BESTEK - Vereenvoudigde

onderhandelingsprocedure met voorafgaande

bekendmaking

Onderwerp

Bouwen van het systeem van de Economische Kaart

Nummer bestek

2017/1230-29

Datum

14 november 2017

BESTEK

POM West-Vlaanderen

Koning Leopold III-laan 66 | B-8200 Brugge info@pomwvl.be | T +32 50 14 01 50 btw: BE 0881.702.779

| 2

VOORAFGAANDE GEGEVENS

Aanbestedende overheid (= opdrachtgever): POM West-Vlaanderen Provinciehuis Olympia Koning Leopold III-laan 66 8200 SINT-ANDRIES/BRUGGE T 050 140 150

Contactpersoon Mevrouw Nele Depestel; T: 0491 37 19 45; E: nele.depestel@pomwvl.be

Aard van de opdracht: overheidsopdracht voor diensten.

Voorwerp van de opdracht Bouwen van het systeem van de Economische Kaart.

Gunningwijze: vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking (artikel 41 van de Wet van 17 juni 2016).

Plaats van uitvoering: Brugge.

Overige aspecten van de opdracht

• De opdracht bevat een vast en een voorwaardelijk gedeelte (zie hoofdstuk 5, punt 2 van dit bestek).

• De opdracht bevat een verplichte optie (zie hoofdstuk 3, punt 3.2.4 van de inventaris en appendix B, punt 3.1 van dit bestek).

Budget en prijsvaststelling De opdracht is een opdracht met gemengde prijsvaststelling, dit is een opdracht waarbij er zowel posten zijn aan globale of forfaitaire prijzen als posten waarbij de eenheidsprijzen forfaitair zijn, en de hoeveelheden worden vermoed of uitgedrukt binnen een vork. Voor verdere details, zie hoofdstuk 6 van dit bestek.

Prijsherziening: zie p. 30 van dit bestek Het geraamde budget wordt niet meegedeeld aan de kandidaat-inschrijvers.

Uitvoeringstermijn De opdracht vangt aan na de gunning en verloopt conform het implementatieproject van de opdrachtnemer, eventueel aangepast na onderhandelingen. De onderhoudsfase verloopt via gedeeltelijke jaarlijkse bestellingen, waarvan de hoeveelheid momenteel op vijf jaar wordt geraamd.

Indienen van de offerte De offerte moet in een definitief gesloten envelop gestoken worden, waarop het besteknummer of het opdrachtvoorwer staat vermeld. Bij inzending over de post, als gewoon of aangetekend stuk, wordt de omslag in een tweede omslag geschoven, waarop duidelijk de vermelding “Offerte” voorkomt.

| 3

De offerte, gedateerd en behoorlijk ondertekend, en bijhorende documenten dienen uiterlijk tegen maandag 18 december 2017 vóór 12.00 uur op het volgend adres te worden bezorgd:

T.a.v. mevrouw Nele Depestel POM West-Vlaanderen Koning Leopold III-laan 66 8200 Sint-Andries/Brugge

De offerte wordt eveneens in digitale versie (één gecompileerde pdf) op USB-stick of dvd, toegevoegd aan de papieren offerte (in dezelfde gesloten omslag). Indien beide versies verschillend zouden zijn, heeft de papieren versie voorrang.

Laattijdige offertes worden niet meer aanvaard, tenzij vastgesteld wordt dat de offerte ten laatste vier dagen vóór de uiterste indieningsdatum als aangetekende zending is verzonden.

Opening van de offertes De offertes worden gezamenlijk geopend uiterlijk 4 dagen na de uiterste indieningsdatum. Van deze opening wordt een proces-verbaal opgesteld dat, per perceel, de (handels)naam, het adres of de maatschappelijke zetel en het ondernemingsnummer vermeldt van de inschrijvers.

Alle inschrijvers die hierom verzoeken krijgen zo spoedig mogelijk een afschrift van het proces-verbaal. In het geval laattijdige offertes toch aanvaardbaar zijn, wordt hiervan een addendum aan het procesverbaal toegevoegd.

Afwijkingen op de uitvoeringsregels van de opdracht zoals bepaald bij Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 en latere wijzigingen: In dit bestek wordt omwille van de bijzondere eisen van de opdracht afgeweken van de volgende bepalingen van het Koninklijk Besluit:

• artikel 10 (omwille van de mogelijkheid van veelvuldige afstemming en intense samenwerking, soms met meerdere partijen, moet snelle en meer informele communicatie via e-mail mogelijk zijn in het kader van de opdracht);

• artikel 18 (omwille van de aard van de opdracht, namelijk ontwikkeling databank en website);

• artikel 19;

• artikel 23;

• artikel 33;

• artikel 47 (omwille van het belang van een goede voortgang van de opdracht en de deadline van het project).

Opdrachtdocumenten Artikel 80 van het Koninklijk Besluit van 18 april 2017 is van toepassing op de opdrachtdocumenten.

De inschrijver is ertoe gehouden zich ervan te vergewissen dat er in zijn bestek geen ontbrekende bladzijden zijn en dient dit bestek met zoveel zorg te bestuderen dat schijnbare of reële fouten, leemten of onnauwkeurigheden hem niet kunnen ontsnappen.

Indien tussen verschillende artikels van het bestek vooralsnog tegenstrijdigheden zouden worden opgemerkt door de kandidaat-inschrijver, dan zal deze de aanbestedende overheid hiervan tijdig op de hoogte stellen. Als er fouten of leemtes worden ontdekt die de prijsberekening of de vergelijking van de offertes onmogelijk maken, zal de kandidaat-inschrijver dit onmiddellijk en schriftelijk melden aan de aanbestedende overheid, in ieder geval ten laatste tien dagen vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes.

| 4

In geval van gebeurlijke tegenstrijdigheden en/of dubbelzinnigheden tussen de technische bepalingen en de gedetailleerde inventaris, zijn de technische bepalingen bindend.

De officieel aangekondigde of gepubliceerde berichten en rechtzettingen die betrekking hebben op overheidsopdrachten in het algemeen, evenals de berichten en rechtzettingen betreffende deze opdracht maken integraal deel uit van huidig bestek. De inschrijver wordt geacht er kennis van genomen te hebben en er bij het opmaken van zijn offerte rekening mee gehouden te hebben.

Wanneer in het kader van dit bestek de term ‘opdrachtdocumenten’ wordt gebruikt, refereert dit naar de definitie in artikel 3, 43° van de Wet en omhelst dit alle documenten die op de opdracht toepasselijk zijn met inbegrip van alle aanvullende en andere documenten waarnaar deze verwijzen.

| 5

INHOUDSOPGAVE

HOOFDSTUK 1: CONTEXT VAN DE OPDRACHT ................................................................................ 9 1 WIE IS DE POM WEST-VLAANDEREN? ...................................................................................... 9 2 HET PROJECT ECONOMISCHE KAART ....................................................................................... 9 3 DE CONTEXT VAN DE OPDRACHT ........................................................................................... 10 4 KORTE OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT ........................................................................... 10 5 KRITISCHE SUCCESFACTOREN ................................................................................................ 11 6 NIET IN SCOPE ....................................................................................................................... 11 HOOFDSTUK 2: ALGEMENE RICHTLIJNEN VOOR DE BEANTWOORDING VAN HET BESTEK EN ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN ........................................................................................ 12 1 ALGEMENE RICHTLIJNEN VOOR DE BEANTWOORDING VAN HET BESTEK ............................... 12 2 ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN ............................................................................................ 13

2.1 Wettelijke bepalingen die de grondslag vormen van deze opdracht 13 2.2 Bijzondere vermeldingen in uitvoering van het Koninklijk Besluit van 18 april 2017 13

2.2.1 Uitsluiting ............................................................................................................... 13 2.2.1.1 Ernstige veroordelingen ..................................................................................... 13 2.2.1.2 Niet-naleving verplichtingen in het kader van de sociale zekerheid ............................ 13 2.2.1.3 Niet-naleving fiscale verplichtingen ............................................................................. 14 2.2.1.4 Faillissement, vereffening, gerechtelijke reorganisatie en dergelijke meer ................ 16 2.2.1.5 Beroepsfouten of fouten in het kader van een overheidsopdracht ............................ 16

2.2.2 Kwalitatieve selectie ............................................................................................... 17 2.2.3 Prijsvaststelling ....................................................................................................... 18 2.2.4 Opmaak van de offerte en prijsopgave ................................................................... 18 2.2.5 Indienen van de offertes ......................................................................................... 18 2.2.6 Inlichtingen - onderzoek van de offertes - toelichting van de offerte - onderhandelingen

- gunningcriteria - eindquotatie .............................................................................. 19 2.2.7 Verbintenistermijn .................................................................................................. 21

3 BIJZONDERE VERMELDINGEN EN AFWIJKINGEN MET BETREKKING TOT DE UITVOERINGSREGELS VAN DE OPDRACHT ZOALS VASTGESTELD IN HET KONINKLIJK BESLUIT VAN 14 JANUARI 2013 EN LATERE WIJZIGINGEN EN BIJZONDERE BEPALINGEN .............................................................. 22 3.1 Uitvoeringsregels van toepassing op de opdracht 22 3.2 Bijzondere contractuele bepalingen 29

3.2.1 Prijsherziening ........................................................................................................ 29 3.2.2 Waarborgen inzake de diensten .............................................................................. 29 3.2.3 Geschillen ............................................................................................................... 29 3.2.4 Taalgebruik ............................................................................................................. 29 3.2.5 Uitvoeringsvoorwaarden inzake non-discriminatie ................................................. 30

HOOFDSTUK 3: GEWENSTE DIENSTVERLENING ................................................................... 31 1 INLEIDING ............................................................................................................................. 31 2 DUURTIJD VAN DE OPDRACHT EN FASERING ......................................................................... 31 3 VOORWERP VAN DE OPDRACHT ............................................................................................ 31

3.1 Post 1: Technisch ontwerp 32 3.2 Post 2: De ontwikkeling van de toepassing 32

3.2.1 Post 2A: Ontwikkeling van een databank ................................................................ 32 3.2.2 Post 2B: De ontwikkeling van de interface vanuit MAGDA ...................................... 32 3.2.3 Post 2C: Een webtoepassing voor verrijking gegevens en zoekopdrachten ............. 32 3.2.4 Post 2D: De verplichte optie ................................................................................... 33

3.3 Post 3: Het verzorgen van opleidingen 33

| 6

3.4 Post 4: Migratie van gegevens en inproductiestelling 33 3.5 Post 5: Hosting en operationele ondersteuning van de toepassing 33

3.5.1 Hosting van de toepassing ...................................................................................... 33 3.5.2 Supportdesk ............................................................................................................ 34 3.5.3 Veiligheid ................................................................................................................ 34 3.5.4 Remote ondersteuning en wijzigingsbeheer ........................................................... 34 3.5.5 RPO en RTO............................................................................................................. 34 3.5.6 Monitoring van de beschikbaarheid en capaciteitsgroei ......................................... 35 3.5.7 Exitscenario ............................................................................................................ 35 3.5.8 SLA’s ....................................................................................................................... 35

3.6 Post 6: Evolutief onderhoud 35 3.7 Het implementatieproject (deel 1) 36

3.7.1 Projectvereisten...................................................................................................... 36 3.7.2 Werkpakket 1: Technisch ontwerp .......................................................................... 36 3.7.3 Werkpakket 2: Ontwikkeling van de databank, webtoepassing en interface ........... 37 3.7.4 Werkpakket 3: Technische verificatie en testing ..................................................... 37 3.7.5 Werkpakket 4: Migratie en inproductiestelling ....................................................... 37 3.7.6 Werkpakket 5: Ontwikkeling opleiding.................................................................... 37 3.7.7 Werkpakket 6: Garantiewerkzaamheden ................................................................ 37

3.8 Instructies 38 HOOFDSTUK 4: VERWACHTE KWALITEITSVEREISTEN EN SLA'S ..................................................... 39 1 INLEIDING ............................................................................................................................. 39 2 PROJECTCOÖRDINATIE .......................................................................................................... 39 3 INCIDENTMANAGEMENT ....................................................................................................... 39 4 PROBLEEMMANAGEMENT .................................................................................................... 39 5 BACK-UP-MANAGEMENT EN LOGMANAGEMENT .................................................................. 40 6 RELEASEMANAGEMENT ........................................................................................................ 40 7 MONITORING ........................................................................................................................ 40 8 DOCUMENTATIEBEHEER ........................................................................................................ 40 9 LICENTIES .............................................................................................................................. 40 10 SECURITY COMPLIANCE (ALGEMEEN) .................................................................................... 41 11 SERVICE LEVELS OP DE PROCESSEN ....................................................................................... 41 HOOFDSTUK 5: PRIJSVASTSTELLING ............................................................................................ 44 1 INLEIDING ............................................................................................................................. 44 2 CONDITIONELE BESTELLING .................................................................................................. 44 3 PRIJSOPGAVE PER POST ........................................................................................................ 44

3.1 Post 1: Technisch ontwerp 44 3.2 Post 2: De ontwikkeling 44 3.3 Post 3: De opleiding 44 3.4 Post 4: Migratie van gegevens en inproductiestelling 44 3.5 Post 5: Hosting van de omgeving 44 3.6 Post 6: Evolutief onderhoud 45

HOOFDSTUK 6: DE PRIJSINVENTARIS ........................................................................................... 46 APPENDIX A: DE SPECIFICATIE VAN DE INTERFACE EN DE DATA UIT DE DATABANK ...................... 47 1 INLEIDING ............................................................................................................................. 47 2 DE GEBRUIKERS VAN DE TOEPASSING ................................................................................... 47 3 DE BIJ TE HOUDEN BASISGEGEVENS VAN BEDRIJVEN EN VESTIGINGEN ................................. 47

3.1 Inleiding 47 3.2 Administratieve gegevens 47

| 7

3.3 Activiteitsgegevens 48 3.4 Contactgegevens 48 3.5 Geografische normalisatie van adresgegevens 48 3.6 Bijhouden van wijziging van bepaalde velden (log) 48 3.7 Bijhouden van transactiehistoriek 48 3.8 Sizing 49

APPENDIX B: DE WEBTOEPASSING .............................................................................................. 50 1 FUNCTIONALITEIT VOOR DE LOKALE BESTUREN .................................................................... 50

1.1 Tonen van een onderneming en een vestiging 50 1.2 Gebruik van velden die niet uit de MAGDA-interface komen 50 1.3 Manueel wijzigen van data uit MAGDA 50 1.4 Zoekopdrachten 51 1.5 Hernoeming van NACE-codes naar activiteitscodes 52 1.6 Hernoeming van beroepsbekwaamheden 52 1.7 Een eenvoudige procesflow 53

2 ADMINISTRATIEVE FUNCTIONALITEIT .................................................................................... 54 2.1 Extensie van het werkingsgebied 54 2.2 Fusie van gemeentes 54 2.3 Archiveren 54

3 NIET-FUNCTIONELE EISEN ..................................................................................................... 54 3.1 Het gebruik van een web API en/of webservices 54 3.2 Statusgegevens van het laden 54 3.3 Het gegevenstransport 54 3.4 Authenticatie 55 3.5 Authorisatie 55 3.6 De webclient 55 3.7 Performantie 55 3.8 Mobile-enabled 55 3.9 Gebruiksvriendelijkheid 56

APPENDIX C: DE BESTAANDE SITUATIE ........................................................................................ 57 1 INLEIDING ............................................................................................................................. 57 2 HUIDIGE SITUATIE VAN DE GEGEVENSBRONNEN ................................................................... 57 3 DE BESTAANDE TOEPASSING: ECONOMISCHE KAART ............................................................ 60 4 DE VOLUMETRISCHE GEGEVENS VAN DE BESTAANDE TOEPASSING ....................................... 63 APPENDIX D: OFFERTEFORMULIER .............................................................................................. 64

| 8

OVERZICHT VAN DE INSTRUCTIES

INSTRUCTIEDOMEIN 1 VORMELIJKE INSTRUCTIES .............................................................. 13 Het instructiedocument ..................................................................................... 13 Overzicht van aannames .................................................................................... 13

INSTRUCTIEDOMEIN 2 TECHNISCHE INSTRUCTIES .............................................................. 39 Geef aan hoe u de implementatie technisch zou oplossen ................................. 39 Geef aan hoe u de presentatie- en datalaag zou scheiden in de verplichte optie39 Beschrijf uw oplossing met betrekking tot hosting ............................................. 39 Projectaanpak .................................................................................................... 39 De inschrijver vult de SLA-tabel volgens zijn standaardmodel ............................ 43

INSTRUCTIEDOMEIN 3 PRIJSINSTRUCTIES .......................................................................... 47 Vul de prijsinventaris in...................................................................................... 47 Beschrijf het kostenmodel voor de hosting ........................................................ 47

| 9

HOOFDSTUK I: CONTEXT VAN DE OPDRACHT

1 WIE IS DE POM WEST-VLAANDEREN?

De POM West-Vlaanderen is een verzelfstandigd agentschap dat het sociaaleconomisch beleid van de Provincie uitvoert. Met een concrete focus op de pijlers Ondernemerschap, Fabrieken voor de Toekomst, Transport & Logistiek en Arbeidsmarkt, zet de POM zich dagelijks in om de motor van de West-Vlaamse economie en zijn kmo’s op een hoger toerental te laten draaien.

2 HET PROJECT ECONOMISCHE KAART

Met het project ‘Economische Kaart’ ondersteunt de POM West-Vlaanderen de West-Vlaamse gemeenten bij het verzamelen en het actueel houden van ondernemingsgegevens. Op die manier kunnen de gemeenten hun dienstverlening optimaliseren en de lokale economie versterken en stimuleren.

Economische Kaart biedt een multifunctionele website aan die toegang geeft tot een permanent geactualiseerde en ruimtelijke bedrijvendatabank. De databank start van gegevens uit de Kruispuntbank van Ondernemingen en wordt permanent bijgehouden. De databank bevat niet alleen adresgegevens, maar is ook verrijkt met gegevens over activiteiten, tewerkstelling en de jaarrekening.

Via de beheersmodule van Economische Kaart beschikken gemeenten over de meest actuele gegevens van de bedrijven in hun gemeente.

35 West-Vlaamse gemeenten zijn aangesloten op het project van Economische Kaart.

De toepassing Economische Kaart bestaat al acht jaar.

