CONGRES KEIgoed! (Kwaliteit en Innovatie) · stimuleren dit meer en meer. Daarbij zien we...

Nelson HarrisDocumentcreatie in de rechtspraak en

toepassing binnen de advocatuur

CONGRES KEIgoed!

(Kwaliteit en Innovatie)

CONGRES KEIGOED (Kwaliteit en Innovatie)

Inleiding

Hoe komen de bewoordingen van vonnissen en arresten tot stand?Auteur – Prof.mr. J.D.A. den Tonkelaar

Publicatie – ArsAequi (01-07-2015)

Citaat“Concipiëren, zoals de vakterm luidt is bijna dagelijks werk van rechters en raadsheren, de

meeste leden van de juridische ondersteuning en sommige medewerkers in de administratieve

ondersteuning van gerechten. Dit concipiëren is het maken van concept-uitspraken; het op

schrift stellen van een uitspraak waarvoor uiteindelijk elke rechter of raadsheer wiens naam

onder de uitspraak staat, inhoudelijk en redactioneel verantwoordelijk is. De uit deze twee

zinnen naar voren komende wereld van taken, taakverdeling, delegatie en

verantwoordelijkheden is een wereld waarin veel werkdruk wordt ervaren en toch constant aan

alle uitspraken hoge eisen gesteld worden “


Inleiding

In het artikel wordt onder andere gesproken over

De taken, taakverdeling, delegatie en verantwoordelijkheden

Het belang van taalbeheersing gericht op het analyseren van standpunten

Het geven van een gewogen oordeel

De verantwoordelijkheid betreffende de redactie v/d uitspraak

De totstandkoming van een uitspraak en de controle op het schrijven

Het gebruik van voorbeeldbestanden, modellen (mappen), bouwstenen tot wizards


Inleiding

Agenda

De Rechtspraak

Wat is documentcreatie

Toepassing binnen de juridische dienstverlening

Voorbeeld van een model (demonstratie)

Samenvatting


Rechtspraak

De Rechtspraak


Rechtspraak

AchtergrondDe Rechtspraak gaat van papier naar digitaal waarbij procedures worden aangepast

Toegankelijker

Gebruiksvriendelijker

Begrijpelijker


Rechtspraak

AchtergrondIn het kader van de nieuwe KEI werkprocessen en digitale ondersteuning die het rechtspraak

brede programma Kwaliteit en Innovatie (KEI) ontwikkelt

Interactieve schrijfhulp bij totstandkoming van niet-standaard afspraken

• Vraag-antwoord wizards m.b.t. opstellen van documenten

• Centrale bibliotheek van tekstblokken

Systeem ondersteunt de rollen van redacteuren en concipiënten


Rechtspraak

Digitale procedure civiel

Bron: Workshop KEI congres de digitale rechtsgang – 170215.pdf


Rechtspraak

Digitale procedure bestuursrecht

Bron: Workshop KEI congres de digitale rechtsgang – 170215.pdf


Documentcreatie

Documentcreatie


Documentcreatie

Wat is documentcreatie?Documentcreatie omvat het (geautomatiseerd) creëren van een enkelvoudig of samengesteld

document conform documentspecificaties

Opsteller van documenten Vaak wordt afgeweken van standaarden

Nieuwe documenten creëren met een ‘eigen’ opmaak

Knippen en plakken van gegevens

Arbeidsintensief

Ongestructureerd proces en opslag


Documentcreatie

Ontvanger Documenten die mogelijk voorzien zijn van onjuiste inhoud

Documenten die afwijken in huisstijl

Organisatie Kostbare herstelwerkzaamheden

Imagoschade

Beperkte controle op documentproces


Documentcreatie

Wat is een modelEen model (ook wel sjabloon of template genoemd) is een vaststaand

voorgeschreven vorm die we herhaaldelijk gebruiken bij het maken van documenten

model

Vraag-antwoord wizard

Interactieve schrijfhulp

wizardBouwsteen

In concept houden

Bestanden in Word, ODF, PDF,

HTML


Documentcreatie

Onderdeel van een documentgeneratorSoftware waarmee u autorisatie, gebruik/beheer van modellen reguleert en

integraties met bronsystemen en document management systemen verzorgt

model

Vraag-antwoord wizard

Interactieve schrijfhulp

wizardBouwsteen

In concept houden

Bestanden in Word, ODF, PDF,

HTML


Documentcreatie

Hoe te gebruiken Lokaal op een server geïnstalleerd

Cloud (SaaS-dienst)

