator

ondersteunen door hem/haar opleidingen te la-

ten volgen: vergadertechnieken, motiveren van

mensen…

Valkuilen

• Wanneer de jeugdsportcoördinator de clubs

niet op een gepaste manier benadert, ont-

staat het gevaar dat het bestuur van de club

deze externe inmenging eerder als een con-

trole dan een ondersteuning ervaart.

• Het project kan zich op het competitieve as-

pect focussen waardoor het recreatieve min-

der aan bod komt.

• Bij onvoldoende communicatie kunnen sport-

clubs verkeerde verwachtingen hebben ten

opzichte van het project.

• Omdat het een nieuw project is, kunnen

tegenslagen en/of het niet meewerken van

sportclubs ervoor zorgen dat de motivatie bij

jeugdsportcoördinator wegebt.

• Het spanningsveld tussen professionele en

vrijwilligers kan vergroten.

• Onvoldoende transparantie en terugkoppe-

ling over het doen en laten van de jeugdsport-

coördinator kan voor misverstanden zorgen.

• Door jeugdsportcoördinatoren in te schake-

len voor taken die niet tot hun takenpakket

behoren (tappen, kuisen), kunnen spanningen

ontstaan.


16

Projectleider: Helena Van Remoortel

Budget impulssubsidies/jaar:13700 euro


Totale budget project/jaar: 13700 euro


Aantal clubs met jeugdwerking:14

Hoofdstuk 2: Een overlegplatform organiseren

Stekene dynamiseert jeugdsport.

Stekene wil de functie van jeugdsportcoördinator binnen de sportvereniging

stimuleren en versterken. Hoe deze gemeente dit aanpakt, verduidelijkt He-

lena Van Remoortel (sportdienst, Stekene).

“In eerste instantie willen we de verenigingen activeren met een subsidiereglement voor

de aanstelling van een actieve jeugdsportcoördinator. Daarnaast nodigen we de al dan niet

gekwalifi ceerde jeugdsportcoördinatoren om de 3 maanden uit voor een overlegmoment.

Via dat overlegplatform willen we de bestaande jeugdsportcoördinatoren ondersteunen en

zo de sportverenigingen zonder jeugdsportcoördinator stimuleren een jeugdsportcoördina-

tor aan te stellen. Tot slot willen we de jeugdsportbegeleiders en jeugdsportcoördinatoren

informatief ondersteunen. Er werd een sportbibliotheek ingericht. In overleg met de jeugd-

sportcoördinator werden publicaties aangekocht. Met de rest van het budget van de impuls-

subsidies organiseren we in samenwerking met de regio Waasland vormingen in de regio.”

Waarom vinden jullie dit project zo belangrijk?

Helena: “in samenwerking met de Universiteit Gent werd een nulmeting gedaan van de

kwaliteit bij Stekense jeugdsportverenigingen. Uit het onderzoek bleek dat er slechts enkele

jeugdsportverenigingen over een volwaardige jeugdsportcoördinator beschikken. Het on-

derzoek maakte de nood aan kwaliteit in jeugdsportverenigingen duidelijk.”


17

Wat wil je met het overlegplatform

bereiken?

Helena: “Tijdens een driemaandelijks overleg-

moment kwamen ikzelf en de jeugdsportco-

ordinatoren van de verschillende sportclubs

samen. De sportclubs die niet over een gekwa-

lifi ceerde jeugdsportcoördinator beschikten,

werden vertegenwoordigd door een verant-

woordelijke van de jeugdwerking. Met de over-

legmomenten wil de sportdienst van Stekene

de nood aan vormingen inventariseren, het

netwerk tussen de verschillende sportclubs

versterken, sportcluboverschrijdende thema’s

behandelen en de jeugdsportcoördinator infor-

meren.”

Hoe verliep dat in de praktijk?

Helena: “In 2009 vonden er 2 overlegmomen-

ten met de sportdienst en de jeugdsportcoör-

dinatoren plaats. In het eerste overlegmoment

werd voldoende tijd gemaakt om zich aan

elkaar voor te stellen en elkaar te leren ken-

nen. Verder werd gepolst naar de verwach-

tingen van de aanwezigen en hun kennis rond

het thema ‘jeugdsportcoördinatie’. Tijdens een

tweede bijeenkomst ging men dieper in op het

thema ‘motiveren van mensen’. Het opzet van

elk overlegmoment is dat de inhoud zoveel

Reglement

jeugdsportcoördinator

Aan de hand van een reglement

wil de sportdienst van Ste-

kene de jeugdsportcoördinator

belonen. De punten worden

toegekend afhankelijk van de

kwalifi catie van de jeugdsport-

coördinator en de taken die hij/

zij vervult binnen de vereniging.

De resultaten werden tijdens

de Algemene Vergadering van

de sportraad en het overleg-

platform gecommuniceerd.

Hieronder vind je de criteria

die gehanteerd worden voor de

puntenverdeling en het gebruik-

te controle-instrument:

mogelijk door de groep zelf aangegeven wordt. Door het overlegplatform

is er een nieuwe dynamiek ontstaan bij de clubs. De clubs ondernemen nu

zelf meer acties om de kwaliteit in de jeugdwerking te garanderen.”

Hoe willen jullie verder gaan?

Helena: “De jeugdsportcoördinatoren zijn tot op heden zeer enthousiast

over het overlegplatform. Een te verwachten knelpunt voor de toekomst is

dat de inbreng van de jeugdsportcoördinator zal verminderen en de sport-

dienst zelf onderwerpen zal moeten aanbrengen. Hierbij is de uitdaging

voor ons de jeugdsportcoördinatoren te blijven betrekken en op continue

basis input te geven.”

Welke ervaringen hebben jullie tot nu toe met het regelement?

Helena: “Het reglement is gemakkelijk controleerbaar omdat Stekene een

kleine gemeente is. Veel informatie was sowieso al gekend door de sport-

dienst. De jeugdsportcoördinatoren reageren positief op het reglement. In

eerste instantie was het de bedoeling het reglement, dat volledig op basis

van het takenpakket van een jeugdsportcoördinator door VTS vastgelegd

werd, op te stellen. Enkele taken konden echter onmogelijk omgezet wor-

den naar kwalitatieve criteria. Daarom werden deze weggelaten.”

Contactinfo:

Gemeente Stekene| Dienst Sport en recreatie

Nieuwstraat 60D | 9190 Stekene

03 779 89 11

[email protected] | www.stekene.be

Criteria

De evaluatiemomenten en/of bijsturing-vergaderingen van de jeugdsportcoördinator

met de trainers

De aanwezigheid van de jeugdsport-coördinator op trainingen.

Kwalifi catie jeugdsportcoördinator

Bepaalde opleidingen of bijscholingen die de jeugdsportcoördinator volgde

Aantal aanwezigheden van de jeugdsport-coördinator op het overlegplatform

De voorbereiding van de jeugdsport-coördinator naar aanleiding van een

overlegplatform

Deelname van de jeugdsportcoördinator aan bestuursvergaderingen

Opmaak van een jeugdrubriek in de communicatie van de sportclub

Controle-instrumenten voor de sportdienst

Evaluatierapporten en verslagen vergaderingen

Navragen bij clubs zelf

Diploma jeugdsportcoördinator

Vormingsattesten

Aanwezigheidslijst overlegplatform

Presentatie clubwerking of goed praktijk-voorbeeld tijdens overlegplatform door

jeugdsportcoördinator

Verslag van bestuursvergadering

Website, nieuwsbrief, ...


18

Een jeugdsportcoördinator loont! (Ham)

De sportdienst van Ham organiseert tweemaandelijks een overlegmoment met de jeugdsportverenigingen.

Tijdens deze vergaderingen wil de sportdienst vooral het nut van een jeugdsportcoördinator aantonen en de

clubs stimuleren om een jeugdsportcoördinator aan te stellen.

Projectleider: Katleen Claes


Aantal inwoner: 9.974




Waarom kozen jullie voor een overlegplatform?

Katleen: “Uit de gegevensanalyse van ons sportbeleidsplan bleek dat slechts 2 van de 10

sportclubs met een jeugdwerking ook een jeugdsportcoördinator hebben. Daarnaast mer-

ken we dat onze clubs niet voldoende geïnformeerd zijn over de mogelijkheden van de

impulssubsidies. Omdat er daarenboven weinig contactmomenten tussen de sportdienst en

de clubs zijn, leek een overlegplatform ons zeer geschikt.”

Wat werd er zoal besproken tijdens de contactmomenten?

Katleen: “In de uitnodiging voor het eerste overleg werd aan de sportclubs gevraagd 10

stellingen over kwaliteit in jeugdsport te beantwoorden. De antwoorden werden geïnven-

tariseerd en later geanalyseerd. Op die manier hadden we een idee hoe de clubs tegenover

kwaliteit stonden. In een tweede overleg werd een jeugdsportcoördinator van een basket-

balclub buiten Ham uitgenodigd. Hij vertelde hoe hij te werk ging en had een PowerPoint

gemaakt met praktische tips om aan de slag te gaan. Er was ook een moment voorzien

om vragen te stellen. De jeugdsportcoördinator was actief voor een grote, georganiseerde

sportclub. De gemiddelde sportclub in Ham is echter kleiner en minder georganiseerd. Hier-

door merkten we dat bepaalde sportclubs ontmoedigd waren na het horen van de tijdsbe-

steding van die persoon. Het was beter geweest een jeugdsportcoördinator te zoeken uit

een club met een profi el zoals dat van de ‘Hamse sportclub’.”

