Beknopte handleiding beperkte procedures, versie 2
20
Beperkte procedures Gebruik van e-notification en e-tendering
Transcript of Beknopte handleiding beperkte procedures, versie 2
Beperkte procedures
Gebruik van e-notification en e-tendering
De elektronische werkwijze bij beperkte procedures 2
Inleiding
Deze beknopte handleiding helpt u doorheen e-notification en e-tendering wanneer u een
overheidsopdracht met een beperkte procedure afhandelt. We veronderstellen dat de gebruiker het
gebruik van e-notification en e-tendering kent. Eveneens gaan we er van uit dat u weet wanneer u
de beperkte procedures kunt gebruiken en dat u vertrouwd bent met de juridische context.
In deze handleiding is zowel de zijde van de inschrijver als de aankoper belicht, maar steeds vanuit
het oogpunt van de aanbestedende overheid. De aankoper moet immers een minimale kennis
hebben over de elektronische procedure die de kandidaat of inschrijver doorloopt.
Het is de tweede versie. Uw opmerkingen en suggesties voor verbeteringen wachten we in op :
3 oktober 2012.
De elektronische werkwijze bij beperkte procedures 3
1. HET BEKENDMAKEN VAN EEN OPROEP TOT KANDIDAATSTELLING
IN E-NOTIFICATION
stap 1- aankoperszijde
Meldt u aan in e-notification en maakt een nieuwe bekendmaking aan.
Kies voor het formulier F2.
Bij beheersgegevens:
Kies ‘beperkt’ of ‘onderhandelingsprocedure met bekendmaking’, u spreekt u immers uit over het
geheel van de procedure.
Bepaal de juiste indieningstermijnen bij kandidaatstellingen.
Zie initiatietekst overheidsopdrachten (5.6.3) en gunningsdraaiboek (B.7.3),
http://www.bestuurszaken.be/instrumenten-overheidsopdrachten
Voegbegeleidend document toe:
De elektronische werkwijze bij beperkte procedures 4
U voegt in deze fase nog geen bestekdocument toe.
Werk de bekendmaking verder af, valideer, keur goed en maak nu bekend.
(Volg de stappen zoals bij de aankondiging van een gewone procedure.)
Ga vervolgens naar e-tendering.
- Zet de parameters juist,
- zorg eventueel voor het toevoegen van de juiste aankopers en
- activeer het dossier.
Status
U hebt uw eerste stap - oproep voor kandidaten - bekendgemaakt met e-notification.
U hebt uw dossier geactiveerd in e-tendering.
Er is een elektronische kluis geopend waar de kandidaten hun kandidatuur kunnen indienen in e-
tendering.
De elektronische werkwijze bij beperkte procedures 5
2. HET INDIENEN VAN EEN KANDIDAATSTELLING IN E-TENDERING
stap 1- zijde onderneming
Vooronderstelling
- De onderneming is geregistreerd in e-tendering.
- De inschrijver/kandidaatsteller heeft een zoekprofiel aangemaakt in e-notification en krijgt
overheidsopdrachten die aan zijn profiel beantwoorden in zijn mailbox.
- Eventueel wordt de onderneming op een andere wijze geïnformeerd over
overheidsopdrachten.
Werkwijze
De kandidaatsteller ontvangt een link in zijn mailbox (op basis van zijn zoekprofiel of door externe
private dienstverlener... )
De kandidaatsteller klikt op de link en komt in de e-notificationomgeving waar hij het dossier vindt
met bijhorend begeleidend document én de knop naar e-tendering.
Klik in het betreffende dossier in e-notification op de knop naar e-tendering.
Meldt u aan als inschrijver.
U komt in het betreffende dossier in e-tendering.
U kunt hier uw kandidaatstelling indienen.
- Klik op ‘mijn deelname bevestigen’
- Klik op tabblad ‘offerte’
- Document toevoegen
- Indieningsrapport tekenen
- Vraag ontvangstbewijs op.
Bijzonder aandachtspunt voor de aankoper: de digitale handtekening.
De huidige regelgeving overheidsopdrachten vereist geen handtekening voor het indienen van een
kandidaatstelling.
Wanneer u dit toch verkiest moet u er over waken dat u geen onderscheid maakt tussen de
De elektronische werkwijze bij beperkte procedures 6
voorwaarden naar ondertekening naargelang de papieren of elektronische procedure. U laat in dit
geval de kandidaatstelling in de papieren procedure ondertekenen.
U kunt er ook voor opteren de ‘foutmelding’ in e-tendering bij niet-ondertekening te negeren en de
kandidaatstelling te aanvaarden.
Status:
De kandidaatstelling is ingediend in e-tendering.
De elektronische werkwijze bij beperkte procedures 7
3. HET OPENEN VAN DE KANDIDAATSTELLING IN E-TENDERING
stap 1 –aankoperszijde
Aandachtspunt !
Er is geen publieke openingszitting. Wel gaat e-tendering vereisen dat u de kandidaatstellingen op
een welbepaald moment opent met minimum twee medewerkers van de aanbestedende entiteit.
Vooronderstelling.
