BEST/Rentm in de Cloud Rentm Cloud.pdf · 2014. 11. 4. · Tabbladen: Gegevens worden...
Transcript of BEST/Rentm in de Cloud Rentm Cloud.pdf · 2014. 11. 4. · Tabbladen: Gegevens worden...
www.cloudsyndic.com A. Dorp 37, 2861 Onze-Lieve-Vrouw-Waver T. +32 15 75 30 58 F. +32 15 75 21 42 E. [email protected] 1
BEST/Rentm in de CloudProductvoorstelling
BEST/Rentm in de Cloud - Flow
2
Algemeen
4
Aanmelden
Aanmelden gebeurt op een beveiligde website. Deze is gepersonaliseerd voor uw firma.
Gebruikers:Aanmelden met gebruikers-ID en paswoord.
Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten
Startscherm
5
Menu:Applicatie is onderverdeeld in een aantal hoofdmenu’s (zelf te bepalen).Gewenste actie selecteren in handig dropdown menu.
Menu is doorheen de hele applicatie hetzelfde
Kan verschillen per gebruiker
Programma:Geeft aan in welk programma u aan het werken bent.Meldingen:
De software geeft automatisch meldingen betreffende:- Huurcontracten- …
Inloggegevens:- Ingelogde gebruikers- Datum en tijd log-in- Mogelijkheid tot
uitloggen
Home:Vanuit elke scherm terugkeren naar dit scherm
Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten
Selectiescherm – Huurderoverzicht
6
Standaard functionaliteiten:Ook standaard functies kunnen uitgevoerd worden.Zelfs creëren van een nieuw gebouw is mogelijk
Export naar Excel:Huidige overzicht exporteren naar Excel.
Historiek:Historiek van alle wijzigingen wordt bijgehouden.
Tabel:Het is steeds mogelijk om te filteren in de tabel en om de gegevens van een kolom op- of aflopend te sorteren.
Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten
Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten 7
Detailscherm – Algemeenheden
Tabbladen:Gegevens worden overzichtelijk gegroepeerd.Ook wisselen van tabbladen kan via sneltoetsen op het toetsenbord (alt+nr)
Vergrootglas:Gegevens opzoeken via de zoekknop. Klikken opent een overzicht met alle mogelijke opties.Filteren in de kolommen is steeds mogelijk als ook op-of aflopend sorteren.
8
Detailscherm – Algemeenheden
Herhaal:Gegevens van de huidige record bewaren in een buffer. Deze worden gebruikt bij het aanmaken van een nieuwe record.
Historiek:Ook hier kan de historiek opgevraagd worden.
Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten
9
Detailscherm – Documenten
Loskoppelen:Het geselecteerde document blijft nog wel bestaan, maar zal niet meer gekoppeld zijn aan dit gebouw.
Uploaden:Zelf een document uploaden.
Linken:Bestaande documenten in de applicatie linken aan dit gebouw.
Door het systeem gegenereerde document die relevant zijn voor het gebouw worden automatisch gekoppeld aan het gebouw.Het is ook mogelijk dat u zelf documenten koppelt.
Voorbeeld: Word, PDF, Afbeeldingen,…
Nieuwe versie:Het geselecteerde document vervangen door een ander.Versie nummer in tabel zal veranderen.
Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten
Huurders
Huurders– Tabblad Algemeen
11
Taal:Bij een gebruiker kan een taal ingesteld worden. Deze taal wordt vervolgens gebruikt voor het versturen van documenten.
In dit tabblad kunnen de algemene gegevens van de eigenaar ingevoerd/aangepast worden.
Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten
Huurders – Tabblad Info
12
In dit tabblad kan eventueel extra info over de huurder ingevoerd worden.
Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten
Huurders – Tabblad Email
13
In dit tabblad kan ingesteld worden welke documenten de eigenaar per email wenst te ontvangen.
Standaard zal het e-mail adres gebruikt worden dat werd ingevuld bij de algemene gegevens van de huurder. Eventueel kan een ander adres ingegeven worden.
Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten
Eigenaars
Eigenaars – Tabblad Algemeen
15
In dit tabblad kunnen de algemene gegevens van de eigenaar ingevoerd/aangepast worden.
Taal:Bij een gebruiker kan een taal ingesteld worden. Deze taal wordt vervolgens gebruikt voor het versturen van documenten.
Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten
Eigenaars – Tabblad Info
16
In dit tabblad kan eventueel extra info over de huurder ingevoerd worden.
Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten
Eigenaars – Tabblad Contractinfo
17
In dit tabblad kan de contractinformatie tussen eigenaar en rentmeester geraadpleegd worden
Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten
Eigenaars – Tabblad Email
18
In dit tabblad kan ingesteld worden welke documenten de eigenaar per email wenst te ontvangen.
Standaard zal het e-mail adres gebruikt worden dat werd ingevuld bij de algemene gegevens van de eigenaar. Eventueel kan een ander adres ingegeven worden.
Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten
Gebouwen+ Panden
Gebouwen – Tabblad Algemeen
20
Het eerste tabblad bevat de algemene gegevens van het gebouw:- Benaming en adres- Munt, BTW?- …
Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten
Gebouwen – Tabblad Kostencodes
21
Geeft een overzicht van alle kostencodes van dit gebouw.
Kostencodes kunnen steeds toegevoegd, gewijzigd en verwijderd worden.
Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten
Gebouwen – Tabblad Panden
22
Geeft een overzicht van alle panden binnen dit gebouw.
Panden kunnen steeds toegevoegd, gewijzigd en verwijderd worden.
Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten
Gebouwen – Panden – Tabblad Algemeen
23
In dit tabblad kan de eigenaar en huurder (en hun bijhorende gegevens) gekoppeld worden aan het pand.
Het tabblad bevat ook een aantal andere algemene gegevens.
Er is ook een apart programma ‘Panden’ met dezelfde mogelijkheden.
De informatie van de panden is onderverdeeld in tabbladen.
Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten
Gebouwen – Panden – Tabblad Kostencodes
24
In dit tabblad moet aangegeven worden wat het aandeel van dit pand is in elke kostencode van het gebouw.
Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten
Gebouwen – Panden – Tabblad Rappels
25
Instellen van de rappelgegevens voor het pand.
Rappelgegevens kunnen ingegeven worden op 3 verschillende niveaus:- Pand- Gebouw- Globaal
Eerst wordt door het programma gekeken op Pand-niveau, staat hier niets ingevuld, dan wordt gekeken naar gebouw-niveau,…
Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten
Gebouwen – Tabblad Rappels
26
Instellen van de rappelgegevens voor het gebouw
Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten
Gebouwen – Tabblad Actieve Huurovereenkomsten
27
In dit scherm worden alle actieve huurovereenkomsten van het gebouw getoond.
Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten
Gebouwen – Zonder meerdere panden
28
Bij bijvoorbeeld een huurhuis, kan ingesteld worden dat het gebouw niet uit meerdere panden bestaat.
Meerdere panden:Wanneer dit veld op ‘neen’ staat zullen een aantal zaken veranderen t.o.v. een gebouw met meerdere panden
Tabbladen:Tabblad kostencodes is hier niet meer aanwezig
Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten
Gebouwen – Zonder meerdere panden – Tabblad Pand
29
In het tabblad pand zal nu het detail van het ene pand zichtbaar zijn, waar bij meerdere panden eerst een overzicht werd gegeven van alle panden in het gebouw.
In dit geval zullen de adresgegevens niet meer ingegeven moeten worden.Pand hoeft u uiteraard ook geen aparte kostencodes of rappels in te stellen.
De verdere tabbladen zijn gelijk aan die van een gebouw met meerdere panden.
Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten
Huurovereenkomst+ activeren huur/provisie
31
Huurovereenkomsten – Tabblad Algemeen
Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten
Huurovereenkomsten – Tabblad Extra
32Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten
Huurovereenkomsten – Tabblad Kosten
33Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten
Huurovereenkomsten – Tabblad Documenten
34Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten
Activeren huur / provisie
35
Activeren huur en provisie verloopt in beide gevallen hetzelfde.
Er bestaat ook de mogelijkheid om activatie automatisch te laten verlopen via een dagelijks lopend script.
Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten
Indexcijfers+ indexeren huur
Indexcijfers
37
De indexcijfers worden bijgehouden in het programma.
Deze zijn instelbaar per land. Dus indien u panden hebt in het buitenland, kunnen de indexcijfers van dat land ook toegevoegd worden.
Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten
Indexeren huur
38
Enkel het huurbedrag wordt geïndexeerd. Provisies en vaste kosten worden niet geïndexeerd. Deze laatste kunnen wel steeds handmatig aangepast worden.
Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten
Indexeren huur - Documenten
39Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten
Leveranciers
Leveranciers – Tabblad Algemeen
41
Geeft een overzicht van de algemene gegevens van de leverancier
Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten
Leveranciers – Tabblad Bankgegevens
42
Geeft een overzicht van alle bankrekeningen gekoppeld aan de leverancier
Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten
Facturen
Facturen
44
Na selecteren van een gebouw moet een leverancier geselecteerd worden voor wie u facturen wenst aan te maken
Type factuur:Er zijn 2 verschillende types voor factuur.
Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten
Facturen – Zonder BTW
45
Vul hier de gegevens van de factuur in.
Bedrag :Het factuurbedrag
Pand:Geef aan voor welk pand deze factuur is.
Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten
Facturen – Met BTW
46
Bedrag BTW:Het BTW-bedrag moet hier wel ingevoerd worden.
Vul hier de gegevens van de factuur in.
Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten
Facturen – Opslaan
47
Na klikken op opslaan krijgt u een overzicht van de ingegeven factuur
Nieuw factuur:Om de snelheid van ingavevan facturen te optimaliseren kan hier gekozen worden om een nieuw factuur in te geven met dezelfde:- Leverancier- Leverancier en gebouw- Gebouw- Omschrijving
Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten
Verdeling facturen
Verdeling facturen
49
Nummeren:De facturen die gecodeerd moeten worden moeten een volgnummer krijgen.
Twee lijnen met dezelfde nummer worden samengevoegd.
Creatie & wijzigen:Facturen kunnen hier nog steeds gewijzigd of gecreëerd worden.
Dit scherm geeft een overzicht van alle nog niet (volledig) gecodeerde facturen van het geselecteerde gebouw
Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten
Verdeling facturen (niet toegewezen aan pand)
50
Verdelen volgens kostencode:Het factuurbedrag wordt verdeeld over de panden volgens deze kostencode
Toewijzen aan eigenaar:Het factuurbedrag wordt volledig toegewezen aan de eigenaar van het ingegeven pand
Verdelen volgens combinatie van kostencodes:Het factuurbedrag wordt over de panden verdeeld volgens een combinatie van kostencodes
Splitsen:Het factuurbedrag kan in verschillende lijnen gesplitst worden op de afrekening
Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten
Verdeling facturen (toegewezen aan pand)
51
Verdeling:Het factuurbedrag toekennen aan huurder en/of eigenaar. (procentueel of volgens bedrag)
Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten
Verdeling facturen
52
Wanneer alle genummerde facturen verdeeld zijn, komt u terug uit in het overzichtsscherm.
Bevestigen:Klik op bevestigen om de coderingen door te voeren.
Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten
Rapporten verdeelde facturen (voorbeeld)
53Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten
Afrekeningen
Controlelijst Provisies
55Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten
Afrekeningen
56
Via E-mail:De aangemaakte documenten kunnen eventueel per e-mail verstuurd worden.