Was het overlegplatform voor alle clubs even bruikbaar?

Katleen: “De grote moeilijkheid bleek de verschillen tussen recreatieve en competitieve

clubs tijdens de

ve r gade r ingen

te overbruggen.

Dat uitte zich

reeds in de re-

acties op 10 stel-

lingen die voor-

gelegd werden in

de eerste sessie.

Hieruit konden

we afl eiden dat recreatieve clubs minder beleidsmatig en sporttechnisch georiënteerd wa-

ren dan de competitieve. In de vergaderingen bleek dan ook hoe moeilijk het is om de

recreatieve en competitieve clubs op dezelfde manier te benaderen.”

Heb je al concrete successen geboekt?

Katleen: “De opkomst van de sportclubs tijdens de overlegmomenten was goed. Tijdens

de eerste vergadering waren er 8 van de 10 clubs met jeugdwerking aanwezig. De tweede

keer waren dat er 6. Voorlopig lijkt het erop dat de grotere clubs tijd zullen vrijmaken en

inspanningen zullen leveren. Maar de kleinere clubs zijn nog niet mee. De sportdienst blijft

ze echter informeren en ondersteunen rond jeugdsportcoördinatoren. Na 2 overlegmo-

menten is de volleybalclub overtuigd om een jeugdsportcoördinator aan te werven. In de

toekomst willen we elke sportclub overtuigen om een jeugdsportcoördinator aan te werven

“De grote moeilijkheid bleek de verschillen

tussen recreatieve en competitieve clubs

tijdens de vergaderingen te overbruggen.”


19

Contactinfo:

Gemeente Ham| sportdienst

Dorpstraat 19 | 3945 Ham

013 61 10 10

[email protected] | www.ham.be

Ervaring spreekt: Faciliteer kennismaking tijdens een overlegplatform.

Volgende factoren hebben invloed op de vorm en aanpak van de kennismaking:

- Hoe goed kennen de mensen elkaar?

- Willen de deelnemers bewegen?

- Waarbinnen kadert het kennismakingsspel?

- Hoe groot is de groep? Bij grote groepen kan je beter werken in subgroepen of duo’s.

Als je van de deelnemers een langdurig engagement verwacht, is een goede start van essentieel belang. Meestal zal na een

‘ijsbreker’ veel meer resultaat geboekt worden. Je moet daarom voldoende tijd voorzien voor de kennismaking. Hieronder

vind je een selectie van manieren om de kennismaking tussen de aanwezigen te faciliteren.

• Het rondje

Je geeft ieder om de beurt de mogelijkheid zich kort voor te stellen. Dit creëert structuur en betrokkenheid. Je kan dit

sturen door een aantal concrete vragen te stellen over de werk- of privé situatie. Voorbeeld: Wat zijn je hobby’s? Wat is

je werkervaring?

• Een geheim

Je noteert een geheim of ‘fait divers’ op een post-it. Nadien kun je overgaan tot een kleine quiz waarin onthuld wordt:

Welk geheim is van welke persoon?

• Elkaar voorstellen

Je maakt per 2 kennis (vrij in de ruimte) en stelt nadien elkaar aan de groep voor. De andere vult aan waar nodig. Zo krijg

je een grotere betrokkenheid en dynamiek. Je geeft vaak enkel de essentie mee aan de groep en leert als ‘voorgestelde’

hoe de anderen jouw voorstelling onthouden en ervaren.

• De dynamische cirkel

Je maakt een cirkel met stoelen. Elke deelnemer neemt plaats achter een stoel en tracht deze op 2 poten te balanceren.

De deelnemers proberen naar de volgende stoel door te schuiven zonder dat de eigen of de volgende stoel valt. Dit moet

dus zo gelijktijdig mogelijk gebeuren.

• Flipchart

Je gaat per 3 op een zijde van een papier (A2 formaat) staan. De bovenzijde stelt het probleem voor en de onderzijde de

oplossing. De bedoeling is om het papier om te draaien zonder dat iemand de grond raakt. Deze opdracht draait vooral

rond het formuleren van creatieve oplossingen.

• Onbreekbare ketting

Je gaat in een cirkel staan met de rug naar elkaar toe. Iedereen draait een halve cirkel zonder de handen los te laten.

• Chronologisch staan

Alle deelnemers staan op een stoel in willekeurige volgorde. De opdracht bestaat erin op volgorde van je verjaardag te

staan en dit zonder te spreken. Tijdens het eerste rondje staat iedereen volgens geboortejaar, daarna volgens de geboor-

temaand en tenslotte volgens de geboortedag. Telkens iedereen denkt goed te staan, wordt nagegaan of alles klopt.

• Het blinde vierkant

Je vormt met de groep –geblinddoekt– en met een touw een vierkant. De groep mag vooraf bespreken hoe ze dit aan-

pakken. Na het overleg staat iedereen op een lijn naast elkaar. Wanneer iedereen een blinddoek om heeft, tracht je zo te

staan zodat het touw een vierkant vormt. Wanneer iedereen denkt goed te staan, mogen de blinddoeken af. Je blijft met

de groep proberen tot het lukt.

en om een apart overlegplatform op te richten.

Er wordt ook nog gekeken om sporttakover-

schrijdende opleidingen te voorzien. Zoals ‘re-

latie tussen ouders en club’, ‘interne en externe

communicatie’…”


20

Er beweegt iets in Ranst.

De laatste jaren zijn er opvallend minder jeugdleden in de sportclubs van Ranst en is er een trend van kleiner

wordende clubs. Sonja Domen van de gemeente Ranst illustreert dit: “We zien ook dat minder dan de helft

van onze trainers gekwalifi ceerd is en dat er vaak weinig structuur is in de jeugdwerking. De sportclubs geven

hiervoor vooral als argument dat de gewenste VTS-cursussen niet in de buurt worden georganiseerd. We heb-

ben als sportdienst echter vooral het gevoel dat we niet altijd weten wat er leeft bij de sportclubs. De grote

uitdaging is dan ook om actief te gaan netwerken bij onze sportclubs.” De gemeente Ranst stelt in het nieuwe

beleid ‘Dagelijks gezond bewegen’ centraal. Het project met de impulssubsidies past in het kader van dat nieu-

we beleid. Met het project wil de gemeente in de sportclubs meer gekwalifi ceerde jeugdsportbegeleiders en

jeugdsportcoördinatoren creëren. De grote uitdaging bestaat erin de drempels voor bijscholing te verlagen.

Projectleider: Sonja Domen

Budget impulssubsidies/jaar:15000 euro





Wat hopen jullie te bereiken met het overlegplatform?

Sonja: “We hebben een overlegplatform opgericht waarbinnen jeugdsportbegeleiders

met elkaar en met ons kunnen overleggen. Hiermee willen we een netwerk tussen de

sportclubs creëren en samen met hen uitzoeken wat belangrijk is voor een doeltreffende

jeugdwerking in de clubs. Daarnaast is het ook de bedoeling om de behoeften van de

clubs te inventariseren en gerichte bijscholingen en opleidingen aan te bieden. Naast de

overlegmomenten wordt er ook sporttechnische informatie via de gemeentelijke web-

site ter beschikking gesteld van alle sportclubs.”

Waarop willen jullie inzetten tijdens de overlegmomenten?

Sonja: “Er vonden 2 overlegmomenten plaats waarop alle sportclubs met een jeugdwer-

king werden uitgenodigd. Dit betekende dat per club een jeugdtrainer, een jeugdsport-

coördinator -indien die er was- en een administratief bestuurslid kon deelnemen. Tijdens

het overlegplatform kwamen allerlei onderwerpen die konden bijdragen aan een kwali-

teitsvolle jeugdwerking aan bod. Zowel sporttechnische, organisatorische als maatschap-

pelijke relevante thema’s werden tijdens de verschillende ontmoetingen besproken. Tij-

dens het eerste overlegmoment poneerde de sportdienst een aantal stellingen. Hier-

over werd in kleine,

gedif ferentieerde

groepjes gediscus-

sieerd. De sport-

clubs met dezelfde

e i g e n s c h a p p e n

werden bewust uit

elkaar gehaald. Dit

werd gedaan om

de discussie maximaal uit te lokken. Hierna konden de verschillende werkgroepen hun ideeën

terugkoppelen naar de hele groep. In de toekomst willen we telkens aan een andere sportclub

vragen iets voor te stellen bij het begin van het overlegmoment. Dat kan een voorstelling van

de club zelf zijn, een specifi ek of algemeen probleem of een goed praktijkvoorbeeld.”

Welke informatie willen jullie vanuit de sportdienst aan de clubs aanreiken?

