VERSIE V1.7 - © 2016 – AVENTEL B.V.

BEKNOPTE BROADSOFT HANDLEIDING

VERSIE V1.7 - © 2016 – AVENTEL B.V.

Inhoud Inleiding ................................................................................................................................................... 3

Telefoonnummers – waar vind ik mijn telefoonnummers? ................................................................... 4

Users ....................................................................................................................................................... 5

Doorschakelen – permanent doorschakelen ...................................................................................... 5

Permanente doorschakeling opheffen ............................................................................................... 6

Selectief doorschakelen ...................................................................................................................... 7

Call Forwarding Busy ....................................................................................................................... 7

Call Forwarding No Answer ............................................................................................................. 7

Call Forwarding Not Reachable ....................................................................................................... 7

Huntgroup – een verzameling van users ................................................................................................ 8

Huntgroup doorschakelen .................................................................................................................. 8

Doorschakeling opheffen .................................................................................................................... 9

Users toevoegen of verwijderen ......................................................................................................... 9

Call center – een wachtrij ..................................................................................................................... 11

Agents ............................................................................................................................................... 11

Auto attendant – een keuze menu ....................................................................................................... 13

Instellingen voor dag- en nachtstand ............................................................................................... 13

Feature Access Codes – toets combinaties ........................................................................................... 15

Niet storen ........................................................................................................................................ 15

Permanent doorschakelen ................................................................................................................ 15

Doorschakelen bij in gesprek ............................................................................................................ 15

Gesprek van een ander toestel opnemen......................................................................................... 15

Een telefoonnummer koppelen of wisselen ......................................................................................... 16

Namen aanpassen ................................................................................................................................. 17

Verschillende groep belpatronen (Group Policy) ................................................................................. 18

Wisselgesprekken ................................................................................................................................. 19

Tijdschema’s – een automatische schakeling ....................................................................................... 20

Een tijdschema koppelen .................................................................................................................. 22

Een schakeling maken naar een alternatief nummer ....................................................................... 24

3

Inleiding Broadsoft is de naam van software die het mogelijk maakt om een virtuele, hosted telefooncentrale

te bouwen. Deze centrale bestaat uit een verzameling van licenties die feitelijk bepalen welke

mogelijkheden er zijn binnen de centrale.

Licenties zijn eenvoudig toe te voegen of te verwijderen waardoor de telefooncentrale snel kan

worden aangepast aan de wensen van de eindgebruiker. Licenties zijn echter niet gratis en kunnen

niet altijd direct worden opgeleverd. Mocht u veranderingen willen in de licentiestructuur van uw

telefooncentrale, neem dan contact op met een van de accountmanagers van Aventel om de

mogelijkheden te bespreken.

Deze handleiding is bedoeld om u als gebruiker, basisvaardigheden te geven met betrekking tot het

beheren van de telefooncentrale. Omdat de hoeveelheid licenties en de bijbehorende opties groot

is, is het onmogelijk om alles in dit document te beschrijven. De telecom engineers van Aventel

hebben allen specifieke, meerdaagse opleidingen gevolgd en zijn bekend met alle mogelijkheden van

Broadsoft.

Helaas is een minder sterk punt van Broadsoft het ontbreken van zogenaamde audittrail (historie).

Als u een instelling wijzigt, is het niet mogelijk om achteraf te kunnen zien wat er voor uw wijziging

heeft gestaan of was gekozen. Het is dan ook raadzaam om de bestaande situatie op papier vast te

leggen voordat u een wijziging doorvoert. Mocht u twijfelen over een wijziging neem dan eerst

contact op met een telecom engineer van Aventel.

Aventel levert de telefooncentrales op in overleg met u. Wij kunnen dan ook geen

verantwoordelijkheid nemen voor problemen die ontstaan als u zelfstandig wijzigingen doorvoert op

uw telefooncentrale.

4

Telefoonnummers – waar vind ik mijn telefoonnummers? In Broadsoft kunnen telefoonnummers op verschillende plekken worden vastgelegd. In meer

uitgebreide centrales is het soms niet eenvoudig om te bepalen naar welke plek u moet gaan om

bijvoorbeeld doorschakeling van een telefoonnummer te realiseren.

