Gebruikershandleiding AirGo Hotelreserveringenm /j:116 · Door op de tabbladen (bijv ‘Hotel...

© VCK Travel - Gebruikershandleiding AirGo hotelreserveringen 1

VCK TRAVEL

Gebruikershandleiding AirGo

Hotelreserveringen


INHOUDSOPGAVE

Inloggen ..................................................................................................... 3

Contact ....................................................................................................... 4

Hotelkamers reserveren in AirGo ............................................................... 5

Hotelkamers reserveren voor samenreizende personen ........................... 18


Inloggen

1) Ga naar www.vcktravel.nl/zakenreizen

2) Klik op

3) Vul uw username en password in

AirGo wordt nu automatisch geopend.

Wanneer u voor de eerste keer inlogt, kan het voorkomen dat eerst uw profielpagina

verschijnt, voor u ter controle.

Wij verzoeken u vanwege veiligheidsredenen direct uw “Password” te wijzigen wanneer u

voor de eerste keer inlogt. Deze mogelijkheid vindt u onderaan uw profielpagina. Het

password moet minimaal uit 6 en maximaal uit 10 posities bestaan.

Om uw profielpagina af te sluiten klikt u op

Via tabblad in de grijze balk bovenin uw scherm gaat u naar de home pagina.

Vanaf de home pagina kunt u starten met het boeken van uw vlucht/hotel of huurauto.


Contact

Links bovenaan iedere AirGo pagina staat de AirGo helpdesk contact informatie. Onze

gespecialiseerde helpdesk medewerkers assisteren u onder meer in geval van storingen

of technische meldingen van het systeem, bij het aanmaken en updaten van profiel- of

creditcardgegevens en bij het aanpassen van gebruikersgegevens.

Voor vragen over reeds geboekte AirGo reserveringen kunt u terecht bij uw VCK Travel

boekingskantoor.

Links bovenaan iedere AirGo pagina staat de digitale AirGo gebruikershandleiding,

klik op AirGo User Manuals


Hotelkamers reserveren in AirGo Optie 1: U boekt als reiziger een hotelkamer voor uzelf

Wanneer u als reiziger uw eigen hotelkamer in AirGo wilt reserveren dan zijn er drie

keuze mogelijkheden:

a. U boekt uw hotelkamer meteen in, na selectie van de vluchten. U

bevindt zich dan al in de SUMMARY, lees verder op pagina 6.

b. U heeft geen vluchtreservering en wenst uitsluitend een hotelkamer te

reserveren. Lees verder op pagina 13.

c. U heeft al eerder uw vluchten in AirGo geboekt en wenst uw

hotelreservering daaraan toe te voegen. Lees verder op pagina 17.

Optie 2: U boekt als Travel Arranger een hotelkamer voor een reiziger

Wanneer u als Travel Arranger een hotelkamer in AirGo wilt reserveren voor een

reiziger dan zijn er drie mogelijkheden:

a. U boekt de hotelkamer meteen in, na selectie van de vluchten. U

bevindt zich dan al in de SUMMARY, lees verder op pagina 6.

b. Er bestaat nog geen vluchtreservering voor de reiziger en u wenst

uitsluitend een hotelkamer te reserveren. Lees verder op pagina 16.

c. De vluchtreservering voor de reiziger waarvoor u een hotelkamer wilt

boeken is al eerder in AirGo geboekt en u wenst de nieuwe

hotelreservering daaraan toe te voegen. Zie pagina 17.


Instructie voor optie 1a + 2a :

U boekt de hotelkamer meteen in, na selectie van de vluchten. U bevindt zich in de

SUMMARY.

Klik in de Summary op:

In het invulscherm Search for Hotels vult u de gewenste criteria omtrent het hotel in:


Location : AirGo neemt automatisch de bestemming van

de (eventueel) geboekte vlucht over, de ‘Location

area’ kunt u zelf aanpassen (optioneel).

