college van burgemeester en schepenen Zitting van 20 ...

beraadslaging/proces verbaalKopie

1 / 27

Grote Markt 1 - 2000 [email protected]

college van burgemeester en schepenen Zitting van 20 november 2015Besluit GOEDGEKEURDA-punt ondernemen en stadsmarketing

Samenstellingde heer Bart De Wever, burgemeesterde heer Koen Kennis, schepen; de heer Philip Heylen, schepen; de heer Ludo Van Campenhout, schepen; de heer Claude Marinower, schepen; de heer Marc Van Peel, schepen; de heer Rob Van de Velde, schepen; mevrouw Nabilla Ait Daoud, schepen; de heer Fons Duchateau, schepende heer Roel Verhaert, stadssecretaris

Iedereen aanwezig, behalve:de heer Marc Van Peel, schepen

140 2015_CBS_09654 Eurobest 2015 - Overeenkomsten zaalhuur en catering - Goedkeuring

Motivering

Gekoppelde besluiten 2015_CBS_07700 - Stadsdagen - Aanvraag bedrijfseenheid ondernemen en stadsmarketing. Gebruik

Felixpakhuis - Goedkeuring 2014_GR_00819 - Werk en Economie - Eurobest 2015. Overeenkomst - Goedkeuring 2015_CBS_01617 - Creatieve Stad - Opstart 'Creative Harbour' - Goedkeuring 2015_CBS_04118 - Ontvangst - Deelnemers reclamefestival Eurobest op 1 december 2015 - Goedkeuring 2015_CBS_05674 - Cultuur. Musea en Erfgoed Antwerpen - Red Star Line Museum - Zaalverhuur.

Afwijking prijs - Goedkeuring

Aanleiding en contextOp 20 oktober 2014 (jaarnummer 819) keurde de gemeenteraad de overeenkomst goed rond Eurobest 2015, het belangrijkste Europese festival van creativiteit in reclame, marketing, design en de media-industrie. De komst van het festival naar onze stad zal een belangrijke troef zijn in de uitstraling van Antwerpen als creatieve en meeting-toeristische stad.

Eurobest zal plaatsvinden tussen 1 en 3 december 2015 op verschillende locaties in het centrum van Antwerpen, en zal het startschot vormen voor Born in Antwerp, het project waarmee de stad Antwerpen zich tussen december 2015 en december 2016 zal profileren als een broedplaats en thuishaven voor creatief talent. Dit werd goedgekeurd in collegezitting van 27 februari 2015 (jaarnummer 1617).

Onderdeel van de overeenkomst met Eurobest is dat stad voorziet in locaties voor het festival, een netwerkavond, een jurydiner en de jurering zelf, de awards show en de after party. Voor deze uitgaven werd een totaalbudget van 96.000,00 EUR inclusief btw voorzien, zoals beslist werd in collegezitting van 20 oktober 2014 (jaarnummer 9823). De totale uitgaven hiervoor zullen evenredig verdeeld worden tussen drie diensten van de bedrijfseenheid ondernemen en stadsmarketing: ondernemen en stadsmarketing/business en innovatie, ondernemen en stadsmarketing/visit Antwerpen en ondernemen en stadsmarketing/externe marketing.

2 / 27


Juridische grondIn toepassing van artikel 26§1, 1° a) van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten, zal deze opdracht gegund worden bij onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking omdat de goed te keuren uitgave niet hoger is dan het bij het artikel 105, 2° van Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 vastgelegd bedrag van 85.000 EUR (zonder belasting op de toegevoegde waarde).

Regelgeving: Bevoegdheid

Artikel 57 §3, 4° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

ArgumentatieNaar aanleiding van de locatiebezoeken van de vertegenwoordigers van Eurobest aan de stad, op 14 november 2014 en 23 februari 2015, werden verschillende locaties gecontacteerd, waar mogelijk in optie genomen en voorgesteld aan de organisatoren voor de verschillende programma-onderdelen.

