Blz 1

BRIO

Hoe het visitekaartje van Brocom in uw standaardbrieven van BRIO inbrengen?

Inleiding Er bestaan verschillende manieren om het visitekaartje van Brocom in de standaardbrieven van BRIO in te brengen:

• Ofwel door een herhalende paragraaf te creëren dat het visitekaartje van Brocom bevat en daarna deze herhalende paragraaf in elk van de standaardbrieven in te brengen.

• Ofwel door het visitekaartje van Brocom in elk van de standaardbrieven van BRIO in te brengen.

Deze 2 werkwijzen worden hieronder gedetailleerd.

Belangrijke opmerkingen

1. Welke ook de werkwijze mag zijn, het is vereist eerst het visitekaartje van

Brocom dat per mail verzonden werd op uw PC op te slaan.

Hoe ?

• Klik in de e-mail op de link “Download het nieuwe Brocom-logo” Het logo verschijnt in een venster van Internet Explorer

• Klik met de rechtermuisknop op het logo • Kies “Afbeelding opslaan als” (‘Save picture as’) • In het venster dat verschijnt, kiest u bijvoorbeeld het bureaublad (desktop) en klikt u

op “Opslaan” • Het bestand wordt op het bureaublad opgeslagen: u mag nu beginnen met een van

de 2 werkwijzen

2. Welke werkwijze kiezen ?

De herhalende paragraaf heeft als voordeel dat hij maar één keer moet aangemaakt worden. Daarna hoeft u hem alleen nog maar in de standaardbrieven in te brengen op de plaats waar u hem wilt zien verschijnen. Latere wijzigingen hoeven op die manier slechts één keer aan de herhalende paragraaf aangebracht worden en zullen dan ook automatisch weergegeven worden op alle standaardbrieven die deze paragraaf bevatten.

Indien u het visitekaartje van Brocom rechtstreeks in uw standaardbrieven (en/of vervaldagberichten) plaatst en er nadien nog wijzigingen moet in aanbrengen, dan zult u evenveel wijzigingen moeten aanbrengen als er standaardbrieven zijn met het visitekaartje.

Blz 2

BRIO Comment insérer la carte de dans vos lettres types de BRIO/ ?

Werkwijze 1 :

Maak een herhalende paragraaf met het visitekaartje van Brocom en breng de paragraaf in de standaardbrieven in

1. Aanmaken van de herhalende paragraaf

• Het maken van een herhalende paragraaf gebeurt via het menu Extra – Standaardbrieven. Het zoekvenster “Standaardbrieven” verschijnt.

• Klik in het menu Waar naartoe op Herhalende paragraaf: het venster Opzoeken

herhalende paragraaf verschijnt.

• Klik in het menu Wat doen op Herhalende paragraaf maken.

Het volgende scherm verschijnt:

Bepaal de context: de paragraaf moet in de context “Algemeen” aangemaakt worden.

Kies de taal van de paragraaf.

Klik op OK.

NB: Indien uw standaardbrieven in de 2 talen bestaan, moet u de herhalende paragraaf met het visitekaartje van Brocom per taal aanmaken (met een andere naam) !

Blz 3

BRIO Comment insérer la carte de dans vos lettres types de BRIO/ ?

In het volgende venster:

Geef een naam aan uw paragraaf en vul een omschrijving in.

Klik op Word-document maken.

• Kies voor een blanco document en klik op OK.

Zet in Word de cursor op de plaats waar u het visitekaartje wil invoegen. Klik op Insert – Picture : zoek in het venster dat verschijnt het visitekaartje dat u tevoren op uw bureaublad heeft opgeslagen.

• Selecteer het bestand en klik op Insert.

Blz 4

BRIO Comment insérer la carte de dans vos lettres types de BRIO/ ?

• Het visitekaartje staat nu in het document.

• Klik op de knop Opslaan links onderaan van het BRIO-venster om de herhalende paragraaf op te slaan.

