64 BUSINESS MAGAZINE ON INNOVATION, LEADERSHIP, STRATEGY AND VISION

OCT-NOV 2015WWW.CXONET.BE

FACILITAIR BEHEER

DE STRATEGISCHE WAARDE VAN DE

FACILITY MANAGERHeel lang had de facility manager een wat onduidelijke functie. “Is dat niet de persoon die de schoonmaak en catering beheert?’ hoorde je wel eens. Daar is de afgelopen jaren verandering in gekomen. Een facility manager zorgt ervoor dat iedereen zijn of haar werk in optimale omstandigheden kan doen. Door zijn veelzijdige functie integreert hij meer en meer met andere departementen.

STRATEGISCH BELANGTegenover die ‘spin in het web’ functie staat een hele brede waaier van diensten en domeinen die de facility manager onder zijn hoede heeft: van de catering en de schoonmaak over het wagenparkbeheer en het afvalbeheer tot het onderhoud van de liftinstallaties en de beveiliging. Hij is ook nauw betrokken bij de aankoop, huur en inrichting van bedrijfsruimtes en advi-seert over werkplekinrichting en eventuele verbouwingen. Ook de installaties en toevoer van elektriciteit, gas en water vallen vaak onder zijn bevoegdheid.

Binnen organisaties vormt de facilitaire dienst steeds vaker de schakel tussen alle afdelingen. Facilitair managers werken steeds meer op tactisch niveau en denken mee na over bedrijfsstrategi-sche processen. Hij bewaakt dan het overzicht en bespaart kosten waar mogelijk. Bovendien heeft hij invloed op het optimaliseren van de bedrijfsprocessen. De professionalisering van het beroep van facility manager vereist dan ook een permanente bijscholing in wetgeving, hulpmiddelen en technieken.Optimaliseren van processen

Als gevolg van die geïntegreerde ‘spin in het web’ functie denken meer en meer bedrijven na over het optimaliseren van de interne facilitaire processen. Steeds vaker duiken er facilitaire loketten of facilitaire coördinatiecentra op. Dit houdt in dat klachten, wen-sen, informatie en storingen centraal binnenkomen. De facilitair

manager is degene die het facilitair loket opzet of aanpassingen aanbrengt in de dienstverlening van een bestaande afdeling.

UITBESTEDEN EN HET NIEUWE WERKENTwee tendensen spelen mee in die veranderde rol van facility management. Een eerste is de trend om de ondersteunende dien-sten geheel of gedeeltelijk uit te besteden wat ervoor zorgt dat de facility manager loskomt van de operationele taken. De tweede tendens is de gewijzigde rol van het kantoor in de werking van het bedrijf. Dit is gelinkt aan de evolutie van het nieuwe werken, het plaats- en tijdonafhankelijk werken. De technologie maakt het mogelijk om overal en op elk tijdstip te werken. De klassieke vaste werkplek is op zijn retour en wordt vervangen door flexi-bele werkplekken, satellietkantoren en thuiswerken.

In die nieuwe context krijgt de opdracht van de facility manager een meer strategische invulling. Waar hij vroeger iedereen van een vaste werkplek voorzag moet hij nu de medewerkers services aanbieden, niet alleen op kantoor maar ook op de virtuele werk-plek. Hij doet dat niet alleen. Voor een deel komt hij op het ter-rein van de IT dienst. Ook de afdeling HR speelt in het werkplek-beheer een belangrijke rol in want hoe manage je medewerkers die virtueel en op afstand werken? De facility manager ‘nieuwe stijl’ is iemand die op niveau kan communiceren met andere departementen en die ook strategisch kan meedenken.

Door zijn veelzijdige functie integreert de facility manager meer en meer met andere departementen.