Sonja: “Tijdens de voorbije overlegmomenten gaven we informatie over allerlei sportclubo-

verschrijdende thema’s. Er werd onder andere uitgelegd hoe een sportclub de subsidiefor-

mulieren correct en consequent kan invullen. Verder werd ingegaan op algemene problemen

die de sportclubs zelf aangaven. Zo gaven vele van onze clubs aan dat ze niet over alle info

beschikten om hun trainers te laten bijscholen. Tijdens de overlegmomenten werd uitgelegd en

ook samen met de sportclubs overlopen hoe en waar je de trainers kan inschrijven voor een

opleiding en bijscholing op de website van VTS. Op onze gemeentelijke website staan de ver-

“Met het overlegplatform

willen we een netwerk tussen

de sportclubs creëren.”


21

slagen, het reglement rond impulssubsidie, het

sportbeleidsplan, de concrete plaatsen waar

bijscholingen worden gegeven, een overzicht

gevolgde opleidingen/bijscholingen per trainer/

club. Deze gegevens zijn ter beschikking van en

voor alle sportclubs. Het is echter moeilijk om

sportclubs te overtuigen alle informatie voor de

website door te geven. We merken vaak dat dit

niet gebeurt bij wijzigingen. Tenslotte kunnen

de clubs met al hun vragen ook rechtstreeks bij

de sportdienst terecht.”

Heeft het overlegplatform al vruch-

ten afgeworpen?

Sonja: “We zien al enkele positieve gevolgen die

voortvloeien uit het overleg. Clubs beginnen

elkaars trainers te kennen en wisselen nuttige

info uit. Sinds de start van dit project was begin

2010 al het dubbel van het aantal trainers bijge-

schoold. De resultaten moeten echter genuan-

ceerd worden omdat ze op een enquête geba-

seerd zijn. Vermoedelijk werd bij de nulmeting

onvolledige informatie verzameld.”

Contactinfo:

Gemeente Ranst| sportdienst

Antwerpsesteenweg 59| 2520 Broechem (Ranst)

03 475.19.66

[email protected] | www.ranst.be

“Vele van onze clubs gaven

aan dat ze niet over alle

info beschikken om hun

trainers bij te scholen.”

Ervaring spreekt: Faciliteer uitwisseling van

ideeën tijdens een overlegplatform.

Wat je doet, onthoud je beter dan wat je ziet of hoort. Daarom is

het belangrijk dat je bij de voorstelling van een project, lokale situatie

of werking van een club de deelnemers actief betrekt. Hier volgt een

opsomming van enkele middelen die je hierbij kunnen helpen:

• Het rondje

Hier stel je vragen aan elke deelnemer.

• Het interview

Je geeft de opdracht niet na te denken over je eigen project. Hier

gaat het erom zoveel mogelijk te weten te komen over de pro-

jecten van de anderen. Je geeft 2 minuten om enkele vragen te

noteren. In de grote groep fungeert één deelnemer als journalist

en één persoon als geïnterviewde. Daarna krijgen de anderen de

mogelijkheid om bijkomende vragen te stellen.

• Projectfi ches

Je laat projectfi ches maken en laat deze door de deelnemers le-

zen.

• Voorstelling in duo

Je laat de deelnemers elkaar per 2 interviewen. Daarna stelt de

journalist het verhaal van de andere aan de groep voor.

• Folder

Je laat de deelnemers een folder maken over hun project.

• Beurs

Je zorgt ervoor dat de zaal als een beurs of een marktplaats in-

gericht is. In dit decor kan elke deelnemer z’n project als verte-

genwoordiger of marktkramer voorstellen. Hiervoor moeten de

deelnemers wel voorbereiding krijgen.

• Projectkaart

Je geeft de opdracht aan de deelnemers om alle betrokkenen bij

hun project in kaart te brengen en toe te lichten wat hun taken

binnen het project zijn.

• Een fi lm

Je vraagt aan de deelnemers een fi lm te maken met sfeerbeelden

van hun project. Dit vraagt natuurlijk een uitgebreide voorberei-

ding.

• Externe toelichting

Je kan de deelnemers toelaten mensen mee te brengen om hun

project toe te lichten. Voor een jeugdsportcoördinator kan dit bij-

voorbeeld een lid uit z’n jeugdwerking zijn.


22

Samen spreken. Samen werken. (De Panne)

Het project van Panne is erop gericht de professionalisering in de sportverenigingen van de gemeente in de

hand te werken. “Een professionele structuur en gekwalifi ceerde trainers zijn de uitgangspunten”, aldus Mar-

leen Decordier van De Panne. “Door de mensen samen te brengen in een overlegplatform willen we informa-

tie verzamelen van de sportverenigingen maar hen vooral ook informatie meegeven.”

Projectleider: Marleen Decordier

Budget impulssubsidies: 8300 euro


Totale budget project: 0 euro



Waarom kozen jullie ervoor een overlegplatform op te zetten?

Marleen: “De Panne ligt in een uithoek van ons land. Hierdoor is het niet evident om cur-

sussen van de Vlaamse Trainersschool lokaal aan te bieden. Bovendien bestaat er weinig

vormingscultuur bij onze sportclubs en is er weinig samenwerking met onze buurgemeen-

ten. Voor ons bestaat de uitdaging er vooral in om in overleg met de clubs en met onze

buurgemeenten een structureel vormingsaanbod op te zetten. Via het overlegplatform

willen we een mentaliteitswijziging tot stand brengen bij onze clubs. Ondertussen werd ook

het initiatief genomen om rond tafel te zitten met onze buurgemeenten. We hebben nog

een hele weg af te leggen. Maar de eerste stappen zijn een feit.”

“Via het overlegplatform willen

we een mentaliteitswijziging tot

stand brengen bij onze clubs.”

Contactinfo:

Gemeente De Panne | dienst Sport

Sportlaan 2 | 8660 De Panne

058 42 18 20

[email protected] | www.depanne.be

Ervaring spreekt:

Het potentieel van een overlegplatform

• Meer communicatie en samenwerking tussen de lokale sportclubs en/of jeugdsport-

coördinatoren door het uitwisselen van kennis, goede praktijkvoorbeelden of trai-

ners

• Betere relatie tussen de sportdienst en de sportclubs en een duidelijker beeld van

elkaars werking

• Meer ‘maatwerk’ in de ondersteuning van de sportclubs en/of jeugdsportcoördinato-

ren

• Motivatie bij de clubs om kwaliteitsvoller te denken

Wil om over te gaan tot een structurele aanwerving van een jeugdsportcoördinator

of het aanbieden van bijscholingen


23


Opstarten van een overlegplatform

1. Het is belangrijk de juiste mensen op een bijeen-

komst bij elkaar te krijgen. Voor de startverga-

dering kan je de doelgroep dan ook best extra

breed maken. Er moet zeker iemand van de jeugd-

werking zijn. Maar daarnaast kan je bijvoorbeeld

ook een bestuurslid uitnodigen. Probeer voor de

startvergadering een drietal personen per club

aanwezig te hebben. In een volgend overleg heb

je dan meer kans dat de juiste mensen aanwezig

zullen zijn.

2. Je kan aan de hand van een kennismakingsspel

vóór het overlegmoment onwennigheid tussen

deelnemers vermijden en spanningen doorbre-

ken. Dit kan nuttig zijn als de groep elkaar niet

goed kent.

3. De verwachtingen en doelstellingen van de over-

legmomenten kan je best vanaf het begin duidelijk

afbakenen. Zo kan je meegeven dat er inhoudelijke

input gewenst is. Houd er rekening mee dat je van

vrijwilligers niet te veel kunt eisen/verwachten.

Begeleiden van een overlegplatform

• Probeer zoveel mogelijk de interactie en kennisuitwisseling te

bevorderen. Hiervoor kan je best werken in kleine groepjes en

deze laten wisselen van samenstelling.

• Door als sportfunctionaris niet aanwezig te zijn tijdens de

overlegmomenten, geef je de mogelijkheid aan de aanwezigen

om vrijuit te spreken. Bepaalde clubs/jeugdsportcoördinato-

ren zullen geremd zijn als een sportfunctionaris of schepen

aanwezig is. Jij bent best wel de persoon die de samenkomst

inleidt en afsluit.

• Maak voldoende tijd voor een overleg maar respecteer de

voorziene tijd. Een overleg met 15-20 man gedurende 2 tot 3

uur levert goede resultaten op. Tijdens discussiethema’s kan je

best in kleine, gedifferentieerde subgroepen werken en ach-

teraf rapporteren in plenum.

• Maak na elk overlegmoment een verslag en verspreid dit na-

dien via de website, Wikipedia of mailings. Digitale distributie

van informatie is een must.

• Communiceer de resultaten tussen de sportdienst, de club en

de ouders. Dit is essentieel voor het slagen van het project.

• Om betrokkenheid van de deelnemers tijdens de overlegmo-

menten te verhogen kan je hen mee de inhoud laten bepalen.

Zo kan je thema’s ‘op maat’ en actuele problemen behandelen.

Dit maakt dat de deelnemers zich nauwer betrokken voelen

bij het overlegplatform en zorgt voor een grotere opkomst.

• Zorg voor continuïteit. Het overlegplatform heeft vooral een

blijvende waarde wanneer sportclubs samen kunnen over-

leggen en informatie rechtstreeks van de sportdienst aan de

sportclubs kan worden meegedeeld.