De herhalende paragraaf is nu aangemaakt.

U dient deze nu nog in elke standaardbrief in te voeren.

2. Invoeren van de paragraaf in een standaardbrief

• Zoek de standaardbrief op via het menu Extra – Standaardbrieven. • Vul uw zoekcriteria in en klik op Zoeken.

De brief verschijnt op het scherm.

Blz 5

BRIO Comment insérer la carte de dans vos lettres types de BRIO/ ?

• Klik op de knop Wijzigen en daarna op Word-document aanpassen in het menu

Wat doen.

De brief verschijnt op het scherm.

• Breng de cursor op de plaats waar u de paragraaf wil invoeren.

• Klik op de knop Paragrafen in het BRIO-venster.

• De lijst met de bestaande paragrafen verschijnt: selecteer de paragraaf Brocom en klik op Invoegen.

Blz 6

BRIO Comment insérer la carte de dans vos lettres types de BRIO/ ?

• De paragraaf wordt in de brief geplaatst: Include_Brocom_ • Klik op de knop Opslaan in het BRIO-venster om op te slaan: de brief mag nu gebruikt

worden en zal het visitekaartje van Brocom bevatten.

Opmerking Deze verrichting (het inbrengen van de paragraaf in de standaardbrief) moet voor elke standaardbrief van BRIO herhaald worden.

Blz 7

BRIO Comment insérer la carte de dans vos lettres types de BRIO/ ?

Werkwijze 2 Het visitekaartje van Brocom in elke standaardbrief en/of vervaldagbericht invoegen Opmerking: een vervaldagbericht is een standaardbrief die in de boekhouding gebruikt wordt. Op blz.10 leggen wij u uit hoe u toegang kunt krijgen tot deze brief.

Deze procedure is van toepassing indien u niet met herhalende paragrafen wenst te werken.

• Zoek de brief op in de welke u het visitekaartje van Brocom wenst in te brengen via het menu Extra – Standaardbrieven.

• Het opzoekvenster verschijnt. Breng uw zoekcriteria in en klik op Zoeken.

De brief verschijnt op het scherm.

• Klik op de knop Wijzigen en vervolgens op Word-document aanpassen in het menu Wat doen.

• Zet in de brief de cursor op de plaats waar het visitekaartje moet staan.

Blz 8

BRIO Comment insérer la carte de dans vos lettres types de BRIO/ ?

• Klik op Insert – Image: zoek in het venster dat verschijnt het visitekaartje dat tevoren opgeslagen werd.

• Selecteer het bestand en klik op Insert.

Blz 9

BRIO Comment insérer la carte de dans vos lettres types de BRIO/ ?

Het visitekaartje staat nu in de brief.

• Klik op de knop Opslaan in het BRIO-venster om op te slaan. Opmerking : Deze werkwijze moet herhaald worden in elke standaardbrief waar u het visitekaartje van Brocom wenst te plaatsen.

Blz 10

BRIO Comment insérer la carte de dans vos lettres types de BRIO/ ?

Wat de vervaldagberichten betreft Indien u het visitekaartje van Brocom op uw vervaldagberichten wilt plaatsen, gaat u als volgt te werk:

• Zoek het vervaldagbericht op waarin u het visitekaartje wilt plaatsen via het menu Boekhouding – Extra – Berichten en aanmaningen opmaak.

• Het zoekvenster verschijnt.

Klik op Zoeken om de lijst van de vervaldagberichten weer te geven.

• De lijst met de berichten verschijnt op het scherm.

Klik op het bericht dat u wilt wijzigen.

Blz 11

BRIO Comment insérer la carte de dans vos lettres types de BRIO/ ?

• Klik op de knop Wijzigen.

• De brief verschijnt op het scherm.

U hoeft nu enkel nog dezelfde instructies te volgen als deze voor een ‘normale’ standaardbrief (uitleg vanaf onderaan blz. 7).

***