[email protected] juli 2014 1. [email protected] juli 2014 2 benschop proces-...

[email protected] 12 april 2023 1


benschop proces- en managementadvies

pragmatisch procesontwerp effectieve procesoptimalisatie structurele procesimplementatie

door:

realiseren proces (her)ontwerp maken proces visualisaties geven optimalisatie- en efficiencyadvies uitvoeren implementatie- en projectmanagement


deliverables

Procesanalyses Proces (her)ontwerpen Proces visualisaties Impactanalyses Fit-Gap analyses Optimalisatie- en efficiencyadviezen Trainingen Project- en implementatiemanagement BPR trajecten

• Planning & voortgangsbewaking• Coördinatie


bedrijfsprocessen

Bedrijfsproces: logisch samenhangende taken, die in een organisatie worden uitgevoerd om een vooraf vastgestelde uitkomst te bereiken.

Bereiken van deze vooraf vastgestelde uitkomst veel efficiënter en effectiever te bereiken met behulp van IT.

IT is inmiddels in hoge mate doorgedrongen in alle sectoren in onze economie en binnen de dienstverlening en de overheid.

Probleem in deze laatste sectoren: efficiency ondanks IT inzet slechts in beperkte mate verbeterd.

Bedrijfsprocessen zijn vaak niet (optimaal) in lijn gebracht aan de mogelijkheden die IT biedt.

Maar: IT wordt te vaak gekozen als aanvliegroute. Processen uitvoeren is en blijft mensenwerk


visie

Steeds sterkere nadruk op klantgerichtheid bij dienstverlenende organisaties.

Organisaties nu: veel werkgroepen, onduidelijke plannen en een veelheid aan projecten en informatiestromen.

Groeiende behoefte aan meetbare resultaten, actie, afgeronde projecten en zichtbare vorderingen.

Middels Business Process Redesign richten op optimaliseren organisaties: bedrijfsprocessen centraal stellen, daarnaast richten op IT ontwikkelingen èn op de mensen die processen uitvoeren of aansturen.

• Creëren van draagvlak en begrip bij de mensen die het administratieve werk verzetten + optimaliseren werkwijze en (gebruik)IT systemen = gestructureerde bijdrage aan verhogen van efficiency en effectiviteit

• Mensen en processen centraal, want juist in in IT leveren hoge investeringskosten vaak niet de resultaten die men er vooraf van verwacht.


visie

Traditioneel:• informatiesystemen leidend voor procesinrichting• geen benadering vanuit de businessprocessen• automatiseerder “bedenkt” informatiesysteem• gebruikersinput onvoldoende

Gevolgen:• procesinrichting naar informatiesystemen• mismatching tussen informatiesysteem en proces• informatiesysteem niet efficiënt en effectief• informatiesysteem is keurslijf voor de processen en organisatie• acceptatiegraad informatisering daalt

Visie:• bedrijfsprocessen leidend laten zijn tijdens systeemontwikkeling• informatiseren vanuit de processen• informatiesystemen ondersteunen de processen• breng daarom de bestaande bedrijfsprocessen in beeld• ontwikkel een process map van bestaande situatie • projecteer gewenste veranderingen op de process map


process Mapping = procesvisualisatie waarom?

Denken en handelen vanuit de processen Top Down benadering Samenhang tussen de relevante aspecten Visualisatie dient als vertrekpunt om daarna de organisatie te

bedienen op allerlei gebieden waarin de opgebouwde proceskennis essentieel is:

• Overlegplatform creëren• Gevolgen voorgenomen veranderingen zichtbaar• Impactanalyses• Fit-Gap analyses• Gestructureerde transitieplannen maken• Transitie / Implementatie begeleiden – projectmanagement• Voortgangsmonitor• AO opstellen• Opleidingsmateriaal realiseren


methodieken + instrumenten

Methodieken Business Process Redesign Business Mapping Mindmapping PRINCE II Tollgate Brainstorming

Instrumenten Gezond verstand Business Maps Processor Cards Mindmanager MsProject Protos Bwise Mavim


opdrachtgevers

Ministerie van Buitenlandse Zaken• ICT (uitrol hard- & software

worldwide) procesmodel, opleiding

• Personeelszaken (implementatie salarissysteem)

• Financiele administratie (implementatie Oracle)

• Inkoop (E-procurement) Ministerie van Binnenlandse Zaken + IBM• P-Direkt, impactanalyse, implementatie SSC

Rijksgebouwendenst• Begeleiding selectietraject nieuwbouw

Ministeries

2e kamer• E-procurement

Gemeente Rotterdam• Procesherontwerp en Ontwikkeling dienstverlening: BPR• Optimalisatie parkeerproducten