Uit deze locaties werden door de organisatoren weerhouden: Red Star Line Museum voor het jury-diner, het Elzenveld voor de jurering, de Arenbergschouwburg voor het festival, Ikon voor de netwerkavond en het Felixpakhuis voor de afterparty. Deze locaties waren op de gewenste data beschikbaar, sluiten het beste aan bij de praktische vereisten naar capaciteit, bereikbaarheid en uitstraling en liggen waar nodig in mekaars onmiddellijke nabijheid.

De vakjury zal op 29 november 2015 verwelkomd worden met een diner in Red Star Line en vanaf 30 november 2015 tot 3 december 2015 in het Elzenveld zetelen. Het festival en de awards show zullen plaatsvinden in de Arenbergschouwburg van 1 tot 3 december 2015. De opbouw in beide locaties zal starten op 29 november 2015. Op 1 december 2015 wordt een ontvangst op het stadhuis georganiseerd voor de deelnemers, zoals goedgekeurd in collegezitting van 27 mei 2015 (jaarnummer 4118). Op 2 december 2015 zal in Ikon in samenwerking met de Belgische reclamebureaus de netwerkavond plaatsvinden, de afterparty op 3 december 2015 in het Felixpakhuis.

Financiële gevolgenJa

Algemene financiële opmerkingenVoor het gebruik van het Felixpakhuis werd een stadsdag goedgekeurd in de collegezitting van 18 september 2015 (jaarnummer 7700). Voor het gebruik van het Red Star Line Museum werd een afwijking op de prijs goedgekeurd in de collegezitting van 3 juli 2015 (jaarnummer 5674).

Het gebruik van de andere locaties brengt volgende kosten met zich mee.

Arenbergschouwburg: 22.000,00 EUR (btw niet van toepassing) IKON: 3.025,00 EUR (btw inclusief) Elzenveld: 26.549,97 EUR (btw inclusief)

Voor de catering voor het jury diner in Red Star Line Museum bleef de offerte van Magnus de gunstigste, voor een bedrag van 9.807,00 EUR (btw inclusief).

3 / 27


Het totaalbedrag van deze onkosten bedraagt 61.381,97 EUR (btw inclusief).

In navolging van het gemeenteraadsbesluit van 20 oktober 2014 (jaarnummer 819) dat de samenwerking met Eurobest goedkeurt, zal dit bedrag evenredig gedragen worden door de afdelingen ondernemen en stadsmarketing/business en innovatie, ondernemen en stadsmarketing/visit Antwerpen en ondernemen en stadsmarketing/externe marketing, van de bedrijfseenheid ondernemen en stadsmarketing. Dit bedrag blijft onder de inbreng van 96.000,00 EUR die hiervoor goedgekeurd werd in het betreffende besluit.

Strategisch kaderDit besluit past in de realisatie van volgende doelstellingen/projecten: 4 - Lerende en werkende stad

1SLW05 - Antwerpen is een welvarende innovatieve business stad 1SLW0501 - Antwerpen is een hotspot voor innovatief ondernemen

1SLW050104 - De creatieve economie wordt versterkt, in het bijzonder op het vlak van mode en design

Besluit

Artikel 1Het college keurt in het kader van Eurobest 2015 de zaalhuur voor Elzenveld, IKON en de Arenbergschouwburg goed, evenals de offerte van Magnus voor de catering van het jurydiner.

