Baseline Informatiehuishouding Gemeenten Presentatie: Margriet van Gorsel 26 April 2012. Programma...

download Baseline Informatiehuishouding Gemeenten Presentatie: Margriet van Gorsel 26 April 2012. Programma •

of 21

  • date post

    11-Jul-2020
  • Category

    Documents

  • view

    0
  • download

    0

Embed Size (px)

Transcript of Baseline Informatiehuishouding Gemeenten Presentatie: Margriet van Gorsel 26 April 2012. Programma...

  • Baseline Informatiehuishouding

    Gemeenten

    Themasessie SOD

    Dagvoorzitter Marjan Dik

    Presentatie: Margriet van Gorsel

    26 April 2012

  • Programma

    • 13.30 – 13.45 Introductie met stellingen ()

    • 13.45 – 14.00 Pas op de plaats

    • 14.00 – 14.30 Hoofdlijnen en vragen

    • 14.30 – 14.45 Pauze

    • 14.45 – 15.15 Toepassing

    • 15.15 – 15.45 Discussie en toelichting ()

  • Pas op de plaats

  • Waar hebben we het eigenlijk over? • (Bestuurlijke) Besluitvorming,

    beleidsvoorbereiding en –

    uitvoering (beleidsdossier, raads-

    en collegeverslagen)

    • Openbare orde en veiligheid

    • Burgerzaken, (basisregistratie)

    • Economisch

    • Sociaal en Onderwijs

    (clientdossiers)

    • Verkeer en vervoer

    (vergunningdossier,

    basisregistratie)

    • Cultuur (subsidiedossiers)

    Op grond van welke wetgeving?

    �Algemene Wet Bestuursrecht

    �Wet Openbaarheid van Bestuur

    �Wet Gemeentelijke Basisadministratie

    �Wet Ruimtelijke ordening en

    Milieubeheer

    �Wet Maatschappelijke Ondersteuning

    �Wet Werk en Inkomen

    �Archiefwet

  • Van archiveren naar records management

    • Het verschil tussen toen en nu?

  • 3

    Ervaring in Rotterdam

    • Opbouw van KCC, WABO applicatie, Bestuurlijke besluitvorming e.a. bestuursprocessen, Parkeervergunning….

    • Bevindingen van de Rekenkamer, archiefinspectie’s en andere onderzoeken naar ICT bij de overheid:

    –Management neemt onvoldoende verantwoordelijkheid voor informatiebeheer in primair proces

    • De verantwoordelijkheid voor Informatiebeheer is laag in de organisatie belegd

    –De controle op digitaal werken is onvoldoende

    –Het personeel met de taak Informatiebeheer is onvoldoende geschoold

    –Duurzame toegankelijkheid is onvoldoende geborgd

  • De praktijk van het Informatiebeheer

    • Informatiebeleid gaat zelden over de informatie zelf

    • Informatiebeheer gaat vaak over papier en digitale

    post

    • ICT gaat over inrichting systemen

    • Variatie in IT systemen

    –diverse dms

    –procesapplicaties

    –zaken- en gegevensmagazijn, basisregistraties

    • Proces (her)inrichting vanuit de dienstverlening en niet

    vanuit accountability

  • Records management: processen in verandering

    • Tot voor kort: chronologische stappen

    • Nu: allemaal tegelijk.

    – Creatie

    – Waardering en selectie

    – Opname

    – Beschrijving, ordening (metadata)

    – Beheer en opslag

    – Beschikbaarstelling

    – Verwijdering

    • Hoe gaan we hier mee om?

  • Hoofdlijnen van de Baseline

    A baseline is a line that is a base for measurement or for construction

  • Tot stand koming

    • Op basis van Baseline voor het Rijk op initiatief van de VNG is KING ingehuurd

    • Er is een werkgroep gevormd om te komen tot de tekst van de Baseline voor gemeenten

    • De samenstelling van de werkgroep: 4x inspecteurs, 2x DIV/ICT, 1x kwaliteitsgroep SOD, 1x SOD opleidingen, 2 schrijvers

    • De werkwijze: KING leverde teksten, werkgroep gaf commentaar en besprak issues tijdens bijeenkomsten (vb terminologie)

    • De uitkomst …

  • Waar is het goed voor…

    • Doel – Het is een handzaam overzicht van bestaande

    kaders op dit gebied en geeft aan hoe die kunnen worden ingezet

    – Bij het meten en sturen van de kwaliteit van de informatiehuishouding

    – Bij de inrichting en verbetering van de informatiehuishouding

    – Bij de digitalisering van bedrijfsprocessen

    – Als toetsingskader voor de gemeentelijke auditdiensten.