De lokale besturen gebruiken Economische Kaart om:

1) Nieuwe ondernemingen en vestigingen te detecteren en te verwelkomen. 2) Om in het geval van calamiteiten snel in contact te kunnen komen met de onderneming. 3) Proactief ondernemingen te kunnen contacteren en te betrekken bij komende wegwerkzaamheden. 4) Het lokaal beleid af te stemmen op de economische realiteit.

| 10

3 DE CONTEXT VAN DE OPDRACHT

Vergeleken met acht jaar geleden is het toepassingslandschap zwaar gewijzigd. Een recente studie heeft aan het licht gebracht dat:

1) De bedrijven zelf geen vragende partij meer zijn voor de Economische Kaart. Alternatieven met een breder bereik dan West-Vlaanderen zijn gratis voorhanden.

2) Daartegenover staat dat lokale besturen nog steeds grote nood hebben aan de mogelijkheid om bedrijven die in hun regio gelegen zijn aan te schrijven en met hen te communiceren (bijvoorbeeld in het kader van geplande openbare werken).

3) De Vlaamse overheid heeft ondernemingsgegevens (waaronder de KBO) uit verschillende bronnen geconsolideerd en biedt deze via een webservice aan aan lokale besturen. Deze nieuwe bron is MAGDA: (https://overheid.vlaanderen.be/gegevensdeling-via-magda-technisc%20he-documentatie).

Daardoor heeft de POM West-Vlaanderen besloten deze toepassing volledig te herschrijven en aan te passen aan deze nieuwe realiteit.

4 KORTE OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT

De opdracht bestaat erin de toepassing Economische Kaart volledig te herschrijven, te hosten en te ondersteunen in jaarlijkse periodes.

Globaal gezien zal de Economische Kaart de volgende functionaliteiten aanbieden (een gedetailleerdere omschrijving vindt men in appendix A en B:

1) Gegevens over bedrijven, vrije beroepen en hun vestigingen zullen via de webservice van MAGDA (https://overheid.vlaanderen.be/gegevensdeling-via-magda-technische-documentatie) in een databank geplaatst worden. Voor een aantal van deze gegevens zal de historiek gedurende een periode worden bijgehouden (maximaal vijf jaar).

2) Omdat de gegevens uit MAGDA de juridische toestand weergeven (en niet altijd de reële toestand) zullen de lokale besturen de mogelijkheid krijgen om via een webtoepassing bepaalde gegevens te verrijken of te corrigeren.

3) De lokale besturen zullen via zoekopdrachten in de webtoepassing op een grafische manier kunnen zoeken naar bedrijven die binnen hun werkgebied vallen, aangevuld met additionele zoekcriteria.

De opdrachtnemer zal in het kader van deze opdracht verantwoordelijk zijn voor volgende elementen:

1) Op basis van de functionele vraag zal de opdrachtnemer een technisch ontwerp opleveren voor de databank, de ontsluiting van de webservice MAGDA, de webtoepassing en de zoekmogelijkheden. De opdrachtnemer zal de technische realisatie van de interface leveren in overleg met de Vlaamse overheid.

2) De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor alle ontwikkelingen, testen en validaties. 3) De opdrachtnemer zal verantwoordelijk zijn voor de migratie van de gegevens van de bestaande

toepassing naar de nieuwe toepassing. 4) De opdrachtnemer zal een opleidingstraject voorzien voor de lokale besturen. 5) Bij een succesvolle oplevering zal de opdrachtnemer de omgeving hosten en ondersteunen in

jaarlijkse periodes.

| 11

5 KRITISCHE SUCCESFACTOREN

De POM West-Vlaanderen is op zoek naar een integrator die snel een kwalitatieve grafische zoekoplossing kan bieden en met kennis van zaken een MAGDA-integratie kan doen.

6 NIET IN SCOPE

• Om bepaalde data bij MAGDA te kunnen gebruiken, is een veiligingsmachtiging nodig. De POM zal hiervoor zelf de nodige stappen ondernemen.

• De opdrachtnemer krijgt een uniek aanspreekpunt bij de POM, die alle functionele vragen kan beantwoorden met betrekking tot de ontwikkeling. De opdrachtnemer zal dus niet zelf moeten afstemmen met de lokale besturen.

| 12

HOOFDSTUK II: ALGEMENE RICHTLIJNEN VOOR DE BEANTWOORDING VAN HET BESTEK EN ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN

1 ALGEMENE RICHTLIJNEN VOOR DE BEANTWOORDING VAN HET BESTEK

De kandidaat-opdrachtnemer heeft één opdrachtdocument ontvangen.

De inschrijver beantwoordt de technische eisen door gedetailleerd alle instructies te beantwoorden.

Instructies Voor het opstellen van zijn offerte zal de inschrijver de instructies die vermeld staan in dit lastenboek nauwkeurig opvolgen en beantwoorden. Het niet beantwoorden of incorrect beantwoorden van een instructie kan beschouwd worden als een substantiële onregelmatigheid.

Aannames Teneinde een goede offerte te maken, is het essentieel dat inschrijvers dezelfde informatie verkrijgen. Die informatie werd door de POM West-Vlaanderen zo goed mogelijk geformuleerd in het bestek. Ook tijdens de plaatsingsprocedure zal de POM West-Vlaanderen ervoor zorg dragen om zo volledig en correct mogelijke informatie te verstrekken aan alle inschrijvers.

Het is echter mogelijk dat inschrijvers zich beroepen op bepaalde aannames bij het opstellen van hun offerte. Teneinde een correcte en faire evaluatie te maken van de offertes, is het noodzakelijk dat de POM West-Vlaanderen begrijpt welke aannames gemaakt werden. De inschrijver dient daarom verplicht de aannames te vermelden die gebruikt zijn bij het beantwoorden van de instructies en bij het opstellen van de prijs.

Vormelijke instructies Instructiedomein 1 Vormelijke instructies

Instructie 1.1 Het instructiedocument

• De inschrijver voorziet in zijn antwoord een instructiedocument. Het instructiedocument herneemt alle instructies uit dit document en beantwoordt ze één voor één.

Instructie 1.2 Overzicht van aannames

• De inschrijver maakt een tabel met aannames.

| 13

2 ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN

2.1 Wettelijke bepalingen die de grondslag vormen van deze opdracht

Basiswet: Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten (Belgisch Staatsblad 14 juli 2016) en eventuele latere wijzigingen, hierna in dit bestek ‘de Wet’ genoemd.

Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies (Belgisch Staatsblad 21 juni 2013) en latere wijzigingen.

Voorschriften betreffende onder meer raming, bekendmaking, prijsvaststelling, selectie van kandidaten en van inschrijvers, opmaak, indienen en onderzoek van de offertes en gunning: Koninklijk Besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren (Belgisch Staatsblad 9 mei 2017) en eventuele latere wijzigingen.

Voorschriften betreffende de uitvoering van de opdracht: Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten (Belgisch Staatsblad 14 februari 2013) en latere wijzigingen, voor zover er in dit bestek hiervan niet wordt afgeweken.

2.2 Bijzondere vermeldingen in uitvoering van het Koninklijk Besluit van 18 april 2017

2.2.1 Uitsluiting

2.2.1.1 Ernstige veroordelingen

Overeenkomstig artikel 67 §1 van de Wet en artikel 61 van het Koninklijk Besluit zal van de opdracht worden uitgesloten, elke kandidaat of inschrijver die, op de dag na de uiterste datum van indiening van de offertes, veroordeeld is door een rechterlijke beslissing met kracht van gewijsde met betrekking tot één van de volgende misdrijven:

1° deelneming aan een criminele organisatie1; 2° omkoping2; 3° fraude3; 4° terroristische misdrijven of strafbare feiten in verband met terroristische activiteiten4, dan wel

uitlokking van, medeplichtigheid aan of poging tot het plegen van een dergelijk misdrijf of strafbaar feit5;

1 Conform artikel 324bis van het Strafwetboek of artikel 2 van het Kaderbesluit 2008/841/JBZ van de Raad van 24 oktober 2008 ter bestrijding van georganiseerde criminaliteit. 2 Als bedoeld in de artikelen 246 en 250 van het Strafwetboek of in artikel 3 van de Overeenkomst ter bestrijding van corruptie waarbij ambtenaren van de Europese Gemeenschappen of van de lidstaten van de Europese Unie betrokken zijn of in artikel 2.1. van Kaderbesluit 2003/568/JBZ van de Raad van 22 juli 2003 inzake de bestrijding van corruptie in de privésector. 3 Als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Europese Gemeenschappen, goedgekeurd door de Wet van 17 februari 2002. 4 Als bedoeld in artikel 137 van het Strafwetboek of in de zin van de artikelen 1 of 3 van Kaderbesluit 2002/475/JBZ van de Raad van 23 juni 2002 inzake terrorismebestrijding. 5 Als bedoeld in artikel 4 van Kaderbesluit 2002/475/JBZ van de Raad van 23 juni 2002 inzake terrorismebestrijding.

| 14

5° witwassen van geld of financiering van terrorisme6; 6° kinderarbeid en andere vormen van mensenhandel7; 7° tewerkstelling van onderdanen van derde landen die illegaal in het land verblijven8.

Worden eveneens uitgesloten, de kandidaten of inschrijvers die het misdrijf waarvan sprake in het eerste lid, 7° hebben begaan, van zodra deze inbreuk is vastgesteld door een administratieve of rechterlijke beslissing, met inbegrip van een in uitvoering van artikel 49/2 van het Sociaal Strafwetboek opgestelde schriftelijke kennisgeving.

Evenwel kan de in het eerste en tweede lid vermelde uitsluiting slechts worden toegepast gedurende een periode van vijf jaar vanaf de datum van de veroordeling, of wat het 7° geval betreft, vanaf de datum van de beëindiging van de inbreuk.

Bovendien kan elke inschrijver die zich in één van hoger genoemde situaties bevindt, desondanks bewijzen dat de corrigerende maatregelen die hij heeft genomen voldoende zijn om zijn betrouwbaarheid op deze uitsluitingsgrond aan te tonen, waarbij het aan de aanbestedende overheid toekomt om overeenkomstig artikel 70 van de Wet te oordelen of zij dit bewijs al dan niet toereikend acht met het oog op de uitsluiting.

Onverminderd hetgeen hiervoor bepaald, kan de aanbestedende overheid, bij wijze van uitzondering, een afwijking op de verplichte uitsluiting toestaan om dwingende redenen van algemeen belang9.

Door in te schrijven op deze opdracht verklaart de inschrijver zich niet in een toestand te bevinden zoals bedoeld in artikel 61 van het Koninklijk Besluit van 18 april 2017.

Bovenstaande impliciete verklaring heeft niet tot gevolg dat er door de aanbestedende overheid geen controle meer op deze uitsluitingsgrond zal gebeuren (bijvoorbeeld opvragen uittreksel uit het strafregister), waarbij in het geval uit deze controle zou blijken dat de hoger beschreven situatie van uitsluiting voorkomt in hoofde van de inschrijver, hij overeenkomstig hoger vermelde bepalingen kan of zal worden uitgesloten van deelname aan deze opdracht, in om het even welk stadium van de plaatsingsprocedure.

2.2.1.2 Niet-naleving verplichtingen in het kader van de sociale zekerheid

De inschrijver moet in orde zijn met de betaling van zijn socialezekerheidsbijdragen overeenkomstig artikel 68 van de Wet en artikel 62 van het Koninklijk Besluit.

6 Als bedoeld in artikel 5 van de Wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme of in de zin van artikel 1 van Richtlijn 2005/60/EG van het Europees Parlement en de Raad van 26 oktober 2005 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. 7 Als bedoeld in artikel 433quinquies van het Strafwetboek of in de zin van artikel 2 van Richtlijn 2011/36/EU van het Europees Parlement en de Raad van 5 april 2011 inzake de voorkoming en bestrijding van mensenhandel en de bescherming van slachtoffers daarvan, en ter vervanging van Kaderbesluit 2002/629/JBZ van de Raad. 8 In de zin van artikel 35/7 van de Wet van 12 april 1965 betreffende de bescherming van het loon der werknemers of in de zin van de Wet van 30 april 1989 betreffende de tewerkstelling van vreemde arbeiders. 9 Toepassing artikel 67§1, 4e lid van de Wet.

| 15

De aanbestedende overheid zal hiertoe langs elektronische weg het attest opvragen10. Wanneer deze verificatie niet toelaat om te weten of de inschrijver zijn socialezekerheidsbijdragen betaald heeft, verzoekt de aanbestedende overheid de inschrijver rechtstreeks een recent attest voor te leggen waaruit blijkt dat hij aan deze verplichtingen voldoet. Hetzelfde geldt waneer er geen gratis gelijkaardige elektronische toepassing beschikbaar is in een andere lidstaat.

In het geval van inschrijvers die personeel tewerkstellen dat is onderworpen aan de Wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de maatschappelijke zekerheid der arbeiders en wanneer er nog twijfel blijft bestaan, gaat de aanbestedende overheid na of de inschrijver zijn sociale verplichtingen heeft nageleefd door de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid te ondervragen voor zover die de gevraagde attesten heeft uitgereikt.

Indien uit de hiervoor beschreven verificatie blijkt dat de inschrijver niet voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van socialezekerheidsbijdragen, zal hij worden uitgesloten van deelname aan deze opdracht, in om het even welk stadium van de plaatsingsprocedure, tenzij:

• Ofwel de bijdrageschulden niet meer bedragen dan 3.000 euro of er voor de schulden een uitstel van betaling is verkregen waarbij de afbetalingen strikt in acht worden genomen.

• Ofwel de inschrijver op verzoek van de aanbestedende overheid kan aantonen dat hij op een aanbestedende overheid of op een overheidsbedrijf één of meer schuldvorderingen bezit die, zeker, opeisbaar en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn. Deze schuldvorderingen moeten ten minste gelijk zijn aan de achterstallige afbetalingen van de fiscale dan wel de sociale schulden verminderd met 3.000 euro.

Nochtans biedt de aanbestedende overheid elke inschrijver éénmalig de kans om zich in de loop van de plaatsingsprocedure in regel te stellen ten opzichte van de sociale verplichtingen, nadat een eerste maal werd vastgesteld dat de inschrijver op dit vlak niet voldeed. Hierbij zijn de bepalingen van artikel 68 §1 3e lid van de Wet van toepassing.

Onverminderd hetgeen hiervoor bepaald, kan de aanbestedende overheid een afwijking op de verplichte uitsluiting toestaan om dwingende redenen van algemeen belang11.

Deze uitsluitingsgrond is bovendien niet langer van toepassing indien de inschrijver zijn verplichtingen is nagekomen door de verschuldigde sociale zekerheidsbijdragen, met inbegrip van lopende renten of boeten, indien toepasselijk, te betalen of een bindende regeling tot betaling daarvan aan te gaan, voor zover deze betaling of het sluiten van de bindende regeling heeft plaatsgevonden vóór de termijn voor het indienen van offertes.

10 Voor inschrijvers die personeel tewerkstellen dat is onderworpen aan de Wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de maatschappelijke zekerheid der arbeiders, wordt het attest uitgereikt door de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid en heeft dit attest betrekking op het laatste afgelopen kalenderkwartaal vóór de uiterste ontvangstdatum van de offerte. Voor inschrijvers die personeel uit een andere lidstaat van de Europese Unie tewerkstellen dat niet is onderworpen aan voormelde wet, wordt het attest uitgereikt door de bevoegde buitenlandse overheid en dient het te bevestigen dat de inschrijver voldoet aan zijn verplichtingen inzake betaling van zijn socialezekerheidsbijdragen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is. Dit attest moet gelijkwaardig zijn aan het attest vermeld in het eerste lid. Voor inschrijvers die personeel tewerkstellen dat zowel onder het eerste als het tweede lid valt, zijn de bepalingen van beide leden van toepassing. 11 Toepassing artikel 67§1, 4e lid van de Wet.

| 16

2.2.1.3 Niet-naleving fiscale verplichtingen

De inschrijver moet in orde zijn met de betaling van zijn fiscale schulden overeenkomstig artikel 68 van de Wet en artikel 63 van het Koninklijk Besluit.

De aanbestedende overheid zal hiertoe langs elektronische weg het attest opvragen. Wanneer deze verificatie niet toelaat om te weten of de inschrijver aan zijn fiscale verplichtingen voldoet, verzoekt de aanbestedende overheid de inschrijver rechtstreeks een recent attest voor te leggen waaruit blijkt dat hij aan zijn fiscale verplichtingen voldoet. Hetzelfde geldt wanneer er geen gratis gelijkaardige elektronische toepassing beschikbaar is in een andere lidstaat. Wanneer er nog twijfel blijft bestaan, gaat de aanbestedende overheid na of de inschrijver zijn fiscale verplichtingen heeft nageleefd door de FOD Financiën te ondervragen voor zover die de gevraagde attesten heeft uitgereikt.

Indien uit de hiervoor te beschrijven verificatie blijkt dat de inschrijver niet voldaan heeft aan zijn fiscale verplichtingen, zal hij worden uitgesloten van deelname aan deze opdracht, in om het even welk stadium van de plaatsingsprocedure, tenzij:

• Ofwel de fiscale schulden niet meer bedragen dan 3.000 euro of er voor de schulden een uitstel van betaling is verkregen waarbij de afbetalingen strikt in acht worden genomen.

• ofwel de inschrijver op verzoek van de aanbestedende overheid kan aantonen dat hij op een aanbestedende overheid of op een overheidsbedrijf één of meer schuldvorderingen bezit die, zeker, opeisbaar en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn. Deze schuldvorderingen moeten ten minste gelijk zijn aan de achterstallige afbetalingen van de fiscale dan wel de sociale schulden verminderd met 3.000 euro.

Nochtans biedt de aanbestedende overheid elke inschrijver éénmalig de kans om zich in de loop van de plaatsingsprocedure in regel te stellen ten opzichte van de fiscale verplichtingen, nadat een eerste maal werd vastgesteld dat de inschrijver op dit vlak niet voldeed. Hierbij zijn de bepalingen van artikel 68 §1 3e lid van de Wet van toepassing.

Onverminderd hetgeen hiervoor bepaald, kan de aanbestedende overheid een afwijking op de verplichte uitsluiting toestaan om dwingende redenen van algemeen belang12.

Deze uitsluitingsgrond is bovendien niet langer van toepassing indien de inschrijver zijn verplichtingen is nagekomen door de verschuldigde belastingen, met inbegrip van lopende renten of boeten, indien toepasselijk, te betalen of een bindende regeling tot betaling daarvan aan te gaan, voor zover deze betaling of het sluiten van de bindende regeling heeft plaatsgevonden vóór de termijn voor het indienen van offertes.