U bent als aankoper toegevoegd in het betreffende dossier door de persoon die de oproep in e-
notification bekendmaakte.
(U hoeft geen dossierbeheerder te zijn.)
U logt met twee personen in als aankoper.
U gaat naar het betreffende dossier. U opent op het bekendgemaakte tijdstip.
U maakt het PV van de openingszitting aan. Kies hiervoor de optie ‘niet zichtbaar’. U noteert de
kandidaten op het PV van de openingszitting (tenzij automatisch ingelezen).
Vervolgens gaat u over tot de selectie van uw kandidaten.
Zie initiatietekst overheidsopdrachten regelgeving 5.7.4 en 5.7.5 op
http://www.bestuurszaken.be/instrumenten-overheidsopdrachten
Status:
De kandidaten zijn geselecteerd.
4. UITNODIGEN VAN DE GESELECTEERDE KANDIDATEN OM EEN
OFFERTE IN TE DIENEN IN E-NOTIFICATION
Stap 2 – zijde aankoper
De elektronische werkwijze bij beperkte procedures 8
Aanmaak en configuratie beperkt dossier
Meldt u aan het e-notification.
Ga naar het betreffende dossier.
Kies het tabblad “beperkte dossiers” en kies voor “beperkt dossier aanmaken”.
U moet vervolgens het beperkt dossier configureren. Dit betekent dat er drie data gevraagd worden.
De datum waarop u uitnodigt, de uiterste indieningsdatum tot wanneer de inschrijver de offerte kan
indienen en de datum van de openingszitting.
De elektronische werkwijze bij beperkte procedures 9
Uiterste indieningsdatum en datum van de openingszitting zijn gelijk. Wanneer u deze gegevens
opslaat krijgt u de bevestiging dat dit gebeurd is en ziet u door middel van de tabbladen het door te
lopen traject.
De shortlist
U stelt vervolgens de shortlist op in e-notification
U kunt ondernemers activeren uit de lijst met geassocieerde ondernemers.
De elektronische werkwijze bij beperkte procedures 10
Doe dit door op het vergrootglas te klikken en uw selectie te maken. Activeer vervolgens die
ondernemer.
Wees voorzichtig. Het is niet omdat een ondernemer geregistreerd is in e-notification met een
welbepaalde account dat het ook die account is die u wenst te contacteren !
U kunt profielen aanmaken.
Klik op “profiel aanmaken”
En vul de verplichte (rode sterretjes) velden in.
U beschikt over deze gegevens omdat u deze opgevraagd hebt bij de indiening van de
kandidaatstellingen!
Sla dit profiel op.
De elektronische werkwijze bij beperkte procedures 11
U kunt eventueel beide invoermogelijkheden van ondernemers combineren.
Op deze wijze brengt u de opgestelde shortlist over in uw beperkt dossier in e-notification.
Opstellen uitnodigingsbrief
Vervolgens kiest u voor de uitnodigingsbrief.
U merkt het paswoord op. Laat dit ongewijzigd. Het is dit paswoord dat de inschrijver zal toegang
geven tot het bestek.
U hebt een vrij veld waarin u de inschrijver kunt uitnodigen zijn offerte in te dienen op het
toegezonden bestek.
De elektronische werkwijze bij beperkte procedures 12
Bewaar dit en bekijk eventueel het voorbeeld.
Toevoegen documenten
Voeg vervolgens documenten waarvan u wilt dat de inschrijver ze ontvangt.
De elektronische werkwijze bij beperkte procedures 13
Wenst u gebruik te maken van de mogelijkheid om te ondertekenen? Realiseer u dat u hier geen
documenten ondertekent maar met uw handtekening enkel informatie geeft over wie de
documenten heeft opgeladen.
Indien u toch een digitaal ondertekend document wenst op te laden moet u dit doen door middel
van andere instrumenten. (B.v. het digitaal tekenplatform.)
Het verzenden van de uitnodiging
Vervolgens verzendt u de uitnodiging.
De elektronische werkwijze bij beperkte procedures 14
U krijgt het scherm waarin u gevraagd wordt te ondertekenen. Wenst u de uitnodiging te verzenden
zonder digitale handtekening dan kiest u voor “annuleren”.
De geselecteerde kandidaten ontvangen op het zelfde moment een email . De aankoper ontvangt
een mail met melding van de verzonden mail en de bestemmelingen.
Status:
De elektronische werkwijze bij beperkte procedures 15
De geselecteerde kandidaten zijn uitgenodigd een offerte in te dienen op het bestek waar ze toegang
naar gekregen hebben.
5. INDIENEN VAN EEN OFFERTE
Stap 2 – inschrijver
U bent uitgenodigd om een offerte in te dienen.
U ontvangt in uw mailbox – dat u kenbaar hebt gemaakt in uw kandidatuurstelling – volgend bericht.
Beste johan van steelandt,
Je ontvangt deze e-mail omdat je door een aanbestedende overheid voor het beperkt dossier 52454_nr1
geselecteerd werd.
Als bijlage vind je een PDF document met verdere instructies. Volg deze om het dossier te kunnen raadplegen.
