Bootcamp Financien mrt 19 - dag2 - web · bootcamp financieel management 7 mrt 2019 Marc Pil. Laat...

bootcampfinancieel management

7 mrt 2019Marc Pil

Laat de

cijfers leven

Lezen & begrijpen jaarrekening en rapportages

Maken (jaar)begroting

Sturen op cijfers

Ondernemend omgaan met budget

Beter gesprek met controller en accountant

Meer grip

Programma dag 2

Korte herhaling ProductiehuisPDCAOefenenStuurinformatieVrije ruimte ;-)Evaluatie

Conversiefunctie

6

geld

investeren

producerenverkopen

geld ontvangen

Grondbegrip

Levende cijfers

Je start een eigen zaak

8 Levende cijfers

Balans 01-jan

Eigen vermogen 25.000

Bank 25.000

Totaal 25.000 Totaal 25.000

Je doet enkele investeringen

9 Levende cijfers

Investeringen

Laptop 1.500 Printer 500 Telefoon 250

Totaal 2.250

Balans na investeringen

10 Levende cijfers

Balans 05-jan

Eigen vermogen 25.000 Laptop 1.500 Printer 500 Telefoon 250

Bank 22.750


Omzet in je eerste maand

11 Levende cijfers

Winst en Verliesrekening

Klant A 2.500 Klant B 1.500 Klant C 7.500

Totaal 11.500

Balans nadat je facturen hebt verstuurd

12 Levende cijfers

Balans 01-feb

Eigen vermogen 25.000 Laptop 1.500 Printer 500 Telefoon 250 Nader in te vullen 11.500

Debiteuren 11.500

Bank 22.750


Wat gebeurt er met je saldo?

13 Levende cijfers

Rekeningafschriftbij af

Begin saldo 1 jan. 25.000

Mediamarkt 5 jan. 2.250 Klant A 12 feb. 2.500 Klant B 16 feb. 1.500 Klant C 22 feb. 7.500

Nieuw saldo 34.250

Balans na betalingen

14 Levende cijfers

Balans 31-feb

Eigen vermogen 25.000 Laptop 1.500 Printer 500 Telefoon 250 Nader in te vullen 11.500

Debiteuren -

Bank 34.250


Overzicht facturen

15 Levende cijfers



Totaal 11.500

Reiskosten 250 Telefoonkosten 75 Materialen 150 Lunches 50

Totaal kosten 525

Winst 10.975

Balans met crediteuren en winst

16 Levende cijfers

Balans 31-feb

Eigen vermogen 25.000 Laptop 1.500 Winst 10.975 Printer 500 Totaal Eigen vermogen 35.975 Telefoon 250

Debiteuren -Crediteuren 525

Bank 34.250



17 Levende cijfers

Balans 01-mrt


Debiteuren -Crediteuren -

Bank 33.725


Conversiefunctie

18

spaargeld

investeren

producerenverkopen

geld ontvangen

25.000 eigen vermogen

2.250 spullen

Kosten 525Waarde van het werk, omzet 11.500

Betalingen van klantaan leveranciers

Toevoegen aan spaargeld 10.975

Verband balans - w&v

Levende cijfers

Voorbeeld: Poppodium

BatenInkoop

BrutomargeOrganisatiePersoneelskosten

Operationeel res.

Rente krediet

Winst

16.6008.500

8.1002.0005.800

300

40

340

outputinput

vaste kosten

financieel

Hoe gezond ben je?

Kun je je kortlopende schulden direct afbetalen?LiquiditeitVlottende activa / Kort vreemd vermogen (Current ratio)>1

Hoe afhankelijk ben je van schuldeisers?SolvabiliteitEigen vermogen / Totaal balanstotaal x 100%25-40%

Is het investeren van eigen vermogen de moeite waard?RentabiliteitNettowinst / Eigen vermogen x 100%

Afschrijvingen

Levende cijfers

Bedrijfsmiddelengaan meerdere jaren mee, zoals gebouwen, machines, auto’s, inventaris.

