Project SEPA’4’SAP Media Andras Deregan, Projectleider SEPA

Finance Day, Den Bosch, 28 November 2012

Agenda

• Organisatie Sanoma Media

• Project aanpak en planning

» Stappenplan SEPA in hoofdlijnen

» SEPA planning overview

» Uitdagingen betaalproces

» Andere uitdagingen

• Project details

» Projectdetails

» Project communicatie

» Grootste wijzigingen voor SEPA in SAP

• Technische wijzigingen in SAP

2

Organisatie Sanoma Media

Uitgeverij & Mediabedrijf Televisie

Tijdschriften Digitale Media

Hoofdkantoor in Helsinki, Finland

#1 Mediabedrijf in Nederland en

Finland

Agenda

• Organisatie Sanoma Media

• Project aanpak en planning

» Stappenplan SEPA in hoofdlijnen

» SEPA planning overview

» Uitdagingen betaalproces

» Andere uitdagingen

• Project details

» Projectdetails

» Project communicatie

» Grootste wijzigingen voor SEPA in SAP

• Technische wijzigingen in SAP

4

Stappenplan SEPA in hoofdlijnen

• Inventarisatie

• Plan van aanpak

• Contact met de bank

• Bedrijfsbeslissingen

» Communicatie met de klant

» Besluitvorming over mandaten, pre-notificatie

• Technische configuratie in SAP gesplitst in AP en AR

» Inlezen SAP Notes

» XML bestanden implementeren (DMEE)

» Betaalwijzen aanpassen/ nieuwe aanmaken en met SEPA formaat koppelen

» Huisbanken updaten (IBAN/ BIC)

» Master Data updaten

» Rapportage (Bankafschriften) aanpassen

» Overige aanpassingen

• Testen

• Go-live

= milestone

Aug „12

Sept „12

May „12

June „12

July „12

Oct „12

Nov „12

Dec „12

Jan „13

Febr „13

Mar „13

Apr „13

May „13

June „13

July „13

Aug „13

Sept „13

Oct „13

Nov „13

Apr „12

Dec ‟13

Jan „14

Account Payables (4 months)

Accounts Payable

Migration master&order data AR

Accounts Receivable

Account Receivables (6 months)

Go-live AP 18/02/2013

<-

Legal deadline S

EPA -

>

SAP Media solution AR ‘SEPA proof’

SEPA planning overview

Go-live AR to be decided

Migration masterdata AP

Analysis technical req. + planning

SEPA for Account Payables in use

Banks SAP Housebanks

Payment Run NL (SEPA_CT/ BTL91)

Payment Run BE (SEPA_CT/BE_BEPDTA)

Payment Run FI (FI_XML_CT/ FI_LUM2)

ING SWIFT GATE

Isabel/ Opus Capita

Nordea Bank

Other BE banks

Bankstatement BE

Bankstatement NL

Bankstatement FI

Uitdagingen betaalproces

Andere uitdagingen

• Acceptgiro‟s

• Prenotificatie

• FinBox

• Formulieren (elektronisch & papier)

• (e)Mandate Management

Agenda

• Organisatie Sanoma Media

• Project aanpak en planning

» Stappenplan SEPA in hoofdlijnen

» SEPA planning overview

» Uitdagingen betaalproces

» Andere uitdagingen

• Project details

» Projectdetails

» Project communicatie

» Grootste wijzigingen voor SEPA in SAP

• Technische wijzigingen in SAP

9

Project details

10

Onderwerp In scope

Landen Nederland, België en Finland

Software SAP ECC, SAP CRM, Basware, Isabel, Netsuite, CMS, Opus Capita

Huisbanken > 120 bankrekeningen in verschillende landen, banken, ERP systemen

Aantal bedrijfsnummers in SAP 50

Aantal crediteuren > 27.000 Nederlandse bankrekeningen

Aantal debiteuren > 5.000.000 Nederlandse bankrekeningen

Betaalwijzen > 90% van alle betalingen/ incasso‟s zijn binnenlands

Project communicatie

11

Sanoma

Bank

Software leveranciers

Leveranciers

Klanten

Werknemers

Inhouse bank

Grootste wijzigingen voor SEPA in SAP

• SEPA Credit Transfer - verschillende formaten in Nederland, België, Finland

• SEPA Direct Debit - Nederland

• Master Data update met IBAN

» Banken

» Crediteuren

» Debiteuren

» Werknemers

• Bankafschriften – SEPA (verschillende formaten in Nederland, België, Finland)

• Formulieren

» Abonnementen

» Aanmaning

» Communicatie met klanten/ elektronisch, papier

• Acceptgiro‟s (tot 2019)

• Mandaat management

Agenda

• Organisatie Sanoma Media

• Project aanpak en planning

» Stappenplan SEPA in hoofdlijnen

» SEPA planning overview

» Uitdagingen betaalproces

» Andere uitdagingen

• Project details

» Projectdetails

» Project communicatie

» Grootste wijzigingen voor SEPA in SAP

• Technische wijzigingen in SAP

13

Agenda

• Organisatie Sanoma Media

• Project aanpak en planning

» Stappenplan SEPA in hoofdlijnen

» SEPA planning overview

» Uitdagingen betaalproces

» Andere uitdagingen

• Project details

» Projectdetails

» Project communicatie

» Grootste wijzigingen voor SEPA in SAP

• Technische wijzigingen in SAP

14

SAP Notes

• Belangrijke Notes voor SEPA:

» 1062489 - DMEE format for SEPA credit transfers (& bijbehorende)

» 1401975 - DMEE format for SEPA Direct Debit - Version EPC 3.3

» 1503367 - IBAN Netherlands - mass generation and bank key change

• Ongeveer 40 Notes geïmplementeerd

XML Bestanden

• SEPA CT - pain.001.001.03

• SEPA DD - pain.008.001.02

• Verschillende varianten in Nederland, België, Finland

• Basis is hetzelfde maar de optionele velden kunnen per bank per land verschillend zijn

Betaalwijzen – PMW/ DMEE

• Nieuwe SEPA betaalwijzen definiëren, via PMW met SEPA XML koppelen overgangsperiode bepalen

• Oude betaalwijzen omzetten naar SEPA – niet aangeraden (geen overgangsperiode)

• SEPA betaalwijzen in Crediteuren/ Debiteuren stam/ Open Posten aanpassen

Huisbanken verrijken met IBAN/ BIC

Master Data – Banken

• Banken – stamgegevens: SWIFT

• Oude stam opschonen

• Nieuwe banksleutels aanmaken

• Banksleutels issue: Huidige banksleutels voor Nederlandse bankrekeningen zijn niet bruikbaar: “P”, “B” zonder de juiste bank & SWIFT informatie

• Met LSMW/ handmatig

• Of via Service van SWIFT –

• Overname bankoverzicht uit BIC-bestand – bijv. programma RFBVBIC2

Master Data Crediteuren/ Debiteuren/ Zakenpartners/ Werknemers

• Banksleutel/ SWIFT/ IBAN updaten:

» Optie 1: IBAN laten berekenen door SAP

» Optie 2: IBAN uploaden via IBAN BIC Service

» Optie 3: LSMW

» Optie 4: Handmatig

Optie 1: IBAN automatisch berekenen via programma RFIBAN00

• Voorwaarden: alle banksleutels moeten correct in de Crediteuren stam (met de juiste bank en SWIFT code) aangegeven worden

• Voordelen: eenvoudig, maar…

• Nadelen: IBAN is berekend zonder extra checks op de bankrekening, niet 100% veilig

21

Optie 2: Combinatie programma RFIBANMD & IBAN BIC Service

• Voorwaarden: Aanmelden bij IBAN BIC Service

• Voordelen:

» Bankrekeningen zijn gecheckt (actief, inactief, correct, incorrect)

» Complete informatie over IBAN/ SWIFT beschikbaar

» Nieuwe banksleutels worden in de stam opgeslagen

• Nadelen: Werkt traag, andere SAP systemen worden niet gesynchroniseerd (CRM), bugs, aanpassingen zijn nodig

• Aanpak

» Stap 1. Bankrekening informatie (NL rekening, referentie-banksleutel) downloaden

» Stap 2. Aanmelden bij IBAN BIC Service, bestand versturen

» Stap 3. Bestand met IBAN/ SWIFT opladen

22

Problemen en oplossingen optie 2

23

Probleemstelling Oplossing

Alleen bankrekeningen zonder IBAN worden in het downloadbestand gezet

Bestand voor IBAN BIC Service zelf aanmaken (bijv. via tabellen LFBK/ KNBK)

Banksleutels worden niet geüpdatet via RFIBANMD

SAP Note 1503367 - IBAN Netherlands - mass generation and bank key change – Programma ZFIBANMD_EX

Combinatie nieuwe banksleutel/ IBAN wordt geüpdatet via ZFIBANMD_EX in tabel TIBAN, maar niet in de Crediteuren/ Debiteuren stam

Handmatige correctie in programma ZFIBANMD_EX

De banksleutel voor duplicaten (dezelfde bankrekening wordt door meerdere Crediteuren/ Debiteuren gebruikt) wordt geüpdatet in de Crediteuren/ Debiteuren stam alleen als alle duplicaten in één bestand zitten (probleem bij 5.000.000 rekeningen)

RFIBANMD/ ZFIBANMD_EX kopiëren een aanpassen

Stamgegevens in andere SAP systemen (CRM) worden niet met ECC gesynchroniseerd

RFIBANMD/ ZFIBANMD_EX kopiëren een aanpassen/ of stam later synchroniseren

Rapportage - Bankafschriften verwerken

• Verschillende landen met verschillende rapportages

» MT940, inclusief Verwinfo

» Multicash

» CODA

» LUM2

• Maatwerk en user-exits voor het reconcilieren

• Afletteren gebeurt op betalingskenmerk, bankrekeningnummer, etc

• VerwInfo vervalt -> Stornoverwerking inrichten voor bankafschriften

• CAMT052 wordt voorlopig niet ingezet

Vragen?