Valkuilen

1. Een overlegplatform vraagt heel wat kostbare tijd en inspanning van de deelnemers. Hen blijven motiveren is een

moeilijke opdracht. Wanneer er na 2 overlegmomenten geen meerwaarde meer voor de groep is, zullen velen af-

haken.

2. Het bestuur van bepaalde clubs wil niet meewerken of staat niet open voor verandering.

3. Het is moeilijk om een moment te vinden waarop iedereen aanwezig kan zijn.

4. Een overlegplatform voor alle sportclubs kan alleen maar handelen over sportcluboverschrijdende thema’s. Thema’s

die alleen grote clubs aanbelangen kunnen kleinere clubs een minderwaardigheidsgevoel geven.

5. Enkele sportclubs trekken het inhoudelijke van het overlegplatform naar zich toe en laten anderen niet aan het woord.

6. Sommigen kunnen het overlegplatform zien als een ventilatiekanaal voor de praktische problemen van hun sportclub.

Dit houdt een gevaar in voor de inhoudelijke meerwaarde die het overlegplatform kan bieden.


24

Hoofdstuk 3. Opleidingen en Bijscholingen

Jouw lokale bijscholing

Elke gemeente kan vrij kiezen welke bijscholing zij wil organiseren. Zij kan ook de omvang, de inhoud en de

voorwaarden van een bijscholing vrij bepalen. Om in aan-merking te komen voor de impulssubsidies moet

enkel het thema van de bijscholingen aan een aantal criteria voldoen.

Dit zijn de criteria in een notedop:

• Voor jeugdsportbegeleiders

- Elke bijscholing op het sporttechnische, tactische of soci-

aal-pedagogische vlak en

- bijscholingen over de aspecten van ethisch en medisch

verantwoorde sportbeoefening komen in aanmerking.

• Voor jeugdsportcoördinatoren

- Elke bijscholing over de coördinatie van het jeugdsportbe-

leid in de sportvereniging op het sporttechnische, beleids-

matige, sociaal-pedagogische en organisatorische vlak en

- bijscholingen over de aspecten van ethisch en medisch

verantwoorde sportbeoefening komen in aanmerking.

• Sporttechnische bijscholingen

- Gemeenten die een sporttechnische bijscholing willen or-

ganiseren, nemen hiervoor best contact met de sportfe-

deraties. Dit biedt de beste garantie i.v.m. de kwaliteit van

de bijscholing.

• Sociaal-pedagogische bijscholingen

- Het Rode Kruis Vlaanderen werkt een themales uit rond

EHBO en sport bij jongeren. Jeugdnetwerk voorziet vor-

mingen rond omgaan met autisme en communiceren met

jongeren op lokaal niveau.

- Centrum Zitstil voorziet vormingen rond omgaan met

ADHD en ADD.

• Ethisch en medisch verantwoord sporten

- De Bond voor Lichamelijke Opvoeding voorziet bijscholin-

gen rond ethisch en medisch verantwoord sporten.

- Het Internationaal Centrum voor Ethiek (ICES vzw) in de

sport houdt zich bezig met het organiseren van vormingen

en activiteiten.

• Beleidsmatige en organisatorische bijscholingen

- Double Pass voorziet een ondersteuningstraject voor

jeugdsportcoördinatoren.

- Syntra is een mogelijke partner voor bijscholingen die zich

focussen op management-vaardigheden.

- Sportac organiseert administratieve opleidingen voor

clubbestuurders. Dit kan nuttig zijn om jeugdsportcoördi-

natoren bij te scholen op het beleidsmatige of organisato-

rische vlak.

- Dynamo Project biedt verschillende vormingen en bij-

scholingen aan voor sportclubbestuurders. De onderwer-

pen worden afgestemd op de noden van het sportveld

en het aanbod van Sportac.

Ervaring spreekt:

Bijscholingen voor sportclubs

• Aantrekken en houden van trainers met kwalifi caties

• Gezondheid (Voeding, Drank, Bewegen)

• Vanuit de talenten van de kinderen beginnen

• Omgaan met ADHD, slechtziendheid

• Hoe omgaan met ouders

• Hoe omgaan met groepsdynamiek en hoe kan je

teamspirit bevorderen

• Fysieke en psychologische ontwikkeling van kinderen

• Krachttraining bij jongeren

• Blessurepreventie, advies sportmateriaal

• EHBO

• Fysiologische ontwikkeling/motorische ontwikkeling

• Evenwicht competitie-recreatie

• Doping

• Opwarming – Cooling down


25

Jouw lokale VTS-opleiding

Enkel de Vlaamse Trainersschool kan een VTS-opleiding organiseren (met uitzondering van de

nieuwe opleiding Aspirant-Initiator).

Sportdiensten of burensportdiensten willen vaak deze VTS-opleiding lokaal aanbieden ter ondersteuning van hun

jeugdsportbegeleiders. Hoe vraag je zo’n VTS-opleiding aan?

Je doet -voor eind juni van het jaar voorafgaand aan het jaar dat je de opleiding wilt organiseren- een aanvraag bij de

sporttakspecifi eke directeur sportkaderopleiding (DSKO).

Wordt je aanvraag aanvaard, dan verloopt de taakverdeling voor de verdere organisatie van de opleiding als volgt:

De Vlaamse Trainersschool zorgt voor:

• Administratieve verwerking van de inschrijvingen

• Docent en cursusverantwoordelijke

• Verzekering voor deelnemers en begeleiders

• Cursusmateriaal

• Kosten

De sportdienst zorgt voor geschikte infrastructuur tegen een democratische prijs.


26

Jouw lokale opleiding Aspirant-Initiator

De opleiding Aspirant-Initiator is een sterk praktijkgerichte opleiding. De deelnemers krijgen een basisoefen-

stofpakket voor jeugdsporters. Ze verwerven basiskennis over veilig en verantwoorde oefeningen die ze aan

(jeugdige) sporters tijdens een training kunnen geven. Dit doen ze als helper van een hoger opgeleide aanwe-

zige les-gever/trainer.

Alle sportdiensten kunnen in overleg met de VTS de opleiding Aspirant-Initiator organiseren. Dit zijn de stappen die je volgt:

Stap 1: Contacteer VTS.

Neem contact met de Vlaamse Trainersschool. Zij coördineren alle opleidingen Aspirant-Initiator en kunnen je vertellen of een

dergelijke opleiding in jouw regio opportuun is.

De vraag kan je ook best bekijken als sportdienst in overleg met sportdiensten in je regio. Zij kunnen je ook de lijst van erkende

docenten bezorgen.

Stap 2: Ga voor een erkende docent.

Mocht er geen erkende docent beschikbaar zijn, dan moet je zelf op zoek naar een docent. Via de betrokken federatie kun je

vaak een geschikte kandidaat vinden. Maar je kunt ook een lokale begeleider voordragen. De voorwaarden tot erkenning van een

docent zijn afhankelijk van de sporttak en het niveau (initiator, trainer B,...). De denkcel beslist uiteindelijk over zijn/haar erken-

ning, hoe lang deze geldt en wanneer hij/zij geëvalueerd wordt. Zorg alvast voor een docent met een pedagogisch diploma en de

minimum kwalifi catie van initiator in de betrokken sporttak.

Ga tijdig op zoek naar een geschikte docent. Zo kan de kandidatuur door de denkcel beoordeeld worden.

Stap 3: Doe de aanvraag tot erkenning.

De eerste aanvraag tot erkenning wordt minstens 2 maanden vòòr de start van de cursus aan de betrokken denkcel ter goed-

keuring voorgelegd. Richt je vraag per brief aan BLOSO - VTS, Arenberggebouw, Arenbergstraat 5, 1000 Brussel of per e-mail.

De aanvraag omvat:

• de naam van de cursusverantwoordelijke (medewerker sportdienst, sportfederatiemedewerker)

• de naam van de erkende docent

Voor niet-erkende docenten, moet je een gedetailleerd sportief-didactisch CV bijvoegen. De aanvraag moet ondertekend

zijn door het hoofd van de aan-vragende instantie.

Stap 4: Bepaal lesrooster en –data.

Nadat de opleiding en de docent door de denkcel goedgekeurd zijn, worden het lessenrooster en –data opgemaakt. Dit gebeurt

in samenspraak met VTS en de betrokken sportfederatie. Voor de start van de opleiding wordt deze informatie aan VTS bezorgd

samen met de link om in te schrijven.

Stap 5: Organiseer van a tot z.

De cursustekst wordt in pakket aangekocht bij VTS (5 euro per cursist). Alle andere kosten zoals verzekering, promotie en ac-

commodatie vallen eveneens ten laste van de organisator. De persoonlijke gegevens van de cursisten (geboortedatum, offi cieel

adres e-mailadres) worden uiterlijk vóór de start van de cursus naar het VTS-secretariaat opgestuurd. Een lijst van de geslaagden

wordt door de cursusverantwoordelijke aan het VTS-secretariaat bezorgd. De geslaagde kandidaten ontvangen een attest van de

Vlaamse Trainersschool. De attesten worden gezamenlijk opgestuurd naar de organisator van de erkende cursus. Deze staat in

voor de verdeling van deze documenten.

