0

CODEX

STUDENTENLEVEN

De codex studentenleven is een initiatief van het Brussels StudentenGenootschap “Geen Taal, Geen Vrijheid”.

De codex studentenleven is goedgekeurd op de Studentenraad van 13 september 2019.

1

INHOUD

Doelstellingen ............................................................................................................................................................. 4 Waarden en gedragscode ........................................................................................................................................... 4

FACILITEITEN VOOR ALLE STUDENTEN .......................................................................................................................... 4

SUBSIDIËRING VAN ACTIVITEITEN................................................................................................................................................ 4 Doel van de projectsubsidies en subsidiëring ............................................................................................................. 4 Voorwaarden voor aanvraag van projectsubsidies ..................................................................................................... 5 Toekenningsprocedure van projectsubsidies ............................................................................................................. 5 Uitvoering en uitbetaling van een gesubsidieerd project ........................................................................................... 6

GEBRUIK VAN INFRASTRUCTUUR ................................................................................................................................................ 6 Activiteiten op campus ............................................................................................................................................... 6 Activiteiten op de esplanade van de Brussels Humanities, Sciences & Engineering Campus ..................................... 7 Lounges ....................................................................................................................................................................... 7 Lounge Bar 1050 ....................................................................................................................................................... 8 Basic Fit Lounge 1090 ............................................................................................................................................... 8 Gebruik van beeld, muziek en versterkt geluid ........................................................................................................ 9 Maatregelen van veiligheid, orde en goede werking, sancties en beroep................................................................ 9

PUBLICITEIT EN COMMUNICATIE AAN DE STUDENTENGEMEENSCHAP ................................................................................................. 9 Communicatieadvies en promotiecampagnes voor studenten ................................................................................ 9 Het studentenwebsite (https://student.vub.be) .................................................................................................... 10 De schermen ........................................................................................................................................................... 10 De digitale eventkalender voor studenten ............................................................................................................. 10 Promomenu in de VUB-studentenrestaurants ....................................................................................................... 10 Fysieke promotie in het restaurant op de Brussels Humanities, Sciences & Engineering Campus ......................... 10 De andere communicatiekanalen van de VUB ........................................................................................................ 10 Eindbeslissing .......................................................................................................................................................... 10

ANDERE DIENSTVERLENING ..................................................................................................................................................... 10 Administratieve coaching ....................................................................................................................................... 10 Verzekering ............................................................................................................................................................. 10 Huren van materiaal ............................................................................................................................................... 11 Huren van voertuigen ............................................................................................................................................. 11 Catering .................................................................................................................................................................. 11 Oordopjes ............................................................................................................................................................... 11 Duurzaamheid ........................................................................................................................................................ 11

FACILITEITEN VOOR ERKENDE STUDENTENVERENIGINGEN AAN DE VUB ..................................................................... 11

ORGANISATIE VAN HET STUDENTENVERENIGINGSLEVEN ................................................................................................................ 11 Het studentenverenigingsleven aan de VUB .......................................................................................................... 11 Types erkenning van studentenverenigingen ......................................................................................................... 11 Aanvraag voor een erkenning als studentenvereniging.......................................................................................... 11 Proefperiode ........................................................................................................................................................... 13 Verliezen van een erkenning als studentenvereniging ........................................................................................... 13 Plichten van de erkende studentenvereniging ....................................................................................................... 13 Minimum veiligheids- en gedragsvoorschriften bij alle activiteiten, inclusief het dopen ....................................... 13

SUBSIDIËRING VAN ERKENDE STUDENTENVERENIGINGEN ............................................................................................................... 14 Subsidies aan erkende studentenverenigingen ...................................................................................................... 14 Aanvraag van subsidies en voorwaarden................................................................................................................ 14 Allocatie van subsidies voor activiteiten en vzw-kosten gewoon erkende studentenverenigingen ....................... 15 Subsidie voor erkende studentenverenigingen voor preventie van schadelijk alcoholgebruik .............................. 16

GEBRUIK VAN INFRASTRUCTUUR .............................................................................................................................................. 16 Aan studentenverenigingen toegewezen lokalen ................................................................................................... 16 Feestzalen en polyvalente ruimte voor verenigingen ............................................................................................. 17 Loting en coördinatie .............................................................................................................................................. 17 Deelnemers aan de loting en volgorde van toewijzing van de BSG- feestzaal en de tent ...................................... 17 Polyvalente ruimte.................................................................................................................................................. 17 Tent ......................................................................................................................................................................... 18 Leslokalen ............................................................................................................................................................... 18 Leslokalen – aanvraag ............................................................................................................................................. 18 Leslokalen - verbod op terbeschikkingstelling aan derden ..................................................................................... 18 Leslokalen – annuleringen ...................................................................................................................................... 18 Sancties ................................................................................................................................................................... 18

2

PUBLICITEIT EN COMMUNICATIE AAN DE STUDENTENGEMEENSCHAP ............................................................................................... 19 Plakborden voor erkende verenigingen .................................................................................................................. 19

ANDERE DIENSTVERLENING ..................................................................................................................................................... 19 Functioneel advies .................................................................................................................................................. 19 VUB dienstverlening aan intern tarief via BSGgtgv ................................................................................................. 19

STUDENTENORGANISATIES SUI GENERIS ..................................................................................................................................... 20 BSGgtgv, Studiekring Vrij Onderzoek en de Moeial ................................................................................................ 20 Functioneel advies .................................................................................................................................................. 20 Jaarverslag .............................................................................................................................................................. 20

HET BRUSSELS STUDENTENGENOOTSCHAP, GEEN TAAL, GEEN VRIJHEID .................................................................... 20

ALGEMENE BEPALINGEN ......................................................................................................................................................... 20 Feitelijke vereniging ................................................................................................................................................ 20 Vrij onderzoek en rechten van de mens ................................................................................................................. 20 Zetel ........................................................................................................................................................................ 20 Doelstellingen ......................................................................................................................................................... 20 Boekjaar en werkingsjaar ........................................................................................................................................ 21 Leden ...................................................................................................................................................................... 21 Subsidies ................................................................................................................................................................. 21 Begroting en verantwoording ................................................................................................................................. 21

ALGEMENE VERGADERING “HET PRAESESCONVENT” ................................................................................................................... 21 Bevoegdheden van de Algemene Vergadering “het Praesesconvent” ................................................................... 21 Samenstelling van de Algemene Vergadering “het Praesesconvent” ..................................................................... 21 Vergaderfrequentie ................................................................................................................................................ 21 Samenroeping ......................................................................................................................................................... 21 Vergaderquorum .................................................................................................................................................... 22 Geldige beslissingen................................................................................................................................................ 22

HET BESTUUR VAN BSGGTGV ................................................................................................................................................. 22 Bevoegdheden van het Bestuur .............................................................................................................................. 22 Verkiezing van de leden .......................................................................................................................................... 22 Samenstelling .......................................................................................................................................................... 22 Samenroeping ......................................................................................................................................................... 22 Vergaderfrequentie ................................................................................................................................................ 22 Agenda .................................................................................................................................................................... 23 Vergaderquorum .................................................................................................................................................... 23 Geldige beslissingen................................................................................................................................................ 23

HET KERNBESTUUR VAN BSGGTGV .......................................................................................................................................... 23 Bevoegdheden van het kernbestuur ...................................................................................................................... 23 Samenstelling .......................................................................................................................................................... 23 Kernfuncties en taken ............................................................................................................................................. 23 Voorwaarden .......................................................................................................................................................... 24 Onverenigbaarheden .............................................................................................................................................. 24

HET GEWOON BESTUUR VAN BSGGTGV .................................................................................................................................... 24 Functies en taken van gewone bestuursleden ........................................................................................................ 24 Stemrecht ............................................................................................................................................................... 25 Frequentie van bestuursverkiezing ......................................................................................................................... 25 Oproep kandidaatstelling ....................................................................................................................................... 25 Voorzitter van de bestuursverkiezing ..................................................................................................................... 25 Uitnodiging voor de bestuursverkiezing ................................................................................................................. 25 Stemming op de bestuursverkiezing ....................................................................................................................... 25 Inwerkingtreding van het nieuwe Bestuur.............................................................................................................. 25

HET VICECONVENT VAN BSGGTGV ........................................................................................................................................... 25 Bevoegdheden van het Viceconvent ...................................................................................................................... 25 Samenstelling .......................................................................................................................................................... 25 Voorzitter ................................................................................................................................................................ 26 Plaatsvervangers ..................................................................................................................................................... 26 Vergaderquorum .................................................................................................................................................... 26 Geldige beslissingen................................................................................................................................................ 26 Samenroeping ......................................................................................................................................................... 26

ADVIESCOMITÉS ................................................................................................................................................................... 26 Adviescomité Events & Logistics ............................................................................................................................. 26 Adviescomité St-V ................................................................................................................................................. 26

3

Adviescomité van oud-voorzitters ........................................................................................................................ 26 SLOTBEPALINGEN .................................................................................................................................................................. 26

Ontbinding ............................................................................................................................................................ 26 Het vermogen van de vereniging .......................................................................................................................... 26

HET STUDENTENTIJDSCHRIFT VAN DE VUB, DE MOEIAL .............................................................................................. 27

Doel ....................................................................................................................................................................... 27 Titel en ondertitel ................................................................................................................................................. 27 Zetel ...................................................................................................................................................................... 27 De Algemene Vergadering .................................................................................................................................... 27 De hoofdredactie .................................................................................................................................................. 27 De redactie ........................................................................................................................................................... 28 Wijze van besluitvorming in de Algemene Vergadering en de redactie ............................................................... 29 Deontologie .......................................................................................................................................................... 29

DE STUDIEKRING VRIJ ONDERZOEK ............................................................................................................................. 30

AARD VAN DE VERENIGING. .................................................................................................................................................... 30 Doelstelling van de vereniging .............................................................................................................................. 30 Naam .................................................................................................................................................................... 30 Zetel ...................................................................................................................................................................... 30 De Algemene Vergadering .................................................................................................................................... 30 Het Kernbestuur ................................................................................................................................................... 30 Het Bestuur ........................................................................................................................................................... 31 Wijze van besluitvorming...................................................................................................................................... 32

MAATREGELEN VAN VEILIGHEID EN GOEDE WERKING ................................................................................................ 32

Noodsituaties ........................................................................................................................................................ 32 Veiligheid en overlast ........................................................................................................................................... 32 Technisch defect ................................................................................................................................................... 32

ONVERENIGBAARHEDEN ............................................................................................................................................. 32

Onverenigbaarheden ............................................................................................................................................ 32

KLACHTEN ................................................................................................................................................................... 32

Klachten over niet naleven van de statuten van een erkende studentenvereniging............................................ 32 Betwisting van beslissingen .................................................................................................................................. 32 Klachten over overtredingen op de plakregeling .................................................................................................. 33 Klachten tegen de Moeial ..................................................................................................................................... 33

SANCTIES ..................................................................................................................................................................... 33

Vergoeding van aangerichte schade ..................................................................................................................... 33 Onthouding van subsidie bij niet indienen van jaarverslagen .............................................................................. 33 Onttrekken van gebruiksrechten bij overlast of het niet naleven van de regelgeving ......................................... 33 Bijkomende schoonmaakkosten bij een niet-opgeruimde Lounge Bar 1050 of Basic Fit Lounge 1090 ................ 33 Sancties via BSGgtgv ............................................................................................................................................. 34 Betaling van boetes en schade ............................................................................................................................. 34 Verliezen van een erkenning als studentenvereniging ......................................................................................... 34

VERWEER EN BEROEP .................................................................................................................................................. 35

Advies- en Beroepscomité Subsidies .................................................................................................................... 35 Beroep van erkende studentenverenigingen tegen de beslissing van BSGgtgv over de puntentoekenning voor

de subsidiesverdeling. ................................................................................................................................................................... 35 Verweer tegen schorsing voor loting voor samenwerkende studentenverenigingen .......................................... 35 Bemiddeling bij overtredingen van het plakreglement ........................................................................................ 35 Beroep tegen beslissingen bij overtredingen van het plakreglement .................................................................. 35 Hoger beroep ........................................................................................................................................................ 35

SLOTBEPALINGEN ........................................................................................................................................................ 36

Verantwoordelijkheid voor incidenten ................................................................................................................. 36 Rechtspraak .......................................................................................................................................................... 36 Wijzigingen ........................................................................................................................................................... 36

4

Voor de leesbaarheid van de tekst wordt enkel de mannelijke persoonsvorm gebruikt. Maar de bepalingen gelden uiteraard zonder genderonderscheid.

Doelstellingen

De Vrije Universiteit Brussel (VUB) wil het studentenleven ondersteunen. Dit doet ze door het faciliteren en subsidiëren van

• studenteninitiatieven; • het studentenverenigingsleven via de koepelvereniging van de erkende studentenverenigingen, het Brussels

Studentengenootschap, geen taal geen vrijheid; • het studententijdschrift de Moeial; • de studiekring Vrij Onderzoek.

Daarnaast kan de VUB overeenkomsten afsluiten met externe organisaties die het studentenleven aan de VUB ten goede komen.1

Waarden en gedragscode

Alle studenten – ook die studenten die handelingen stellen buiten het verenigingsleven – organiseren hun activiteiten met respect voor het principe van het Vrij Onderzoek2. Ze discrimineren niet3 op basis van geslacht, nationaliteit, nationale of etnische afstamming, ras, huidskleur en afkomst, handicap, geloof of levensbeschouwing, seksuele geaardheid, leeftijd, vermogen, burgerlijke staat, politieke overtuiging, syndicale overtuiging, gezondheidstoestand, fysieke of genetische eigenschap, geboorte, sociale afkomst en taal.

Ze respecteren de regelgeving van de VUB én de externe regelgeving.

Voor alle studenten hanteren we een gedragscode die impliceert dat studenten zich, in hun hoedanigheid als student, zowel op als naast de VUB-campussen, verantwoordelijk gedragen. Ze respecteren mekaars psychische en lichamelijke integriteit. Ze zijn onderling solidair, in het bijzonder in geval van probleemsituaties.

De VUB doet het nodige om deze gedragscode onder de aandacht te brengen van de studenten en te stimuleren dat deze wordt nageleefd.

Faciliteiten voor alle studenten

Subsidiëring van activiteiten

Doel van de projectsubsidies en subsidiëring

De projectsubsidies hebben als doel nieuwe projecten te steunen die

• het scala aan ontspanningsmogelijkheden en leerrijke activiteiten voor de VUB-studenten uitbreiden; • Een vernieuwend of ambitieus karakter hebben; • De uitstraling van de VUB of van Brussel als studentenstad bevorderen; • Het welzijn van de studenten verhogen; • De verbondenheid van de studenten over bestaande netwerken verhogen.

Projecten of beleidssuggesties die niet voldoen aan de voorwaarden voor projectsubsidies, maar wel waardevol zijn voor studenten kunnen met dossier en motivering voorgelegd worden aan de studentenraad. De studentenraad kan dan beslissen om te subsidiëren met eigen middelen ten belope van maximum 10% van die eigen middelen, of adviseren om een voorstel te begroten.

1 Bijvoorbeeld met publiq vzw, vzw BSG as, BOJ vzw,... 2 Het denken mag zich nooit onderwerpen, noch aan een dogma, noch aan een partij, noch aan een hartstocht, noch aan een belang, noch aan een vooroordeel, noch aan om het even wat, maar uitsluitend aan de feiten zelf, want zich onderwerpen betekent het einde van alle denken. (Henri Pointcaré) 3 Het wettelijk kader wordt gevormd door het Europees verdrag tot bescherming van de rechten van de mens en de fundamentele vrijheden, ondertekend te Rome op 4 november 1950 (en de Belgische antidicriminatiewetgeving)

5

Voorwaarden voor aanvraag van projectsubsidies

§1 Mogelijke aanvragers

Elke VUB-student kan een aanvraag doen voor een projectsubsidie, zowel uit eigen naam als voor een functioneel erkende vereniging of voor een gewoon erkende vereniging die zich nog in de proefperiode bevindt.

§2 Timing

De aanvragers kunnen 2 keer per jaar via het studentenwebsite (https://student.vub.be) een dossier indienen. De precieze deadlines worden via het studentenwebsite (https://student.vub.be) bekend gemaakt.

Een aanvraag die te laat is wordt automatisch verwezen naar de volgende deadline.

§3 Voorwaarden

Een aanvraag kan zowel gebeuren voor een initiatief dat nog moet plaatsvinden als voor een project dat reeds heeft plaatsgevonden in het voorbije semester.

