Automatisch klasseren

De vernieuwde KlasseerTool

De functie ‘Automatisch klasseren’ vind je onder het menu van de KlasseerTool

Office 2007 Office 2010 (tabblad Start)

Klik op het icoontje met de blauwe pijltjes om de e-mails in je postvak weer te geven.

Standaard staat het filterknopje ernaast aan: er zullen enkel e-mails verschijnen waarvoor de KlasseerTool een suggestie heeft: vernietigen of klasseren.

Wil je ook de andere e-mails zien om ze meteen ook een bestemming te geven? Dan vink je deze knop af en klik je nogmaals op de blauwe pijltjes om het venster te vernieuwen.

De KlasseerTool geeft suggesties om een e-mail te klasseren of te vernietigen op basis van je eerder klasseergedrag. Voor te klasseren e-mails wordt meteen ook een doelmap voorgesteld.

Je hoeft deze voorstellen niet te volgen: pas per e-mail aan waar nodig door de vakjes bij ‘Klasseer’ op ‘Vernietig’ aan te vinken

Voor te klasseren e-mails kan je ook de doelmap nog wijzigen, of voor e-mails waar nog geen doelmap staat, kan je een doelmap toevoegen. Selecteer de lijn(en) die naar een bepaalde map moeten en klik op het icoontje naast ‘Klasseermap’ om een map te selecteren, of raadpleeg via het pijltje je 20 laatste klasseermappen.

Daarna klik je op het klasseericoontje naast ‘Bestemming’. De velden in de kolom ‘Klasseermap’ bij iedere geselecteerde e-mail worden nu ingevuld.

E-mails die in het venster staan die je nog niet wil klasseren of verwijderen, selecteer je en verwijder je uit het lijstje door op ‘Delete’ te klikken. Ze blijven dan gewoon in je postvak zitten.

Staan in het scherm enkel nog e-mails die je wil klasseren op een nagekeken plaats of die je wil verwijderen? Klik dan op ‘Uitvoeren’: alle bestemmingen worden tegelijkertijd uitgevoerd.

Zodra de KlasseerTool klaar is, verschijnt een groen vinkje in de velden van de statuskolom. Je kan het venster nu terug sluiten.

Verschijnt er een rood kruisje in de statuskolom? Dan kan je in de kolom ‘Log’ lezen wat de reden is. Bijvoorbeeld: ‘je hebt geen schrijfrechten in de gekozen map’. Pas eventueel aan en kies opnieuw uitvoeren.