Radius : Het systeem zoekt in een straal tot maximaal 99

kilometer rondom uw bestemming.

Check-in Date/ Check-out Date : AirGo neemt automatisch uw vluchtdata

over, deze kunt u aanpassen indien van toepassing.

Room occupancy : Hier geeft u de bezetting per kamer aan.

(maximaal 2 personen)

Hotel name : Een korte specificatie geeft het beste resultaat,

bijvoorbeeld ‘Novotel’ wanneer hotelnaam ‘Novotel

Geneve Centre’ is.

More options : Hiermee vergroot u uw zoekopdracht

Class : Selecteer de gewenste hotelklasse via het pulldown menu

Facilities : Selecteer uw preferentie via het pulldown menu

Preferred hotel chains : Selecteer de gewenste hotelketen via het pulldown menu

Maximum price : Geef het maximum bedrag per kamer aan in Euro

Na het invullen van de gewenste criteria klikt u op en het overzicht met

beschikbare hotels verschijnt. ‘Detailed view’ verschaft u basis informatie over de

getoonde hotels. Klik op ‘Map view’ om de exacte locatie te bepalen.

Wanneer u op klikt bij het gewenste hotel, dan verschijnt automatisch de pagina

met beschikbare hotelkamer types en bijbehorende prijzen (Rooms and Rates)


Door op de tabbladen (bijv ‘Hotel details’ of ‘Photo’s) te klikken vindt u gedetailleerde

aanvullende informatie over het hotel.

Om een hotelkamer te selecteren klikt u rechts van het gewenste tarief op .

AirGo toont u vervolgens de Summary met de hotelreservering*. Lees verder op blz 10.

* Voordat u een kamer en prijs selecteert adviseren wij u om zorgvuldig de

voorwaarden te lezen van het gewenste tarief bij Conditions. Bij ‘Policy’

in de conditions leest u of u de hotelreservering nog kosteloos kunt

annuleren na boeking of tot wanneer deze kosteloos te annuleren is. Zie

het voorbeeld op pagina 9.


Vervolg van pagina 8

Wanneer u nu dezelfde hotelkamer wilt bijboeken voor een of meer medereizigers dan

klikt u op (instructies zie pagina 18)

Voor de laatste stap in de boeking gaat u akkoord met de voorwaarden door het vakje bij

‘I agree to the (hotel) Purchase conditions’ (relating to the airfares) aan te vinken:


‘Finish Trip’ geeft de laatste stap in uw boeking aan. In dit scherm vult u de nog

ontbrekende informatie in. De onderwerpen met een * zijn verplicht om in te vullen.

Note to Hotel 1 : Hier kunt u extra opmerkingen toevoegen (altijd in

de engelse taal), bijvoorbeeld bij een late aankomst

vult u in: ’Guaranteed late arrival’.

Method of Payment

Hotel Guarantee : Vul hier uw creditcardgegevens in ter garantie van

de hotelreservering


Custom Fields

Reasoncodes : Selecteer de van toepassing zijnde reasoncode via het pulldown menu.

Deze code geeft de reden voor uw keuze aan wanneer voor een hoger

tarief hebt gekozen terwijl er een lager tarief beschikbaar was op het

moment uw boeking.

De meest gebruikelijke reasoncode voor een hotelreservering zal ‘lowest fare used’

zijn, of:

Contract fare used : ‘Corporate rate’ gebruikt vanwege

afspraken tussen het hotel en uw organisatie

Flexibility : Hoger tarief gekozen vanwege flexibele voorwaarden

Onder Custom Fields dienen soms ook referenties (* = verplicht) te worden ingevuld.

Wanneer u uitsluitend een hotelkamer heeft gereserveerd, kies dan bij ‘Service Level

Required’ via het pulldown menu voor ‘AirGo Express’.

Klik tot slot op om de boeking definitief te maken en af te sluiten.