Artikel 2De financieel beheerder verleent zijn visum en regelt de financiële aspecten als volgt:

Omschrijving Bedrag Boekingsadres Bestelbon

Aktiviteitenorganisatie ‘t Elzenveld vzwLange Gasthuisstraat 452000 AntwerpenOND: 0435.398.851IBAN: BE63 0011 8613 6208

8.849,99 EUR

Budgetplaats: 5318500000Budgetpositie: 6141Functiegebied: 1SLW050104A00000Subsidie: SUB_NRFonds: internBegrotingsprogramma: 1SA040510Budgetperiode: 1500

4005149742

Aktiviteitenorganisatie ‘t Elzenveld vzwLange Gasthuisstraat 452000 AntwerpenOND: 0435.398.851IBAN: BE63 0011 8613 6208

8.849,99 EUR

Budgetplaats: 5317500000Budgetpositie: 6141Functiegebied: 1SSB060302A00000Subsidie: SUB_NRFonds: internBegrotingsprogramma: 1SA070119Budgetperiode: 1500

4005149742

Aktiviteitenorganisatie ‘t 8.849,99 Budgetplaats: 5318000000 4005149742

4 / 27


Elzenveld vzwLange Gasthuisstraat 452000 AntwerpenOND: 0435.398.851IBAN: BE63 0011 8613 6208

EUR Budgetpositie: 6141Functiegebied: 1SLW080302A00000Subsidie: SUB_NRFonds: internBegrotingsprogramma: 1SA040521Budgetperiode: 1500

APB ArenbergschouwburgArenbergstraat 282000 AntwerpenOND: 0541 636 122 IBAN: BE11 7350 1116 1048

7.333,33 EUR


4005149744


7.333,33 EUR


4005149744


7.333,33 EUR


4005149744

Noxx antwerp bvbaNoorderlaan 292030 AntwerpenOND: 0891 451 972IBAN: BE23 3200 1652 1291

1.008,34 EUR


4005149736

Noxx antwerp bvbaNoorderlaan 29

1.008,34 EUR

Budgetplaats: 5317500000Budgetpositie: 6141

4005149736

5 / 27


2030 AntwerpenOND: 0891 451 972IBAN: BE23 3200 1652 1291

Functiegebied: 1SSB060302A00000Subsidie: SUB_NRFonds: internBegrotingsprogramma: 1SA070119Budgetperiode: 1500

Noxx antwerp bvbaNoorderlaan 292030 AntwerpenOND: 0891 451 972IBAN: BE23 3200 1652 1291

1.008,34 EUR


4005149736

Feestzaal Magnus bvba Prins Albertlei 17 2600 Berchem OND: 0404.308.173IBAN: BE 45 4111 0925 0189

3.269,05 EUR


4005149727


3.269,05 EUR


4005149727


3.269,05 EUR


4005149727

6 / 27


Bijlagen

1. Arenberg_huurovereenkomst_eurobest.pdf2. arenberg_offer_eurobest.pdf3. elzenveld_huurovereenkomst_eurobest.pdf

20150505_huurovereenkomst_arenberg_eurobest– blz. 1/3

APB Arenbergschouwburg Provincie Antwerpen

Arenbergstraat 28 | 2000 Antwerpen

T 03 202 46 11 | F 03 202 46 00

HUUROVEREENKOMST ARENBERGSCHOUWBURG

Tussen Autonoom Provinciebedrijf Arenbergschouwburg Provincie Antwerpen met ondernemingsnummer

541.636.122 en maatschappelijke zetel te Arenbergstraat 28, 2000 Antwerpen, vertegenwoordigd door het directiecomité,

voor wie optreedt de heer Gert Van Overloop, directeur, hierna genoemd ARENBERG enerzijds

en

Stad Antwerpen

maatschappelijke zetel Grote Markt 1, 2000 Antwerpen

vertegenwoordigd door het College van Burgemeester en Schepenen, vertegenwoordigd door

Dhr. Bart De Wever, Burgemeester en Dhr. Roel Verhaert, Stadssecretaris

contactpersonen Stad Antwerpen Kris Achten / 03 338 22 66 / 0486 72 94 57

[email protected]

Jessy Van Strydonck / 03 338 95 81

[email protected]

verder genoemd de HUURDER,

en

Lions Festivals

contactpersonen Lions Festivals Louise Benson (Eurobest festival director)

[email protected]

Leonie Sheridan (operations director)