In de centrale kan een overzicht worden gemaakt van alle telefoonnummers door links bovenaan te

klikken op ‘Utilities’ gevolgd door ‘Group Directory’ (zie rode pijl in de volgende afbeelding).

Klik vervolgens op de link ‘Group Directory Summary’ en bevestig de daarop volgende vraag door te

klikken op de knop ‘OK’. Er zal nu een uitgebreid overzicht worden gemaakt van alle interne en

externe nummers die in uw telefooncentrale in gebruik zijn.

In het overzicht kan achter sommige namen in de kolom ‘Name’ een toevoeging verschijnen zoals:

(Auto attendant)

(Call center)

(Hunt group)

Voor de betekenis daarvan verwijzen wij u naar de verschillende hoofdstukken van deze handleiding.

De kolom ‘Number’ toont het telefoonnummer dat aan de betreffende regel is gekoppeld terwijl de

kolom ‘Extension’ overeenkomt met het interne toestelnummer van de betreffende regel. Zo kunt u

dus eenvoudig achterhalen waar een bepaald telefoonnummer aan is gekoppeld.

5

Users Een user is het beste te vergelijken met een virtuele telefoon. Elke user heeft altijd een eigen

extension (toestelnummer) en kan gekoppeld zijn aan een nummer. Het is ook mogelijk dat een user

onderdeel uitmaakt van een huntgroup of van een call center. Hierbij is het mogelijk dat een

telefoonnummer is gekoppeld aan de huntgroup of aan een call center en dat er meerdere users

onderdeel uitmaken van deze huntgroup of call center.

Met betrekking tot doorschakelen dient u er zich van bewust te zijn dat wanneer een

telefoonnummer is gekoppeld aan een huntgroup, call center of auto attendant, het niet zinvol is om

een user die deel uitmaakt van een van deze opties door te schakelen.

Als een telefoonnummer daadwerkelijk aan een user is gekoppeld dan kan het handig zijn om voor

bepaalde omstandigheden een doorschakeling te kunnen maken op deze user. In Broadsoft kunt u

users vinden onder ‘Profile’ door te klikken op ‘Users’ (zie rode pijl in de volgende afbeelding).

Als er op ‘Users’ is geklikt dan wordt een venster getoond waarmee de beschikbare users kunnen

worden opgezocht (zie voorbeeld in volgende afbeelding).

Door direct op de knop ‘Search’ te klikken (rechts in dit venster) wordt een lijst getoond van de users

in de telefooncentrale. Deze lijst kan eventueel bestaan uit meerdere pagina’s als u beschikt over

een grotere telefooncentrale. In een lijst kan steeds op een bepaalde regel worden geklikt om de

betreffende user te openen en verschillende opties van deze user te bekijken en/of te wijzigen.

Doorschakelen – permanent doorschakelen Het kan handig zijn om een user door te schakelen. Dit kan bijvoorbeeld in geval van tijdelijke

afwezigheid. Een user kan worden doorgeschakeld naar een intern of extern telefoonnummer. Als

een bepaald telefoonnummer is gekoppeld aan de user kan met onderstaande het telefoonnummer

worden doorgeschakeld.

6

Als eenmaal de juiste user is geopend klik dan op ‘Incoming Calls’ gevolgd door ‘Call Forwarding

Always’ (zie rode pijl in de volgende afbeelding).

In het venster dat hierop verschijnt kan onder ‘Call Forwarding Always:’ worden aangevinkt of de

user moet worden doorgeschakeld (on) of niet (off). In het vak ‘* Call Forward to phone number /

SIP-URL:’ moet een intern of extern telefoonnummer worden opgegeven als de user permanent daar

naar toe moet worden doorgeschakeld. Klik tot slot op de knop ‘Apply’ (onder of boven in het

venster) om de doorschakeling te activeren (zie voorbeeld in de volgende afbeelding).

In dit voorbeeld zou de betreffende user bij klikken op de knop ‘Apply’ worden doorgeschakeld naar

het telefoonnummer 088 881 2345.