Rekening houden met aanschafkostenbij bepalen winst, maar niet alle kosten aftrekken in jaar van aanschaf.

Wel kosten maar geen uitgavedus wel effect op het resultaat maar niet op kasstroom en wel op de balans (want waarde en winst dalen).

Afschrijvingskosten: kosten gebruik van bezit.Afschrijving: waardedaling van bezit.

Winst & Verlies

23 Levende cijfers



Totaal 11.500

Reiskosten 250 Telefoonkosten 75 Materialen 150 Lunches 50

Totaal kosten 525

Winst 10.975

Winst & Verlies

24 Levende cijfers



Totaal 11.500

Reiskosten 250 Telefoonkosten 75 Materialen 150 Lunches 50 Afschrijvingskosten 500Totaal kosten 1.025

Winst 10.475


25 Levende cijfers

Balans 01-mrt



Bank 33.725


Balans met afschrijving

26 Levende cijfers

Balans 31-dec



Bank 33.725


Afschrijven (2)

Levende cijfers

Gerealiseerd 2018Totale omzet horeca 1.435.406 Kostprijs van de omzet horeca -376.714 Bruto Winst (marge) horeca 1.058.692

Omzet overig (contributie) 423.310 Kostprijs omzet overig -14.138 Bruto Winst (marge) overig 409.172

Inkomsten activiteiten Club 343.325 Inkomsten garderobe Club 49.006 Zaalverhuur Club 75.097 Kosten organisaties club 308.054

Totale omzet 2.331.028 Kostprijs van de totale omzet -698.906 Totale Bruto Winst (marge) 1.632.122

Personeelskosten 870.717 Beveiliging 68.269 Huisvestingskosten 144.616 Verkoopkosten 12.312 Schoonm. Onderh. Vuilafv. 138.905 Kantoorkosten 7.651 Admin- & Advieskosten 25.309 Automatiseringskosten 16.084 Activiteiten 61.759 Kleine investeringen 19.519 Rentebaten & -lasten 37.030 Ov. Alg. Kosten 36.381 Afschrijvingen 159.716 Totale bedrijfskosten 1.598.269

Exploitatieresultaat 33.853

output

input

vaste kosten

financieel

Kunstruimte met ateliers & AIR

Kunstruimte met ateliers & AIR

2015/16 2017 2018voorstellingenbezoekers 3.650 3.700 3.700 EI 20.363 80.800 80.800 fonds gevraagd 65.000 65.000 fonds toegekend 50.000 35.000 Gemeente subsidie 49.999 baten 66.236 193.750 193.750 beheer - 130.250 130.250 activiteiten 62.066 63.500 63.500 lasten 62.066 193.750 193.750 resultaat 4.170 - -EV 16.866 schuld 8.681 balanstotaal 25.547 subsidie/bezoeker 13,70 17,57 17,57 kosten/bezoeker 17,00 52,36 52,36 EI/omzet 31% 42%EV/totaal 66%EV/schuld 194%

Wat valt er op?

Subsidie/bezoekerKosten/bezoeker

- 2,00 4,00 6,00 8,00

10,00 12,00 14,00 16,00 18,00 20,00

2015 2016 2017 2018

Gevraagde subsidie per bezoeker

-

10,00

20,00

30,00

40,00

50,00

60,00

2015 2016 2017 2018

Kosten per bezoeker

Science center

Science center

2015/16 2017 2018voorstellingenbezoekers 17.000 22.500 23.500 EI 479.512 500.450 511.535 fonds gevraagd 99.900 99.900 fonds toegekend 75.000 75.000 Gemeente subsidie 98.049 baten 577.561 620.315 631.400 beheer 70.552 248.425 249.935 activiteiten 559.413 371.889 381.466 lasten 629.965 620.315 631.400 resultaat (52.404) - -EV (128.035)schuld 378.270 balanstotaal 250.235 gevraagde subsidie/bezoeker 5,77 4,44 4,25 kosten/bezoeker 37,06 27,57 26,87 EI/omzet 83% 81% 81%EV/totaal -51%EV/schuld -34%