2.2.1.4 Faillissement, vereffening, gerechtelijke reorganisatie en dergelijke meer

De inschrijver mag zich, op straffe van uitsluiting, niet in één van de volgende gevallen verkeren:

1° in staat van faillissement of van vereffening zijn, zijn werkzaamheden hebben gestaakt, een gerechtelijke reorganisatie ondergaan, of in een vergelijkbare toestand verkeren ingevolge een soortgelijke procedure die bestaat in andere nationale reglementeringen; 2° aangifte hebben gedaan van zijn faillissement, het voorwerp zijn van een procedure van vereffening of gerechtelijke reorganisatie of in een vergelijkbare toestand verkeren ingevolge een soortgelijke procedure die bestaat in andere nationale reglementeringen.

12 Toepassing artikel 67§1, 4e lid van de Wet.

| 17

De aanbestedende overheid zal hiertoe langs elektronische weg het attest van de Kruispuntbank van Ondernemingen opvragen. Buitenlandse inschrijvers dienen dit aan te tonen aan de hand van een gelijkaardig document uitgereikt door een bevoegde overheid van het land van herkomst.

Bovenstaande verificatie heeft niet tot gevolg dat er door de aanbestedende overheid geen controle meer op deze uitsluitingsgrond zal gebeuren, waarbij in het geval uit deze controle zou blijken dat de hoger beschreven situatie van uitsluiting voorkomt in hoofde van de inschrijver, hij overeenkomstig hoger vermelde bepalingen kan worden uitgesloten van deelname aan deze opdracht, in om het even welk stadium van de plaatsingsprocedure.

Niettemin kan elke inschrijver die zich in één van hoger genoemde situaties bevindt, desondanks bewijzen dat de corrigerende maatregelen die hij heeft genomen voldoende zijn om zijn betrouwbaarheid op deze uitsluitingsgrond aan te tonen, waarbij het aan de aanbestedende overheid toekomt om overeenkomstig artikel 70 van de Wet te oordelen of zij dit bewijs al dan niet toereikend acht met het oog op de uitsluiting.

2.2.1.5 Beroepsfouten of fouten in het kader van een overheidsopdracht

De inschrijver mag zich, op straffe van uitsluiting, niet in één van de volgende gevallen verkeren:

1e in het kader van de uitoefening van zijn beroep een ernstige fout hebben begaan, waardoor zijn integriteit in twijfel kan worden getrokken, voor zover deze fout niet meer dan drie jaar terug heeft plaatsgevonden; 2e een poging hebben ondernomen om het besluitvormingsproces van de aanbestedende overheid onrechtmatig te beïnvloeden, om vertrouwelijke informatie te verkrijgen die hem onrechtmatige voordelen in de plaatsingsprocedure kan bezorgen of om verwijtbaar misleidende informatie te verstrekken die een belangrijke invloed kan hebben op beslissingen inzake uitsluiting, selectie en gunning, voor zover deze inbreuk niet meer dan drie jaar terug heeft plaatsgevonden.

Door in te schrijven op deze opdracht verklaart de inschrijver zich niet in één van dergelijke toestanden te bevinden.

Bovenstaande impliciete verklaring heeft niet tot gevolg dat er door de aanbestedende overheid geen controle meer op deze uitsluitingsgronden kan of zal gebeuren, waarbij in het geval uit deze controle - waarvoor de aanbestedende overheid elk passend middel kan aanwenden - zou blijken dat de inschijver in één van hoger vermelde gevallen verkeert, hij kan worden uitgesloten van deelname aan deze opdracht, in om het even welk stadium van de plaatsingsprocedure.

Niettemin kan elke inschrijver die zich in één van hoger genoemde situaties bevindt, desondanks bewijzen dat de corrigerende maatregelen die hij heeft genomen voldoende zijn om zijn betrouwbaarheid op deze uitsluitingsgrond aan te tonen, waarbij het aan de aanbestedende overheid toekomt om overeenkomstig artikel 70 van de Wet te oordelen of zij dit bewijs al dan niet toereikend acht met het oog op de uitsluiting.

2.2.2 Kwalitatieve selectie

De kwalitatieve selectiecriteria zullen de aanbestedende overheid per perceel in staat stellen te oordelen over de technische bekwaamheid van de inschrijvers om onderhavige opdracht uit te voeren op grond van de vereisten van dit bestek.

Enkel inschrijvingen die voldoen aan de kwalitatieve selectiecriteria worden in aanmerking genomen om deel te nemen aan de toetsing van de offertes aan de gunningscriteria.

| 18

De technische bekwaamheid zal worden beoordeeld aan de hand van de ervaring met gelijkaardige opdrachten. Hiervoor wordt gekeken naar het bedrag van de opdracht, de grootte van database en de technische complexiteit van de opdracht (database, koppeling met andere databases …).

De inschrijver voegt hiertoe bij zijn inschrijving een referentielijst van minstens één gelijkaardige opdracht uitgevoerd tijdens de laatste drie jaar, met:

• vermelding van de aard van de opdracht, met beschrijving van de technische complexiteit en de grootte van de database

• vermelding van het bedrag van de opdracht

• vermelding van de datum of periode waarin deze opdracht werd uitgevoerd

• vermelding van de naam van de opdrachtgever

Aan de hand van deze documenten zal de aanbestedende overheid evalueren of de inschrijver voldoende relevante ervaring heeft om deze opdracht uit te voeren.

2.2.3 Prijsvaststelling

Zie bestek vooraan en voor verdere details, zie hoofdstuk 6 van dit bestek.

2.2.4 Opmaak van de offerte en prijsopgave

De offerte en de inventaris worden opgemaakt op het daartoe bestemde “offerteformulier” en “inventaris”, opgegeven in dit bestek en worden ingevuld, gedateerd en ondertekend door een bevoegd of gemachtigd persoon die de inschrijver rechtsgeldig kan verbinden.

Elke offerte en/of elke inventaris die op een ander document is opgemaakt, valt onder de volledige verantwoordelijkheid van de inschrijver wat de overeenstemming betreft met het document dat als offerteformulier/inventaris bij het bestek is gevoegd. De inschrijver neemt er rekenschap van dat dit de onregelmatigheid van de offerte tot gevolg kan hebben.

De offerte en aanvullende documenten (met uitzondering van technische bijlagen) worden opgesteld in het Nederlands. Er kan een vertaling worden gevraagd van documenten die in een andere taal zijn opgesteld.

Alle prijzen vermeld in het offerteformulier worden verplicht uitgedrukt in euro tot twee cijfers na de komma en inclusief btw. De inschrijver maakt in het offerteformulier melding van de toepasselijke aanslagvoet betreffende btw.

Kortingen of vermeerderingen kunnen enkel procentueel op de totale offertesom worden opgegeven.

In de door de inschrijver in de offerte opgegeven prijzen zijn alle kosten en heffingen die op de diensten wegen inbegrepen (bijvoorbeeld verplaatsings- of verblijfskosten, administratiekosten, kosten van documentatie, kosten van verzekering, …) evenals de de rechten van eventuele (gebruiks)licenties op software (zie ook hoofdstuk 4, punt 9 van dit bestek).

Enkel de leverings- en de betalingsvoorwaarden en de uitvoeringstermijnen van het bestek komen in aanmerking. De algemene verkoopsvoorwaarden op firmapapier worden beschouwd als onbestaande.

2.2.5 Indienen van de offertes

Zie bestek vooraan.

| 19

2.2.6 Inlichtingen - onderzoek van de offertes - toelichting van de offerte - onderhandelingen - gunningcriteria - eindquotatie

Algemeen De inschrijver moet desgevraagd, vóór de gunning van de opdracht, alle nodige inlichtingen verstrekken aan de aanbestedende overheid, die het onderzoek van de opgegeven prijzen en van de inhoud en kwaliteit van de offerte mogelijk maakt.

De offertes van de inschrijvers die niet werden uitgesloten en die voldoen aan de kwalitatieve selectie zullen worden onderzocht op het vlak van hun administratieve regelmatigheid overeenkomstig de bepalingen van artikel 76 §5 van het Koninklijk Besluit van 18 april 2017.

Verloop van de onderhandeling Voor onderhavige onderhandelingsprocedure zullen volgende evaluatie- en onderhandelingsprocessen gehanteerd worden:

Ronde 1:

De regelmatige offertes zullen in eerste instantie op hun inhoud en conform de gunningcriteria geëvalueerd worden, zonder bijkomende toelichtingen of vraagstellingen. Tenzij de resultaten van de beoordeling in de eerste ronde een kleiner of groter aantal wettigt, zullen de drie best geklasseerde inschrijvers uit de eerste ronde toegelaten worden tot ronde twee.

Onderhandelingsrondes:

De aanbestedende overheid kan op basis van de ingediende offerte een aantal vragen sturen naar de inschrijver. Een schriftelijk antwoord op deze vragen dient ingediend te worden op een aangegeven tijdstip. Op basis van de verstrekte schriftelijke toelichtingen zal het beoordelingsteam de puntenscore bijsturen.

De aanbestedende overheid voorziet eventueel de mogelijkheid de inschrijver uit te nodigen om zijn offerte toe te lichten.

Deze procedure wordt herhaald tot inhoudelijk het gewenste resultaat bereikt is.

In elke onderhandelingsronde kan de aanbestedende overheid beslissen inschrijvers al dan niet tot de volgende ronde toe te laten, alsook inschrijvers die niet in een volgende ronde werden toegelaten terug in de onderhandeling te betrekken.

BAFO:

De overgebleven inschrijvers die tot de BAFO-ronde zijn toegelaten, krijgen de gelegenheid een “best and final offer” uit te brengen op basis van een vragenlijst of voorstellen die de aanbestedende overheid tijdens de onderhandelingssessies met de inschrijvers aanbrengt. Deze BAFO wordt ingediend in het formaat aangereikt door de aanbestedende overheid.

De aanbestedende overheid bezorgt aan alle overgebleven inschrijvers de informatie nodig om een BAFO in te dienen.

De aanbestedende overheid kiest uit de (resterende of aangepaste) offertes, de offerte die haar het economisch meest voordelig lijkt op basis van de gunningcriteria.

| 20

Bijkomende opmerkingen:

• Indien de offertes in die mate duidelijk zijn en overeenkomen met de doelstellingen van de aanbestedende overheid dat geen verdere contacten met de inschrijvers nodig geacht worden, kan de aanbestedende overheid op elk punt in de procedure overgaan tot gunning van de opdracht.

• De aanbestedende overheid communiceert tijdens de onderhandelingsprocedure niet over het al dan niet meenemen van inschrijvers naar een volgende ronde of over de motieven hiervoor. De volledige beschrijving van de onderhandelingen en de motivering voor de ondernomen acties wordt zoals in de wetgeving voorzien aan de inschrijvers medegedeeld na de gunningbeslissing.

• Tijdens de onderhandelingen kan, indien van toepassing, de opdrachtgever de inschrijvers waarmee op dat ogenblik wordt onderhandeld steeds uitnodigen om deel te nemen aan een test om de werking van de voorgestelde oplossingen op gebied van dienstverlening in de praktijk te toetsen. Alle kosten van een mogelijk prototype zijn voor de rekening van de inschrijver.

• Er kan eveneens gevraagd worden, indien van toepassing, op elk mogelijk tijdstip om een referentiebezoek te brengen bij de inschrijver of bij één van zijn klanten. Dit referentiebezoek zal bestaan uit een bezoek door de aanbestedende overheid aan de voornaamste dienstencentra (van waar de inschrijver opereert) en het consulteren van informatie en verkrijgen van bijkomende documentatie van de inschrijver, mogelijk aangevuld met een beperkt aantal interviews met voorgesteld personeel van de inschrijver. Het doel is om de offerte van de inschrijver te toetsen met de werkelijkheid.

Gunningcriteria De POM West-Vlaanderen kiest de economisch voordeligste offerte op basis van volgende gunningcriteria:

Nr. Beschrijving Gewicht

1 PRIJS 50

De prijs zal beoordeeld worden in een TCO-benadering (total cost of ownership). De TCO wordt berekend met de volgende elementen:

• De aangeboden prijs: de prijs die overeenkomt met de volledige scope van de opdracht en de vermoedelijke hoeveelheden.

• De interne kost voor de implementatie van het geheel geraamd door de opdrachtgever.

• De tarieven voor regiewerken aan de hand van de vermoedelijke hoeveelheden. • De bijkomende kosten zoals geraamd door de opdrachtgever:

- Personeelskosten gedurende de hele contractduur. - Alle andere kosten die kunnen gepaard gaan met opstarten en afsluiten van het

project.

In de berekening van de TCO worden de kosten voor de volledige looptijd van het contract in aanmerking genomen. De scores worden toegekend op basis van volgende formule: score = maximumscore * (laagste prijs/beoordeelde prijs)

2 TECHNISCHE KWALITEIT 50

Algemeen: Gezien de aard van de gebruikte plaatsingsprocedure (onderhandeling) zal de POM geen offertes als technisch onregelmatig uitsluiten nog voor de beoordeling aan de hand van de gunningcriteria.

| 21

Offertes die voor een subcriterium fundamenteel tekort schieten, krijgen een nulscore en komen niet meer in aanmerking voor gunning. Offertes met relatieve tekortkomingen krijgen een lage score die mogelijks tijdens de onderhandelingen aangepast kan worden.

Bij de subgunningcriteria worden een aantal elementen opgegeven die het gebruik van deze criteria op een niet-exhaustieve manier toelichten teneinde tegemoet te komen aan de verplichting om de criteria voldoende duidelijk en precies te omschrijven opdat alle inschrijvers er de juiste draagwijdte van kennen en ze op dezelfde manier interpreteren. Deze toelichting mag bijgevolg ook door de inschrijver niet als een verdere onderverdeling in (sub)subgunningcriteria met expliciete of impliciete weging worden beschouwd.

1. Aangeboden technieken voor oplossing en hosting (35)

In het kader van dit criterium wordt de technische en functionele waarde beoordeeld van de inschrijver zijn voorgestelde oplossingen, en de verplicht aan te bieden optie. Om zijn offerte te kunnen beoordelen, voegt de inschrijver bij zijn offerte een volledige beschrijving van de functionele en technische kwaliteiten van de aangeboden oplossing(en) met uitleg van de onderliggende argumentatie voor de keuzes, en dit volgens de instructies in het bestek. De oplossingen worden beoordeeld op basis van aanwezigheid van gewenste functionaliteiten en de technische kwaliteit en doordachtheid van de geboden oplossingen, en de mate van kostenbeheersing in de toekomst.

2. Kwaliteit dienstverlening (15) In het kader van dit criterium worden de kwaliteiten en garanties beoordeeld die de inschrijver biedt inzake de gevraagde dienstverlening. Deze evaluatie gebeurt aan de hand van onder meer volgende zaken:

- Respect voor timing, inzicht in projectrisico en andere beheer(s)technieken. - De voorstellen voor SLA en KPI’s, en invulling van monitoring en rapportages. - De ervaring en expertise van de inschrijver en zijn voorgesteld personeel voor de

opdracht.

Naarmate een inschrijver in zijn offerte blijk geeft van kwaliteitsmanagement en innovatie in zijn dienstverlening, zal zijn offerte op dit criterium ook beter scoren.

2.2.7 Verbintenistermijn

De inschrijver blijft door zijn offerte gebonden voor een termijn van 90 kalenderdagen, vanaf de uiterste datum voor ontvangst van de offertes.

| 22

3 BIJZONDERE VERMELDINGEN EN AFWIJKINGEN MET BETREKKING TOT DE UITVOERINGSREGELS VAN DE OPDRACHT ZOALS VASTGESTELD IN HET KONINKLIJK BESLUIT VAN 14 JANUARI 2013 EN LATERE WIJZIGINGEN EN BIJZONDERE BEPALINGEN

Telkens hierna in het kader van de uitvoering wordt verwezen naar “opdrachtgever”, dient de POM West-Vlaanderen te worden begrepen.

3.1 Uitvoeringsregels van toepassing op de opdracht

Behoudens verduidelijking, aanvullingen of afwijkingen zoals hierna opgenomen, zijn de bepalingen van het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, hierna ‘Koninklijk Besluit’ genoemd, van toepassing op deze opdracht, zelfs al is hierna slechts een uittreksel van deze bepalingen opgenomen.

De nummering van de artikelen hierna vermeld, verwijst naar de nummering van de artikelen in het Koninklijk Besluit, tenzij bij het artikel een verwijzing naar de Wet is opgenomen.

De afwijkingen op de bepalingen van het Koninklijk Besluit die in dit bestek zijn opgenomen, zijn opgesomd vooraan in dit bestek (zie ook hierna).

Wijze van communiceren tussen opdrachtgever(s) en dienstverlener (afwijking op artikel 10) Behoudens de gevallen waarin het Koninklijk Besluit uitdrukkelijk in een schriftelijke communicatie voorziet, kan de communicatie tussen opdrachtgever en dienstverlener in het kader van de uitvoering van deze opdracht gebeuren per e-mailbericht. Opdrachtgever en dienstverlener zullen niet nalaten elkaar telefonisch of via een ander communicatiemiddel te herinneren omtrent dringende mededelingen waar klaarblijkelijk geen reactie van de tegenpartij op komt. Alle partijen nemen de nodige maatregelen om de elektronische communicatie op te slaan.

Deze communicatie gebeurt op een zodanige wijze en wordt op een zodanige wijze bewaard dat de integriteit en de vertrouwelijkheid van de gegevens wordt gewaarborgd.

E-mailberichten of bijlagen ervan die virussen of schadelijke bestanddelen bevatten, zullen als niet-ontvangen worden beschouwd. Partijen zullen niet nalaten elkaar hierop te wijzen evenals op het feit van onleesbare berichten of bijlagen.

Leidend ambtenaar (artikel 11) Voor de POM West-Vlaanderen worden mevrouw Nele Depestel, algemeen coördinator Data, Studies en Advies en de heer Jeroen Debrabandere, coördinator ICT als leidende ambtenaren aangesteld. Zij kunnen worden vervangen door andere personeelsleden van de POM West-Vlaanderen. In voorkomend geval zal dit schriftelijk aan de dienstverlener wordt meegedeeld.

Deze personen zijn aangesteld als gemachtigde van de opdrachtgever voor alle handelingen die betrekking hebben op de leiding en controle van deze dienstenopdracht, met uitzondering van wijzigingen aan de opdracht die een prijsverhoging tot gevolg hebben van meer dan 5% ten opzichte van het gegunde totaalbedrag van de opdracht.

