1

Introductie KaiZengine

2

Missie Kaizengine

Kaizengine is de katalysator die massaal beschikbare ideeen laat om zetten in significante en concrete resultaten.

2

3

Doelstelling introductie training

Kwaliteit van IdeeenFeedback & samenwerkenPlatform beetje leren kennenAl veel goede ideeenWeten wat doelstelling is

Kortom klaar voor 13 weken Pilot

4

Agenda

• Introductie en achtergrond• Doelstellingen van deze sessie

= ''Zelf aan de slag kunnen''• Theorie Idee-management

– Kwaliteit van Ideeen– Samenwerken

• Platform gebruiken• Inzicht in hoe verder?

• Praktijkoefening• Pauze• Gebruik van platform• Oefening Co-creatie• Hoe ziet de volgende periode eruit• Evaluatie

4

5

Uitnodiging Sector Servicecentrum

Betreft uitnodiging voor de introductiebijeenkomst E-missie.  Beste collega's,  In vervolg op Eindhoven Eén heeft waarnemend

gemeentesecretaris Ger Peeters in samenspraak met De Ander Centraal besloten om de pilot E-missie onder leiding van Kaizengine te starten.

 E-missie staat voor ‘Eindhoven-missie’ en heeft als doel

ideemanagement (verder) te ontwikkelen. E-missie is opgezet vanuit de overtuiging dat inzet van creativiteit, innovatieve kracht en betrokkenheid van medewerkers, het welbevinden van medewerkers, de kwaliteit van onze dienstverlening én de efficiency van de interne processen verbetert.

 

5

6

4 x Pilots E-MissieKort geleden heeft de directie van de gemeente Eindhoven de beslissing

genomen om een aantal pilots te doen om creativiteit te bevorderen. De directieraad heeft in samenspraak met het programma "De Ander Centraal" de indruk dat meer resultaten geboekt kunnen worden op het gebied van IDEE-MANAGEMENT. Door hogere betrokkenheid en benutting van ideeen van medewerkers, afdelingen en sectoren moet het mogelijk zijn om de dienstverlening van de gemeente en de efficiency van de interne processen te verbeteren.Om die reden heeft de Gemeente hulp gezocht bij een specialist op dat gebied: KaiZengine (http://www.kaizengine.com). Samen met KaiZengine zullen er initiatieven worden ontwikkeld in de sectoren KlantcontactCentrum, Ondersteuning Stadspleinen, ServiceCentrum en Sector Admin,Inkoop& Huishoudelijk. In totaal 13 weken tijd zal een kleine groep van maximaal 15 mensen uit je sector aantonen dat er veel inspiratie en creativiteit leeft in de sector en dat je met enige hulp in staat blijkt om werkelijk positieve resultaten te boeken. 

6

7

De theorie

Idee-management

7

8

Wat is eigenlijk een idee?

8 LinkWiki

9

Wat is eigenlijk een idee?

Latijn: idea = voorstelling, ideaal; Grieks. idea = uiterlijke verschijningsvorm, voorkomen, gesteldheid, hoedanigheid., afkomstig van de

stam id = zien

Van Dale : gedachte, denkbeeld, voorstelling, begrip, inval.

In de praktijk:

Idee verbindt een probleem/kans met een oplossing.

Probleem/

KansOplossing

9 LinkWiki

10

Probleem

Oplossing

Co-creatie

Akkoord

Evaluatie

Uitvoer

Planning

Alternatief

De creativiteit zit hem (ook) in de slimheid waarmee je ideeën snel tot resultaat brengt

10

Idee

Issue

Irritatie

klacht

suggestie

haalbaarheid

Uitvoerbaar?

Probleem weg?

Gaat men

akkoord

?

Goed plan=akkoord

Concete uitvoer

= m

akkelijk OK

Dat

is h

andi

ger

11

Een streng selectieproces

ii

ii

i

i

ii

ii

€

p

pp

p p

e

e

ee

Idee Resultaat Plan Uitvoer

i

i

i

ii

€

€

€

€

€i

i

ii

i

i

i

i

i

€

i

ii

i

i

i

i

i

Strenge selectie voorkomt afvallers.