Naar aanleiding van de veranderingen in het kader van de impulssubsidies werd de ISB-sportverzekering herbekeken. Voortaan verzekert

deze ook het theoretische deel van een bijscholing of opleiding. Hiervoor moet je wel aan de volgende voorwaarden voldoen:

• De sportdienst, sportraad of vzw sportpromotie is hoofdorganisator.

• De opleiding/bijscholing wordt minstens 7 dagen op voorhand aan ISB gemeld.

Deelnemers en onbezoldigde begeleiders zijn verzekerd voor lichamelijke ongevallen, burgerlijke aansprakelijkheid en burgerlijke/

strafrechtelijke verdediging. Enkel bezoldigde begeleiders en personen die tijdens de opleiding/bijscholing in dienstopdracht zijn,

moeten voor lichamelijke ongevallen beroep doen op een verzekering voor arbeids-ongevallen.


27


28

Hoofdstuk 4. De jeugdsportcoördinator aan het woord

Jeugdsportcoördinator met passie, liefde enplezier in Kasterlee, Dessel en Retie

Jan Cuypers werd aangesteld als jeugdsportcoördinator met 49% van de im-

pulssubsidies van de gemeenten Kasterlee, Dessel en Retie. Hij voerde in

2009 een intensieve onderzoeksopdracht uit naar de kwaliteit van de jeugd-

sportbegeleiders in de lokale sportclubs. Op basis van de onderzoeksresulta-

ten werden aanbevelingen geformuleerd voor de sportdiensten. Zij hadden

als doel de sportdiensten ‘op maat’ te laten inspelen op de behoeften van de

sportclubs.

Wat hield jouw onderzoeksopdracht in?

Jan: “Ik nam interviews af met mensen van het clubbestuur, trainers, jeugd-sportcoördi-

natoren, leden en hun ouders. Zo verzamelde ik kwalitatieve en kwantitatieve informatie

over de 40 clubs van de 3 gemeenten. Die grote hoeveelheid gegevens zette ik om naar

bruikbare aanbevelingen voor deze 3 gemeenten.”

Waarvoor werd deze informatie gebruikt?

Jan: “De beleidsverantwoordelijken bepaalden op basis van deze aanbevelingen doelstel-

lingen rond de kwaliteit van de jeugdsport voor hun clubs. Deze objectieven communi-

ceerde de sportfunctionaris aan de sportclubs. Dankzij die informatie kon de sportdienst

ook cursussen aanbieden die beter aansloten bij de noden in het veld. Hiervoor konden de

sportclubs op de website een interesseformulier invullen. Op het moment dat er voldoende

interesse voor een cursus was, nam ik contact op met de Vlaamse Trainersschool om lokaal

deze cursus te organiseren.”

Wat zie jij als belangrijkste meerwaarde van jouw functie?

Jan: “Ik sla een brug tussen de sport-

clubs en de sportdienst. De sport-

dienst kan via mij met de sportclubs

communiceren en vice versa. Dat is

een groot voordeel. Omdat ik bij de

sportclubs ter plaatse ga en persoon-

lijk contact met hen heb, word ik als

een aanspreekpunt gezien. Sport-

clubs en –diensten kunnen mij tijdens

de dag steeds telefonisch bereiken.”

Jeugdsportcoördinator: Jan Cuypers


Aantal inwoners: 37530




“Ik sla een brug tussen de sportclubs

en de sportdienst.”


29

Hoe kijk je terug naar de voorbije

periode?

Jan: “De samenwerking was een keuze van de 3

gemeenten. Deze verloopt vlot. Elke gemeente

ziet in dat 3 kleine gemeenten samen meer

kunnen realiseren dan elk afzonderlijk. De sa-

menwerking zat goed. In het begin nam vooral

één gemeente de trekkersrol op zich maar

korte tijd later waren de andere 2 gemeenten

helemaal mee. Ik kreeg veel vrijheid bij het uit-

voeren van m’n taken. Er werd wel geregeld te-

ruggekoppeld met de sportdiensten. Ook werd

er een overlegmoment met de burgemeesters

en schepenen van de 3 gemeenten voorzien.”

Wat zou je nog willen realiseren?

Jan: “Ik wil dit project verder uitbouwen door in mensen te investeren. In de

toekomst wil ik ook een eigen docententeam voor de regio uitbouwen. Daar-

naast wil ik professionele mensen in clubs tewerkstellen en zo de kwaliteit ver-

der verhogen. Ik plan ook contact op te nemen met bedrijven in het kader van

een publiekprivate samen-werking. En, last but not least, wil ik blijven inzetten

op de driehoek ‘school-gemeente-club’.”

Jan had in 2009 een contract van één jaar en dat is in 2010 verlengd voor nog

een jaar. Er werd beslist om voor 2010 –naast de impulssubsidies- extra midde-

len vrij te maken. Op die manier kan het contract met Jan in 2010 gefi nancierd

worden met de extra middelen vanuit de gemeente en gaan de impulssubsidies

integraal naar de clubs.

Contactinfo:

Jan Cuypers| jeugdsportcoördinator Kasterlee-Dessel-Retie

Wilgenstraat 25 bus 3 | 2300 Turnhout

014/42.84.75 | 0479/58.25.62

[email protected]

http://everyoneweb.com/jeugdsportmetpassie

Ervaring spreekt:

10 ideeën voor de jeugdsportcoördinator

1. Inventariseer de gegevens van de clubs.

a. Splits de situatie op (materiaal, trainers, ploegen, terreinen)

b. Bezoek 1x per maand trainer/ploeg. Observeer aandachtig.

c. Voer individuele gesprekken met trainers en bestuur.

d. Leer de visie van de club kennen. Stel hierover vragen.

e. Maak kennis met de club.

2. Baken de missie van het project af.

3. Identifi ceer trainers (technisch kader).

4. Neem contact met de federatie.

5. Netwerk met andere jeugdsportcoördinatoren en jeugdsportactoren.

6. Schrijf/ontwikkel een leerlijn.

7. Zorg voor een eenvoudig volg/evaluatiesysteem (vooruitgang van ploeg/individu).

8. Voorzie bijscholingen/opleidingen.

9. Toets af bij een klankbord/stuurgroep. (cfr. Sportbeleidsplan)

10. Communiceer met de ouders.

“Ik ben voor de clubs en de

sportdiensten tijdens de dag steeds

bereikbaar per telefoon.”


30

Jeugdsportcoördinator als brug tussen sportdienst en sportclub (Hasselt)

Uit een nulmeting van de kwaliteit van jeugdsportbegeleiders in

Hasselt bleek dat vooral de jeugdsportcoördinatoren van de Has-

seltse voetbalclubs weinig of niet gekwalifi ceerd waren. Na deze

meting werd Gerry als cluboverschrijdende jeugdsportcoördinator

voor de 11 Hasseltse voetbalclubs aangesteld. Hij informeert de

voetbalclubs rond de impulssubsidies en coördineert lokale bijscho-

lingen en opleidingen.

Jeugdsportcoördinator: Gerry Bussé

Budget impulssubsidies: 57250 euro


Budget aanstellen coördinator: 25000 euro



Wat hield je opdracht in?

Gerry: “Ik nodigde alle jeugdsportcoördinatoren van de verschillende voetbalclubs uit om

samen als werkgroep cluboverschrijdende leerplannen vast te leggen. Op basis van het

cluboverschrijdend leerplan en de eigen ambities kwam elke jeugdsportcoördinator tot een

leerplan op maat van zijn club. Zo kon een uitgeschreven en gedragen leerplan aan het club-

bestuur voorgelegd worden. Omdat dit voorstel tot stand gekomen was na overleg met

verschillende jeugdsportcoördinatoren, kon een bestuur daar niet zomaar naast kijken. Deze

analyse was de basis voor het organiseren van een viertal bijscholingen voor de jeugdsport-

begeleiders. Mijn belangrijkste uitdaging is de clubs te laten inzien dat de clubs met de meest

kwaliteitsvolle jeugdwerking er ook in slagen de meeste jeugd aan te trekken.”

Werkten de clubs goed mee?

Gerry: “Clubs overtuigen om mee in te stappen was niet altijd eenvoudig. Het liep makkelijker

bij jonge besturen. De trainers waren vaak enthousiast. Maar de besturen zagen er meestal

het nut niet van in. Ik werd door de clubbesturen vaak als ‘controleur’ ervaren. Ik stelde vast

dat de clubs nood hebben aan argumenten voor het waarom van leerplannen. Maar ook aan

een vertaling van de theorie naar de praktijk. Zij zijn vooral gebaat met praktische voorbeel-

den, oefeningen

of een demo-

training. Het blijft

een constante

uitdaging om de

clubs te blijven

motiveren voor

het project.”

Aanvaardden alle clubs jouw rol als coördinator?

Gerry: “Tegenover mijn functie stonden de meeste clubs positief. Toch werd ik door enkele

clubs als een bedreiging gezien. Het vertrouwen opbouwen bij de clubs is een lang proces.

Het gaat met veel voorzichtigheid en geduld gepaard.”

“Mijn belangrijkste uitdaging is de clubs

te laten inzien dat de clubs met de meest

kwaliteitsvolle jeugdwerking er ook in

slagen de meeste jeugd aan te trekken.”