Permanente doorschakeling opheffen Om de doorschakeling op een user op te heffen moet de betreffende user worden geopend. Klik dan

op ‘Incoming Calls’ en vervolgens op ‘Call Forwarding Always’. Zet de doorschakeling uit door te

klikken op ‘Off’ gevolgd door klikken op de knop ‘Apply’ (boven of onder in het venster – zie

voorbeeld in de volgende afbeelding).

7

Selectief doorschakelen Naast de permanente doorschakeling is het ook mogelijk om slechts onder bepaalde

omstandigheden door te schakelen. Zo ondersteund Broadsoft nog de volgende opties voor een

user:

Call Forwarding Busy Door deze optie aan te zetten zal een gesprek dat wordt aangeboden bij de geselecteerde user

worden doorgeschakeld indien de betreffende user in gesprek is.

Call Forwarding No Answer Door deze optie aan te zetten zal een gesprek dat wordt aangeboden bij de geselecteerde user

worden doorgeschakeld indien de betreffende user niet opneemt. Naast een telefoonnummer kan

nog worden opgegeven hoe vaak er geprobeerd moet worden alvorens er wordt doorgeschakeld.

Hierbij kan in een lijst worden gekozen voor ‘None’ (direct) of een waarde van 2 tot 20 (een keer

overgaan -ook wel: ring- duurt 5 seconden).

Call Forwarding Not Reachable Door deze optie aan te zetten zal een gesprek dat wordt aangeboden bij de geselecteerde user

worden doorgeschakeld indien het betreffende toestel niet kan worden bereikt of er sprake is van

een storing.

8

Huntgroup – een verzameling van users Een Huntgroup is een verzameling van één of meerdere users. Het is echter geen wachtrij. Voordeel

van het plaatsen van meerdere users in een huntgroup (waar een telefoonnummer aan is

gekoppeld) is dat meerdere toestellen overgaan op het moment dat naar de huntgroup wordt

gebeld. De wijze waarop de toestellen overgaan kan worden geregeld op de huntgroup zelf.

Een Huntgroup kan worden geopend in Broadsoft door te klikken op ‘Services’ gevolgd door ‘Hunt

Group’ (zie rode pijl in de volgende afbeelding).

In het venster dat hierop verschijnt wordt een lijst getoond van beschikbare huntgroups. Klik op de

gewenste regel om de huntgroup te openen en verschillende opties van deze huntgroup te kunnen

instellen.

Huntgroup doorschakelen Als een huntgroup eenmaal is geopend kan er op ‘Profile’ worden geklikt om instellingen van de

betreffende huntgroup te wijzigen en kan desgewenst een doorschakeling worden gemaakt (zie rode

pijl in de volgende afbeelding).

Door een vinkje te plaatsen voor het vak ‘Forward call after waiting’ en in ‘Calls Forward to:’ een

intern of extern telefoonnummer in te voeren gevolgd door klikken op de knop ‘Apply’, zal de

huntgroup worden doorgeschakeld naar het opgegeven nummer (zie voorbeeld in de volgende

afbeelding).

9

Doorschakeling opheffen Door de huntgroup weer te openen zoals hierboven beschreven en het vinkje weg te halen voor

‘Forward call after waiting’ gevolgd door klikken op de knop ‘Apply’, zal de doorschakeling weer

worden opgeheven.

Users toevoegen of verwijderen Als een huntgroup is geopend en er wordt op de link ‘Profile’ geklikt dan kan onderin het venster dat

verschijnt, worden bepaald welke users er onderdeel uitmaken van de huntgroup (zie voorbeeld in

de volgende afbeelding).

10

In het vak ‘Assigned Users’ (4) worden de users getoond die onderdeel uitmaken van de

geselecteerde huntgroup. Door op een user te klikken in dit vak en vervolgens te klikken op de knop

‘Remove’ (3) zal de betreffende user uit de huntgroup worden verwijderd.

Door te klikken op de knop ‘Search’ (1) zal het vak ‘Available Users’ (5) worden gevuld met users die

nog beschikbaar zijn (dus users die nog aan de huntgroup kunnen worden toegevoegd). Als in deze

lijst op een user wordt geklikt en er wordt vervolgens geklikt op de knop ‘Add’ (2) zal de user worden

toegevoegd en verschijnen in het vak ‘Assigned Users’ (4).

Klik steeds op de knop ‘Apply’ (6) om een verandering van kracht te laten worden.