11

Issues

Verstoringen

Stilstand

Irritatie

Klacht

Suggestie

Incident

Over Budget

Analyse

Meeting

12

Wij zien de fuik graag zo

Ado

ptie

besl

isse

n

verr

ijken

clus

tere

n

plan

nen

uitv

oer

Test

13

Wij zien de fuik graag zo

Ado

ptie

beslissen

verr

ijken

plan

nen

uitv

oer

1414

• Kijk anders naar de wereld dan u gewend bent

• Associeer meer• Denk in kansen (Ja en,)('baas vindt dat

nooit...)• Denk door!• Neem afstand• Neem risico's• Versterk uw verbeeldingskracht

''Alles kun je leren........daar zijn

oefingen voor''

Creatieve processen

15

De statistieken zijn bemoedigendelke medewerker heeft minstens 1 goed idee

per maand; de gemiddelde opbrengst van een idee is ongeveer €500,-* per idee en dat levert gemiddeld 6000,- euro per jaar.

Voor een organisatie van 250 man betekent dat een plus saldo van minimaal

1.500.000,- / jaar.*Uit japanse studies blijken ideeën gemiddeld ongeveer €350,- terwijl de ervaringen van KaiZengine

en andere Europese bronnen ongeveer €1000,- per idee is. In de werkelijkheid kunnen bedrijven in Europa tot nog toe niet meer dan 1 idee per persoon per jaar aanpakken

15

1616

We beginnen met een opdracht waarbij u een taart in acht gelijke stukken moet verdelen.

Er is alleen één probleem: u mag maar drie keer snijden.

Veel succes!

Oefening: Taart snijden

1717

We beginnen met een opdracht waarbij u een taart in acht gelijke stukken moet verdelen.

Er is alleen één probleem: u mag maar drie keer snijden.

Veel succes!

Oefening: Taart snijden

1818

19

De KaiZengine methode

19

20

We gebruiken graag een rond idee-proces, dan ontstaat er herhaling

Uitvoer Idee

ResultaatPlan

20

21

KaiZengine methode

• De team/bedrijfs-doelen begrijpen • Veel verstoringen, verliezen en kansen ZIEN• Daarvan hoogwaardige ideeën maken• Die samen verrijken tot parels in weinig tijd• Leren snel te kiezen; welke wel en welke niet• Vervolgens de ideeën invoeren en

evalueren• En dan de volgende...zodat een machine

ontstaat

21

22

Nu de praktijk!

Schrijf in 5 minuten je naam, de datum, de idee-titel en de idee-omschrijving duidelijk op!

22

23

Massaal inspiratie

En hebben jullie inzage in al deze kansen en verstoringen? VOER VOOR IDEEEN!

tevredenheidsonderzoek

23

24

....om ideeën hanteerbaar te maken.

• Elk idee kun je uitleggen aan je oma

- alleen dan kan iemand je helpen• Kans/Probleem + Oplossing horen bij elkaar• Maak geen container idee

- opsplitsen

- klein idee is vaak makkelijk uitvoerbaar• Je idee moet in max 6 maanden realiseerbaar zijn• Probeer niet over de buren te praten• Je idee hoeft niet briljant te zijn

We stellen eisen aan ideeën

24 LinkWiki

25

Goede ideeën hebben vaak de volgende ingrediënten (maar niet altijd!)

• Vaak hoog frequent• Vaak simpel• Elimineren stappen in bedrijfsprocessen• Makkelijker en snel• Weinig externen (zoals IT) nodig• Lage invoerkosten• Er zijn meestal meerdere voordelen

25

26

Idee-principes

26

• een idee heeft een eigenaar• beslissingen worden zo laag mogelijk genomen• beslissingen worden expliciet genomen• samen meer volume (1+1=3)• samen betere kwaliteit• helder taalgebruik• goede ideeen dragen bij aan bedrijfsdoel• snelle resultaten hebben voorrang• goede ideeen hebben weinig woorden nodig• heeft korte terugverdientijd• heeft weinig resources nodig (zoals IT)

27

.... en

.... je kunt ook hulp vragen bij een idee

.... als meer mensen eens zijn, dan zijn kansen hoger

.... je idee kan ook in je eigen omgeving starten

.... een getest idee is meer waard dan een groot plan

We stellen eisen aan ideeën

27

28

Nog een keer... Schrijf nieuwe Idee of Verbeter eerste Idee

28

29

PAUZE

29

3030

3131

hoeveel personen telt u?