Contactinfo:

Stad Hasselt | Afdeling Sport

Groenplein 1 | 3500 Hasselt

011 239450

[email protected] | www.hasselt.be

“Het vertrouwen

opbouwen bij de clubs is

een lang proces. Het gaat

met veel voorzichtigheid

en geduld gepaard.”


31

Ervaring spreekt:

De ervaring van een jeugdsportcoördinator vanuit een club

Katleen Van Hove is, naast halftijds sportpromotor op de sportdienst van Ranst, de

jeugdsportcoördinator bij basketbalclub Duffel BC. Ze studeerde licentiaat lichamelijke

opvoeding, speelt basket en geeft ook training aan de jeugd. Ze werd 5 jaar geleden door

het bestuur gevraagd om ‘een beetje’ de jeugdsportcoördinatie op haar te nemen. In een

gesprek blikt ze terug op 5 jaar engagement en deelt ze haar ervaringen.

Hoe nam je de taak als jeugdsportcoördinator op binnen de club?

Katleen: “Ik startte met het defi niëren van een visie en een missie. Voor het admini-stra-

tieve aspect werd een jeugdverantwoordelijke aangesteld. Ik concentreer me nu vooral

op de jaarplanning, het sporttechnische facet en de communicatie. De jaarplanning omvat

de trainingsmomenten en speeldata voor het komende seizoen. Ik koos ervoor om deze

jaarplanning alleen samen te stellen. Ik wilde vooral één lijn trekken in de trainingen door

het opstellen van richtlijnen, voorbeeldtrainingen en het opvolgen van de trainingen. We

voorzien nu op het einde van de trainingen ruimte voor een kort feedbackmoment met de

trainer. We doen dit om een consistent niveau van trainingen aan de verschillende leeftijden

te kunnen aanbieden. Op het einde van het seizoen krijgen de ouders en leden informatie

mee voor het volgende seizoen. Op dat moment wordt er ook een oproep gedaan voor

nieuwe trainers. Aan het begin van elk seizoen vindt een eerste maandelijkse trainersverga-

dering plaats. Hierin wordt de kalender en de ploegensamenstelling bekeken. De verslagen

van de trainersvergadering worden besproken in de bestuursvergaderingen. Ik zit vooral

samen met de jeugd-verantwoordelijke en soms met het bestuur. Wordt er op verplaatsing

gespeeld, dan wordt het vervoer geregeld door de trainer en de ouders.”

Wat zijn de sterktes en zwaktes bij de uitvoering van de functie van

jeugdsport-coördinator?

Katleen: “Een grote sterkte van onze club is dat wij over een brede basis beschikken. Hier-

door is er voldoende doorstroming mogelijk. Daartegenover staat dat vele trainers niet

gekwalifi ceerd zijn. Met als gevolg dat we de topreeksen niet halen. Daarnaast ervaar ik het

als een gemis dat er geen samenwerking is met de sportdienst en de andere sportclubs. Dit

geeft me vaak het gevoel dat ik het warm water opnieuw moet uitvinden.”

Welke drempels ervaar jij in jouw functie?

Katleen: “Toen ik in deze functie startte, had het bestuur nog niet nagedacht over een jeugd-

beleid. Ik ben dus van nul begonnen zonder veel begeleiding. Een handboek met do’s and

dont’s was voor mij een grote hulp geweest. Ik heb ook ervaren dat het moeilijk is om de

trainers volledig mee te krijgen met de jaarplanning en om ze te blijven motiveren. Ondanks

de grote voldoening is het een intensieve opdracht die een groot engagement vraagt.”


32

Hoofdstuk 5. Projectmanagement

Hieronder vinden jullie een mogelijk stappenplan en enkele instrumenten die kunnen helpen bij het organiseren van

een project in het kader van de kwaliteitsverhoging van de jeugdwerking van sportclubs.

voorbereiding

uitvoering

rapportage en evaluatie

Stap 1: Gegevensverzameling en -analyseStap 1: Gegevensverzameling en -analyseAan de hand van een nulmeting of behoefteonderzoek kan je gegevens met betrekking tot kwaliteit in de jeugdwerking van sportclubs verzamelen en analyseren.

Stap 2: Keuze vna het projectStap 2: Keuze vna het projectAfhankelijk van het resultaat van het onderzoek kan je een project dat kadert binnen de kwaliteitsverhoging van de jeugd-werking van sportclubs kiezen.

Stap 3: Vastleggen organisatie en procesverloopStap 3: Vastleggen organisatie en procesverloopBepaal hoeveel middelen en mensen je nodig hebt om het project uit te voeren. Maak een begroting en stel je project-team samen.

Stap 7: RapportageStap 7: RapportageHet is van groot belang de resultaten van het project te com-municeren naar betrokkenen bij het project

Stap 8: EvaluatieStap 8: EvaluatiePlan op geregelde tijdstippen en na afl oop van het project een evaluatiemoment in met je projectteam en doelgroep.

Stap 4: Contact met het terreinStap 4: Contact met het terreinCommuniceer de scope van je project en geef iedereen van je doelgroep de kans om zich in te schrijven.

Stap 5: Project organiserenStap 5: Project organiserenVoor het organiseren van een project kan je handig gebruik maken van een projectkaart, projectfi che en communicatie-planning.

Stap 6: Project bestendigenStap 6: Project bestendigenVolg als sportdienst het project op en blijf betrokken bij de uitvoering. Stuur bij waar nodig en speel in op de behoeften van de doelgroep.


33

Voor het organiseren van een evenementen kan je gebruik maken van een projectkaart, pro-

jectfi che en communicatieplan. Hieronder geven we bij elk van deze 3 instrumenten uitleg en

een sjabloon.

Projectkaart

Deze kaart biedt je een overzicht van de belanghebbende actoren voor jouw project. Dit zijn

de personen en/of organisaties die met jouw project of de uitvoering ervan in contact komen.

Door je omgeving in kaart te brengen, krijg je een duidelijk beeld geven over wie betrokken is

bij het project. Je maakt hierbij best een onderscheid tussen de projectleider, de doelgroep, de

teamleden, de leveranciers en de opdrachtgevers of sponsors. Het onderscheid is essentieel

voor je communicatiestrategie. Je zal naar elke groep actoren andere accenten communiceren

en rapporteren.

Dit is een voorbeeld van zo’n projectkaart:

Doelgroep

Projectleider

Mensen en middelen

TeamledenOpdrachtgevers


34

Projectfi che

Wanneer je de nodige gegevens verzameld hebt en de omgeving in kaart gebracht hebt, kan je beginnen met het uitwerken van

de projectfi che. Dit is een werkdocument waarin je alle relevante gegevens i.v.m. het project bundelt.

Inhoud Dit document geeft je richtlijnen i.v.m. het invullen van de verschillende rubrieken van een project-fi che

ALGEMENE GEGEVENS

Situering gemeente Geef hier de situering van het project binnen de gemeen-telijke/stedelijke context. Som enkele relevante cijfers en feiten op over de gemeente/ stad.

60 sportclubs35 sportclubs met jeugdwerking20 sportclubs met jeugdsportcoördinator

SITUERING PROJECT

Naam van het project Geef in een pril stadium het project een veelzeggende en welluidende naam die de inhoud en de doelstelling van het project dekt. Pas die naam consequent toe. Probeer zo weinig mogelijk jargon te gebruiken. De naam moet bruikbaar en aanvaardbaar zijn voor iedereen die met het project te maken krijgt: medewerkers, doelgroepen enz.

Overlegplatform kwaliteitsimpuls in sport-clubs

Korte omschrijving project

Beschrijf zeer concreet en bondig wat het project in-houdt. Gebruik hiervoor maximum 3 regels.

Via het overlegplatform wil de sportdienst jeugdsportcoördinatoren samenbrengen om te polsen naar de verwachtingen en zoveel mogelijk ondersteunen.

Datum van deze versie van de projectfi che

Zorg dat dit veld door de projectleider ingevuld wordt telkens er iets gewijzigd wordt in dit document.

17/10/2010 27/12/201001/04/2011 (laatst aangepast)

AFBAKENING VAN HET PROJECT (PROJECTDEFINITIE)

Probleemstel-ling of uitdaging

Vermeld in het kort: het probleem/de nood/de oppor-tuniteit- Wat is het probleem? Hoe kan het vertaald worden

naar een uitdaging?- Wie heeft er het meest last van de huidige situatie?- Sinds wanneer is dit thema aan de orde?- Hoe is het probleem ontstaan?- Wat is er al veranderd?

Uit de nulmeting bij de sportclubs met jeugdwerking bleek dat heel wat trainers niet gekwalifi ceerd zijn. Via het overlegplat-form bespreken we de mogelijkheden om de kwaliteit van de trainers te verhogen en lokaal opleidingen aan te bieden.

Aanleiding van het project

Vermeld in het kort: de aanleiding/de zaken waarop je verder bouwt; de omgevingsanalyse/de adviezen die je ingewonnen hebt.- Waar en wanneer ontstond de idee voor het project?- Is de aanleiding een gebeurtenis op zich of een pa-

troon?- Heeft het project/probleem een voorgeschiedenis?

