1Juni 2010

Communicatietraining voor bestuurders en raadsleden

3

3

Jim Wouda

Directeur overheidsmarkt

We communiceren elke dag En dE maniErEn waarop we communiceren zijn eindeloos. Zeker door de opkomst

van nieuwe media zijn de mogelijkheden onbeperkt. Dit geldt natuurlijk ook voor

bestuurders en raadsleden. Soms houden zij een wervend of kritisch betoog tijdens

een bijeenkomst, opening of congres. Een andere keer verdedigen zij hun beleid in de

raad of tijdens een bewonersavond. Maar ook een informeel gesprek met een

journalist of burger is een vorm van communicatie.

om EffEctiEf tE communicErEn moeten bestuurders en raadsleden direct de kern

van hun boodschap weten over te brengen. In een maatschappij waarin vooral

aandacht is voor korte boodschappen en vluchtige beelden, krijgen zij kort de aandacht

van hun publiek. Ook journalisten gebruiken vaak maar een momentopname voor hun

verhaal. Bestuurders en raadsleden moeten daarom precies weten hoe zij hun verhaal

goed kunnen overbrengen, willen zij het effect bereiken dat zij voor ogen hebben.

afgElopEn maart hebben de inwoners van uw gemeente een nieuwe gemeente­

raad gekozen. De gekozen raadsleden zijn de afgelopen weken geïnstalleerd en de

nieuwe colleges zijn gevormd. Grote kans dat er ook mensen zijn gekozen voor wie

het communiceren in een politieke of bestuurlijke omgeving nieuw is. Voor deze

nieuwe bestuurders en raadsleden heeft Ketchum Pleon een communicatietraining

ontwikkeld. Natuurlijk kunnen ook ervaren bestuurders en raadsleden bij ons terecht

om hun communicatievaardigheden te verbeteren.

44 5

effectief communiceren

in twee dagdelen stellen wij u beter in staat om effectief te

communiceren in een politieke en bestuurlijke omgeving. wij

helpen u bij het bepalen van uw communicatiedoelgroepen en

stakeholders. waar liggen uw kansen en bedreigingen? Hoe houdt

u zelf de regie over uw communicatie? Samen stellen we bood-

schappen op en bepalen we de beste manier om de juiste doel-

groepen te overtuigen. Hierbij is ook uw persoonlijke manier van

communiceren een belangrijke factor.

44 5

de trainingIn de training richten wij ons op twee aandachtsgebieden:

1. strategische communicatievaardigheden;

2. persoonlijke communicatievaardigheden.

In het eerste dagdeel van de training staan de strategische vaardigheden van de

deelnemers centraal. In het tweede dagdeel de persoonlijke communicatie­

vaardigheden.

Eén aandachtsgebied, twee onderdelen.

Omdat niet iedereen dezelfde vraag heeft, bieden wij per aandachtsgebied een aantal

onderdelen aan waarop de deelnemers getraind kunnen worden. Per dagdeel kunnen

hiervan twee onderdelen worden behandeld.

De precieze invulling is altijd afhankelijk van de wensen en vaardigheden van de

deelnemers. Om een goed programma te ontwikkelen, bespreken wij daarom van

tevoren de specifieke vragen en wensen.

Wij geven de training aan groepen en individuen. Om bij groepstrainingen aan ieders

persoonlijke wensen te kunnen voldoen, zijn de groepen niet groter dan vijf personen.

In de training volgen wij een vaste aanpak.

Andere interessante trainingen van de Ketchum Pleon Academy: Ketchum pleon is een communicatieadviesbureau in amstelveen. naast het

creëren en uitvoeren van communicatiestrategieën voor publieke en private

organisaties, geven wij verschillende communicatietrainingen.

mediatrainingen

communicatietrainingen

politieke en maatschappelijke trainingen

creatieve en schrijftrainingen

persoonlijke effectiviteitstrainingen

Social media & online trainingen

66 7

StrategiSche communicatievaardigheden Kernboodschappen & positionering

Stakeholdersanalyse

Argumentatiebox

Vaststellen communicatiestrategie

PerSoonlijke communicatievaardigheden Presentatietechnieken

De persoon als merk

Schriftelijke effectiviteit

Stakeholdersgesprekken

66 7

1StrategiSche communicatie­vaardigheden

StrategiSche communicatievaardigheden Kernboodschappen & positionering

Stakeholdersanalyse

Argumentatiebox

Vaststellen communicatiestrategie

88 9

Bestuurders en raadsleden werken in een politieke en bestuurlijke

context. wat zij naar buiten brengen, moet in lijn zijn met datgene

waar de achterban (partij, commissie of coalitie) voor staat. daar-

naast moet er rekening gehouden worden met een breed scala

aan stakeholders. om de regie over de communicatie te kunnen

houden, zijn een goede voorbereiding en een goede boodschap

onmisbaar. in het eerste deel van de communicatietraining wor-

den de deelnemers getraind op verschillende onderdelen die te

maken hebben met het ontwikkelen van de communicatiestrate-

gie. deelnemers aan de training kiezen twee van de vier onderdelen.

