Vier spelregels voor de zakelijke (!) mondelinge communicatie

(ook te gebruiken bij vergaderingen) • Kwantiteit (hoeveelheid) • Kwaliteit (waarheidsgehalte) • Relevantie (zinvolheid) • Stijl (formulering) Kwantiteit: zeg wat je te zeggen hebt en niet meer Kwaliteit : zeg alleen dingen waarvan je zeker weet dat ze waar zijn Relevantie: zeg alleen dingen die op dat moment zinvol zijn Stijl: zeg het kort en bondig

2.1 Functies van actief luisteren

Door actief te luisteren: ∙Laat je iemand weten dat je hem begrijpt of in elk geval probeert te begrijpen. ∙Stimuleer je de ander het verhaal te vertellen zoals hij dat zelf ziet of beleeft. Om de emotionele betekenis van een situatie of een probleem naar voren te brengen, is immers een sfeer van vertrouwen nodig. ∙Kun je duidelijkheid scheppen zowel voor de verteller als voor jezelf. Je probeert dan om alle belangrijke gegevens over een situatie of probleem op een rijtje te zetten. ∙Voorkom je dat je voorbarige conclusies trekt.

2.2 Principes van goed luisteren

Goed luisteren kun je alleen als je: ∙De ander als persoon accepteert. Het is moeilijk om je te concentreren op iemand waar je een hekel aan hebt. ∙Respect hebt voor de gevoelens van de ander. Het is jouw eigen inschatting die bepaalt hoe het gesprek zal verlopen. Als iemand zich ergens druk over maakt, moet je dat respecteren. ∙Iemands eigenaardigheden tolereert. Soms zie je dat anderen zich gedragen op een manier waar je zo jouw bedenkingen bij hebt. Ga daar niet te snel op in, je krijgt dan zeker niets meer te horen. Later kun je altijd nog overwegen om daarover te praten.

2.3 ‘Zichtbaar’ luisteren

Luisteren moet zichtbaar zijn in je gedrag, zodat de ander ook aan jou kan merken dat je op hem gericht bent. ∙Maak oogcontact

Iemand regelmatig aankijken, maakt duidelijk dat je op hem bent gericht. ∙Zit er geïnteresseerd bij

Niet alleen woorden, maar je hele houding heeft invloed op de ander. Een onderuitgezakte houding is minder uitnodigend dan een naar voren buigende houding.

∙Moedig de verteller aan om door te gaan Geef reacties als: “Ja, ja”, “Hm, hm”, knikken, maak een gebaar, kijk verbaasd, frons je wenkbrauwen enzovoort.

∙Vraag verduidelijking als je iets niet begrijpt Beperk je daarbij in eerste instantie tot wat de ander je vertelt.

∙Vraag door Luisteren is meer dan kunnen verwoorden wat iemand tegen jou zegt, luisteren is begrijpen wat iemand bedoelt. Vraag naar zowel de inhoud van het verhaal als naar de emotionele betekenis ervan.

∙Samenvatten Door af en toe samen te vatten laat je merken dat je luistert. Ook kun je eventueel ordening aanbrengen en kun je checken of je het goed begrijpt. Voorkom bij het samenvatten dat je je eigen interpretatie of mening opdringt.

∙Neem de tijd Jaag de ander niet op ....

TIPS GESPREKSVOERING

• NEEM ZELF HET INITIATIEF VOOR HET GESPREK (je kunt je voorbereiden)

• STEL VOORAF VOOR JEZELF HET DOEL VAN HET GESPREK VAST

• BEDENK DAT HET EEN GESPREK TUSSEN VOLWASSENEN IS

• LAAT DE ANDER IN ZIJN WAARDE

• LET OP STELLIG TAALGEBRUIK (geen eigenlijk, misschien, een beetje, in principe)

• LET OP NEUTRAAL TAALGEBRUIK (geen belachelijk, voor aap zetten, op hoge poten enz.)

• GEBRUIK DE NAAM VAN DE ANDER

• KIJK DE ANDER AAN

• VUL NIET IN VOOR DE ANDER

• DURF STILTES TE LATEN VALLEN

• DENK MEE