Workshop23 maart 2016

Zelforganiseren of zelfsturen? Het bepalen van de kaders

Janine ten Napel, manager zorg- en dienstverleningIngrid Oomen, coach In voor Zorg! bureau HHM

De Haardstee De Haardstee begeleidt mensen met een verstandelijke

en/of psychiatrische beperking bij wonen, werken en vrije tijd. Dit doen wij op onze 9 woonlocaties, met dagbesteding of bij mensen thuis. Onze begeleiding kenmerkt zich door betrokkenheid, een open houding, een praktische aanpak en aandacht voor ontwikkeling.

Wij zijn er voor mensen van 18 jaar en ouder in Leiden en omgeving.

130 medewerkers (87 FTE) 350 cliënten Sinds 1962, vanuit een GVT verder uitgegroeid Familiecultuur, met een vader en moeder…

Aanleiding en visie op zelfsturing Aanleiding

Betere zorg, meer cliëntgericht Bezuinigingen, slagvaardigheid

Reorganisatie medio 2015 Zelfsturing in de stukken, organisatie niet

meegenomen Geen inhoudelijke verkenning zelfsturing –

zelforganisatie – zelfregeling Vragen opgehaald uit de organisatie; wat is nu zelfsturing? Herijken missie, visie en kernwaarden

Brede focusgroep Geeft richting, leidraad voor handelen

Verdieping MT zelfsturing Uitwerking in de praktijk, verantwoordelijkheden,

taakverdeling

Visie op zelfsturingWe willen dat onze kernopdracht weer centraal staat! Onze uitgangspunten: 1. de relatie cliënt en zijn/haar netwerk en

professional/team staat centraal2. de begeleiding is gericht op versterken

eigen regie van de cliënt 3. het team regelt alles rond de begeleiding,

met behulp van ondersteunende diensten

Verantwoordelijkheden Medewerkers/teams voor het primaire proces – contact

met cliënt en netwerk. cliënt en kwaliteit team en professional financiën

Managers voor de medewerkers (teams en ondersteunende functies) en de organisatie van de zorg binnen de financiële kaders.

Directeur-bestuurder voor de organisatie als geheel, zorgdragen voor financiering en samenwerking met andere partijen.

Vertaling in teamrollen - kader

Vervolg in de praktijk Per september 2015 teamcoaches > startbijeenkomsten

met teams Ook in gesprek met ondersteunende diensten !!! Onderscheid voor ambulant en dagbesteding > uiteindelijk

toch beperkt Handreiking aangevuld met wie kan het team

ondersteunen > gaf rust en duidelijkheid in de organisatie Aandachtspunt: zelfsturing als middel niet als doel Medewerkers blijven vragen naar precieze antwoorden en

tijd Kenniscafés met teamrolhouders (januari 2016)

Samen in gesprek over concrete invulling, uitwisseling/kruisbestuiving

Vooral verkennen, waardevol Vragen over tijdbesteding (gaat nu naar achtergrond)

Steeds positiever, meer lol en plezier, mooie beweging in de praktijk

Waar staan we nu Kaderbrief 2016 Kwaliteitshandboek

passend maken aan nieuwe manier van werken + essentie commissie (on)zinnige zaken

Kader is niet alleen papieren document met afspraken, verdeling van verantwoordelijkheden > vooral ook gedrag

Oude Haardstee – nieuwe Haardstee Teamrolhouders steeds meer in positie

Communicatie manager – team Scherpt ook de lijnen tussen management – coaches –

teams Eigenaarschap > team

Teams versterken in eigen kracht

Oude Haardstee Nieuwe HaardsteeWantrouwen VertrouwenLaissez-faire Houden aan afspraken, ook tijdig hulpvragen  Feedback, aanspreken  Management: leidend, ‘stelling nemen’ aanspreken op gedrag

(voorbeeldfunctie)  Besluitvaardig, kortere lijnenBeleid en procedures in details Leidraad met cruciale punten

(duidelijkheid over het WAT in het team ruimte voor het HOE)Alles vastleggen Loslaten, laten gebeuren, hulpvraag uitenVoorschrijvend Wat heb je nodig

- Beleid op cruciale punten- Vertaald in beknopte procedure met de essentiële punten- Praktische handvatten die mensen kunnen raadplegen (Als

handreiking. Bijvoorbeeld een praktisch stappenplan bij verhuizen)

Gewoonte, regels  Centraal (voor de hele Haardstee)

Context (eigen team, locatie)

  Ruimte voelen, flexibel > aansluiten bij cliëntSlordig, rommelig, ad hoc Met focus en aandacht, professioneel, daadkrachtCommunicatie (wij-zij, veel verwachtingen van management)

Samen / ons (niet wij-zij tussen werkvloer en management, binnen teams en bij netwerk cliënten)

  Gelijkwaardigheid  Respect (elkaar serieus nemen)Alleen Mensen betrekken/raadplegen bij besluitvorming

en bijvoorbeeld bij financiële tekorten (ideeën)  Gebruik van kennis en krachtJa-maar Ja-en

Onze ervaringen Waar zijn we tevreden over

Insteek van kenniscafés > kleinere organisatie > kennis wil uitwisselen en leren van elkaar, duidelijkheid wat er van de teamrolhouders verwacht wordt en vooral ook wat ze willen

Missie, visie en kernwaarden (tijd, energie, brede groep, professioneler aangepakt)

Kader is niet alleen papieren document > maar vooral ook gedrag Oude Haardstee – nieuwe Haardstee (effecten en gedrag) Inspiratie van anderen

Wat zouden we anders doen (terugblik en leermomenten) Eerst urgentie, noodzaak breder bij iedereen (komen tot ander

draagvlak) Meer accent op voordelen, nu zagen medewerkers het vooral als

extra belasting, het is ook leuk om als team meer vrijheid te hebben Veel uren van coaches (tevens meewerkend begeleider) Meer aansluiten op teamniveau + primair proces Taakgerichtheid diep geworteld > mensen meenemen > van kennis

voorzien > zelf weer tot nadenken en eigen oplossingen komen Accent op zelfsturing > doel, niet een middel > oude Haardstee –

nieuwe Haardstee

Tips?

Vragen?

Wat verrast

je?Wat valt je op?

Een herkenbaar

verhaal?

Samen een cake bakken Handreiking met teamrollen/-taken Waarom is een team zelfsturend op het gebied van ….. Waarom vind je deze activiteit belangrijk? Wat doet een team nu al op dit terrein? Wat is nieuw voor jou? Hoe ga je dit verder oppakken

in het team/met collega’s (wat, hoe, wanneer en met wieen wat heb je daarvoor nodig?)