De bestuursovereenkomst als katalysator voor een efficiënt...

De bestuursovereenkomst als katalysator voor

een efficiënt beheer

Georges Carlens & Claudette De Koninck RVA - ONEM

In deze presentatie

1. Bestuurlijke efficiëntie door gebruik van moderne beheersinstrumenten

2. Financiële optimalisatie

3. Synergie OISZ: interne audit

2

Memoranda 1990 & 1993

• Pleidooi voor:

– meer bestuurlijke efficiëntie

– manoeuvreerruimte inzake financieel beheer

• Bestuursovereenkomst als kader om:

– te bereiken doelstellingen af te spreken

– beschikbare middelen te bepalen

– opvolgingsinstrumenten te ontwikkelen

3

Nieuwe beheersinstrumenten

• Startschot voor:

– boordtabellen

– analytische boekhouding en kostenanalyse

– projectmanagement

– HR-instrumenten

4

1. Bestuurlijke efficiëntie

5

VERANDERINGSBEHEER

Projecten

Operationele plannen

MISSIE - VISIE

Omgevingsscanning– SWOT – Risicobeheer – EFQM

Terrein – Benchmarking – Stakeholders

STRATEGIE

DAGELIJKS BEHEER

Boordtabellen

Kostprijsberekening

Rapportering – Feedback – Opvolging bestuursovereenkomst

6

Geïntegreerd beheer

6

1.1 Boordtabellen

Meten Informeren Objectiveren

Kritische drempels bepalen

Proactief opsporen Bijsturen

Tendenzen analyseren Plannen

Beantwoorden

aan de

verwachtingen

van:

- regering

- klanten

- partners

- management

7

Boordtabellen: een continue evolutie

• Sinds 1993: bepaling van normen voor een kwalitatieve dienstverlening:

– afwerkingstermijnen

– correcte afwerking

• Indicatoren en normen:

– voor operationele en supportdiensten

– verbintenissen opgenomen in de bestuursovereenkomst

– interne indicatoren/normen ter ondersteuning van de realisatie van een verbintenis

• Dagelijkse en wekelijkse opvolging a.d.h.v. beheersschermen

• Maandelijkse rapportering en analyse op nationaal niveau

• Jaarlijkse evaluatie en bijsturing van de indicatoren/normen

8

Rapportering boordtabellen

Resultaten: normoverschrijdingen

2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017

Normoverschrijdingen 506 577 311 366 568 164 124 235 153

n normen * n maanden * n entiteiten 10.440 11.160 11.160 11.160 11.520 11.520 11.160 7.680 6.768

% overschrijdingen 4,8% 5,2% 2,8% 3,3% 4,9% 1,4% 1,1% 3,1% 2,3%

10

Resultaten: afwerkingstermijnen werkloosheidsaanvragen en correcte behandeling

BO 2016-2018 Voorbeelden normen OISZ

12

• KSZ: informaticasysteem beschikbaar voor de gebruikers gedurende 98% van de tijdsperiodes dat netwerkdiensten beschikbaar zijn

• FAMIFED: ontvangen van bezoekers binnen de 10 minuten na aankomst bij de Frontdesk, in minstens 85% van de gevallen

• RJV: verzekeren van de verdeling van de bedragen tussen de kassen met het oog op de betaling van het vakantiegeld: 1e werkdag van de banken volgend op de datum van ontvangst, in 95% van de gevallen

• RSZ: tijdig en correct financieren van de uitgaven binnen het kader van het Globaal Beheer: 100% van de realisatietabellen, toegevoegd aan de verslagen, goedgekeurd zonder opmerkingen door de commissie Financiën

• FPD: telefonische oproepen beantwoorden binnen de 2,5 minuten

Resultaten: kwaliteit van de dienstverlening

Telefonisch onthaal: 89,5%

Bezoekers:

De aanvraag LO/TK:

98,5%

- Papier 92,9%

- Elektronisch 96,0%

Betalingstermijn LO/TK:

Melding tijdelijke werkloosheid:

91,0%

94,3%

Internet: 83,1 %

Tevredenheid van de klanten

% van de respondenten dat tevreden of zeer tevreden was

Totaal aantal tevredenheidsenquêtes in 2016 en 2017: 12 771

13

Resultaten: opleidingscentrum

14

Resultaten: financiële diensten

15

1.2 Kostprijsberekening

• Verslag aan de Koning bij het KB van 03.04.1997: – bij de OISZ kan een systeem van analytische

boekhouding en kostenanalyse worden ingevoerd

• Beslissing Ministerraad van 31.03.2006: – verplichte invoering van een systeem van analytische

boekhouding voor alle OISZ (ingeschreven in de gemeenschappelijke bepalingen BO 2006-2008)

– permanente evaluatie van de verhouding tussen gerealiseerde output en toegestane middelen

– aansturen op toenemende middelenefficiëntie

Kostprijsberekening 2017 RVA

Totale werkingskosten 2017 = 227.383.387 €

Operationele kosten = operationele basisopdrachten (toelaatbaarheid, betwiste zaken, verificatie, handhavingsbeleid,…)

Supportkosten = support basisopdrachten (personeelsbeheer, gebouwenbeheer, boekhouding, interne controle,…)

78%

13%

9%

PER KOSTENSOORT

Personeel Informatica Andere

32%

65%

3% PER KOSTENPLAATS

Hoofdbestuur Buitendiensten Overige

80%

20%

PER BASISOPDRACHT

Operationeel Support


16 entiteiten FSO, studiecentrum, PWA (afwikkeling)

18 directies

0 €

20.000.000 €

40.000.000 €

60.000.000 €

80.000.000 €

100.000.000 €

120.000.000 €

140.000.000 €

160.000.000 €

180.000.000 €

200.000.000 €

Hoofdbestuur Buitendiensten Overige

TOTALE WERKINGSKOSTEN 2015-2017

2015 2016 2017


Controleren = groepering van volgende basisopdrachten : verificatie uitgaven UI + boekhoudkundige controle UI + handhavingsbeleid + dispo (afwikkeling)

0 €

10.000.000 €

20.000.000 €

30.000.000 €

40.000.000 €

50.000.000 €

60.000.000 €

70.000.000 €

WERKINGSKOSTEN OPERATIONELE OPDRACHTEN 2015-2017

2015 2016 2017


0 €

2.000.000 €

4.000.000 €

6.000.000 €

8.000.000 €

10.000.000 €

12.000.000 €

14.000.000 €

16.000.000 €

18.000.000 €

20.000.000 €

TOTALE WERKINGSKOSTEN ENTITEITEN 2017

Operationele kosten Support-kosten

Kostprijsberekening 2017 RVA OPDRACHT HANDHAVINGSBELEID

34.118.329 € 35.152.431 € 33.994.071 €

0 €

5.000.000 €

10.000.000 €

15.000.000 €

20.000.000 €

25.000.000 €

30.000.000 €

35.000.000 €

40.000.000 €

2015 2016 2017

INPUT = WERKINGSKOSTEN (full-cost)

Buitendiensten HB-CCD HB-andere

[CELLRANGE] [CELLRANGE] [CELLRANGE]

0,00 €

50,00 €

100,00 €

150,00 €

200,00 €

250,00 €

300,00 €

350,00 €

400,00 €

2015 2016 2017

RESULTAAT = KOSTPRIJS/eenheid product

Operationele kosten Support-kosten

93.000

94.000

95.000

96.000

97.000

98.000

99.000

2015 2016 2017

95.279

98.949

97.446

OUTPUT = EENHEDEN PRODUCT

Aantal afgewerkte controledossies

ANDERE KOSTPRIJZEN 2017 (PER OPDRACHT) : Toelaatbaarheid = 18,43 € Betwiste zaken = 180,35 € Terugvorderen = 213,73 € …..

