[email protected] 10 april 2008 3 benschop... · in beperkte mate verbeterd....

[email protected] 10 april 2008 1


benschop proces- en managementadvies

pragmatisch procesontwerpeffectieve procesoptimalisatiestructurele procesimplementatie

door:

realiseren proces (her)ontwerpmaken proces visualisatiesgeven optimalisatie- en efficiencyadviesuitvoeren implementatie- en projectmanagement


deliverables

ProcesanalysesProces (her)ontwerpenProces visualisatiesImpactanalysesFit-Gap analysesOptimalisatie- en efficiencyadviezenTrainingenProject- en implementatiemanagement BPR trajecten

• Planning & voortgangsbewaking• Coördinatie


bedrijfsprocessen

Bedrijfsproces: logisch samenhangende taken, die in een organisatieworden uitgevoerd om een vooraf vastgestelde uitkomst te bereiken.

Bereiken van deze vooraf vastgestelde uitkomst veel efficiënter eneffectiever te bereiken met behulp van IT.IT is inmiddels in hoge mate doorgedrongen in alle sectoren in onzeeconomie en binnen de dienstverlening en de overheid.Probleem in deze laatste sectoren: efficiency ondanks IT inzet slechtsin beperkte mate verbeterd.Bedrijfsprocessen zijn vaak niet (optimaal) in lijn gebracht aan demogelijkheden die IT biedt.Maar: IT wordt te vaak gekozen als aanvliegroute. Processenuitvoeren is en blijft mensenwerk


visie

Steeds sterkere nadruk op klantgerichtheid bij dienstverlenendeorganisaties.Organisaties nu: veel werkgroepen, onduidelijke plannen en eenveelheid aan projecten en informatiestromen.Groeiende behoefte aan meetbare resultaten, actie, afgerondeprojecten en zichtbare vorderingen.Middels Business Process Redesign richten op optimaliserenorganisaties: bedrijfsprocessen centraal stellen, daarnaast richten opIT ontwikkelingen èn op de mensen die processen uitvoeren ofaansturen.

• Creëren van draagvlak en begrip bij de mensen die het administratieve werkverzetten + optimaliseren werkwijze en (gebruik)IT systemen = gestructureerdebijdrage aan verhogen van efficiency en effectiviteit

• Mensen en processen centraal, want juist in in IT leveren hoge investeringskostenvaak niet de resultaten die men er vooraf van verwacht.


visie

Traditioneel:• informatiesystemen leidend voor procesinrichting• geen benadering vanuit de businessprocessen• automatiseerder “bedenkt” informatiesysteem• gebruikersinput onvoldoende

Gevolgen:• procesinrichting naar informatiesystemen• mismatching tussen informatiesysteem en proces• informatiesysteem niet efficiënt en effectief• informatiesysteem is keurslijf voor de processen en organisatie• acceptatiegraad informatisering daalt

Visie:• bedrijfsprocessen leidend laten zijn tijdens systeemontwikkeling• informatiseren vanuit de processen• informatiesystemen ondersteunen de processen• breng daarom de bestaande bedrijfsprocessen in beeld• ontwikkel een process map van bestaande situatie• projecteer gewenste veranderingen op de process map


process Mapping = procesvisualisatiewaarom?

Denken en handelen vanuit de processenTop Down benaderingSamenhang tussen de relevante aspectenVisualisatie dient als vertrekpunt om daarna de organisatie tebedienen op allerlei gebieden waarin de opgebouwde proceskennisessentieel is:

• Overlegplatform creëren• Gevolgen voorgenomen veranderingen zichtbaar• Impactanalyses• Fit-Gap analyses• Gestructureerde transitieplannen maken• Transitie / Implementatie begeleiden – projectmanagement• Voortgangsmonitor• AO opstellen• Opleidingsmateriaal realiseren


methodieken + instrumenten

MethodiekenBusiness Process RedesignBusiness MappingMindmappingPRINCE IITollgateBrainstorming

InstrumentenGezond verstandBusiness MapsProcessor CardsMindmanagerMsProjectProtosBwiseMavim


opdrachtgevers

Ministerie van Buitenlandse Zaken• ICT (uitrol hard- & software

worldwide) procesmodel, opleiding• Personeelszaken (implementatie

salarissysteem)• Financiele administratie

(implementatie Oracle)• Inkoop (E-procurement)