0044 20 3033 2257 / 0044 7595 393 517

[email protected]

maatschappelijke zetel The Prow, 1 Wilder Walk, London W1B 5AP gevestigd Lions Festivals Ltd, 33 Kingsway, London WC2B 6UF

rechtsstatuut Limited Company

btw- of ondernemingsnummer 7814172

vertegenwoordigd door Louise Benson

verder genoemd de ORGANISATOR,

7 / 27


mailto:[email protected]




20150505_huurovereenkomst_arenberg_eurobest – blz. 2/3

wordt overeengekomen als volgt:

ARENBERG stelt ter beschikking van de hierboven genoemde HUURDER en ORGANISATOR,

die aanvaarden,

de in bijgevoegde offerte vermelde locaties in het gebouw Arenbergstraat 28 te 2000 Antwerpen op volgende data:

zondag 29/11/15 opbouw

maandag 30/11/15 opbouw

dinsdag 1/12/15 congres

woensdag 2/12/15 congres

donderdag 3/12/15 congres + afbraak

vrijdag 4/12/15 afbraak + weghalen materiaal

voor de organisatie van het festival/congres EUROBEST

met uitsluiting van elk ander gebruik en overeenkomstig de volgende algemene en bijzondere voorwaarden van verhuring.

BIJZONDERE VOORWAARDEN

Tarief en voorwaarden: bepaald in bijgevoegde offerte van 05/05/15.

De overeengekomen vaste kosten voor de 6 dagen samen bedragen 22000€ en zullen aangerekend worden aan de

HUURDER.

De facultatieve kosten (extra werkuren van de technici van Arenberg, verplaatsing van de vestiaire en van de pop-up bar,

etc.) worden berekend na het evenement en aangerekend aan de ORGANISATOR.

Uitzonderlijk zullen alle kosten hierboven vermeld binnen 10 dagen na het evenement worden gefactureerd. Indien het evenement wordt geannuleerd door de HUURDER of de ORGANISATOR, blijft de HUURDER steeds de helft van de vaste-kosten-prijs aan ARENBERG verschuldigd en de ORGANISATOR een schadevergoeding gelijk aan de facultatieve kosten op dat ogenblik reeds aangegaan. Hospitality/catering: I.v.m. de openingsuren van de publieksfoyer(s), maaltijden backstage en catering tijdens recepties, gelieve ruim op voorhand contact op te nemen met 3hoek: +32(0)486 57 60 10 of [email protected] . Catering backstage en voor het publiek is verplicht te bestellen bij 3hoek. De voorwaarden van 3hoek verschillen van deze van Arenberg. Alle catering besteld bij 3hoek zal door 3hoek direct aan de ORGANISATOR aangerekend worden.

Verplichtingen inzake sociale zekerheid Alle betrokken partijen zijn verantwoordelijk voor het naleven van alle wetgeving en verplichtingen (sociale zekerheid, verzekeringen, …) die van toepassing zijn op het leveren van artistieke prestaties en tewerkstelling van eigen personeel. Bedrijfsvoorheffing en auteursrechten Indien het evenement onderhevig is aan auteursrechten of bedrijfsvoorheffing, dan staat de ORGANISATOR in voor de betaling hiervan.

8 / 27



20150505_huurovereenkomst_arenberg_eurobest – blz. 3/3

Verantwoordelijkheid en verzekering Zowel de ORGANISATOR als de HUURDER zijn aansprakelijk voor het materiaal en de personen die zij naar aanleiding van de uitvoering van deze overeenkomst meebrengen naar de locatie. In geen geval zal ARENBERG als bewaarnemer aanzien worden. Enkel artiesten/sprekers en productiepersoneel zijn toegelaten op het podium en in de kleedruimten. ARENBERG is verzekerd voor burgerlijke aansprakelijkheid, arbeidsongevallen van eigen personeel en medewerkers en objectieve aansprakelijkheid bij brand en ontploffing. Opgemaakt te Antwerpen op 05/05/15, in uitvoering van de deputatiebeslissing dd. 10/6/10.