11

Call center – een wachtrij Een call center is een verzameling van één of meerdere users. Bellers komen bij het bellen naar een

nummer dat hangt aan een call center in een wachtrij. De wijze waarop de gesprekken worden

verdeeld is flexibel en kan per call center worden ingeregeld.

Een Call center kan worden geopend in Broadsoft door te klikken op ‘Call Center’ gevolgd door ‘Call

Centers’ (zie rode pijl in de volgende afbeelding).

Als onder Basic wordt geklikt op ‘Call Centers’ wordt een lijst getoond met één of meerdere call

centers. Door op de regel van zo een call center te klikken wordt het betreffende call center

geopend en kunnen verschillende opties worden bekeken en/of veranderd.

Agents Een user kan pas in een call center als agent worden opgenomen als deze over de juiste licentie

beschikt. Wel is het mogelijk om agents uit een call center te verwijderen zodat de betreffende user

geen onderdeel meer uitmaakt van het call center.

Door een callcenter te openen kunnen agents worden toegevoegd of worden verwijderd. Dat kan als

het call center is geopend door te klikken op de optie ‘Agents’ (zie rode pijl in de volgende

afbeelding).

12

In het venster dat hierop verschijnt zijn twee kolommen te zien genaamd ‘Available agents’ en

‘Assigned Agents’. Bij het openen van dit venster wordt in de kolom ‘Assigned Agents’ getoond

welke agents er al onderdeel uitmaken van het betreffende call center. Door rechts bovenin te

klikken op de knop ‘Search’ wordt de lijst ‘Available Agents’ gevuld.

Door links in de lijst van ‘Available Agents’ een user aan te klikken en vervolgens te klikken op de

knop ‘Add >’ zal deze user worden toegevoegd aan het call center.

13

Auto attendant – een keuze menu Sommige telefooncentrales zijn uitgerust met een keuze menu. Dit keuze menu kan worden

gevonden door te klikken op ‘Services’ gevolgd door ‘Auto attendant’ (zie rode pijl in de volgende

afbeelding).

Als op de optie ‘Auto attendant’ is geklikt dan wordt een overzicht getoond van de beschikbare

keuzemenu’s. Door op een regel te klikken wordt het betreffende keuzemenu geopend (zie rode pijl

in de volgende afbeelding).

Instellingen voor dag- en nachtstand Een keuzemenu kan een verschillende instelling hebben voor een dag- en een nachtstand. Deze

kunnen worden gevonden door te klikken op ‘Menu’. Vervolgens worden de opties ‘Business Hours

Menu’ en ‘After Hours Menu’ getoond (zie rode pijlen in de volgende afbeelding).

Door op een van deze opties te klikken wordt getoond welke keuzes er in het menu zitten en waar

naartoe wordt doorverbonden als een beller een bepaalde keuze maakt. Dit doorverbinden kan naar

een intern nummer of een extern telefoonnummer. In dat laatste geval moet een nummer worden

opgegeven dat uit tien cijfers bestaat. Een voorbeeld van een keuzemenu wordt in de volgende

afbeelding getoond.

14

Als er een wijziging wordt doorgevoerd moet deze altijd worden bevestigd door te klikken op de

knop ‘Apply’ (zie 1). Deze knop bevindt zich steeds boven en onder dergelijke vensters in Broadsoft.

Een keuze menu kan worden voorzien van een welkomstboodschap. Een beller kan bijvoorbeeld

welkom worden geheten en er kan worden verteld welke keuzes worden aangeboden. Deze

boodschap is een audiobestand met extensie .WAV (een WAVE bestand) dat aan bepaalde

specificaties moet voldoen. Neem contact op met Aventel om de juiste boodschap op uw centrale te

zetten. Onder de optie 2 kan een keuze worden gemaakt voor de welkomstboodschap (personal

greeting) die een beller te horen krijgt.

De ‘Description’ (zie 3) van de te maken keuze is een omschrijving voor intern gebruik. Deze moet

het beheer van het betreffende keuzemenu eenvoudiger maken.

Onder ‘Action’ (zie 4) wordt bepaald wat er moet gebeuren zodra een beller kiest voor die optie.