Om in aanmerking te komen voor projectsubsidies moet de aanvraag in alle gevallen voldoen aan volgende algemene

voorwaarden:

• het project of de activiteit moet openstaan voor de VUB-studentenpopulatie; • de aanvraag moet zijn ingediend door een VUB-student; • de aanvraag is gemotiveerd in functie van het doel en de toekenningscriteria van de projectsubsidies zoals

bepaald in artikel 3 en artikel 5; • de communicatie moet de vermelding ‘met steun van de Studentenraad’ bevatten; • de aanvraag betreft geen onderwijsactiviteit tenzij de totaalkost hiervan voor minstens 66,6% door de

opleiding(en) gedragen wordt en de resterende kosten normaliter door de studenten zelf betaald moeten worden; • de activiteit mag geen winst beogen;

• de aanvraag moet een begroting bevatten, die een voldoende overzicht geeft van de geplande inkomsten en uitgaven;

• voor eenzelfde soort activiteit kunnen ten hoogste driemaal projectsubsidies aangevraagd worden.

Wanneer een activiteit in meerdere talen wordt gepromoot, moet de activiteit ook toelaten dat deelnemers die (enkel) één van deze talen spreken actief kunnen participeren.

Ingeval het project of de activiteit bepaalde uitsluitingscriteria hanteert die een schending kunnen uitmaken tegen één of meer van de 19 discriminatiecriteria uit de Belgische anti-discriminatiewetgeving, dan bevat de aanvraag een argumentatie die het verschil in behandeling objectief en redelijk rechtvaardigt. De motivatie omvat eveneens een argumentatie waarom er geen minder ingrijpende maatregelen mogelijk zijn om hetzelfde doel te bereiken.

Toekenningsprocedure van projectsubsidies

Het Advies- en Beroepscomité Subsidies, zoals gedefinieerd in artikel 134, behandelt de aanvragen 2 keer per jaar, kort na de aanvraagdeadlines. Het gaat na of de aanvraag voldoet aan de voorwaarden bepaald in artikel 4.

Als de aanvraag aan de voorwaarden voldoet, wordt de aanvrager of zijn afgevaardigde uitgenodigd ter toelichting van de aanvraag. Dit gebeurt op de vergadering van het Advies- en Beroepscomité Subsidies waar de aanvraag wordt geëvalueerd.

Daarna kent het Advies- en Beroepscomité Subsidies punten toe op basis van volgende cumulatieve allocatieregels:

▪ Aantal deelnemers aan de activiteit

o <20 deelnemers: 1 punt

o 20-100 deelnemers: 3 punten o >100 deelnemers: 5 punten

▪ Taal van de communicatie

o Nederlands: 1 punt o Engels: 1 punt o Nederlands + Engels, Frans en/of Duits: 3 punten

6

▪ Locatie o op en rond de campus waarop de vereniging actief is (inclusief de studentenhuizen van de VUB of de

studentenhuizen waarmee de VUB een overeenkomst heeft, en de café’s rond het station van Etterbeek en de Brussels Health Campus): 1 punt

o buiten Brussel of op een andere VUB-campus dan waar de vereniging actief is: 2 punten o Brussel: 3 punten o buitenland: 4 punten

▪ Aard van de activiteit

o cultureel en/of sportief: 3 punten o spel en studentikoos: 1 punt o vormend: 3 punten

▪ Diverse

o ecologisch aspect (mits motivering): 2 punten o gratis toegang (mits motivering): 1 punt o innovatief (mits motivering): 1 punt o interdisciplinair of netwerkoverstijgend (mits motivering): 2 punten o welzijnsbevorderend (mits motivering): 2 punten

Het Advies– en Beroepscomité Subsidies zet het aantal punten om in volgende richtinggevende bedragen, maar kan deze verminderen in functie van het budget voorzien in de begroting:

• 0 tot 7 punten: €150 • 8 tot 13 punten: €300 • >13 punten: €500

Het Advies- en Beroepscomité Subsidies kan een gemotiveerd voorstel tot sponsoring doen dat hoger of lager ligt dan de hierboven vermelde bedragen en kan extra uitvoeringsmodaliteiten voorstellen.

De Studentenraad beslist over toekenning van een projectsubsidie na gemotiveerd advies van het Advies- en

Beroepscomité Subsidies.

De Studentenraad kent in de eerste aanvraagperiode maximaal de helft van het budget voorzien in de begroting toe.

Indien de Studentenraad op basis van de ingediende aanvraag oordeelt dat deze in strijd is met bepalingen in deze codex studentenleven of dat een eventuele discriminerende maatregel niet objectief en redelijk kan gerechtvaardigd worden, dan kan de Studentenraad de toekenning van projectsubsidies weigeren.

Uitvoering en uitbetaling van een gesubsidieerd project

De uitvoerder van een gesubsidieerd project zorgt ervoor dat hij de 2 maanden na afloop van de activiteit volgende stukken bezorgt aan het infopunt studenten:

• de bewijsstukken dat hij de voorwaarden heeft gerespecteerd; • een financieel verslag waaruit blijkt hoeveel winst of verlies het project heeft gemaakt.

Uitbetaling gebeurt pas na afloop van het project als blijkt dat aan alle opgelegde voorwaarden werd voldaan zoals bepaald in artikel 4 en artikel 6.

De aanspraak op het goedgekeurde budget vervalt in elk van onderstaande situaties:

• indien het gesubsidieerde project meer dan €75 winst heeft opgebracht; • indien de deadline zoals bepaald in het eerste lid niet gerespecteerd werd;

Gebruik van infrastructuur

Activiteiten op campus

De VUB-campussen bieden verschillende mogelijkheden om activiteiten te organiseren zowel binnen als buiten op campus.

7

Locaties voor studentengerichte activiteiten op de Brussels Humanities, Sciences & Engineering Campus zijn: • de esplanade; • de inkom van het restaurant; • de Lounge Bar 1050; • de BSG-feestzaal (enkel voor erkende verenigingen); • de polyvalente ruimte (enkel voor erkende verenigingen).

De aanvraagmogelijkheden hiervoor zijn beschreven respectievelijk in artikel 8, 9, 10, 42, 43 en 44.

Locaties voor studentengerichte activiteiten op de Brussels Health Campus zijn: • de Basic Fit Lounge 1090; • de BOJ-feestzaal (enkel voor erkende verenigingen); • Tempus.

De aanvraagmogelijkheden hiervoor zijn beschreven in artikel 11 en 42.

Voor alle andere locaties op campus moeten studenten die activiteiten wensen te organiseren vooraf toestemming vragen. De aanvraag omvat vermelding van:

• plaats van de activiteiten; • tijdstip van de activiteiten; • beschrijving van de activiteiten; • organisator van de activiteiten (contactgegevens, inclusief mobiel telefoonnummer).

Voor de Brussels Humanities, Sciences & Engineering Campus verlopen deze aanvragen via Infrastructuur4. De faculteit Geneeskunde & Farmacie coördineert de aanvragen voor gebruik van de VUB-leslokalen op de Brussels Health Campus.

Activiteiten op de esplanade van de Brussels Humanities, Sciences & Engineering

Campus

De esplanadewerking op de Brussels Humanities, Sciences & Engineering Campus omvat vier sublocaties: • overdekt gedeelte; • einde brandweg (indien aanwezigheid voertuig); • inkomhal gebouw D (binnen); • VUB-restaurant (binnen aan de trappen).

Studenten kunnen esplanadeactiviteiten aanvragen via het studentenwebsite (https://student.vub.be).

Op verzoek van de bewaking moet elke standhouder, organisator of verspreider van flyers steeds de toelatingsmail van Infopunt Studenten kunnen voorleggen.

Lounges

§1 De Lounge Bar 1050 op de Humanities, Sciences & Engineering Campus en de Basic Fit Lounge 1090 op de Brussels Health Campus hebben als doel een ontmoetingsruimte te zijn voor alle VUB’ers en een plaats te geven aan sociale en culturele initiatieven. De Lounge Bar 1050 beoogt consumpties aan te bieden aan democratische prijzen.

§2 De Studentenraad neemt de algemene coördinatie van de Lounge Bar 1050 op, vertegenwoordigd door een door de Studentenraad aangeduide student, verder loungecoördinator genoemd. De BOJ Raad vzw neemt de algemene coördinatie van de Basic Fit Lounge 1090 op, vertegenwoordigd door een door de BOJ Raad vzw aangeduide student, verder loungecoördinator genoemd. De loungecoördinatoren kunnen praktische deeltaken zoals bijvoorbeeld sleuteloverdracht, inventaris, facturatie en het opvolgen van betalingen delegeren naar andere studenten. De loungecoördinatoren worden bijgestaan door het Infopunt Studenten.

§3 De gebruiker van de Lounges voldoet aan volgende voorwaarden: • de aanvrager is lid van de universitaire gemeenschap, is alumnus of organiseert een activiteit met aantoonbaar

belang voor de VUB.

§4 De activiteit voldoet aan volgende voorwaarden:

• de activiteit is vrij toegankelijk voor iedereen of is een privé-activiteit met duidelijke band met de universitaire gemeenschap;

• de activiteit heeft geen negatieve uitstraling voor de VUB; • de activiteit hindert geen andere gebruikers van de campus of - in Jette - Basic Fit (lawaai, vuil, rook, ...); • de activiteit valt niet binnen de doelactiviteiten van de BSG- of BOJ-zaal.

§5 De gebruiker of een verantwoordelijke die hem vertegenwoordigt moet gedurende de hele duur van de activiteit

aanwezig te zijn. Het GSM-nummer van deze persoon moet voorafgaand of bij de aanvang van de gebruiksperiode meegedeeld worden aan de dienst bewaking van de VUB5.

§6 Het is verboden de Lounges geheel of ten dele ter beschikking te stellen van derden.

§7 Het gebruik van de Lounges wordt aangevraagd via het studentenwebsite (https://student.vub.be).

4 Via infradesk@vub.ac.be

5 Voor Lounge Bar 1050 gebeurt dat door vermelding op het aanvraagformulier.

8

Lounge Bar 1050

§1 Toewijzing gebruik

Potentiële gebruikers, zoals gedefinieerd in artikel 9, kunnen vanaf 1 jaar op voorhand een aanvraag voor gebruik van de Lounge Bar 1050 indienen.

Privé-activiteiten kunnen ten hoogste 1 keer per week plaatsvinden.

De aanvragen worden behandeld volgens het principe “first come first served”. De loungecoördinator kan gemotiveerd beslissen om aanvragen van reeksen van reservaties slechts gedeeltelijk toe te wijzen om de reservatiemogelijkheden van andere aanvragers niet te hypothekeren.

§2 Gebruiksperiode en openings- en sluitingsuur

Van maandag tot en met donderdag wordt de Lounge Bar 1050 ter beschikking gesteld van 13 uur tot 3 uur ‘s nachts, inclusief voorbereiding van de activiteit en opruim.

Gedurende de weekends – van vrijdagmiddag tot maandagmiddag – wordt de Lounge Bar 1050 ter beschikking gesteld voor het hele weekend van vrijdag 13 uur tot maandagochtend 3 uur, inclusief voorbereiding van de activiteit en opruim.

Wie de Lounge Bar 1050 huurt voor een publieke activiteit, zorgt ervoor dat deze uiterlijk om 16u toegankelijk is voor bezoekers.

§3 Financiële regelingen

De gebruiker betaalt volgende bedragen:

• een tarief van €50 voor het gebruik van de zaal voor publieke activiteiten of €150 voor het gebruik van de zaal voor privé-activiteiten. Deze bedragen zijn inclusief eindschoonmaak, exclusief opruim.

De gebruiker betaalt via overschrijving binnen de 30 kalenderdagen na ontvangst van de onkostennota. Deze moeten gestort worden op IBAN rekeningnummer BE29 0010 6864 5764 GEBABEBB met vermelding van ISS8 STI60 LOUNGEB en de datum van gebruik.

Bij niet tijdige betaling wordt het verschuldigde bedrag vermeerderd met €25 per aanmaning.

De gebruiker kan geen inkomgelden vragen.

Als de gebruiker later dan tien kalenderdagen voor de beoogde dag van gebruik van de zaal annuleert betaalt hij toch het volledige gebruikerstarief.

§4 Inventaris en opruim

De gebruiker zal samen met de loungecoördinator een inventaris van het aanwezige materiaal opmaken, en dit telkens bij de aanvang en het einde van de gebruiksperiode. Deze inventaris wordt opgemaakt op een tijdstip volgens afspraak met de loungecoördinator. Bij afwezigheid van de gebruiker zal de loungecoördinator alleen een inventaris opmaken, waarna de gebruiker geen verhaal heeft tegen deze inventaris.

De Lounge Bar 1050 moet zich na afloop van de activiteit opnieuw in dezelfde staat bevinden als voor aanvang van de activiteit.

Bij twee opeenvolgende activiteiten kan de inventaris van respectievelijk de vorige gebruiker en de nieuwe gebruiker gelijktijdig gebeuren.

Enkel na ondertekening van de gebruikersovereenkomst en na de opmaak van inventaris door de gebruiker en de loungecoördinator zullen de sleutels van de Lounge Bar 1050 overhandigd worden aan de gebruiker.

Sancties worden geregeld in artikel 130 en 132.

Basic Fit Lounge 1090

§1 Toewijzing gebruik

Data kunnen gedurende het academiejaar door gebruikers vrij worden aangevraagd bij de loungecoördinator. De aanvragen worden daarbij ingevuld volgens het principe “first come first served”.

§2 Gebruikersperiode en sluitingsuur

Activiteiten kunnen enkel plaats vinden binnen de openingsuren van Basic Fit. De activiteit moet beëindigd worden 15 minuten voor sluitingsuur. Tegen het sluitingsuur moeten de laatste bezoekers de Basic Fit Lounge 1090 verlaten hebben.

§3 Financiële regelingen

De Basic Fit Lounge 1090 wordt gratis ter beschikking gesteld voor de duur van de activiteit.

Annulering van het gebruik van de Basic Fit Lounge 1090 moet gebeuren ten laatste zeven kalenderdagen voor de beoogde dag van gebruik van de zaal. Bij het niet tijdig annuleren van de zaal wordt €15 aangerekend omdat andere gebruikers de zaal niet kunnen gebruiken.

9

§4 Gebruik en veiligheid

De gebruiker van de Basic Fit Lounge 1090 is vrij in het bepalen van de aard van de activiteit die hij organiseert, zolang deze voldoet aan de voorwaarden omschreven in artikel 9;

De loungecoördinator behoudt zich het recht voor om activiteiten die een negatieve uitstraling kunnen hebben, te weigeren. Activiteiten die binnen de doelactiviteiten van de BOJ-zaal vallen komen slechts in aanmerking voor gebruik van de Basic Fit Lounge 1090 na toestemming van de Studentenraad of de voorzitter van de vzw BOJ.

§5 Controle vooraf, reiniging en opruim

Voor aanvang van de activiteit moet de gebruiker controleren of de Basic Fit Lounge 1090 en bijhorend lokaal zich in een correcte staat bevinden. Indien dit niet het geval is, moet de gebruiker de loungecoördinator hiervan onmiddellijk op de hoogte brengen - zo mogelijk gestaafd met bewijsmateriaal - en zijn instructies opvolgen.

Bij afloop van de activiteit moeten de Basic Fit Lounge 1090 en aanpalende ruimtes zich opnieuw in dezelfde staat bevinden als bij aanvang van de activiteit.

De gebruiker staat zelf in voor het opruimen en correct achterlaten van de Basic Fit Lounge 1090, waaronder het deponeren van de vuilniszakken in de daartoe aangewezen containers.

Gebruik van beeld, muziek en versterkt geluid

§1 Bij reproductie van beeld of muziek tijdens een activiteit is de organisator altijd zelf verantwoordelijk voor het rechtmatig gebruik ervan. De organisator informeert naar een overkoepelend contract voor de desbetreffende

campuslocatie, en neemt de nodige complementaire stappen om bij de betreffende instanties (bijvoorbeeld SABAM, Billijke Vergoeding, Bevrijdingsfilms, auteur, distributeur, enzovoort) de toelating en het recht op reproductie te verkrijgen. Bij eventuele inbreuken draagt de organisator de gevolgen van eventuele sancties of boetes.

§2. Organisatoren moeten de vaste meet-, registratie- en begrenzingsapparatuur voor versterkt geluid op campus-locaties gebruiken en de geluidsnormen respecteren. Wanneer geen vaste apparatuur beschikbaar is dan moeten ze bij Facility Services de mobiele apparatuur vooraf reserveren en ophalen uiterlijk voor 16u op de dag van hun activiteit en deze gebruiken zoals voorgeschreven.