  • Het levert:

    • Basis

    • Denkkader

    • Div en zaakgericht werken

    • Praktijk

    • � Maatregelen bepalen

    • � Consensus over ‘wat op orde zijn‘ is;

  • Uitgangspunten en modellen

    • Risicomanagement (15489)

    • INK en de Deming circle

    • 9-vlaksmodel

    • Toelichten ?

  • Deel 1: De basis

    • Inleiding

    – Doelgroep: bestuur en algemeen

    management

    • Normen van de Baseline

    • Kader

    – Wet- en regelgeving en richtlijnen

    – Normen en standaarden

  • Deel 2a: Het denkkader • Uitwerking van de normen van de Baseline ()

    – Norm 1: Bestuur en beleid

    – Norm 2: Organisatie

    – Norm 3: Standaarden

    – Norm 4: Ordening en metadata

    – Norm 5: Duurzaamheid, toegankelijkheid en authenticiteit

    – Norm 6: Kwaliteitszorg

    – Norm 7: Digitale vervanging, verwijdering, overdracht en vernietiging

    • Voorbeelden/modellen/theorieën

    – 9-vlaksmodel

    – INK

    – Risicomanagement

    • Doelgroep: afdelingshoofden en coördinatoren binnen het werkveld van de informatiehuishouding (tactisch niveau)

  • Deel 2b: Documentaire informatievoorziening

    en (digitaal) zaakgericht werken

    • Definiering (Zelfde doelgroep)

    • De essentie van de integratie van div en zaakgericht werken

    • De ingredienten

    • Uitwerking van de integratie van div en zaakgericht werken

    • Inhoud van een zaakdossier

    • Vullen van een zaakdossier

    • Levensloop zaakdossier en inhoud

    • Informatiefuncties

    • Moderne media

  • Deel 3: De praktijk • Aan de hand van de 7 normen voorbeelden hoe in

    Nederland wordt gewerkt. Doelgroep: medewerkers

    binnen informatiehuishouding (operationeel niveau).

    • Voorbeelden uit de praktijk van:

    – Besluit Informatiebeheer Amsterdam

    – Functioneel Ontwerp RM B5

    – Draaiboek beleid digitale duurzaamheid DB en

    Tilburg

    – Kwaliteitszorg Rotterdam, Almere

    – Draaiboek beleid digitale duurzaamheid B5

    – Model Zaakgericht Archiveren Prover

  • Bijlagen

    • Begrippen, definities, concepten

    • Overzicht wet- en regelgeving informatievoorziening Overheid

    • Overzicht relevante normen en standaarden

  • Vragen

    • Wat vind je het beste van de Baseline?

    • Waar wil je morgen mee aan de slag?

    • Wat kan beter, verdient een toelichting?

    Pauze

  • Casus • Middelgrote gemeente

    in de Flevopolder

    • Jouw rol: Opzetten informatiebeheer

    • Op welke manier pas je de Baseline toe? Waar richt je je als eerste op?

    • Welke werkwijze hanteer je?

    • Wie zijn je bondgenoten? Hoe overtuig je het bestuur?

    • Maak gebruik van

    de modellen: • 9-vlaksmodel (positionering,

    functies)

    • INK (vraagkant, organisatie)

    • Risicomanagement (procesanalyse)

    • Denk ook na over: Informatiearchitectuur ()

    • Kritische prestatie indicatoren (KPI) ()

  • IJsbergtheorie

    Bron afbeelding: http://www.pluspost.nl/mammoettankers-sloepen-of-zeilbootjes/41257

    ...!?

    Architectuur

    Opleiding, vakkennis

    ...!?

    ...!?

    Procesbeschrijving

    ...!?

    Informatiebeleid

    Postprocedure

    Vervanging

    DMS

    E-depot