1 Kernboodschappen & positionering Bij alles wat u over een onderwerp zegt of schrijft, is het aan de orde: hoe formuleer ik

mijn boodschap zo, dat hij ook overkomt? Hoe voorkom ik verschillen in interpretaties?

En kan ik mijn verhaal ook in 30 seconden over het voetlicht brengen? In dit trainings­

onderdeel helpen wij u om uw kernboodschappen op te stellen.

88 9

trainingSvorm: de deelnemers worden al bij binnenkomst geconfronteerd met een

camera. Ze krijgen voor de camera vragen voorgelegd over een onderwerp dat op dat

moment zou kunnen spelen. Gezamenlijk bekijken we de beelden om na te gaan

welke boodschappen de deelnemers gebruiken. Daarna gaan we aan de slag om

kernboodschappen te formuleren. De deelnemers leren hoe zij voor hun onderwerpen

sluitende boodschappen kunnen maken.

2 Stakeholdersanalyse Bij dit onderdeel gaan we in op de vragen: wie zijn voor uw portefeuille of onderwerp

de belangrijke stakeholders? Waar bevinden zij zich (fysiek én online)? Waar staan zij

ten opzichte van uw boodschappen en hoe kunt u ze het beste benaderen?

trainingSvorm: de deelnemers maken een krachtenveldanalyse voor een onder­

werp uit de praktijk. We bespreken twee krachtenveldanalyses met de groep en

maken een beknopt actieplan voor het benaderen van de stakeholders.

3 Argumentatiebox Bij dit onderdeel leren de deelnemers zich voor te bereiden op een gesprek met een

journalist, burger of andere stakeholder. Met behulp van een argumentatiebox brengen

we gezamenlijk in kaart welke vragen zij kunnen verwachten en wat daarop hun

antwoord kan zijn. Dergelijke argumentatieboxen helpen u ook met onlinedialogen

zoals fora, chats of tweets.

trainingSvorm: de deelnemers maken een argumentatiebox voor een situatie uit de

praktijk. Na het invullen van de argumentatiebox vindt een minidebat plaats.

Zo ervaren de deelnemers hoe een argumentatiebox in de praktijk werkt.

4 Vaststellen communicatiestrategie Behalve het kennen van de boodschap, de stakeholders en de juiste argumenten,

is het van belang om na te denken over wat men wil bereiken met communicatie.

Kortom, wat is de strategie? Het gaat daarbij om doelen, doelgroepen, aanpak en

actieplan. Ook de digitale omgeving wordt hierin meegenomen.

trainingSvorm: de deelnemers maken een beknopt communicatieplan voor een

situatie uit de praktijk dat zij vervolgens presenteren.

1010 11

2PerSoonlijke communicatie­vaardigheden

1010 11

iedere bestuurder of ieder raadslid praat, presenteert en schrijft

over zijn of haar onderwerpen. niet alleen een goede communica-

tiestrategie is hierbij van belang, de manier waarop de communica-

tie vanuit de persoonlijke vaardigheden wordt aangepakt is net zo

belangrijk. Hoe men voor een groep staat of hoe men schrijft, is

mede bepalend voor de algehele uitstraling en het succes van de

communicatie. deelnemers aan de training kiezen twee van de vier

onderdelen.

1 Presentatietechnieken Niet iedereen is professioneel presentator, maar iedere professional zal wel regelmatig

een presentatie geven. Een goede voorbereiding is (meer dan) het halve werk. De

informatiebehoefte van de doelgroep kennen en weten wat bij de doelgroep bereikt

moet worden, zijn belangrijke uitgangspunten voor het maken van een effectieve

presentatie. Vervolgens is het van belang dat de presentatie ook daadwerkelijk over­

komt. Dat is natuurlijk het einddoel: bij de toehoorders het effect bereiken dat u vooraf

voor ogen hebt. In het onderdeel presentatietechnieken gaan we in op de voorbereiding

van een presentatie en het presenteren zelf. De deelnemers leren hoe zij een goede

presentatie kunnen maken en hoe zij die goed kunnen presenteren.

trainingSvorm: de deelnemers komen naar de training met een eigen presentatie die

zij kortgeleden hebben gegeven of binnenkort zullen geven. Het optimaliseren van deze

presentatie staat centraal tijdens dit onderdeel.

2 De persoon als merk Weten (interne) stakeholders en journalisten u te vinden als zij u nodig hebben?

En hoe, met welke expertise, staat u bij hen bekend? Is dit ook hoe u wilt overkomen?

En wat is de relatie tussen hoe u overkomt en uw onderwerp of expertise? En hoe

hangt uw ‘persoonlijke merk‘ samen met het merk van de organisatie waartoe u

behoort? In dit blok staan we stil bij personal branding. Bij iedere deelnemer gaan we na

hoe hij zijn eigen personal brand kan bouwen en versterken.