De VUB-locaties die vaak voor studentgerichte activiteiten worden gebruikt zijn ingedeeld volgens de geluidsnormcategorieën voor versterkt geluid opgelegd door het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. Mede afhankelijk van de bredere regelgevingscontext wordt een concrete maximum geluidsintensiteit opgelegd als volgt:

• Tent: categorie 3 (max 100 dB) • Aula Q: categorie 3 (max 100 dB) • Zaal cultuurtoren: categorie 3 (max 100 dB) • BSG-zaal: categorie 3 (max 95 dB) • Tempus: categorie 2 (max 95 dB) • BOJ-zaal: categorie 2 (max 91 dB) • Lounge Bar 1050: categorie 1 (max 85 dB) • Basic Fit Lounge 1090 categorie 1 (max 85 dB)

Voor activiteiten in geluidsnormcategorie 3 is een extra - gratis toegankelijke - rustruimte met een geluidsintensiteit van maximum 85dB verplicht.6

Maatregelen van veiligheid, orde en goede werking, sancties en beroep

Maatregelen van veiligheid, orde en goede werking, sancties en beroep worden geregeld in artikel 119 en volgende.

Publiciteit en communicatie aan de studentengemeenschap

Communicatieadvies en promotiecampagnes voor studenten

Infopunt Studenten verleent communicatieadvies. De dienst kan ondersteuning bieden bij het uitdenken van promotiecampagnes, in geval van mediacrisis of in geval van behandeling van klachten door derden. Indien nodig neemt Infopunt Studenten contact met of dispatcht naar andere diensten van de universiteit.

De operationele uitvoering blijft in handen van de organisatoren/studenten.

In uitzonderlijke situaties kan de universiteit de communicatie zelf aansturen in samenspraak met de betrokken studentenverantwoordelijken.

6 In afwachting van de ingebruikname van de polyvalente ruimte (garage C) is het noodzakelijk één van de aula’s in gebouw G op esplanadeniveau te reserveren hiervoor.

10

Het studentenwebsite (https://student.vub.be)

Het studentenwebsite (https://student.vub.be) biedt informatie relevant voor het studentenleven, een overzicht van de beschikbare ondersteuningsmogelijkheden en van alle studentenverenigingen aan de VUB.

Nieuwsberichten en aankondiging van activiteiten in de eventkalender kunnen aangevraagd worden via het studentenwebsite (https://student.vub.be).

De schermen

Studenten die via de elektronische schermen informatie willen aanbieden, leveren dit in een 16:9 formaat aan Infopunt Studenten aan.

De digitale eventkalender voor studenten

Studenten kunnen een aanvraag doen bij het infopunt studenten om hun activiteit op te nemen in de digitale eventkalender7.

Promomenu in de VUB-studentenrestaurants

Het promopakket van het restaurant biedt de mogelijkheid tot een speciaal menu met vermelding van een activiteit. Alle erkende verenigingen of studenten die daarvan gebruik willen maken, kunnen tot drie weken op voorhand via e-mail een aanvraag indienen bij het diensthoofd van het restaurant.

Fysieke promotie in het restaurant op de Brussels Humanities, Sciences & Engineering Campus

Aanvragen tot promotie (promostands, kaartenverkoop, sampling, …) in het restaurant verlopen via het Infopunt Studenten. Op verzoek van het restaurantpersoneel moet elke standhouder in het restaurant de toelating van het Infopunt Studenten kunnen voorleggen.

Het verspreiden van flyers in het restaurant kan zonder toelating, mits de flyers de naam van de verantwoordelijke uitgever vermelden. Flyers die indruisen tegen de waarden van de VUB mogen niet verspreid worden. Bij twijfel vragen verantwoordelijke uitgevers of verspreiders van flyers voorafgaandelijk toelating aan het Infopunt Studenten.

De andere communicatiekanalen van de VUB

De VUB beschikt nog over verschillende communicatiekanalen met elk hun eigenheid en communicatiebeleid: sociale media, nieuwsbrief, direct e-mail, VUBToday, Henri, enzovoort.

Studenten of studentenorganisaties die een initiatief willen communiceren kunnen hiervoor beroep doen op het Infopunt Studenten dat de communicatie faciliteert.

Direct e-mail gericht naar grote groepen studenten kan enkel overwogen worden in geval van essentiële boodschappen van algemeen belang.

Eindbeslissing

De respectievelijke verantwoordelijken van de betrokken diensten of communicatiekanalen beslissen om over een event al dan niet te publiceren of een promo-initiatief al dan niet te laten plaatsvinden. Alvorens toelating te geven, kunnen zij extra informatie opvragen.

Andere dienstverlening

Administratieve coaching

Elke student, die een initiatief wil nemen in functie van het studentenleven aan de VUB kan op het Infopunt Studenten administratieve coaching krijgen om wegwijs te raken in de administratieve en logistieke regelingen van de VUB of in externe regelgeving.

Verzekering

Alle studenten van de VUB zijn verzekerd tegen lichamelijke ongevallen die zich zouden voordoen tijdens normale activiteiten8.

7 https://www.facebook.com/studenteventsvub/ 8 Informatie met betrekking tot verzekeringen voor studenten is beschikbaar op de webpagina van de Dienst

Verzekeringen via login met de NetID of via de Dienst Verzekeringen.

11

Huren van materiaal

Divers materiaal9 voor infrastructuur kan in bruikleen genomen worden via Facility Services op de Brussels Humanities, Sciences & Engineering Campus10.

Op de Brussels Health Campus wordt deze ondersteuning geboden door de Congresdienst11.

Huren van voertuigen

Een student die sinds minstens één jaar over een geldig rijbewijs beschikt en minstens 21 jaar oud is kan een VUB-(bestel)wagen huren12

Fietsen huren kan op verschillende plekken in de nabije omgeving.13

Catering

Catering tijdens een vergadering of ander evenement kan gereserveerd worden via het VUB-restaurant14.

Studenten of organisaties kunnen een factuur vragen op naam van een privépersoon met adres buiten de campus. Erkende studentenverenigingen kunnen catering inkopen via BSGgtgv, zoals bepaald in artikel 53.

Oordopjes

Elke student kan voor een studentenactiviteit met versterkte muziek gratis oordopjes ophalen aan het Infopunt Studenten.

Duurzaamheid

Het Green team biedt een netwerk van sprekers en organisaties of soms zelfs financiële ondersteuning in functie van activiteiten die duurzaamheid en mobiliteit ten goede komen15.

Faciliteiten voor erkende studentenverenigingen aan

de VUB

Organisatie van het studentenverenigingsleven

Het studentenverenigingsleven aan de VUB

Het Brussels studentengenootschap geen taal geen vrijheid (BSGgtgv), zoals beschreven in artikel 60, coördineert het studentenverenigingsleven aan de VUB.

Types erkenning van studentenverenigingen

Er bestaan 2 soorten erkenningen voor studentenverenigingen: • gewoon erkende verenigingen zijn feitelijke verenigingen of vzw’s die erkend zijn door de Studentenraad omdat

ze VUB-studenten als hoofddoelgroep beogen; • functioneel erkende verenigingen zijn feitelijke verenigingen of vzw’s die erkend zijn door de Studentenraad

omdat ze een meerwaarde kunnen bieden aan VUB-studenten, maar expliciet niet enkel de VUB-studenten als doelgroep hebben.

Niet door de Studentenraad erkende verenigingen kunnen geen aanspraak maken op de rechten die aan een erkenning ontleend worden. Zij kunnen wel een aanvraag doen voor andere faciliteiten zoals beschreven in artikel 4, 8 en 9.

Aanvraag voor een erkenning als studentenvereniging

§1 Elke vereniging die wenst erkend te worden, bezorgt schriftelijk een erkenningsaanvraag aan BSGgtgv.

Een aanvraag voor een gewone erkenning als studentenvereniging gebeurt door minstens vier VUB-studenten die lid zijn van de erkenning aanvragende vereniging.

Elke aanvraag voor een functionele erkenning als studentenvereniging gebeurt door minstens één VUB-student die lid is van de erkenning aanvragende vereniging.

9 https://student.vub.be/events-en-activiteiten#uitlenen 10 Het studentenwebsite (https://student.vub.be) biedt een infofiche. 11 http://gf.vub.ac.be/congresdienst-informatie.php 12 via https://student.vub.be/events-en-activiteiten#uitlenen 13 een fiets kan gehuurd worden via https://student.vub.be/mobiliteit/ik-trap#huurfietsen en ook bij Brik:

https://www.brik.be/mobiliteit/fiets/ 14 Het vinden van meer informatie en het plaatsen van bestellingen gebeurt via https://student.vub.be/resto#catering 15 https://student.vub.be/greenteam#projecten

12

Ook een vzw in oprichting kan een aanvraag doen.

§2 De studentenraad behandelt twee keer per jaar nieuwe erkenningsaanvragen.

Elke vereniging die wenst erkend te worden, bezorgt schriftelijk een erkenningsaanvraag aan BSGgtgv, vóór 20 november voor erkenning met ingang vanaf het tweede semester, of vóór 1 april voor een erkenning met ingang van het volgende academiejaar.

§3 De aanvraag bevat:

• een lijst van minstens 40 sympathiserende leden, identificeerbaar als VUB-student, die zich akkoord verklaren met de oprichting van de vereniging;

• de statuten van de studentenvereniging;

• in het geval de studentenvereniging bepaalde uitsluitingscriteria hanteert die een schending uitmaken tegen één of meer van de 19 discriminatiecriteria uit de anti-discriminatiewetgevingen die in België van

toepassing zijn: een motivatie waarom er geen minder ingrijpende maatregelen mogelijk zijn om hetzelfde verenigingsdoel te bereiken. Deze wordt aangevuld met een motivatie die staaft hoe de doelstellingen, activiteiten en standpunten van de vereniging compatibel zijn met het Europees Verdrag voor de Rechten van de Mens;

• in het geval zij als maatschappelijke zetel een adres op de campus kiest: een door de aanvrager ondertekende modelovereenkomst voor het gebruik van dit recht16.

§4 Voorwaarden waaraan de statuten moeten voldoen.

Voor alle te erkennen studentenverenigingen zijn volgende elementen minstens opgenomen in de statuten:

• de studentenvereniging heeft duidelijke doelstellingen, waaruit kan afgeleid worden wat de voordelen

zijn voor het studentenleven aan de VUB;

• de studentenvereniging bepaalt een maatschappelijke zetel, bij voorkeur op een adres buiten de VUB; • de studentenvereniging discrimineert niet, zoals bepaald in artikel 2;

Voor gewoon te erkennen studentenverenigingen zijn volgende elementen minstens opgenomen in de statuten:

• de studentenvereniging respecteert het principe van het Vrij Onderzoek14;

• de studentenvereniging heeft een Algemene Vergadering die jaarlijks minstens tweemaal samenkomt;

• minstens 50% van de stemgerechtigde leden zijn studenten van de VUB;

• het Bestuur heeft minstens een voorzitter, een ondervoorzitter, een secretaris en een penningmeester;

• de voorzitter is een VUB-student;

• de studentenvereniging heeft een regeling over onverenigbaarheden, zoals bepaald in artikel 122;

• de Algemene Vergadering heeft ten minste de bevoegdheid om het financieel verslag goed te keuren en

het Bestuur aan te duiden via geheime en schriftelijke verkiezingen;

• het vergaderquorum van de organen met beslissingsbevoegdheid bedraagt minimum 50%;

• beslissingen worden genomen met minstens gewone meerderheid;

• de studentenvereniging heeft een ontbindingsregeling die bepaalt dat, na vereffening van de schulden,

de resterende bezittingen worden ingezet voor het studentenleven aan de VUB.

Voor functioneel te erkennen studentenverenigingen zijn minstens volgende elementen opgenomen in, of duidelijk af te leiden uit de statuten:

• de studentenvereniging overtreedt het principe van het Vrij Onderzoek niet;

• minstens 50% van de stemgerechtigde leden zijn studenten; • de studentenvereniging toont aan dat ze functioneert volgens regels van goed bestuur en voldoet

minstens aan de bepalingen opgelegd in de Belgische vzw-regelgeving;

§5 BSGgtgv beoordeelt elke aanvraag en legt deze, indien aan de voorwaarden werd voldaan, met een advies ter beslissing voor aan de Studentenraad.

§6 De Studentenraad kan een erkenning als studentenvereniging weigeren op basis van het aanvraagdossier of de feitelijke werking van een studentenvereniging indien deze :

• de essentiële waarden van de democratie en de daarbij horende rechten en vrijheden niet respecteert,

16 Erkende studentenverenigingen kunnen aanvragen om hun maatschappelijke zetel vast te leggenop adres p/a BSGgtgv, Campus Vrije Universiteit Brussel, Pleinlaan 2, 1050 Brussel, gebouw F, Lokaal F070, mits het ondertekenen van een overeenkomst met de VUB.

13

• of activiteiten organiseert die een reëel gevaar vormen voor de rechtstaat of de openbare orde, die op de VUB-

campussen in het bijzonder

§7 Elke erkende studentenvereniging wiens statuten niet volledig zouden voldoen aan de bepalingen opgelegd in dit artikel, moet deze bij een volgende statutenwijziging conformeren of ten laatste 1 jaar na de laatste wijziging van de codex studentenleven.

Proefperiode

Als een vereniging erkend wordt, maakt ze eerst een proefperiode door van minimum 3 jaar waarin de vereniging enkel adviserend kan participeren aan het BSGgtgv-beleid. BSGgtgv kan beslissen deze proefperiode te verlengen na advies van het comité van oud-voorzitters.

Een vereniging die gewoon erkend wordt en reeds een volledige proefperiode heeft doorlopen als functionele vereniging, is vrijgesteld van proefperiode.

Verliezen van een erkenning als studentenvereniging

Het BSGgtgv controleert de werking van de studentenverenigingen en kan aan de Studentenraad adviseren om een erkenning in te trekken of een erkenning te schorsen volgens de bepalingen in artikel 133.

Plichten van de erkende studentenvereniging

§1 Elke erkende vereniging heeft volgende plichten: • naleven van de codex studentenleven en de andere interne en externe regelgeving; • elk lid akkoord laten gaan met de statuten van de vereniging; • het bezorgen van een jaarverslag aan BSGgtgv, ten laatste zeven kalenderdagen na goedkeuring door de

Algemene Vergadering of het Bestuur17. Het jaarverslag bevat minstens volgende stukken over de werking van de respectievelijke vereniging:

o een financieel verslag, opgemaakt aan de han van het Assist boekhoudprogramma, of voor vzw’s voglens de vzw-wetgeving;

o een activiteitenverslag, met per activiteit ook vermelding van deelnemersaantallen, kosten & inkomsten; o een lijst met gegevens van zowel oude als huidige bestuursleden (voornaam, naam, adres,

contactgegevens en of ze al dan niet (VUB-)student zijn); Op vraag van BSGgtgv moet een vereniging bijkomende informatie aanleveren.

• bij een statutenwijziging zowel de oude als nieuwe statuten aan BSGgtgv bezorgen; • naleven van het verbod op het reproduceren of verdelen van officieel cursusmateriaal.

BSGgtgv zal actief controleren of de werkzaamheden en de eventueel nieuwe statuten conform de erkenningsvoorwaarden zijn.

§2 Elke gewoon erkende vereniging heeft bovendien volgende bijkomende plichten: per jaar twee activiteitenverslagen vergezeld vaneen financieel verslag bezorgen aan BSGgtgv, zoals gedefinieerd in §1 van dit artikel in functie van de aanvraag van subsidies zoals beschreven in artikel 37;

Sancties bij het niet naleven van deze plichten worden bepaald in artikel 33 en artikel 131.

Minimum veiligheids- en gedragsvoorschriften bij alle activiteiten, inclusief het

dopen

§1 Elke vereniging waakt over het veilige verloop van activiteiten. Dit omvat het inschatten en voorkomen van gezondheidsrisico’s en andere veiligheidsrisico’s en het respecteren van de waarden en gedragscode bepaald in artikel 2. Zo nodig voorzien ze tijdens hun (doop)activiteiten gepaste medische bijstand en verwittigen indien nodig de hulpdiensten.

§2 Niemand kan verplicht worden deel te nemen aan activiteiten georganiseerd door BSGgtgv of de verenigingen. Elk individu kan op elk moment beslissen zijn deelname aan een activiteit stop te zetten.

§3 In ieder geval is het verboden dat verenigingen: • giftige of bijtende producten gebruiken; • deelnemers verplichten om te eten of te drinken; • studentenkaarten opvragen of afnemen.

§4 Verenigingen die activiteiten met versterkt geluid organiseren zijn verplicht gratis oordoppen aan te bieden. Deze zijn gratis verkrijgbaar zoals bepaald in artikel 27. Ze moeten de aanwezige of mobiele meet-, registratie- of geluidsbegrenzingsapparatuur gebruiken zoals voorgeschreven in artikel 12.