Met vriendelijke groeten,
Helpdesk e-Procurement
[email protected] - +32 2 790 52 00
Het PDF-document dat u ontvangt bevat drie rubrieken:
1. De inhoud van de uitnodigingsbrief die de aanbestedende entiteit opstelde.
2. Omdat de kans bestaat dat de uitgenodigde ondernemer nog niet geregistreerd is in e-
tendering, wordt in een tweede rubriek informatie gegeven hoe een ondernemer zich kan
registreren in e-notification en e-tendering.
Indien de inschrijver wel al geregistreerd is mag deze rubriek genegeerd worden.
3. De derde rubriek geeft informatie over het dossier.
De elektronische werkwijze bij beperkte procedures 16
In de dossierparameters verneemt de inschrijver de uiterste datum voor indiening van de
offerte (idem als datum van de openingszitting.)
Vervolgens ontvangt u twee linken en een paswoord.
De eerste link is de link naar e-notification. Deze is belangrijk omdat de inschrijver daar het
bestekdocument ophaalt.
Link naar e-Notification
https://enotdemo.publicprocurement.be/enotwar/
preViewRestrictedDossier.do?restrictedDossierId
=568
Met deze link komt de inschrijver op het aanmeldscherm van e-notification terecht.
Hij registreert zich met gebruikersnaam en paswoord (of ander authenticatiemiddel).
Vervolgens wordt gevraagd een paswoord in te geven.
Dit paswoord heeft de inschrijver in de pdf ontvangen naast de twee linken.
In dit geval:
Paswoord: vvpWmZbh
Dit paswoord schermt de toegang naar het bestek af. Enkel de genodigden die dit paswoord
ontvangen hebben krijgen op deze wijze toegang.
Vul het paswoord in en vervolgens komt u op onderstaand scherm.
U hebt toegang tot het bestekdocument.
U hebt ook hier toegang naar het e-tenderingplatform.
De elektronische werkwijze bij beperkte procedures 17
Omdat er natuurlijk enige tijd is tussen het downloaden van het bestek en het indienen van de
offerte is het waarschijnlijk dat u niet vanuit dit scherm naar e-tendering gaat.
Stel dat u dit toch doet.
Er wordt u gevraagd om aan te melden in e-tendering.
Vervolgens wordt u het paswoord naar het dossier gevraagd. U hebt dit gekregen bij de uitnodiging
in de pdf-bijlage.
Vervolgens komt u in het betreffende dossier en kunt u uw offerte indienen.
Vraag als inschrijver steeds het ontvangstbewijs op!
De elektronische werkwijze bij beperkte procedures 18
Het is waarschijnlijk dat u enige tijd later vanuit de link naar e-tendering, die u in pdf-bijlage aantrof,
uw offerte zult willen indienen.
Klik op deze link.
https://etendemo.publicprocurement.be/etendering/pr epare.do?tile=selectAuthentication&extWS=Vlaamse Overheid-52454-F02_nr1&language=nl&userType=SUPPLIER U komt in e-tendering.
U registreert zich.
Er wordt u gevraagd een paswoord te geven. Dit is het paswoord dat u in de ontvangen pdf-bijlage
vindt.
In dit geval:
vvpWmZbh
U komt in het betreffende dossier. U dient uw offerte in en vraagt een ontvangstbewijs.
Status:
De inschrijver heeft een offerte ingediend.
6.HOUDEN VAN DE OPENINGSZITTING, ONTVANGEN VAN DE
OFFERTES.
Stap 2 – aanbestedende entiteit
U meldt zich als aanbestedende overheid aan op het e-tenderingplatform. Klik het betreffende
dossier open. Dit is het dossier met de vermelding “nr1” (notificationrestricted 1).
U krijgt vervolgens onderstaand scherm met de volgende tabbladen.
De elektronische werkwijze bij beperkte procedures 19
De tabbladen “parameters” en “aankopers” zijn analoog aan de e-tendering voor de gewone
procedures.
U merkt ook de tabbladen “shortlist en uitnodigingen”.
Wanneer u dit openklikt kunt u volgende situaties aantreffen.
Een scherm waarin geen ondernemingen in vermeld staan. Nochtans hebt u deze bedrijven
uitgenodigd vanuit e-notification.
Dit betekent dat de uitgenodigde bedrijven zich nog niet aangemeld hebben in het dossier in e-
tendering!
De elektronische werkwijze bij beperkte procedures 20
Van zodra een uitgenodigd bedrijf zich aangemeld heeft met het ontvangen paswoord verschijnt bij
de aanbestedende entiteit de naam van dit bedrijf. Dit betekent evenwel nog niet dat dit bedrijf
reeds haar offerte ingediend heeft !
De tabbladen “inhoud uitnodiging” en “uitnodiging” gebruikt u niet.
Als het tijdstip van opening is aangebroken verschijnt het tabblad “openen”.
Het verloop van de procedure is vanaf hier gelijklopend aan e-tendering in de gewone procedures.
U ontvangt de offertes. U maakt het proces-verbaal van de openingszitting aan. U downloadt de
ontvangen documenten en het PV.
Status:
De aankoper heeft de offertes ontvangen, een PV van de openingszitting opgemaakt en de
documenten gedownload.