Enkel de algemeen directeur, of in geval van afwezigheid of onbeschikbaarheid, een personeelslid met de graad van directeur, is bevoegd tot het nemen van sancties voorzien in het Koninklijk besluit.

| 23

Borgtocht - bedrag (artikel 25) De borgtocht bedraagt 5% van het oorspronkelijk bedrag van de opdracht (exclusief btw). Het aldus bekomen bedrag wordt afgerond naar het hoger gelegen tiental in euro. De borgtocht is niet van toepassing indien het bedrag van de opdracht kleiner is dan 50.000 euro exclusief btw of indien de uitvoeringstermijn 45 dagen niet overschrijdt.

Borgtocht en bewijs van borgstelling (artikel 27) §1. De borgtocht wordt gesteld binnen de dertig dagen volgend op de dag waarop de opdracht wordt gesloten. Deze termijn wordt opgeschort tijdens de sluitingsperiode van de onderneming van de opdrachtnemer voor de betaalde jaarlijkse vakantiedagen en de inhaalrustdagen die op reglementaire wijze of in een algemeen bindende collectieve arbeidsovereenkomst werden bepaald.

§2. De dienstverlener of een derde stelt de borgtocht op één van de volgende wijzen: 1° wanneer de borgtocht in speciën wordt gesteld, door storting van het bedrag op de rekening van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een functie vervult die gelijkaardig is met die van genoemde Kas, hierna genoemd openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 2° wanneer de borgtocht uit publieke fondsen bestaat, door neerlegging van deze voor rekening van de Deposito- en Consignatiekas in handen van de Rijkskassier op de zetel van de Nationale Bank in Brussel of bij een van haar provinciale agentschappen of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 3° wanneer de borgtocht gedekt wordt door een gezamenlijke borgtochtmaatschappij, door neerlegging via een instelling die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borg bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4° wanneer de borgtocht gesteld wordt door middel van een waarborg, door de verbintenisakte van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming.

Het bewijs wordt geleverd door overlegging aan de POM West-Vlaanderen van, naargelang het geval: 1° hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 2° hetzij het debetbericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming; 3° hetzij het deposito-attest van de Rijkskassier of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4° hetzij de originele akte van solidaire borg, geviseerd door de Deposito- en Consignatiekas of een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 5° hetzij het origineel van de verbintenisakte opgemaakt door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan.

Deze documenten, ondertekend door de deponent, vermelden waarvoor de borgtocht werd gesteld en de precieze bestemming, bestaande uit de beknopte gegevens betreffende de opdracht en verwijzing naar de opdrachtdocumenten, alsmede de naam, de voornamen en het volledige adres van de opdrachtnemer en eventueel deze van de derde die voor rekening van de opdrachtnemer het deposito heeft verricht, met de vermelding "geldschieter" of "gemachtigde", naargelang het geval.

Vrijgave van de borgtocht (afwijking op artikel 33; artikel 158) De borgtocht wordt in twee helften vrijgegeven: de eerste helft binnen 15 dagen na voorlopige oplevering van de opdracht en de tweede helft binnen 15 dagen na het einde (van de onderhoudsfase) van de opdracht.

| 24

Personeel (artikel 16) De dienstverlener vervangt onmiddellijk al de personeelsleden die de opdrachtgever schriftelijk heeft aangewezen als een bezwaar voor de goede uitvoering van de opdracht wegens hun onbekwaamheid, hun slechte wil of hun algemeen gekend wangedrag.

Milieu-, arbeidsrechtelijke en sociale zekerheidsverplichtingen (artikel 7 van de Wet) De dienstverlener moet alle toepasselijke verplichtingen op het gebied van het milieu-, sociaal en arbeidsrecht uit hoofde van het Europees Unierecht, nationale recht of collectieve arbeidsovereenkomsten of uit hoofde van de in bijlage II van de Wet vermelde bepalingen van internationaal milieu-, sociaal en arbeidsrecht naleven en doen naleven door elke persoon die handelt als onderaannemer in welke fase ook, en door elke persoon die personeel tewerkstelt voor de uitvoering van de opdracht.

Indien de opdrachtgever zou vaststellen dat de dienstverlener één of meerdere van bovenstaande verplichtingen niet zou naleven, kan dit aanleiding geven tot de toepassing van sancties voorzien in het Koninklijk Besluit.

Onderaannemers (artikelen 12 tot en met 15) Behoudens de situaties voorzien in artikel 13 van het Koninklijk Besluit, is onderaanneming toegestaan, op voorwaarde dat de inschrijver hiervan melding maakt op het offerteformulier.

Alleen de dienstverlener is aansprakelijk ten opzichte van de opdrachtgever en blijft aansprakelijk wanneer hij de uitvoering van zijn verbintenissen geheel of gedeeltelijk aan onderaannemers toevertrouwt. De opdrachtgever heeft geen enkele contractuele band met die onderaannemers.

Indien de dienstverlener tijdens de uitvoering van de opdracht een beroep wenst te doen op een onderaannemer die niet was voorzien op het offerteformulier, vraagt zij hiertoe voorafgaand schriftelijk toestemming aan de opdrachtgever.

Op eenvoudig verzoek van de opdrachtgever maakt de dienstverlener hem volgende gegevens over van elke onderaannemer die betrokken is bij de uitvoering van de opdracht, ongeacht zijn aandeel of plaats in de keten van onderaanneming: naam, contactgegevens en wettelijke vertegenwoordigers.

Het is verboden voor een onderaannemer om het geheel van de opdracht dat hem werd toegewezen in onderaanneming te geven aan een andere onderaannemer. Het is eveneens verboden voor een onderaannemer om alleen de coördinatie van de opdracht te behouden.

Vertrouwelijkheid (afwijking van artikel 18) en omgang met persoonsgegevens §1. De dienstverlener respecteert en garandeert de vertrouwelijkheid van iedere informatie of ieder gegeven verkregen in het verloop van de uitvoering van deze opdracht, mede in hoofde van zijn onderaannemers en zijn/hun personeelsleden of iedere andere persoon die door de dienstverlener en/of onderaannemer wordt ingeschakeld. Op geen enkel moment mogen de dienstverlener, de onderaannemers en/of de personeelsleden van deze beide en/of iedere andere persoon die door de dienstverlener en/of onderaannemer wordt ingeschakeld ook maar enige informatie en/of gegeven verkregen tijdens de uitvoering van deze opdracht verspreiden aan andere partijen dan de opdrachtgever zonder diens voorafgaande, uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming. Tijdens de opdracht mogen evenmin presentaties naar derden gebeuren zonder voorafgaandelijk akkoord van de POM West-Vlaanderen.

Bij de elektronische verwerking van de persoonsgegevens moeten de bepalingen van de wet op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (Wet van 8 december 1992) en latere wijzigingen en uitvoeringsbesluiten strikt worden nageleefd.

| 25

De eventueel verzamelde persoonsgegevens mogen enkel gebruikt worden voor deze specifieke opdracht en mogen onder geen enkel beding gebruikt worden voor andere commerciële of promotionele activiteiten buiten deze actie.

De POM West-Vlaanderen wordt in voorkomend geval eigenaar van de persoonsgegevens.

§2. De dienstverlener neemt in voorkomend geval in zijn contracten met onderaannemers de verplichtingen inzake vertrouwelijkheid over die hij dient na te komen voor de uitvoering van de opdracht.

Intellectuele rechten - gebruik van resultaten (afwijking van artikel 19) De opdrachtgever verwerft de intellectuele rechten en wordt exclusief eigenaar van alle verkregen resultaten van deze opdracht en van alle gegevens die worden opgesteld tijdens de implementatie van deze opdracht.

Deze intellectuele rechten omvatten:

• het exclusieve en onvoorwaardelijke reproductie- en distributierecht;

• het exclusieve en onvoorwaardelijke recht tot bewerking en vertaling;

• het exclusieve en onvoorwaardelijke huur- en leenrecht;

• het exclusieve en onvoorwaardelijke recht op mededeling aan het publiek.

Deze overdracht betreft alle bestaande exploitatiewijzen die onder de vermogensrechten vallen.

De POM West-Vlaanderen mag zodoende deze intellectuele rechten (onder andere resultaten, rapporten of documentatie, de berekeningen en intellectuele modellen, …) aanwenden zonder dat de dienstverlener aanspraak kan maken op een vergoeding en mag ze aanwenden voor hun eigen behoeften.

De dienstverlener heeft het recht een kopie van alle resultaten te behouden.

De resultaten die voortvloeien uit de opdracht blijven uitsluitend eigendom van de POM West Vlaanderen en kunnen enkel mits toelating aan derden worden meegedeeld. Bij toegelaten gebruik van deze studie of bewerkingen ervan door de dienstverlener ten behoeve van derden mag de dienstverlener op generlei wijze kosten aanrekenen voor werkzaamheden die reeds door de opdrachtgever binnen deze overeenkomst zijn betaald.

Voornoemde overdracht van intellectuele rechten geldt voor de volledige wettelijke bestaansduur van de aan de opdrachtgever overgedragen auteursrechtelijke prerogatieven en zonder enige geografische beperking.

Wederzijdse bijstand en waarborg (afwijking van artikel 23) De dienstverlener moet alle nodige maatregelen nemen om de rechten van de opdrachtgever te vrijwaren en moet zo nodig, op eigen kosten, de formaliteiten vervullen die nodig zijn opdat die rechten aan derden zouden kunnen worden tegengeworpen. Hij licht de opdrachtgever in over de getroffen schikkingen alsook de vervulde formaliteiten.

Vanaf de eerste tekenen van een vordering door een derde tegen de dienstverlener of de opdrachtgever, moeten deze elkaar inlichten en alle mogelijke maatregelen nemen om de stoornis te doen ophouden, en moeten zij wederzijds bijstand verlenen door elkaar met name bewijselementen mee te delen of nuttige documenten te overhandigen die ze in hun bezit hebben of kunnen verkrijgen.

| 26

De dienstverlener garandeert dat de creaties of uitvindingen die hij zal realiseren, met name de foto's, illustraties, grafieken, zoals hij die aan de opdrachtgever zal aanbieden, geen inbreuk zullen vormen op enig recht van derden, op enige wetgeving, en dat voor zover in het werk portretten zullen worden opgenomen, de nodige door de wet vereiste toestemmingen tot gebruik van deze portretten in het kader van de opdracht zullen zijn verkregen.

De dienstverlener staat borg, zonder beperking van bedrag, voor elk verhaal dat een derde zou stellen tegen de opdrachtgever wegens het niet eerbiedigen van de intellectuele rechten van deze derde.

Verzekeringen (artikel 24) De dienstverlener sluit de verzekeringen die zijn aansprakelijkheid inzake arbeidsongevallen dekken, alsook zijn burgerlijke aansprakelijkheid ten aanzien van derden bij de uitvoering van de opdracht.

Op elk ogenblik tijdens de uitvoering van de opdracht legt de dienstverlener een attest voor waaruit de omvang van de gewaarborgde aansprakelijkheid blijkt, binnen een termijn van 15 dagen na ontvangst van het verzoek van de opdrachtgever.

Wijzigingen aan de opdracht (artikels 37 tot en met 38/19) Naar aanleiding van de volgende gevallen kunnen volgende respectievelijke wijzigingen aan de opdracht worden doorgevoerd in de uitvoeringsfase:

• in het geval de opdrachtgever overgaat tot de bestelling van aanvullende diensten die noodzakelijk zijn geworden en voor zover de wijziging van dienstverlener niet mogelijk is omwille van economische of technische redenen en de wijziging tot een aanzienlijk ongemak of een aanzienlijke kostenstijging zou leiden voor de opdrachtgever. Deze prijsherziening is echter beperkt tot 50% van de waarde van de oorspronkelijke opdracht13;

• in het geval van omstandigheden die de opdrachtgever redelijkerwijs niet kon voorzien, voor zover deze wijzigingen geen verandering in de algemene aard van de opdracht teweegbrengen en de eventuele prijsherziening die het gevolg is van deze wijzigingen beperkt is tot 50% van de waarde van de oorspronkelijke opdracht14;

• in het geval van rechtsopvolging ten algemene of gedeeltelijke titel in de positie van de dienstverlener ten gevolge van herstructurering, fusie, acquisitie of insolventie, door een andere persoon of onderneming en voor zover dit geen andere wezenlijke wijziging in de opdracht meebrengt, en mits akkoord van de opdrachtgever15;

• voor zover dit geen wijziging van de algemene aard van de opdracht met zich meebrengt, aanpassingen aan de opdracht die in hun geheel beperkt zijn tot 10% van de waarde van de gegunde opdracht16;

• niet-wezenlijke aanpassingen van de opdracht zoals beschreven in de artikelen 38/5 en 38/6 van het Koninklijk Besluit;

• wijzigingen van heffingen in België die een weerslag hebben op de kostprijs van de opdracht, volgens de voorwaarden van artikel 38/16 van het Koninklijk Besluit;

13 Toepassing artikel 38/1 van het Koninklijk Besluit. 14 Toepassing artikel 38/2 van het Koninklijk Besluit. 15 Toepassing artikel 38/3, 2° van het Koninklijk Besluit. 16 Toepassing artikel 38/4 van het Koninklijk Besluit.

| 27

• overeenkomstig artikel 38/9 van het Koninklijk Besluit, ontwrichting van het contractueel evenwicht in het nadeel van de dienstverlener ingevolge omstandigheden die redelijkerwijze niet voorzienbaar waren bij de indiening van zijn offerte, die niet konden ontweken worden en waarvan de gevolgen niet konden worden verholpen niettegenstaande al het nodige daartoe werd gedaan, en voor zover dit nadeel ten minste 15% bedraagt van het initiële opdrachtbedrag: verlenging van de uitvoeringstermijn en wanneer het om een zeer belangrijk nadeel gaat, schadevergoeding of verbreking van de opdracht. De toepassing van deze herziening dient in voorkomend geval te verlopen volgens de voorwaarden van de artikelen 38/14 tot en met 38/16 van het Koninklijk Besluit;

• overeenkomstig artikel 38/10 van het Koninklijk Besluit, ontwrichting van het contractueel evenwicht in het voordeel van de dienstverlener ingevolge omstandigheden die vreemd zijn aan de opdrachtgever, en voor zover dit voordeel ten minste 15% bedraagt van het initiële opdrachtbedrag: inkorting van de uitvoeringstermijn en wanneer het om een zeer belangrijk voordeel gaat, een andere vorm van herziening van de opdrachtbepalingen of verbreking van de opdracht. De toepassing van deze herziening dient in voorkomend geval te verlopen volgens de voorwaarden van de artikelen 38/14, 38/15 en 38/17 van het Koninklijk Besluit;

• overeenkomstig artikel 38/11 van het Koninklijk Besluit, nalatigheden, vertragingen of welke feiten ook die ten laste van de opdrachtgever of opdrachtnemer kunnen worden gelegd: verlenging of verkorting van de uitvoeringstermijn, schadevergoeding of verbreking van de opdracht. De toepassing van deze herziening dient in voorkomend geval te verlopen volgens de voorwaarden van de artikelen 38/14 tot en met 38/16 van het Koninklijk Besluit;

• overeenkomstig artikel 38/12 §1 van het Koninklijk Besluit, schorsing op bevel van de opdrachtgever tijdens de uitvoeringstermijn, voor zover de schorsing in totaal 1/20e van de uitvoeringstermijn overschrijdt en minstens 15 kalenderdagen duurt en voor zover de schorsing niet het gevolg is van ongunstige weersomstandigheden: schadevergoeding. De toepassing van deze herziening dient in voorkomend geval te verlopen volgens de voorwaarden van de artikelen 38/14 en 38/16 van het Koninklijk Besluit;

• overeenkomstig artikel 38/12 §2 van het Koninklijk Besluit, schorsing op bevel van de opdrachtgever tijdens de uitvoeringstermijn omdat de opdracht naar zijn oordeel op dat ogenblik niet zonder bezwaar kan worden uitgevoerd: verlenging van de uitvoeringstermijn met de door de schorsing veroorzaakte vertraging op voorwaarde dat de contractuele termijn niet is verstreken. Wanneer dit laatste het geval is, kan een teruggave van de boete voor vertraging in de uitvoering worden toegestaan overeenkomstig artikel 50 van het Koninklijk Besluit. De toepassing van deze herziening dient in voorkomend geval te verlopen volgens de voorwaarden van de artikelen 38/14 en 38/16 van het Koninklijk Besluit.

Aansprakelijkheid van de dienstverlener (artikel 152) De dienstverlener draagt de volle verantwoordelijkheid voor de fouten, nalatigheden en gebreken die in de geleverde diensten voorkomen.

Uitvoeringstermijn (artikel 147) Zie bestek vooraan.

Plaats van de dienstverlening (artikel 149) Bilateraal overleg met de POM West-Vlaanderen in het kader van de opdracht zal hoofdzakelijk plaatsvinden in de provincie West-Vlaanderen, meer bepaald in de kantoren van de opdrachtgever in Brugge (Koning Leopold III-laan 66, Jan Van Eyckplein 2).

Opleidingen zullen worden verstrekt in de kantoren van de POM West-Vlaanderen, verspreid over de provincie (zie ook hoofdstuk 3, punt 3.3 van dit bestek).

| 28

In gebreke blijven van de dienstverlener (artikel 44 §1) De dienstverlener wordt voor de uitvoering van de opdracht geacht in gebreke te zijn: 1° wanneer de prestaties niet uitgevoerd worden volgens de voorschriften bepaald in de opdrachtdocumenten; 2° ongeacht het ogenblik, wanneer de prestaties niet zodanig vorderen dat zij op de vastgestelde data volledig kunnen worden voltooid; 3° wanneer hij de geldig gegeven schriftelijke bevelen van de opdrachtgever niet naleeft.

(Vroegtijdige) stopzetting (verbreking) van de opdracht (afwijking op artikel 47) §1. Onverminderd de mogelijkheden voorzien in de artikelen 47, 62 en 62/1 van het Koninklijk Besluit behoudt de opdrachtgever zich het recht voor de opdracht te allen tijde voortijdig stop te zetten in geval de geleverde prestaties vanwege de dienstverlener ernstige gebreken of fouten vertonen, indien de dienstverlener hiervan via een aangetekend schrijven in kennis werd gesteld en nagelaten heeft om binnen 15 kalenderdagen, of - in voorkomend geval - binnen de termijnen voorzien in artikel 44§2 3e lid, tegemoet te komen aan deze gebreken.

