CUSTOMER CASESHAREPOINT

pakt organisatie van zijn rusthuizen beter aan met SharePoint 2010

Sinds vzw Foyer de Lork met SharePoint werkt, kan het de administratie van zijn negen rusthuizen beter organiseren. Algemene informatie is voor iedereen toegankelijk, specifieke informatie voor de verschillende rusthuizen staat op de subsites en is veel sneller terug te vinden.

Vroeger hield elk rusthuis zijn documenten op lokale servers bij. Bestanden stonden her en der verspreid en de medewerkers moesten soms lang zoeken naar het juiste document. Nu staat alle informatie centraal op SharePoint. Foyer De Lork wil SharePoint ook gebruiken als een documentgenerator die de hele informatiestroom beheert, via templates en workflows. Door SharePoint te koppelen aan CMS, een software voor rusthuizen, zal Foyer De Lork interessante mogelijkheden krijgen om te rapporteren. Het personeel zal via het intranet persoonlijke informatie kunnen bekijken zoals uurroosters en de vakantieregeling. Nog later wil Foyer De Lork ook een extranet bouwen op basis van SharePoint 2010, zodat familieleden van thuis uit informatie kunnen bekijken. ‘Onze organisatie is in volle uitbreiding,’ begint Kris Moors, IT-manager van Foyer De Lork. ‘Vier jaar geleden zijn we gestart met vier rusthuizen, tegen eind 2010 is dat aantal verdrievoudigd. Een systeem waarmee we onze documenten

en informatie vlot konden beheren, vanuit het centrale kantoor in Geel en uiteraard vanuit de verschillende locaties van de rusthuizen, was dus meer dan wenselijk. Enkele jaren geleden kozen we voor Microsoft SharePoint 2007 en gingen we in zee met Beyond-it, dat SharePoint door en door kent.’ Fileserver verdwijntIn de eerste fase gebruikt Foyer De Lork SharePoint vooral als alternatief voor de fileserver. Vroeger hield elk rusthuis zijn documenten op lokale servers bij. Bestanden stonden her en der verspreid en de eigen medewerkers moesten soms lang zoeken naar het juiste document. ‘Nu staat alle informatie centraal op SharePoint. Algemene informatie is voor iedereen toegankelijk, specifieke informatie voor de verschillende rusthuizen staat op de subsites’, legt Kris Moors uit. ‘Door de logische opbouw en omdat alles nu gecentraliseerd is, vinden medewerkers veel sneller documenten terug. Bij het overzetten van de informatie naar SharePoint hebben we onze medewerkers

SharePoint biedt ons een leidraad en loodst ons doorheen alle standaardproce-dures en regels die gepaard gaan met het runnen van een rusthuis.

Kris MoorsIT-managerFoyer De Lork

WIE? Vzw Foyer de Lork exploiteert woon- en zorgcentra en telt 9 rustoorden rond Antwerpen, Mechelen en Tongeren.

UITDAGING? Het centrale kantoor in Geel moet vlot info kunnen delen met de rest.

OPLOSSING? Het ging in zee met Beyond-it en koos voor Microsoft SharePoint 2010.

onderdeel van ABC-GroepLaar 179 B-2180 Ekeren +32 (3) 640 01 60 info@abc-groep.be

CUSTOMER CASESHAREPOINT

verplicht om allerlei metadata aan de informatie toe te voegen. Zo vinden we ze sneller terug met de zoekfunctie.’ Alle nuttige informatie die bij de overname van een rusthuis komt kijken, staat nu bij elkaar. Zo kan Foyer De Lork veel vlotter nieuwe rusthuizen overnemen en opstarten. ‘SharePoint biedt ons een leidraad en loodst ons doorheen alle standaardprocedures en regels die gepaard gaan met het runnen van een rusthuis. Alles staat nu onder één uniforme noemer, waardoor we tot maximale synergie komen’, aldus nog Kris Moors. Meer dan centrale gegevensbron ‘SharePoint wordt een echte documentgenerator die onze hele informatiestroom beheert’, aldus Kris Moors. ’Wanneer een resident in een van onze woon- en zorgcentra intrekt, moeten heel wat standaardformulieren ingevuld. Via SharePoint 2010 kunnen we alle nodige documenten snel oproepen en invullen. Alle mogelijke templates, of het nu gaat om contracten of een overzicht van de medicatie die de bewoner neemt, staan klaar in SharePoint. Wij tellen vandaag alles samen zeshonderd residenten en vijfhonderd personeelsleden, wat een pak aan informatie en gegevens betekent. Met SharePoint kunnen bevoegde personen die informatie snel oproepen.’ ‘Door SharePoint te koppelen aan CMS kan je ook tot erg interessante rapporteringsmogelijkheden komen’, vult Joris Bollen aan, gedelegeerd bestuurder van Beyond-it. ‘CMS bouwt momenteel toepassingen die specifiek bedoeld zijn voor SharePoint. Zo zal Foyer De Lork in een paar klikken een overzicht krijgen van de bezetting van alle bedden, over alle rusthuizen heen. Ook gaan we SharePoint koppelen aan het ERP-pakket Microsoft Dynamics NAV, waarmee Foyer De Lork

werkt, zodat ze de kostenplaatsen kunnen gaan rapporteren met SharePoint. Daarbij werken we zoveel mogelijk met functies die out of the box beschikbaar zijn.’ Daarnaast bouwt Foyer De Lork een intranet waar personeelsleden allerlei informatie terugvinden, gaande van de planning en uurroosters, tot de status van hun vakantie en de mogelijkheid om vakantie aan te vragen. Of het kwaliteitshandboek, een door de overheid verplicht document met tal van procedures gaande van brandbeveiliging tot hygiëne en catering. Niet veel opleiding nodig ‘Tijdens de proof of concept met SharePoint 2010 hebben we gemerkt dat er veel extra functies zijn bijgekomen, zoals de ribbon die voor de gebruiker van Office 2007 erg herkenbaar is’, zegt Kris Moors. ‘Met de functie Document Sets kan je een verzameling maken van documenten en snel zien als die verzameling niet volledig is. Zo kunnen we in een paar tellen alle nieuwe personeelsleden oproepen van wie hun dossier, met het vakantieattest van de vorige werkgever, hun diploma’s, … nog niet in orde is. Slim gezien.’Foyer De Lork sprak Beyond-it aan omdat het gespecialiseerd is in SharePoint. ‘Nu we enkele jaren met hen werken, kunnen we bevestigen dat ze de juiste

kennis en ervaring in huis hebben om ons project met succes op de rails te zetten. Ze dwongen ons om vooraf goed na te denken over de juiste hiërarchie binnen de site en wat we precies wilden bereiken. Dat klinkt logisch, maar veel organisaties slaan deze nochtans belangrijke stap over, met alle gevolgen van dien.’

Meer informatieVoor meer informatie over de beschreven producten en diensten van Beyond-it, bel naar +32 (0)3 640 01 60 of surf naar www.beyond-it.be

Voor meer informatie over Foyer De Lork, bezoek www.foyerdelork.be

onderdeel van ABC-GroepLaar 179 B-2180 Ekeren +32 (3) 640 01 60 info@abc-groep.be