Kamermuziekfestival

Kamermuziekfestival

2015/16 2017 2018voorstellingen 28 28 bezoekers ?? 5.500 5.750 EI 195.365 265.500 264.500 fonds gevraagd 75.000 85.000 fonds toegekend 65.000 65.000 Gemeente subsidie 52.470 baten 294.784 494.500 508.500 beheer 14.989 75.440 79.000 activiteiten 282.486 419.060 429.500 lasten 297.475 494.500 508.500 resultaat (2.691) - -EV 114.688 schuld 83.396 balanstotaal 199.084 gevraagde subsidie/bezoeker #WAARDE! 13,64 14,78 kosten/bezoeker #WAARDE! 89,91 88,43 EI/omzet 66% 54% 52%EV/totaal 58%EV/schuld 138%

Wat valt op?

eigen inkomstentotale baten

-

100.000

200.000

300.000

400.000

500.000

600.000

700.000

2015 2016 2017 2018

Totale baten

0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%

2015 2016 2017 2018

Eigen inkomsten

Groen = festivalBlauw = science center

Laat de

cijfers leven

Vragen?

Casus: Productiehuis

• Ontwikkelen locatietheater• Organiseren festival• Talentontwikkeling

Stap 1: algemene indruk

• Wat verwacht je bij een productiehuis?

• Bekijk de jaarrekening– De balans– De winst- en verliesrekening

• Wat staat er op de linkerzijde van de balans?– Noteer opvallende zaken

• Wat staat er op de rechterzijde?– Noteer opvallende zaken

• Wat staat er in de w&v?– Noteer opvallende zaken

Stap 2: de baten

• Welk soort business verwacht je?

• Breng de baten in kaart:– Neem de omzet van het theaterbezoek– Wat is de ontwikkeling van de afgelopen jaren? Geef een overzicht van de

ontwikkeling van de bezoekersaantallen, en de prijsontwikkeling.

Stap 3: berekenen van verdeling en groei

• Verdeling– Druk de begrotingsposten uit in het totaal (%).

• Groei– Begrotingspost 2017 -/- begrotingspost 2016 (%)

Nieuw – Oud x 100%Oud

De markt?

De markt?

Slechte zomer

WK’sFestivals

Aanbod theatermakers

Goed voor het geld?

• Hoe hoog is de solvabiliteit in 2016 en 2017? • Hoe hoog is de liquiditeit in 2016 en 2017?• Hoe hoog is de rentabiliteit in 2016 en 2017?

Financieel management

• Maakt onderdeel uit van de planning- en controlcyclus• PDCA

• Plan: projectbegrotingen à subsidiebegroting• Do: subsidiebegroting à werkbegroting à budgetten• Check: stuurinformatie à werkbegroting• Act: jaarrekening à nieuwe jaarbegroting

Subsidie vs werkbegroting

SubsidiebegrotingDoel: verkrijgen financieringOnderbouwing waarom maar ook hoe(marketing p’s).

WerkbegrotingDoel: verdelen inkomsten over activiteiten t.b.v. doelstellingen.Ondersteunen besluitvorming.Kosten onafhankelijk van inkomsten.Evaluatie!

Oefening

We zijn een klein podium, en draaien komend jaar 3 projecten.

Inkomsten:Project 1 verwachten we 2000 inkomsten uit kaartverkoop en 500 uit horeca. Project 2 is gratis voor publiek en verwachten we 3000 uit horeca. Project 3 levert 5000 op uit kaartverkoop en 7500 uit horeca. We hebben 1 hoofdsponsor van 2500 en een paar donateurs voor in totaal 5000. Bij Fonds21 hebben we een aanvraag van 7500 voor de 3 projecten. VSBfondsdraagt 1000 bij aan project 2 en Zabawas 2000 aan project 1. We krijgen 35000 structurele subsidie van de gemeente.