32

OEFENING2e iDEE

32

33

.... om meer van elkaar te leren

• Het doel is meer uit het idee te halen

• En de idee-eigenaar op te leiden

• Feedback moet positief zijn (positive enquiry)

• Naarmate de relatie beter wordt mag het ook kritischer

• Dicht bij bedrijfsdoelen en verbeterprincipes blijven

• Het is niet vies als Feedback inhoudelijk wordt

• Feedback moet leiden tot nieuwe stappen

• Feedback is snel (<48 uur) en kort (max 50 woorden)

Feedback geven

34

Presenteer Idee (Titel + Omschrijving)(Titel op bord zetten)

Iedereen geeft feedback

Iedereen geeft sterren (hoe?)

* ** ****

34

Feedback geven

35

• Wees feitelijk • Richt feedback op het idée of gedrag, en niet op de persoon• Beschrijf concreet en waardevrij, (ver-)oordeel niet • Beschrijf het hier & nu• Tip & top• Check of de ander je begrijpt

Feedback geven

36

.... Zie het als een kans

• Luister

• Ga je niet verdedigen of verklaren

• Vraag duidelijkheid als je het niet begrijpt

• Bedank de gever

Feedback ontvangen

37

- de groep gaan in een inhoudelijke discussie

- de feedback is niet concreet;

- het idee wordt er niet beter van

- de feedback wordt administratief van aard

- het duurt veel te lang

Valkuilen

38

Uitvoer Idee

ResultaatPlan

38

Plan

39

Plan-principes

39

• heeft een eigenaar met veel kracht• is snel uitvoerbaar• heeft vooraf de steun geregeld• kent aanpak met mijlpalen en risico's• heeft berekening van controller• heeft support van collega's• vraagt om help ipv nee• kent verschillende wegen naar succes

40

Kansen vergroten door het goede plan of het goede idee of beiden

Goe

d Id

ee (

Inho

ud)

Mooi Idee“vorm”

Aardig idee

Buitengewoon idee of innovatie

Slordig en onduidelijk

Strak, gedragen, onderbouwd, samen

3M?

NoordZuidLijn?

Iedereen snapt dat dit succesvol is

Iphone

Hoe vind je ze

Lijkt goed maar is weinig

Als het maar goedkoop is kan het

Doen

40

41

Voorwaarden voor een mooi idee

(de vorm)

41

•elk idee kun je uitleggen aan je oma • heeft een eigenaar met veel kracht• is snel uitvoerbaar• heeft vooraf de steun geregeld• kent aanpak met mijlpalen en risico's• heeft berekening van controller• heeft support van collega's• vraagt om help ipv nee• kent verschillende wegen naar succes• betreft geen buren ideeën• er zijn weinig woorden nodig

42

• vaak hoog frequent• vaak simpel• elimineren stappen in bedrijfsprocessen• makkelijker en snel• weinig externen (zoals IT) nodig• lage invoerkosten, makkelijk uitvoerbaar• er zijn meestal meerdere voordelen• zeker niet altijd briljant• zijn rechtstreeks gericht op het

bedrijfsdoel

42

Voorwaarden voor een goed idee

(de inhoud)

43

Idee management is als een fietssommige onderdelen zijn essentieel (een wiel) maar anderen zijn vooral handig (het zadel)

44

Uitleg platform

44

45

Introductie Kaizengine

Life rondgang door KaiZengine platform

45

46

PAUZE

46

4747

Oefening: Puzzelen maar

De glazen moeten afwisselend vol en leeg naast elkaar staan. Daarvoor mag u maar één glas verplaatsen.

4848

Oefening: Puzzelen maar

De glazen moeten afwisselend vol en leeg naast elkaar staan. Daarvoor mag u maar één glas verplaatsen.

Oplossing: Neem het vijfde glas en giet de inhoud in het tweede lege glas. Op die manier heeft u afwisselend een leeg en een vol glas.

49

Vraagstelling aan 'ServiceCentrum'

‘Hoe wordt het Servicecentrum de vanzelfsprekende ingang voor Interne Dienstverlening?’

of

‘Hoe worden wij preferred supplier?’

49

5050

Zet uw brein snel in de creatieve stand

Voorbeeld: start met water -> drinken - cola - Amerika - Bush - Irak - oorlog - vrede - kerst - kaarsjes - vet - patat – mayonaise -

1. Start met ‘paddestoel’.

Pak nu pen en papier en probeer zo veel mogelijk associaties te maken op het woord in één minuut. Hoeveel had u er?

