CONCERNCONTROL BINNEN GEMEENTEN 2014...

12 juni

2014

Klantn

aam

(10

spaties)

voette

kst

wijzig

en via Invoeg

en |

Koptekst en

voettekst

1

Lid Grant Thornton International Ltd

CONCERNCONTROL BINNEN GEMEENTEN 2014RISICOMANAGEMENT


OPZET PRESENTATIE

1. Korte introductie Conquaestor Grant Thornthon

2. Korte introductie Jeroen van Spijk

3. Uitkomsten onderzoek Risicomanagement Nederlandse Gemeenten

4. Aanpak risico management voor Gemeenten

5. Voorbeeld van een format

6. Toekomstperspectief

12 juni 2014 2Amersfoort risicomanagement


INTRODUCTIE CQ / GT


OpgerichtGT: Eind '40CQ: 2004

Medewerkers800

Equity partners40

Kantoren10

2013 – OMZET

€100 MLN.


JEROEN VAN SPIJK


Als je risicomanagement op de juiste manier in de organisatie wilt borgen, is het belangrijk om een “cultuur van veiligheid” te creëren

voor de managers en medewerkers

Jeroen van Spijk

Associate Partner

ConQuaestor

“

“

1997-2000 Bestuursadviseur Vrije Universiteit Amsterdam Decentralisaties2000-2007 Management Consultant Vrije Universiteit Decentralisaties2000-2010 (Financieel) Directeur onderzoeksschool AIID UvA2008- Management Consultant Business School Maastricht (MSM)2010-2014 Wethouder Financiën Stadsdeel Oost Amsterdam (250 miljoen)2014- Associate Partner Conquaestor Binnenlands Bestuur

Daarnaast jaren raadslid en actief in diverse besturen o.a. voorzitter D66 Amsterdam

Lid Grant Thornton International Ltd12 juni 2014 5Amersfoort Risicomanagement

WKO-installatie stadsdeel werkt niet

Het twee jaar geleden met gemeenschapsgeld gebouwde warmte-koude-installatie blijkt nooit goed gewerkt te hebben. In een warmte-koude-installatie wordt in de zomer warmte opgeslagen die in de winter gebruikt wordt om gebouwen te verwarmen. In de winter wordt juist koude opgeslagen, waarmee in de zomer gekoeld wordt.

Stadsdeel Amsterdam-Oost hangt nieuwe miljoenenstrop boven het hoofd

Rente derivaat kan stadsdeel Oost 4 miljoen kosten

Europese Unie eist geld terug stadsdeel Oost

Garantstelling leidt tot debacle van 27 miljoen


UITKOMSTEN ONDERZOEK CONQUAESTOR GEMEENTEN

CONQUAESTOR DOET JAARLIJKS ONDERZOEK NAAR VOLWASSENHEID RISICOMANAGEMENT GEMEENTEN

UIT MEEST RECENTE ONDERZOEK 2013 BLIJKT:• ER IS SPRAKE VAN EEN TOENAME VAN RISICO BEWUSTZIJN OOK IN RELATIE TOT

WEERSTANDSVERMOGEN• TWEEDERDE VAN DE GEMEENTEN HEEFT EEN RISICOMANAGEMENT BELEID• EEN DERDE VAN DE GEMEENTEN GEEFT AAN VOOR BESLUITVORMING RISICO’S VAST TE LEGGEN• 27 % VAN DE GEMEENTEN MAAKT GEBRUIKT VAN RISICOMANAGEMENT STANDAARDEN (COSO EN

ISO31000)• VEEL GEBRUIKTE TOEGEPASTE RISICOBEHEERSING:

• Gedragscodes• Integratie in Planning & Control cyclus• Audits• Structuur van de Administratieve Audits en Interne Controle (gemeenten zien dit als meest zinvol)



UITKOMSTEN ONDERZOEK CONQUAESTOR GEMEENTEN

• RAPPORTAGE VAN RISICOS WORDT DOOR 44% VAN DE GEMEENTEN NIET OF GEDEELTELIJK INGEBED ZIJN IN DE PLANNING EN CONTROL CYCLUS