Kenmerken Via een browser of vanuit softwaresystemen derden

Begeleidt gebruikers tijdens het opstellen van documenten

Reeds beschikbare data wordt automatisch gevuld in documenten

Beheer van sjablonen geschiedt in een programmeervrije omgeving

Autorisatie op gebruik van sjablonen, databronnen is flexibel in te stellen

Registratie/archivering is naar wens in te richten (fileservers, SharePoint, DMS)


Documentcreatie

Structuur en beheer van modellen

sjabloon

stijl

componenten


juridische dienstverlening

Toepassing binnen

de juridische dienstverlening


Notariaat

NotariaatStandaard documenten (akten)

Principe van samenwerken aan documenten (notaris / notarisklerk)

VeranderingGedrag van mensen verandert (digitale communicatie / direct informeren)

Actieve benadering Bezoekers van website geconverteerd naar cliënt (CFM)

Eerder betrekken in proces van voorbereiding (webformulieren)

Resultaat Versterkt rol van ondernemer

Toegevoegde waarde v/e content leverancier (FBN Juristen)


Advocatuur

Is documentcreatie toepasbaar binnen de advocatuur?

Andere branche

Andere documentsoorten

Verschil in werkwijze


Advocatuur

Wat zijn de mogelijkheden?

Bestanden

- Scannen & archiveren

- Zaakdossier

- Personeelsdossier

- Contractmanagement

- Digitale facturen

CRM HRM WFM ERP

Fileserver DMS

mail

Praktijkvoering

Dagvaarding

Conclusies

Verzoekschriften

Verweerschriften

Bedrijfsvoering

Offertes

Contracten

HR-documenten

Financiële documenten

Agenda / Notulen / memo


Advocatuur

Voordelen

productiviteit

controle

besparing

transparantie

kansen

Tijdsbesparing bij het opstellen van documenten

Content beter managen

Corporate Identity borgen

Beheer- en IT kosten verlagen (LEAN)

Inzicht in het gebruik van sjablonen krijgen

Documenten beter vindbaar maken

Het gebruik/beheer van content innoveren


Demonstratie

Demonstratie

Documentcreatie Ook advocatuur kan ontwikkelingen in documentcreatie doorvoeren

Interactieve schrijfhulp / vraag-antwoord wizards / bibliotheken

Praktijkvoering / Bedrijfsvoering

Aandachtspunten Actief handelen of anticiperen

Strategie bedenken alvorens automatiseren

Innoveren vergt tijd en kost geld

Leverancier onafhankelijke partijen zoals Viadicte kunnen advies bieden


Samenvatting

Nelson HarrisStichting Viadicte

Spoordonkseweg 29

5688 KB Oirschot

(0499) 57 77 01

CONGRES KEIGOED

(Kwaliteit en Innovatie)

Bedankt voor uw aandacht!


RESERVE

VOXVOTE VRAGENBedrijven werken toenemend in de Cloud. Softwareontwikkelaars en hostingproviders

stimuleren dit meer en meer. Daarbij zien we bijvoorbeeld dat Microsoft Office 365

tekstverwerking online/offline aanbiedt waarbij documenten in hun Cloud (OneDrive for

Business) worden beheerd.

Vraag: Hoe kijkt u tegen deze ontwikkeling aan?

Vraag: Gaat u uw bedrijfsvoering aanpassen aan deze ontwikkeling?


RESERVE

VOXVOTE VRAGENEnterprise Content Management houdt zich bezig met het beheren van ongestructureerde

data. U kunt hierbij denken aan scannen/archiveren, documentcreatie, dossierbeheer enz.

Met betrekking tot documentcreatie kan het opstellen van documenten verder worden

geautomatiseerd.

Voorbeeld 1 - Dicteren / spraakherkenning / automatische invoer in modellen

Voorbeeld 2 - Online invullen van een vragenformulier door cliënt ter voorbereiding op intake

Vraag: Welke ontwikkelingen ziet u op het gebied van documentcreatie?


RESERVE

Wat is documentcreatieDocumentcreatie omvat het (geautomatiseerd) creëren van een enkelvoudig of samengesteld

document conform documentspecificaties

Wat is een document?Een verzameling van gegevens vastgelegd op een gegevensdrager in schriftelijke vorm op

papier of digitaal

Wat is een model?Een model (ook wel sjabloon of template genoemd) is een vaststaand voorgeschreven vorm

die we herhaaldelijk gebruiken bij het maken van documenten

XENTIALDocumentgenerator waarmee professionele documenten worden gemaakt voorzien van een

correcte inhoud en juiste huisstijl

CONGRES KEIgoed! (Kwaliteit en Innovatie) · stimuleren dit meer en meer. Daarbij zien we...

Documents

Transcript of CONGRES KEIgoed! (Kwaliteit en Innovatie) · stimuleren dit meer en meer. Daarbij zien we...