Interpolis• Fusie

Rijksgebouwendenst• Begeleiding selectietraject nieuwbouw

Ministeries

Monumentenzorg + ROB• Fusie

Prorail• Ontwikkeling Productencatalogus• Training procesmatig werken

Ministerie van VROM• P-Direkt, impactanalyse, SSC

Ministerie van Financiën• P-Direkt, impactanalyse, SSC

Ministerie van VWS• P-Direkt, impactanalyse, SSC


Current-situatie vastleggen:procesflow & proces(deel)stappenrollen / organisatieactiviteitensysteemlandschapproductenwetgeving

eisenrisico´scontroles effectiviteitefficiencycommunicatiefouten / problemenverantwoording

current

aanpak process mapping


scenario´s future vastleggen:mogelijke toekomstige situatiesvastleggen gewenste veranderingenmogelijke nieuwe procesgangbenodigde systeem-aanpassingenmogelijke nieuwe werkstromenandere rolvoering

impact per scenariokosten/batendoorlooptijd scenario´sonderbouwde besluitvorming keuze definitieve future

currentpossible futures



future vastleggen:definitieve toekomstige situatievastleggen door te voeren veranderingenvisualisatie veranderingsdoel

procesflow & proces(deel)stappenrollen / organisatieaktiviteitensysteemlandschapproduktencontroles wetgeving


future



fit gap analyse:welke processen worden geraakt ?welke systemen moeten worden aangepast ?welke rollen veranderen ?andere of nieuwe controles ?

wat wijzigt er waar? wat verandert niet? wat is er nieuw?wat gaat verdwijnen?


future fit gap



realisatie future:opstellen projectplan (hoe gaan we het doel bereiken? wie doet wat wanneer?)realiseren veranderingenuitvoeren projectplan

AO – IC (her)inrichtenwerkinstructiessysteemaanpassing ,OTAPresponsibilities beleggenopleiden medewerkers


future fit gap realisatie



implementatie:future ingerichtproces ingerichtsysteem in productiecontroles ingerichtmedewerkers opgeleid

AO – IC in beheerchangeman. ingerichtsysteem in beheer nieuwe proces = current


future fit gap realisatieimple–

mentatie



process mapping, waarom?

instrument om gevolgen van veranderingen inzichtelijk te maken

impact van nieuwe of gewijzigde maatregelen vaststellen Projecten om nieuwe of gewijzigde regelingen te

implementeren Organisaties nu: veel werkgroepen, onduidelijke plannen en

een veelheid aan projecten en informatiestromen

Process map: zichtbare veranderdoelen, meetbare resultaten, actie, afgeronde projecten en gemarkeerde vorderingen

18


process map als communicatieplatform


Analyse

Modelleer huidigesituaties

Procesmap organisatie Ycurrent

Procesmap organisatie Xcurrent

Ontwikkel TransitieScenario

Ontwerp toekomstigmodel

Procesmap nieuwe organisatiefuture

CU

RR

EN

TFU

TU

RE

Implementatie

fusie


fusie

Bedrijfsprocessen te fuseren organisaties inzichtelijk maken. Gelijksoortige bedrijfsprocessen onderkennen. Probleemgebieden worden aanwijsbaar. Bestaande knelpunten worden hierdoor niet geincorporeerd in

nieuwe organisatie. Inzicht en begrip medewerkers van te fuseren organisatie-

onderdelen. Beeld nieuwe organisatie duidelijk te definiëren. Doublure van bedrijfsprocessen wordt voorkomen. Keuzes in te zetten informatiesystemen onderbouwd en inzichtelijk. Functionaliteit ondersteuning info-systemen versus processen vast

te stellen. Informatiestromen in kaart brengen. Overdrachts – en ontkoppelmomenten bepalen.


proces mapping & AO - IC

vastleggen functioneren van de organisatie vastleggen informatie die hieruit voortkomt complex van maatregelen om het functioneren en informeren

naar wens te laten verlopen• 6 w's: wie (functionaris) mag wat (welke gegevens), waarom, wanneer en

waarmee (met welke hulpmiddelen) en waarheen gaan die gegevens?

process map om AO te visualiseren process map om stappenplan IC uit te voeren


process mapping & compliance

impact IT systemen is groot daarom compliance: (extra) controles

• noodzakelijk • wettelijk voorgeschreven. • controles van productie- en informatieprocessen.

process map als raamwerk, waarmee wetgeving wordt doorvertaald naar de werkvloer

process map als instrument om gevolgen van wettelijke en kwaliteitseisen inzichtelijk te maken

process map om impact van nieuwe of gewijzigde regelingen vast te stellen

hulpmiddel bij opstellen compliance-programma en -plan.