• OOK GEEFT HET ONDERZOEK AAN DAT RISICO GOVERNANCE NOG EEN BELANGRIJK AANDACHTSPUNT IS 36 % VAN DE DEELNEMENDE GEMEENTEN HEEFT TAKEN NIET VAST GELEGD IN FUNCTIEBESCHRIJVINGEN EN HET RISICOMANAGEMENT BELEID

• MIDDELGROTE GEMEENTEN GEVEN AAN DE EIGEN VOLWASSENHEID VAN RISICOMANAGEMENT HOOG TE VINDEN. KLEINERE GEMEENTEN ZIEN MEER AANDACHTSPUNTEN BINNEN EIGEN ORGANISATIE

• TOP RISICO ZIJN: RIJKSBEZUINIGINGEN, GRONDEXPLOITATIES EN DECENTRALISATIES



ERVARING RISICO MANAGEMENT


Ontwerpen van risico & control raamwerken gericht op infrastructurele projecten

Onderzoek/operationalaudit op o.a. projectontwikkeling, verhuur& beheer en autorisaties.

Onderzoek risicomanagement

Professionalisering risicomanagement

Integrale risicoanalyse op organisatie en processen als gevolg van een aantal in de media breed uitgemeten incidenten

Risicomanagement

dafdsfd

On

zevi

siie

On

ze e

rvar

ing

On

ze

acti

vite

ite

n

Uw organisatiedoelstellingen worden beter bereikt als risicomanagement als proces in uw organisatie is verankerd. Essentieel is ook dat risicobewust gedrag een kerncompetentie is van uw medewerkers, managers en directie. Risicomanagement reikt verder dan overzicht en inzicht in de risico’s, het gaat uiteindelijk om het doen.

Risicomanagement onderzoeken

Volwassenheidsanalyses voor

risicomanagement

Ontwerpen raamwerk voor

risicobereidheid

Ontwerpen van interne risico & controle

raamwerken

Uitvoeren en faciliteren van risico self-

assessments

Strategische risicomanagement analyses

Dashboards voor risico rapportages

COSO

RISMAN

Lid Grant Thornton International Ltd12 juni 2014 9Amersfoort risicomanagement

Risicomanagement – Het proces

Plan

Act

Do

Check

Strategie, doelen, KSF’s en

KPI’s komen samen in de

planning & control cyclus

Van risicobereidheid (high level) naar gekwantificeerde onderbouwing van weerstandsvermogen

1. Vaststellen bruto

risico’s

Omschrijving

Bepaal de bruto risico’s die de realisatie van strategische doelen kunnen belemmeren ongeacht eventuele maatregelen

Resultaat

Overzicht bruto risico’s

Omschrijving

• Bepaal per (sub-) categorie de limiet waarboven of waaronder een risico onacceptabel wordt

• Bepaal de tolerantiegrenzen voor deze limiet (bandbreedte)

2. Vaststellen risico-

limieten en –toleranties

(risicobereidheid)

Resultaat

Verklaring mate van risicobereidheid

3. Matchen risicolimieten

en –toleranties met bruto

risico’s

4. Vaststellen maatregelen

om te komen tot netto

risico’s

Omschrijving

Zet de bruto risico’s af tegen de vastgestelde risicolimieten en -tolerantiegrenzen

Resultaat

Overzicht risico-reductieruimte

Omschrijving

Valideer of de geïmplementeerde maatregelen daadwerkelijk tot een acceptabel restrisico leiden

Resultaat

Gekwantificeerde onder-bouwingweerstandsvermogen

Omschrijving

Bepaal per bruto risico de maatregelen die nodig zijn om het risico terug ter brengen binnen de grenzen van de vastgestelde risicobereidheid

Resultaat

Overzicht maatregelen en eigenaren

5. Valideren daadwerkelijk

netto risico’s t.o.v.

risicobereidheid

Missie

(Waarom

bestaan wij?)

Waarden

(Waar geloven

wij in?)

Visie

(Wat willen wij

worden?)

Strategie

(Hoe willen wij

onze doelen

bereiken?)

Doelen

(Wat zijn onze

doelen?)

KSF’s & KPI’s

(Hoe meten wij

succes?)

Initiatieven

(Welke acties

worden

ondernomen?)

Persoonlijke

doelen

( Wat moeten

wij doen?)