Onder ‘Action Data’ (zie 5) wordt aangegeven naar welk nummer moet worden doorverbonden voor

de betreffende keuze die wordt gemaakt door de beller.

15

Feature Access Codes – toets combinaties Binnen Broadsoft bestaat een lange lijst van toets combinaties waarmee verschillende zaken kunnen

worden geregeld op een telefoontoestel. Deze zogenaamde Feature Access Codes kunt u vinden

onder ‘Utilities’ door te klikken op ‘Feature Access Codes’ (zie rode pijl in de volgende afbeelding).

LET OP: Een toets combinatie is van toepassing op user waarop u deze invoert.

We bespreken hieronder de meest handige toets combinaties.

Niet storen Dit kan door de toets combinatie * 7 8 gevolgd bellen worden aangezet.

Dit kan door de toets combinatie * 7 9 gevolgd bellen worden aangezet.

Permanent doorschakelen Dit kan door de toets combinatie * 7 2 gevolgd door het nummer waar naar toe moet worden

doorgeschakeld en tot slot bellen worden aangezet.

De doorschakeling kan worden opgeheven met de toets combinatie * 7 3 gevolgd door bellen.

Doorschakelen bij in gesprek Dit kan door de toets combinatie * 9 0 gevolgd door het nummer waar naar toe moet worden

doorgeschakeld en tot slot bellen worden aangezet.

De doorschakeling kan worden opgeheven met de toets combinatie * 9 1 gevolgd door bellen.

Gesprek van een ander toestel opnemen Als er een zogenaamde call pickup group op uw centrale is gemaakt waar u en andere users in zijn

opgenomen, dan kunt u een gesprek dat bij een andere user wordt aangeboden, overnemen met de

toets combinatie * 9 8 gevolgd door bellen.

16

Een telefoonnummer koppelen of wisselen In de Broadsoft telefooncentrale kunnen telefoonnummers worden gekoppeld aan diversen opties,

zoals een user, een hunt group, een call center of een auto attendant. Telefoon- en

extensienummers bevinden zich altijd onder het submenu ‘Addresses’ van de betreffende optie.

Om bijvoorbeeld een telefoonnummer te koppelen aan user ‘Jan’ navigeert u naar ‘Users’ zoals

beschreven staat op pagina 5 en klikt u op de regel ‘Jan’. Vervolgens klikt u op ‘Addresses’. Hier kunt

u een beschikbaar telefoonnummer selecteren en een extensienummer toekennen of eventueel

wijzigen.

17

Namen aanpassen Aan iedere optie binnen Broadsoft (users, hunt groups, call centers en auto attendants) wordt een

naam gekoppeld. Deze namen bevinden zich altijd onder het submenu ‘Profile’ van de betreffende

optie. Er bestaan twee verschillende regels voor namen welke beide een ander doel hebben.

‘Name’ – De naam die op deze regel wordt ingevuld zal in de overzichten binnen de

Broadsoft telefooncentrale worden getoond.

‘Calling Line ID Name’ – De naam die op deze regel wordt ingevuld zal worden meegezonden

bij inkomende en/of uitgaande oproepen. De Calling Line ID Name van bijvoorbeeld een

hunt group zal in de displays van de toestellen van alle verzamelde users worden getoond.

Om bijvoorbeeld de naam van hunt group ‘Afdeling research’ te wijzigen naar ‘Research and

Solutions’ navigeert u naar ‘Hunt Groups’ zoals beschreven staat op pagina 8. Klik op de regel

‘Afdeling research’ en kies vervolgens de sub optie ‘Profile’. In het veld achter ‘Name’ vult u

‘Research and Solutions’ in zodat de hunt group de juiste naam heeft in het hunt group overzicht.

Vervolgens vult u in het tekstveld achter ‘Calling Line ID Last Name’ een deel van de naam in,

bijvoorbeeld ‘Solutions’. In het veld achter ‘Calling Line ID First Name’ vult u ‘Research and’ in.

Hiermee heeft u ervoor gezorgd dat de naam ‘Research and Solutions’ in de displays van de

toestellen wordt getoond bij inkomende oproepen.