Afdruk:Bepaal welke documenten u mee wenst af te drukken
Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten
Afrekeningen – Documenten
57
Lijst facturen
Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten
Afrekeningen – Documenten
58
Verdeling panden
Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten
Afrekeningen – Documenten
59
Individuele afrekening
Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten
Afrekeningen – Documenten
60
Overschrijvingen
Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten
Splitsing onkostenverdeling
61
Aangemaakte onkostenverdelingen kunnen gesplitst worden. (vb.: bij nieuwe huurder of nieuwe eigenaar)
Selecteer hier voor welke huurder of eigenaar u een splitsing wenst aan te maken.
Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten
Splitsing onkostenverdeling
62
Selecteer de participant, bv ex-huurder
Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten
Splitsing onkostenverdeling
63
Selecteer de onkostenverdeling(en) die u wenst te splitsen.
Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten
Splitsing onkostenverdeling
64
Verdeel de facturen van die afrekening over de geselecteerde deelnemers.
Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten
Splitsing onkostenverdeling - Documenten
65
Overschrijvingen
Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten
Splitsing onkostenverdeling - Documenten
66
Individuele splitsingen
Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten
Open Posten + Rappels
Open posten
68
Dit scherm geeft een overzicht van alle openstaande posten van de eigenaars en huurders van het geselecteerde pand, evenals de openstaande bedragen voor de rentmeester, afkomstig van activaties huurbedragen, provisies en/of afrekeningen
Open posten kunnen steeds gewijzigd of toegevoegd worden.
Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten
Rappels
69
In dit scherm kunt u voor de openstaande posten rappels aanmaken.
Info:
Opvullen:Het programma zal op basis van de instellingen van het gebouw de juiste rappeltypes toekennen aan de openstaande posten.
Saldo:Lijnen waar het saldo rood gekleurd is, zijn de lijnen met vervallen posten. Deze kunnen gerappelleerd worden.
Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten
Rappels - Documenten
70Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten
Betalingen
Betalingen - Betalingsopdrachten
72
Selecteer welk type betaling je aan een betalingsopdracht gaat toevoegen: - Facturen- Tegoeden eigenaars- Tegoeden huurders- Diverse- Vergoeding
rentmeester
Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten
Betalingen - Betalingsborderel
73Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten
Betalingen - Betalingsborderel
74
Programma komt automatisch vragen om betalingsbestand op te slagen.
Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten
Betalingen– Inlezen bankbestand
75Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten
Betalingen - Dagafschriften
76
Dagafschriften wordt gebruikt om de transacties van op de rekeninguittreksels te kunnen verwerken in het systeem.
Begin met het selecteren van het gewenste rekeningnummer
Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten
Betalingen – Dagafschriften - Overzicht
77
Wanneer op overzicht geklikt wordt, krijgt u een lijst van alle tot dan toe toegewezen bedragen.
Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten
Betalingen – Dagafschriften - Afdruk
78
Na het inboeken krijgt u een afdruk met alle lijnen.
Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten
Balans
Balans
80
De balans wordt aangemaakt per rentmeestergroep
Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten
Balans
81
Dit scherm geeft een overzicht van alle balansverrichtingen van de geselecteerde rentmeestergroep.
Detail van de posten kan bekeken worden.
Actief/PassiefSelecteer of u de actief-of passiefzijde van de balans wilt bekijken.
Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten
Balans
82
De lijnen die op een balanspost staan.
Elke lijn kan verder in detail bekeken worden.
Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten
Balans
83
Detailoverzicht van een lijn.
Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten
Balans – Afdruk
84Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten
Documenten
Documenten
86
De software bevat een aantal meegeleverde standaard documenten.
Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten
Documenten vb: Dankbetuiging Aanstelling
87
Er moeten een aantal schermen doorlopen worden om de juiste gegevens in te vullen of te selecteren. Deze worden achteraf gebruikt om het document samen te stellen.
Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten
Documenten vb: Dankbetuiging Aanstelling
88Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten
Contacteer [email protected]