Oefening

UitgavenDe parttime directeur kost 20000. De financieel medewerker kost 10000. We huren een kantoor voor 5000 en betalen 2000 aan kantoormateriaal. Per project huren we een freelance producent in voor 2500. We hebben een marketeer die als freelancer alle marketing doet voor 5000. Qua artiesten betalen we aan project 1 2500, project 2 kost 3500 en project 3 kost 5000. Elk project kost 2500 aan techniek en 500 aan overig materiaal.

waar stuur je op?

Kwaliteit

TijdGeld

goede stuurinformatie voorkomt

1. teleurstelling over prestaties2. ongerichte discussies in de organisatie3. geen of uitgestelde beslissingen4. minder kans om bij te sturen5. gemiste kansen

een doordacht systeem

1. brengt de drijvende krachten in lijn met de strategie2. meet niet teveel (of te weinig)3. geeft de werkelijkheid weer t.o.v. meetpunten4. wordt gebruikt om bij te sturen op KPI’s5. kent een dashboard per gebruikersgroep6. is overzichtelijk, visueel en ‘clean’ (less = more)7. wordt regelmatig geëvalueerd

Drie soorten KPI dashboards

1. Operationeel = realtime (of near realtime) data2. Strategisch = helicopter view, enkele KPI’s voor MT3. Analytisch = bovenstaand maar met filter / drill opties

niveaus dashboard

• Niveau 1: Dashboard • Primaire doelgroep: Directeur, RVT, MT• Ca. 8-10 KPI’s – Generiek – Visueel

• Niveau 2: Analyse• Doelgroep: Directeur, MT• Vergelijkingen op locatieniveau• Met enkele filters

• Niveau 3: Rapportage• Doelgroep: hoofden, medewerkers• Alle data

We streven ernaar belevingen te bieden die mensen raken zodat zij zich bewust worden van de rol van de mens bij het behouden en koesteren.

Missiemissie en strategische

doelenDe musea en zeedierenopvang

van STM laten zo veel mogelijk mensen de schoonheid, (inter)nationale uniciteit en

kwetsbaarheid ervaren van de natuur op Texel en omringende Wadden- en Noordzee en van de Texelse cultuurhistorie.


Ambitie

MissieDe musea

en zeedierenopvang van STM laten zo veel mogelijk mensen de

schoonheid, (inter)nationale uniciteit enkwetsbaarheid ervaren van de natuur op Texel en omringende

Wadden- en Noordzee en van de Texelse cultuurhistorie.

minder kosten

meer bezoekers

meer donateurs&sponsors

meer bezoekers

strategische doelen naar KPI’s

Sommige strategische

hoofddoelen blijken een middel.

Meer inkomsten

Xklant-tevreden-heid


Ambitie

Richting gevende doelen

Inspanningen

Missie

SMART doelen

doelen & inspanningen1e conceptDe musea

en zeedierenopvang van STM laten zo veel mogelijk mensen de

schoonheid, (inter)nationale uniciteit enkwetsbaarheid ervaren van de natuur op Texel en omringende

Wadden- en Noordzee en van de Texelse cultuurhistorie.

