28-01-2016 Vanaf SAP Business One 9.2

Bescherm uw data in SAP Business One

Data ownership in SAP Business One

Een uniform systeem, gestroomlijnde bedrijfsprocessen en real time data. Een greep uit de

voordelen van SAP Business One. Een succesvol systeem gaat echter wel gepaard met accurate

gegevens. Wie heeft er toegang tot deze data en wie is bevoegd om deze in te voeren of aan te

passen?

Wie beheert wat

Waar transparantie van informatie de samenwerking van cross functionele teams bevordert, kan dit

in bepaalde gevallen ook vragen oproepen over de integriteit van data. Is het bijvoorbeeld wenselijk

dat vertegenwoordigers gegevens aanpassen van elkaars klanten? Wilt u in sommige gevallen deze

rechten beperken tot ‘alleen-lezen’ of bakent u liever het werkgebied van een vertegenwoordiger

volledig af in SAP Business One? Dat kan!

Data ownership in SAP Business One

U kent vast de bevoegdheidsprofielen voor gebruikers of groepen waarmee u een volledige module

of modulefuncties kunt afschermen. Daarnaast is het ook mogelijk om autorisaties op document

niveau in te stellen voor werknemers. Deze functionaliteiten zijn beschikbaar vanaf SAP Business One

versie 8.82.

Wat is nieuw in versie 9.2?

Vanaf SAP Business One versie 9.2 is het naast bovengenoemde functies ook mogelijk om op

zakenpartner niveau restricties in te stellen. Op deze manier kunt u bepalen wie zakenpartner

gegevens en daaruit voortvloeiende documenten mag inzien en aanpassen.

Activeren

Volgt u de volgende stappen om data ownership in te schakelen:

1. Open de module Beheer

2. Navigeer vervolgens naar Systeeminstellingen en dan naar Algemene instellingen.

3. In de Zakenpartner (ZP) tab vinkt u Gegevensownership inschakelen aan.

4. U kunt vervolgens selecteren of u ownership wilt beheren op Alleen document, Alleen

zakenpartner of beide.

We richten ons nu op de nieuwe functionaliteit om te beheren op Alleen zakenpartner, zoals

weergegeven in onderstaande afbeelding.

Vervolgens kunt u er voor kiezen om zakenpartners zonder eigenaar toe te staan. Op deze manier

hoeft u niet per se een werknemer toe te wijzen aan een zakenpartner, wat handig kan zijn als

bijvoorbeeld meerdere vertegenwoordigers verantwoordelijk zijn voor een klant.

28-01-2016 Vanaf SAP Business One 9.2

U kunt nu vanuit de Stamgegevens zakenpartner een Owner selecteren uit de lijst met opgeslagen

werknemers zoals wordt getoond in onderstaande afbeelding.

28-01-2016 Vanaf SAP Business One 9.2

Bevoegdheden toekennen

Wie heeft welke bevoegdheden? Dit kunt u instellen in Bevoegdheden voor gegevensownership.

Na het openen van deze functie zal een overzicht worden getoond met alle werknemers en

bevoegdheden. Onderstaand voorbeeld laat zien dat collega’s van Bonny Zen aan haar toegewezen

zakenpartners alleen kunnen bekijken. Haar manager daarentegen heeft volledige bevoegdheid en

kan gegevens dus ook wijzigen.

U kunt alle restricties opheffen door volledige bevoegdheid op bedrijfsniveau toe te kennen.

Stel, een werknemer is niet bevoegd zakenpartner gerelateerde documenten te bekijken die worden

beheerd door zijn/haar manager. Deze documenten zullen dan ook niet worden getoond in

bijvoorbeeld het open documenten rapport.

28-01-2016 Vanaf SAP Business One 9.2

Functies of specifieke data kunnen worden uitgesloten van restricties vanuit Opties voor delen van

gegevensownership zodat deze alsnog worden weergegeven in rapporten of verkoopdocumenten.

Deze uitbreiding van data ownership in SAP Business One 9.2 zorgt voor extra beveiliging van

systeem data. Daarnaast optimaliseert het data integriteit doordat werknemers alleen worden

blootgesteld aan de informatie die voor hen relevant is.

Meer Tips & Tricks voor SAP Business One kunt u online vinden op de kennisbank van Serac. Deze is

beschikbaar via: http://www.serac.nl/kennisbank/276.