Provinciale baseline informatiehuishouding

45
Op weg naar de Provinciale Baseline Informatiehuishouding Ingmar Koch 16 december 2010

description

Presentatie gegeven voor het Interprovinciaal overleg van Auditors en Controllers over het concept van de Provinciale Baseline Informatiehuishouding op 16 december 2010

Transcript of Provinciale baseline informatiehuishouding

Page 1: Provinciale baseline informatiehuishouding

Op weg naar de Provinciale Baseline Informatiehuishouding

Ingmar Koch

16 december 2010

Page 2: Provinciale baseline informatiehuishouding

Ingmar Koch

Provinciale Archiefinspectie Noord-Brabant en Limburg

[email protected]

Fot

o: E

rik v

an d

er B

urgt

Page 3: Provinciale baseline informatiehuishouding

16 december 2010

Digitale verantwoording

Baseline Provinciale Informatiehuishouding

Hoe nu verder?

Page 4: Provinciale baseline informatiehuishouding

Steeds meer digitale informatie.

Welke informatie is nodig om handelen te

kunnen verantwoorden?

Page 5: Provinciale baseline informatiehuishouding

Digitale groeicijfers in MB per dagDataproductie van het Britse ministerie van Cultuur

Page 6: Provinciale baseline informatiehuishouding

Ruim 600

cd’s per dag

Page 7: Provinciale baseline informatiehuishouding

Twee typen digitale informatie

Eindig

Oneindig

Page 8: Provinciale baseline informatiehuishouding
Page 9: Provinciale baseline informatiehuishouding

Kapotte dragers

Maak veel back-ups

Gebruik SAN/NAS

Controles

Page 10: Provinciale baseline informatiehuishouding

Bitrot

Checksum als metadata

Controles

0110111001101011010101010

00111010101101110011010110

10101010001110101110111001

1010110101010100011101010

1101110011010110101010100

011101010110111001101XERROR

Page 11: Provinciale baseline informatiehuishouding

Veroudering van bestandsformaten

Dus bij voorkeur:

Open

Gestandaardiseerd

Gedocumenteerd

Wijdverspreid

Controles

Conversie, migratie

of emulatie

Page 12: Provinciale baseline informatiehuishouding

Migratie en / of emulatie

Page 13: Provinciale baseline informatiehuishouding

Migratie?

Geaccepteerd en gedocumenteerd verlies

Controles

Page 14: Provinciale baseline informatiehuishouding

Emulatie?

Huidig computerplatform(hard en software)

Origineel bestand

Origineel softwareprogramma

Origineel Operating System

Emulator

Windows Vista

Not970912.wp

WordPerfect 5.1

Windows 95

Dioscuri

Page 15: Provinciale baseline informatiehuishouding

Voorbeeld Dioscuri

Page 16: Provinciale baseline informatiehuishouding

Voorbeeld GRATE

Page 17: Provinciale baseline informatiehuishouding

Vergetelheid

Wat heb je?

Waar is het?

Wat betekent het?

Hoe kan ik het ‘lezen’?

HEEL VEEL METADATA

Page 18: Provinciale baseline informatiehuishouding

Onbenul en apathie

Ik maak toch back-ups?

Metadata? Is dat belangrijk?

Digitale houdbaarheid is zo’n groot probleem, dat

kan ik toch niet oplossen.

Maar Ingmar, 600 cd’s per dag, is wel veel.

Dat kunnen we toch niet allemaal bewaren?

Wij hebben alle belangrijke informatie nog op papier hoor!

Page 19: Provinciale baseline informatiehuishouding

Gebrek aan urgentiegevoel

Page 20: Provinciale baseline informatiehuishouding

Digitale verantwoording

Eindig

Oneindig

Bedreigingen

Urgentie

Onbenul

Vergetelheid

Veroudering

Bitrot

Kapotte dragers

Typen

Omvang

Samenvatting

Page 21: Provinciale baseline informatiehuishouding

Digitale verantwoording

Eindig

Oneindig

Bedreigingen

Urgentie

Onbenul

Vergetelheid

Veroudering

Bitrot

Kapotte dragers

Typen

Omvang

Organisaties met DMS/RMA

Page 22: Provinciale baseline informatiehuishouding

Digitale verantwoording

Eindig

Oneindig

Bedreigingen

Urgentie

Onbenul

Vergetelheid

Veroudering

Bitrot

Kapotte dragers

Typen

Omvang

Organisaties met DMS/RMA

Page 23: Provinciale baseline informatiehuishouding

Digitale verantwoording

Eindig

Bedreigingen

Urgentie

Onbenul

Vergetelheid

Veroudering

Bitrot

Kapotte dragers

Typen

Omvang

Organisaties met DMS/RMA

Page 24: Provinciale baseline informatiehuishouding

Digitale verantwoording

Eindig

Bedreigingen

Urgentie

Onbenul

Vergetelheid

Veroudering

BitrotTypen

Omvang

Organisaties met DMS/RMA

Page 25: Provinciale baseline informatiehuishouding

Digitale verantwoording

Eindig

Bedreigingen

Urgentie

Onbenul

Vergetelheid

Veroudering

Typen

Omvang

Organisaties met DMS/RMA

Page 26: Provinciale baseline informatiehuishouding

Digitale verantwoording

Eindig

Bedreigingen

Urgentie

Onbenul

Vergetelheid

Typen

Omvang

Organisaties met DMS/RMA

Page 27: Provinciale baseline informatiehuishouding

Digitale verantwoording

Eindig

Bedreigingen

Urgentie

Onbenul

Vergetelheid

Typen

Omvang

Organisaties met DMS/RMA

Page 28: Provinciale baseline informatiehuishouding

Digitale verantwoording

Eindig

Bedreigingen

Urgentie

Vergetelheid

Typen

Omvang

Organisaties met DMS/RMA

Page 29: Provinciale baseline informatiehuishouding

Digitale verantwoording

Eindig

Bedreigingen

Vergetelheid

Typen

Omvang

Organisaties met DMS/RMA

Page 30: Provinciale baseline informatiehuishouding

Nee natuurlijk niet

Maar Ingmar,is een DMS/RMA dan volledig overbodig?