1.3 Opvolging van de bestuursovereenkomst

• Specifiek opvolgingsinstrument

Overzicht van de resultatenverbintenissen wat de activiteiten van de buitendiensten betreft

N° art "Bestuursovereenkomst"

La

nd

An

twerp

en

Tu

rnh

ou

t

Leu

ven

Bru

gg

e

Ko

rtri

jk

Gen

t

Hasselt

Niv

elles

Ch

arl

ero

i

Mo

ns

La L

ou

viè

re

Liè

ge

Verv

iers

Arl

on

Nam

ur

Bru

ssel

Werk

loo

sh

eid

s

reg

lem

en

teri

nT

ijd

skre

die

t en

Bu

urt

die

nste

n

Ob

jecti

ef

BO

Art 18,1§ Termijn Toelaatbaarheid: gewone dossiers 14 13 10 14 14 14 15 13 15 9 13 10 11 14 14 13 13 24

Art 18,2§ Termijn Toelaatbaarheid: eerste aanvragen 7 8 5 7 8 7 7 7 7 5 9 4 7 7 7 7 8 18

Art 19 SPC Toelaatbaarheid 96,8% ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### 95,0%

Art 20 Termijn voor het betekenen van de negatieve beslissingen over tijdelijke werkloosheid aan werkgevers 99,2% ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### 95,0%

Art 21 Termijn 1e betaling LO/TK 99,2% ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### 95,0%

Art 22 SPC LO/TK 98,4% ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### 95,0%

Art 41, alinea 1 De betalingen, verricht door de uitbetalingsinstellingen, volledig en binnen de wettelijke termijnen verifiëren 100,0%### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ###

100,0%

Art 42 SPC Verificatie 99,2% ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### 98,0%

Art 49 Jaarlijks minstens 6.000 controles tijdelijke werkloosheid uitvoeren. Het gaat hoofdzakelijk om de 3 types controle 853### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ###

6.000

Art 50 Systematisch en preventief, samen met de uitbetalingsinstellingen, de correctheid van de aangegeven

gezinstoestand controleren, onder meer door de kruising van gegevensbanken. Hierdoor kunnen misbruiken vermeden

worden.

451

### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ###

6.000

Art 54, alinea 1 Wanneer de aanvrager werkloos is wegens omstandigheden afhankelijk van zijn wil, zal de beslissing over

het recht op uitkeringen voor 66% van deze dossiers worden genomen binnen de 40 dagen na de indiening van de aanvraag87,8%

### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ###

66,0%

Art 54 alinea 2 Wanneer de RVA vaststelt dat de uitkeringsgerechtigde de verplichtingen om vergoedbaar te zijn niet naleeft,

zal de beslissing over het recht op uitkeringen voor 66% van deze dossiers worden genomen binnen de 2 maanden na

ontvangst van het volledige dossier

90,7%

### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ###

66,0%

Art 55 De RVA neemt 95% van de beslissingen over de vrijstelling van bepaalde vergoedbaarheidsvoorwaarden binnen een

termijn van 24 dagen na indiening van het volledige dossier13

12 9 12 13 11 11 13 11 18 13 11 21 20 13 11 1424

Art 58 Ernaar streven om de beslissing tot terugvordering samen met de vermelding van het terug te vorderen bedrag te

versturen (gezamenlijke verzending C29/C31)89,8%

### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ###80,0%

Art 72, alinea 1 Schriftelijk antwoord geven op elk schriftelijk verzoek van de sociaal verzekerde en werkgever inzake zijn

rechten en plichten binnen de 14 dagen98,8%

### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### 1 180,0%

Art 72, alinea 2 Schriftelijk antwoord geven op elk schriftelijk verzoek van de sociaal verzekerde en werkgever inzake zijn

rechten en plichten binnen de 21 dagen99,8%

### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ###95,0%

Art 73 Elk schriftelijk verzoek om informatie of advies of aanvraag, die per vergissing aan de RVA is gericht, zenden naar de

bevoegde instelling en verzoeker in kennis stellen99,0%

### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ###95,0%

Art 74 Toepassen rulingprocedure 99,1% ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### 90,0%