§5 Het bij de schachten navragen van gezondheidsproblemen die niet compatibel zijn met de klassieke (doop)activiteiten.18 In voorkomend geval wordt in overleg met de betrokken student een aangepaste (doop)activiteit voorgesteld.

17 BSGgtgv stelt voor gewoon erkende vereniging online een modeldocument ter beschikking.

18 VUB stelt hiervoor een model medische fiche ter beschikking via www.student.vub

14

§6 Bij alle activiteiten is minstens één nuchter bestuurslid aanwezig, en dit van begin tot einde.

§7 Studentenverenigingen bieden op alle activiteiten minstens zuiver niet-bruisend water aan.

§8 Elke gewoon erkende studentenvereniging die doopactiviteiten organiseert heeft bovendien volgende bijkomende plichten:

• er voor zorgen dat de schachten tijdens doopactiviteiten het alcoholgehalte volgens het wettelijk toegelaten

maximum niet overschrijden;

• het bij de schachten navragen van gezondheidsproblemen die niet compatibel zijn met de klassieke doopactiviteiten. In dat geval wordt er aan de betrokken studenten een aangepast doopritueel voorgesteld;

• er op toezien dat de schachten volledig nuchter blijven tijdens de doop van gewoon erkende verenigingen die

historisch tot de groep “facultaire verenigingen” behoren;

• het respecteren van de schriftelijke afspraken over veiligheidsmaatregelen voor het doopritueel, die jaarlijks door ad hoc conventen van gelijkgezinde studentenverenigingen worden bepaald19 of door de betrokken vereniging rechtstreeks aan de Algemene Vergadering van BSGgtgv worden voorgelegd.

§9 In geval dat een deelnemer de leeftijd van 18 jaar nog niet bereikt zou hebben, moet deze een schriftelijke toelichting20 van zijn ouder of wettelijke voogd voorleggen alvorens te kunnen deelnemen aan (doop)activiteiten van een studentenvereniging.

§10 Sancties bij het niet naleven van deze voorschriften worden bepaald in artikel 33 en artikel 131.

Subsidiëring van erkende studentenverenigingen

Subsidies aan erkende studentenverenigingen

De budgetten beschikbaar voor subsidies aan gewoon erkende studentenverenigingen, worden goedgekeurd door de Studentenraad in de begroting van afdeling III – studentenvoorzieningen en worden verdeeld door BSGgtgv.

Daarnaast kunnen gewoon erkende verenigingen nog een aanvraag doen voor subsidiëring door de Studentenraad, zoals bepaald in artikel 4 en 5.

Functioneel erkende studentenverenigingen kunnen een aanvraag doen voor projectsubsidie of subsidiëring door de Studentenraad zoals bepaald in artikel 4 en 5.

De VUB subsidieert integraal de kosten die erkende studentenverenigingen moeten betalen voor publicatie van de oprichting van hun vereniging als vzw in het Belgisch Staatsblad, mits deze publicatie digitaal gebeurd is. De VUB subsidieert integraal de kosten die erkende studentenverenigingen moeten betalen voor het publiceren van wijzigingen aan hun vzw-statuten of hun Raad van Bestuur in het Belgisch Staatsblad.

Aanvraag van subsidies en voorwaarden

§1 Enkel gewoon erkende studentenverenigingen kunnen subsidies krijgen. Daarvoor moeten de studentenverenigingen een volledig jaarverslag, inclusief activiteitenverslag en financieel verslag, indienen bij BSGgtgv.

§2 Om in aanmerking te komen voor subsidies door BSGgtgv moeten de activiteiten van de studentenverenigingen voldoen aan volgende voorwaarden:

• lidmaatschap van de vereniging mag niet vereist zijn voor deelname; • er moet publiek reclame gemaakt worden voor de activiteit; • de activiteiten hebben minstens 10 deelnemers; • per activiteit mag niet meer dan €75 winst gemaakt worden; • een zelfde soort activiteit vindt maximaal voor een derde keer plaats;

• als de promotie van een activiteit in twee of meer talen gebeurt, dan moet de activiteit ook toelaten dat deelnemers die (enkel) één van deze talen spreken ook actief kunnen participeren.

§3 Uitgesloten voor subsidiëring door BSGgtgv zijn in ieder geval volgende activiteiten: o winstgevende TD’s; o activiteiten waarop het verkopen van maaltijden de hoofdactiviteit is.

§4 Om in aanmerking te komen voor subsidies door BSGgtgv moeten de studentenverenigingen duidelijk melding maken in hun activiteitenverslag van:

• de activiteiten die ze samen met een andere studentenvereniging organiseren; • de activiteiten waaraan ze deelnemen, maar die ze niet zelf hebben georganiseerd.

19 Op te vragen door de praeses van BSGgtg bij de facultaire en regionale conventen.

20 VUB stelt hiervoor een model beschikbaar via www.student.vub.be

15

Allocatie van subsidies voor activiteiten en vzw-kosten gewoon erkende studentenverenigingen

§1 BSGgtgv controleert de activiteitenverslagen en kent punten toe aan de activiteiten. Studentenverenigingen kunnen samen een activiteit organiseren. In dat geval zal BSGgtgv de punten gelijk verdelen over de organiserende studentenverenigingen.

§2 BSGgtgv kent punten toe aan activiteiten die voldoen aan de voorwaarden, zoals bepaald in artikel 37, en die de studentenverenigingen zelf hebben georganiseerd op basis van volgende cumulatieve regels:

• Aantal deelnemers o 10 tot 20 deelnemers: 1 punt o 21 tot 100 deelnemers: 2 punten o 101 tot 250 deelnemers: 4 punten o ≥251 deelnemers: 6 punten

• Taal communicatie o Nederlands: 1 punt o Engels: 1 punt o Nederlands + Engels, Frans en/of Duits: 3 punten

• Locatie o op en in de nabijheid van de campus waarop de vereniging actief is (inclusief de studentenhuizen van de

VUB of de studentenhuizen waarmee de VUB een overeenkomst heeft), in of in de nabijheid van de café’s rond het station van Etterbeek, in de nabijheid van het kerkhof van Elsene, op de ULB-campus La Plaine: 1 punt

o buiten het Brussels Hoofdstedelijk Gewest of op een andere VUB-campus dan waar de vereniging actief is: 2 punten

o in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest (en buiten de locaties vermeld in de bullets hiervoor): 3 punten o in het buitenland: 4 punten

• Aard activiteit o cultuur en sport: 3 punten o spel en Studentikoos: 1 punt o verlieslatende TD’s (ten hoogste één TD per jaar) : 1 punt o vormend: 5 punten

• Diverse: o gratis toegang (mits motivering): 1 punt o ecologisch aspect (mits motivering): 2 punten o het promoten van het gebruik van alcoholvrij of -arm bier: 2 punten

§3 BSGgtgv reserveert 10% van het budget per periode voor het subsidiëren van activiteiten, die voldoen aan de voorwaarden in artikel 37, waaraan verenigingen hebben deelgenomen, maar die ze niet zelf georganiseerd hebben. BSGgtgv kent punten voor deze activiteiten toe op basis van onderstaande cumulatieve regels: • Sport: 1 punt

o minstens één volledig team (bv. basketbalploeg van 6 personen, voetbalploeg van 11 personen) of vijf deelnemers bij niet-teamsporten

• Deelname aan St-V, zangfeest, Cantus Bruxellensis, Festival Belge de la chanson Estudiantine, Beiaardcantus: 1 punt

o minstens 10 deelnemers • Cultuur: 2 punten

o minstens 10 personen • Vormend: 3 punten

• minstens vijf deelnemers • Deelname aan activiteit van een studentenvereniging met een andere voertaal: 3 punten

o Minstens 5 deelnemers

§4 BSGgtgv bepaalt op basis van ingediende onkostennota’s welke kosten de gewoon erkende studentenverenigingen met VZW-statuut hebben gemaakt voor publicatieverplichtingen in het Belgisch Staatsblad.

§5 Gewoon erkende studentenverenigingen die zich nog in de proefperiode bevinden, krijgen jaarlijks €150 of semestrieel €75 subsidie toegewezen. Zij moeten vanaf hun eerste jaarverslag ookde bepalingen van artikel 37 naleven om hier verder voor in aanmerking te komen.

§6 BSGgtgv rekent de toegekende punten in §2 en §3 om naar concrete subsidiebedragen volgens volgende formule:

subsidie studentenvereniging = (A

C∗ 0,9 +

B

D∗ 0,1) ∗ (TOT − V − N)

waarbij A = totaal aantal punten ‘zelf georganiseerde activiteiten’ van de vereniging;

B = totaal aantal punten ‘deelnemende activiteiten’ van de vereniging; C = totaal aantal punten ‘zelf georganiseerde activiteiten’ van alle verenigingen; D = totaal aantal punten ‘deelnemende activiteiten’ van alle verenigingen;

16

N = totaal bedrag van subsidies voor gewoon erkende verenigingen die zich nog in de proefperiode bevinden en die voldoen aan de vereisten zoals bepeaald in §5; V = totaal bedrag aan onkosten voor publicatiekosten in het Belgisch Staatsblad, gekoppeld aan vzw-verplichtingen; TOT = totaalbudget van de subsidies voor alle verenigingen voor de betrokken periode.

Het jaarbudget wordt evenredig verdeeld over beide subsidieperiodes.

§7 Het BSGgtgv communiceert het aantal toegekende punten per activiteit aan de betrokken studentenverenigingen, ten laatste 4 weken na de deadline voor indienen van het activiteitenverslag. Na bekendmaking van de toegekende punten heeft elke vereniging het recht bij BSGgtgv een gemotiveerde aanvraag in te dienen om meer punten toe te kennen aan een bepaalde activiteit. Op basis van de ingediende motivatie en eventuele extra bewijsstukken kan BSGgtgv de toegewezen punten herzien en de beslissing meedelen aan de vereniging.

De verenigingen kunnen tegen de beslissing van BSGgtgv in beroep gaan zoals bepaald in artikel 135.

§8 Het BSGgtgv legt de subsidieberekening en berekening van de terug te betalen publicatiekosten voor vzw’s zo snel als mogelijk na het afhandelen van eventuele beroepen ter aktename voor aan de Studentenraad, waarna de subsidies worden uitbetaald.

Subsidie voor erkende studentenverenigingen voor preventie van schadelijk alcoholgebruik

Erkende studentenverenigingen ontvangen een terugbetaling van 50% van de kosten voor de aankoop van alcoholarm of alcoholvrij bier voor de initiatiecantus en St.-Vé op voorwaarde dat tenminste één derde van de volumeomzet aan bier alcoholarm of alcoholvrij is en dat het totaal aantal geschonken liters bier en de kosten gemaakt voor alcoholarm- en alcoholvrij bier kunnen bewezen worden.

Deze subsidie wordt toegekend zolang het door de Studentenraad toegekende budget de uitbetaling toelaat.

Gebruik van infrastructuur

Aan studentenverenigingen toegewezen lokalen

§1 De Studentenraad formuleert een advies over de toewijzing van lokalen aan erkende studentenverenigingen aan de algemeen beheerder en hanteert daartoe volgende principes.

• De gewoon erkende studentenverenigingen, voor zover zij dat wensen, delen een toegewezen lokaal waarvan enkel deze studentenverenigingen gebruik maken;

• Als overgangsmaatregel, tot een evaluatieprocedure in voege is, hebben de gewoon erkende studentenverenigingen Solvaykring, VRG, LWK, PPK, Keps, Mesacosa en Perskring een lokaal voor exclusief gebruik door de eigen studentenvereniging;

• De functioneel erkende verenigingen en de gewoon erkende verenigingen kunnen de polyvalente vergaderruimte voor studentenverenigingen in gebouw C, niveau 0 gebruiken21.

§2 De Studentenraad beslist over de toewijzing van opslagruimte aan erkende studentenverenigingen en hanteert daartoe volgende principes.

• Eén opslagruimte blijft in beheer van BSGgtgv om voor korte periode toe te wijzen aan erkende studentenverenigingen met tijdelijke acute opslagnoden.

• De functioneel erkende verenigingen en de gewoon erkende verenigingen zonder (gedeeld) toegewezen lokaal kunnen een opslagruimte in gebouw C, niveau 0 aanvragen aan BSGgtgv, dat een gemotiveerd advies geeft aan de Studentenraad op basis van een analyse van de behoeften van de erkende studentenvereniging.

• In geval van niet toegewezen opslagruimte kunnen ook andere gewoon erkende studentenverenigingen met (gedeeld) toegewezen lokaal een aanvraag doen voor opslagruimte volgens hetzelfde proces.

§3 BSGgtgv neemt initiatief voor elk concreet voorstel van toewijzing van lokalen en/of opslagruimte aan erkende studentenverenigingen en doet dit in de vorm van een voorstel aan de Studentenraad. Daarenboven evalueert BSGgtgv jaarlijks in zijn jaarverslag het gebruik van de lokalen door de erkende studentenverenigingen, en bezorgt in geval van gewenste bijsturing of in geval van recent gewoon erkende studentenkringen die nog een lokaal wensen een voorstel van toewijzing van lokaal aan de Studentenraad.

§4 Erkende studentenverenigingen gebruiken het (gedeeld) lokaal als goede huisvader. De verenigingen respecteren de wettelijke bepalingen, in het bijzonder over de maximale bezetting van de lokalen. Erkende studentenverenigingen die hetzelfde lokaal delen zijn samen verantwoordelijk voor het regelen van het gebruik, de opruim en het onderhoud. Ze maken daartoe schriftelijke afspraken die gedeeld worden met BSGgtgv. Ze zijn samen verantwoordelijk voor de vergoeding van eventuele schade of eventueel noodzakelijk onderhoud.

21 Van zodra operationeel en beschikbaar - ten vroegste eind 2018.

17

§5 De verenigingen zijn ook verantwoordelijk voor de netheid in de onmiddellijke omgeving van hun lokalen of het gebruikte terrein. Indien deze door studentikoze activiteiten vervuild worden, zorgen ze voor een onmiddellijke reiniging na afloop van die activiteiten.

§6 De sancties worden geregeld in artikel 127, 129 en 131.

Feestzalen en polyvalente ruimte voor verenigingen

Erkende verenigingen kunnen gebruik maken van de infrastructuur beschikbaar voor alle studenten zoals bepaald in artikel 7 en volgende.

Enkel erkende studentenverenigingen kunnen gebruik maken van de BSG-zaal, de BOJ-zaal en de polyvalente ruimte.

Enkel erkende studentenverenigingen kunnen gebruik maken van de tent en van leslokalen aan intern tarief.

De zaalreglementen worden online gepubliceerd22.

Loting en coördinatie

Het BSGgtgv organiseert tweemaal per jaar een lotingconvent met betrekking tot het gebruik van de BSG-zaal, de tent

en polyvalente ruimte. De eerste loting vindt plaats in de laatste week voor de aanvang van het academiejaar. De tweede loting vindt plaats in de laatste week voor de wintervakantie.

Het BSGgtgv coördineert de aanvragen voor gebruik van de VUB-leslokalen op Brussels Humanities, Sciences & Engineering Campus.

De vzw BOJ coördineert de aanvragen voor gebruik van de BOJ-zaal.

Deelnemers aan de loting en volgorde van toewijzing van de BSG- feestzaal en de tent

§1 De Moeial, de studiekring Vrij Onderzoek, het BSGgtgv en zijn subgeledingen kunnen tot bij de loting hun voorkeur voor bepaalde data voor het gebruik van de BSG-zaal en de tent bekend maken, waarna deze onmiddellijk gereserveerd worden. Daarnaast kan het BSGgtgv in het kader van een samenwerking met een VUB-dienst zaaldata vastleggen.

§2 Enkel de gewoon erkende verenigingen die niet meer in proefperiode zijn, kunnen aan de loting deelnemen. Volgende volgorde wordt gehanteerd voor de toewijzing van tent en feestzaal:

1. data voor tent-TD’s; 2. speciale data voor de feestzaal, gemotiveerd voor en goedgekeurd door het lotingconvent; 3. data voor doop-TD’s voor de feestzaal en data voor overdrachten in het 2de semester; 4. Eerste loting voor TD’s in de feestzaal. Verenigingen die een speciale datum hebben verkregen, komen

hiervoor niet in aanmerking; 5. Tweede loting voor TD’s in de feestzaal. Verenigingen die een speciale datum hebben verkregen, komen

hiervoor niet in aanmerking; 6. Loting van overige data, cantussen en TD’s; 7. Loting van data met samenwerking externen, cantussen of TD’s; 8. Loting van alle activiteiten voor iedereen.

§3 Gewoon erkende verenigingen in proefperiode en functioneel erkende verenigingen kunnen na afloop van het lotingconvent data voor de feestzalen aanvragen.

Polyvalente ruimte

§1 Gebruik.