18

Verschillende groep belpatronen (Group Policy) Er kunnen diversen instellingen worden gekozen m.b.t. het belpatroon van toestellen binnen een

groep (hunt group en call center). Er kan gekozen worden uit: Circular, Regular, Simultaneous,

Uniform en Weighted Call Distribution. Bij iedere keuze zal het belpatroon van de toegewezen

toestellen zich anders gedragen. De Group Policy kan worden ingesteld onder ‘Profile’ van een Hunt

Group of Call Center.

De meest gebruikte Group Policy is simultaneous. Bij deze instelling gaan alle toegewezen toestellen

tegelijk over. Wanneer u een andere group policy wilt hanteren raden wij u aan om eerst een

helpdeskmedewerker van Aventel te raadplegen alvorens u zelf met deze instellingen aan de slag

gaat.

19

Wisselgesprekken Er kan op groepsniveau en op user niveau ingesteld worden of er meerdere inkomende oproepen

ontvangen kunnen worden. Het kan bijvoorbeeld zijn dat u niet wenst dat een user twee externe

oproepen (groepsoproepen) kan ontvangen, maar dat een collega de user wel kan bereiken ondanks

dat deze in gesprek is. In dit geval schakelt u wisselgesprekken op de groep uit en schakelt u

wisselgesprekken op de user in.

Om wisselgesprekken op een hunt group in of uit te schakelen navigeert u naar ‘Hunt Groups’ zoals

beschreven op pagina 8. Na een hunt group te hebben geselecteerd klikt u op ‘Profile’. Hier kunt u

de optie ‘Allow Call Waiting on agents’ aan- of uitvinken om wisselgesprekken toe te staan of niet.

Om wisselgesprekken op een user in of uit te schakelen navigeert u naar ‘Users’ zoals beschreven in

het hoofdstuk ‘Users’. Na een user te hebben geselecteerd klikt u op ‘Call Control’ gevolgd door ‘Call

Waiting’. Hier kunt u wisselgesprekken in- (On) of uitschakelen (Off). Standaard staan

wisselgesprekken op userniveau ingeschakeld.

20

Tijdschema’s – een automatische schakeling Tijdens kantooruren moeten oproepen natuurlijk binnenkomen op uw telefoontoestellen. Maar

buiten kantooruren wilt u wellicht dat er alleen een melding hoorbaar is met bijvoorbeeld uw

openingstijden. Dit is mogelijk door een tijdschema aan te maken. Tevens is het mogelijk om een

apart tijdschema aan te maken voor bijvoorbeeld vakantiedagen en tijdens deze dagen een

alternatieve melding te laten horen (zie pagina 20). Tijdschema’s kunnen worden aangemaakt door

links bovenaan te klikken op ‘Profile’ gevolgd door ‘Schedules’ (zie rode pijl in volgende afbeelding).

21

Het toevoegen van een tijdschema doet u door op de knop ‘Add’ te klikken. Vul een naam voor dit

tijdschema in en zorg ervoor dat het type schema op ‘Time’ staat ingesteld (zie volgende afbeelding).

Klik op de knop ‘OK’ en vervolgens op de zojuist aangemaakte regel ‘Nachtstand’ om deze te gaan

bewerken.

Houd er bij het aanmaken van een tijdschema rekening mee dat u de tijd instelt waarop -in geval van

dit voorbeeld- de nachtstand actief moet zijn.

Klik op de knop ‘Add’ om een nieuwe regel aan te maken binnen het tijdschema ‘Nachtstand’. Vul

achter ‘Event Name’ een naam voor deze regel in (zie 1 in volgende afbeelding).

Vervolgens kiest u onder ‘Event Time’ een start en stop datum en een start en stop tijd (zie 2 in

volgende afbeelding). In dit voorbeeld stellen we de regel voor maandag na kantooruren in, omdat

de nachtstand dan actief moet worden. De start datum is dus die van een maandag en de stop

datum is die van de dinsdag daarna. De start tijd is het einde van uw werkdag en de stop tijd is de

start van uw volgende werkdag.

Onder ‘Recurrence Pattern’ stelt u in of en hoe deze regel zich moet herhalen (zie 3 in volgende

afbeelding). In dit voorbeeld stellen we de regel in op iedere week (Weekly: every 1 week) op

maandag.