13

3 Schriftelijke effectiviteit Of het nu een e­mail is, een productplan, een notitie of een brief, schrijven is

onderdeel van de dagelijkse werkzaamheden. Het is daarmee bijna een gewoonte

geworden. Moet er iets geschreven worden, dan kruipen we achter de computer en

zetten we iets op papier. Toch is het ook hierbij de moeite waard om daar eens nader

bij stil te staan. De boodschap, de lezer, de vorm, de stijl, de opbouw en de

grammatica; het is allemaal bepalend voor uw uitstraling en effectiviteit. Deze zaken

komen dan ook aan de orde in dit blok.

trainingSvorm: iedere deelnemer neemt een zelfgeschreven tekst mee uit zijn/haar

dagelijks werk. Deze teksten zijn vooraf ingeleverd. Na een korte behandeling van de

theorie, worden de ingeleverde teksten uitgedeeld. Iedereen beoordeelt een

(geanonimiseerde) tekst van een ander aan de hand van vaste criteria. Daarna volgt

een gezamenlijke bespreking. Wat viel op en hoe kan het anders?

4 Stakeholdersgesprekken Vrijwel elke dag voeren we gesprekken. En het overkomt ons allemaal dat we na een

gesprek weer buiten staan zonder dat we hebben bereikt wat we wilden. Het was

misschien wel een goed gesprek, maar het doel werd niet gehaald. Een nieuwe

afspraak maken dus. En dat is niet altijd zo snel te verwezenlijken. Deze training geeft

de deelnemers concrete hulpmiddelen om ervoor te zorgen dat zij hun doel bereiken

in een gesprek. Het geeft ze een structuur voor het gesprek en zes concrete

instrumenten om in te zetten.

trainingSvorm: de training draait om het in praktijk brengen van de aangereikte

hulpmiddelen, waaronder de structuur van een gesprek, zes instrumenten van

beïnvloeding en logische niveaus van communicatie. We doen dit met rollenspellen.

Een blok theorie wordt direct gevolgd door een rollenspel.

13

1414 15

informatie

Ketchum Pleon AcademyWilt u meer informatie over de communicatietrainingen, onze Ketchum Pleon Aca­

demy of over Ketchum Pleon zelf, dan kunt u contact opnemen met Jim Wouda op

telefoonnummer 020 487 40 00. Voor meer informatie kunt u ook terecht op

www.KetchumPleonAcademy.nl.

Locatie Uit ervaring weten wij dat deelnemers meer inspiratie halen uit een training buiten de

deur dan in de eigen werkomgeving. Wij stellen daarom het kantoor van Ketchum

Pleon in Amstelveen beschikbaar. Als dit echter logistiek onhandig is, kan worden

gekozen voor een andere locatie. Desgewenst kan de training natuurlijk bij uw

organisatie ‘in huis’ plaatsvinden.

1414 15

trainerS

Sijke VerhagenSijke is senior adviseur en partner bij Ketchum Pleon sinds maart 2000 en

houdt zich bezig met overheidscommunicatie. Sijke werkt onder andere

voor het ministerie van Justitie, ministerie van Economische Zaken, provincie Noord­

Holland, gemeente Amsterdam, gemeente Haarlem en de NCTb. Sijke geeft al lange

tijd communicatietrainingen waaronder mediatrainingen, interventietechnieken en

presentatietechnieken.

Arthur van Buitenen Arthur is managing partner van Ketchum Pleon en sinds januari 2005

hoofd public affairs van Ketchum Pleon Nederland. Tevens leidt hij de

Europese Ketchum Pleon Practice Group CSR | Responsible Business. Arthur heeft

een ruime ervaring in politieke en beleidsprocessen op lokaal, nationaal en Europees

niveau.

Jim Wouda Jim is managing partner bij Ketchum Pleon. Hij adviseert bestuurders

bij ruimtelijke ordeningsprojecten; bij het positioneren van gebieds­

ontwikkelingen en het verwerven van politiek en publiek draagvlak.

Jim deed opdrachten voor diverse gemeenten, provincies en ministeries. Hij geeft

trainingen op het vlak van (kern)boodschappen en argumentatie; draagvlak en

beïnvloeding; lobby­ en interventietechnieken.

contactKetchum Pleon bv

Amsterdamseweg 206

1182 HL Amstelveen

Postbus 75537

NL­1070 AM Amsterdam

T: +31 (0)20 487 40 00

F: +31 (0)20 669 72 65

www.ketchumpleon.nl

www.ketchumpleonacademy..nl

Ketchum Pleon bv

Burgemeester Van Karnebeeklaan 17

NL­2585 BA Den Haag

Postbus 75537

NL­1070 AM Amsterdam

T: +31 (0)70 345 40 40

F: +31 (0)70 345 12 27