De polyvalente ruimte op de Brussels Humanities, Sciences & Engineering Campus kan enkel gebruikt worden voor kleine en rustige meetings en eventueel kleinschalige publieke evenementen. Studentikoze activiteiten23 die klassiek in de BSG-zaal plaatsvinden of feestjes mogen hier niet georganiseerd worden.

§2 Loting

a) Iedere erkende vereniging moet 14 kalenderdagen voor de start van het academiejaar een lijst met voorkeuren van de tijdssloten indienen bij BSGgtgv. De polyvalente ruimte wordt beschikbaar gesteld voor tijdssloten van twee opeenvolgende uren, iedere weekdag van 15u-23u.

b) Het BSGgtgv organiseert tweemaal per jaar een lotingconvent voor het gebruik van de polyvalente ruimte. De eerste loting vindt plaats in de laatste week voor de aanvang van het academiejaar. De tweede loting vindt plaats in de laatste week voor de wintervakantie.24

Volgende lotingvolgorde wordt voor de polyvalente ruimte gehanteerd: 1. alle gewoon erkende studentenverenigingen die nog niet over een lokaal beschikken en die een aanvraag

doen voor een activiteit met een recurrent karakter (bijvoorbeeld een vergadering);

22 https://bsggtgv.com/bsg-zaal/ 23 Bierkoning en -koninginverkiezingen, cantussen, TD’s, ... 24 Het academiejaar 2016-2017 was een overgangsjaar, waarbij los van de hier vermelde termijnen een lotingconvent werd georganiseerd voor het tweede semester.

18

2. alle gewoon erkende studentenverenigingen die over een lokaal beschikken en een aanvraag doen voor een activiteit met een recurrent karakter (bijvoorbeeld een vergadering);

3. alle gewoon erkende studentenverenigingen die nog niet over een lokaal beschikken en die een aanvraag doen voor een losstaande activiteit;

4. alle gewoon erkende studentenverenigingen die over een lokaal beschikken en die een aanvraag doen voor een losstaande activiteit;

5. alle functioneel erkende studentenverenigingen.

Is er voor een bepaald tijdsslot maar één vereniging geïnteresseerd, dan wordt dit tijdsslot toegewezen aan die vereniging.

Enkel voor die tijdssloten waarvoor verschillende studentenverenigingen met gelijke plaats in voornoemde volgorde van toewijzing kiezen, zal een lottrekking bepalend zijn.

c) Na de lottrekking kan het lokaal nog toegewezen worden volgens het principe “first come, first served”.

§3 Orde en netheid.

Elke gebruiker is zelf verantwoordelijk voor orde en het in nette toestand achterlaten van de ruimte. Wordt de polyvalente zaal vuil aangetroffen, dan zal een foto met time-tag aan het BSGgtgv bezorgd worden. BSGgtgv zal de opruimkosten verhalen op de voorgaande gebruiker.

Tent

De organisatie van grote evenementen in de tent vergt een grondige voorbereiding en de inzet van medewerkers. In functie van de veiligheid van de deelnemers moet het veiligheidsplan met grondplan25 nauwgezet ingevuld worden.

Leslokalen

Het gebruik van leslokalen wordt bepaald door de VUB26.

De erkende verenigingen kunnen op de beschikbare ogenblikken en mits reservatie voor een activiteit gebruik maken van de leslokalen.

De leslokalen G100 en de Nelson Mandela-zaal zijn als enige lokalen beschikbaar tot na 22.00u. Het gebruik na 22.00u moet speciaal vermeld worden op het aanvraagformulier.

Leslokalen – aanvraag

Enkel de voorzitter, ondervoorzitter, secretaris of penningmeester van een vereniging kan een leslokaalaanvraag indienen. Een aanvraag wordt zo vroeg mogelijk en minstens 3 kalenderdagen op voorhand ingediend via de dienst Infrastructuur27.

Leslokalen kunnen enkel per activiteit aangevraagd worden.

Wordt een leslokaal gereserveerd voor een uiteenzetting of een debat met één of meer sprekers, dan moet de organisator melding maken van:

• plaats van de activiteiten; • tijdstip van de activiteiten; • beschrijving van de activiteiten; • organisator van de activiteiten (contactgegevens, inclusief mobiel telefoonnummer);

• de namen van de uitgenodigde personen bij een debat, inclusief moderator.

Leslokalen - verbod op terbeschikkingstelling aan derden

Terbeschikkingstelling van leslokalen aan derden is strikt verboden.

Leslokalen – annuleringen

De diensten van de VUB of het BSGgtgv kunnen een reservatie van een leslokaal annuleren. Ze brengen de betrokken vereniging daarvan zo snel mogelijk op de hoogte. Een annulering geeft geen aanleiding tot schadevergoeding.

Indien een vereniging een activiteit wenst te annuleren, dan doet zij dat zo snel mogelijk volgens de richtlijnen op het het studentenwebsite (https://student.vub.be).

Sancties

Sancties worden geregeld via artikel 127 en volgende.

25 https://student.vub.be/events-en-activiteiten/organiseren/tentfuif 26 http://splus.cumulus.vub.ac.be:1184/Reglement_lokalen%2007072010.pdf

27 Via infradesk@vub.be

19

Publiciteit en communicatie aan de studentengemeenschap

Plakborden voor erkende verenigingen

Enkel de erkende verenigingen, BSGgtgv, de Moeial, studiekring Vrij Onderzoek en de Studentenraad mogen gebruik maken van de plakborden en plakpalen28.

§1 affichevoorwaarden

Het gebruik van de plakborden voor communicatie over politieke partijen, alcohol, sigaretten en confessionele zaken is verboden.

Op alle affiches moet in de linkerbovenhoek het zegel29 van de VUB duidelijk zichtbaar zijn. Zonder zegel kan de organisatie geen enkele aanspraak maken op een gewaarborgd minimum en heeft zij geen enkel verhaal tegen een overplakking door andere organisaties.

Op affiches voor activiteiten die doorgaan op de Brussels Humanities, Sciences & Engineering Campus of de Brussels Health Campus en waar er een ingangscontrole is, moet de vermelding “Studentenkaart verplicht” duidelijk leesbaar zijn.

§2 toegelaten locaties en gewaarborgd minimum

Enkel op de daarvoor bestemde plaatsen, conform het plan op het studentenwebsite (https://student.vub.be), mogen er affiches geplakt worden. Wildplakken, met name plakken buiten de daarvoor bestemde plakpalen of borden, is verboden.

Plakken mag enkel met behangerslijm.

Indien er op een betonnen paal of houten bord voor een geplande activiteit nog slechts één groot formaat affiche (type A1 of A2) of twee affiches van een kleiner formaat zichtbaar zijn, mogen deze niet, zelfs niet gedeeltelijk, overplakt worden. Affiches van activiteiten die achter de rug zijn, mogen wel overplakt worden.

§3 tijdstip van plakken

Er mag geplakt worden voor een activiteit ten vroegste één week voor die activiteit plaatsvindt. Een organisatie die te vroeg plakt: • mag geen enkele affiche overplakken van een activiteit die nog niet achter de rug is; • kan tijdens de periode dat hij te vroeg plakt geen enkele aanspraak maken op een gewaarborgd minimum; • heeft geen enkel verhaal tegen overplakking door andere organisaties.

Elke organisatie mag voor maximaal één activiteit per semester twee weken op voorhand plakken. De organisatie moet hiervoor vooraf de toelating vragen aan het BSGgtgv. De ontvankelijkheid van deze aanvraag wordt besproken op de eerstvolgende vergadering. Op de te plakken affiches wordt in de rechterbenedenhoek vermeld: “BSG plaktoestemming 2 weken”.

§4 klachten, sancties en besteding inkomsten via boetes

De klachten- en sanctieregelingen zijn bepaald in artikel 127 en volgende en via artikel 131 en 132.

Na betaling van de overtredende partij, maakt BSGgtgv de boetebedragen over aan de eventueel benadeelde studentenvereniging. BSGgtgv gebruikt andere inkomsten via boetes ten bate van het studentenverengingsleven aan de VUB.

Andere dienstverlening

Functioneel advies

Erkende verenigingen kunnen op het Infopunt Studenten advies krijgen voor het voldoen aan de verplichtingen van de vzw-wetgeving en over de administratieve regels van de VUB.

VUB dienstverlening aan intern tarief via BSGgtgv

§1 Erkende studentenverenigingen kunnen VUB-dienstverlening aan intern tarief inkopen via BSGgtgv.

§2 Erkende studentenverenigingen hebben vanaf hun erkenning recht op één gratis generiek e-mailadres en sharepointruimte binnen de VUB Office 365-omgeving. Zij gebruiken deze conform de geldende ICT-reglementen.

28 Plannetje met precieze locaties op https://student.vub.be/sites/vub/files/plakplan.pdf

29 Ook nog op BSGgtgv site: http://bsggtgv.be/bsggtgv/index.php?option=com_content&view=article&id=121:plak-reglement-vub-logo&catid=57:-brussels-studentengenootschap-gtgv&Itemid=112 http://bsggtgv.be/bsggtgv/index.php?option=com_content&view=article&id=121:plak-reglement-vub-logo&catid=57:-brussels-studentengenootschap-gtgv&Itemid=112

20

Studentenorganisaties sui generis

BSGgtgv, Studiekring Vrij Onderzoek en de Moeial

De feitelijke verenigingen Het Brussels Studentengenootschap ‘geen taal, geen vrijheid’, de Studiekring Vrij Onderzoek en de Moeial ondersteunen het studentenleven aan de VUB en worden daartoe rechtstreeks gesubsidieerd door de Studentenraad via de begroting studentenvoorzieningen. Hun werking wordt bepaald in artikel 57 tot artikel 118.

Functioneel advies

BSGgtgv, de studiekring Vrij Onderzoek en de Moeial kunnen op het Infopunt Studenten terecht voor ondersteuning voor het uitvoeren van hun financiële administratie via VUB-rekeningen, het voorbereiden van hun financiële jaarverslagen en ander advies over de werking van de VUB.

Jaarverslag

Ter verantwoording van hun werking stellen de studentenorganisaties sui generis hun jaarverslag op ten laatste een maand na de aanstelling van het nieuwe kernbestuur (of taalkundig equivalent). Zij leggen dit ter aktename voor aan de Studentenraad.

Het jaarverslagen moeten handelen over het voorbije werkingsjaar. Ze moeten opgesteld worden in het sjabloon aangeleverd op het studentenwebsite (https://student.vub.be) en bevatten volgende componenten :

1 een moreel verslag, een persoonlijke interpretatie en evaluatie van het afgelopen jaar. 2 de lijst van de nieuwe leden van het kernbestuur (of taalkundig equivalent) 3 een chronologisch activiteitenverslag met inbegrip van uitgaven en inkomsten per activiteit en aantal deelnemers 4 een financieel verslag met inkomsten en uitgaven per PKC-rekening, opgesteld door het infopunt studenten 5 een overzicht van de niet-VUB-rekeningen en hun saldo 6 een globaal financieel overzicht in rekenbladformaat, waarin naast een overzicht van wat vermeld wordt onder

component 4 en 5 ook alle andere inkomsten, uitgaven, provisies, schulden en vorderingen weergegeven worden.

Het Brussels Studentengenootschap, geen taal, geen

vrijheid

Algemene bepalingen

Feitelijke vereniging

De vereniging Brussels StudentenGenootschap “Geen Taal, Geen Vrijheid” (BSGgtgv) is een feitelijke vereniging opgericht voor onbepaalde duur.

Vrij onderzoek en rechten van de mens

De vereniging stoelt op het principe van Vrij Onderzoek en op het Europese Verdrag van de Rechten van de Mens30.

Zetel

De zetel van de vereniging is gevestigd op de Brussels Humanities, Sciences & Engineering Campus van de VUB, Pleinlaan 2, 1050 Brussel.

Doelstellingen

De doelstellingen van het BSGgtgv zijn drieledig: • verdedigen van de belangen van de studentikoze gemeenschap aan de VUB; • als overkoepelend orgaan van de erkende verenigingen de activiteiten coördineren;

30 http://www.echr.coe.int/Documents/Convention_NLD.pdf

21

• adviseren van de erkenning van de vereniging, die door de Studentenraad31 gebeurt.

Boekjaar en werkingsjaar

Het boekjaar loopt van 1 maart tot de laatste dag van februari van het daaropvolgende kalenderjaar. Het werkingsjaar wordt aansluitend op deze data gepland in functie van de academische kalender.

Leden

Alle gewoon erkende verenigingen waarvan de proeftijd is verlopen, zijn effectieve leden van het BSGgtgv.

Alle gewoon erkende verenigingen die nog in proeftijd zijn, zijn adviserende leden van het BSGgtgv.

Subsidies

Ter subsidiëring van de werking van het BSGgtgv en de erkende verenigingen legt de Studentenraad jaarlijks de bedragen op de begrotingslijnen vast.

Begroting en verantwoording

Op de eerste vergadering na de verkiezing van het Bestuur legt het BSGgtgv een begroting vast voor een volledig jaar.

Het uittredend Bestuur bezorgt binnen de maand ter agendering op de Studentenraad volgende documenten: • het jaarverslag, inclusief de morele verslagen van de leden van het Bestuur ter verantwoording van de werking

van het voorafgaande jaar, ter aktename; • het financiële verslag, met inbegrip van de eerder goedgekeurde begroting, ter goedkeuring.

Algemene Vergadering “het Praesesconvent”

Bevoegdheden van de Algemene Vergadering “het Praesesconvent”

De Algemene Vergadering is bevoegd voor: • advies over het beleid met betrekking tot het georganiseerd verenigingsleven aan de VUB; • gemotiveerd advies aan de Studentenraad over wijzigingen aan de codex studentenleven die de werking van

BSGgtgv aanbelangen; • advies over de bevoegdheden van het Bestuur; • de verkiezing van de bestuurders en het kernbestuur; • het ontslag van gewone bestuurders op voorstel van het kernbestuur; • het ontslag van kernbestuursleden op voorstel van de overige kernbestuursleden; • de goedkeuring van het moreel en financieel verslag van het uittredend Bestuur. • De jaarlijkse actualisering van de lijst met erkende studentenverenigingen, al dan niet in proefperiode of tijdelijk

geschorst, ter aktename door de Studentenraad,

Samenstelling van de Algemene Vergadering “het Praesesconvent”

Volgende leden zijn stemgerechtigd: • de leden van het kernbestuur; • de voorzitters van de gewoon erkende verenigingen die zich niet meer in proefperiode bevinden, of hun

afgevaardigde.

Met adviserende stem worden uitgenodigd: • de voorzitters van de gewoon erkende verenigingen die zich nog in proefperiode bevinden, of hun

afgevaardigde; • de voorzitter van Studiekring Vrij Onderzoek, of zijn afgevaardigde; • de voorzitter van de Studentenraad, of zijn afgevaardigde; • de door de voorzitter ad hoc uitgenodigde personen.

Vergaderfrequentie

De Algemene Vergadering komt minstens 2 keer per jaar bijeen.

Samenroeping

De voorzitter van BSGgtgv verstuurt de uitnodiging ten minste twee weken voor de Algemene Vergadering.

De Algemene Vergadering moet ook worden samengeroepen na schriftelijke vraag van 25% van haar leden. De leden moeten dan minstens zeven kalenderdagen op voorhand schriftelijk verwittigd worden.

31 De Studentenraad verdedigt de belangen van de studenten. Ten behoeve van alle studenten heeft de Studentenraad een informatieplicht over de wijze waarop hij zijn bevoegdheden uitoefent. De Studentenraad kan uit eigen beweging een schriftelijk advies verstrekken over alle aangelegenheden die de studenten aanbelangen. De STudentenraard heeft beslissingsbevoegdheid over de studentenvoorzieningen. Voor meer informatie: http://data-.onderwijs.vlaanderen.be/edulex/document.aspex?docid=14650, art. II.321 en https://student.vub.be/reglementen-formulieren#studentenraad http://data-.onderwijs.vlaanderen.be/edulex/document.aspex?docid=14650, art. II.321 en

22

In uitzonderlijke gevallen van gemotiveerde hoogdringendheid kan de voorzitter zo snel als mogelijk de vergadering samenroepen. De hoogdringendheid moet in dit geval aanvaard worden door de vergadering.

De bijeenroeping van de Algemene Vergadering moet een gedetailleerde dagorde bevatten. Elk lid kan een punt op de agenda laten toevoegen mits dit verzoek minstens drie kalenderdagen voor de vergadering bij de voorzitter van het BSGgtgv schriftelijk wordt ingediend.

Vergaderquorum

De Algemene Vergadering kan slechts geldig vergaderen indien 50% van de stemgerechtigde leden aanwezig is.