Een stopzetting van de opdracht zal aan de dienstverlener schriftelijk en aangetekend worden betekend en gaat onmiddellijk in.

Bij stopzetting van de opdracht door de opdrachtgever ten gevolge van een gebrek of fout van de dienstverlener, worden de nog verschuldigde erelonen niet meer betaald en heeft de opdrachtgever recht op een schadevergoeding voor alle door hem geleden schade.

§2. Zonder fout van de opdrachtgever, en behoudens de gevallen voorzien in artikel 62 van het Koninklijk Besluit, kan de dienstverlener de opdracht niet schorsen noch vroegtijdig beëindigen.

Nazicht, facturatie en betaling van de diensten (artikel 150; afwijking op artikel 66; artikel 156; artikel 160) De diensten die het voorwerp van de opdracht uitmaken worden aan controles onderworpen teneinde vast te stellen of zij beantwoorden aan de voorschriften van dit bestek.

De opdrachtgever beschikt over een verificatietermijn van 30 kalenderdagen na aflevering van de voorziene output (zie verder hoofdstuk 3, punt 3.7.1 voorlopige en definitieve oplevering) om de formaliteiten betreffende de oplevering te vervullen en aan de dienstverlener kennis te geven van het resultaat daarvan.

De facturen gelden als schuldvordering en worden opgesteld na de voorlopige en definitieve oplevering en, wat de onderhoudsfase betreft, in driemaandelijkse schijven zoals bepaald in hoofstuk 6 van dit bestek. Bij de gunning of tijdens de uitvoering van de opdracht kunnen evenwel afwijkingen van deze timing en de betalingsmodaliteiten die met deze afwijking gepaard worden toegestaan door de opdrachtgever.

De betalingstermijn bedraagt maximaal 30 kalenderdagen te rekenen na de verificatietermijn en mits ontvangst van de regelmatig opgemaakte factuur en voor zover het erbij gevoegd detail werkelijk verrichte prestaties betreft die correct conform de gegunde bedragen en latere wijzigingen van de opdracht worden aangerekend.

De facturen worden per e-mail opgestuurd naar boekhouding@pomwvl.be met vermelding van “Economische Kaart, bestek nummer 2017/1230-22”.

Behoudens hetgeen hierboven vermeld, worden er geen voorschotten noch betalingen in mindering toegestaan tijdens de uitvoering van de opdracht.

| 29

De opdrachtgever kan de dienstverlener verzoeken documenten en verantwoordingsstukken voor te leggen waaruit een gedetailleerd overzicht blijkt van de geleverde prestaties.

3.2 Bijzondere contractuele bepalingen

3.2.1 Prijsherziening

Prijsherziening is mogelijk op basis van de volgende modaliteiten: De prijzen kunnen jaarlijks worden herzien, dit met ingang van het 2e jaar na de inproductiestelling. De prijsherziening heeft enkel betrekking op de prestaties die effectief na deze datum gepresteerd zijn; De prijsherziening wordt berekend aan de hand van de volgende formule:

P = P0* (0,8 * S/S0 + 0,2)

waarin: P = herziene prijs P0 = initiële prijs S0 = loonindex AGORIA (alleen voor Belgische dienstverleners; buitenlandse dienstverleners moeten een analoge index voorstellen) - nationaal gemiddelde, sociale lasten inbegrepen, van toepassing in de maand die aan de opening van de offertes voorafgaat. S= zoals S0 hiervoor, maar van toepassing in de maand voorafgaand aan de herziening Voor de indexen, zie: http://www.agoria.be De prijsherziening is eveneens van toepassing bij dalende index.

3.2.2 Waarborgen inzake de diensten

Indien tijdens de uitvoering van de opdracht de personen die bij de dienstverlener voor de praktische uitvoering van de opdracht instaan gewijzigd worden, zullen personen met minstens gelijkwaardige ervaring belast worden met de opdracht. De opdrachtgevers zullen hierover vooraf geïnformeerd worden.

3.2.3 Geschillen

De bevoegde rechtbanken zijn deze van het arrondissement West-Vlaanderen/Brugge.

3.2.4 Taalgebruik

De taal voor de uitvoering van de opdracht is het Nederlands. Ook de documenten die tijdens de uitvoering opgemaakt worden, dienen steeds in het Nederlands opgesteld te worden.

| 30

3.2.5 Uitvoeringsvoorwaarden inzake non-discriminatie

De dienstverlener verbindt er zich toe:

• geen enkele vorm van discriminatie te dulden op grond van geslacht, nationaliteit, zogenaamd ras, huidskleur, afkomst, nationale of etnische afstamming, leeftijd, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, geboorte, vermogen, geloof of levensbeschouwing, politieke overtuiging, taal, huidige of toekomstige gezondheidstoestand, handicap, fysieke of genetische eigenschap of sociale afkomst;

• toegankelijk te zijn voor iedereen;

• elk discriminerend gedrag op de werkplaats te voorkomen en indien nodig te bestrijden en bestraffen;

• tijdens de uitvoering van de opdracht elk discriminerend gedrag in het kader van de dienstverlening aan de deelnemende bedrijven te voorkomen en te bestraffen;

• de wetten en reglementen na te leven die de toepassing van de non-discriminatie en gelijke kansen bevorderen en verdedigen;

• onderhavige code eveneens ter kennis te brengen aan zijn onderaannemers en ervoor te zorgen dat ook zij die naleven in de bijdrage die zij leveren in de uitvoering van deze opdracht van diensten.

Bovenstaande clausule geldt zowel voor de dienstverlener-natuurlijke persoon als voor de dienstverlener-rechtspersoon en hun zaakvoerder(s), bestuurder(s) en andere personeelsleden met enige vertegenwoordigings-, beslissings- of controlebevoegdheid binnen de rechtspersoon.

Indien de opdrachtgever aanwijzingen heeft dat de dienstverlener voormelde bepalingen niet naleeft bij de uitvoering van onderhavige overheidsopdracht, kan zij ten aanzien van de dienstverlener een eenmalige straf opleggen van 500 euro of indien zwaarwichtig en zich herhalend, toepassing maken van de (vroegtijdige) beëindiging van de opdracht, onverminderd de mogelijkheden van artikel 47 van het Koninklijk Besluit (ambtshalve maatregelen).

| 31

HOOFDSTUK III: GEWENSTE DIENSTVERLENING

1 INLEIDING

Dit hoofdstuk beschrijft de verantwoordelijkheden van de opdrachtnemer voor de dienstverlening binnen de scope van de opdracht. De opdrachtnemer dient te voldoen aan de vereisten gesteld in dit hoofdstuk.

2 DUURTIJD VAN DE OPDRACHT EN FASERING

De opdracht neemt een aanvang na de gunning en bevat twee delen.

Deel 1: Implementatiefase tot en met inproductiestelling De scope van deel 1 is het analyseren, ontwerpen en ontwikkelen van de Economische Kaart. Deel 1 eindigt na opleiding van de lokale besturen, de migratie en de inproductiestelling van de toepassing Economische Kaart.

Deel 2: Onderhoudsfase De scope van deel 2 is de hosting en ondersteuning van de oplossing en het aanbrengen van kleine uitbreidingen. Deel 2 wordt slechts besteld wanneer deel 1 succesvol werd opgeleverd.

Verwachte tijdslijnen

Deel 1: ontwikkeling beëindigd 31/5/2018

Deel 1: inproductiestelling 30/6/2018

Deel 2: start van de hosting en ondersteuning

1/7/2018

3 VOORWERP VAN DE OPDRACHT

De opdracht is onderverdeeld in posten:

• Post 1: Het technisch ontwerp van de toepassing.

• Post 2: De ontwikkeling van de toepassing: - Post 2.A: De ontwikkeling van de databank. - Post 2.B: De ontwikkeling van de interface vanuit MAGDA. - Post 2.C: Een webtoepassing voor de lokale besturen en de POM voor het verrijken van gegevens,

voor het zoeken van gegevens en andere administratieve behoeften. - Post 2.D: Verplichte optie met betrekking tot de scheiding tussen presentatielaag en datalaag.

• Post 3: Het voorzien van een opleiding voor de oplossing.

• Post 4: De migratie van de gegevens van de bestaande omgeving naar de nieuwe toepassing.

• Post 5: De hosting en operationele ondersteuning van de toepassing.

• Post 6: Een post voor evolutief onderhoud tijdens de hosting en operationele ondersteuning.

De bovenstaande activiteiten worden uitgevoerd volgens de kwaliteitscriteria, zoals beschreven in hoofdstuk 4, zodat de bovenstaande diensten met optimale kwaliteit kunnen geleverd worden.

| 32

3.1 Post 1: Technisch ontwerp

De inschrijver levert een technisch ontwerp voor de verschillende onderdelen van de toepassing.

In het technisch ontwerp komen minstens volgende aspecten aan bod:

1) Het technisch ontwerp van de interface vanuit MAGDA. 2) Het databankgegevensmodel. 3) Het authenticatie- en autorisatieontwerp. 4) Het ontwerp van de webtoepassing met betrekking tot het bijwerken van gegevens. 5) Het ontwerp van de webtoepassing met betrekking tot de zoekopdrachten. 6) Inschatting van gegevenshoeveelheden en databank- en performantiesizing. 7) Het ontwerp van de hostingoplossing.

Het technisch ontwerp dient door de aanbestedende overheid te worden geaccepteerd.

3.2 Post 2: De ontwikkeling van de toepassing

3.2.1 Post 2A: Ontwikkeling van een databank

De functionele vereisten van de databank zijn gespecifieerd in appendix A. De databank bevat gegevens uit MAGDA, maar dient zo ontworpen te zijn dat deze gegevens door de lokale overheden kunnen worden opgevraagd:

1) Voor een aantal gegevens (velden) uit MAGDA moet de historiek bijgehouden worden. 2) Bijkomende velden die niet uit MAGDA komen, moeten kunnen bijgehouden worden. 3) De databank moet zo ontworpen zijn dat ondernemingsgegevens van bedrijven enkel beschikbaar

zijn binnen het werkingsgebied van de gemeente (zie appendix A, punt2. van dit bestek).

3.2.2 Post 2B: De ontwikkeling van de interface vanuit MAGDA

Een interface die vanuit “MAGDA” de data van de databank opvult. De specificaties zijn gedefinieerd in appendix A.

Gegevens die moeten verwerkt worden, zijn:

1) Administratieve gegevens van de bedrijven (naam, adres, …), zodat een geografische zoekopdracht mogelijk wordt.

2) Bestuurders (zaakvoerder, …) van de bedrijven. 3) Gegevens over activiteiten (NACE-codes). 4) Gegevens over beroepsbekwaamheden.

3.2.3 Post 2C: Een webtoepassing voor verrijking gegevens en zoekopdrachten

Appendix B geeft een functionele beschrijving voor de webtoepassing. Drie grote functies zijn nodig:

1. Opvragen en bijwerken van gegevens

De verrijking van de gegevens heeft een driedubbel doel:

• Gegevens uit MAGDA bevatten de juridische waarheid. Sommige gegevens zijn dan ook niet praktisch toepasbaar. Om daaraan te verhelpen, moet het lokale bestuur in staat zijn deze gegevens te corrigeren.

• De lokale besturen wensen bijkomende velden, zodat eigen informatie kan toegevoegd worden.

• NACE-codes en beroepsbekwaamheden, zoals door MAGDA aangeleverd, zijn niet praktisch in gebruik. Deze termen moeten vertaald worden naar praktisch bruikbare namen.

| 33

2. Zoeken in ondernemingen en vestigingen

De lokale besturen moeten de mogelijkheid krijgen om op een grafische manier binnen hun werkingsgebied te zoeken naar bedrijven. Bovendien moet deze zoekmogelijkheid verfijnd worden met zoekopdrachten van de MAGDA-velden, de historische gegevens en de verrijkte gegevens.

3. Een zeer eenvoudige(!) procesflow

Een beperkte “procesflow” moet mogelijk zijn zodat de lokale besturen hun eigen gegevens kunnen verrijken en gemakkelijk kunnen nagaan welke gegevens reeds opgeschoond/verrijkt werden. Wellicht volstaat hier een aantal datumvelden waarop kan gezocht worden.

3.2.4 Post 2D: De verplichte optie

De POM zou (bij aanvaardbare meerkost) aan grote gemeentes de gelegenheid willen bieden om eigen toepassingen te schrijven om de gegevens uit hun werkingsgebied verder te ontsluiten.

Idealiter zou de POM een ontwikkeling willen zien waarbij de presentatielaag van de gevraagde webtoepassing gebruikmaakt van een web API of een webservice om de gegevens op te halen en weg te schrijven.

De inschrijver geeft aan of hij hiervoor een meerkost aanrekent, en zo ja hoeveel.

3.3 Post 3: Het verzorgen van opleidingen

De opdrachtnemer ontwikkelt een halfdaags opleidingstraject over het gebruik van de toepassing voor de lokale besturen. De opdrachtnemer zal een aantal van deze opleidingen geven (geschat wordt een viertal) op de kantoren van de POM West-Vlaanderen. Zij neemt alle logistieke aspecten voor haar rekening.

Het opleidingsmateriaal en de opleiding worden in het Nederlands gegeven.

3.4 Post 4: Migratie van gegevens en inproductiestelling

Voor zover mogelijk zal de opdrachtnemer zoveel mogelijk historische gegevens uit de bestaande toepassing overnemen.

Ook de vertalingen van de NACE-tabellen en beroepsbekwaamheden zullen gemigreerd worden. Tijdens het technisch ontwerp (post 1) zal in onderling overleg een correct migratietraject vastgelegd worden.

3.5 Post 5: Hosting en operationele ondersteuning van de toepassing

3.5.1 Hosting van de toepassing

De opdrachtnemer zal de toepassing hosten (hetzij in een publieke cloudomgeving, hetzij in een shared of private cloudomgeving), maar in elk geval in een “pay-per-usemodel”.

Alle technische ondersteunende activiteiten om de toepassing volgens het “goede huisvaderprincipe” te beheren zijn ten laste van de opdrachtnemer. Daarbij wordt onder meer, maar niet exhaustief, gedacht aan back-up- en restoreactiviteit, opschonen van logbestanden, versie- en patchupgrades.

De opdrachtnemer zorgt ervoor dat de onderliggende serverinfrastructuur regelmatig wordt voorzien van recente patches en security-updates.

| 34

3.5.2 Supportdesk

De opdrachtnemer voorziet in een eerstelijnsondersteuning, die vragen kan beantwoorden van eindgebruikers (de lokale besturen). De opdrachtnemer zal voorzien in een hulplijn die ondersteuning kan bieden. Deze ondersteuning is beschikbaar tijdens kantooruren (8.00 uur - 17.00 uur), volgens de vigerende SLA.

Via geregelde rapportering zal de POM op de hoogte gesteld worden van de historiek van oproepen, en zal ze ook in staat zijn de volledige activiteitenhistoriek van incidenten op te vragen.

Wanneer een P1-incident wordt gemeld (definitie zie verder), zal de opdrachtnemer verplicht zijn de contactpersoon binnen de POM te contacteren.

3.5.3 Veiligheid

De aanbestedende overheid wenst te kennen te geven dat de gegevens die in het kader van deze opdracht zullen beheerd worden, onderhevig zijn aan een veiligheidsmachtiging. In dat kader moeten de opdrachtnemer en/of zijn onderaannemers beschouwd worden als gegevensverwerkers.

Derhalve zal de opdrachtnemer de volgende eisen in acht nemen:

1) De opdrachtnemer en zijn onderaannemers worden beschouwd als gegevensverwerkers en zijn in die hoedanigheid conform aan de GDPR-wetgeving.

2) De opdrachtnemer maakt zich sterk voor zijn onderaannemers. 3) De hoster heeft een ISO-27000-veiligheidscertificaat. 4) De data zal in de Europese Economische ruimte gehost worden. 5) Toegang tot de gegevens zal beperkt worden tot personen die dit nodig hebben voor hun functie.

Deze toegang zal auditeerbaar zijn.

3.5.4 Remote ondersteuning en wijzigingsbeheer

De opdrachtnemer zal voor het uitvoeren van kleine wijzigingen een specialist kunnen afvaardigen op afroep, tot het takenpakket behoort:

1) Kleine aanpassingen in de ontwikkeling. 2) Uitvoeren van configuratiewijzigingen op de omgeving 3) Activeren en desactiveren van gemeentes en lokale besturen. 4) Opladen van additionele metadata. 5) Wijzigingen aan de toepassing ingevolge door MAGDA opgelegde interfacewijzigingen.

3.5.5 RPO en RTO

De volgende vereisten met betrekking tot back-up en herstel worden gevraagd:

1) Het systeem zal een RPO garanderen van 24 uur. (de data en zijn configuratie worden dagelijks gebackupt).

2) Het systeem zal minstens 30 dagen dataretentie garanderen. 3) De opdrachtnemer zal een RTO garanderen van 24 uur.

| 35

3.5.6 Monitoring van de beschikbaarheid en capaciteitsgroei

Voor de aanbestedende overheid zijn drie dienstaspecten van de toepassing belangrijk. De opdrachtnemer zal deze aspecten monitoren:

1) De beschikbaarheid tijdens kantooruren: De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het beschikbaar zijn en houden van de toepassing, en neemt gepaste maatregelen om die beschikbaarheid te monitoren en vervolgens te garanderen.

2) Het correct werken van de interface(s): De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het correct verwerken van gegevens komende uit de interface, en neemt gepaste maatregelen om de goede werking ervan te monitoren en vervolgens te garanderen.

3) Een correcte capaciteitsopvolging: De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor de capaciteitsmonitoring en zal hierover proactief de aanbestedende overheid informeren.

3.5.7 Exitscenario

De hosting wordt per jaar besteld. De opdrachtnemer biedt garanties die de continuïteit moeten verzekeren op het einde van de overeenkomst, en die opgenomen zijn in de kosten van de hosting en ondersteuning.

1) Alle sourcecode die in het kader van deze opdracht werd ontwikkeld, wordt aan de aanbestedende overheid overgemaakt in een exploiteerbaar formaat.

2) Alle up-to-date documentatie en technische ontwerpen worden aan de aanbestedende overheid overgemaakt.

3) De opdrachtnemer garandeert de overdraagbaarheid van licenties, SKU’s, onderhoudscontracten, die nodig zijn, of die de opdrachtnemer heeft afgesloten om de systemen te laten draaien.

4) Alle gegevens kunnen aan de aanbestedende overheid worden overgemaakt op elektronische drager, op een zodanige manier dat een nieuwe integrator deze gegevens zou kunnen opladen in een nieuwsoortig systeem.