Cumul jaar 2017 (periode januari-december)

Bestuursplan • Jaarlijks document dat aangeeft

hoe de RVA de verbintenissen van de bestuursovereenkomst zal uitvoeren voor elke verbintenis een actieplan, bestaande uit:

– Artikel

– Betrokken processen of diensten

– Operationele doelstelling

– Ondersteunende normen

– Verbeteringsacties

– Verantwoordelijken voor opvolging

24

Management Cockpit

Blauwe muur Zwarte muur

Witte muur

Rode muur

Balanced Scorecard

Cockpits van supportdirecties

25

2. Financiële optimalisatie

26

Financieel beheer BO

• Wettelijke basis: KB van 03.04.1997 (Hoofdstuk V)

– Grotere begrotingstransparantie door opsplitsing in • Opdrachtenbegroting:

– groepering uitgaven en ontvangsten m.b.t. de opdrachten van de OISZ – bevat niet-limitatieve kredieten – uitvoering kredietherschikkingen tijdens begrotingsjaar – GEEN kredietoverdrachten naar volgend begrotingsjaar

• Beheersbegroting: – groepering uitgaven en ontvangsten m.b.t. de werking van de OISZ – bevat limitatieve kredieten (behalve uitzonderingen) – uitvoering kredietherschikkingen tijdens begrotingsjaar – WEL kredietoverdrachten naar volgend begrotingsjaar



– Soepeler financieel beheer: buiten globaal beheer • Efficiënt eigen financieel beheer OISZ:

– beheer van liquiditeiten – beheer van financiële reserves – beleggingen – externe financiering

• Voorbeeld liquiditeitsbeheer RVA: – liquiditeiten RVA: maximale liquiditeitsnorm ingeschreven in de BO – liquiditeiten UI: maximale liquiditeitsnorm ingevolge de

responsabilisering UI

0

0,2

0,4

0,6

0,8

1

1,2

1,4

1,6

86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 '00 '01 '02 '03 '04 '05 '06 '07 '08 '09 '10 '11 '12 '13 14 15 16 17

Beschikbaar 4 U.I. (%) Max. marge (0,8% 1989- 0,4% 1995- 0,3% 2009- 0,2% 2013)

Derde responsabilisering

Liquiditeitsbeheer UI door RVA Resultaten van de dagelijkse monitoring - geïnformatiseerd opvolgingssysteem



– Opmaak en uitvoering beheersbegrotingen OISZ • Bepaling beheerskredieten per OISZ:

– basisenveloppen + enveloppen voor projecten (met ROI) – berekeningswijze en jaarlijkse herziening staan in BO – vastlegging op meerjaren basis in de BO

• Maandelijkse monitoring onderbenutting OISZ: – de te bereiken onderbenutting (voor alle OISZ samen) wordt

jaarlijks vastgelegd door de Regering – te behalen op de begrotingsposten uit de beheersbegroting

(+ selectie van een aantal posten uit de opdrachtenbegroting) – maandelijkse opvolging onderbenutting per OISZ – maandelijks verslag van College OISZ aan FOD BOSA

Financieel beheer BO • Wettelijke basis: KB van 03.04.1997 (Hoofdstuk V)

– Rekeningen: • Opmaak van een NIEUW genormaliseerd boekhoudplan OISZ:

– gedetailleerd voorstel uitgewerkt door de Boekhoudcommissie OISZ – vastgelegd in het KB van 26.01.2014

– belangrijkste wijziging in de begrotingsboekhouding = overgang van de

notie van verworven rechten naar vastgestelde rechten – voldoet aan de thans geldende Europese boekhoudkundige normen (ESR)

en aan de meeste internationale normen (IPSAS)

• Specifiek boekhoudplan OISZ (mag ter aanvulling): – bijvoorbeeld een analytische boekhouding

• Procedure afleggen rekeningen: – controle en certificering rekeningen door bedrijfsrevisor – controle rekeningen door Rekenhof