Optie 1

b. U heeft geen vluchtreservering en wenst uitsluitend een hotelkamer te

reserveren.

Nadat u heeft ingelogd komt u terecht op de home pagina van AirGo.

Klik op tabblad ‘book’ bovenaan de pagina.

Klik vervolgens op . Het ‘Search > for hotels’ scherm verschijnt.

Lees verder op de 2e helft van pagina 6.



Optie 1

c. U heeft al eerder uw vluchten in AirGo geboekt en wenst de hotelreservering

daaraan toe te voegen.

Nadat u heeft ingelogd komt u terecht op de home pagina van AirGo. Scroll naar

beneden en selecteer onder de reis waaraan u de hotelreservering toe wilt

voegen.


De Summary, het overzicht van de geboekte vluchten, verschijnt:

Klik vervolgens op: Het Search scherm verschijnt. Lees verder op de 2e helft van pagina 6.



Optie 2

b. Er bestaat nog geen vluchtreservering voor de reiziger en u wenst uitsluitend

een hotelkamer te reserveren.

Nadat u heeft ingelogd komt u terecht op de home pagina van AirGo. Selecteer eerst de

naam van de reiziger voor wie u het hotel wilt reserveren via Arrange a trip for a

registered traveller.

Indien de reiziger geen geregistreerd profiel heeft in AirGo, maak dan gebruik van

Arrange a trip for a guest traveller.

Klik vervolgens op in de blauwe balk bovenaan.

Het Search> scherm verschijnt.

Lees verder op de 2e helft van pagina 6.



Optie 2

c. De vluchtreservering voor de reiziger waarvoor u een hotelkamer wilt boeken

is al eerder in AirGo geboekt en u wenst de nieuwe hotelreservering daaraan

toe te voegen.

Nadat u heeft ingelogd komt u terecht op de home pagina van AirGo.

Onder selecteert u de reis waaraan u de hotelreservering wilt toevoegen.

De Summary, het overzicht van de geboekte reis, verschijnt:

Klik vervolgens op:

Het Search for hotels scherm verschijnt. Lees verder op de 2e helft van pagina 6.


Hotelkamers reserveren voor samenreizende personen Wanneer u al een hotelkamer heeft gereserveerd en u wilt nog een tweede kamer

reserveren voor de medereiziger binnen dezelfde boeking, start dan vanuit de Summary

en klik op:

Vul vervolgens in het Hotel Guest Information scherm in of u een 1- of 2

persoonskamer wenst (Single of Double room), via het pull down menu.


De beschikbaarheid van het gewenste hotel wordt getoond:

Wij adviseren u dringend om zorgvuldig de voorwaarden te lezen van het

gewenste tarief bij Conditions. Het hoofdstukje ‘Policy’ in de Conditions geeft

aan of u de hotelreservering nog kosteloos kunt annuleren na boeking of tot

wanneer de kamer kosteloos te annuleren is.

Om de hotelkamer te reserveren, klik rechts naast het gewenste tarief op .

AirGo toont vervolgens de Summary pagina inclusief de hotel reservation.*

Let op! Bij het boeken van de tweede hotelkamer dient de kamer nog toegewezen te

worden aan de tweede traveller via het aankiezen van het pull down menu

achter ‘Place this reservation under’:

traveller 1 (of 2). Daarna klikt u op


AirGo toont vervolgens de Summary, inclusief de additioneel geboekte hotelkamer.


VCK TRAVEL

Postbus 58417, 1040 HK Amsterdam Valreep 13, 1042 AN Amsterdam

Tel. 0900 - 6 380 380 E-mail [email protected]

www.vcktravel.nl

Gebruikershandleiding AirGo Hotelreserveringenm /j:116 · Door op de tabbladen (bijv ‘Hotel...

Documents

Transcript of Gebruikershandleiding AirGo Hotelreserveringenm /j:116 · Door op de tabbladen (bijv ‘Hotel...