2. Nu met ‘viool’

.... en minstens 50% meer !!

bron: www.psychologiemagazine.nl

Oefening: Associatieketting

51

Oefening CO-creatie

Stap 1.0 Brainstorm over Preferred Suppliership

Neem de vraagstelling Preferred Suppliership. Neem 5 geeltjes per persoon. Schijf op elk geeltje op wat dat begrip voor jullie klanten betekent.10min.

Stap 1.1 Clusteren

Gezamenlijk clusteren van deze onderwerpen.5min.

51

52

Oefening CO-creatie

Stap 2.1 Brainstorm

Idem dito, maar dan wat het voor jullie betekent.Cluster deze onderwerpen.10min.

Stap 2.1 Clusteren

Gezamenlijk clusteren van deze onderwerpen.5min.

52

53

Oefening CO-creatie

Stap 3.1 Prioriteren

(Staand bij de 'muur' en de onderwerpen) Welke van de clusters heeft de meest siginificante onderwerpen (voegen het meest toe)?. We doen het nog even niet-kwantitatief. Korte discussie en conclusie.5min

Stap 3.2 ID-Generatie

Op dit cluster van onderwerpen: elk persoon plakt 3 verbeter-ideeen (geeltjes) op de muur10 min

53

54

Oefening CO-creatie

Stap 4.1 Feedback

Kort rondje: een aantal person vertelt aan de hele groep welke idee hij het best geformuleerd vindt.Interactief.10min

Stap 4.2 Waardering

(Staand bij de muur bij de ideeen) Elk persoon krijgt 2 stikkers en plakt die bij het beste idee.

54

55

Oefening CO-creatie

Dit proces illustreert hoe je een abstract begrip kunt concretiseren.

Door de samenwerking ontstaat een grotere scherpte.

Deze oefening is een prelude voor de komende 13 weken.

Deze ideeen kun je al zelf in Kaizengine invoeren.

55

56

Hoe nu verder ?

56

57

-Inrichting van ideeen meeting-Afspraken meeting 1x per 2 weken etc.atze vult inhoud op wiki

57

58

ID-BORD ServiceCentrum

WeekNo: ....

Team-Idee-Doelstelling:Het ServiceCentrum wil in 13 weken >= 30 ideeen met >= 10 geaccordeerde ideeen realiseren en/of een waarde van >= €10.000, dat een gevolg is van het creeren van Preferred Suppliership binnen de gemeente Eindhoven.

Acties dd ...Datum Omschrijving Wie KZ

Idee-overzicht 01feb10

Trend

Kansen of issues (deze week):----

week 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

datum

10-124-1

11-118-125-11-2 8-2

15-222-21-3 8-3

15-322-3Doel

ID Totaal 10 10 12 12 13 30ID Akkoord 0 1 0 6 6 15ID Uitvoer 0 1 0 0 0 10ID Ok 0 0 1 1 1 5€ Idee 20 25 75 90 111 €50K

€ Akkoord+ 0 0 0 16 16 €15K

Sessie X X

Team ServiceCentrum:naam: aantal ideeen, status, totaalnaam: aantal ideeen, status, totaalnaam: aantal ideeen, status, totaalnaam: aantal ideeen, status, totaalnaam: aantal ideeen, status, totaal

59

IntroIdee & samen

Plannen & Berekening

Beslissen & Uitvoer

Eval

Tweede golf

Voortgang Top 10 ideeen

Connectie org

59

Ideemeeting I

meeting I-uur

KaiZengine

Team

Laagfruit

Ideemeeting

28/

1

20/

2

28/

3

De idee meeting moet een standaard manier worden om (2) wekelijks ideeen te volgen

Soms kruipen 3 of 4 mensen even bij elkaar voor een idee verdieping, creativiteit volgens KaiZen

60

Doelen Pilot

60

1. Minstens 30 ideeën waarvan minstens 10 akkoord voor uitvoer

2. De waarde van de akkoord ideeën is minstens €10.000

3. Er is een positieve ontwikkeling in kwaliteit ideeën. Van een rapportcijfer .....

4. We blijken steeds minder tijd per idee nodig te hebben.

61

Rekenen aan ideeen

We worden straks geholpen door het financiele team: Controller/Controller

61

62

Opdracht en verwachting1. Registreer tenminste 1 of twee ideeën in

KaiZengine deze week; liefst komende dagen

1. Website: www.kaizengine.com2. Wachtwoord is “achternaam” login=“idem”3. Verander wachtwoord in eigen wachtwoord bij “profiel”