5) Op vraag van de aanbestedende overheid worden alle gegevens vernietigd, en de opdrachtnemer levert hiervan een schriftelijke garantie.

3.5.8 SLA’s

De kwaliteitsvereisten en SLA’s voor de voorgaande activiteiten zijn in hoofdstuk 4 gedefinieerd.

3.6 Post 6: Evolutief onderhoud

De aanbestedende overheid wenst in de loop van de levensduur van de oplossing kleine wijzingen aan te brengen. De post evolutief onderhoud is niet bedoeld voor regulier onderhoud, patches en dergelijke of alle werkzaamheden die niet ingegeven zijn door functionele noden.

| 36

3.7 Het implementatieproject (deel 1)

Het implementatieproject levert de deliverables op voor deel 1. De verschillende werkpakketten en mijlpalen zijn:

Mijlpaal-nummer

Mijlpaalomschrijving Volgende werkpakketten zijn uitgevoerd

MS01 Gunning en initiële bestelling

MS02 Technisch ontwerp beëindigd Werkpakket 1

MS03 Ontwikkeling beëindigd Werkpakket 2

MS04 Voorlopige projectoplevering Werkpakket 3, 4 en 5

MS05 Definitieve projectoplevering Werkpakket 6

3.7.1 Projectvereisten

Elke mijlpaal betekent de voltooiing van de werkpakketten volgens de overeengekomen scope en functionaliteiten. De voltooiing omvat de documentatie en testresultaten ter staving van de voltooiing, eventuele openstaande punten worden gedocumenteerd met een plan van aanpak voor het oplossen ervan.

Na het laatste werkpakket volgt de voorlopige oplevering van het geheel van het project.

Zes maanden na de voorlopige oplevering van de laatste deliverable volgt een definitieve oplevering, onder de voorwaarde dat de openstaande punten die gedurende deze periode aan bod kwamen finaal werden opgelost.

De vereiste activiteiten en mijlpalen van de opdrachtnemer zijn bepaald volgens onderstaande paragrafen.

Na de voorlopige oplevering, zal steeds slechts 85% van het totaal te betalen projectbedrag betaalbaar zijn. Het resterende saldo wordt betaalbaar bij definitieve oplevering.

➢ MIJLPAAL MS01: GUNNING EN INITIËLE BESTELLING

3.7.2 Werkpakket 1: Technisch ontwerp

In dit werkpakket worden deze punten opgeleverd:

• Opstellen van projectplan, organisatie en afspraken met de opdrachtgever.

• Opstellen van een definitief technisch ontwerp.

• Validatie van het technisch ontwerp door de opdrachtgever.

➢ MIJLPAAL MS02: TECHNISCH ONTWERP BEËINDIGD

| 37

3.7.3 Werkpakket 2: Ontwikkeling van de databank, webtoepassing en interface

In dit werkpakket worden deze punten opgeleverd:

• Ontwikkeling van de verschillende onderdelen (databank, interface en webtoepassing)

• Ontwikkeling van het migratiescenario. De aanbestedende overheid voorziet één dump van de databankgegevens van de bestaande omgeving.

• Validatie en testing.

➢ MIJLPAAL MS03: ONTWIKKELING BEËINDIGD

3.7.4 Werkpakket 3: Technische verificatie en testing

De oplossingen zullen als technisch gevalideerd beschouwd worden onder de volgende voorwaarden:

• De webtoepassing werd gevalideerd.

• De interface werd gevalideerd.

• Het migratiescenario werd gevalideerd.

• Het toevoegen/schrappen van een gebruiker werd gevalideerd.

• De operationele procedures (modaliteiten voor back-up, monitoring en andere operationele functies) werden gevalideerd.

• De technische documentatie en het technisch ontwerp werden terug aan de realiteit aangepast en gevalideerd.

3.7.5 Werkpakket 4: Migratie en inproductiestelling

Het systeem wordt voorlopig opgeleverd als aan elk van de volgende voorwaarden is voldaan:

• De gegevens werden succesvol naar het productiesysteem gemigreerd.

• Het systeem werd in productie gesteld;

• De operationele procedures worden correct uitgevoerd (logfile opschoning, back-up and restore, archivering).

• Een performantiebenchmark van de omgeving werd uitgevoerd en gedocumenteerd net na inproductiestelling;

• Issues die sinds de technische verificatie naar boven zijn gekomen, werden opgelost.

3.7.6 Werkpakket 5: Ontwikkeling opleiding

Werkpakket 5 bestaat uit het ontwikkelen van de opleidingsmodule van een halve dag. Er wordt één dry run georganiseerd in één van de vestigingen van de POM.

➢ MIJLPAAL MS04: VOORLOPIGE OPLEVERING VAN FASE 1

3.7.7 Werkpakket 6: Garantiewerkzaamheden

Het systeem wordt definitief opgeleverd als aan elk van de volgende voorwaarden is voldaan:

• Ten vroegste zes maanden na de voorlopige oplevering.

• Issues die na de voorlopige oplevering naar boven zijn gekomen, werden opgelost.

• Een performantiebenchmark van de omgeving is uitgevoerd en gedocumenteerd, en er werden geen grote afwijkingen vastgesteld ten opzichte van de performantiebenchmark uit werkpakket 4.

➢ MIJLPAAL MS05: DEFINITIEVE OPLEVERING

| 38

3.8 Instructies

De opdrachtnemer beantwoordt de instructies in zijn offerte:

Instructiedomein 2 Technische instructies

Instructie 2.1 Geef aan hoe u de implementatie technisch zou oplossen

• Geef een algemeen overzicht van de aangeboden oplossing, welke technologie wordt gebruikt.

• Welke oplossing schuift de inschrijver naar voren met betrekking tot de grafische representatie op kaart van de gegevens?

• Welke oplossing schuift de inschrijver naar voren met betrekking tot de zoekopdrachten voor de lokale besturen?

• Welke oplossing schuift de inschrijver naar voren met betrekking tot de authenticatie en autorisatie van gebruikers?

Instructie 2.2 Geef aan hoe u de presentatie- en datalaag zou scheiden in de verplichte optie

• Hoe ziet uw oplossing voor de verplichte optie eruit?

• Geef uw advies omtrent de (on-)wenselijkheid hiervan.

• Geef aan of/en waarom er in dat geval een meerkost is.

Instructie 2.3 Beschrijf uw oplossing met betrekking tot hosting

• Welke hostingoplossing wordt naar voren geschoven?

• Beschrijf de technische architectuur van uw oplossing (servers, …).

• Hoe wordt de “back-up and restore” georganiseerd, welke RTO en RPO wordt hierbij gegarandeerd?

• Hoe zal de monitoring van beschikbaarheid, capaciteit en correcte uitvoering van de interface eruitzien? Op welke manier zal de aanbestedende overheid hierop controle kunnen uitoefenen?

Instructie 2.4 Projectaanpak

• Geef een korte (technische) projectaanpak van de implementatie.

• Geef werkpakketten en gedetailleerde inschattingen van de verschillende profielen per werkpakket.

• Een lijst van (technische) risico’s.

| 39

HOOFDSTUK IV: VERWACHTE KWALITEITSVEREISTEN EN SLA’S

1 INLEIDING

Het doel van dit hoofdstuk is het kwaliteitskader te definiëren waarbinnen de dienstverlening zal uitgevoerd en gemeten worden. Het levert tevens het mechanisme waardoor de opdrachtnemer op zijn prestaties gedurende de looptijd van de opdracht zal beoordeeld worden en levert hiervoor een objectieve en pragmatische manier om de prestaties te evalueren en meer bepaald:

• Om aan te tonen in welke mate de service levels behaald of niet behaald werden.

• Om aan te tonen wanneer verbeteringsacties nodig zijn.

Deze paragraaf beschrijft de serviceorganisatie waarover de opdrachtnemer dient te beschikken, en die zal dienen om:

• De gewenste dienstverlening te kunnen leveren.

• Er bepaalde garanties op te kunnen leveren (SLA’s).

• Er op de gepaste wijze over te kunnen rapporteren.

2 PROJECTCOÖRDINATIE

De aanbestedende overheid verwacht een uniek aanspreekpunt voor de projectimplementatie.

Bij aanvang van het project zal de opdrachtnemer een projectmanager toewijzen die het projectplan zal opstellen.

Dit projectplan omvat de planning, lijst en beschrijving van uit te voeren activiteiten en opleverings- en acceptatiecriteria/testplan en rapportagestructuur.

De projectmanager plant regelmatig overleg met de aanbestedende overheid. De toegewezen projectmanager van de opdrachtnemer zorgt voor de goede, kwaliteitsvolle uitvoering van het project met inachtname van de overeengekomen scope, budget en planning.

3 INCIDENTMANAGEMENT

Bij problemen zullen de eindgebruikers (in hoofdzaak de lokale besturen) de opdrachtnemer kunnen contacteren (tijdens de kantooruren). Een persoon van de opdrachtnemer zal de aanbestedende overheid in het Nederlands te woord staan, binnen een gestelde termijn (de responstijd).

De eindgebruikers zullen ook functionele vragen kunnen stellen (RFI’s).

Er worden een 40- tot 70-tal eindgebruikers verondersteld.

Bij incidenten van het type P1 (zie definitie) zal de POM ingelicht worden.

4 PROBLEEMMANAGEMENT

Wanneer zich incidenten voordoen die een ernstige verstoring van de dienstverlening teweegbrengen, of zich een reeks kleinere incidenten met een gemeenschappelijke oorzaak voordoen, zal de opdrachtnemer een probleemanalyse aan de aanbestedende overheid voorleggen, waarbij gepaste maatregelen worden voorgesteld om zulks in de toekomst te vermijden.

| 40

5 BACK-UP-MANAGEMENT EN LOGMANAGEMENT

De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het correct nemen en valideren van back-ups en andere operationele activiteiten die nodig zijn voor een goed beheer van de toepassing.

• Het nemen van regelmatige back-ups volgens de gedefinieerde RPO’s.

• Op eenvoudig verzoek zal de opdrachtnemer het bewijs leveren dat periodieke controles werden uitgevoerd zodat de bruikbaarheid van de back-up bewezen wordt.

6 RELEASEMANAGEMENT

Het releasemanagementproces heeft als doel om de infrastructuur up-to-date te houden door de installatie van de patches en versie-updates of upgrades (samen: releases) van de software op de infrastructuur. Het achterliggende doel hiervan is om de stabiliteit en veiligheid te verzekeren van de omgeving.

In het licht van de wet op de privacy zal de opdrachtnemer, als gegevensverwerker van gevoelige informatie, zich ervan vergewissen dat patching en securitypatches worden uitgevoerd teneinde een stabiele en veilige omgeving te garanderen.

Interventies die downtime zullen genereren voor de eindgebruiker, zullen na de kantooruren worden uitgevoerd.

7 MONITORING

De opdrachtnemer voorziet een monitoringmechanisme, waarbij de eerder vermelde parameters worden gemonitord.

De opdrachtnemer garandeert dat de aanbestedende overheid wordt ingelicht van zodra een monitoringincident wordt vastgesteld dat grote impact heeft op eindgebruikers (P1-incident).

Op eenvoudige aanvraag zal de monitoringhistoriek aan de aanbestedende overheid worden overgemaakt.

8 DOCUMENTATIEBEHEER

De verantwoordelijkheden van de opdrachtnemer omvatten de volgende vereisten en gelden onder twee omstandigheden:

1) Na oplevering van het implementatieproject. 2) Wanneer de toepassing wijzigt gedurende de levenscyclus van de hosting.

De opdrachtnemer garandeert dat gedurende de volledige overeenkomst het technisch ontwerp up-to-date wordt gehouden.

9 LICENTIES

Wanneer de oplossing gebruik zou maken van software onder licentie, zal de inschrijver dit duidelijk kenbaar maken in zijn offerte.

De opdrachtnemer garandeert het gebruiksrecht van deze software gedurende de volledige periode van de opdracht.

| 41

De opdrachtnemer garandeert verder dat dit gebruiksrecht overdraagbaar is aan een derde partij op het einde van de opdracht.

10 SECURITY COMPLIANCE (ALGEMEEN)

Op het vlak van naleving van algemene veiligheidsvereisten (security compliance) zal de opdrachtnemer werken volgens de regels van de kunst en de professionele standaarden in de sector.

Waar relevant, zorgt de opdrachtnemer voor een volledige audit trail en fallback bij alle wijzigingen op de beveiligingsconfiguratie van de infrastructuur onder beheer van de opdrachtnemer.

De opdrachtnemer zorgt voor een zo spoedig mogelijke kennisgeving aan de aanbestedende overheid in geval van door de opdrachtnemer vastgestelde inbreuken op de beveiligingsregels of een gedetecteerde (ongeoorloofde) poging(en) om toegang te verkrijgen tot de gegevens.

De opdrachtnemer zal meewerken bij ad-hocverzoeken voor aanleveren van beschikbare informatie bij security-audits, securityincidenten of securitycompliancebeoordelingen uitgevoerd door of in opdracht van de aanbestedende overheid en mogelijke, andere bevoegde externe instanties.

In alle gevallen zal de opdrachtnemer erop toezien dat zijn werknemers en/of onderaannemers op de hoogte zijn van de wetgeving inzake privacy. Ongeoorloofde toegang of misbruik van persoonsgegevens dient te allen tijde vermeden te worden door de opdrachtnemer. De aanbestedende overheid kan medewerkers vragen om zich te identificeren vooraleer fysieke toegang verleend wordt tot computerzalen of locaties waarin gevoelige informatie bewaard wordt.

11 SERVICE LEVELS OP DE PROCESSEN

In deze paragraaf worden de prestatie-indicatoren (of KPI’s: Key Performance Indicators) gedefinieerd voor de dienstverlening. Deze indicatoren geven het engagement weer van de opdrachtnemer voor het uitvoeren van de diensten aan de hand van het “Service Level Target”. Op geregelde tijdstippen zullen de prestaties van de opdrachtnemer geëvalueerd worden aan de hand van de gestelde “Service Level Target” en dit voor elke KPI zoals verder bepaald in onderstaande secties.

Het is de inschrijver toegestaan een verbetering of verandering van KPI’s en service levels aan te bieden, teneinde het aan te passen aan wat zijn standaard operationeel model is. De concrete invulling van de inschrijver en de kwaliteit die hierdoor geboden wordt, zal integraal deel uitmaken van de onderhandeling en de uiteindelijke evaluatie van de offerte.

| 42

SLA Proces Omschrijving Target Commentaar, alternatieven, verbeteringen

Incident-management

SLA.1a De responstijd voor een P1-incident.

Vier werkuur in 95% van de gevallen

SLA.1b De responstijd voor een P2-incident.

Acht werkuur in 95% van de gevallen

SLA.1c De responstijd voor een P3- en P4-incident.

Twee werkdagen in 95% van de gevallen

SLA.1d De repsonstijd voor vragen om informatie

Onmiddellijk aan de telefoon in 90% van de gevallen

Probleem-management

SLA.2

Voor elk zwaar incident of sequentie van gelijkaardige incidenten wordt een probleemanalyse gemaakt.

100%

Release-management

SLA.3 Uitvoeren van kritische securitypatches

Binnen 2 werkdagen 95%

Back-up-management

SLA.4 Jaarlijks wordt geverifieerd of de back-up kan worden teruggeplaatst

100%

Monitoring en beschikbaar-heid

SLA.5

De capaciteit en de andere kostenparameters worden gemonitord, en minstens halfjaarlijks opgeleverd

100%

SLA.6 De beschikbaarheidsgarantie Minimum 99,5%

SLA.7 De correcte werking van de interface wordt gemonitord en op kwartaalbasis gerapporteerd

100%

Instructie 2.5 De inschrijver vult de SLA-tabel volgens zijn standaardmodel

• De inschrijver kan deze SLA-targets wijzigen, zodat ze aangepast zijn aan zijn hostingmodel. De inschrijver herneemt de tabel en documenteert eventuele wijzigingen.

Definities Het incidentmanagement wordt gemeten aan de hand van de incidentresponstijd en incidentoplostijd.

De prioriteiten worden door de servicedesk bepaald bij melding aan de helpdesk van de opdrachtnemer.

| 43

De prioriteitsniveaus zijn:

Prioriteit Beschrijving

P1 De toepassing functioneert niet meer of is niet bruikbaar voor alle gebruikers.

Voorbeelden: de server is down, de interface heeft niet gewerkt of laadt foute waarden.

P2 De toepassing functioneert niet voor een groep gebruikers, of er is storende hinder voor de gebruikers.

Voorbeelden: De performantie laat te wensen over.

P3 Een persoon kan niet met de toepassing werken of ondervindt kleine hinder.

P4 Alle andere incidenten.

RFI Vragen om informatie.

Term Beschrijving

Incidentregistratietijd Tijd nodig om het incident te bevestigen.

Incidentresponstijd Tijd nodig om te starten met het oplossen van het incident.

Incidentoplostijd Tijd nodig voor het oplossen van het incident (herstellen van service) vanaf het moment van de registratie bij de opdrachtnemer tot melding opgelost incident.

| 44

HOOFDSTUK V: PRIJSVASTSTELLING

1 INLEIDING

De prijsvaststelling gebeurt door een prijs op te geven in de prijsinventaris per post (gemengde opdracht).

2 CONDITIONELE BESTELLING

Posten 3, 4, 5 en 6 zullen slechts besteld worden voor zover de posten 1 en 2 succesvol werden geïmplementeerd.

3 PRIJSOPGAVE PER POST

3.1 Post 1: Technisch ontwerp

Post 1 wordt geleverd volgens een forfaitaire som.

3.2 Post 2: De ontwikkeling

Posten 2A, 2B, 2C en 2D (verplichte optie) worden geleverd volgens een forfaitaire som.

3.3 Post 3: De opleiding

De ontwikkeling van het opleidingsmateriaal, inclusief één dry run gebeurt volgens een forfaitaire som.

De inschrijver geeft een prijs op voor één opleiding van een halve dag.

Het geven van de opleidingen gebeurt volgens een vermoedelijke hoeveelheid. Alle kosten voor verplaatsing van de opleider zijn in de prijs opgegeven (de locatie is een kantoor van de POM - allen gelegen in West-Vlaanderen).

De zaal en de logistiek wordt door de aanbestedende overheid ingericht.

3.4 Post 4: Migratie van gegevens en inproductiestelling

De migratie van gegevens en inproductiestelling gebeurt op basis van een forfaitare som.