Politieke agenda als startpunt: thematieken raadsprogramma en doorvertaling in uitwerkingsprogramma college


INTERACTIE TUSSEN VERSCHILLENDE BESTUURSLAGEN


InternalAudit

Tactisch

Operationeel

Verantwoordelijkheid:• Operationele uitvoering

risicomanagement• Risico-eigenaar van de lijn

Strategisch

Toezicht:• Gemeenteraad• Externe Accountant• Toezichthouders

Afdelingsmanagers

2Verantwoordelijkheid: Risicomanagement beleid en

inrichting Facilitering aan de business Concern adviseur

risicomanagement Toezien op de naleving van de

gestelde kaders en de praktische toepassing van risicomanagementbeleid

Concern control:

1

Verantwoordelijkheid: Oordeel geven over gehele

system van interne (risico) beheersing binnen de gemeente.

Audit:

3

Verantwoordelijkheid: Bestuurlijk eindverantwoordelijk

voor risicomanagement Bestuurlijk risico-eigenaar

College van B&W

0

THREE LINES OF DEFENSE: DE VERDEDIGINGSLINIES BINNEN GEMEENTEN

Verantwoordelijkheid:• Ambtelijk

eindverantwoordelijk voor risicomanagement

• Risico-eigenaar concern

Directie


AANPAK RISICOMANAGEMENT

HARD CONTROLS:RISICO MANAGEMENT BINNEN P&CPROCEDURE BESCHRIJVINGENGEKWANTIFICEERDE (EXTERNE) RAPPORTAGESHANDBOEKENWETGEVINGBESCHRIJVINGENDUIDELIJKE FUNCTIEPROFIELEN EN ROLVERDELINGCODE OF CONDUCT

Hard en Soft controls

SOFT CONTROLS:CULTUUR CREËREN WAAR RISICO’S INTEGRAALBEVORDEREN GEDRAGLOYALITEIT EN HOUDINGRESPECTCOMPETENTIESBESTUURLIJKE BETROKKENHEIDTRANSPARANT ZIJN



AANPAK GEMEENTE AMSTERDAM

Aanpak op twee niveaus:• 1. Algemeen risicomanagement: o.a. kaders, uitvoering en risicobewustzijn• 2. Specifiek risicomanagement op projecten, processen, programma’s:

Inzet is ‘lessons learned’ vergroot bewust zijn en werk vanuit een positieve invalshoek ter voorkoming van non-decisionmaking

Vervolgens zijn de risico’s vertaald in hoogte van weerstandsvermogen


Risicomanagement aanpak

Algemeen:Besturende processen

Specifiek:Primaire processen

projecten etc

Bijlage


IDENTIFICEER ROLLEN


Gemeenteraad

College van B&W

Alg. directeur

Afd. manager

Afd. medew.

Functies en rollen risicomanagement gemeenten

Concern control

Management ondersteuning

• Kadersteller risicomanagement

• Bestuurlijk risico-eigenaar

• Concern Risico-eigenaar (lijn)

• Risico-eigenaar (lijn)

• Risico-beheerder (lijn)

• Concernadviseur risicomanagement

• Coördinator risicomanagement

• Risico-adviseur

Bron: B4_Nota uitvoeringskader weerstandsvermogen en risicomanagement

Bijlage


OPBOUW WEERSTANDSVERMOGEN


Doel-Stelling

BrutoRisico

Netto Risico

BeheersMaatregelen

NietReguliere

Risicos

ReguliereRisicos

Kwantificeerbaar Voorziening

Niet-Kwantificeerbaar

MaterieleBetekenis

GeringeBetekenis


KIES VOOR EEN PARTICIPATIEVE AANPAK

Doel is risicomanagement onderdeel te laten zijn van de organisatiecultuur waarin op transparante wijze risico’s in kaart worden gebracht en beheerst;

• Participatief en open benadering;• Betrek de verschillende organisatieniveaus• Doe het proces samen in de organisatie;• Delen van ‘best practices’ binnen de eigen organisatie;• ‘Cultuur van veiligheid’ creëren voor de managers en medewerkers;

• Aan de hand van de participatieve aanpak kunnen hard en soft controls verder worden ontwikkelen