In 3 exemplaren waarvan elke partij verklaart een ondertekend exemplaar te hebben ontvangen.

Lions Festivals APB Arenbergschouwburg (ORGANISATOR) Namens het directiecomité (ARENBERG) Louise Benson Gert Van Overloop Festival Directeur Directeur Stad Antwerpen (HUURDER) Voor het College van Burgemeester en Schepenen De Stadssecretaris De Burgemeester Roel Verhaert Bart De Wever

De bijgevoegde offerte van 05/05/15 en de “algemene voorwaarden” maken integraal deel uit van deze overeenkomst; waarbij de voorwaarden vermeld in de offerte voorrang hebben op de algemene voorwaarden.

9 / 27


APB Arenbergschouwburg 5/05/2015

Arenbergstraat 28

2000 Antwerpen

ON 0541 636 122

tel. 03 202 46 38

www.arenbergschouwburg.be

www.arenberg.tk

Offerte aan STAD ANTWERPEN (HUURDER) en aan LIONS FESTIVALS (ORGANISATOR)

voor de organisatie van het festival/congres EUROBEST in meerdere zalen van de Arenbergschouwburg

op volgende data: prijs/dag

zondag 29/11/15 opbouw tussen 8u en middernacht 3800

maandag 30/11/15 opbouw 24u-toegang (van 0u tot 24u) 3600

dinsdag 1/12/15 congres tussen 7u en max. 21u u (met publieksevenement tussen ca. 10 en 18u) 4300

woensdag 2/12/15 congres tussen 7u en max. 21u u (met publieksevenement tussen ca. 10 en 18u) 4300

donderdag 3/12/15

congres +

prijsuitreiking +

afbraak

tussen 7u en 24u (met publieksevenement tussen ca. 10 en 22u30) 4800

vrijdag 4/12/15afbraak + weghalen

materiaalvan 0u tot 12u 1200

22000

al het meegebrachte materiaal -ook het verpakkingsmateriaal- dient uit de schouwburg verwijderd te zijn op vrijdag 4/12/15 voor 12u

voorlopige richtprijs vastgesteld op basis van het scenario meegedeeld tijdens de plaatsbezoeken van 1/7/14 en 14/11/14 (bij grote afwijkingen: prijs op nacalculatie)

Grote zaal lezingen door internationale sprekers, prijsuitreikingen, etc. voor max. 800 personen

Loge Première (2° verdieping backstage) als kleedkamer

Inkomhal/cantina op gelijkvloersverdieping als exporuimte (voor workshops, seminaries en lezingen) + bar

Bovenfoyer als exporuimte (voor workshops en seminaries) + bar

Ruimte rond cantina als vestiaire

Kleine zaal als exporuimte en/of voor lezingen

Ticketbalie (ruimte voor de balie zelf) van 30/11 t/m 3/12/15 voor ontvangst/inschrijving deelnemers (op woensdag 2/12/15 zal de ticketbalie ook door Arenberg zelf

worden gebruikt en op die datum dient de balie zelf toegankelijk te zijn voor Arenberg-publiek)

Opgelet! In functie van de veiligheid bedraagt de maximumcapaciteit van de grote zaal 800 personen, van de ganse schouwburg 1350 personen.

Wordt aangerekend door ARENBERG aan STAD ANTWERPEN

vaste kosten 22.000 €incl. gebruik bovenvermelde locaties/zaalpersoneel*/toilet- en vestiaireuitkoop/gebruik aanwezig technisch

materiaal/assistentie van 2 technici

*zaalpersoneel Arenberg fungeert voor toezicht/vlot verloop in de grote zaal en voor toezicht in de vestiaire

tijdens de uren dat de schouwburg open is voor het publiek (is niet verantwoordelijk voor

onthaal/ontvangst genodigden etc.)