Meer bezoekers

# bez.Vuur-toren

# bez. Eco-mare

# bez.Oud-heids-kamer

# bez.Kaap-skil

€margerestaurant

€omzet entree&edu.prg

€omzet dona-teurs & spon-sors

€margewinkel

Publiciteit

Exposities en educatie

Meer impact

X socialmedia

Personeel

Meer inkomsten

Xklant-tevreden-heid


Ambitie

Richting gevende doelen

Inspanningen

Missie

SMART doelen

doelen & inspanningenDe musea en zeedierenopvang

van STM laten zo veel mogelijk mensen de schoonheid, (inter)nationale uniciteit en


Meer bezoekers

# bez.Vuur-toren

# bez. Eco-mare

# bez.Oud-heids-kamer

# bez.Kaap-skil

€margerestaurant

€omzet entree&edu.prg

€omzet dona-teurs & spon-sors

€margewinkel

Publiciteit

Exposities en educatie

Meer impact

X socialmedia

Personeel


Ecomare <-> (%) KPI

Nr. Realisatie tm week 39 2016

Bereik

1 Aantal bezoekers (fysiek) 221.470 84% 265.000

2 Bezoek Website (= toekomst) 199.414 ?3 Social Media (indicator)

4 Klanttevredenheid (cijfer) Zoover 8,3 98% 8,5

5 Klanttevredenheid (cijfer) Publieksenquete 8,4 99% 8,5

Niveau 2: Analyse bezoekers Ecomare


Niveau 3: Rapportage bezoekers Ecomare

Kerncijfers Ecomareweek 1 t/m week 39 (30 september 2016)

Begroting % Realisatie t/m % Realisatie t/m2016 <--> week 39-2016 <--> week 39-2015

1. Aantal bezoekers Ecomare 265.000 -16% 221.470 -2% 227.047

1.a aantal volwassenen vol tarief 117.000 3% 120.383 12% 107.746 1.b aantal volwassenen met korting 48.000 -57% 20.660 -41% 35.193 1.c aantal volwassenen gratis 8.000 -48% 4.163 1% 4.126 1.d aantal kinderen vol tarief 37.000 -3% 36.021 8% 33.469 1.e aantal kinderen met korting 10.000 -36% 6.436 -37% 10.279 1.f aantal kinderen gratis 4.000 -59% 1.633 -4% 1.695 1.g aantal kinderen gratis t/m 3 jaar 19.000 -14% 16.284 0% 16.229 1.h aantal scholieren (incl. begeleiding) 22.000 -28% 15.890 -13% 18.310


Niveau 2: Analyse kosten publiciteit

Ecomare <-> (%) KPIVuurtoren <-> (%) KPI Kaapskil <-> (%) KPI

Oudheidkamer <->(%) KPI

STM totaal <-> (%) KPI

Nr.

Realisatie tm week 39 Doel 2016

Realisatie tmweek 39 Doel 2016

Realisatie tm week 39

Doel 2016


Doel 2016


Doel2016

2

Budget publiciteit en communicatie (€) € 152.936 82% € 187.000

€ 13.259 74% € 18.000 € 52.514 150%€ 35.000 € 3.507 70% € 5.000 € 213.000 87%

€ 245.000

3Wervingskosten donateurs (€) ? € 35.000 ? ? ? ? ? ? ? ?


Niveau 3: Rapportage publiciteitskosten

Budgetten

Budgethouder gekoppeld aan kostenplaats

Hoofd techniek tekent alle facturen die betrekking hebben op kostenplaatsen: licht, geluid, logistiek en inhuur technisch personeel.

Max. budget = totale omvang kostenplaats (soms met risicomarge)

Vastgelegd in AO. Overschrijding is niet toegestaan.

Rapportage door administratie.

Sturing in FG.

Break-even

Break even aantal

Vaste kosten-----------------------------------------------Verschil verkoopprijs en inkoopprijs

Break-even

Scenario podium

dank voor de aandacht!

Marc [email protected]

mailto:[email protected]

http://www.academievoorcultuurmanagement.nl/

Bootcamp Financien mrt 19 - dag2 - web · bootcamp financieel management 7 mrt 2019 Marc Pil. Laat...

Documents

Transcript of Bootcamp Financien mrt 19 - dag2 - web · bootcamp financieel management 7 mrt 2019 Marc Pil. Laat...