Ministerie van Binnenlandse Zaken+ IBM

• P-Direkt, impactanalyse,implementatie SSC

Rijksgebouwendenst• Begeleiding selectietraject

nieuwbouw Ministeries2e kamer

• E-procurementGemeente Rotterdam

• Procesherontwerp en Ontwikkelingdienstverlening: BPR

• Optimalisatie parkeerproducten

Interpolis• Fusie

Rijksgebouwendenst• Begeleiding selectietraject

nieuwbouw Ministeries

Monumentenzorg + ROB• Fusie

Prorail• Ontwikkeling Productencatalogus• Training procesmatig werken

Ministerie van VROM• P-Direkt, impactanalyse, SSC

Ministerie van Financiën• P-Direkt, impactanalyse, SSC

Ministerie van VWS• P-Direkt, impactanalyse, SSC


Current-situatie vastleggen:procesflow & proces(deel)stappenrollen / organisatieactiviteitensysteemlandschapproductenwetgeving

eisenrisico´scontroleseffectiviteitefficiencycommunicatiefouten / problemenverantwoording

current

aanpak process mapping


scenario´s future vastleggen:mogelijke toekomstige situatiesvastleggen gewenste veranderingenmogelijke nieuwe procesgangbenodigde systeem-aanpassingenmogelijke nieuwe werkstromenandere rolvoering

impact per scenariokosten/batendoorlooptijd scenario´sonderbouwde besluitvormingkeuze definitieve future

current possiblefutures



future vastleggen:definitieve toekomstige situatievastleggen door te voeren veranderingenvisualisatie veranderingsdoel

procesflow & proces(deel)stappenrollen / organisatieaktiviteitensysteemlandschapproduktencontroleswetgeving

current possiblefutures future



fit gap analyse:welke processen worden geraakt ?welke systemen moeten worden aangepast ?welke rollen veranderen ?andere of nieuwe controles ?

wat wijzigt er waar?wat verandert niet?wat is er nieuw?wat gaat verdwijnen?

current possiblefutures future fit gap



realisatie future:opstellen projectplan(hoe gaan we het doel bereiken?wie doet wat wanneer?)realiseren veranderingenuitvoeren projectplan

AO – IC (her)inrichtenwerkinstructiessysteemaanpassing ,OTAPresponsibilities beleggenopleiden medewerkers

current possiblefutures future fit gap realisatie



implementatie:future ingerichtproces ingerichtsysteem in productiecontroles ingerichtmedewerkers opgeleid

AO – IC in beheerchangeman. ingerichtsysteem in beheernieuwe proces = current

current possiblefutures future fit gap realisatie imple–

mentatie



process mapping, waarom?

instrument om gevolgen van veranderingen inzichtelijk temakenimpact van nieuwe of gewijzigde maatregelen vaststellenProjecten om nieuwe of gewijzigde regelingen teimplementerenOrganisaties nu: veel werkgroepen, onduidelijke plannen eneen veelheid aan projecten en informatiestromen

Process map: zichtbare veranderdoelen, meetbare resultaten,actie, afgeronde projecten en gemarkeerde vorderingen

18


process map als communicatieplatform


Analyse

Modelleer huidigesituaties

Procesmap organisatie Ycurrent

Procesmap organisatie Xcurrent

Ontwikkel TransitieScenario

Ontwerp toekomstigmodel

Procesmap nieuwe organisatiefuture

CUR

REN

TFU

TURE

Implementatie

fusie


fusie

Bedrijfsprocessen te fuseren organisaties inzichtelijk maken.Gelijksoortige bedrijfsprocessen onderkennen.Probleemgebieden worden aanwijsbaar.Bestaande knelpunten worden hierdoor niet geincorporeerd innieuwe organisatie.Inzicht en begrip medewerkers van te fuseren organisatie-onderdelen.Beeld nieuwe organisatie duidelijk te definiëren.Doublure van bedrijfsprocessen wordt voorkomen.Keuzes in te zetten informatiesystemen onderbouwd en inzichtelijk.Functionaliteit ondersteuning info-systemen versus processen vast testellen.Informatiestromen in kaart brengen.Overdrachts – en ontkoppelmomenten bepalen.


proces mapping & AO - IC

vastleggen functioneren van de organisatievastleggen informatie die hieruit voortkomtcomplex van maatregelen om het functioneren en informerennaar wens te laten verlopen• 6 w's: wie (functionaris) mag wat (welke gegevens), waarom, wanneer en

waarmee (met welke hulpmiddelen) en waarheen gaan die gegevens?

process map om AO te visualiserenprocess map om stappenplan IC uit te voeren


process mapping & compliance

impact IT systemen is grootdaarom compliance: (extra) controles• noodzakelijk• wettelijk voorgeschreven.• controles van productie- en informatieprocessen.

process map als raamwerk, waarmee wetgeving wordtdoorvertaald naar de werkvloerprocess map als instrument om gevolgen van wettelijke enkwaliteitseisen inzichtelijk te makenprocess map om impact van nieuwe of gewijzigde regelingenvast te stellenhulpmiddel bij opstellen compliance-programma en -plan.