_DEF 20150505 offer eurobest congress version NL-30/10/2015

10 / 27


http://www.arenbergschouwburg.be/

http://www.arenberg.tk/

Wordt aangerekend door ARENBERG aan LIONS FESTIVALS

facultatieve kosten

extra techniekuren 50€/manuur indien meer dan 2 technici nodig

facult.: verplaatsing (H/T) van de vestiairerekken 200 € door technici Arenberg

facult.: verplaatsing (H/T) van de pop-up bar 1.600 € door technici Arenberg

facult.: huur technisch materiaal ntb kostprijs + 10% commissie (indien door ARENBERG extern in te huren)

facult.: printen genummerde tickets gratis indien door organisator te verdelen

extra schoonmaak/beschadiging 50€/manuur op nacalculatie (indien de ruimtes uitzonderlijk vuil of beschadigd zijn achtergelaten)

Ter info: prijzen (all in en onder voorbehoud), ARENBERG rekent geen btw aan (provinciebedrijf).

Voor uitgebreide technische info: zie www.arenberg.tk

Een gedetailleerd technisch en productioneel draaiboek dient minstens 1 maand op voorhand aan ARENBERG te worden bezorgd.

De ORGANISATOR is zelf verantwoordelijk voor de opvolging van de technische fiche en het draaiboek. Het meeste materiaal aanwezig in de schouwburg (zie www.arenberg.tk)

kan in overleg met de hoofdtechnicus van Arenberg gebruikt worden. Extra in te huren materiaal (geluid, licht, backline,…), de afbraak na het evenement (inclusief het

correct opbergen van materiaal van ARENBERG), enz. is de verantwoordelijkheid van de organisator.

Opgelet! Er mag niets aan de muren/zuilen/etc. bevestigd worden, wel aan de bestaande ophangsystemen.

Bij het plaatsen van materiaal in de foyers dienen de vluchtwegen altijd vrijgehouden te worden

(dus opbouw materiaal in de foyers altijd na uitdrukkelijk overleg met de technici van ARENBERG - zie ook aparte plannen met vluchtwegen).

In de inkomhal is er extra krachtstroom van 32A voorzien.

Wordt aangerekend door horeca-exploitant 3HOEK BVBA aan LIONS FESTIVALS

Catering en dranken zijn verplicht te bestellen bij inhouse cateraar 3hoek

Ter info: prijzen 3hoek bvba excl. btw

Coördinaten: + 32(0)486 57 60 10

www.3hoek.be

[email protected]

Parkeerruimte: er zijn voldoende betaalparkings in de onmiddellijke nabijheid van de schouwburg.

Ter info:

Parking Arenberg, Oude Vaartplaats 2, 2000 Antwerpen, tel. 0471 35 11 67

Parking Nationale Bank, Britse Lei 7, 2000 Antwerpen, 0493 243 987

Parking artiesten/technische crew: indien parkeerplaats nodig voor vrachtwagens: contacteer Ingrid De Scheemaecker, tel. 03 202 46 38

minstens 2 weken voor het evenement ivm het vrijhouden van parkeerruimte in de Leopoldstraat.

Levering materiaal en ingang voor organisator: verplicht via dienstingang Willem Tellstraat 2, 2000 Antwerpen

= doodlopend zijstraatje van de Leopoldstraat (opgelet! verdwijnpaaltjes versperren de toegang tot het straatje)

Sat: 51.214747,4.407009

Voor akkoord

naam:

datum:

_DEF 20150505 offer eurobest congress version NL-30/10/2015

11 / 27


http://www.3hoek.be/


12 / 27


13 / 27


14 / 27


15 / 27


16 / 27


17 / 27


18 / 27


19 / 27


20 / 27


21 / 27


22 / 27


23 / 27


24 / 27


25 / 27


26 / 27


27 / 27


college van burgemeester en schepenen Zitting van 20 ...

Documents

Transcript of college van burgemeester en schepenen Zitting van 20 ...