Klik op ‘OK’ om de regel op te slaan en herhaal deze stappen voor al uw andere werkdagen.

22

Een tijdschema koppelen Wanneer u een tijdschema heeft aangemaakt moet deze nog gekoppeld worden aan bijvoorbeeld

een Hunt Group, een Call Center, een User of een Auto Attendant. In dit voorbeeld wordt het

tijdschema gekoppeld aan een hunt group.

Navigeer naar de hunt group (zoals beschreven staat in het hoofdstuk ‘Huntgroup’) waar u het

tijdschema op toe wilt passen en selecteer deze hunt group door er op te klikken. Klik vervolgens

links bovenaan op ‘Incoming Calls’ gevolgd door ‘Call Forwarding Selective – On/Off’ (zie rode pijl in

volgende afbeelding).

Vul nu als eerste een nummer in het veld achter ‘Default Call Forward to phone number / SIP-URI’ in.

Dit nummer kan een extensienummer van een voicemailbox zijn of een extern telefoonnummer. Het

nummer wat hier in wordt gevuld is het nummer waar naar doorgeschakeld wordt wanneer een

toegewezen tijdschema actief is. Klik vervolgens op de knop ‘Apply’ om de instelling te bevestigen.

Nu kan er een tijdschema gekoppeld worden. Dit doet u door op de knop ‘Add’ te klikken.

23

Vul een naam voor deze regel in achter ‘Description’ (zie 1 in volgende afbeelding). Controleer

vervolgens of de ‘Forward to’ modus staat ingesteld op ‘Use Default Forward phone number / SIP-

URI’ (zie 2 in volgende afbeelding). Deze instelling zorgt ervoor dat er wordt gekeken naar het

nummer wat u eerder heeft ingevuld. Selecteer als laatste het gewenste tijdschema achter ‘Selected

Time Schedule’ (zie 3 in volgende afbeelding) en klik op de knop ‘OK’ om de instellingen op te slaan.

Nu kan de automatische schakeling ingeschakeld worden. Dit doet u door de ‘Call Forwarding

Selective’ op ‘On’ te zetten (zie rode pijl in volgende afbeelding). Klik vervolgens op de knop ‘OK’ om

de instellingen op te slaan.

24

Een schakeling maken naar een alternatief nummer Het kan voorkomen dat uw bedrijf bijvoorbeeld (eerder) sluit vanwege een feestdag. Tijdens deze

afwijkende openingstijden wilt u een beller ook een afwijkende meldtekst laten horen of alle

oproepen door laten schakelen naar een mobiele telefoon.

Belangrijk om te weten bij het instellen is dat Call Forwarding Selective volgens een chronologische

structuur werkt. Is de eerste regel niet van toepassing, dan wordt er gekeken of regel twee dat wel is,

enzovoorts. Plaats dus alle afwijkende regels bóven de reguliere schakeltijden in volgorde van

prioriteit. Dit kunt u eenvoudig doen door cijfers (0., 1., etc.) aan het begin van de regelnaam toe te

voegen.

25

Maak als eerste een nieuw tijdschema aan zoals beschreven staat onder ‘Tijdschema’s – een

automatische schakeling’. Navigeer vervolgens naar Call Forwarding Selective van de optie waar u

het tijdschema op toe wilt passen (zie pagina 19).

Na het selecteren van de optie ‘Call Forwarding Selective – On/Off’ klikt u op de knop ‘Add’ om een

nieuwe regel te maken. Vul een naam voor deze regel in achter ‘Description’ (zie 1 in volgende

afbeelding). Vervolgens stelt u de ‘Forward to’ modus in op ‘Forward to another phone number / SIP

URI’ en vult u het extensienummer van de alternatieve voicemailbox of een extern telefoonnummer

in (zie 2 in volgende afbeelding). Wanneer u geen alternatieve meldtekst of ander telefoonnummer in

wilt stellen tijdens de afwijkende openingstijden dan kunt u de ‘Forward to’ modus gewoon op ‘Use

Default Forward phone number / SIP URI’ laten staan. Selecteer als laatste het alternatieve

tijdschema achter ‘Selected Time Schedule’ (zie 3 in volgende afbeelding) en klik op de knop ‘OK’ om

de instellingen op te slaan.