23


process mapping & productontwikkeling

ontwerpproces om (nieuwe) producten te ontwikkelen, teproduceren en te verkopen (vermarkten) structureren.nieuwe innovaties en / of bestaande producten optimaliseren• bedrijfsprocessen inzichtelijk maken.• herbruikbare proces(onderdelen) bekend.• impact op bestaande processen bekend.• impact op organisatie voorspelbaar.• capaciteit resources beter te bepalen.• probleemgebieden in kaart brengen.

process map als instrument bij ontwerp- of ontwikkelproces


impactanalyseStap 1: Matching te implementeren processen op Current modelStap 1: Matching te implementeren processen op Current model

Verdwijnendproces N

Nieuw proces VM

CurrentCurrentProcessenProcessen

Te implementerenTe implementerenprocessenprocessen

Match proces:gelijkvormig


V

M

M

V

Current processenCurrent processenwaarop impactwaarop impactbepaald isbepaald is

Systemen Organisatie Producten

Nieuw

AspectenAspecten

uitfaserenuitfaseren

veranderenveranderen

impactanalyseStap 2: Op Current model vastleggen wat veranderen, wat uitfaserStap 2: Op Current model vastleggen wat veranderen, wat uitfaseren , waten , wattoevoegen en wat in stand houdentoevoegen en wat in stand houden

toevoegentoevoegen


Primair proces 1

Primair proces 2

Secundair proces

Subprocessen opsplitsen in processtappen

procesmapping: de methode


Primair proces 1

Primair proces 2

Secundair proces

Navigatie vaststellen

Trigger Product



Primair proces 1

Primair proces 2

Secundair procesInformatieSysteem

Activiteiten Organisatie

Wetgeving Kennis ProductenSubsidieregeling

Hoofdst. I Hoofdst. II Hoofdst. III

Par.1

Art.1

Par.2

1.1

Par.3 Par.1 Par.2 Par.3 Par.4 Par.1 Par.2

1.2

1.3

Art.2

2.1

Art.1

Art.2

2.1

2.2

2.3

Art.1

Art.2

Art.3

Art.1

1.1

1.2

1.3

1.4

Art.1

Art.2

Art.3

Art.4

Art.1

1.1

1.2

Art.1

1.1

1.2

1.3

Art.2

Art.1

Art.2

2.1

2.2

Art.1

Art.2

Art.3

Art.4

Aspectgebieden vastleggenKennis

Aspect A Aspect B Aspect DAspect C

A.1

A.2

A.3

A.4

B.1

B.2

B.3

B.4

B.5

C.1

C.2

D.1

D.2

D.3

Producten

Informatie (I) Subsidies Monumenten

I.1 I.2

I.1.a1 I.1.a2

Besch Afw Aanvr Arch Object

A.1

A.2

A.3

A.1

A.2

`

REGIO 2

STAF

FIN

MDW

ADM VAL

VER

DIR DIR MGR DIR

VER

ADM

OND

SCRSOS

DienstleidingDIR ADR

REGIO 1

Systeem X

1.AccountsPayable

2.AccountsReceivable

3. GenralLedger

4. ProjectAccounting

5. Mngtinformatie

1.1

1.2

1.3

1.4

1.5

1.6

2.1

2.2

2.3

2.4

2.5

2.6

1.7

1.8

3.1

3.2

3.3

3.4

3.6

3.7

3.8

3.9

3.5

4.1

4.2

4.3

4.4

4.5

5.1

5.2

5.3

5.4

5.6

5.7

5.8

5.9

5.5

Activiteiten

1.Accounts 2.Accounts 3.Vorderen 4.Betalen 5.Overeenk

1.1

1.2

1.3

1.4

1.5

1.6

2.1

2.2

2.3

3.1

3.2

3.3

3.4

3.5

4.1

4.2

4.3 4.6

4.4

4.5

5.1

5.2

5.3

5.4

5.5

5.6



Koppelingen aanbrengen



2.3.15

RegistrerenCrediteur

FIN

PA 4.6

AR 2.4

Bet. 4.2

A.3,67

Art. 2

Prod. A.3

3.7

OmschrijvingNavigatie

Aspectgebied


het resultaat op procesniveau


Toegevoegde waarde process map

communicatie tussen alle betrokkenen10 – 20 % besparing in menskosten20 – 30% verkorting doorlooptijdconcentratie op processen en procesverbeteringenmeer kans om de veranderdoelen te realiseren:• processturing• procesresultaat• zicht op de status van het realisatietraject

[email protected] 10 april 2008 3 benschop... · in beperkte mate verbeterd....

Documents

Transcript of [email protected] 10 april 2008 3 benschop... · in beperkte mate verbeterd....