Indien dit quorum niet wordt bereikt, is de volgende Algemene Vergadering geldig, ongeacht het aantal aanwezige stemgerechtigde leden. Tussen beide Algemene Vergaderingen moet minstens een tijdspanne van één week liggen.

Geldige beslissingen

De Algemene Vergadering kan slechts geldig vergaderen over de punten die op de dagorde voorkomen.

Beslissingen worden genomen bij gewone meerderheid32 van de aanwezige stemgerechtigde leden.

Voor een voorstel tot wijziging van de statuten, zoals bepaald in artikel 57 tot en met artikel 64, is er een 66% meerderheid33 van de aanwezige stemgerechtigde leden vereist. Indien het voorstel wordt goedgekeurd, wordt dit ter goedkeuring geagendeerd op de eerstvolgende Studentenraad.

Het Bestuur van BSGgtgv

Bevoegdheden van het Bestuur

Het Bestuur ondersteunt het kernbestuur bij de taken beschreven in artikel 81 en in door het kernbestuur gedelegeerde opdrachten.

Verkiezing van de leden

Alle VUB-studenten zijn verkiesbaar voor een bestuursfunctie bij BSGgtgv.

Samenstelling

Het Bestuur van het BSGgtgv telt minstens 12 leden.

Vijf bestuurders zijn kernbestuurders en nemen volgende bestuursfuncties op: • voorzitter;

• ondervoorzitter; • secretaris; • penningmeester; • zaalbeheerder.

Zeven bestuurders zijn gewone bestuursleden en nemen volgende bestuursfuncties op: • zaalverantwoordelijke; • zangfeestcoördinator; • shopverantwoordelijke; • intern verantwoordelijke; • extern verantwoordelijke; • IT verantwoordelijke; • hoofd Events en Logistics.

Het Bestuur kan autonoom beslissen over coöptatie34. Gecoöpteerde bestuursleden hebben dezelfde rechten en plichten als gewone bestuursleden. Gecoöpteerde bestuursleden vormen samen met de rechtstreeks verkozen bestuurders het bestuur van BSGgtgv.

Het BSGgtgv streeft naar een genderevenwicht in het Bestuur.

Samenroeping

Het Bestuur wordt samengeroepen door de voorzitter van BSGgtgv of op vraag van minimum vier bestuurders.

Vergaderfrequentie

Tijdens de lesweken zoals gedefinieerd in de academische kalender van de VUB vergadert het Bestuur wekelijks.

32 Meerderheid die wordt bereikt wanneer de helft plus één van de aanwezige of vertegenwoordigde stemgerechtigde leden zijn goedkeuring heeft verleend.

33 Meerderheid die wordt bereikt wanneer 66% van de aanwezige of vertegenwoordigde stemgerechtigde leden zijn goedkeuring heeft verleend.

34 Het inschakelen van het Bestuur in de loop van het werkingsjaar, zonder verkiezing.

23

Agenda

De dagorde wordt bepaald door de voorzitter.

Elk bestuurslid kan minimum één uur voor het begin van de vergadering via kennisgeving aan de voorzitter een agendapunt op de dagorde van de vergadering plaatsen.

Vergaderquorum

De bestuursvergadering kan slechts geldig plaatsvinden wanneer de helft van het Bestuur aanwezig is of zijn volmacht heeft gegeven aan een ander lid van het Bestuur.

Een lid kan maximum twee volmachten dragen.

Geldige beslissingen

Beslissingen worden genomen met gewone meerderheid. Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend.

Het Kernbestuur van BSGgtgv

Bevoegdheden van het kernbestuur

Het kernbestuur is bevoegd voor: • de dagelijkse werking van het BSGgtgv; • het formuleren van een voorstel tot ontslag van een kernbestuurslid; • het zo snel mogelijk invullen van een vrijgekomen functie via coöptatie; • het gemotiveerd beslissen over de aanwending van het reservefonds; • het delegeren van taken aan één of meer leden van het Bestuur.

Samenstelling

Het kernbestuur telt vijf leden: • voorzitter; • ondervoorzitter; • secretaris; • penningmeester;

• zaalbeheerder.

Kernfuncties en taken

• De voorzitter o bereidt de vergaderingen van de Algemene Vergadering, het Bestuur en het kernbestuur voor, roept deze

vergaderingen samen en leidt de vergaderingen; o controleert de werking van de vereniging en draagt de eindverantwoordelijkheid; o begeleidt en controleert de werking van de subgeledingen, commissies en werkgroepen binnen BSGgtgv; o begeleidt de organisatie van bepaalde activiteiten; o vertegenwoordigt het BSGgtgv binnen de Studentenraad, aanverwante commissies, bestuursorganen of

adviserende organen van de VUB; o treedt op als bemiddelaar bij geschillen tussen verenigingen onderling en tussen de VUB-administratie en

verenigingen; o vertegenwoordigt BSGgtgv bij externe organen en instanties; o schrijft een moreel verslag op het einde van zijn mandaat.

• De ondervoorzitter

o vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid; o coördineert de organisatie van de Verhaegenviering. Hiervoor werkt hij samen met de BSGgtgv St-V vzw,

het St-V Comité en het Viceconvent; o schrijft het moreel verslag over de Verhaegenviering; o coördineert de organisatie van alle overige evenementen.

• De secretaris

o notuleert alle vergaderingen van BSGgtgv en verspreidt de verslagen; o beheert de documenten; o behandelt de briefwisseling; o beheert de lokaalaanvragen; o schrijft een moreel verslag op het einde van zijn mandaat.

• De penningmeester

o staat in voor het financieel beheer, inclusief alle bankrekeningen en interne PKC-rekeningen, maar met uitzondering van het reservefonds;

o kan op elk moment een financieel overzicht bieden aan het Bestuur, in het bijzonder na activiteiten; o kijkt erop toe dat de werkingsgelden goed worden besteed;

24

o betaalt het prijzengeld van de Sporttrofee uit; o woont de Algemene Vergadering en de raad van Bestuur van BSG AS vzw35 bij; o oefent toezicht uit op de financiële situatie van de BSG-shop; o levert op het einde van zijn mandaat een moreel en financieel verslag af, inclusief een overzicht van alle

gevorderde boetes.

• De zaalbeheerder o fungeert met betrekking tot de BSG-zaal als eerste contactpersoon voor de VUB-diensten en leveranciers; o plaatst de bestellingen bij leveranciers zowel voor evenementen die in de BSG-zaal doorgaan als voor

BSGgtgv-gerelateerde evenementen op de Brussels Humanities, Sciences & Engineering Campus o beheert de stock; o controleert per activiteit de inventarissen en bezorgt deze aan de penningmeester van BSG AS vzw; o laat kleine herstellingen uitvoeren door de zaalverantwoordelijken; o verleent toegang tot de BSG-zaal aan derden; o zetelt in de Raad van Bestuur van BSG AS vzw, en is er verantwoording verschuldigd; o brengt op het kernbestuur wekelijks verslag uit over het beheer van de BSG-zaal; o levert op het einde van zijn mandaat een moreel verslag af.

Cumulatie van meer dan één kernbestuursfunctie is niet mogelijk.

Voorwaarden

Kandidaten komen in aanmerking als voorzitter of ondervoorzitter indien ze: • VUB-student zijn; • al een volledig werkingsjaar deel uitmaken van of uitgemaakt hebben van het BSGgtgv-Bestuur.

Pas indien op de bestuursverkiezing geen enkele kandidaat-voorzitter aan de laatste voorwaarde voldoet, vervalt deze voorwaarde.

Onverenigbaarheden

Onverenigbaarheden worden geregeld in artikel 122.

Het gewoon Bestuur van BSGgtgv

Functies en taken van gewone bestuursleden

• De zaalverantwoordelijke o maakt samen met de huurders voor en na evenementen in de BSG-zaal de inventarissen op; o controleert puntsgewijs de checklist bij de eindinventaris en vult deze zo nodig aan met vaststellingen; o schakelt bij leveringen het alarmsysteem in/uit; o voert kleine herstellingen in de BSG-zaal uit; o staat in voor het correct functioneren van de geluidsbegrenzing; o rapporteert aan de zaalbeheerder; o schrijft een moreel verslag.

• De zangfeestcoördinator

o coördineert de organisatie van het Vrijzinnig Zangfeest; o schrijft een moreel verslag over het Vrijzinnig Zangfeest.

• De shopverantwoordelijke o houdt minimaal tweemaal per week op vastgestelde tijdstippen de BSG-shop open; o communiceert naar de studenten over de openingsuren; o verzorgt de relaties met leveranciers; o beheert de voorraad van de BSG-shop; o staat in voor het correcte verloop van de verkoop van schachtenpakketten; o plaatst bestellingen en voert betalingen uit; o staat in voor de boekhouding van de BSG-shop en rapporteert hiervoor maandelijks aan de penningmeester; o schrijft een moreel verslag.

• De intern verantwoordelijke

o is verantwoordelijk voor de goede samenwerking binnen BSGgtgv; o lost eventuele conflicten tussen verschillende bestuursleden op; o staat in voor de orde en netheid van het BSG-lokaal;

o schrijft een moreel verslag.

• De extern verantwoordelijke o vertegenwoordigt samen met de voorzitter het BSGgtgv bij externe organen;

o schrijft een moreel verslag.

• De IT-verantwoordelijke o beheert de website;

o staat in voor de elektronische apparaten;

35 Brussels Studentengenootschap Algemene Studentenvoorzieningen vzw

25

o schrijft een moreel verslag.

• Het hoofd Events & Logistics o ondersteunt de organisatie en logistiek van BSGgtgv-evenementen; o staat aan het hoofd van het Events & Logistics-Comité; o schrijft een moreel verslag.

Stemrecht

Alleen de effectieve leden, zoals bepaald in artikel 62, hebben stemrecht.

Alle leden van het zetelende BSGgtgv-bestuur kunnen de bestuursverkiezing bijwonen. De leden van het zetelende kernbestuur kunnen niet deelnemen aan de stemming, met uitzondering van de toepassing van artikel 90.

Frequentie van bestuursverkiezing

De bestuursverkiezing wordt eenmaal per jaar georganiseerd op een Algemene Vergadering.

Oproep kandidaatstelling

De oproep tot kandidaatstelling voor de bestuursverkiezing wordt vier weken voor de bestuursverkiezing naar alle verenigingen verzonden. Kandidaturen worden ingediend bij de voorzitter uiterlijk twee weken voor de bestuursverkiezing.

Voorzitter van de bestuursverkiezing

De bestuursverkiezing wordt samengeroepen en voorgezeten door de voorzitter van het BSGgtgv.

Uitnodiging voor de bestuursverkiezing

De uitnodiging voor de bestuursverkiezing wordt 13 kalenderdagen voor de bestuursverkiezingen aan de leden bezorgd, met inbegrip van een lijst met alle kandidaten voor de verschillende bestuursfuncties.

Stemming op de bestuursverkiezing

Voor elke kernbestuursfunctie en bestuursfunctie wordt een kandidaat via gewone meerderheid verkozen. De stemming gebeurt geheim.

Voor elk kandidaat-(kern)bestuurslid afzonderlijk moet er een stem worden uitgebracht: voor, tegen of onthouding. Een stem die verschillende kandidaten voor eenzelfde functie als “voor” aanmerkt, wordt als ongeldig beschouwd.

Indien er verschillende kandidaten voor één functie zijn, wordt de kandidaat met de meeste voorkeurstemmen verkozen. Indien er een ex aequo is in het aantal voorkeurstemmen, wordt de kandidaat met de minste tegenstemmen verkozen.

Indien voor een bepaalde functie via bovenstaande procedure geen kandidaat verkozen kan worden, worden er enkel voor deze betreffende functie nieuwe bestuursverkiezingen gehouden.

Indien er voor de functie van voorzitter verschillende kandidaten zijn en niemand de vereiste meerderheid behaalt, dan brengen de vijf leden van het zetelende kernbestuur bijkomend een stem uit. De nieuwe voorzitter wordt aangenomen indien er binnen het kernbestuur een 60% meerderheid is voor een bepaalde kandidaat. Indien een persoon binnen het zetelende kernbestuur opkomt voor de functie van voorzitter, dan mag deze persoon geen stem uitbrengen. De overige leden van het kernbestuur kunnen dan met een 75% meerderheid de voorzitter verkiezen.

Inwerkingtreding van het nieuwe Bestuur

Indien de vereiste meerderheid van stemmen binnen het kernbestuur niet wordt gehaald, dan wordt binnen een termijn van twee weken een nieuwe bestuursverkiezing uitgeschreven voor de functie van voorzitter. De overige bestuursleden zijn wel geldig verkozen maar treden nog niet in functie. Het aftredende Bestuur blijft aan tot er een nieuwe voorzitter is die geldig verkozen wordt.

Het Viceconvent van BSGgtgv

Bevoegdheden van het Viceconvent

Het Viceconvent organiseert in samenspraak met l’Association des Cercles Etudiants de l’ULB (ACE) en de BSGgtgvStV vzw de studentikoze optocht bij de Verhaegenherdenking (St-V). Het kan ook belast worden met taken die gedelegeerd worden vanuit de Algemene Vergadering.

Samenstelling

Het Viceconvent bestaat uit: • de voorzitter, ondervoorzitter en penningmeester van BSGgtgv; • de ondervoorzitters van de erkende verenigingen die wensen deel te nemen aan de studentikoze optocht bij de

Verhaegenherdenking (St-V).

Ondervoorzitters van de voorlopige erkende verenigingen kunnen de vergadering bijwonen met raadgevende stem.

26

Voorzitter

Het Viceconvent wordt voorgezeten door de ondervoorzitter van het BSGgtgv. Bij diens afwezigheid wordt hij vervangen door de voorzitter van BSGgtgv.

Plaatsvervangers

De ondervoorzitters van de verenigingen duiden een vaste plaatsvervanger aan.

Vergaderquorum

De vergadering kan slechts geldig beraadslagen indien minimum 50% van de verenigingen die wensen deel te nemen aan de Verhaegenherdenking of aan de door de Algemene Vergadering gedelegeerde taken aanwezig of vertegenwoordigd is.

Geldige beslissingen

Beslissingen worden genomen met een gewone meerderheid.

Samenroeping

Het Viceconvent komt bijeen op vraag van de ondervoorzitter van BSGgtgv of als 10% van de leden hierom vraagt.

De uitnodiging, verstuurd door de ondervoorzitter van BSGgtgv, wordt minstens vijf kalenderdagen vooraf verstuurd. Deze bevat een duidelijke dagorde van de vergadering.

Adviescomités

Adviescomité Events & Logistics

Het Events & Logistics-Comité coördineert de organisatie van volgende activiteiten: Eindejaars TD, Openingscantus, OpeningsTD, Heropeningscantus, HeropeningsTD, Massacantus.

Adviescomité St-V

Het St-V-Comité ondersteunt de ondervoorzitter van BSGgtgv bij zijn rol om de Verhaegenherdenking te coördineren.

Adviescomité van oud-voorzitters

Iedere oud-voorzitter van het BSGgtgv heeft het recht om met stemrecht te zetelen in het Comité van oud-voorzitters, ongeacht of hij al dan niet nog student is aan de VUB.

Het comité van oud-voorzitters: • controleert de jaarverslagen van de erkende verenigingen en adviseert op basis hiervan over de subsidies;

• beheert het reservefonds; • evalueert jaarlijks het allocatiemodel voor de subsidies, en formuleert op basis daarvan zo nodig

verbetervoorstellen.

Het Comité van oud-voorzitters kan het reservefonds enkel aanspreken na een positieve beslissing van het kernbestuur en op voorwaarde dat twee oud-voorzitters handtekenen.

Het Comité van oud-voorzitters komt minstens eenmaal per jaar samen. De zetelende voorzitter van BSGgtgv roept het Comité van oud-voorzitters samen. De zetelende voorzitter van BSGgtgv zit het Comité van oud-voorzitters voor. Hij heeft enkel een raadgevende stem.

Slotbepalingen

Ontbinding

In geval van ontbinding van het BSGgtgv stelt de Algemene Vergadering één of meer vereffenaars aan. De Algemene Vergadering bepaalt de bevoegdheden van de vereffenaars. Eventuele saldi worden overgedragen aan de VUB voor besteding ten voordele van het studentenleven van de VUB.

Het vermogen van de vereniging

De leden van het BSGgtgv en hun rechtsopvolgers kunnen zowel tijdens het bestaan als na de ontbinding van de feitelijke vereniging geen persoonlijke aanspraak maken op het vermogen van de vereniging.

27

Het studententijdschrift van de VUB, de Moeial

Doel

De Moeial is een kritisch en onafhankelijk tijdschrift, gekoppeld aan een informatie- en discussieplatform en heeft tot doel het zoveel mogelijk verspreiden van informatie naar de Brusselse universitaire gemeenschap toe. Inhoudelijk gaat het vooral om informatie over: de VUB, de VUB-studenten en de brede Brusselse context.