Page 31: Provinciale baseline informatiehuishouding

Digitale verantwoording

Eindig

Oneindig

Bedreigingen

Urgentie

Onbenul

Vergetelheid

Veroudering

Bitrot

Kapotte dragers

Typen

Omvang

Maar er is meer nodig

Page 32: Provinciale baseline informatiehuishouding
Page 33: Provinciale baseline informatiehuishouding

Baseline Informatiehuishouding

Rijk2009

Page 34: Provinciale baseline informatiehuishouding

Baseline

Kaders IJuridische samenhang Elf wetten

- Comptabiliteitswet- Wbp, WOB, VIR en VIRbi- AWB, WEH en WEBV- Auteurs- en Databankenwet- Archiefwet

Page 35: Provinciale baseline informatiehuishouding

Baseline

Kaders IIKwaliteitscriteria Vindbaarheid en Toegankelijkheid Uitwisselbaarheid Betrouwbaarheid en Authenticiteit Volledigheid

Page 36: Provinciale baseline informatiehuishouding

Baseline Informatiehuishouding

Provincies2010

Page 37: Provinciale baseline informatiehuishouding

baseline-provincies.wetpaint.com

Page 38: Provinciale baseline informatiehuishouding

Dan maar ouderwets (1/2)

Concept opgesteld in samenwerking met:

Koos Ju – IPO

Rob van der Velde – Provincie Groningen

Inno Jongejan – Provincie Noord-Holland

Ellie Schetters – Provincie Gelderland

Nelleke Radder – Provincie Zuid-Holland

Page 39: Provinciale baseline informatiehuishouding

Reactie LOPAI:

“De Baseline is een handzaam instrument

voor in eerste instantie de organisatie zelf.”

Reactie IOG-DIV:

“Het IOG DIV kan zich vinden in deze

provinciale baseline.”

Dan maar ouderwets (2/2)

Page 40: Provinciale baseline informatiehuishouding

Inhoud Baseline

Management-statementDe 7 normen van de Baseline Basics van de Baseline

(toelichting)Zelfevaluatie-instrument

Page 41: Provinciale baseline informatiehuishouding

De zeven normen

1. Vastlegging verantwoordelijkheden

2. Toereikende inrichting van organisatie,

processen, personeel en hulpmiddelen

3. Gedruik van standaarden

4. Classificatie

5. Gebruikte systemen garanderen duurzame

toegankelijkheid en houdbaarheid

6. Informatie is vanaf creatie duurzaam

toegankelijk en houdbaar

7. Duurzame toegankelijkheid en houdbaarheid

worden middels vastgelegde procedures

gewaarborgd

Page 42: Provinciale baseline informatiehuishouding

Eerste resultaten zelf-evaluatie

Zuid-Holland:

“Wij hadden wat opmerkingen, vooral op het

gebied van de vragen die te breed zijn en

wat specifieker zouden moeten.”

Overige provincies moeten nog proberen.

Page 43: Provinciale baseline informatiehuishouding

Openstaande vragen

Wie wordt ‘eigenaar’ van de Baseline? Hoe wordt de verhouding tussen

DIV – Auditor – Archiefinspectie? Wie wordt verantwoordelijk voor

implementatie

Page 44: Provinciale baseline informatiehuishouding

VerantwoordingBaselineroad: Youngthousands, http://www.flickr.com/photos/theyoungthousands/2851122415

Vertrekstaat: T. Nijeholt, http://nl.wikipedia.org/wiki/Bestand:Data_en_informatie.png

Verantwoording: http://andreamerida.com/wp-content/uploads/2010/01/transparency.jpg

Grafiek: Recordkeeping, september 2008: http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/record-keeping-sep-08.pdf

Mobius Tattoo, Spacemanbobby, http://www.flickr.com/photos/spacemanbob/1084139169/

Slang: http://www.designforchildren.co.uk/wp-content/uploads/imagiplay-number-snake-puzzle.jpg

Gevaar: Yarnivore, http://www.flickr.com/photos/yarnivore/471970090/

CD: eigen collectie

Volkswriter: http://www.ccworld.co.uk/images/volk.jpg

Presidenten: http://www.whitehouse.gov/about/presidents/

R. Verdegem: http://www.kb.nl/hrd/congressen/toolstrends/presentations/Verdegem.pdf

KEEP newsletter September 2009: http://www.keep-project.eu/

Dioscuri: http://www.planets-project.eu/docs/reports/Planets_PA5-D3_CaseStudies-final.pdf

GRATE: http://www.planets-project.eu/events/sofia-2009/presentations/day2/Preservationaction_SvB.pdf

Metadata: http://dolphinsoftware.files.wordpress.com/2009/03/meta_data_standard_transmission.jpg

Commitment: pierofix, http://www.flickr.com/photos/pierofix/497601659/

Norms: Kansas Sebastian, http://www.flickr.com/photos/kansas_sebastian/4395336796/

Question marks: Jillian86, http://www.flickr.com/photos/gillian_m/448800043/

Day 087/365: Great Beyond, http://www.flickr.com/photos/tonyjcase/4494183080/

Page 45: Provinciale baseline informatiehuishouding

Presentatie beschikbaar op

http://www.slideshare.net/Ingmario