________________________________________________________

Best Value: de juiste expert selecteren op basis va n de resultaten van gisteren Resultaten uit het verleden bieden geen garantie voor de toekomst. De afgelopen jaren hebben bewezen dat dit inderdaad geldt voor verschillende financiële producten. Bij gedrag blijken de resultaten vanuit het verleden juist wel een goede graadmeter te zijn voor de toekomst. Wat iemand gisteren en eergisteren deed is bijna altijd gebaseerd op gewoontegedrag. We kennen het allemaal: de vaste koffierituelen op kantoor, de fiets die als het even kan elke dag weer op dezelfde plek in de stalling geplaatst wordt en de standaard reactie van iemand op een vraag of probleem. Selectie op basis van het gedrag van ‘gisteren’ staat in Best Value centraal, zodat ‘morgen’ met de beste expert het beste resultaat bereikt wordt. Dat wil toch iedereen? Onjuiste expertise ingezet Professionals vertonen in hun werk ook veel gewoontegedrag. Wat dat betreft zijn het net mensen. Daar kan prima gebruik van worden gemaakt bij de selectie van professionals voor het ontwerp en/of realisatie van een gebouw. Want wat wil een pandeigenaar of -gebruiker? Maar één ding: zekerheid dat het advies goed en betrouwbaar is en dat het ontwerp en/of het gebouw aan de vooraf gedefinieerde prestaties voldoet. Dat lijkt toch geen ingewikkelde opgave? Hoe komt het dan toch dat er veel panden in Nederland staan waar de gebruiker al bij de oplevering of korte tijd daarna niet tevreden mee is, omdat de prestaties toch anders zijn dan vooraf afgesproken? Ik durf de stelling aan dat een groot deel van het probleem veroorzaakt is door het feit dat de expertise van de ontwerpers en uitvoerders niet pasten bij de uitgangspunten en wensen van de gebruiker/eigenaar en het type gebouw, of dat door de gehanteerde contractvorm vrijwel geen beroep is gedaan op inzet van expertise. Veel opdrachten worden gegund op basis van een dik pakket papier. Op basis van dit pakket gestold wantrouwen worden professionals uitgedaagd zich in een keurslijf wringen dat een ander voor hen bedacht heeft. Het opmerkelijke is dat niemand dit echt wil, maar iedereen zich mee laat voeren omdat ‘we het nu eenmaal zo met z’n allen doen’. Vervolgens ligt er ook nog eens de uitdaging om tegen een scherpe prijs iets aan te bieden wat niet helemaal aansluit bij de eigen kennis en vaardigheden. Dan wordt vanuit de eigen beleving iets aangeboden dat aan de minimale eisen van de opdrachtgever voldoet. Is het vreemd dat in het proces dat volgt na gunning, het een en ander minder soepel verloopt en tot ontevredenheid leidt? De juiste expert Kan de ontevredenheid wel geminimaliseerd worden? Jazeker. De Best Value aanpak kan daar een flinke bijdrage aan leveren. Bij Best Value is het doel om de juiste expert te selecteren voor een project. Dat is wat anders dan voor de laagste prijs een klus uitgevoerd te krijgen. Een expert heeft de kennis en ervaring in huis, beheerst het proces, kan de slimste en meest efficiënte keuzes maken, minimaliseert de risico’s voor de opdrachtgever en ziet mogelijkheden om meer kwaliteit te leveren. Uiteraard vraagt Best Value om een andere grondhouding dan een meer traditionele aanpak. Bij Best Value gaat het om vakmanschap, vertrouwen en verantwoordelijkheid (nemen en geven). Dat vraagt om bewuste keuzes. Zo’n aanpak begint met een opdrachtgever die weet waar de grenzen van de eigen expertise liggen en wanneer hij andere experts nodig heeft. De doelstelling, uitgangspunten en randvoorwaarden worden gedefinieerd (dus geen uitgewerkt ontwerp met bijbehorende beschrijvingen), inclusief het beschikbare budget. Vervolgens is het aan de experts om op basis daarvan met een voorstel te komen waarin hun expertise optimaal is ingebracht. De beste expert wordt vervolgens geselecteerd op basis van zijn aanpak om de gewenste prestaties te realiseren, kansen te herkennen en risico’s te onderkennen die buiten zijn eigen invloedsfeer liggen. Prestaties van gisteren

Hoe selecteer je dan de beste expert? Door te kijken naar het verleden. Dat biedt garantie voor de toekomst. Kan de expert z´n expertise bewijzen, niet met mooie sales-praatjes, maar met harde ervaringen en prestaties uit het recente verleden? Kan hij de beloofde prestaties, de gesignaleerde kansen en de risico-inschatting en -beheersing ook daadwerkelijk waarmaken? Om te voorkomen dat het nog steeds niet meer is dan een goed verkoopverhaal, vormt de bewijslast de cruciale factor in de beoordeling. Hoe goed kan de aanbieder vanuit gemeten prestaties in het verleden onderbouwen dat hij het gewenste doel daadwerkelijk kan bereiken, kansen daadwerkelijk kan uitwerken en realiseren en risico’s kan inschatten en beheersen? Want wat iemand eergisteren en gisteren deed, zal hij met aan zekerheid grenzende waarschijnlijkheid ook morgen doen. Een cruciaal onderdeel van de Best Value benadering is het interview met de sleutelfunctionarissen uit het beoogde projectteam. Zij zijn het immers die het straks moeten doen. Dan blijkt gauw genoeg of de echte expert aan tafel zit of niet en of de vooraf aangeleverde gegevens gebaseerd waren op verankerde expertise of op een mooi verhaal. Wie wil niet…? Best Value wordt bij infrastructurele werken al regelmatig gebruikt om het beste expertteam te selecteren voor uitvoering van een project. De ervaringen vanuit de opdrachtgever zijn over het algemeen positief omdat er meestal meer kwaliteit en functionaliteit geboden wordt en veelal ook nog eens tegen een lagere prijs dan het vooraf gecommuniceerde plafondbudget. Uitvoerende partijen zijn vaak ook tevreden met de Best Value aanpak. Ze kunnen hun vakmanschap en creativiteit op de juiste wijze inzetten en voelen zich niet in een keurslijf gedrongen. Een echte win-winsituatie dus. Binnen de gebouwde omgeving heeft de Best Value aanpak nog niet veel voet aan de grond. Er zijn enkele projecten die (deels) op deze manier werken. De ervaringen zijn positief. Waar wachten we nog op om deze aanpak breder in te zetten? Daarom poneer ik hierbij de stelling: Best Value is dé manier om ervoor te zorgen dat een project subliem wordt gerealiseerd, dat wil zeggen de beste gebruikskwaliteit binnen het beschikbare budget. Gert Harm ten Bolscher Gecertificeerd Best Value B

bolscher@dwa.nl @GertHarmtb