BEOORDELEN, FUNCTIONEREN EN PERSOONLIJK ONTWIKKELINGSPLAN (POP)

Met oa. model beoordelingsformlier, procedures en functionerings-, beoordelings- en slechtnieuwsgesprek

Met dit rapport hebt u het complete pakket over het beoordelen, functioneren en POP traject. Daarnaast gaan we in op slecht nieuwsgesprekken en competentiemanagement. Direct aan de slag met meerdere modellen!

HRPRAKTIJK.NL – BEOORDELEN, FUNCTIONEREN EN PERSOONLIJK ONTWIKKELINGSPLAN (POP) 2

Inhoudsopgave

1. Beoordelen en taakinhoud werk 5 1.1 Nut van beoordelen 5 1.2 Werknemers hechten waarde aan beoordelingsgesprek 5 1.3 Beoordelings- en functioneringsgesprek 6 1.4 Vier formele personeelsgesprekken 6 1.5 Belang goede personeelsontwikkeling door beoordelingen 8 1.6 Beoordelen taakinhoud werknemer 8 1.7 Verbeteren taakinhoud 9

2. Beoordelen: koppeling missie, visie, strategie en doelen 10 2.1 Strategisch personeelsbeleid 10 2.2 Horizontale inbedding personeelsbeoordeling 11 2.3 Hulpmiddelen optimaliseren toekomstige arbeidsprestaties 12 2.4 Hulpmiddelen vaststellen nieuwe arbeidsvoorwaarden 12 2.5 Verticale inbedding personeelsbeoordeling 12 2.6 Doelstellingen bij personeelsbeoordelingen 13 2.7 Twee aspecten bij personeelsbeoordelingen 13

3. Beoordelen: koppelingen belonen, opleiden en dossiervorming 15 3.1 Relatie beloning en aard functie 15 3.2 Relatie beoordeling met (aanpassing) beloning 15 3.3 Beloning volgens functie 16 3.4 Beloning naar prestatie 16 3.5 Beoordelen en belonen 17 3.6 Link tussen beoordelen en opleiden 17 3.7 Beoordelen en opleiden 17 3.8 Beoordelen en dossiervorming 18 3.9 Model Beoordelingsformulier 19

4. Beoordelingscriteria 20 4.1 Drie categorieën beoordelingscriteria 20 4.2 Checklist outputcriteria 22 4.3 Werknemer informeren 23

5. Beoordelingsgesprek: voorbereiding 24 5.1 Voorbereiding beoordelingsgesprek 24 5.2 Beoordelingsreglement 24 5.3 Voorwaarden en aanpak beoordelingsgesprek 25 5.4 Model Beoordelingsreglement 27

6. Beoordelingsgesprek: wie en hoe 29 6.1 Vaststellen beoordelaar 29 6.2 Gesprekstechnieken 29

7. Functioneringsgesprek 31 7.1 Doel en kenmerken functioneringsgesprek 31 7.2 Voordelen werkgever en werknemer 31 7.3 Vijf fasen functioneringsgesprek 31 7.4 Checklist evaluatie en nazorg functioneringsgesprek 33 7.5 Inleiden functioneringsgesprek 33 7.6 Koppeling onderwerpen medewerker en werkgever 33 7.7 Mogelijke oorzaken disfunctioneren 34 7.8 Belangrijke do's en dont's 35 7.9 Model formulier agendapunten functioneringsgesprek 35 7.10 Model vragenformulier functioneringsgesprek 36

HRPRAKTIJK.NL – BEOORDELEN, FUNCTIONEREN EN PERSOONLIJK ONTWIKKELINGSPLAN (POP) 3

8. Verschil functionerings- en beoordelingsgesprek 37 8.1 Schematisch overzicht gespreksverschillen 37

9. Opleidingen: beleid 39 9.1 Woud aan opleidingsmogelijkheden 39 9.2 Opleidingsbehoefte vaststellen 39 9.3 Selectie scholingspakket 41 9.4 Inkoop opleidingen 41 9.5 Missers opleidingsbeleid 42 9.6 Opleidingsmarkt 42 9.7 Zoektocht naar opleidingsinstituut 42 9.8 Medezeggenschap 43 9.9 Vraag en antwoord Opleidingen: beleid 44