3.5 Post 5: Hosting van de omgeving

De prijsvaststelling van de hosting en ondersteuning van de omgeving volgens de deliverables van 3.5 en de kwaliteitseisen van hoofdstuk 4 zal gebeuren op basis van hoeveelheden van parameters die tijdens de onderhandeling (bijvoorbeeld aantal GB data, aantal CPU’s, throughput, …) zullen worden overlegd.

Om die reden maakt de inschrijver zijn prijsmodel voor hosting kenbaar, op basis waarvan hij de hosting aan de aanbestedende overheid aan forfaitaire som zal aanbieden. De inschrijver meldt duidelijk de parameters op basis waarvan hij zijn forfaitaire som heeft bepaald.

Deze post zal in jaarlijkse schijven worden besteld. Het volgend jaar wordt besteld uiterlijk twee maand voor het eind van een jaarlijkse schijf.

| 45

3.6 Post 6: Evolutief onderhoud

De prijs wordt vastgesteld middels een vermoedelijke hoeveelheid. De inschrijver geeft een uurtarief op voor het evolutief onderhoud.

| 46

HOOFDSTUK VI: DE PRIJSINVENTARIS

Neem de prijsinventaris over in de offerte, en vul de prijzen en betalingspercentages in.

De prijzen zijn exclusief btw.

Post Beschrijving Type Aantal Eenheidsprijs Totaalprijs Zonder btw

Post 1 Technisch ontwerp FS 1

Post 2 Ontwikkeling FS 1

Post 2A Databank FS 1

Post 2B Interface FS 1

Post 2C Webtoepassing FS 1

Post 2D Meerkost verplichte optie

FS 1

Post 3 Opleiding ontwikkeling inclusief dry-run

FS 1

Opleiding per cursus VH 4 0.00

Post 4 Migratie en in-productiestelling

FS 1

Ontwikkelkost 0.00

Post 5 Hosting (per jaar) VH 5 0.00

Post 6 Evolutief onderhoud VH 150 0.00

Totaalprijs(*) 0.00

Totaalprijs in woorden

(*) om bij te werken, selecteer de volledige tabel en druk daarna op functietoets <F9>.

• 85% van de posten 1, 2, 3 en 4 worden betaald bij voorlopige oplevering, de overige 15% worden betaald na definitieve oplevering.

• Posten 5 en 6 worden betaald in driemaandelijkse schijven na goedkeuring van een vorderingsstaat betreffende de activiteiten uit het vorige trimester.

Instructiedomein 3 Prijsinstructies

Instructie 3.1 Vul de prijsinventaris in

• Vul de bovenvermelde prijsinventaris in.

• Een betalingsvoorstel, gelinkt aan de mijlpalen, dat consistent is met de desbetreffende vereisten.

Instructie 3.2 Beschrijf het kostenmodel voor de hosting

• Beschrijf in detail het kostenmodel voor hosting, op basis van welke parameters zal gefactureerd worden.

• Pas dit toe op de volumetrische gegevens die reeds beschikbaar zijn. Neem assumpties waar deze gegevens ontbreken.

| 47

APPENDIX A: DE SPECIFICATIE VAN DE INTERFACE EN DE DATA UIT DE DATABANK

1 INLEIDING

De interface MAGDA staat beschreven op de website van de Vlaamse overheid (https://overheid.vlaanderen.be/magda).

POM West-Vlaanderen wil zowel gegevens uit ondernemingen (inclusief vrije beroepen) als uit de gerelateerde vestigingen ophalen. De exacte velden vormen onderdeel van een gedetailleerde analyse.

2 DE GEBRUIKERS VAN DE TOEPASSING

De lokale overheden (gemeentes) De lokale overheden hebben een bepaald werkingsgebied. Het werkingsgebied is bepaald door één of meerdere postcodes of niscodes.

Binnen dit werkingsgebied kan een gemeente de gegevens opvragen van de ondernemingen en vestigingen die in zijn werkgebied liggen.

De POM West-Vlaanderen De POM West-Vlaanderen is verantwoordelijk voor de algemene inrichting van de toepassing.

De POM West-Vlaanderen moet in staat zijn om een extractie van gegevens te doen cumulatief over alle of een selectie van bepaalde werkingsgebieden.

3 DE BIJ TE HOUDEN BASISGEGEVENS VAN BEDRIJVEN EN VESTIGINGEN

3.1 Inleiding

Het is aan de opdrachtnemer om te bepalen hoe hij de databank zal inrichten, welke gegevens in een databank worden opgenomen, en welke gegevens eventueel realtime bij het MAGDA getrokken zouden kunnen worden.

De onderstaande gegevens geven een beeld welke informatie bij de lokale overheden moet raadpleegbaar zijn.

3.2 Administratieve gegevens

De lokale overheden moeten kunnen beschikken over de volgende administratieve gegevens:

• De gegevens van zowel de maatschappelijke zetel als zijn vestigingen (ondernemingsnaam, adresgegevens, …)

• Rechtstoestand en rechtsvorm

• De contactgegevens eigen aan de onderneming (bijvoorbeeld e-mailadres van de onderneming) zoals ze uit MAGDA kunnen worden gehaald

• De oprichtingsdatum en de inschrijvingsdatum van de oprichting

• De vestigingsdatum en de inschrijvingsdatum van de vestiging

• Stopzetting btw en reden

• Stopzettingsdatum, type stopzetting

| 48

• Verplaatsing en wijziging van de maatschappelijke zetel

• Verplaatsing en wijziging vestiging

• De ambsthalve doorhaling

• Datum laatste publicatie

• …

3.3 Activiteitsgegevens

De lokale overheden moeten kunnen beschikken over de volgende activiteitsgegevens:

• De NACE-codes van de ondernemingen/vestigingen en hun omschrijving, inclusief de hoofdactiviteit(en) van de onderneming of vestiging in kwestie.

• De beroepsbekwaamheden van de onderneming of zijn vestiging.

3.4 Contactgegevens

De lokale overheden moeten kunnen beschikken over de gegevens van bestuurders, zaakvoerders, … van de ondernemingen en vestigingen:

• Functie

• Zaakvoerder/bestuurder naam

• Zaakvoerder/bestuurder voornaam

3.5 Geografische normalisatie van adresgegevens

De lokale overheden moeten kunnen beschikken over de adresgegevens, met de mogelijkheid hierover een grafische voorstelling op kaart te krijgen, en dit te relateren aan het eigen werkingsgebied:

• De geografische locatie van de adresgegevens van de ondernemingen en zijn vestigingen kunnen via de interface CRAB (onderdeel van MAGDA) bekomen worden.

• De aanbestedende overheid stelt de geografische details van de verschillende werkingsgebieden ter beschikking aan de opdrachtnemer in het KML-formaat.

• Wanneer bijkomende lokale overheden zouden toetreden tot het project zullen de metadata hiervoor door de aanbestedende overheid kunnen worden ingelezen.

3.6 Bijhouden van wijziging van bepaalde velden (log)

De databank zal de historiek bijhouden van bepaalde velden en zijn wijzigingen. De bij te houden velden moeten instelbaar zijn.

De historiek zal niet langer dan vijf jaar bijgehouden worden.

Een wijziging bestaat uit de oude waarde, de nieuwe waarde en de datum waarop het werd gewijzigd.

De velden kunnen algemene administratieve gegevens zijn van onderneming of vestiging, de NACE-codes en de functiecodes of wijziging van adresgegevens.

3.7 Bijhouden van transactiehistoriek

Voor een tiental cruciale transacties (een verhuis, een stopzetting van een onderneming/vestiging, adreswijziging, …) zullen de transactiewijzigingen worden bijgehouden.

| 49

Een transactie is gedefinieerd als een combinatie van velden waarvan er één of meerdere wijzigt. Een verhuis is een voorbeeld van een transactie. De verhuisvelden zijn alle adresvelden samen, wanneer één veld hiervan wijzigt spreekt men van een transactie.

De exacte lijst van transacties wordt tijdens de ontwerpfase bepaald. Na de ontwerpfase zal de transactielijst vastliggen.

Voor een transactie worden de oude waarden van de velden bijgehouden, de nieuwe waarden, de datum van de transactie en het type transactie.

3.8 Sizing

De aanbestedende overheid wenst als onderdeel van het technisch ontwerp de mogelijkheid om de sizing van de databank in te schatten in functie van het aantal bedrijven en het aantal bij te houden transacties. Bij het invullen van de instructies zal de inschrijver een inschatting geven van de databank aan de hand van de in bijlage opgegeven parameters en gebaseerd op een historiek van vijf jaar.

| 50

APPENDIX B: DE WEBTOEPASSING

1 FUNCTIONALITEIT VOOR DE LOKALE BESTUREN

1.1 Tonen van een onderneming en een vestiging

De lokale besturen moeten een formulier krijgen waarmee ze de velden van een onderneming en vestigingen uit MAGDA kunnen bekijken en wijzigen.

De functionaliteit om ondernemingen of vestigingen toe te voegen of te schrappen is niet nodig.

Bepaalde velden zijn opzoekvelden (bijvoorbeeld rechtsvormen), waarvan de waardes uit MAGDA komen.

Gekoppeld aan een onderneming of vestiging hangen activiteitscodes, beroepsbekwaamheden en functies (bestuurder, zaakvoerder, …).

De lokale besturen moeten de mogelijkheid krijgen om ondernemings- en vestigingsgegevens te wijzigen of aan te vullen. Dit kan op twee manieren:

1) Er worden extra velden voorzien (maximaal een 30-tal), die tijdens het technisch ontwerp zullen bepaald worden.

2) De lokale besturen moeten in staat zijn een gegeven uit MAGDA te corrigeren, zonder dat de oorspronkelijke waarde verloren gaat (zie volgende paragraaf).

1.2 Gebruik van velden die niet uit de MAGDA-interface komen

De lokale besturen willen extra velden kunnen gebruiken voor ondernemingen of vestigingen.

De velden zullen niet per lokaal bestuur gedefinieerd worden en zullen dus globaal zijn voor de volledige toepassing.

Na het technisch ontwerp ligt het aantal extra velden vast (velden moet dus niet dynamisch kunnen worden toegevoegd).

Binnen de toepassing kan een administrator de naam van een veld veranderen. De naamsverandering is dan geldig voor alle lokale besturen. De naam van een extra veld moet dus dynamisch kunnen gewijzigd worden.

1.3 Manueel wijzigen van data uit MAGDA

Een lokaal bestuur moet in staat zijn via het formulier de waarde van een veld dat uit MAGDA komt te wijzigen, echter zonder dat de oorspronkelijke waarde ervan verloren gaat. Bij zo’n aanpassing heeft het veld een manuele waarde. Een onderneming of vestiging met minstens één manuele waarde is een manueel gewijzigde onderneming of vestiging.

Een gebruiker moet de mogelijkheid krijgen om de manuele wijziging op een veld te schrappen. De waarde van het veld is dan terug de waarde die uit MAGDA komt.

Wanneer een gebruiker de informatie van een onderneming of vestiging opvraagt, zal hij de manuele waarde van het veld te zien krijgen, of de gewone waarde, wanneer er geen manuele waarde werd gedefinieerd.

| 51

Een manueel gewijzigde onderneming of vestiging moet een visueel merkteken krijgen, zowel in zoekopdrachten als in het formulier.

Wanneer een manueel gewijzigde onderneming of vestiging een nieuwe MAGDA-wijziging krijgt, bijvoorbeeld na de manuele wijziging, moet de onderneming of vestiging een ander visueel merkteken krijgen. De manuele waarde blijft echter de getoonde waarde, ook al is de MAGDA-wijziging recenter. (Uiteraard kan het lokaal bestuur beslissen om de manuele wijziging ongedaan te maken, zodat de recente MAGDA-wijziging nu de echte waarde bevat).

Beide visuele kenmerken (op ondernemings- of vestigingsniveau) moeten zichtbaar zijn in het ondernemings- of vestigingsformulier, alsook bij zoekopdrachten.

Wanneer het veld een logveld betreft, zal deze manuele wijziging of manuele schrapping ook gelogd worden.

Wanneer het veld deel uitmaakt van een transactie kan de gebruiker kiezen of de wijziging een echte transactie betreft, dan wel een rechtzetting van een mogelijke fout. Een rechtzetting wordt niet als transactie opgenomen.

Een voorbeeld van de noodzaak om gegevens uit MAGDA te corrigeren is:

• Via MAGDA komen gegevens binnen over het vestigingsadres van een nieuw opgerichte onderneming.

• Het lokaal bestuur stelt vast dat dit adres niet volledig klopt (het busnummer is bijvoorbeeld fout), waardoor briefwisseling niet correct wordt afgeleverd.

• Het lokaal bestuur corrigeert het busnummer, zodat het naar het correcte adres briefwisseling kan sturen.

• De onderneming doet nadien een statutenwijziging, en laat meteen ook het busnummer corrigeren.

• Het lokaal bestuur krijgt deze wijziging via MAGDA binnen en kan nu besluiten om het manueel veld te schrappen.

1.4 Zoekopdrachten

Gebruikers moeten in staat zijn te zoeken naar gegevens uit ondernemingen en vestigingen:

• De lokale besturen moeten in staat zijn om online een cirkel, rechthoek, polygoon te tekenen op een kaart, en binnen die range alle bedrijven op te vragen, startend vanuit het werkingsgebied.

• Het eigen werkingsgebied moet zichtbaar zijn op de kaart (de bestanden in KML-formaat worden door de aanbestedende overheid aangeleverd).

• De lokale besturen moeten in staat zijn om op basis van de velden van de onderneming en zijn vestigingen online zoekopdrachten te lanceren. Als een veld manueel gewijzigd is, moet er alleen op de manuele waarde gezocht worden (onafhankelijk of er nadien nog een MAGDA-wijziging is geweest).

• De lokale besturen moeten in staat zijn om op basis van de activiteitscodes (zie verder), hoofdactiviteitscodes en de (hoofd-)beroepsbekwaamheden te zoeken.

• De lokale besturen moeten in staat zijn om op basis van transactiehistoriek en veldwijzigingen te zoeken op ondernemingen en hun vestigingen. De aanbestedende overheid vraagt geen complexe zoekmechanismes, en is bereid hierover in overleg te treden om de complexiteit van de oplossing zo klein mogelijk te houden.

• Bijvoorbeeld: geef alle bedrijven die sinds een bepaalde datum verhuisd zijn.

• De lokale besturen moeten in staat zijn om te zoeken in velden die te maken hebben met de procesflow (zie verder).

| 52

• Een zoekresultaat moet eenvoudig naar een Excelbestand kunnen worden overgekopieerd, bij voorkeur wordt Excel ook reeds geopend, bij het klikken op een export. Ook andere formaten kunnen ondersteund worden.

• Bij het zoekresultaat moet men ook de te tonen velden (van ondernemingen en vestigingen) kunnen wijzigen, inclusief bestuurders, activiteitscodes en beroepsbekwaamheden.

• De lokale besturen moeten een zoekopdracht met zoekcriteria en te tonen velden kunnen opslaan en een naam geven, zodat die zoekopdracht later kan herhaald worden.

• De lokale besturen moeten een zoekopdracht kunnen kopiëren en wissen.

Alle zoekopdrachten moeten kunnen gecombineerd worden.

1.5 Hernoeming van NACE-codes naar activiteitscodes

NACE-codes zijn ontwikkeld ten behoeve van de btw en de sociale zekerheid, en hebben tot doel statistische analyses te maken op het ondernemingsleven.

Het logische gevolg is dat deze codes technische termen omvatten die weinig bruikbaar zijn voor een lokaal bestuur.

Daarvoor zal de toepassing gebruikmaken van eigen “activiteitscodes”. Een activiteitscode heeft een leesbare omschrijving (bijvoorbeeld slagerij) en bestaat uit één of meerdere NACE-codes.

Wanneer een onderneming of vestiging minstens één NACE-code bevat uit een activiteitscode, zal de onderneming of vestiging deze activiteitscode toegewezen krijgen.

De NACE-code uit MAGDA kan het kenmerk hoofdactiviteit meekrijgen. Ook dit kenmerk moet ingelezen worden. Wanneer een onderneming of vestiging minstens één NACE-code met een hoofdactivititeit bevat uit een activiteitscode, zal de onderneming of vestiging deze hoofdactiviteitscode toegewezen krijgen.

Het lokale bestuur moet de mogelijkheid krijgen om manueel een activiteitscode (geen NACE-code) aan een onderneming toe te voegen en het al dan niet als hoofdactiviteit te catalogeren.

Het geheel van NACE-codes van een onderneming of vestiging mag beschouwd worden als een manueel te wijzigen veld. Met andere woorden, wanneer één manuele NACE-code werd toegevoegd aan een onderneming wordt het een manueel gewijzigde onderneming. Wanneer nadien bijkomende of geschrapte NACE-codes uit de interface komen, wordt het een manueel gewijzigde onderneming met nadien een MAGDA-interface wijziging.

NACE-codes zijn nooit logvelden of transactievelden.

1.6 Hernoeming van beroepsbekwaamheden

Net als voor NACE-codes, zal de toepassing gebruikmaken van eigen “beroepsbekwaamheden”. Een beroepsbekwaamheid zoals gezien door een lokaal bestuur bestaat uit één of meerdere beroepsbekwaamheden uit MAGDA.

Wanneer een onderneming of vestiging minstens één beroepsbekwaamheid uit MAGDA krijgt die behoort tot de groep van beroepsbekwaamheden van de lokale besturen zal de onderneming of vestiging deze beroepsbekwaamheid toegewezen krijgen.

Een lokaal bestuur moet een of meerdere beroepsbekwaamheden als hoofdbekwaamheid kunnen aanwijzen (dit kenmerk komt niet uit MAGDA).

| 53

Een lokaal bestuur moet de mogelijkheid krijgen om manueel een beroepsbekwaamheid aan een onderneming toe te voegen en het al dan niet als hoofdbekwaamheid te catalogeren.

Het geheel van beroepsbekwaamheden van een onderneming of vestiging mag beschouwd worden als een manueel veld. Met andere woorden, wanneer één manuele beroepsbekwaamheid wordt toegevoegd aan de onderneming of vestiging wordt het een manueel gewijzigde onderneming. Wanneer nadien bijkomende of geschrapte beroepsbekwaamheden uit de interface komen wordt het een manueel gewijzigde onderneming of vestiging met nadien een MAGDA-interface wijziging.

Beroepsbekwaamheden zijn nooit logvelden of transactievelden.