2. Waardeer een paar ideeën van collega's

3. Kijk wie van je collega’s goede ideeën en meningen heeft en regeer daarop

4. Daarnaast kun je feedback verwachten van KaiZengine

5. Geef meerdere ideeen in de komende weken

62

63

Wat kun je de komende 13 weken verwachten ?

Onderwerp Timing

Invoeren ideeën en reacties per internet

Elke week meerdere keren door KaiZengine en mng

Idee-meeting Elke twee weken op dinsdag 11:00-11:17 Startend met 90 min->17 min

KaiZen Oefening met steeds kleine groepen vanuit LEAN/KAIZEN 3 a 4 keer; te bepalen...

Low Hanging Fruits (resultaat)

Op datum.... 3 uur

Bierviltje; makkelijk rekenen

Training per internet en tevens tijdens idee-meetings

Nieuwbrief Elke twee weken op de hoogte van de vorderingen en tips

Cadeatjes 2 x cadeautjes per persoon

Evaluatie datum

64

Vervolgafspraken VerbeterMeetings

1. Datum 1

2. Datum 2

3. Low Hanging Fruits

4. Einddatum evaluatie

64

65

Check

Kwaliteit van IdeeenFeedback & samenwerkenPlatform beetje leren kennenAl veel goede ideeenWeten wat doelstelling is

Kortom klaar voor 13 weken Pilot

66

Evaluatieformulier

• Graag formulier invullen

6767

Maak twee vierkanten die elkaar niet raken door acht lucifers te verwijderen.

6868

Maak twee vierkanten die elkaar niet raken, door acht lucifers te verwijderen

6969

DANK VOOR JULLIE AANDACHT.

ERG VEEL SUCCES EN PLEZIER !!

OP NAAR DE RESULTATEN

en TOT BINNENKORT !!

70

Bijlagen

72

Aanpak &TrainingenAanpak &Trainingen

Beloning& Feedback

Beloning& Feedback

Analyses &Services

Analyses &Services PlatformPlatform

Een uitgekiende combinatie

Introductie training (1/2dg)

Trainingmanagers (2dg)

Trainingmedewerkers

(1dg)

Low HangingFruit sessie

(1dg)

Formuleren en structurerenSamenwerking / 'wiki' Business case / prioritering

72

+

SoufflerenBelonen, Waarderenen feedback

CommunicatieTop ideeIdee van de maandWeekIdeeMeeting

7373

Probeer zo veel mogelijk overeenkomsten te vinden tussen twee termen.

Bijvoorbeeld: ‘zonnebloem’ en ‘spiegelei’ hebben gemeen dat ze

- geel zijn, een - ronde kern hebben, op een - boerderij te vinden zijn, een - sunny side up hebben enzovoorts.

Probeert u het eens met ‘voetbal’ en ‘meeuw’.

bron: www.psychologiemagazine.nl

Oefening: Overeenkomsten

7474

de planken zijn allemaal even recht

7575

welke middelste rondje is het grootst?

76

Aanpak &TrainingenAanpak &Trainingen

Beloning& Feedback

Beloning& Feedback

Analyses &Services

Analyses &Services PlatformPlatform

KaiZengine wat kun je verwachten

76

7777 LinkWiki

Voorwaarden voor succes

7878

7979

IW

8080

M.B.

8181

S.M.

8282

8383

85

KICKSTART een “action learning” programma

IntroIdee & samen

Plannen & Berekening

KaiZengineManager + Team

Beslissen & Uitvoer

Eval

Tweede golf

Start 1ste selectie Top 5 idee Ideeproces Evaluatie

Opdrachtgever

Voortgang Top 10 ideeenLHF

Kwaliteit Co-creatie € resultPlan Select Creativiteit&Analyse

Bewaken Scoren

KZ: Platform / Incentives / Rapportage

Platform Feedback Analyse cadeautjes Acties

Connectie org

Feedback Beleid Feeback

Organisatie

85

8787

welke mannetje is het grootst?

8888