10. Persoonlijk ontwikkelingsplan (POP) 45 10.1 Belang persoonlijke ontwikkeling medewerkers 45 10.2 Ontwikkeling op korte en lange termijn 46 10.3 Boeien en binden 46 10.4 POP-gesprek 46 10.5 360° feedback 47 10.6 Noodzaak POP 47 10.7 Belangrijke aandachtspunten 47 10.8 Vraag en antwoord 48

11. Persoonlijk ontwikkelingsplan: procedure 49 11.1 Werkwijze POP-gesprek 49 11.2 Gespreksmodel 50 11.3 Model Schema POP 52 11.4 Model Plan van aanpak POP 53 11.5 Model Voorbereidingsformulier POP-gesprek voor leidinggevende 55 11.6 Model Voorbereidingsformulier POP-gesprek voor medewerker 56 11.7 Model Gespreksformulier persoonlijk ontwikkelingsplan 56

12. Slechtnieuwsgesprek 59 12.1 Geen uitstel voor slechtnieuwsgesprek 59 12.2 Gespreksmethode slechtnieuwsgesprek 59 12.3 Fasen slechtnieuwsgesprek 60 12.4 Opbouw slechtnieuwsgesprek 61 12.5 Belangrijke aandachtspunten voorbereiding slechtnieuwsgesprek 62 12.6 Aandachtspunten slechtnieuwsgesprek 63 13. Competentiemanagement: succesvol invoeren 64 13.1 Belang CM voor werkgever 64 13.2 Vaststellen ontwikkelingsbehoefte 65 13.3 Competenties naast vakkennis 65 13.4 Persoonlijke competenties ontwikkelen 65 13.5 Collectieve competentieontwikkeling 66 13.6 Implementatie competentiemanagement 66 13.7 Tips succesvolle invoering 68 13.8 Belangrijke aandachtspunten bij invoering competentiemanagement 68

HRPRAKTIJK.NL – BEOORDELEN, FUNCTIONEREN EN PERSOONLIJK ONTWIKKELINGSPLAN (POP) 4

Inleiding

De beoordeling van medewerkers door de leidinggevende is een belangrijk instrument zicht te krijgen op wat de medewerker doet of meent te moeten doen in de werksituatie. Een dergelijk gesprek stelt de leidinggevende in staat duidelijk te maken wat door de organisatie en ook door de leidinggevende zelf van de medewerker wordt verwacht.

Tijdens een beoordelingsgesprek kunnen het gedrag en de uitvoering van de werkzaamheden worden geëvalueerd of beoordeeld op basis van de eerder vastgestelde verwachtingen. Daarnaast is een beoordelingsgesprek een uitstekend instrument om de medewerker te motiveren. Hij komt immers te weten hoe de eigen leidinggevende over hem en zijn prestaties denkt en oordeelt, met inbegrip van mogelijke perspectieven.

Het functioneringsgesprek is niet alleen een belangrijk element van loopbaanbeleid, het is ook het middel bij uitstek om in contact te blijven met uw werknemers. In het functioneringsgesprek komt vooral de medewerker aan het woord. Hij kan zijn visie op het werk geven en eventuele problemen (met oplossingen) aankaarten. U blijft zo op de hoogte van wat er leeft op de werkvloer, van de wijze waarop uw medewerkers zich ontwikkelen en waar hun belangstelling naar uitgaat.

Een functioneringsgesprek gaat over de toekomst. Een beoordelingsgesprek gaat over de achterliggende periode. Een functioneringsgesprek heeft een informele basis. U geeft dus een informeel oordeel over kwaliteit, kwantiteit en inhoud van het functioneren van de werknemer. Het uitgangspunt bij een POP-gesprek is dat de leidinggevende vanuit zijn visie en ook de medewerker het gesprek voorbereidt. Het werken met POP's moet leiden tot een systeem waarin opleidingsfaciliteiten planmatiger worden toegewezen, dus gekoppeld aan de doelstellingen en ontwikkelingen van de organisatie (het strategisch opleidingsplan). Om dit te kunnen bereiken is het verstandig de procedure die dit rapport behandelt te volgen. Direct aan de slag met beoordelen, functioneren en POP, verschillende checklists, schema’s en kant en klare modellen als Beoordelingsformulier, formulier agendapunten functioneringsgesprek, voorbereidingsformulier POP etc.