• Uitvoering tijdens de opeenvolgende BO – Evolutie van de beheersenveloppes OISZ (exclusief RKW)

Begroting in BO vermeld

2016 (3)

2017 (3)

2018 (3)

Personeel 627,0 618,2 605,7

Werking 257,6 251,3 241,2

Investeringen 38,0 49,3 34,5

Totaal 922,6 918,8 881,4

in mio €

Verschil = - 271,1 mio € (of -24%)

Definitieve begroting

2014 (1)

2015 (2)

Personeel 785,4 642,1

Werking 277,4 243,9

Investeringen 89,7 54,2

Totaal 1.152,5 940,2

(2) Exclusief de krediettransferten van vorig jaar (art 14 §2) en exclusief de geregionaliseerde werkingskredieten die tijdens de overgangsfase van de zesde staatshervorming nog betaald werden door de RVA (PWA, DISPO,…)

(3) Federale begroting conform de beslissing Ministerraad 18.12.2015 (in prijzen 2016), d.w.z. na verwerking opgelegde besparingen en inclusief toegekende kredieten voor projecten

(1) Exclusief de krediettransferten van vorig jaar (art 14 §2)

Financieel beheer BO • Uitvoering tijdens de opeenvolgende BO

– Door de Regering opgelegde besparingen OISZ

Structurele besparingen

2009-2014 2015 2016 2017 2018 2019

Personeel Lineaire besparingen

-4% -4%

-2% -6%

-2% -8%

-2% -10%

-2% -12%

Werking Lineaire

besparingen -20% -20%

-2% -22%

-2% -24%

-2% -26%

-2% -28%

Investeringen Lineaire besparingen

-20% -20%

-2% -22%

-2% -24%

-2% -26%

-2% -28%

Ministerraad 15.10.2014

p.m. 93 mio 93 mio

20 mio 113 mio

20 mio 133 mio

20 mio 154 mio

20 mio 175 mio

Bijkomende besparingen

2015 2016 2017 2018 2019


7,5 mio 7,5 mio

- 7,5 mio

- 7,5 mio

- 7,5 mio

- 7,5 mio


- 8,4 mio 8,4 mio

5,5 mio 13,9 mio

5,5 mio 19,4 mio

- 19,4 mio

Financieel beheer BO • Uitvoering tijdens de opeenvolgende BO

– Door de Regering opgelegde onderbenutting OISZ

in mio € 101,6 101,6

133,6

96,9 94,0

134,0 149,6

218,3

309,6

264,9

171,7

299,1

270,9

0,0

50,0

100,0

150,0

200,0

250,0

300,0

350,0

2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018

Norm Realisaties beheer Realisaties opdrachten


• Uitvoering tijdens de opeenvolgende BO – Aandachtspunten bij opmaak 6e BO (2019-2021)

• Behoud van de goede principes inzake budgettair beheer van de vijfde BO : – bijkomende financiering voor belangrijke investeringsprojecten – maximale flexibiliteit bij kredietherschikkingen tussen personeels-, werkings- en

investeringskredieten – mogelijkheid tot kredietoverdracht naar een volgend begrotingsjaar

• Herzien van de minder goede principes inzake budgettair beheer van de vijfde BO :

– de techniek van de lineaire budgetbesparingen, zonder (expliciet) rekening te houden met de impact hiervan op de opdrachten en de verbintenissen van de BO

– de vermelding van het maximaal bedrag aan statutaire personeelskredieten in de BO heeft geen toegevoegde waarde, aangezien het totale personeelsbudget (statutairen & contractuelen) de norm is waarbinnen de OISZ dienen te blijven

– de versterkte “a priori”- controles terugschroeven en terugkeer naar de vroegere “a posteriori”- controles die rekening houden met het respecteren door de OISZ van de werkingsenveloppes en van de gevraagde onderbenutting

• Het concept van “positieve sancties” is tot op heden nog niet toegepast

3. Synergie IPSS: audit interne

36

Avant l'intégration dans les contrats d'administration

• Cahier 2010 sur la sécurité sociale (Cour des comptes)