De laatste jaren is er opvallend minder jeugdwerking (ledenaantallen dalen). in de sportclubs en is er een trend van clubs die kleiner worden. Aan de hand van een kleine bevraging bij ouders van kinderen die uit de clubs gestapt waren, bleek dat er een groot aantal overgestapt was naar meer kwaliteitsvolle sportclubs in de naburige gemeenten.


35

Doelgroep Specifi eer de mensen voor wie het project bedoeld is. De doelgroep(en) moet(en), in functie van de doelstel-lingen, zo concreet mogelijk gedefi nieerd worden. De geformuleerde doelstelling van het project heeft immers rechtstreeks betrekking op hen.

De jeugdsportbegeleider en jeugdsportco-ordinatoren van sportclubs met minstens 50 leden

Doel van het project Beschrijf het concrete doel van het project. Het is be-langrijk om eerst na te denken over het operationele doel van het project en zich niet meteen te focussen op mogelijke oplossingen. Het succes van een project wordt bepaald door de mate waarin de doelstellingen gereali-seerd worden. Daarom moet de gewenste verandering duidelijk omschreven zijn zodat iedereen (opdrachtgever, projectleider, teamleden enz.) hetzelfde nastreeft.- Wat moet er gebeuren om ontevredenheid om te zet-

ten in tevredenheid?- Wat wil de organisatie met dit project bereiken?- Waaraan moet het project een bijdrage leveren?

- Kwaliteit van de jeugdsportbegeleiding verhogen

- Actuele en relevante informatie verza-melen en ter beschikking stellen van de jeugdsportcoördinatoren en sportclubs

- Samenwerking tussen de sportclubs (sporttakoverschrijdend) bevorderen

Beoogde resultaat Stel jezelf de volgende vragen. Ze kunnen je helpen het resultaat van het project goed te omschrijven:- Wat is tastbaar/zichtbaar als het project klaar is? (vb.

een verandering in gedrag van de mensen/het manage-ment, verbeteringen, vernieuwingen, …)

- Is het resultaat het juiste middel om het doel te realise-ren/concreter te maken?

- Lost het resultaat (een deel van) de uitdaging op? Waar staan we nu, en waar willen we staan anno 200X? Stel jezelf ‘de wondervraag’. Stel je voor dat de ideale realisatie van het project zich heeft voorgedaan in het jaar 200X, wat is er dan ondertussen veranderd, vernieuwd, bijgekomen (ook in gedrag van mensen, het management, …)?

- Zorg ervoor dat jouw doel SMART is.

- 20 % van de jeugdsportbegeleiders vol-gen een opleiding binnen het jaar.

- Tegen 2012 zijn 40% van de jeugdsport-begeleiders gekwalifi ceerd in elke sport-club met jeugdwerking.

- Tegen 2012 moeten minstens 70% van de jeugdsportcoördinatoren de cursus jeugdsportcoördinator gevolgd hebben.

- Positieve evolutie in ledenaantallen - Minstens vier overlegplatformen per jaar

Afbakening van het resultaat

- Wat valt niet onder de resultaten van het project?- Afbakening in de tijd: Wanneer start het project? Wan-

neer is het project afgelopen? Wat volgt er daarna? - Wat behoort inhoudelijk wel en niet tot het project?- Zijn de grenzen van het project ook voor anderen dui-

delijk?- Wat wordt verwacht van hen die niet tot het project-

team behoren?- Wat zijn de verantwoordelijkheden van de eindgebrui-

ker, eenmaal het project opgeleverd is?

- Het project loopt tot de nieuwe beleids-planningsperiode en wordt dan geëvalu-eerd.

- De sportclubs moeten zelf de keuze ma-ken om in te stappen.

- Er wordt een engagement verwacht van de jeugdsportcoördinatoren om actief mee te werken tijdens het overlegplatform.

- Sportclubs moeten bereid zijn de nodige informatie ter beschikking te stellen van de sportdienst.


36

Effecten van het project

- Gevolgen van het project in de ruimste zin- Bedoelde en onbedoelde projecten Welke projecten waren oorspronkelijk bedoeld en

welke niet?- Positieve en negatieve effecten (risico-analyse)

- Uitwisselen van trainers tussen verschillende clubs

- Sportdienst wordt meer als aanspreekpunt gezien, ook voor andere zaken.

- Meer vertrouwen tussen clubs en sportdienst- Risico voor administratieve last- Moeilijk om gekwalifi ceerde trainers te hou-

den

Randvoorwaarden - Budget: Beschrijf per datum of per jaar (bij langdurige projecten) het geschatte/voorziene/uitgegeven bud-get. Houd er rekening mee dat dit ook steeds gepland moet worden in de fi nanciële meerjarenplanning.• Geschatte budget: Specifi eer welk budget u schat no-dig te hebben op de gewone dienst (werkingskosten) en/of op de buitengewone dienst (investeringskosten) om het project te kunnen uitvoeren.• Voorziene budget: Geef aan welk budget er al voor-zien is op de gewone en/of op de buitengewone dienst.• Uitgegeven budget: Vermeld welk budget er effectief aangewend/gespendeerd is op de gewone en/of de buitengewone dienst. Dit veld kan je nog niet invullen in de voorbereidings-fase maar wel tijdens de loop van het project.

- Deadlines- Tijdsbesteding projectleden

- Geschat budget: 5000 euro per jaar (werkingskosten)

- Voorziene Budget: 7000 euro (werkings-kosten)

- Uitgegeven budget: nog niet gekend- Tijdsbesteding projectleider: 5 uur/week- Tijdsbesteding projectmedewerker: 10

uur/week

BEPALING VAN DE ROLLEN

Projectleider Dit is een noodzakelijke rol. De projectleider is de per-soon die alle maatregelen neemt om de doelstelling van het project te realiseren en die met behulp van de project-fi che de werkzaamheden organiseert. De functie van pro-jectleider wordt altijd door een persoon waargenomen.

Sportfunctionaris

Opdracht-gevers, fi nananciers, spon-sors van het project

Dit is een andere noodzakelijke rol. De opdrachtgever is de instantie die formeel de opdracht geeft om aan het project te werken. Dit is het college, één of meer sche-penen, het managementteam, een bevoegd ambtenaar enz. Voor de projectleider is het belangrijk te weten wie welke bevoegdheden heeft. De opdrachtgever is niet al-tijd dezelfde persoon als diegene die het initiatief voor het project genomen heeft.

College van Burgemeester en Schepenen

Teamleden, uitvoer-ders van het project

Dit zijn essentiële rollen. De projectleden voeren het project onder leiding van de projectleider uit. Samen met de projectleider vormen zij het projectteam. De project-leider vult samen met de projectleden de projectfi che verder aan. Indien nodig, stelt het projectteam werkgroe-pen samen. Dit zijn groepen die bepaalde aspecten van het project concreet uitwerken. De samenstelling van deze werkgroepen kan wijzigen naargelang het stadium waarin het project zich bevindt. OPGELET: Een project-team mag niet te groot zijn (bij voorkeur niet meer dan 10 personen). Anders wordt het moeilijk werkbaar.

Administratief medewerkerVoorzitter sportraad


37

Lijn-managers, leve-ranciers van men-sen en middelen

Dit is een facultatieve rol. Probeer in te schatten wel-ke middelen nodig zullen zijn (materiaal, mensen, geld, know-how) en wie wat levert, hoeveel, wanneer, onder welke voorwaarden.

Vlaamse overheid, gemeentebestuur, extern adviesbureau

PLANNING

Planning/ stappenplan Beschrijf de belangrijkste stappen en bepaal hun streef-datum. Je kan tijdens het project de status van elke stap aanvullen. De verschillende mogelijkheden van ‘status’ zijn: concept, gepland, in uitvoering, vertraagd, afgewerkt, stopgezet, afgevoerd. De ruwe schets van het bepalen van het stappenplan gebeurt door de projectleider. De verfi jning gebeurt geleidelijk aan in samenspraak met het projectteam. Dit maakt een constante aanpassing van de stappen mogelijk naarmate de werkzaamheden vorderen.

Nulmeting tegen oktober 2010 (status: afgewerkt) Goedkeuring van het project door CBS tegen november 2010 (status: afgewerkt)

Eerste kennismakingsgesprek met extern adviesbureau tegen december 2010 (sta-tus: in uitvoering)

Informeren van sportclubs tegen januari 2011 (status: gepland)

Eerste overlegplatform tegen februari 2011 (status:concept)

EVALUATIE:

(Tussentijdse) evaluatie

In deze rubriek geef je aan op welke manier de evalu-atie en bijsturing zal gebeuren. Je kan hier bijvoorbeeld bepalen:• Evaluatie ten opzichte van de vooropgestelde kwali-teitsdoelstellingen, tijdsbepaling en budget.• Momenten die zullen worden ingelast om doelstelling, budget en timing eventueel te herzien of bij te sturen en na te gaan of er een go/no go moment is.• De personen die zullen beslissen over de evaluatie en bijsturing. Bovendien kan hier ook worden bijgehouden welke veranderingen, koerswijzigingen, hindernissen, op-lossingen, problemen je tegengekomen bent tijdens de loop van het project. Beschrijf hoe je dit bijgestuurd hebt. Na het beëindigen van het project is het best dat ook de manier van werken tijdens het project geëvalueerd wordt door de werkgroep: Wat liep er goed/fout? Hoe kan dit vermeden worden in de toekomst? Welke lessen kunnen we uit dit project trekken? ...