1.7 Een eenvoudige procesflow

De lokale overheden moeten in staat zijn om een eenvoudige flow te organiseren binnen hun werkingsgebied. Sommige gemeentes zullen immers na het laden van nieuwe ondernemingen/vestigigingen en wijzigingen, of op geregelde tijdstippen, een opkuisoperatie/verrijking van gegevens organiseren.

Het moet mogelijk zijn voor deze lokale overheden om dit vlot te doen. Dit kan eventueel door de besturen de mogelijkheid te geven te zoeken op datum.

• De MAGDA-interface zal namelijk aan alle ondernemingen/vestigingen een datum van laatste wijziging toekennen.

• Een onderneming/vestiging zal ook een datum manuele wijziging hebben. Dit is de datum van de laatste manuele wijziging.

• Een onderneming/vestiging zal ook een codering hebben die bijhoudt of de laatste MAGDA-wijziging voor dan wel na de laatste manuele wijziging werd uitgevoerd.

• Een datum laatste verrijking.

• Een onderneming of vestiging zal daarenboven ook een extra veld “datum laatste verrijking” hebben, zodat een lokaal bestuur kan markeren welke bedrijven en ondernemingen hij reeds heeft verrijkt. De datum laatste verrijking zal hij kunnen bijwerken voor een geheel of gedeelte van bedrijven die uit een zoekresultaat komen.

Via het zoeken op deze vier velden kan het lokale bestuur deze taken uitvoeren:

Een regelmatig verrijkingsproces organiseren

• Alle bedrijven zoeken die nog niet werden verrijkt (via de verrijkingsdatum).

• De bedrijven verrijken.

• Na een verrijking van nieuwe bedrijven, de verrijkingsdatum van deze bedrijven bijwerken.

Verifiëren of manuele verrijking nog relevant is

• De bedrijven zoeken waarvoor een manuele wijziging gebeurd is, en waarop nadien nog een MAGDA-wijziging is gebeurd.

• Deze bedrijven controleren en eventueel de manuele wijziging schrappen.

• De datum laatste verrijking voor deze bedrijven bijwerken.

Alternatieven met hetzelfde doel zijn toegestaan.

| 54

2 ADMINISTRATIEVE FUNCTIONALITEIT

2.1 Extensie van het werkingsgebied

Nieuwe lokale besturen moeten zich kunnen aansluiten op de Economische Kaart. Dit moet kunnen zonder additionele ontwikkelingen, maar eventueel wel door het laden van extra metadata.

2.2 Fusie van gemeentes

Door een fusie van gemeentes zou een lokaal bestuur een uitbreiding van postcodes kunnen omvatten.

2.3 Archiveren

Er moet een archivering ingebouwd worden die twee archiveringsfuncties bevat:

1) Het archiveren (kopiëren naar een andere drager) en wissen uit de databank van de bedrijven en vestigingen uit een bepaald werkingsgebied.

2) Het archiveren (kopiëren naar een andere drager) en wissen uit de databank van oude gegevens (transactie-en loghistoriek).

3 NIET-FUNCTIONELE EISEN

3.1 Het gebruik van een web API en/of webservices

Verplichte optie De POM West-Vlaanderen zou (bij aanvaardbare meerkost) aan grote gemeentes de gelegenheid willen bieden om eigen toepassingen te schrijven om de gegevens uit hun werkingsgebied verder te ontsluiten.

Idealiter zou de POM West-Vlaanderen een ontwikkeling willen waarbij de presentatielaag van de gevraagde webtoepassing gebruikmaakt van een web API of een webservice om de gegevens op te halen en weg te schrijven.

De authenticatie en authorisatie gebeurt op het niveau van de web API of webservice.

De web API wordt gedocumenteerd en ter beschikking gesteld van ontwikkelaars in de lokale besturen.

De inschrijver geeft aan of hij hiervoor een meerkost aanrekent, en zo ja hoeveel.

3.2 Statusgegevens van het laden

De aanbestedende overheid wenst dat de statusgegevens en historiek van het laden van gegevens bijgehouden wordt en dat het laadproces gemonitord wordt.

Dit kan bijvoorbeeld door het automatisch uitsturen van een mail met een status naar de POM.

3.3 Het gegevenstransport

De toepassing zal draaien over https. De dienstverlener zorgt voor de nodige certificaten.

| 55

3.4 Authenticatie

• De gebruiker zal inloggen via een mechanisme van 2-factor authentication, dit wil zeggen user-ID en paswoord aangevuld met een SMS-token.

• De aanbestedende opdracht geeft de voorkeur aan een oplossing waarin authenticatie en authorisatie enerzijds en de toepassing anderzijds strict gescheiden zijn (bijvoorbeeld middels token-based authenticatie).

• Er dient geen koppeling gemaakt te worden met een bestaande Active Directory. Een cloud identity provider waar de autenticatie en authorisatie wordt bijgehouden (bijvoorbeeld AZURE AD of Amazon Cognito) dient weliswaar deel uit te maken van de oplossing.

• De gegevens met betrekking tot authenticatie van gebruikers moeten beveiligd en versleuteld zijn, in rust zowel als in transport.

• Een gebruiker kan een account aanvragen via de webtoepassing. Die kan na goedkeuring door de POM geactiveerd worden.

• Een gebruiker kan via de portal zelf zijn paswoord wijzigen.

• De aanloghistoriek wordt gedurende minstens één maand bijgehouden.

3.5 Authorisatie

Er worden twee soorten gebruikersgroepen geïdentificeerd.

Een gebruiker van een lokaal bestuur:

• Een gebruiker kan geauthoriseerd worden voor één en slechts één werkingsgebied.

• Binnen het werkingsgebied heeft een gebruiker volledige toegang tot alle gegevens van de ondernemingen en vestigingen van dit werkingsgebied.

• De technische analyse zal definiëren hoe met randgevallen wordt omgegaan (bijvoorbeeld ondernemingen buiten het werkingsgebied met een vestiging in het werkgebied, …).

• Binnen het werkingsgebied heeft een gebruiker volledige rechten om de gegevens van ondernemingen aan te passen.

Een administrator:

• Een administrator kan gegevens voor alle lokale besturen bekijken en aanpassen.

• Een administrator kan activiteitscodes, beroepsbekwaamheden en eventuele mogelijke codetabellen bijwerken.

3.6 De webclient

De toepassing moet draaien op de courante laatste versies van Microsoft Edge, Google Chrome en Mozilla Firefox.

3.7 Performantie

• Behoudens uitzonderingen mogen de zoekopdrachten niet langer duren dan drie seconden.

• De verwerking van de interfaces in batch niet meer dan vier uur.

3.8 Mobile-enabled

De toepassing moet mobile-enabled zijn.

| 56

3.9 Gebruiksvriendelijkheid

De aanbestedende overheid wenst een intuïtieve webinterface, zodat na minimale uitleg een gebruiker met de toepassing kan werken.

De toepassing van een standaard is aanbevolen.

| 57

APPENDIX C: DE BESTAANDE SITUATIE

1 INLEIDING

De bestaande toepassing van de Economische Kaart had een breder toepassingsgebied dan wat in de nieuwe toepassing moet voorzien worden. Het doel was om een toepassing te geven aan ondernemingen om zichzelf binnen hun gemeente meer visibiliteit te geven.

In een studie is gebleken dat de functionaliteit “Economische Kaart” voor bedrijven eerder vervangen is door toepassingen zoals Google Maps.

De aanbestedende overheid vraagt niet om de huidige toepassing te kopiëren, maar wel om een volledige redesign en herontwikkeling te doen.

2 HUIDIGE SITUATIE VAN DE GEGEVENSBRONNEN

In de toepassing zoals op dit moment in gebruik worden de volgende gegevensbronnen gebruikt. Deze gegevensbronnen zullen NIET meer gebruikt worden (maar uit MAGDA komen), maar laten de inschrijvers toe de bestaande situatie beter te begrijpen.

De Economische Kaart begint bij het inlezen van de KBO-bestanden en GISWest-bestanden. Scripts (ontwikkeld ten behoeve van de Economische Kaart) doen foutcorrecties en verbinden beide databestanden. Wanneer wijzigingen in data optreden worden deze wijzigingen gestockeerd, zodat men historische data kan opvragen van ondernemingen en vestigingen.

Metadata vertaalt de codetabellen van KBO en GISWest naar omschrijvingen, die leesbaarder zijn voor de lokale besturen.

| 58

De basisgegevens van ondernemingen en hun vestigingseenheden in Economische Kaart zijn afkomstig van de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO), een gegevensbank aangemaakt en in beheer van de FOD Economie, K.M.O., Middenstand en Energie waarin de identificatiegegevens van ondernemingen zijn samengebracht.

In de KBO zijn gegevens samengebracht die afkomstig zijn van:

• het handelsregister: - Het handelsregister maakt deel uit van de KBO en bevat van iedere handels- of

ambachtsonderneming de naam, handelsnaam, ondernemingszetel(s) en activiteit(en). Bij ieder item hoort ook een begin- en einddatum.

- Vroeger was het handelsregister een apart gegevensbestand. Om een zaak te kunnen starten moest men ingeschreven zijn in het handelsregister.

• de btw-administratie: - De btw is een belasting op goederen en diensten die door de eindverbruiker wordt gedragen en

die stapsgewijs wordt geïnd, namelijk bij elke stap in het productie- en distributieproces. De btw is dus de toegevoegde waarde die bij elke stap wordt belast.

- Alle personen (natuurlijke en rechtspersonen) die een economische activiteit uitoefenen op geregelde en/of zelfstandige basis, en hierbij goederen leveren of diensten verrichten die in het btw-wetboek zijn omschreven, zijn belastingsplichtig (het is niet belangrijk of de activiteit wordt uitgeoefend met of zonder winstoogmerk, hoofdzakelijk of aanvullend en als hoofd- of bijberoep) en hebben een btw-nummer.

| 59

• GISWest en CRAB - De adrespunten worden op twee manieren verkregen ofwel via GISWest ofwel via het CRAB.

Voorlopig gebeurt dit vooral via GISWest maar naarmate meer en meer gemeenten gevalideerd worden, komen de adrespunten voornamelijk uit CRAB.

- Voor Economische Kaart werd het CRAB als de adrespuntenlaag genomen voor elke gemeente (gevalideerd of niet). Enkel voor Bredene werken we nog met de GISWest-laag omdat zij binnenkort gevalideerd zullen zijn.

- In Economische Kaart vind je enkel de straten terug waarvoor een adrespunt geprikt is in het CRAB. Je kan dus niet zoeken op straten die geen adrespunt hebben in het CRAB.

- CRAB staat voor Centraal Referentieadressenbestand en is een antwoord op de adresproblematiek die er bestaat in Vlaanderen.

- Heel wat databanken in Vlaanderen bevatten adressen maar missen uniformiteit waardoor ze niet koppelbaar zijn. Ze bevatten bovendien geen geografische component.

- Een oplossing hiervoor is de creatie van een authentieke geografische gegevensbron voor adressen. Dit is één centraal, volledig en uniform bestand met Vlaamse adressen waar alle databanken hun adressen kunnen ophalen. Het CRAB is deze authentieke geografische gegevensbron.

- Dit houdt in dat alle overheden verplicht adresgegevens uit het CRAB moeten (zullen gaan) gebruiken voor het uitvoeren van hun taken van algemeen belang.

- De regelgeving hieromtrent is vastgelegd in het CRAB-decreet. Enkele kernpunten: o Het CRAB-decreet is op 1 juni 2011 in werking getreden. o Sinds die datum is het CRAB de authentieke geografische gegevensbron van adressen. o De gemeenten verzorgen de inhoud en de kwaliteit van alle adressen op hun grondgebied. o Het AGIV beheert de databank en verzorgt de ontsluiting naar de gebruikers.

• GISWest - GISWest is een project van de Provincie West-Vlaanderen dat zich als doel stelt om een ‘geoserver’

uit te bouwen die functioneert als een informatieknooppunt voor alle kennis en informatie van gemeenten en Provincie rond geografisch gerelateerde objecten.

- De Provinciale dienst Informatiearchitectuur beheert de gegevens. Gemeenten kunnen hun gegevens actualiseren via een module in GISWest.

- Gemeenten die over een eigen adrespuntenlaag beschikken, laden die op via de laadmodule van GISWest. Later bij actualisaties hernemen ze dit. De adrespunten komen vervolgens in de databank terecht van Economische Kaart.

| 60

3 DE BESTAANDE TOEPASSING: ECONOMISCHE KAART

De bestaande toepassing (met basisfunctionaliteit zoals beschikbaar voor bedrijven) is te raadplegen via de site http://pomwvl.be/economische-kaart.

1) De gebruikers van de Economische Kaart kunnen een geografische zoekopdracht lanceren.

2) De besturen kunnen gegevens aanvullen of corrigeren die niet uit de KBO komen.

| 61

3) De belangrijkste activiteitscodes worden gevisualiseerd. Deze komen uit de NACE-tabellen en

beroepsbekwaamheden, en worden via metadata vertaald naar meer leesbare begrippen.

| 62

4) De lokale besturen hebben de mogelijkheid om gegevens bij te werken en nadat de data uit de KBO is geladen te verifiëren welke bedrijven zijn toegevoegd of gewijzigd.

| 63

4 DE VOLUMETRISCHE GEGEVENS VAN DE BESTAANDE TOEPASSING

Aantal

Grootte van de databank (*) 20 GB

Aantal actieve gebruikers 100

Aantal gemeentes 35

Aantal ondernemingen in het geheel van werkingsgebieden

150.000

Aantal vestigingen in het geheel van werkingsgebieden

180.000

Hoeveelheid en grootte van de wijzigingen per maand

500 ondernemingen/dag

| 64

APPENDIX D: OFFERTEFORMULIER

A. Ondergetekende, met navolgende identiteit en verklaring

NATUURLIJK PERSOON17

Naam + voornaam .............................................................................

Woonplaats ............................................................................. .............................................................................

Beroep .............................................................................

Ondernemingsnummer .............................................................................

Nationaliteit ............................................................................. of

RECHTSPERSONEN/VENNOOTSCHAP18

Naam .............................................................................

Maatschappelijke zetel .............................................................................

Activiteit …………………………………………………………………

Ondernemingsnummer .............................................................................

Nationaliteit ............................................................................. Werkgever van personeel dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van

28 december 1944 betreffende de maatschappelijke zekerheid der arbeiders. JA NEE

Werkgever van personeel uit een andere lidstaat van de Europese Unie dat niet is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de maatschappelijke zekerheid der arbeiders.

JA NEE

of

De ondertekenaars (voor elk van hen dezelfde gegevens als hierboven)³

.......................................................................................................................................................................... .......................................................................................................................................................................... .......................................................................................................................................................................... die zich tijdelijk hebben verenigd voor deze aanneming en die onder hen

..........................................................................................................................................................................

aanwijzen om de “Tijdelijke Vereniging” ten aanzien van de aanbestedende overheid te vertegenwoordigen,

verbindt zich op zijn roerende en onroerende goederen tot de uitvoering van de in het bestek nr. 2017/1230-29 beschreven opdracht en overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden van dit bestek, met name:

Bouwen van het systeem van de Economische Kaart

17 Schrappen wat niet van toepassing is. 18 Schrappen wat niet van toepassing is.

| 65

met als opdrachtgever de POM West-Vlaanderen, Koning Leopold III-laan 66 in 8200 Sint Andries/Brugge tegen de volgende totaalprijs (prijs wordt vermeld in euro, inclusief btw):

(in cijfers): inclusief btw: .................................................................................................... EURO (in letters): inclusief btw: .................................................................................................... EURO

Hoger vermelde prijzen zijn inclusief een aanslagvoet betreffende btw van ................... %

De betaling moet geschieden op volgende rekening:

rekeningnummer: ............................................................................................................................................

van de financiële instelling: .............................................................................................................................

geopend op naam van: ...................................................................................................................................

B. Bij deze offerte zijn eveneens gevoegd

• Zie instructies in het bestek.

• hetzij een kopij van de authentieke of onderhandse akte waaruit de volmacht of vertegenwoordigingsbevoegdheid blijkt, hetzij een kopij van het uittreksel uit de bijlage van het Belgisch Staatsblad waarin hun bevoegdheden of hun volmacht zijn bekendgemaakt voor de offerte die door een vertegenwoordiger of gevolmachtigde wordt ingediend.

C. Identificatie van mijn onderaannemers

Voor de uitvoering van deze opdracht zal ik een beroep doen op volgende onderaannemers/dienstverleners:

NAAM ADRES NATIONALITEIT

Het bedrag van de prestaties die zullen worden opgedragen aan mijn onderaannemers:

1. Onderdanen van een lidstaat van de Europese Unie, beloopt: ......................... EURO

2. Onderdanen van een ander land, beloopt: ......................... EURO

| 66

Gedaan te ...................................................................................................................................................

Datum: .......................................................................................................................................................

De ondertekening gebeurt door een persoon die de inschrijver rechtsgeldig vertegenwoordigt.

(Namens) de inschrijver (naam + hoedanigheid): .................................................................................

....................................................................................................................................................................

Handtekening (gevolmachtigd persoon, rechtsgeldige vertegenwoordiging):

(Firmastempel):

In het geval de ondertekening gebeurt door een gevolmachtigde, naam van de volmachtgever(s):

....................................................................................................................................................................

'Ondergetekende heeft kennisgenomen van en verklaart zich akkoord met de bepalingen van dit bestek. De gegevens en resultaten, gegenereerd door het uitvoeren van deze opdracht, zullen intern noch extern gebruikt worden voor andere doelen dan voor het uitvoeren van de opdracht waarvoor deze offerte geldt. Door de indiening van deze offerte aanvaardt ondergetekende alle clausules van het bestek en verzaakt ondergetekende aan alle andere voorwaarden, zoals de eigen verkoopsvoorwaarden, zelfs wanneer deze op een of andere bijlage van de offerte voorkomen. Elk voorbehoud of het niet nakomen van verbintenissen inzake één van deze clausules of beschikkingen kan leiden tot de onregelmatigheid van deze offerte. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor de procedure stop te zetten (art. 85 Wet 17 juni 2016). Ondergetekende aanvaardt het risico en het feit dat de aanbestedende overheid de dienstverlener geen schadevergoeding verschuldigd zal zijn. Wanneer de opdracht om eender welke reden zonder voorwerp zal zijn, zal de plaatsingsprocedure worden stopgezet.’

Niet vergeten dit offerteformulier op elke bladzijde te paraferen en de vereiste bijlagen bij te voegen.