De Moeial stelt zich niet commercieel op, en heeft dus ook geen winstoogmerk.

Titel en ondertitel

De titel van de studentenpublicatie is: de Moeial.

De ondertitel van de Moeial is: Studententijdschrift van de Vrije Universiteit Brussel.

Zetel

Het lokaal van de redactie en van de redactievergadering is gevestigd in de gebouwen van de VUB. De locatie staat vermeld op de website.

De Algemene Vergadering

§1 bevoegdheden

De bevoegdheden van de Algemene Vergadering zijn

• het verkiezen van de hoofdredactie voor het volgend academiejaar en dit voor de start van een nieuw academiejaar;

• in voorkomend geval het ontslag en vervanging van een lid van de hoofdredactie.

De bevoegdheden van de Algemene Vergadering hebben geen betrekking op de inhoudelijke redactionele onafhankelijkheid.

§2 samenstelling

De Algemene Vergadering is samengesteld uit

• Stemrechtigde leden o de redactieleden zoals bepaald in artikel 109. o de oud-redactieleden die aanwezig zijn op de vergadering.

• Adviserende leden o De redactiemedewerkers zoals bepaald in artikel 109.

De Algemene Vergadering is open. Alle studenten van de VUB kunnen aanwezig zijn.

§3 Vergaderingen

De Algemene Vergadering komt minstens eenmaal per jaar samen.

De locatie, datum en uur van aanvang worden twee weken op voorhand bekendgemaakt.

Op initiatief van de hoofdredacteur of op vraag van minstens de helft der stemgerechtigde redactieleden wordt er een Algemene Vergadering bijeengeroepen.

De wijze van besluitvorming wordt geregeld in artikel 110.

De hoofdredactie

§1 Bevoegdheden en verantwoordelijkheden

De hoofdredactie staat in voor de dagelijkse werking en neemt alle operationele beslissingen die daartoe nodig zijn. Zij is

verantwoordelijk voor het financieel beheer

De hoofdredactie stelt jaarlijks een jaarverslag op volgens de richtlijnen bepaald in artikel 56.

§2 Samenstelling

Er zijn minstens twee hoofdredactiefuncties, waarvan één hoofdredacteur.

§3 De hoofdredacteur

De hoofdredacteur

28

• staat als verantwoordelijke uitgever in voor de redactionele lijn in samenspraak met de andere leden van de hoofdredactie.

• bewaakt de inhoudelijke lijn van website en magazine en behoudt het overzicht van alle artikels. • treedt op als woordvoerder en aanspreekpunt van de redactie, tenzij de redactie anders beslist. • zit de Algemene Vergadering en de redactievergadering voor.

§4 Verkiezing van de leden van de hoofdredactie

• VUB-studenten, die eveneens stemgerechtigd redactielid van de Moeial zijn, kunnen zich kandidaat stellen voor een hoofdredactiefunctie voor de aanvang van de Algemene Vergadering. Zij geven aan of ze kandideren voor de functie van hoofdredacteur of voor een andere -zelf in te vullen- coördinerende functie gekozen op basis van een specifieke competentie of ter ondersteuning van de werking van de Moeial. Ze motiveren hun kandidatuur schriftelijk en leggen hun CV voor.

• De leden van de Algemene Vergadering mogen per functie maar voor één kandidaat een stem uitbrengen of zich onthouden.

• De kandidaten voor de hoofdredactiefuncties worden verkozen als zij een meerderheid van de stemmen van de aanwezige stemgerechtigde leden hebben verworven.

• Indien geen kandidaat een meerderheid van de stemmen heeft verworven volgt een extra stemronde. In die tweede en volgende ronde(s) participeren enkel de twee kandidaten met de meeste stemmen uit de eerste ronde. De kandidaat met de meerderheid van de stemmen van de aanwezige stemgerechtigde leden is verkozen.

Onverenigbaarheden worden geregeld in artikel 122.

De redactie

§1 bevoegdheden en verantwoordelijkheden

De redactie is bevoegd voor

• de redactionele beslissingen;

• de goedkeuring van het jaarverslag ter verantwoording aan de Studentenraad;

• het uitbrengen van een advies aan de Studentenraad over de artikelen in de Codex Studentenleven die handelen

over de Moeial;

• aanduiding en ontslag van redactieleden (behalve de leden van de hoofdredactie die ex officio lid zijn van de

redactie).

De redactie is verantwoordelijk voor de continuïteit van de Moeial en in het bijzonder voor de presentatie, lay-out, publicatie en verspreiding er van.

De redactie bespreekt de binnengekomen artikels, opiniestukken en lezersbrieven en beslist over het al dan niet publiceren ervan en onder welke rubriek eventueel gepubliceerd wordt. Artikels die door de redactie worden aanvaard, verschijnen onder redactionele verantwoordelijkheid. De redactie heeft het recht bij een artikel een kritische opmerking te plaatsen. De redactie kan de publicatie van artikels weigeren indien zij strijdig zijn met deze codex studentenleven, in het bijzonder met de bepalingen van artikel 2, 104, 111 of indien de taal in het artikel ondermaats is of indien de inhoud niet relevant is voor het doelpubliek van de Moeial.

De redactie werkt actief aan de opvolging van de functies en het aantrekken van nieuwe redactieleden en medewerkers.

§2 Samenstelling

De redactie bestaat uit stemgerechtige redactieleden en adviserende redactiemedewerkers

Stemgerechtigde redactieleden worden door de redactie verkozen en zijn:

• door de Algemene Vergadering verkozen leden van de hoofdredactie (ex officio)

• door de redactie verkozen ingeschreven VUB-studenten

• door de redactie verkozen oud-redactieleden die niet meer ingeschreven zijn als VUB-student.

Adviserende redactiemedewerkers worden door de redactie aangeduid en zijn leden van de VUB-gemeenschap of van de Brusselse studentengemeenschap die wensen mee te werken aan de publicatie.

§3 Aanduiding en ontslag van een redactielid

29

VUB-studenten en oud-redactieleden kunnen zich kandidaat stellen als stemgerechtigd redactielid op voorwaarde dat ze zich engageren om mee te werken aan de publicatie van artikels en al eerder hebben meegewerkt aan de publicatie. De redactie beoordeelt de kandidaturen en verkiest de stemgerechtigde redactieleden.

Brusselse studenten en leden van de VUB-gemeenschap kunnen door de redactie opgenomen worden als adviserend redactiemedewerker op voorwaarde dat ze zich engageren om mee te werken aan de publicatie van artikels.

De redactie kan ten uitzonderlijke titel en na discussie met de betrokkene een redactielid of redactiemedewerker ontslaan.

§4 Redactievergaderingen

De redactie komt tijdens de lesweken wekelijks bijeen op een vaste dag. De redactie maakt de locatie, datum en het

uur vooraf bekend in de Moeial en op de website.

De redactievergaderingen zijn open. Ieder lid van de VUB-gemeenschap heeft toegang.

§5 Publicatie van artikels, opiniestukken en lezersbrieven

Iedereen kan een artikel, een lezersbrief of een opiniestuk indienen bij de redactie of bij een redactielid.

Alle artikels, opiniestukken en lezersbrieven worden door een individu ondertekend, tenzij het expliciet om een

redactioneel standpunt gaat.

Artikels, opiniestukken en lezersbrieven mogen met initialen of met een pseudoniem ondertekend zijn. Naam en adres van de schrijver moeten echter bekend zijn aan minstens één redactielid.

Elke indiener kan zijn artikel komen verdedigen tijdens de redactievergadering.

De redactie is niet verantwoordelijk voor de standpunten die afgedrukt worden onder de titel “opinie” of “lezersbrief”.

Wijze van besluitvorming in de Algemene Vergadering en de redactie

De beslissingen worden bij voorkeur genomen bij consensus.

In geval van stemming moet een meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden het voorstel goedkeuren om aanvaard te zijn. Stemmen via volmacht is niet toegestaan.

In geval van staking van stemmen is het voorstel verworpen en kan de stemming opnieuw gebeuren.

Van elke vergadering wordt een verslag gemaakt dat wordt gedeeld met de redactie.

Deontologie

De Moeial waarborgt pluralistische journalistiek. Pluralistische journalistiek heeft niets te maken met politieke verdeelsleutels of de denkbeeldige gemiddelde openbare mening, maar met het waarborgen van de mogelijkheid een probleem of een onderwerp vanuit verschillende invalshoeken te benaderen. Hierbij houdt de Moeial de “bewaakte subjectiviteit” voor ogen.

Er kan geen censuur zijn.

De Moeial stelt zich nooit op als spreekbuis van een politieke stroming.

De Moeial zal artikels die personen of groepen in een minder gunstig daglicht stellen bij voorkeur onderwerpen aan een dubbele toetsing en, binnen de grenzen van de redelijkheid, de rechtstreeks betrokken personen of groepen de gelegenheid bieden hun visie bij het desbetreffende artikel te geven.

De Moeial leent zich niet voor individuele afrekeningen.

De Moeial heeft het recht haar bronnen geheim te houden.

De gepubliceerde artikels moeten voldoen aan een minimum van kwaliteit, in het bijzonder voldoende kritische houding, voldoende inhoudelijke bijdrage en goed geschreven tekst.

Significante wijzigingen van de inhoud worden aangebracht in overleg met de auteur.

De Moeial onderwerpt zich aan de wetgeving met betrekking tot het recht op antwoord.

30

De Studiekring Vrij Onderzoek

Aard van de vereniging.

Doelstelling van de vereniging

De vereniging stelt zich tot doel: de verdediging, de toepassing en de actualisering van het principe van Vrij Onderzoek, zowel binnen als buiten de universiteit.

Naam

De naam van de vereniging is: Studiekring Vrij Onderzoek.

Zetel

Het lokaal van de Studiekring Vrij Onderzoek bevindt zich in de gebouwen van de VUB. De locatie staat vermeld op de website.

De Algemene Vergadering

§1 Bevoegdheden

De Algemene Vergadering is het hoogste beslissend orgaan van de Studiekring Vrij Onderzoek. Zij is bevoegd voor :

• de verkiezing van het kernbestuur, zoals gedefinieerd in artikel 116;

• de toewijzing van extra bevoegdheden en/of verantwoordelijkheden aan de kernbestuurders;

• de goedkeuring van het jaarverslag ter verantwoording aan de studentenraad;

• advies aan de Studentenraad over wijzigingen in de codex studentenleven en in het bijzonder over wijzigingen

aan de artikels 112 tot 118 die handelen over de werking van de Studiekring Vrij Onderzoek.

§2 Samenstelling

De Algemene Vergadering is samengesteld uit de leden van de vereniging:

• Leden met stemrecht

o leden van het Bestuur, zoals bepaald in artikel 117.

• Leden met adviserende stem:

o oud-leden;

o studenten ingeschreven aan de VUB die zich ten laatste op de Algemene Vergadering uitdrukkelijk

akkoord verklaren met het Vrij Onderzoek.

§3 Vergaderingen

De Algemene Vergadering komt statutair minstens éénmaal per academiejaar samen.

De Algemene Vergadering komt in ieder geval samen tussen het einde van de lentevakantie en het begin van de blokperiode van de tweede examenperiode van de eerste zittijd om het kernbestuur voor het volgende academiejaar te verkiezen.

Een Algemene Vergadering kan bijeengeroepen worden op initiatief van de voorzitter, door een meerderheid van de leden van het Bestuur of op vraag van 150 studenten ingeschreven aan de VUB.

De Algemene Vergaderingen worden schriftelijk aangekondigd aan alle leden van de Studiekring Vrij Onderzoek, tenminste twee weken voor de Algemene Vergadering. De uitnodiging bevat datum, aanvangsuur, locatie en agenda.

Het Kernbestuur

§1 Bevoegdheden

De bevoegdheden van het kernbestuur zijn :

• de algemene coördinatie;

• de technische en praktische coördinatie;

• de afvaardiging naar de studentenraad;

• het opstellen en versturen van de verslagen van de vergadering;

• het actueel houden van de ledenlijst

31

• het financieel beheer;

• het opstellen van het jaarverslag voor de Algemene Vergadering.

§2 Samenstelling

Het kernbestuur bestaat minstens uit 4 leden:

• de voorzitter: zit de vergaderingen van de Algemene Vergadering, het Bestuur en het kernbestuur voor; is

aanspreekpersoon van de Studiekring Vrij Onderzoek, doet de algemene coördinatie en is eindverantwoordelijke

voor het opstellen van jaarverslag volgens de regels bepaald in artikel 56;

• de ondervoorzitter: vervangt de voorzitter als deze afwezig is;

• de secretaris: stelt het verslag van de vergaderingen op en houdt de ledenlijst actueel;

• de penningmeester: doet het financieel beheer.

De Algemene Vergadering kan het kernbestuur versterken met andere kernbestuursleden ter ondersteuning van de werking. Ze kan ook kan extra bevoegdheden of verantwoordelijkheden toewijzen aan de leden van het kernbestuur.

§3 Kandidaatstelling als lid van het kernbestuur

Kandidaten moeten hun kandidatuur meedelen aan een lid van het uittredend kernbestuur bij voorkeur 2 weken voor de aanvang van Algemene Vergadering.

§4 Verkiezing kernbestuur

De Algemene Vergadering verkiest de leden van het kernbestuur als volgt :

1 De kandidaten motiveren hun kandidatuur op de Algemene Vergadering;

2 Als er meerdere kandidaten voor een functie zijn, stemmen de leden met stemrecht van de Algemene

Vergadering per functie slechts op één van de kandidaten.

Als er slechts één kandidaat voor een functie is, stemmen de leden met stemrecht van de Algemene Vergadering

volgens de gewone besluitvormingsregels zoals bepaald in artikel 118.

Enkel indien voor een functie geen kandidaten werden verkozen kunnen extra kandidaten zich melden tijdens de vergadering.

Het Bestuur

§1 Bevoegdheden en verantwoordelijkheden

Het Bestuur heeft volgende bevoegdheden :

• toetsing van de activiteiten aan het Vrij Onderzoek;

• interpretatie van het principe van Vrij Onderzoek, zoals vermeld in de statuten van de VUB. Het Bestuur

maakt het Vrij Onderzoek concreter en publiceert deze duiding op de website. Evaluatie en eventuele

actualisatie gebeuren ten laatste voor de wintervakantie.

• aanduiding van de gewone bestuursleden die de wens uitdrukken lid te willen worden. De kandidaat heeft

minstens 3 opeenvolgende wekelijkse vergaderingen bijgewoond en heeft zich uitdrukkelijk akkoord

verklaard met het principe van Vrij Onderzoek.

• gemotiveerd ontslag van de gewone bestuursleden. De beraadslaging over ontslag wordt in ieder geval

ingezet als het betrokken bestuurslid op 3 opeenvolgende Bestuursvergaderingen zonder verontschuldiging

afwezig was.

• nemen van nieuwe initiatieven ter bevordering van het Vrij Onderzoek;

• nemen van initiatieven en opnemen van taken ter ondersteuning van de werking.

Van alle leden van het bestuur wordt verwacht dat ze in de mate van het mogelijke aanwezig zijn op de wekelijkse vergaderingen en zich verontschuldigen bij afwezigheid.

§2 Samenstelling

Het Bestuur van de Studiekring Vrij Onderzoek is samengesteld uit de volgende personen

• de leden van het kernbestuur (ex officio);

• de gewone bestuursleden.

32

Wijze van besluitvorming

De beslissingen worden bij voorkeur genomen bij consensus. In afwijking hiervan gebeurt de verkiezing van het kernbestuur, zoals bepaald in artikel 116, via geheime stemming.

Elk lid kan voor om het even welk punt een stemming of een geheime stemming vragen. Een stemming over personen gebeurt altijd geheim.

In geval van stemming moet een meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden het voorstel goedkeuren om aanvaard te zijn. In geval van staking van stemmen is het voorstel verworpen, maar kan een lid gemotiveerd een nieuwe stemming vragen.

Indien een stemgerechtigd lid van de Algemene Vergadering op de Algemene Vergadering een stem via volmacht wenst uit te brengen kan het daartoe een gemotiveerde aanvraag aan de voorzitter richten. De Algemene Vergadering kan een lid toestaan om via volmacht te stemmen, maar enkel als de afwezigheid onvermijdelijk is.

Van elke vergadering wordt een verslag gemaakt dat minstens de beslissingen bevat en dat wordt gedeeld met de leden van de Studiekring Vrij Onderzoek.

Maatregelen van veiligheid en goede werking

Noodsituaties

Voor alle ernstige problemen op de campussen (bijvoorbeeld ongeval, vandalisme, diefstal, geweld, overlast, aanwezigheid van ongewenste personen, enzovoort) is de bewaking het eerste aanspreekpunt. Bij elk incident doet de student aangifte bij de bewaking.