Tussentijdse evaluatie is gepland in juli 2011. Hierbij zullen de doelstellingen, bud-get en tijdsbepaling geëvalueerd worden aan de hand van hun status.

Alle clubs waren in januari geïnformeerd over project. (niet gelukt wegens niet tijdig klaar conceptnota)

Tegen 2012 zijn 40% van de jeugdsport-begeleiders gekwalifi ceerd in elke sportclub met jeugdwerking. (gelukt)

COMMUNICATIEPLANNING

Een heel specifi ek onderdeel van projectmanagement is de communicatieplanning. Het is cruciaal dat je je doelgroep met het

juiste communicatiemiddel op het juiste moment bereikt. Een handige en overzichtelijke om deze aspecten in kaart te brengen

is het communicatieplan. Op basis van de vragen/antwoorden kan je de juiste communicatievorm kiezen. Hoe meer je van

iemand verwacht, hoe intensiever en interactiever de communicatie moet zijn.


38

Doelgroep • Wat zijn je (sub)doelgroepen?

• Wat verwacht je van elke doelgroep?

• Wat is de belangrijkste zorg/barrière van elke doel-

groep?

Sportclubs met jeugdwerking

Sportclubs met jeugdsportcoördinatoren

Communicatie-

doelstellingen

• Wat zijn je (sub)doelgroepen?

• Wat verwacht je van elke doelgroep?

• Wat is de belangrijkste zorg/barrière van elke doel-

groep?

Sportclubs met jeugdwerking

Jeugdsportcoördinatoren

Diensthoofd

Projectteam

Gemeentebestuu

Communicatie-

doelstellingen

van je project

• Wat wil je bereiken met je communicatiestrategie?

• Formuleer dit SMART: specifi ek, meetbaar, aanvaard-

baar, resultaatgericht, tijdgebonden.

Tegen januari 2011 zijn alle doelgroepen op de

hoogte van het project.

Na elk overlegplatform krijgen alle doelgroepen

een verslag hiervan.

Tegen februari 2011 zijn er minstens 10 clubs die

deelnemen aan het overlegplatfom.

Communicatieplanning

VOORBEELD COMMUNICATIEPLANNING: PROJECT JEUGDSPORTCOÖRDINATOREN

Datum Doelgroep Boodschap kanaal Afzender Frequentie Materiaal

1 1/10/2010 Diensthoofd en

projectteam

Terugkoppelen

conceptnota

project

Vergadering Projectleider Eenmalig Mail

2 15/10/2010 Algemene ver-

gadering van

de sportraad

Terugkoppe-

len stand van

zaken project

Vergadering Projectleider Jaarlijks PowerPoint

3 1/11/2010 College van

Burgemeester

en Schepenen

Voorleggen ter

goedkeuring

van het CBS

College Diensthoofd Eenmalig Print

4 5/12/2010 Diensthoofd en

projectteam

Bespreken

actieplan

Vergadering Projectleider Twee-

maandelijks

Projectfi che

5 10/01/2010 Sportclubs Informeren

over project

Mail, nieuws-

brief, website

Project-

medewerker

Jaarlijks Artikel


39


Werken met een projectfi che en communicatie-

planning

“Door gebruik te maken van een projectfi che en communicatie-

planning kan je zaken eenduidig en gestructureerd communiceren

naar je medewerkers, bestuur en club. Je project wordt hierdoor

duidelijker en geloofwaardiger voor anderen.”

“Je zal zien dat je door het gebruik van een projectfi che en commu-

nicatieplanning voor veel minder verrassingen zal komen te staan.

Bepaalde elementen worden pas duidelijk door alle details in kaart

te brengen.”

“De verleiding om een projectfi che en communicatieplanning een-

maal op te maken en daarna niet meer te veranderen is groot. Het

gebruik van de projectinstrumenten moet je niet zien als een doel

maar als een middel. De projectfi che en communicatieplanning zijn

nooit af. Constant bijsturen is noodzakelijk gezien de dynamische

omgeving.”

VOORBEELD COMMUNICATIEPLAN OVERLEGPLATFORM KWALITEITSIMPULS BIJ SPORTCLUBS

Jeugdsport-coördinatoren

Jeugdsport-verenigingen

Gemeentebestuur

Diensthoofd

Projectteam

Lokale Pers

oktober 2010 november 2010 december 2010 januari 2011 februari 2011 maart 2011

Sessie 1Overlegplatform

Vers

lag

van

het

eers

te o

verl

egpl

atfo

rm

Informeren clubs over project

Conceptnota (Algemene vergadering sportraad)

Besprekenconceptnota

Tweemaandelijkse terugkoppeling

Tweemaandelijkse terugkoppeling

Defi nitieve nota project

Persbericht versturen

Stand van zaken project tijdens maandelijks overleg met projectteam


40

Ga voor kwaliteit. Kwaliteit is een kwestie van een men-

taliteit en dat straal je uit. Maak je sportclubs warm om te

werken rond kwaliteit en overtuig hen van het nut ervan.

Kwaliteit kan je niet alleen opleggen van bovenuit maar

moet groeien vanuit de basis. Een kwaliteitsmentaliteit is

echter nodig om dag in dag uit effectief aan de slag te gaan!

Sta open om kwaliteit als middel te zien. Kwaliteit is niet

altijd een doel op zich maar moet ook een middel zijn. Bij

een kwaliteitsvol beleid zijn je sportclubs en de sporters

beter af: de sfeer, het aantal leden, de prestaties van de

spelers… Al deze aspecten zullen positief evolueren.

Betrek je sportclubs. Overleg, stem af en betrek je sport-

clubs bij elke stap. Een overlegplatform is hiervoor een

uitstekende manier. Door je clubs te betrekken, stippel je

samen met de sportclubs een koers uit. Hierdoor zullen

je acties gedragen worden en wordt je project een stuk

geloofwaardiger.

Werk samen. Samenwerking tussen buurgemeenten kan

zorgen voor schaalvergroting. Sportfederaties, Vlaamse

Trainersschool... beschikken over expertise. Benut deze.

Kijk ook buiten de sportwereld voor samenwerkingen.

Stimuleer, prikkel en creëer goesting! Ontwikkel platfor-

men, reik tools aan, stel goede praktijkvoorbeelden in de

kijker, verspreid een nieuwsbrief... Er zijn voldoende manie-

ren om je clubs warm te maken voor je project.

Think out-of-the-box. Niets is onmogelijk. The sky is the

limit. Ga ervan uit dat -als je wilt- je alles kan realiseren.

Wees creatief en leg de lat hoog.

Tijd voor actie!

Werk procesmatig. Maak een planning en een draaiboek en

breng hierdoor alle details in kaart. Op die manier zal je project

geloofwaardiger worden en krijg je als projectleider een goed

overzicht. Het organiseren van een project is een proces dat je

stap voor stap moet overlopen.

Tijd voor actie! Overleggen, mekaar leren kennen, samen een

plan maken is goed en nuttig. Maar ga snel over tot actie! Maak

een keuze, kies een concreet initiatief en ga aan de slag.


Colofon

Redactieadres

Vlaams instituut voor sportbeheer en recreatiebeleid vzw (ISB)

Plezantstraat 266, 9100 Sint-Niklaas

T 03 780 91 00

F 03 780 91 04

E [email protected]

W www.isbvzw.be

Auteur

Roel Van Caenegem (stafmedewerker ISB)

Leescomité

Marjolein Van Poppel (stafmedewerker ISB)

Lien Van Belle (stafmedewerker ISB)

David Nassen (directeur ISB)

Begeleidingstraject Jeugdsportcoördinatie

Deze publicatie is een neerslag van het begeleidingstraject jeugdsportco-

ordinator met deelname van Wim Beeldens (sportdienst Beveren), Gerry

Bussé (jeugdsportcoördinator Hasselt), Katleen Claes (sportdienst Ham),

Jan Cuypers (jeugdsportcoördinator Dessel-Kasterlee-Retie), Marleen

Decordier (sportdienst De Panne), Walter Dingemans (vzw Antwerpen

Sportstad), Sonja Domen (sportdienst Ranst) en Helena Van Remoortel

(sportdienst Stekene).

Coördinatie: Helena Van Remoortel (stafmedewerker ISB tot mei 2009),

Roel Van Caenegem (stafmedewerker ISB vanaf augustus 2009) en David

Nassen (directeur ISB)

Procesbegeleiding: Koen Sips (Point Consulting Group)

Eindredactie

C-company

Druk en vormgeving

Geers offset NV

© ISB, juli 2010

Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar wor-

den gemaakt zonder voorafgaande, schriftelijke toestemming van ISB.

jeugdsportcoord_cover.indd 2jeugdsportcoord_cover.indd 2 26/08/10 12:4826/08/10 12:48

De jeugdsportcoördinator, visie en praktijkisb.colo.ba.be/doc/Boek/Publicatie... · hun project...

Documents

Transcript of De jeugdsportcoördinator, visie en praktijkisb.colo.ba.be/doc/Boek/Publicatie... · hun project...