– Le développement d'une fonction d'audit interne au sein des IPSS en est à sa phase embryonnaire

– Son élaboration et son organisation sont des processus évolutifs qui durent des années

• 2010: décision du Collège des IPSS

– Élaboration d'une approche commune pour l'organisation et le fonctionnement d'une fonction d'audit interne

– À inclure dans les engagements communs repris dans les contrats d'administration

37

Les engagements communs repris dans les contrats d'administration

• Contrat d'administration 2013-2015

– Mise sur pied d'une fonction d'audit interne dans chaque IPSS

– Formulation de propositions concernant le(s) comité(s) d'Audit

– Pour le Collège : prendre des initiatives pour une harmonisation avec d'autres acteurs de surveillance

– Échange de connaissances et d'expériences, harmonisation et collaboration par le biais d'un réseau d'auditeurs internes (PLATINA), avec un rapport d'activités annuel à l'intention du Collège et du/des comité(s) d'audit

38

• Contrat d'administration 2016-2018 – Mission pour le Comité d'audit commun (CAC) :

• évaluation du fonctionnement des fonctions d'audit interne

• rapport annuel et recommandations à l'intention des Comités de gestion

– Chaque institution : remettre un plan d'audit et un rapport annuel au CAC

– Collège : prendre de nouvelles initiatives en vue d'une harmonisation avec d'autres acteurs de la surveillance

– Poursuivre la collaboration au sein du réseau Platina

Les engagements communs repris dans les contrats d'administration

39

Réalisations

2014: validation par le Collège de 3 chartes approuvées ultérieurement par les Comités de gestion

• Création des fonctions d'audit – Charte pour les fonctions d'audit interne

• Charte commune mais modulable en vertu du principe « comply or explain »

• Constitution des Comités d'audit – Charte du Comité d'audit commun

– Charte d'un comité d'audit propre à l'institution

• (Famifed, INASTI, Banque carrefour)

Chartes d'audit communes

40

• 2015: fonctions d'audit interne opérationnelles dans toutes les IPSS

• 2016: chaque fonction d'audit interne remet un plan d'audit et un rapport annuel au Comité d'audit commun (CAC)

• Modèles et recommandations pour le plan d'audit et le rapport annuel en 2017

Réalisations

Fonctions d'audit interne dans toutes les IPSS

41

Réalisations

• 2012: Constitution du réseau des services d'audit des IPSS (Platina) – Mission ancrée dans la Charte des fonctions d'audit interne

– Échange de connaissances et d'expériences, harmonisation et collaboration entre les services d'audit interne

– Au moins 4 réunions par an

– Rédaction d'un rapport annuel d'activités

Collaboration fonctions d'audit interne

42

Réalisations

• 2016 : mise sur pied du Comité d'audit commun (CAC)

– 4 représentants des gestionnaires, 4 experts externes

– les rapports annuels et les recommandations sont transmis aux Comités de gestion

• Evaluation et recommandations concernant

– la maturité et le contrôle de la qualité des fonctions d'audit interne

– les plans d'audit des fonctions d'audit interne

– les rapports annuels au CAC

– le principe « single audit »

Le Comité d'audit commun (CAC)

43

Conclusions • Depuis 2013, grandes évolutions réalisées de par la collaboration

entre les IPSS : – Les fonctions d'audit interne et le Comité d'audit commun sont

opérationnels

– Chartes des fonctions d'audit interne et du/des comité(s) d'audit

– Bonne communication entre les acteurs internes

– Partage des connaissances et collaboration entre les fonctions d'audit interne

– Initiatives importantes en vue d'une collaboration avec les autres acteurs de surveillance

• Avenir : – Poursuite de la concrétisation : collaboration entre le Collège,

le(s) comité(s) d'Audit, les fonctions d'audit interne et les acteurs de surveillance externes

44

De bestuursovereenkomst als katalysator voor een efficiënt...

Documents

Transcript of De bestuursovereenkomst als katalysator voor een efficiënt...