23


process mapping & productontwikkeling

ontwerpproces om (nieuwe) producten te ontwikkelen, te produceren en te verkopen (vermarkten) structureren.

nieuwe innovaties en / of bestaande producten optimaliseren• bedrijfsprocessen inzichtelijk maken.• herbruikbare proces(onderdelen) bekend.• impact op bestaande processen bekend.• impact op organisatie voorspelbaar.• capaciteit resources beter te bepalen.• probleemgebieden in kaart brengen.

process map als instrument bij ontwerp- of ontwikkelproces


impactanalyse

Stap 1: Matching te implementeren processen op Current modelStap 1: Matching te implementeren processen op Current model

Verdwijnend proces

Verdwijnend proces NN

Nieuw procesNieuw proces VVMM

CurrentCurrentProcessen Processen

Te implementerenTe implementerenprocessenprocessen

Match proces: gelijkvormig

Match proces: gelijkvormig


VV

MM

MM

VV

Current processen Current processen waarop impact waarop impact bepaald isbepaald is

SystemenSystemen OrganisatieOrganisatie ProductenProducten

NieuwNieuw

AspectenAspecten

uitfaserenuitfaserenuitfaserenuitfaseren

veranderenveranderenveranderenveranderen

impactanalyseStap 2: Op Current model vastleggen wat veranderen, wat uitfaseren , wat Stap 2: Op Current model vastleggen wat veranderen, wat uitfaseren , wat toevoegen en wat in stand houdentoevoegen en wat in stand houden

toevoegentoevoegentoevoegentoevoegen


Primair proces 1 Primair proces 1


Secundair proces Secundair proces

Subprocessen opsplitsen in processtappen

procesmapping: de methode




Secundair proces Secundair proces

Navigatie vaststellen

TriggerTrigger

ProductProduct



Primair proces 1

Primair proces 2

Secundair procesInformatieSysteem

Activiteiten Organisatie

Wetgeving Kennis ProductenSubsidieregeling

Hoofdst. I Hoofdst. II Hoofdst. III

Par.1

Art.1

Par.2

1.1

Par.3 Par.1 Par.2 Par.3 Par.4 Par.1 Par.2

1.2

1.3

Art.2

2.1

Art.1

Art.2

2.1

2.2

2.3

Art.1

Art.2

Art.3

Art.1

1.1

1.2

1.3

1.4

Art.1

Art.2

Art.3

Art.4

Art.1

1.1

1.2

Art.1

1.1

1.2

1.3

Art.2

Art.1

Art.2

2.1

2.2

Art.1

Art.2

Art.3

Art.4

Aspectgebieden vastleggenKennis

Aspect A Aspect B Aspect DAspect C

A.1

A.2

A.3

A.4

B.1

B.2

B.3

B.4

B.5

C.1

C.2

D.1

D.2

D.3

Producten

Informatie (I) Subsidies Monumenten

I.1 I.2

I.1.a1 I.1.a2

Besch Afw Aanvr Arch Object

A.1

A.2

A.3

A.1

A.2

`

REGIO 2

STAF

FIN

MDW

ADM VAL

VER

DIR DIR MGR DIR

VER

ADM

OND

SCR

SOS

DienstleidingDIR ADR

REGIO 1

Systeem X

1.AccountsPayable

2.AccountsReceivable

3. GenralLedger

4. ProjectAccounting

5. Mngtinformatie

1.1

1.2

1.3

1.4

1.5

1.6

2.1

2.2

2.3

2.4

2.5

2.6

1.7

1.8

3.1

3.2

3.3

3.4

3.6

3.7

3.8

3.9

3.5

4.1

4.2

4.3

4.4

4.5

5.1

5.2

5.3

5.4

5.6

5.7

5.8

5.9

5.5

Activiteiten

1.Accounts 2.Accounts 3.Vorderen 4.Betalen 5.Overeenk

1.1

1.2

1.3

1.4

1.5

1.6

2.1

2.2

2.3

3.1

3.2

3.3

3.4

3.5

4.1

4.2

4.3 4.6

4.4

4.5

5.1

5.2

5.3

5.4

5.5

5.6



Koppelingen aanbrengen



2.3.15

RegistrerenCrediteur

2.3.15

RegistrerenCrediteur

FINFIN

PA 4.6PA 4.6

AR 2.4AR 2.4

Bet. 4.2Bet. 4.2

A.3,67A.3,67

Art. 2Art. 2

Prod. A.3Prod. A.3

3.7

OmschrijvingNavigatie

Aspectgebied


het resultaat op procesniveau


Toegevoegde waarde process map

communicatie tussen alle betrokkenen 10 – 20 % besparing in menskosten 20 – 30% verkorting doorlooptijd concentratie op processen en procesverbeteringen meer kans om de veranderdoelen te realiseren:

• processturing • procesresultaat• zicht op de status van het realisatietraject

[email protected] juli 2014 1. [email protected] juli 2014 2 benschop proces-...

Documents

Transcript of [email protected] juli 2014 1. [email protected] juli 2014 2 benschop proces-...