Bijlage


VOORBEELD VAN EEN RISICOFORMAT



RISICOMANAGEMENT – METHODOLOGIE – RISICOFORMAT


In te vullen door Control

In te vullen door risico-eigenaar

Subonderwerp

Risico beschrijving

In risicoregister

Startdatum

Eigenaar maatregel

Afdeling

Onderwerp

Risico-ID

Coalitieakkoord


RISICOMANAGEMENT – METHODOLOGIE - RISICOFORMAT


In te vullen door Control

In te vullen door risico-eigenaar

Subonderwerp

Risico beschrijving

In risicoregister

Startdatum

Eigenaar maatregel

Afdeling

Onderwerp

Risico-ID

Coalitieakkoord

Strategisch ja/nee Accepteren ja/nee

Operationeel ja/nee Beheersen ja/nee

Rapportage ja/nee Vermijden ja/nee

Wet- en regelgeving ja/nee Verzekeren ja/nee

Kans Kans

Impact Impact

Gevolg < 375000 Gevolg < 375000

Gevolg >= 375000 Gevolg >= 375000

Eigenaar Risico

Kosten van maatregel € Frequentie en middel

Risico maatregel

COSO Risicostrategie

Netto risico

Maximale kosten van voorval €

Bruto risico


RISICOMANAGEMENT – METHODOLOGIE – RISICOREGISTER


Risico ID Onderwerp Thema uit coalitieakkoord Onderwerp

5.1 5. Management van processen Dienstverlening juridische kwaliteit

1.1 1. Strategie en beleid Gemeentelijke organisatie bestuurlijke toekomst

4.1 4. Management van middelen Financiën op orde huisvesting

3.1 3. Management van medewerkers Wonen actualiseren woonvisie

3.2 3. Management van medewerkers Werken en economie economie

5.2 5. Management van processen Leven jeugdbeleid


VOORBEELD


RisicobeschrijvingMax. kosten

van voorvalstrategisch operationeel rapportage

wet- en

regelgeving

niet correct verlopen Europese

aanbestedingsprocedures in de afgelopen

5 jaar

X X X

deelname aan RUD X

budgetoverschrijding X

ontbreken integraliteit in de

beleidsadvisering X

inhuur vanwege uitval medewerker voor

afronden visie X

extra kosten voor gemeente (bv bijstand)

vanwege ontbreken samenhangend

jeugdbeleid X X


VOORBEELD


Risicobeschrijving Kans ImpactGevolg <

375000

Gevolg >=

375000Eigenaar Risico

niet correct verlopen

Europese

aanbestedingsprocedures in

de afgelopen 5 jaar

30% 1.500.000 450000 Kees Luijtens

deelname aan RUD 70% 175.000 122.500 B&W

budgetoverschrijding 10% 75.000 7.500 Jacquelien Dadema

ontbreken integraliteit in de

beleidsadvisering

90% 375.000 337.500 Robert Broesema

inhuur vanwege uitval

medewerker voor afronden

visie

10% 75.000 7.500 Mieke van Buren

extra kosten voor gemeente

(bv bijstand) vanwege

ontbreken samenhangend

jeugdbeleid

30% 750.000 225.000 Mieke van Buren


TOEKOMST PERSPECTIEF RISICOMANAGEMENT

• RISICOMANAGEMENT EN RISICOBEWUSTZIJN IN GEMEENTEN GROEIT MAAR IS NOG STEEDS PUNT VAN AANDACHT

• PROFESSIONALISERING VAN RISICOMANAGEMENT BLIJFT NOODZAKELIJK• SCHAALVERGROTING EN SAMENWERKINGSVERBANDEN BINNEN GEMEENTEN MAKEN

NOODZAAK TOT GOED ZICHT OP RISICOMANAGEMENT CRUCIAAL• SCHAALVERGROTING BETEKENT OOK EEN ANDERE ORGANISATIE: GEBIEDSGERICHT WERKEN• FINANCIEEL TURBULENTE TIJDEN VRAGEN FLEXIBELERE OVERHEID• BELANGRIJKE INHOUDELIJKE AANDACHTSGEBIEDEN BLIJVEN:

• Grondposities• Gemeentelijke inkomsten • Decentralisaties WMO



© Celerant Consulting

Page 5

TIMING 60 minutesFREQUENCY MondayTIME TBD

VENUE TBD

AGENDA Review previous action log Review workstream KPIs against plan Review steps to milestone (ensure on track) Review engagement matrix and actions to

address any issues Morale check Any Other Business (AOB) Review new actions

OBJECTIVES Review progress against plan (benefits and SIS

scores) and identify issues and agree actions Ensure engagement status is green Coordinate between activities and share best

practice Agree support requirements Identify issues for PMT escalation

ATTENDEESChair: Workstream lead

Workstream team members, Celerant co-lead

INPUTS1) Activity plans2) Steps to Milestone3) SIS plan4) Benefits tracker5) Action log

OUTPUTS1) Updated action log2) Issues for escalation3) Updated engagement

matrix4) Area Status Reports

Terms of Reference: Weekly Workstream Review Meeting

GROUND RULES1) Individuals are responsible for delivering

their own actions2) Come prepared3) Start and finish on time4) Phones off5) Ask for help

DECENTRALISATIE: ONTWIKKEL MONITORINGSSYSTEEM

12 juni 2014 23

Een succesvolle implementatie van een monitoringssysteem benodigd een zevental hoofdstappen cq onderdelen voor zowel de ontwerp als implementatie fase.

Prestatie Indicatoren

Inzicht krijgen in: beleidsplan, stakeholder-landschap, belegging van verantwoordelijkheden en criteria voor het afnemen van zorg.

Verantwoordelijkheden, afgesproken doelstellingen zijn een vereiste input voor het ontwerp van het monitoringssysteem.

Ontwerp criteria1 2

Kritieke prestatie indicatoren bepalen voor het evalueren van WMO invoering en de prestaties van de aanbieders. Deze worden vertaald naar het laagst mogelijke indicator waar actie invloed kan hebben op de prestaties van de betrokken partijen.

Definitie van prestatie indicatoren, meetfrequentie en meeteenheid.

Vastleggen van doelstellingen / targets op het laagste niveau.

Verantwoordelijkheden & competenties

3

Koppelen van eigenaren aan prestatie indicatoren.

Bepaal benodigde competenties (vanuit procesbehoefte & resultaatgericht werken).

Incorporeer competentiebehoefte in functieprofielen en trainingsplan.

Monitoringssysteem4

FT Q-Meeting

PROGNOSE PLANNING CONTROL RAPPORTAGE

MA

AN

D

WE

EK

D

AG

VOB

FT dag overleg review

Dagrapport

FT dag overleg plannin

g Dagplanning

FT week overleg review

weekrapport

Coaches

overleg

weekrapport

FT week planning

Weekplanning

Manu biz

planning

Business plan

productie

Inter-action

meeting

Coaches

overleg

Maandrapport

Werk overleg

FT Info-Meeting

Level meeting

LT planning

Bepaal gewenste planning, control en verbetercyclus t.b.v. het beleidsplan en afspraken met aanbieders.

Doelen vastleggen voor de vergaderingen (middels het referentiekader) en valideren met de de eigenaren van vergaderingen.

Rapportages5

Rapportages definiëren / ontwerpen voor de vergaderingen in samenwerking met IT om borging te garanderen.

Toewijzen van eigenaren aan de rapportages.

Ontwikkelen van rapportages door IT.

Implementatie

monitoringsysteem

6

Implementatieplan opstellen. Opvolgen van vergaderingen en

voorbereiding met de eigenaren. Implementatieplanning wordt wekelijks

geëvalueerd t.a.v. implementatievoortgang. Uitvoeren van coaching / begeleidingssessies

Borgen van het

monitoringsysteem

7

Tijdig eigenaarschap waarborgen bij de sleutelpersoon in het Wmo proces.

Communicatie van overwinningen naar alle stakeholders, vooral als het zichtbaar wordt dat verbeteracties ook resultaat hebben op cliënt tevredenheid.


HET WMO DASHBOARD

2412 juni 2014


mail

auteur

telefoon

VRAGEN

Jeroen van Spijk

(+31)630 063 512

[email protected]


CONCERNCONTROL BINNEN GEMEENTEN 2014...

Documents

Transcript of CONCERNCONTROL BINNEN GEMEENTEN 2014...