Indien nodig contacteert de bewaking meteen de hulpdiensten.

In nood volgen de studenten de SOS-richtlijnen op de campussen en het studentenwebsite (https://student.vub.be).36

Veiligheid en overlast

De VUB of de betrokken verantwoordelijke heeft het recht om een activiteit stil te leggen, te schorsen of bij te sturen bij overlast of om veiligheidsredenen.

Technisch defect

Technische defecten die in of rond een gebouw op de campus worden vastgesteld, worden via e-mail gemeld aan de

directie Infrastructuur37.

Onverenigbaarheden

Onverenigbaarheden

Een functie als voorzitter, ondervoorzitter, secretaris of penningmeester, of hun taalkundige equivalenten, binnen een erkende vereniging, BSGgtgv, Vrij Onderzoek of de Moeial is niet combineerbaar met zo een functie binnen een andere erkende studentenvereniging, BSGgtgv, Vrij Onderzoek of de Moeial.

Klachten

Klachten over niet naleven van de statuten van een erkende studentenvereniging

Bij niet-naleving van de statuten van een studentenvereniging kan er klacht ingediend worden bij de voorzitter van de Algemene Vergadering van de betrokken vereniging, in tweede instantie bij de voorzitter van het BSGgtgv en via de beroepsprocedure zoals bepaald in artikel 139.

Betwisting van beslissingen

Beslissingen kunnen betwist worden via een schriftelijke en gemotiveerde vraag bij de verantwoordelijke die de beslissing heeft genomen. Betwistingen over kostenaanrekeningen geven geen recht op uitstel van betaling. Indien nodig kan later een creditnota worden opgemaakt.

36 https://student.vub.be/hulp-preventie-en-veiligheid#noodnummers

37 Via infradesk@vub.ac.be

33

Klachten over overtredingen op de plakregeling

Overtredingen van het plakreglement kunnen aangeklaagd worden bij de voorzitter van het BSGgtgv via e-mail.

De vaststelling moet gebeuren ofwel ter plaatse door een kernbestuurslid van het BSGgtgv, ofwel door een lid van de benadeelde vereniging. In het laatste geval moet de benadeelde organisatie voldoende duidelijk fotografisch bewijsmateriaal verstrekken dat per e-mail naar het BSGgtgv wordt verstuurd. Als voldoende duidelijk wordt aanvaard:

• voor de houten borden: o een foto waar het bord in zijn geheel te zien is; en o een detailopname van de overplakte affiche waar duidelijk de identiteit van de overplakte en

overplakkende vereniging blijkt. • Voor de betonnen palen:

o meerdere foto’s zodat de hele paal rondom zichtbaar is en o een detailfoto waaruit de overplakkende en overplakte vereniging duidelijk blijkt.

Het fotografisch bewijs moet ten laatste één uur voor de aanvang van de overplakte activiteit worden overgemaakt.

Het BSGgtgv behoudt het recht om zelf overtredingen vast te stellen, zelfs al is er geen formele klacht. De voorzitter van het BSGgtgv beoordeelt de ontvankelijkheid van elke klacht en bepaalt de hoogte van de boete conform de richtlijnen

van dit reglement. De voorzitter van BSGgtgv moet deze beslissing motiveren.

Klachten tegen de Moeial

Iedereen kan een klacht neerleggen tegen de Moeial indien een overtreding van de statuten of de journalistieke deontologie wordt vastgesteld.

Klachten worden ingediend bij de hoofdredacteur. Hij agendeert de klacht op de eerstvolgende redactievergadering en nodigt de indiener van de klacht uit. De redactie beslist bij eenparigheid van stemmen over een eventuele rechtzetting door de redactie.

Indien de indiener van de klacht niet akkoord kan gaan met de beslissing van de redactievergadering kan hij schriftelijk een klacht indienen bij de Studentenraad. De Studentenraad bemiddelt bij het zoeken naar een valabele oplossing voor beide partijen.

Sancties

Vergoeding van aangerichte schade

De VUB of de betrokken verantwoordelijke zal een onkostennota sturen aan de desbetreffende student of vereniging(en) voor alle veroorzaakte schade. Minimaal wordt €50 aangerekend.

Onthouding van subsidie bij niet indienen van jaarverslagen

De vicerector Onderwijs- en Studentenbeleid geeft de subsidies toegewezen aan BSGgtgv, de Moeial en de studiekring Vrij Onderzoek niet vrij indien de respectievelijke studentenorganisatie zijn jaarverslagen niet tijdig heeft voorgelegd aan de Studentenraad.

De vicerector Onderwijs- en Studentenbeleid betaalt de subsidies toegewezen aan de erkende studentenverenigingen niet uit indien de respectievelijke studentenvereniging zijn jaarverslagen niet tijdig heeft voorgelegd aan BSGgtgv, zoals bepaald in artikel 37.

Onttrekken van gebruiksrechten bij overlast of het niet naleven van de

regelgeving

Indien een student of een studentenorganisatie te veel of te frequent overlast berokkent of de bepalingen van de interne of externe regelgeving niet naleeft, kan de betrokken verantwoordelijke beslissen om de betrokken student of organisatie niet langer gebruik te laten maken van de betrokken faciliteiten of de voordelen voor een bepaalde periode.

Alvorens een beslissing te nemen wordt het verweer van de betrokkene gehoord, ev. schriftelijk.

Hij motiveert de beslissing en weegt in de motivering de veroorzaakte overlast af tegen de belangen van de betrokken student of studentenvereniging. De betrokkene kan in verweer of beroep gaan volgens de modaliteiten bepaald in artikel 134 en volgende.

Bijkomende schoonmaakkosten bij een niet-opgeruimde Lounge Bar 1050 of Basic Fit Lounge 1090

Indien de zaal op moment van eindinventaris niet opgeruimd is, kan de loungecoördinator de gebruiker een bijkomend vast bedrag van €50 schoonmaakkosten aanrekenen. Ook indien de onmiddellijke omgeving vervuild blijkt, zal er een extra €50 aangerekend worden bovenop de werkelijke kost.

34

Sancties via BSGgtgv

§1 Sancties voor overtredingen op het plakreglement

Volgende sancties kunnen worden opgelegd door BSGgtgv indien de regels beschreven in artikel 51 overtreden worden:

• Wildplakken: €250 boete; • Het gebruik van ander hechtingsmateriaal dan behangerslijm: €75 boete. Enige schade aan de borden zal op de

betrokken vereniging worden verhaald door de dienst Infrastructuur. De betrokken affiches zullen onmiddellijk worden verwijderd van de borden;

• Alle overplakkingen voor komende activiteiten: €50 boete per overplakte activiteit. Deze boete geldt per bord of betonnen paal waar de overtreding wordt vastgesteld. Wanneer een overplakking/inbreuk zich driemaal of vaker voordoet binnen hetzelfde academiejaar wordt de boete verdubbeld naar €100. Wanneer een organisatie op minstens vijf borden en/of plakpalen overplakt, wordt dit gesanctioneerd met een bijkomstige administratieve boete van €75. Bij herhaling gelden de bepalingen zoals hoger omschreven;

• Bij valselijk aanbrengen van de vermelding “BSGgtgv plaktoestemming 2 weken”: €100 boete; • Voor het niet-aanbrengen van vermelding “studentenkaart verplicht”: €75 boete. Bovendien is voor deze

activiteit de bescherming van het plakreglement niet meer van toepassing. Het BSGgtgv verbindt zich ertoe de andere organisaties hiervan op de hoogte te brengen.

• Indien de boete na 20 kalenderdagen nog niet betaald is of nog geen contact werd gezocht met BSGgtgv teneinde een afbetalingsplan op te stellen, wordt een bijkomstige administratiekost van € 15 per zeven kalenderdagen aangerekend. Van zodra er beroep aangetekend is dat door de BSGgtgv-voorzitter ontvankelijk werd verklaard, wordt deze regel opgeschort tot er een beslissing is genomen door BSGgtgv.

• In geval van een samenwerkingsverband wordt de activiteit beschouwd als één organisatie. Indien er sancties moeten genomen worden, is het de organisatie die op het lotingconvent als verantwoordelijke werd opgegeven die verantwoordelijk is. Indien de activiteit werd aangevraagd na het lotingconvent, wordt de vereniging die de activiteit op het reservatiesysteem invoerde als verantwoordelijke gesteld. Indien voorgaande bepalingsregels niet voldoende blijken om uit te maken wie verantwoordelijk is, is het de naam die eerst op de affiche vermeld is (van links naar rechts en van boven naar onder te lezen).

§2 Naast de sancties zoals bepaald in §1 kan BSGgtgv in geval van ernstige overlast of overtredingen ook beslissen dat een erkende studentenvereniging niet langer gebruik kan maken van andere dan de betrokken faciliteiten of voordelen, waarop erkende verenigingen normaliter recht hebben of kan BSGgtgv overgaan tot het indienen van een voorstel tot schorsing van de erkenning van de vereniging bij de Studentenraad. BSGgtgv motiveert in dat geval de beslissing of het voorstel en weegt in de motivering de veroorzaakte overlast af tegen de belangen van de betrokken studentenvereniging.

Betaling van boetes en schade

De betrokken verantwoordelijken melden boetes en te betalen schadevergoedingen schriftelijk aan de betrokken student of studentenvereniging, met vermelding van de betalingsmodaliteiten. Ze moeten volledig worden betaald binnen de 30 kalenderdagen na ontvangst van de onkostennota.

Verliezen van een erkenning als studentenvereniging

Het BSGgtgv kan gemotiveerd adviseren aan de Studentenraad om een erkenning in te trekken, of éénmalig voor maximaal één jaar de subsidies in te houden:

• als een studentenvereniging niet meer voldoet aan de bepalingen in de codex studentenleven, en in het bijzonder o niet meer voldoet aan de waarden en gedragscode zoals bepaald in artikel 2; o niet meer voldoet aan de erkenningsvoorwaarden, zoals bepaald in artikel 31; o aan haar plichten verzaakt, zoals bepaald in artikel 34; o de voorschriften niet respecteert, zoals bepaald in artikel 35;

• als een studentenvereniging achterstallige betalingen aan de VUB heeft; • als een studentenvereniging achterstallige betalingen heeft aan externe firma’s die de VUB voor betaling

aanspreken; • als een studentenvereniging achterstallige betalingen heeft bij het huren van de BSG- en BOJ38-zaal en andere

ruimtes die hen ter beschikking gesteld werden, of zich in die context misdragen heeft.

De Studentenraad neemt de beslissing op basis van de ernst van de feiten. Hij kan ook specifieke, op herstel gerichte

maatregelen opleggen.

38 Beheerscomité Ontmoetingsruimte Jette vzw

35

Bij het niet indienen van verslagen verliest de vereniging zijn subsidie voor de afgelopen periode waarop die verslaggeving betrekking heeft. Voor een vereniging die zich nog in proefperiode bevindt, wordt na twee opeenvolgende periodes waarin geen verslag wordt ingediend de proefperiode verlengd met één jaar. Voor erkende verenigingen volgt na drie opeenvolgende periodes waarin geen verslag wordt ingediend een verzoek tot intrekking van de erkenning op de studentenraad.

Verweer en beroep

Advies- en Beroepscomité Subsidies

Dit orgaan is belast met: • het adviseren van de Studentenraad over de projectsubsidies. • het behandelen van de beroepen ingeroepen door verenigingen tegen subsidiebeslissingen van het BSGgtgv.

Het orgaan is samengesteld uit: • stemgerechtigde leden:

o één studentenvertegenwoordiger per faculteit, aangeduid door de Studentenraad; o de voorzitter van BSGgtgv of zijn afgevaardigde; o de voorzitter van het International Student Platform of zijn afgevaardigde.

• raadgevende leden: o een afgevaardigde van Infopunt Studenten, Dienst Sport en Beweging, Dienst Cultuur en het International

Relations office worden uitgenodigd met adviserende stem. Andere diensten kunnen ad hoc uitgenodigd worden.

Beroep van erkende studentenverenigingen tegen de beslissing van BSGgtgv over de puntentoekenning voor de subsidiesverdeling.

Verenigingen kunnen tegen de beslissing van het BSGgtgv in beroep gaan bij het Advies- en Beroepscomité Subsidies van de Studentenraad binnen de 3 weken na bekendmaking van de puntenverdeling zoals bepaald in artikel 38.

Het Advies- en Beroepscomité Subsidies, zoals bepaald in artikel 134, zal de activiteiten waarvoor de punten betwist worden zo snel als mogelijk opnieuw evalueren, rekening houdend met de motivering van het BSGgtgv en van de betrokken vereniging.

Het Advies- en Beroepscomité Subsidies meldt zijn beslissing zo snel als mogelijk aan het BSGgtgv en aan de betrokken studentenvereniging.

Tegen de beslissing van het Advies- en Beroepscomité Subsidies kan niet meer in beroep gegaan worden.

Verweer tegen schorsing voor loting voor samenwerkende

studentenverenigingen

Bij het niet respecteren van de regeling omtrent samenwerking tussen studentenverenigingen kan de BSGgtgv-voorzitter beslissen tot een schorsing voor de eerstkomende loting. Verenigingen tegen wie de sanctie wordt uitgeschreven kunnen een schriftelijk verweer opstellen. Dit verweer wordt ingediend bij de voorzitter van het BSGgtgv. Het verweer wordt behandeld op de eerstvolgende bestuursvergadering van het BSGgtgv waarop de verweerder uitgenodigd kan worden. Het bestuur van BSGgtgv neemt na het vertrek van de verweerder een definitief besluit waartegen geen beroep meer mogelijk is.

Bemiddeling bij overtredingen van het plakreglement

Erkende studentenverenigingen kunnen per e-mail een voorstel tot oplossing voorleggen aan het BSGgtgv. De voorzitter kan dit voorstel aanvaarden. Indien het onderling akkoord niet wordt nageleefd herleeft de oorspronkelijke boete.

Beroep tegen beslissingen bij overtredingen van het plakreglement

De vereniging tegen wie de boete wordt uitgeschreven of wiens klacht niet ontvankelijk werd verklaard door de voorzitter van BSGgtgv behoudt het recht om beroep aan te tekenen. Dit wordt, binnen de 14 kalenderdagen volgend op de beslissing, via e-mail ingediend bij de voorzitter van het BSGgtgv. Op een volgende bestuursvergadering wordt dit beroep op de agenda geplaatst en behandeld. Beide partijen, benadeelde en overtredende, worden van dit agendapuntverweer op de hoogte gesteld. Beiden kunnen op de vergadering waarop het beroep geagendeerd staat hun standpunt verdedigen. Het BSGgtgv-Bestuur neemt een definitief besluit waartegen geen beroep meer mogelijk is.

Hoger beroep

In geval van miskenning van hun rechten kunnen studenten of studentenorganisaties hoger beroep aantekenen volgens de beroepsprocedure studentenvoorzieningen bij de vicerector onderwijs- en studentenbeleid39.

39 https://student.vub.be/studiefinanciering/beroepsprocedure-studiefinanciering-en-kamertoewijzing

36

Slotbepalingen

Verantwoordelijkheid voor incidenten

Noch de VUB, noch de Studentenraad, noch BSGgtgv, is verantwoordelijk voor gebeurlijke ongevallen en/of diefstallen.

Rechtspraak

Indien rechtsgang noodzakelijk blijkt, zijn enkel de rechtbanken in het arrondissement Brussel bevoegd.

Wijzigingen40

BSGgtgv, de Moeial en Studiekring Vrij Onderzoek kunnen op eigen initiatief wijzigingen aan de Codex Studentenleven voorstellen of adviseren. Ook tijdens de vergaderingen kunnen zij hun argumenten inbrengen via hun afgevaardigde die als adviserend lid in de Studentenraad zetelt.

Voor elke wijziging aan deze Codex Studentenleven wint de Studentenraad vooraf en expliciet het gemotiveerd advies in van

• BSGgtgv voor zover de wijziging raakt aan de statuten van BSGgtgv;

• De Moeial voor zover de wijziging raakt aan de statuten van de Moeial;

• De Studiekring Vrij Onderzoek voor zover de wijiziging raakt aan de statuten van de Studiekring Vrij Onderzoek.

De Studentenraad kan in zijn beslissing enkel afwijken van het gemotiveerd advies van respectievelijk BSGgtgv, de Moeial, Studiekring Vrij Onderzoek als hij deze afwijking expliciet motiveert.

40 De Studentenraad is via het participatiereglement, artikel 5, §3 bevoegd om beleidsbeslissingen te nemen en reglementen goed te keuren binnen het bevoegdheidsdomein studentenvoorzieningen.